Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại trung tâm dịch vụ việc làm tỉnh bình dương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Bùi Thị Hạnh TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Bùi Thị Hạnh TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƯƠNG Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 8340406 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Vũ Thị Phụng XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận HÀ NỘI - 2021 PGS.TS Vũ Thị Phụng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thân thực dƣới hƣớng dẫn khoa học PGS.TS Vũ Thị Phụng Các kết nghiên cứu đƣợc trình bày luận văn trung thực chƣa đƣợc công bố công trình khác thơng tin trích dẫn luận văn đƣợc rõ nguồn gốc Hà Nội, tháng năm 2021 Tác giả Bùi Thị Hạnh LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương” tác giả nhận đƣợc giúp đỡ từ nhiều phía: Trƣớc hết tác giả xin đặc biệt gửi lời cảm ơn tới giảng viên hƣớng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣời nhiệt tình dẫn, giúp đỡ đóng góp ý kiến cho tác giả nhiều suốt trình thực đề tài Xin trân trọng cảm ơn giảng viên Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) ln sẵn lịng giúp đỡ chia sẻ nguồn thông tin quý báu để tác giả thực hoàn thành đề tài nghiên cứu Ngồi ra, tác giả trân trọng cảm ơn đồng tình ủng hộ giúp đỡ Ban Lãnh đạo quan, đồng nghiệp Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng nơi tác giả cơng tác gia đình giúp đỡ, động viên nhƣ tạo điều kiện cho tác giả suốt q trình thu thập thơng tin, tài liệu, thời gian phục vụ cho đề tài Mặc dù tác giả dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực đề tài, song thời gian có hạn, kinh nghiệm nghiên cứu chƣa nhiều, khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong q Thầy, Cơ góp ý để Luận văn đƣợc hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn./ TÁC GIẢ Bùi Thị Hạnh MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo10 Phƣơng pháp nghiên cứu 10 Bố cục luận văn 11 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 12 1.1 Một số khái niệm 12 1.1.1 Khái niệm hồ sơ, tài liệu 12 1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ 12 1.1.3 Khái niệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 12 1.2 Cơ sở lý luận tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 13 1.2.1 Nguyên tắc yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu 13 1.2.2 Các biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 16 1.2.3 Vai trò, tầm quan trọng việc quản lý hồ sơ, tài liệu 22 1.2.4 Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 25 1.3 Những quy định pháp lý hành quản lý hồ sơ, tài liệu 27 1.3.1 Văn Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 27 1.3.2 Văn hướng dẫn địa phương 33 Tiểu kết chương 33 Chƣơng CÁC BIỆN PHÁP VÀ KẾT QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƢƠNG 34 2.1 Khái quát chung Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 34 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 34 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm 35 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 36 2.2 Khái quát số lƣợng ý nghĩa loại hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 38 2.2.1 Khái quát số lượng loại hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương 38 2.2.2 Ý nghĩa loại hồ sơ, tài liệu 43 2.3 Các biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 49 2.3.1 Phổ biến quy định hành quản lý hồ sơ, tài liệu cho đối tượng liên quan 49 2.3.2 Ban hành phổ biến văn quan quản lý hồ sơ, tài liệu 50 2.3.3 Phân công giao nhiệm vụ cho phận, cá nhân việc quản lý hồ sơ, tài liệu 51 2.3.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu cho đối tượng liên quan 52 2.3.5 Đảm bảo điều kiện, sở vật chất cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu 54 2.3.6 Tổ chức việc kiểm tra, đánh giá kết quản lý hồ sơ, tài liệu 57 2.3.7 Xử lý vi phạm đổi mới, chỉnh sửa biện pháp quản lý 58 2.4 Kết việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 60 2.4.1 Kết quản lý hồ sơ, tài liệu hành 60 2.4.2 Kết quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn 68 2.5 Nhận xét, đánh giá 74 2.5.1 Ưu điểm 74 2.5.2 Hạn chế 75 2.5.3 Nguyên nhân hạn chế 77 Tiểu kết chương 80 Chƣơng GIẢI PHÁP TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƢƠNG 81 3.1 Nhóm giải pháp quản lý 81 3.