Bài giảng môn học quản lý dự án đại học thủy lợi 2

Chương TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN N ội du n g ch ươn g : 2.1 LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC 2.2 TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC 2.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN 2.4 LỰA CHỌN KẾT CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN 2.5 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1 LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC 2.1.1 Định nghĩa tổ chức Tổ chức cấu bao gồm nội dung bản: Quyền hạn, chức trách, trách nhiệm sơ đồ hệ thống tổ chức Quyền hạn: quyền lực định cấp bậc, chức vụ đó, quyền lực người Chức trách: Trong quản lý, quyền lực chức trách hai yếu tố tương ứng với nhau, nhận quyền lực phải có trách nhiệm tương ứng với quyền lực Trách nhiệm: Phản ánh mối quan hệ cấp cấp Cấp có nhiệm vụ phải báo cáo lên cấp nhiệm vụ kết cơng việc mà đảm nhận Cấp phải có trách nhiệm đạo cho cấp tiến hành công việc Sơ đồ hệ thống: Là sơ đồ chi tiết phản ánh mối liên hệ chức vụ vị trí khác cấu tổ chức 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1.2 Quá trình tổ chức Gồm bước: phân định, chia loại hình thành kết cấu tổ chức Phân định công việc Là nhiệm vụ tổ chức phân chia mục tiêu chung thành nhiệm vụ cụ thể gọi phân định công việc Phân định theo nguyên tắc: • Nguyên tắc mục tiêu quán • Nguyên tắc hiệu 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN Phân loại công việc Sau phân định nhiệm vụ mục tiêu chung tiếp tục tiến hành phân loại cơng việc: có liên quan gần giống làm để thiết kế cấu tổ chức Phân chia phận theo chức Phân chia phận theo sản phẩm (hoặc theo dự án) Phân chia phận theo khu vực 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN Hình thành cấu tổ chức Là xây dựng cấu tổ chức phù hợp với kế hoạch mục tiêu, hạt nhân mấu chốt công tác tổ chức, gồm yếu tố sau: Nhân viên Cương vị chức vụ Chức trách quyền hạn 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1.3 Tổ chức quản lý thông tin Phương pháp liên hệ chủ yếu hệ thống thông tin Tổ chức quản lý đại hệ thống mở Nguyên tắc mang tính tổng thể hệ thống Đó định mang tính chất quản lý tổ chức Một tập thể có sức mạnh cá nhân Nguyên tắc huy thống Nguyên tắc huy thống nguyên tắc quản lý tổ chức Tổ chức quản lý đại lại có ý nghĩa đạo chung Nguyên tắc huy thống hình thành đường dây huy cấp cấp Nguyên tắc tương xứng quyền hạn chức trách Nguyên tắc tương xứng quyền hạn chức trách phạm vi phân định rõ ràng quyền hạn chức trách quản lý Trong trình hoạt động tổ chức quản lý, tình hình nhiệm8/14/2013 vụ thay đổi nên phải làmLÝtốt việc ủy quyền QUẢN DỰcông ÁN 2.1.4 Tác dụng tổ chức quản lý Khái niệm “tổ chức” bao gồm hai ý nghĩa: (1) Chỉ chức tổ chức ; (2) Là đơn vị xã hội Muốn thực chức tổ chức phải dựa vào đơn vị xã hội, đơn vị xã hội phải sử dụng chức tổ chức Tổ chức có vị trí trung tâm hoạt động quản lý để sử dụng chức quản lý khác 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1.5 Trình tự chức tổ chức Thiết kế: Xác định cấu tổ chức, bố trí chức vụ, quyền hạn phân định chức trách… nhằm xây dựng hệ thống tổ chức có hiệu Vận dụng: Là người lãnh đạo sử dụng quyền hạn tổ chức quy định, sử dụng chức tổ chức để đôn đốc đạo nhân viên cấp thực công việc Điều chỉnh: Dựa theo thay đổi nhiệm vụ công việc điều kiện khách quan để điều chỉnh hệ thống tổ chức, làm