Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng: Từ lý thuyết đến thực hành

Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 1. Định nghĩa hệ thống thông tin

- Cơ sở dữ liệu ( database) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. Mô hình vật lý ngoài thường chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nhưư hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, loại bàn phím được sử dụng… Mô hình này chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra.

Một hệ thống thông tin hoạt động tốt

Nó liên quan đến những trang thiết bị được dùng cho hệ thống, dung lượng kho dữ liệu và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình và ngôn ngữ diễn đạt. Đây là một tiêu chí quan trọng vì người sử dụng thường Ýt hiểu biết về tin học nên một chương trình đựơc thiết kế dễ hiểu, sáng sủa, giao diện đẹp, bố trí hợp lý sẽ làm cho người sử dụng cảm thấy gần gũi thân thiện, không cảm thấy e ngại khi sử dụng hệ thống.

PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

Chính vì những lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lưu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều người cũng nhưư nhiều mục đích quản lý khác nhau. Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợp các kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của công nghệ thông tin để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng hỗ trợ một cách hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng như nhà quản lý của các doanh nghiệp đó. Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước.

Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước.Một hệ thống thống tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường rất phức tạp. Mục đích của việc phát triển hệ thống thông tin là để có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người quản lý mà nó hoà hợp được với hoạt động quản lý chung của toàn tổ chức đồng thời đòi hỏi chính xác về mặt kỹ thuật tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian. Đó là nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh với sự nhậy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các phương án giải pháp mới, đánh giá được tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo được những ảnh hưởng của chúng.

Các thủ tục thu thập và nhập các dữ liệu vào, phương thức nhập, hợp lệ hoá và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện, vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, các thiết bị được dùng, tài liệu mô tả phương pháp xử lý, chi phí (nguyên liệu, nhân sự). + Sè mức độ của liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, ngoài việc biểu diễn liên kết thực thể nàu với thực thể khác ra sao còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại Sau đây là các loại liên kết thực thể thường gặp.

BÀI TOÁN VÀ PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT

Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ. Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng mét phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh.

- Các mẫu báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảo tính nhất quán, giúp người tra cứu có được thông tin đầy đủ không có thông tin thừa. Phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị tham gia hoạt động kinh doanh trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Về mặt khả năng của chương trình: Đây là hệ thống chỉ đơn thuần mang tính chất thống kê và tính toán dùa trên các số liệu có sẵn, thuận tiện cho việc chương trình hoá.

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHI TIẾT 1. Quá trình thu thập thông tin

Về mặt tài chính: Hệ thống không đòi hỏi kinh phí xây dựng vì đây là đề tài thực tập tốt nghiệp của sinh viên. Về mặt thời gian: Hệ thống không bị giàng buộc về thời gian bởi đây là chương trình thử nghiệm chưa đưa vào hoạt động. Hơn nữa, hệ thống cũ đã và đang có thể đáp ứng được tình hình kinh doanh của đơn vị.

Qua đú chỉ rừ cỏc yờu cầu cần lưu trữ dữ liệu và quỏ trỡnh trao đổi cỏc dữ liệu giữa các đối tượng, các thao tác xử lý, thứ tự thực hiện các chức năng như sau.

THIẾT KẾ LOGIC

Qua đó nhà quản lý biết được mặt hàng nào bán chạy mặt hàng nào tồn nhiều, mặt hàng nào mang lại lợi nhuận cao để quyết định duy trỡ hay ngừng kinh doanh mặt hàng đó. Đây là thông tin cơ sở cho các thông tin khác, những thông tin này được cập nhật khi thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động quản lí kinh doanh như xuất bán, nhập mua, thu tiền, trả tiền, xuất chuyển kho. Những thông tin này được dùng khi nhà quản lý, người sử dụng chương trình hoặc khách hàng muốn kiểm tra một chứng từ cụ thể nào đó.

Thông tin ra thường dưới dạng các bảng kê chứng từ như: Nhật ký chứng từ, bảng kê hoá đơn bán hàng, bảng kê chứng từ nhập mua, bảng kê chứng từ xuất nhập kho…. Nhóm này bao gồm các loại báo cáo tổng hợp về tình hình mua bán hàng hoá bao gồm cả xuất, nhập, tồn cũng như giá trị tiền mua, bán hàng Các báo cáo này thường cung cấp những thông tin có Ých cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh. Tên kho Ngày thu tiền Ngày thu tiền Người nhận Địa chỉ kho Ngày hết hạn Ghi chó Ngày thu tiền Điện thoại kho Ngày viết HĐ Khách hàng Ghi chó.