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định hướng dẫn công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 81 3.1.2 Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thực văn quy định công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 82 3.1.3 Bố trí đào tạo nhân làm công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 82 3.1.4 Tăng cường kiểm tra, tổng kết 84 3.1.5 Xây dựng chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật 85 3.1.6 Hoàn thiện sở vật chất, trang thiết bị cơng nghệ 85 3.2 Nhóm giải pháp thực nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 92 3.2.1 Xây dựng Bảng danh mục hồ sơ 92 3.2.2 Tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu 95 3.2.3 Tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 95 3.2.4 Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị 96 3.3 Tăng cƣờng trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 97 3.3.1 Đối với quan quản lý cấp Trung tâm 97 3.3.2 Đối với Ban Giám đốc Trung tâm 98 3.3.3 Đối với phịng Tổ chức Hành 99 3.3.4 Đối với phòng chuyên môn trực thuộc Trung tâm 103 Tiểu kết chương 104 KẾT LUẬN 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ BHTN Bảo hiểm thất nghiệp KHCN Khoa học công nghệ NXB Nhà xuất VTLT Văn thƣ, Lƣu trữ TLLT Tài liệu lƣu trữ TVGTVL Tƣ vấn, giới thiệu việc làm TCHC Tổ chức Hành DVVL Dịch vụ việc làm TT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong giai đoạn hội nhập quốc tế, bùng nổ thông tin phạm vi toàn cầu nhƣ nay, việc cập nhật, nắm bắt quản lý tốt thông tin vô cần thiết Trong quan, tổ chức quản lý tốt thơng tin quản lý tốt khối hồ sơ, tài liệu hình thành suốt trình hoạt động để phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành Bất kỳ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ trình hình thành phát triển hình thành lên khối lƣợng hồ sơ, tài liệu định Hồ sơ, tài liệu sản phẩm phản ánh trực tiếp trình hoạt động, phát triển quan, tổ chức Hồ sơ, tài liệu tài sản giá trị chứa đựng thông tin, liệu cần thiết làm chứng cứ, công cụ quan trọng đáng tin cậy phục vụ đắc lực cho lãnh đạo công tác quản lý, điều hành Để giữ gìn nhƣ phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu cơng tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức phải đƣợc thực tốt Nếu làm tốt công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu giúp quan quản lý khoa học khối lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trình phát triển cách thống nhất, giúp lãnh đạo có nhìn tổng quan phát triển quan từ khứ đến từ đề chiến lƣợc phát triển, giúp phòng ban thuận lợi tra cứu thông tin tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng (sau gọi tắt Trung tâm) quan thuộc Sở Lao động - Thƣơng binh Xã hội tỉnh Bình Dƣơng có chức giải số sách lao động - việc làm tỉnh nhƣ: Tƣ vấn giới thiệu việc làm, đào tạo nghề, giải sách bảo hiểm thất nghiệp Trong năm qua, công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng Trung tâm đƣợc quan tâm mức độ định Hiện nay, tính đặc thù hoạt động dịch vụ việc làm, nên việc quản lý hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp Trung tâm đƣợc thực tốt Nhƣng bên cạnh đó, tồn hạn chế, bất cập cần đƣợc khắc phục hoàn thiện nhƣ: Hồ sơ, tài liệu hành Trung tâm phân tán phịng chun mơn, chƣa đƣợc thu thập, bảo quản tập trung nơi, chƣa đƣợc quản lý thống nhất, Do việc lập hồ sơ, tài liệu quản lý hành chƣa đƣợc thực tốt, nên vấn đề quản lý, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chƣa thực theo quy định hành… Thêm vào đó, Trung tâm sử dụng phần mềm quản lý văn Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dƣơng cung cấp nhƣng việc quản lý hồ sơ điện tử thực bƣớc đầu, cần có giải pháp thiết thực hiệu Với vai trò ngƣời trực tiếp đƣợc giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu hành Trung tâm, sau học xong chƣơng trình cao học ngành Quản trị văn phịng, tơi nhận thấy: Để nâng cao hiệu khắc phục hạn chế việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm cần tăng cƣờng biện pháp quản trị quản lý Chính vậy, định chọn vấn đề “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương” để làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu đề tài Trong luận văn này, tác giả đặt giải 02 mục tiêu sau: - Thứ nhất, sở hệ thống vấn đề lý luận pháp lý tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu, tác