Hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại bộ nội vụ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ HÀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỘ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ HÀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỘ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Đức Thuận Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan đề tài nghiên cứu khoa học độc lập riêng tác giả Các số liệu sử dụng phân tích đề tài có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Các kết nghiên cứu tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Việt Nam Các kết chưa công bố nghiên cứu khác Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Học viên Nguyễn Thị Hà LỜI CẢM ƠN Trước tiên tác giả xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng Bộ Nội vụ, tập thể giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Đào Đức Thuận tận tình hướng dẫn bảo động viên tác giả trình nghiên cứu hoàn thành luận văn Tác giả xin cảm ơn gia đình bạn bè đồng nghiệp động viên, chia sẻ với tác giả suốt trình thực hoàn thành luận văn Hà Nội, ngày tháng Học viên Nguyễn Thị Hà năm 2019 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu .3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Bố cục luận văn Chương CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN BỘ NỘI VỤ 1.1 Cơ sở lý luận hoạt động quản lý công tác lưu trữ .5 1.1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1.1 Khái niệm hoạt động .5 1.1.1.2 Khái niệm quản lý 1.1.1.3 Khái niệm tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ 1.1.2 Nội dung, ý nghĩa hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ 1.1.2.1 Nội dung 1.1.2.2 Ý nghĩa hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ 12 1.2 Cơ sở pháp lý hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ 14 1.2.1 Văn luật 14 1.2.2 Văn luật 15 Tiểu kết chương .17 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN BỘ NỘI VỤ 18 2.1 Giới thiệu khái quát Bộ Nội vụ .18 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ 18 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 18 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức BNV 19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ 20 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ .20 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ 21 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Văn thư lưu trữ kiểm sốt thủ tục hành .21 2.2 Tình hình quản lý cơng tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ 21 2.2.1 Tổ chức máy ban hành văn quản lý công tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ 21 2.2.1.1 Tổ chức máy thực công tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ 21 2.2.1.2 Hoạt động xây dựng, trình Bộ ban hành văn quản lý, hướng dẫn công tác lưu trữ cho đơn vị trực thuộc quan Bộ Nội vụ 24 2.2.2 Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ quan Bộ Nội vụ 26 2.2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 27 2.2.2.2 Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu 28 2.2.2.3 Bảo quản tài liệu 34 2.2.2.4.Thống kê sử dụng tài liệu 34 2.2.3 Đào tạo bồi dưỡng hướng dẫn thực nghiệp vụ lưu trữ quan Bộ Nội vụ 35 2.2.4 Công tác thi đua khen thưởng công tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ 36 2.2.5 Nhận xét chung hoạt động quản lý Công tác lưu trữ Bộ Nội vụ 36 2.2.5.1 Ưu điểm .36 2.2.5.2 Hạn chế 38 2.2.5.3 Nguyên nhân ưu điểm hạn chế 41 Tiểu kết chương 2: 42 Chương CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN BỘ NỘI VỤ 43 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý 43 3.1.1 Bổ sung hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn đạo cho đơn vị thuộc quan Bộ .43 3.1.2 Tăng cường kiểm soát việc vi phạm quy chế q trình hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ quan Bộ 43 3.1.3 Giải pháp tổ chức máy, cán .45 3.2 Nhóm giải pháp tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ 47 3.2.1 Nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu 47 3.2.2 Giải pháp sở vật chất 53 3.2.3 Xây dựng dự án xử lý tài liệu tồn đọng Lưu trữ quan Bộ 54 3.3 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin 55 3.3.1 Xây dựng sách chọn lựa phần mềm quản trị lưu trữ tích hợp 55 3.3.2 Số hóa tài liệu lưu trữ 58 Tiểu kết chương 3: 59 KẾT LUẬN, KHUYẾN NGHỊ 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ BNV Bộ Nội Vụ CBCC Cán công chức CCTC Công cụ tra cứu CTTCKHTL Công tác tổ chức khoa học tài liệu CLTL Chỉnh lý tài liệu CNTT Công nghệ thơng tin CP Chính phủ CQBNV Cơ quan Bộ Nội vụ HCVT-LT Hành Văn thư - Lưu trữ HN Hà Nội NĐ Nghị định NXB Nhà xuất PL Phân loại PLTBNV Phông lưu trữ BNV PLT Phông lưu trữ PLTL Phân loại tài liệu QH Quốc hội TCKHTL Tổ chức khoa học tài liệu TLLT Tài liệu lưu trữ VPBNV Văn phòng Bộ Nội vụ VTLT KSTTHC Văn thư lưu trữ kiểm soát thủ tục hành VN Việt Nam XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước ta ngày hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới, đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội nhập đó, địi hỏi phải có đổi cách tích cực, chủ động tồn diện, bỏ thói quen làm việc trì trệ, động, nhạy bén, hiệu thời kỳ bao cấp Sự đổi đòi hỏi hành nước ta phải nhanh chóng đổi theo định hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu nhằm tạo tính cạnh tranh cao Chính vậy, phận hành phải có đổi nhanh chóng, phù hợp với xu thời đại Trong hành nước ta khơng thể khơng nhắc đến cơng tác lưu trữ Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Đây ngành hoạt động quản lý Nhà nước, mắt xích máy quản lý hành Cơng tác lưu trữ cịn có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, dựa vào thơng tin lưu trữ để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển tương lai Bộ Nội vụ (BNV) quan hành nhà nước cấp Trung ương, giúp Chính phủ thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực phân công phạm vi nước, có lĩnh vực lưu trữ Tuy nhiên, thực trạng công tác lưu trữ đơn vị hành nhà nước nói chung BNV nói riêng cịn nhiều hạn chế, bấp cập Khơng khối lượng văn tài liệu sản sinh hàng năm BNV tương đối lớn, hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ BNV cịn chưa xứng tầm Xuất phát từ thực tế nên chọn đề tài “ Hoạt động quản lý công tác lưu trữ Bộ Nội vụ” làm đề tài nghiên cứu luận văn Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Do vấn đề nghiên cứu nên nhiều người quan tâm, đặc biệt giáo sư, tiến sỹ đầu ngành lưu trữ, giảng viên giảng dạy lưu trữ, cán bộ, nhân viên ngành lưu trữ sinh viên, nghiên cứu sinh chuyên ngành lưu trữ Nghiên cứu hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước khơng cịn hồn tồn mẻ, số cơng trình nghiên cứu triển khai nhiều cấp khác Trong phải kể đến nhóm cơng trình, đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nước Các cơng trình đặt tảng lý luận cho việc tổ chức công tác lưu trữ quan, đơn vị định Trong số phải kể đến cơng trình “Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức kho lưu trữ Việt Nam” tác giả Vương Đình Quyền Cơng trình sở luận chứng khoa học minh chứng thực tiễn đề xuất dự án xây dựng hệ thống quan lưu trữ Việt Nam Nhóm luận văn thạc sỹ cũng hệ thống hóa ván đề lý luận thực tiễn, đồng thời cung cấp hướng tiếp cận cụ thể việc quản lý công tác lưu trữ quan cụ thể Trong số cơng trình dạng kể đến tác giả sau đây: Tác giả Lâm Thu Hằng luận văn thạc sỹ “ Nâng cao lực tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ lãnh đạo văn phòng cấp bộ”, bảo vệ năm 2011 Trường Đại học KHXH &NV đề cập đến vai trị cơng tác văn thư lưu trữ nói chung lưu trữ nói riêng quan cấp bộ, vai trò lãnh đạo văn phịng quản lý, tổ chức cơng tác lưu trữ quan cấp Bộ Nếu tác giả Lâm Thu Hằng tập trung chủ yếu vào nghiên cứu lực chủ thể quản lý lãnh đạo văn phịng cấp Bộ cơng tác lưu trữ, tác giả Ngơ Thị Kiều Oanh, Trần Thị Thu Hiền Lê Thị Hằng lại tập trung mối quan tâm vào việc quản lý, tổ chức công tác lưu trữ quan cụ thể Trong luận văn thạc sỹ “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn Chi cục Thuế địa bàn Hà Nội, thực trạng giải pháp ”, bảo vệ năm 2013 Trường ĐH KHXH & NV, tác giả Ngơ Thị Kiều Oanh phân tích thực trạng việc quản lý hồ sơ thuế Chi cục thuế Hà Nội đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức, quản lý khai thác hồ sơ Tác giả Trần Thị Thu Hiền tập trung mối quan tâm vào Tổng cục II Bộ Quốc phòng với đề tài luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu giải pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ Tổng cục II, Bộ Quốc Phòng” bảo vệ năm 2014 Tác giả Lê Thị Hằng luận văn thạc sỹ đề tài ”Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục đầu tư nước bảo quản lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư”, bảo vệ năm 2014 tập trung vào khâu quan trọng hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan khâu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Quan tâm đến hoạt động quản lý công tác lưu trữ đơn vị, quan cụ Phụ lục 14: Một số hình ảnh tài liệu kho chưa lên giá bảo quản Tài liệu chưa chỉnh lý Tài liệu bó gói, rời lẻ Phụ lục 16: DỰ THẢO PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ (GIAI ĐOẠN 2002-2018) - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông BNV - Căn thực tế khối tài liệu khảo sát (tài liệu lập hồ sơ) - Căn điều kiện áp dụng phương án phân loại tài liệu PLT quan - Để phục vụ nhu cầu tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Tài liệu PLTBNV phân loại theo phương án THỜI GIAN - CƠ CẤU TỔ CHỨC, cụ thể sau 1.Năm 2002 (Căn NĐ số 45/2003/NĐ-CP ngày 9-5-2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức BNV) 1.1.Vụ Tổ chức Biên chế 1.2.Vụ Chính quyền địa phương 1.3.Vụ Công chức Viên chức 1.4.Vụ Đào tạo, bồi dưỡng CBCC nhà nước 1.5.Vụ Tiền lương 1.6.Vụ Tổ chức Phi CP 1.7.Vụ Cải cách hành 1.8.Vụ Hợp tác quốc tế 1.9.Vụ Tổ chức cán 1.10 Thanh tra Bộ 1.11.Văn phòng Bộ Năm 2003 (NT) Năm 2004 (NT) Năm 2005 (NT) Năm 2006 (NT) Năm 2007 (NT) Năm 2008 (Căn NĐ 48/2008/NĐ-CP ngày 17/4/2008 CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức BNV) 7.1.Vụ Tổ chức Biên chế 7.2.Vụ Chính quyền địa phương 7.3.Vụ Công chức Viên chức 7.4.Vụ Đào tạo, bồi dưỡng CBCC nhà nước 7.5.Vụ Tiền lương 7.6.Vụ Tổ chức Phi CP 7.7.Vụ Cải cách hành 7.8.Vụ Hợp tác quốc tế 7.9.Vụ Pháp chế 7.10.Vụ Kế hoạch - Tài 7.11.Vụ Tổng hợp 7.12.Vụ Công tác niên 7.13 Vụ Tổ chức cán 7.14.Thanh tra Bộ 7.15.Văn phòng Bộ 7.16.Đảng Bộ 7.17.Cơng đồn Bộ 7.18.Đồn niên Bộ Năm 2009 (NT) Năm 2010 (NT) 10 Năm 2011 (NT) 11 Năm 2012 (Căn NĐ số 61/2012/NĐ-CP ngày 10-08-2012 CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức BNV) … 12 Năm 2013 (NT) 13 Năm 2014 (NT) 14 Năm 2015 (NT) 15 Năm 2016 ( NT) 16 Năm 2017 ( Căn NĐ 34/2017/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ) 17 Năm 2018 (NT) … ... thiện hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ 5 Chương CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN BỘ NỘI VỤ 1.1 Cơ sở lý luận hoạt động quản lý công tác. .. đến nội dung luận văn như: Hoạt động, quản lý, hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ; Tổng quan nội dung hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ bao gồm: Ban hành văn quản. .. lý công tác lưu trữ quan Bộ Nội vụ 2.2.5 Nhận xét chung hoạt động quản lý Công tác lưu trữ Bộ Nội vụ 2.2.5.1 Ưu điểm Nhìn chung hoạt động quản lý công tác Lưu trữ quan Bộ Nội vụ năm qua đạt kết