1 Khỏi quỏt:
Nh phần giới thiệu đề tài đó nhắc tới, mục tiờu của đề tài này là xõy dựng một hệ thống thụng tin hỗ trợ cụng tỏc quản lớ bỏn hàng cho cỏc đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoỏ. Vỡ vậy ở phần này sẽ đi sõu vào khảo sỏt cơ cấu tổ chức cũng nh cỏc hoạt động chớnh của cỏc đơn vị kinh doanh hàng hoỏ.
Thực tế cho thấy cụng việc chớnh của hệ thống thụng tin quản lớ bỏn hàng của cỏc đơn vi kinh doanh là quản lớ thụng tin liờn quan tới hoạt động bỏn
hàng, vớ dụ như: Thụng tin về hàng hoỏ, nhà sản xuất, khỏch hàng, đối thủ cạnh tranh...
Thụng tin đầu vào của hệ thống gồm cỏc thụng tin về hàng hoỏ, thụng tin về khỏch hàng, nhà cung cấp, cỏc hoạt động mua bỏn hàng, cỏc hoạt động thu chi. Trờn cơ sở đú đưa ra cỏc số liệu về tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của cỏc đơn vị bỏo cỏo lờn cỏc cấp lónh đạo và cỏc phũng ban để thuận tiện cho việc quản lớ và hoạch định chiến lược kinh doanh phự hợp. Ngoài ra hệ thống cũn cung cấp thụng tin cho cỏc đối tỏc làm ăn, cỏc nhà đầu tư, cỏc cấp quản lớ nhà nước..
Với tỡnh hỡnh kinh doanh năng động hiện nay cỏc cấp lónh đạo của cỏc đơn vi rất cần những thụng tin chớnh xỏc đầy đủ kịp thời, khụng chỉ là cỏc bỏo cỏo định kỳ mà là cỏc thụng tin thường xuyờn khi cần là phải cú. Điều này khụng thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ cụng. Điều này đũi hỏi cấp lónh đạo của đơn vị đầu tư phỏt triển hệ thống thụng tin phự hợp.
2 Cơ cấu tổ chức.
Với cỏc đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoỏ khỏc nhau thường cú cơ cấu tổ chức khỏc nhau nhưng thụng thường được tổ chức theo sơ đồ sau:
Ban giám đốc Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuất
Hỡnh 3.1 Cơ cấu tổ chức của cỏc đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoỏ.
3 Cỏc hoạt động chớnh:
a Hoạt động quản lớ thụng tin.
Thụng tin cần quản lớ của hệ thống bao gồm cỏc thụng tin:
- Thụng tin về khỏch hàng: Đõy là những thụng tin liờn quan tới bỏn hàng của đơn vị nh nhà cung cấp, khỏch hàng mua hàng. Thụng tin về mỗi đối tượng gồm cú: Mó khỏch hàng, tờn khỏch hàng, địa chỉ, điện thoại , mó thuế...
- Thụng tin về mặt hàng gồm: Mó hàng, tờn hàng, đơn vị tớnh,thuế giỏ trị gia tăng, thuế tiờu thụ đặc biệt…
- Thụng tin về cỏc nghiệp vụ xuất nhập hàng hoỏ nh hoỏ đơn bỏn hàng, hoỏ đơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tõm tới cỏc thụng tin sau: Mó số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tờn khỏch hàng mua và bỏn, loại tiền tệ được sử dụng trong nghiệp vụ, cỏc loại hàng hoỏ được mua hoặc bỏn.
- Thụng tin về hoạt động quản lớ tiền mặt nh hoạt động thu tiền, chi tiền, cỏc hoạt động tài chớnh liờn quan. Đối tượng này cú cỏc loại thụng tin sau: Mó số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp vụ. Đõy là những thụng tin cần thiết mà dựa trờn cơ sở đú hệ thống cú thể thiết lập cỏc bỏo cỏo cung cấp cho ban giỏm đốc, phũng kế toỏn, phũng nhõn lực, phũng kế hoạch. Những thụng tin này được quản lớ chặt chẽ cung cấp thụng tin cho đỳng đối tượng trỏnh tỡnh trạng lộ bớ mật hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho cỏc đối tượng sử dụng dưới hỡnh thức cung cấp tài khoản sử dụng.
b. Hoạt động quản lớ kinh doanh.