giả khảo sát thực tiễn tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng, để đƣa nhận xét, đánh giá ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân; - Thứ hai, đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng nhƣ hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu, nghiên cứu sở lý luận quy định pháp lý hành tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu; - Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng; - Nghiên cứu đề xuất giải pháp, biện pháp nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 4.2 Phạm vi nghiên cứu * Phạm vi thời gian: Đề tài khảo sát khối tài liệu từ năm 2007 đến năm 2019 Sở dĩ tác giả lấy mốc năm 2007 để khảo sát do: Trung tâm đƣợc thành lập từ năm 1981, nhƣng năm đầu thành lập, Trung tâm trực thuộc phòng Quản lý Lao động Xã hội thuộc Sở Lao động - Thƣơng binh Xã hội nên hồ sơ, tài liệu Điều 33 Sử dụng dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đƣợc đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy Giám đốc quy định đ) Dấu giáp lai đƣợc đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn e) Tuyệt đối khơng đƣợc đóng dấu khống Khơng đóng dấu văn ký vƣợt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản, có chữ ký khơng rõ ràng, lem luốc g) Đối với tài liệu bí mật Nhà nƣớc, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật h) Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không bảo quản lƣu văn thƣ (trƣờng hợp đóng dấu hợp đồng, loại biên nghiệm thu loại giấy chứng nhận ) Văn thƣ quan phải lập sổ theo dõi riêng Sử dụng thiết bị lƣu khóa bí mật Thiết bị lƣu khóa bí mật quan đƣợc sử dụng để ký số văn điện tử quan ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Chƣơng III CÔNG TÁC LƢU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 34 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Hàng năm, lƣu trữ quan có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với phòng, chi nhánh, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập - 25 - Hƣớng dẫn phòng, chi nhánh, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu” Chuẩn bị kho tàng phƣơng tiện để tiếp nhận tài liệu Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Các phòng, chi nhánh, cá nhân có hồ sơ, tài liệu giao nộp lƣu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu” “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu Cục trƣởng Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn, loại hai bản, đơn vị cá nhân nộp lƣu lƣu trữ quan giữ loại Điều 35 Chỉnh lý tài liệu Thực theo hƣớng dẫn Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thƣ lƣu trữu Nhà nƣớc việc ban hành Bảng hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Nguyên tắc a) Khi phân loại lập hồ sơ phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự giải công việc b) Tài liệu sau chỉnh lý phản ánh đƣợc hoạt động quan c) Cán phụ trách cơng tác lƣu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản kho lƣu trữ quan Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu d) Lập cơng cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu, sử dụng tài liệu e) Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy Điều 36 Xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt đƣợc yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lƣợng năm b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy - 26 - Thời hạn bảo quản tài liệu thực theo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu Cục trƣởng Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành Điều 37 Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tƣ vấn cho Giám đốc việc định: a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản b) Danh mục tài liệu hết giá trị Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm (thực theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị) Hội đồng làm việc theo phƣơng thức sau đây: a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần) b) Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến tiêu hủy Biên họp có đủ chữ ký thành viên Hội đồng đƣợc lập thành hai bản, lƣu hồ sơ hủy tài liệu, đƣa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị c) Thơng qua biên bản, trình ngƣời đứng đầu quan định Điều 38 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thực theo hƣớng dẫn công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thƣ lƣu trữ Nhà nƣớc việc hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Nghiêm cấm phòng, chi nhánh, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu dƣới hình thức bán tài liệu tiêu hủy thị trƣờng tự Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Trung tâm Dịch vụ việc làm không thuộc danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử Vì vậy, Trung tâm phải đề nghị Lƣu trữ quan Sở Lao động - Thƣơng binh Xã hội (là quan quản lý cấp trực tiếp) có ý kiến tài liệu hết giá trị cần hủy Sau có ý kiến thẩm định đề xuất văn Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến văn quan quản lý cấp trực tiếp, Giám đốc Trung tâm định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lƣu trữ quan Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin tài liệu - 27 - Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: a) Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu d) Biên họp Hội đồng xác định giá trị đ) Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị e) Quyết định ngƣời có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị g) Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu liên quan khác Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đƣợc thực theo hƣớng dẫn Cục trƣởng Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc quy định pháp luật hành có liên quan Điều 39 Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử (trƣờng hợp quan thuộc diện nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử) Trách nhiệm quan nộp tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử: a) Giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử theo thời hạn quy định Trƣờng hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đến thời hạn giao nộp phải đƣợc đồng ý văn lãnh đạo quan b) Giao nộp tài liệu sở hồ sơ đơn vị bảo quản đƣợc thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu” c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp công cụ tra cứu kèm theo d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp Trách nhiệm Lƣu trữ lịch sử: a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu b) Phối hợp với lƣu trữ hành lựa chọn tài liệu cần thu thập c) Hƣớng dẫn lƣu trữ hành chuẩn bị tài liệu giao nộp d) Chuẩn bị kho tàng phƣơng tiện để tiếp nhận tài liệu đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu” “Biên giao nhận tài liệu” đƣợc lập thành hai theo mẫu thống Cục trƣởng Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn Lƣu trữ quan Lƣu trữ lịch sử giữ loại Thành phần thời hạn giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử thực theo hƣớng dẫn Cục trƣởng Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc - 28 - Mục THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 40 Thống kê tài liệu lƣu trữ Đối tƣợng thống kê lƣu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lƣu trữ, kho lƣu trữ, phƣơng tiện bảo quản tài liệu lƣu trữ cá nhân làm công tác lƣu trữ Thống kê lƣu trữ đƣợc thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lƣu trữ định kỳ hàng năm đƣợc tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Báo cáo thống kê đƣợc thực theo quy định Bộ Nội vụ chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thƣ, lƣu trữ Điều 41 Bảo quản tài liệu lƣu trữ Hiện Bộ Lao động - Thƣơng binh Xã hội chƣa ban hành Bảng thời hạn bảo quản cụ thể cho Hồ sơ, tài liệu thuộc ngành Bộ Lao động - Thƣơng binh Xã hội Vì vậy, việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đƣợc vào Thông tƣ 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Nguyên tắc: a) Hồ sơ, tài liệu chƣa đến hạn nộp lƣu không thuộc diện nộp lƣu vào lƣu trữ hành cán bộ, nhân viên phòng, chi nhánh bảo quản phải đảm bảo an tồn cho hồ sơ, tài liệu b) Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tập trung bảo quản kho lƣu trữ quan Kho lƣu trữ đƣợc trang bị đầy đủ trang thiết bị, phƣơng tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Trƣởng phịng Tổ chức Hành ngƣời đƣợc phân cơng có trách nhiệm tham mƣu cho Giám đốc đạo tổ chức thực quy trình bảo quản tài liệu lƣu trữ: a) Xây dựng bố trí kho lƣu trữ theo tiêu chuẩn quy định b) Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lƣu trữ tài liệu lƣu trữ c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phƣơng tiện bảo quản tài liệu lƣu trữ d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lƣu trữ đ) Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hƣ hỏng tài liệu; thƣờng xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ - 29 - e) Tu bổ, phục chế tài liệu lƣu trữ bị hƣ hỏng có nguy bị hƣ hỏng g) Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lƣu trữ tài liệu lƣu trữ đặc biệt quý, Công chức, viên chức phụ trách công tác lƣu trữ chuyên trách kiêm nhiệm có trách nhiệm: a) Thực quy định Nhà nƣớc quan bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu kho lƣu trữ b) Bố trí, xếp khoa học tài liệu lƣu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu c) Thƣờng xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm đƣợc số lƣợng, chất lƣợng tài liệu, sở có kế hoạch bảo quản tu bổ phục chế Áp dụng theo tiêu chuẩn loại kho lƣu trữ Bộ trƣởng Bộ Nội vụ quy định Kỹ thuật bảo quản tài liệu lƣu trữ đƣợc thực theo hƣớng dẫn Cục trƣởng Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc Mục TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 42 Đối tƣợng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Đối tƣợng đƣợc phép khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ hành: - Cán bộ, nhân viên quan đến nghiên cứu sử dụng tài liệu lƣu trữ để thực nhiệm vụ đƣợc giao - Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu - Ngƣời nƣớc ngồi đến nghiên cứu tài liệu Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ hành: - Các đối tƣợng ngƣời thuộc quan phải có ý kiến Ban Giám đốc cho phép đƣợc nghiên cứu, sử dụng tài liệu có liên quan - Các đối tƣợng ngƣời thuộc quan đến nghiên cứu tài liệu lƣu trữ phải có giấy giới thiệu quan quản lý Nếu công dân Việt Nam phải có chứng minh nhân dân, đơn xin trích lục ghi rõ mục đích khai thác - 30 - đồng thời nêu lý ngƣời yêu cầu trích lục phải ngƣời có tên văn cần trích lục giấy ủy quyền ngƣời có liên quan Đơn xin trích lục giấy ủy quyền phải có xác nhận quyền nơi cƣ trú - Đối tƣợng ngƣời nƣớc đến nghiên cứu tài liệu lƣu trữ phải có hộ chiếu ý kiến phê duyệt lãnh đạo - Tất đối tƣợng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu Điều 43 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Cán phụ trách công tác lƣu trữ phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả theo quy định Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc để quản lý tài liệu lƣu trữ phục vụ khai thác tài liệu Mƣợn tài liệu nghiên cứu chỗ: sau nghiên cứu văn xong, ngƣời khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mƣợn ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mƣợn tài liệu Cán phụ trách công tác lƣu trữ phải giám sát trình mƣợn kiểm tra tài liệu sau hoàn trả Mƣợn tài liệu nơi làm việc: trƣờng hợp đặc biệt nhu cầu công tác công chức, viên chức thuộc quan cần sử dụng hồ sơ, tài liệu kho phải đƣợc Giám đốc, Trƣởng phịng Tổ chức Hành ngƣời đƣợc phân công đồng ý Ngƣời mƣợn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu trả hạn Sao, chụp tài liệu lƣu trữ: ngƣời đến khai thác cần chụp tài liệu phải thực đầy đủ thủ tục khai thác có giấy xin chụp tài liệu, đồng thời phải đƣợc đồng ý ngƣời có thẩm quyền đƣợc phép chụp Việc chụp tài liệu lƣu trữ phải cán lƣu trữ thực Đối với tài liệu mật đƣợc thực theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nƣớc Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lƣu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thơng tin phải giữ gìn bảo đảm an tồn tài liệu Điều 44 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Thẩm quyền định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ quan nhƣ sau: Giám đốc, Phó Giám đốc cho phép việc sử dụng tài liệu lƣu trữ tổ chức, cá nhân nƣớc ngồi có yếu tố nƣớc ngồi; cho phép sử dụng tài liệu lƣu trữ loại mật - 31 - Trƣởng, Phó Trƣởng phịng Tổ chức hành ngƣời có trách nhiệm cho phép việc sử dụng sao, điện tử tài liệu lƣu trữ công chức, viên chức thuộc quan, đơn vị cá nhân có nhu cầu đáng Cán phụ trách lƣu trữ quan cho phép sử dụng tài liệu đƣợc đồng ý ngƣời có thẩm quyền Việc chụp tài liệu lƣu trữ phải đƣợc ý kiến phê duyệt Giám đốc Điều 45 Quản lý việc sử dụng tài liệu lƣu trữ Việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ công cụ sau: Chƣơng trình phần mềm quản lý hồ sơ lƣu trữ Sổ giao nhận tài liệu Chƣơng IV KHEN THƢỞNG, KỶ LUẬT VÀ HIỆU LỰC THI HÀNH Điều 46 Khen thƣởng Việc thực nội dung Quy chế tiêu chí thi đua đƣợc