cho tổ chức ngày hoàn chỉnh 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.2 TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC 2.2.1 Tổ chức dự án Tổ chức dự án mang tính thời ngẫu nhiên, hình thành phải thực dự án Giống với tổ chức khác: Tổ chức DA có người lãnh đạo tức giám đốc dự án, trưởng phận, có nhân viên, trang thiết bị, có chế độ quy định tổ chức,… Tổ chức dự án tổ chức khơng ổn định khơng đổi mà có q trình phát triển giải thể Nó có nhiều điểm khác tổ chức khác 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.2.2 Nguyên tắc làm việc tổ chức dự án Nguyên tắc thống mục tiêu Là việc thiết kế cấu tổ chức dự án hình thức tổ chức phải có lợi cho việc thực mục tiêu Mỗi phận tổ chức phải liên quan tới mục tiêu định tổ chức Mỗi cá nhân nhận thức rõ nhiệm vụ mà phải hồn thành mục tiêu tổng thể 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 10 Ưu điểm kết cấu tổ chức dạng ma trận Có kết cấu tổ chức dạng chức Việc sử dụng nhân viên tương đối linh hoạt, có phân cơng chun mơn hố, có ưu mặt phân bố nguồn lực Nhân viên phận chức nhậm chức nhiều dự án khoảng thời gian; nguồn lực máy móc, thiết bị, cơng cụ điều phối dự án nào, đảm bảo cho nguồn lực tận dụng triệt để Có ưu điểm kết cấu tổ chức dạng dự án Kết cấu tổ chức chặt chẽ, phân cấp quản lý rõ ràng Hình thành nên tổ chức mang tính tổng thể để thực mục tiêu định Do có phân định giới hạn quyền lực chức trách giám đốc dự án, lãnh đạo phận chức thành viên đội ngũ dự án mà cấp quản lý phân chia rõ ràng, tổ chức vận hành công việc cách hiệu 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 37 Nhược điểm kết cấu tổ chức dạng ma trận v Vấn đề cân đối quyền lực lực lượng giám đốc dự án với lãnh đạo phận chức v Vấn đề “căn bệnh tập thể” v Vấn đề kết nối điều hành tổ chức dự án phận chức v Vấn đề xác định giới hạn quyền lực chức 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 38 2.4 LỰA CHỌN KẾT CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN Lựa chọn hình thức tổ chức cho dự án tức phải giải mối quan hệ dự án với tổng công ty, thông qua việc lựa chọn hình thức tổ chức dự án để tiến hành quản lý dự án với phương thức có hiệu Khơng có cơng thức cố định cho việc lựa chọn hình thức tổ chức, thông qua nghiên cứu kỹ lưỡng số yếu tố đặc điểm loại kết cấu tổ chức, đặc điểm doanh nghiệp, đặc điểm dự án hoàn cảnh mà dự án tồn để từ đưa lựa chọn phù hợp 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 39 Bảng 2.1: So sánh hình thức kết cấu tổ chức Kết cấu Nhược điểm Ưu điểm Kết cấu chức - Không bị hoạt động trùng lặp - Chức rõ ràng - Phạm vi hoạt động hẹp - Phản ứng chậm -Thiếu trọng tới khách hàng Kết cấu dự án - Có thể giám sát chi phối nguồn lực - Chịu trách nhiệm trước khách hàng - Chi phí cao - Thiếu trao đổi thông tin kiến thức dự án Kết cấu ma trận - Có thể chi phối nguồn lực - Quan hệ báo cáo hai cấp - Chuyên gia tham gia vào tất - Cần có bình đẳng quyền lực dự án - Tạo điều kiện giao lưu, học hỏi kiến thức - Có phối hợp tốt phận - Chú trọng tới khách hàng 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 40 Bảng 2.2: Các nhân tố mấu chốt ảnh hưởng đến việc lựa chọn tổ chức Kết cấu tổ chức Dạng chức Dạng ma trận Dạng dự án Thấp Cao Cao Kỹ thuật sử dụng Tiêu chuẩn Phức tạp Mới Mức độ phức tạp Thấp Trung bình Cao Thời gian trì Ngắn Trung bình Dài Quy mơ Nhỏ Trung bình Lớn Tầm quan trọng Thấp Trung bình