Phũng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ cỏc bộ phận chức năng trong đơn vị, phõn tớch tỡnh hỡnh nội bộ, kết hợp với cỏc thu nhập, xử lớ cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh thị trường, khỏch hàng, đối thủ cạnh tranh. Trờn cơ sở đú, phũng sẽ lờn kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kỡ cho toàn đơn vị.
Phũng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập cỏc số liệu về tỡnh hỡnh thị trường kinh doanh: Tỡnh hỡnh khỏch hàng thường xuyờn, tỡnh hỡnh khỏch hàng tiềm năng, cỏc nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để bỏo cỏo cho phũng kế hoạch biết, đồng thời phũng kinh doanh cú nhiệm vụ thực hiện cỏc chớnh sỏch về khỏch hàng.
c. Hoạt động quản lớ xuất nhập hàng.
Tại mỗi kho hàng phải cú thủ kho chuyờn trỏch quản lớ hàng hoỏ xuất nhập kho. Khi cú yờu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế cú đỳng nh trờn giấy tờ khụng. Khi hàng được xỏc nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho.
Khi cú giấy yờu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồn trong kho cú đỏp ứng nhu cầu xuất hàng khụng, kiểm tra tớnh hợp lệ của giấy tờ yờu cầu xuất kho. Khi yờu cầu được chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng. Trong trường hợp hàng trong kho khụng đủ bỏn, thủ kho cú trỏch nhiệm thụng bỏo cho phũng kinh doanh biết để tiến hành đặt mua hàng hoỏ từ nhà cung cấp.
Nhõn viờn kế toỏn nhiệm vụ định khoản cho cỏc phiếu xuất, phiếu nhập định kỳ hàng thỏng, phũng kế toỏn lập bỏo cỏo về hoạt động của kho hàng như: Bỏo cỏo chi tiết hàng xuất kho, bỏo cỏo chi tiết hàng nhập kho, bỏo cỏo hàng tại kho. Đồng thời, phũng kế toỏn cũn cú nhiệm vụ tớnh toỏn lượng tồn cuối kỳ dựa
trờn cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bỏn trong kỳ của từng mặt hàng, sau đú lập bỏo cỏo cõn đối hàng hoỏ để nộp lờn lónh đạo.
Hàng quý, kế toỏn thực hiện việc kiểm kờ tỡnh hỡnh hàng hoỏ tại kho, xem cú khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay khụng, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoỏ để thực hiện chuẩn hoỏ chuyển khoản hàng tổn thất. Trờn cơ sở đú phũng kế toỏn phải lập biờn bản kiểm kờ kho để nộp cho cỏc cấp lónh đạo.
d. Hoạt động quản lý tiền mặt.
Dựa trờn cơ sở cỏc phiếu thu, piếu chi, hoỏ đơn bỏn hàng, phũng kế toỏn lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, bỏo cỏo thu chi trong ngày và vỏo sổ cỏi theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng thỏng, quý, năm phũng kế toỏn lập bỏo cỏo chi phớ, doanh thu..
Trờn cơ sở theo dừi từng mặt hàng nhập xuất, phũng kế toỏn cuối thỏng cú nhiệm vụ tổng kết để tớnh toỏn lợi nhuận, lập bỏo cỏo tỡnh hỡnh lói cho lónh đạo và phũng kế hoạch để cú chớnh sỏch mặt hàng phự hợp tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của đơn vị và của thị trường liờn quan.
Phũng kế toỏn cũng đảm nhiệm cụng việc kiểm soỏt tỡnh hỡnh cụng nợ của đơn vị bao gồm cỏc khoản phải thu và cỏc khoản phải trả. Việc kiểm soỏt về mặt cụng nợ cho phộp phũng kế toỏn xỳc tiến thực hiện việc xuất tiền thanh toỏn cho khỏch hàng cũng nh thu tiền nợ của khỏch hàng đến hạn phải trả.