xem xét, đánh giá cơng nhận thành tích tập thể, cá nhân hàng năm Phòng Tổ chức Hành chủ trì phối hợp với phịng có liên quan, định kỳ hàng quý, hàng năm thực tổng hợp, đánh giá chất lƣợng tổ chức thực cơng tác văn thƣ, lƣu trữ phịng, cá nhân báo cáo Giám đốc Những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc việc thực Quy chế đƣợc Giám đốc xem xét khen thƣởng theo quy định Điều 47 Kỷ luật Tập thể, cá nhân có hành vi vi phạm Quy chế quy định Nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ để xảy hậu nghiêm trọng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý, kỷ luật truy cứu trách nhiệm theo quy định hành Điều 48 Điều khoản thi hành Các Trƣởng phòng, Trƣởng chi nhánh trực thuộc Trung tâm có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực Quy chế đến toàn thể cán bộ, nhân viên phạm vi quản lý nhằm thống thực quy chế kể từ ngày ký định ban hành Các quy định ban hành trƣớc Trung tâm trái với quy chế bãi bỏ - 32 - Phịng Tổ chức Hành chịu trách nhiệm tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế Trong trình thực có vƣớng mắc, nội dung khơng phù hợp, phòng, chi nhánh phản ánh Phòng Tổ chức Hành để trình Giám đốc xem xét định bổ sung, sửa đổi kịp thời Quy chế cho phù hợp hình hình thực tế./ GIÁM ĐỐC Đặng Thị Ngọc Thiên Hƣơng - 33 - PHỤ LỤC SỐ 03: MẪU DANH MỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH CỦA TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƢƠNG NĂM 2021 SỞ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỈNH BÌNH DƢƠNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM DANH MỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH CỦA TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƢƠNG Năm 2021 (Ban hành kèm theo Quyết định số …/QĐ-TTDVVL ngày … tháng 01 năm 2021 Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương) Số ký hiệu HS (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ ngƣời lập hồ sơ Ghi (2) (3) (4) (5) Văn đạo, Quyết định, Công văn đến quan cấp chủ trƣơng, đƣờng lối, sách, pháp luật Đảng Nhà nƣớc (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực - Lãnh đạo Phòng TCHC; - Văn thƣ Hồ sơ quy định, hƣớng dẫn vấn đề hoạt động ngành LĐ-TB&XH Trung tâm Vĩnh viễn Văn thƣ Hồ sơ tổ chức thực chủ trƣơng, đƣờng lối Đảng, pháp luật Nhà nƣớc Vĩnh viễn Văn thƣ Hồ sơ tổ chức thực quy định, hƣớng dẫn vấn đề hoạt động ngành LĐTB&XH Trung tâm Vĩnh viễn Văn thƣ Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn kiện quan trọng Trung tâm Vĩnh viễn CB đƣợc phân cơng I PHÕNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Tài liệu vấn đề chung - 34 - Hồ sơ Hội nghị tổng kết năm, Hội thảo Tập tài liệu gửi đến để biết (đổi tên quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký, …) Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm quan cấp trên, quan chức Vĩnh viễn năm CB đƣợc phân cơng Văn thƣ Lãnh đạo 10 năm phịng TCHC Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm Trung tâm Lãnh đạo Vĩnh viễn Phòng TCHC Kế hoạch, báo cáo công tác tháng, quý quan cấp trên, quan chức Kế hoạch, báo cáo công tác tháng, quý, đột xuất Trung tâm Tài liệu công tác tuyên truyền, truyền thông Trung tâm năm Văn thƣ 20 năm Văn thƣ 10 năm CB đƣợc phân cơng …… Tài liệu hành chính, văn thƣ, lƣu trữ Tập lƣu văn đạo cấp cơng tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ Tập lƣu; Sổ theo dõi quản lý văn Trung tâm Sổ theo dõi quản lý văn đến Trung tâm Quyết định, quy định, quy chế, hƣớng dẫn cơng tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ Hồ sơ việc quản lý sử dụng dấu Trung tâm Vĩnh viễn Văn thƣ Vĩnh viễn Văn thƣ Vĩnh viễn Văn thƣ 70 năm Văn thƣ 20 năm Văn thƣ Hồ sơ quy định, hƣớng dẫn vấn đề hoạt động ngành LĐ-TB&XH Vĩnh viễn Trung tâm Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ hàng năm - 35 - Vĩnh viễn CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công Hồ sơ Hội nghị cán bộ, viên chức, ngƣời lao động hàng năm Trung tâm Hồ sơ tập huấn cơng tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ Hồ sơ cải cách hành Vĩnh viễn 20 năm 20 năm Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ tháng, q, đột xuất Văn trao đổi công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ Lịch cơng tác tuần, lịch trực đêm Lễ, Tết Biên kiểm kê, bàn giao tài liệu lƣu trữ, thống kê tài liệu lƣu trữ Hồ sơ việc lập ban hành danh mục