Cao Phong phú đa dạng Trung bình Duy Yếu Trung bình Mạnh Tính phối hợp với phận bên ngồi tổ chức Mạnh Trung bình Yếu Tính hạn chế mặt thời gian Yếu Trung bình Mạnh Nhân tố ảnh hưởng Tính thay đổi Loại hình khách hàng Tính phối hợp tổ chức 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 41 Lời khuyên Kết cấu tổ chức dạng chức thích hợp với dự án quy mơ nhỏ trọng kỹ thuật mà khơng thích hợp với dự án có biến đổi tương đối lớn môi trường dự án Khi công ty bao gồm nhiều dự án quy mô dự án tương đối lớn, kỹ thuật phức tạp nên lựa chọn kết cấu tổ chức dạng dự án Hình thức tổ chức dạng ma trận thể tính ưu việt lớn việc tận dụng triệt để nguồn lực doanh nghiệp Vì hình thức tổ chức có ưu tiến hành quản lý dự án có quy mơ cực lớn có kỹ thuật phức tạp 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 42 2.5 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực dự án Áp dụng với dự án mà chủ đầu tư có lực chun mơn phù hợp có đủ cán chuyên môn để tổ chức quản lý thực dự án, theo trường hợp sau: a Trường hợp chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án Chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án mà sử dụng máy có kiêm nhiệm cử người phụ trách (chuyên trách kiêm nhiệm) để quản lý việc thực dự án Chủ đầu tư phải có định giao nhiệm vụ, quyền hạn cho phòng, ban cá nhân cử kiêm nhiệm chuyên trách quản lý việc thực dự án 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 43 b Trường hợp Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án trực thuộc: áp dụng dự án nhóm A; dự án nhóm B, C có yêu cầu kỹ thuật cao Chủ đầu tư đồng thời quản lý nhiều dự án, phải đảm bảo nguyên tắc sau: v Ban quản lý dự án đơn vị trực thuộc Chủ đầu tư Nhiệm vụ quyền hạn ban quản lý dự án phải phù hợp với trách nhiệm, quyền hạn Chủ đầu tư v Cơ cấu tổ chức Ban QLDA phải đảm bảo có đủ lực chun mơn, nghiệm vụ để thực nhiệm vụ Gồm có trưởng ban, phó trưởng ban phận chuyên môn, nghiệp vụ giúp việc trưởng ban; v Ban QLDA phải thực chế độ báo cáo thường xuyên đầy đủ với Chủ đầu tư thực việc đạo v Ban QLDA hồn thành nhiệm vụ giao Chủ đầu tư định giải thể giao nhiệm vụ cho Ban quản lý dự án v Riêng dự án nhóm A trưởng Ban QLDA, người phụ trách kỹ thuật, người phụ trách kinh tế - tài phải có đại học trở lên, chun mơn phù hợp có hai năm làm việc chuyên môn trở lên 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 44 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án Chủ nhiệm điều hành dự án hình thức quản lý thực dự án pháp nhân độc lập có đủ lực quản lý điều hành dự án thực Chủ nhiệm điều hành dự án thực hai hình thức là: Tư vấn quản lý điều hành dự án theo hợp đồng Ban quản lý dự án chuyên ngành 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 45 a Tư vấn quản lý điều hành dự án theo hợp đồng Chủ đầu tư khơng có đủ điều kiện trực tiếp quản lý thực dự án th tổ chức tư vấn có đủ lực để quản lý điều hành dự án, tổ chức tư vấn gọi Tư vấn quản lý điều hành dự án Tổ chức tư vấn quản lý thực điều hành dự án thực nội dung quản lý dự án theo hợp đồng kí với Chủ đầu tư Những nội dung quản lý thực dự án Chủ đầu tư không thuê tư vấn quản lý điều hành Chủ đầu tư thực 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 46 b Ban quản lý dự án chuyên ngành Hình thức áp dụng dự án thuộc chuyên ngành xây dựng Chính phủ giao Bộ, quan ngang Bộ có hoạt động xây dựng chuyên ngành (Bộ xây dựng, Bộ Giao