Xây dựng mô hình ERP cho trường đại học x

QUẢN TRỊ DỰ ÁN DỰ ÁN Xây dựng mơ hình ERP (Enterprise Resource Planning) cho trường Đại học X Thành viên • Trần Thái Bảo • • Lê Trọng Đoan Nguyễn Minh Hải • Nguyễn Ngọc Quỳnh Như • Nguyễn Thành Sơn • Huỳnh Gia Xuyên Nền tảng/Các nhu cầu  Xu ứng dụng ERP vào môi trường đại học (ĐH) phát triển mạnh mẽ Sáng 11-12, Ông Peter Forscht, tổng giám đốc Công ty ABAS, trao phần mềm ERP cho PGS-TS Thái Bá Cần, hiệu trưởng Trường ĐH Sư phạm kỹ thuật Tổng trị giá 120.000 USD Nền tảng/Các nhu cầu Các trường ĐH VN gặp nhiều thách thức  ERP nói đơn giản chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) mơi trường cơng nghệ thơng tin (IT)  Giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) tảng công nghệ thông tin Nền tảng/Các nhu cầu Biểu đồ thể số lượng dự án ERP triển khai Việt Nam từ 2004 đến Mục tiêu Chủ yếu Các mục tiêu Dự án Thứ yếu Mục tiêu chủ yếu  ĐH có "bài toán" cần giải quan đại khác : điều phối nguồn tài nguyên, kiểm sốt chi phí, thúc đẩy tính chun nghiệp tự hạch tốn phịng ban  Báo cáo cập nhật thông tin tức thời thống tồn trường  Q trình xét duyệt u cầu mua hàng nhà trường thực ngày, chi phí giảm thiểu đáng kể  Giúp hệ thống quản lý nhân tốt có thơng tin xác, báo cáo hiệu Tích hợp hệ thống quản lý rời rạc thành hệ thống quản lý thống Mục tiêu thứ yếu  Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy : ERP giúp nhà lãnh đạo dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa sở có đầy đủ thơng tin  Cơng tác kế tốn xác : Phần mềm kế tốn phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp trường ĐH giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng  Đào tạo đội ngũ nhân viên phòng ban thao tác thành thạo hệ thống ERP, nâng cao tính chuyên nghiệp  Dữ liệu bảo mật, chia sẻ thơng tin kịp thời Mơ hình ERP BAN GIÁM HIỆU PHỊNG HÀNH CHÍNH PHỊNG ĐÀO TẠO PHỊNG TÀI VỤ CÁC KHOA CHUN NGÀNH Các phịng khác (Đồn Thanh Niên, Thư viên, Giáo dục thể chất,…) Mơ hình ERP Quản lý học tập: Chương trình đào tạo, lập kế hoạch giảng dạy học tập, thi cử(thời khóa biểu), Đánh giá kết học tập, Quản lý tài nguyên( Tài khoản, dịch vụ thông tin(portal)) Quản lý hồ sơ: Hồ sơ sinh viên Hồ sơ cán Văn tín Quản lý sở vật chất(phòng học, trang thiết bị phục vụ đào tạo) ERP cho đại học text Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, Phát triển đào tạo nhân lực, Hưu trí, Hệ thống phịng ban Phân hệ quản lý tài chính: Tài sinh viên(học phí, học bổng, chế độ), tài cán bộ(lương, tiền giảng, thuế, chế độ) Hỗ trợ khách hàng: Tư vấn việc làm, Nghiên cứu khai thác thị trường, Quảng bá thương hiệu Phạm vi Giải pháp ERP cho trường đại học theo qui trình sau  Xây dựng phân hệ quản lý cục (Phân hệ quản lý hồ sơ, Phân hệ quản lý học tập, Phân hệ quản lý tài chính, Phân hệ quản lý sở vật chất) : Các phân hệ cục sử dụng liệu có định dạng khơng giống  Hoạch định chiến lược khai thác thông tin toàn hệ thống : Xác định yêu cầu sử dụng, chia sẻ liệu phân hệ, phân tích liệu, vấn đề quản trị, an tồn liệu  Xây dựng hệ thống tích hợp phân hệ : Đường truyền (mạng), thu thập chuyển đổi liệu, dự phòng hệ thống 10 Trao đổi thơng tin  Họp phịng ban nhà trường với sau buổi huấn luyện để biết khó khăn trước mắt Từ đó, phối hợp với bên triển khai khắc phục khó khăn 15 Rủi ro  Trước tiên khó khăn lớn chuẩn hóa qui trình quản lý  Vấn đề tài khó khăn lớn triển khai  Vấn đề người cần quan tâm mức : chuyên gia bên kỹ GV CB, CNV nhà trường  Quen ứng dụng CNTT "rời rạc" cho hoạt động chuyên biệt, ERP cố gắng tích hợp liên kết tất hoạt động tổ chức  Chấp nhận giải pháp thay đổi cấu trúc tổ chức cho phù hợp với hệ thống ERP, hạn chế thay đổi ERP cho thích ứng tổ chức  Quá trình đổi tổ chức quy trình làm việc cho phù hợp mơ hình ERP thực thách thức lớn trường Đại học Quá trình thường kéo dài từ đến năm  Kỹ lao động : làm việc nhóm, ngọai ngữ, sử dụng máy tính thiết bị thông tin liên lạc  Thay đổi tổ chức : Thay đổi nhân sự, tái cấu trúc công ty 16  Nghỉ việc : Do áp lực công việc, sinh Ngân sách TỔNG CHI PHÍ DỰ ÁN : 100.000 USD Chi phí Mơ tả Bản quyền Tính theo full license cài máy chủ số lượng ERP người sử dụng Tỷ lệ 37% Triển khai Tính theo trình triển khai nhà cung cấp (NCC) cho khách hàng (KH) 42% Đào tạo Tính việc đào tạo NCC đội ngũ lãnh đạo, chuyên viên nhân viên KH để chuyển giao hệ thống 3% Tài liệu Gồm : Tài liệu hướng dẫn sử dụng; sổ tay vận hành; sách tra cứu (Reference book); tài liệu hướng dẫn cho quản trị hệ thống Đối với hệ thống ERP thiết kế theo chuẩn mở cịn có thêm hồ sơ hệ thống tham số thiết lập cho KH (Setup parameters guideline) 1% Dịch vụ bảo trì Giúp xử lý cố vận hành năm 17% 17 Giai đoạn CÔNG VIỆC T T T T T T T T T T1 T1 T1 T1 T1 T1 T1 T1 THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT TÁI CẤU TRÚC CẤU HÌNH HỆ THỐNG ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI KIỂM TRA, THỬ NGHIỆM ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG 18 WBS Dự án ERP trường đại học Định giá Tiền định giá Định giá trọn gói Lập kế hoạch dự án Thiết kế quy trình Phân tích khác biệt Thiết kế mơ hình Phân cơng trách nhiệm Thiết kế chương trình Lập ban quản lý Thay đổi mã nguồn ERP Liên hệ công tác Tái cấu trúc 19 WBS ( tt ) Dự án ERP trường đại học Cấu hình hệ thống Đào tạo đội triển khai Kiểm tra , thử nghiệm Đào tạo người sử dụng Mơ quy trình Lập lịch huấn luyện Cấu hình hệ thống Họp sau huấn luyện 20 Project Planing Mã công việc Mô tả Công tác trước Thời gian thực ( tháng) A THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ _ B ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI A C LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN B D PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT C E TÁI CẤU TRÚC C F CẤU HÌNH HỆ THỐNG C G ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI C H KIỂM TRA, THỬ NGHIỆM D,E I ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG F,G 10 21 Tiến độ mạng- PDM D 11 14 H 11 17 E 0 0 Project start 0 2 A 0 3 B 2 11 17 17 Project finish C 17 F 7 10 17 I G 7 17 22 17 Phân bổ chi phí dự án Code Cơng tác Tỷ lệ TBC T1 T2 10000 10000 T3 T4 T5 1000 1000 T6 T7 T8 A Tiền định giá 20% 20000 B Định giá trọn gói 17% 17000 C Lập kế hoạch dự án 2% 2000 D Phân tích khác biệt 