3 Các hoạt động chính
II. BÀI TOÁN VÀ PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT
1 Bài toán.
Hiện nay công việc quản lí bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công,. Các hoạt động trình bầy trên thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn tới những bất cập sau:
- Tốc độ cấp nhật, xử lí không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót.
- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài
- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lé.
- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.
- Nếu mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được.
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.
2.Phương án giải quyết
Trong thời đại ngày nay, thông tin kinh tế là vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà cần phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó, hệ thống mới phải cơ chế kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng
có thể thực hiện được trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ.
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng mét phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Cụ thể sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu sau:
a.Yêu cầu với các Modul nhập đầu vào.
Thông tin đầu vào thường lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào phải:
- Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa.
- Giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có các thông báo thích hợp nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu.
- Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để tăng tốc độ nhập liệu.
- Tổ chức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật, tiết kiệm bộ nhớ.
b.Yêu cầu đối với Modul tra cứu.
- Tra cứu phải rừ ràng.
- Tốc độ xử lý nhanh.
- Đưa các thông tin đầy đủ và chính xác.
c.Yêu cầu đối với Modul báo cáo.
- Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về các hoạt động mua bán tại đơn vị.
- Các mẫu báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảo tính nhất quán, giúp người tra cứu có được thông tin đầy đủ không có thông tin thừa.
- Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm soát được.
- Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của công tác kinh doanh.
- Đảm bảo tính bảo mật, tính an toàn của báo cáo, ngăn chặn các thay đổi mang tính chủ quan, không theo quy định của hệ thống.
d.Yêu cầu đối với Modul hướng dẫn trợ giúp
- Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dùng những giúp đỡ hợp lý, kịp thời, đầy đủ.
- Giao diện trợ giỳp đảm bảo rừ ràng mang tớnh khoa học, tớnh thuận tiện cho người dùng khi khai thác hệ thống.
3.Tính khả thi và khả năng phát triển hệ thống.
Phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị tham gia hoạt động kinh doanh trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Nhìn chung, việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh có tính khả thi cao.
Về mặt tổ chức: Việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của đơn vị, không dẫn tới sự thay đổi nhân sự.
Về mặt khả năng của chương trình: Đây là hệ thống chỉ đơn thuần mang tính chất thống kê và tính toán dùa trên các số liệu có sẵn, thuận tiện cho việc chương trình hoá.
Về mặt tài chính: Hệ thống không đòi hỏi kinh phí xây dựng vì đây là đề tài thực tập tốt nghiệp của sinh viên.
Về mặt thời gian: Hệ thống không bị giàng buộc về thời gian bởi đây là chương trình thử nghiệm chưa đưa vào hoạt động. Hơn nữa, hệ thống cũ đã và đang có thể đáp ứng được tình hình kinh doanh của đơn vị.
III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHI TIẾT