bí mật Nhà nƣớc Trung tâm Sổ theo dõi quản lý tài liệu phim ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình Hồ sơ tiêu hủy tài liệu lƣu trữ 10 năm năm năm CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công Vĩnh viễn Lƣu trữ CQ Vĩnh viễn Lƣu trữ CQ 20 năm Lƣu trữ CQ 20 năm Lƣu trữ CQ …… Tài liệu Tổ chức cán Tập lƣu văn quy phạm pháp luật, văn Đến đạo quan cấp công tác văn Lãnh đạo tổ chức cán bộ, lao động tiền lƣơng hết hiệu phòng lực Hồ sơ quy định, hƣớng dẫn tổ chức cán bộ, xây dựng định mức lao động tiền Vĩnh viễn lƣơng Trung tâm Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán hàng năm Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán tháng, quý, đột xuất - 36 - Vĩnh viễn 10 năm Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, chức danh, cơng chức, vị trí việc làm viên Vĩnh viễn chức Trung tâm Hồ sơ quy hoạch cán 20 năm Hồ sơ xây dựng tổ chức đề án nhân 50 năm Hồ sơ việc xây dựng tiêu biên chế Vĩnh viễn Báo cáo thống kê cán bộ, viên chức Vĩnh viễn Hồ sơ việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán qua thời kỳ Hồ sơ việc tiếp nhận, tuyển dụng viên chức, hợp đồng lao động Hồ sơ thực thang bảng lƣơng chế độ phụ cấp báo cáo thực hàng năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Hồ sơ giải chế độ BHXH Vĩnh viễn Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức Vĩnh viễn Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, viên chức Hồ sơ việc nâng ngạch, chuyển ngạch, nâng lƣơng cán bộ, viên chức hàng năm Hồ sơ tổ chức bồi dƣỡng cán bộ, viên chức hàng năm Vĩnh viễn 50 năm 10 năm Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phịng CB đƣợc phân cơng CB đƣợc phân cơng CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công ……… Tài liệu Quản trị Đến Tập lƣu văn đạo quan cấp văn Lãnh đạo cơng tác quản trị hết hiệu phịng lực - 37 - Hồ sơ chứng nhận quyền sở hữu đất Trung tâm Chi nhánh Hồ sơ cơng trình xây dựng Vĩnh viễn Vĩnh viễn Báo cáo tình hình thực kế hoạch đầu tƣ xây dựng dài hạn hàng năm Vĩnh viễn Trung tâm đơn vị trực thuộc Hồ sơ hợp đồng sửa chữa sở vật chất, trang thiết bị hàng năm Giấy tờ sổ sách, hồ sơ thầu, hợp đồng gói thầu mua sắm nội thất, … Hồ sơ kiểm kê, lý tài sản quan Hồ sơ dự thầu (không trúng thầu) dự án ngân sách Công văn trao đổi công tác quản trị, xây dựng 50 năm 20 năm 20 năm 15 năm 10 năm Lãnh đạo phịng CB đƣợc phân cơng CB đƣợc phân cơng CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công ……… II PHỊNG KẾ TỐN Đến Tập lƣu văn đạo quan cấp văn Lãnh đạo cơng tác tài chính, kế tốn hết hiệu phòng lực Hồ sơ quy định, hƣớng dẫn tài kế tốn Kế hoạch, báo cáo tài chính, kế toán hàng năm Hồ sơ ngân sách Nhà nƣớc hàng năm Trung tâm Kế hoạch báo cáo tài tốn hàng năm, dài hạn - 38 - Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Lãnh đạo phịng CB đƣợc phân cơng CB đƣợc phân cơng CB đƣợc phân công Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhƣợng bàn giao, lý tài sản cố định Hồ sơ kiểm tra, tra tài quan đơn vị trực thuộc Hồ sơ kiểm toán quan Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Kế hoạch báo cáo tài tốn tháng, q, đột xuất Báo cáo kiểm kê, đánh giá tài sản cố định, tốn cơng nợ hàng năm Sổ sách kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài Cơng văn trao đổi cơng tác tài chính, kế tốn 20 năm 20 năm CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công 20 năm CB đƣợc 10 năm phân công 10 năm năm 10 năm CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công CB đƣợc phân công …… Bản Danh mục hồ sơ có ……… hồ sơ, bao gồm: …………… hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………… hồ sơ bảo quản có thời hạn GIÁM ĐỐC Đặng Thị Ngọc Thiên Hƣơng - 39 - ... niệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu định hướng, biện pháp quan, nhằm quản lý tốt hồ sơ, tài liệu theo quy định hành 1.2 Cơ sở lý luận tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu. .. quản lý cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu Hai là, nhóm giải pháp thực nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Ba là, tăng cƣờng trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc. .. chung Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng; Hai là, trình bày biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm; Ba là, trình bày kết việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Sau