thông vận tải, Bộ NN&PTNT, …) UBND cấp tỉnh quản lý thực hiện; dự án uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao Sở có xây dựng chuyên ngành (tương ứng Bộ có chuyên ngành nêu trên) uỷ ban nhân dân cấp huyện thực Ban quản lý dự án chuyên ngành thực chức năng, nhiệm vụ chủ đầu tư từ dự án phê duyệt đến bàn giao đưa vào khai thác sử dụng Trường hợp cấn thiết, Ban quản lý dự án chuyên ngành giao thực cơng việc giai đoạn chuẩn bị đầu tư nhiệm vụ khác chủ đầu tư trình bày 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 47 Hình thức chìa khóa trao tay Hình thức chìa khố trao tay áp dụng chủ đầu tư phép tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực tổng thầu toàn dự án từ khảo sát, thiết kế, mua sắm vật tư thiết bị, xây lắp đến bàn giao đưa dự án vào khai thác sử dụng Đối với dự án sử dụng nguồn vốn thuộc ngân sách Nhà nước, vốn tín dụng Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển Nhà nước hình thức áp dụng với dự án nhóm C, trường hợp khác phải Chính phủ cho phép 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 48 a Chủ đầu tư có trách nhiệm Làm thủ tục trình duyệt nội dung dự án; Tổ chức đấu thầu để lựa chọn tổng thầu; Ký kết thực hợp đồng ký với nhà thầu; Tổ chức thực giải phóng mặt để bàn giao mặt xây dựng cho nhà thầu theo tiến độ hợp đồng quy định pháp luật; Đảm bảo vốn để toán theo kế hoạch hợp đồng tế; Giải kịp thời vướng mắc, phát sinh trình thực dự án; Thực nhiệm vụ khác Chủ đầu tư 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 49 b Nhà thầu có trách nhiệm Thực nghĩa vụ theo hợp đồng ký với Chủ đầu tư; Chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư pháp luật tiến độ, chất lượng, giá yêu cầu khác dự án theo hợp đồng ký kết; Trường hợp có giao thầu lại cho thầu phụ phải thực cam kết hồ sơ dự thầu hợp đồng tổng thầu ký với Chủ đầu tư; Chịu hoàn toàn trách nhiệm trình thực dự án ban giao cho Chủ đầu tư khai thác, vận hành dự án; Thực bảo quản cơng trình chế độ 8/14/2013 bảo hiểm theo quy QUẢNđịnh LÝ DỰcủa ÁN pháp luật 50 Hình thức tự thực dự án (tự sản xuất, tự xây dựng) Chủ đầu tư phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng, chịu trách nhiệm trước pháp luật chất lượng sản phẩm, chất lượng cơng trình xây dựng tiến hành nghiệm thu tốn cơng trình hồn thành thơng qua hợp đồng xây dựng Hình thức áp dụng trường hợp: Chủ đầu tư có lực hoạt động sản xuất, xây dựng phù hợp với yêu cầu dự án dự án sử dụng vốn hợp pháp Chủ đầu tư vốn tự có doanh nghiệp, vốn huy động tổ chức, cá nhân, trừ vốn vay tổ chức tín dụng; Chủ đầu tư sử dụng máy quản lý sử dụng Ban quản lý dự án trực thuộc để quản lý việc thực dự án tuân thủ theo quy định pháp luật quản lý chất lượng sản phẩm chất lượng cơng trình xây dựng 8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 51 ... 8/14 /20 13 QUẢN LÝ DỰ ÁN 19 2. 3 .2 Phân định tầng lớp quản lý dự án Phạm vi quản lý người quản lý dự án giám sát, quản lý cách hiệu số lượng nhân viên cấp giới hạn Như vậy, người quản lý phải quản lý. .. cấp quản lý Nguyên lý phạm vi quản lý cấp bậc quản lý cho thấy, phạm vi quản lý lớn nghĩa có tầng quản lý, ngược lại phạm vi quản lý nhỏ nghĩa có nhiều tầng quản lý 8/14 /20 13 QUẢN LÝ DỰ ÁN 20 ... trách quản lý việc thực dự án 8/14 /20 13 QUẢN LÝ DỰ ÁN 43 b Trường hợp Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án trực thuộc: áp dụng dự án nhóm A; dự án nhóm