12% 12000 4000 4000 4000 E Tái cấu trúc 12% 12000 4000 4000 4000 F Cấu hình hệ thống 8% 8000 4000 4000 G Đào tạo đội triển khai 1% 1000 500 500 H Kiểm tra , thử nghiệm 9% 9000 I Đào tạo người sử dụng 2% 2000 17% 17000 100% 100000 Dịch vụ bảo trì TBC Tích lũy Đơn vị tính T9 17000 1500 200 200 10000 10000 17000 1000 1000 12500 12500 8200 1700 10000 20000 37000 38000 39000 51500 64000 72200 73900 USD Phân bổ chi phí dự án ( tt ) Code Công việc Tỷ lệ TBC T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 A Tiền định giá 20% 20000 B Định giá trọn gói 17% 17000 C Lập kế hoạch dự án 2% 2000 D Phân tích khác biệt 12% 12000 E Tái cấu trúc 12% 12000 F Cấu hình hệ thống 8% 8000 G Đào tạo đội triển khai 1% 1000 H Kiểm tra , thử nghiệm 9% 9000 1500 1500 1500 1500 1500 I Đào tạo người sử dụng 2% 2000 200 200 200 200 200 200 200 200 Dịch vụ bảo trì 17% 17000 TBC 100% 100000 1700 1700 1700 1700 1700 200 200 200 75600 77300 79000 80700 82400 82600 82800 83000 Tích lũy Đơn vị tính USD Phân bổ chi phí dự án (tt ) ĐƯỜNG CONG S CHI PHÍ DỰ ÁN USD 90000 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 Tháng T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 Sơ đồ trách nhiệm Các cơng tác Bảo Đoan Như Sơn Xuyên Hải THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ 1.1 Nghiên cứu kỹ nguồn gốc ERP package (1) 1.2 Phân tích ERP package (2) (2) (1) (3) ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI 2.1 Nhận dạng hệ thống 2.2 Thành lập thức Ban lựa chọn hay đánh giá (1) (2) (1) (2) 26 Sơ đồ trách nhiệm Các công tác Bảo Đoan Như Sơn Xuyên Hải LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 3.1 Thiết kế qui trình triển khai dự án 3.2 Xác định vai trò phân công trách nhiệm cho người (3) (2) (1) (1) 3.3 Thành lập Ban dự án ERP 3.4 Liên hệ với phòng ban trường (2) (1) (2) (1) (3) (2) PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT 4.1 Thiết kế mơ hình 4.2 Thiết kê chương trình 4.3 Thay đổi mã nguồn ERP (2) (1) (1) (2) (2) (1) 27 Sơ đồ trách nhiệm Các cơng tác Bảo Đoan TÁI CẤU TRÚC ( 1) (3) Như Sơn (3) (3) Xuyên (2) Hải (3) CẤU HÌNH HỆ THỐNG 6.1 Mơ quy trình hoạt động nhà trường (2) 6.2 Cấu hình hệ thống nhà trường (1) (1) ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI (3) KIỂM TRA, THỬ NGHIỆM (2) (2) (2) (1) (3) (1) (3) ( 2) (3) ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG 9.1 Lên lịch huấn luyện 9.2 Huấn luyện người sử dụng 9.2 Họp sau buổi huấn luyện Phụ trách Giám sát Hỗ trợ (1) ( 1) (3) ( 3) ( 3) (1) 28 Thank you 29 ... nhu cầu  Xu ứng dụng ERP vào môi trường đại học (ĐH) phát triển mạnh mẽ Sáng 11-12, Ơng Peter Forscht, tổng giám đốc Cơng ty ABAS, trao phần mềm ERP cho PGS-TS Thái Bá Cần, hiệu trưởng Trường ĐH... với hệ thống ERP, hạn chế thay đổi ERP cho thích ứng tổ chức  Q trình đổi tổ chức quy trình làm việc cho phù hợp mơ hình ERP thực thách thức lớn trường Đại học Quá trình thường kéo dài từ đến... học bổng, chế độ), tài cán bộ(lương, tiền giảng, thuế, chế độ) Hỗ trợ khách hàng: Tư vấn việc làm, Nghiên cứu khai thác thị trường, Quảng bá thương hiệu Phạm vi Giải pháp ERP cho trường đại học