Quá trình tuyển dụng
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 1/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/2002Phê duyệt Xem xét Soạn thảoNguyễn Hữu ThònhTổng giám đốcLê Tấn PhướcQMRTrần Thò HạnhPhó phòng đào tạoTHEO DÕI SƯÛA ĐỔINgày Phần Nội dung sửa đổiSố trang bòảnh hưởngSố ban hànhBản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh. THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 2/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/2002I- MỤC ĐÍCH:Đưa ra các trình tự và cách thức tuyển dụng nhằm đáp ứng kòp thời về nhân sự và phù hợp nhất với các yêu cầu tuyển dụng của công ty.II- PHẠM VI ÁP DỤNG:Qúa trình tuyển dụng này được áp dụng cho hoạt động tuyển dụng của phòng TC-TH công ty Searefico tại Tp. HCM.III- TÀI LIỆU THAM KHẢO:- Sổ tay chất lượng- Qui trình kiểm soát tài liệu- Qui trình kiểm soát hồ sơ- Qui trình đánh giá chất lượng nội bộ- Qui trình hành động khắc phục- Qui trình hành động phòng ngừa- Qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợpIV- ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT:TC-TH : Tổ chức – Tổng hợpTD : Tuyển dụngHĐLĐ : Hợp đồng lao độngBTGĐ : Ban Tổng giám đốcPPĐT-TD : Phó phòng phụ trách đào tạo và tuyển dụngTBP : Trưởng bộ phậnQYKSSPKPH : Qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợpQYKSHS : Qui trình kiểm soát hồ sơQYHĐKP : Qui trình hành động khắc phụcQYHĐPN : Qui trình hành động phòng ngừaV- TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN1. Trách nhiệm: Đảm bảo sự sẵn có nhân lực thoả mãn các tiêu chuẩn và yêu cầu của công ty tại các vò trí phù hợp.2. Quyền hạn: Đưa ra quyết đònh tuyển dụng nhân lực tới các bộ phận có nhu cầu.- Chon lựa hồ sơ và nhân lực phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của các bộ phận trong hệ thống.Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh. THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 3/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/2002VI- NỘI DUNG:6.1 Tập hợp nhu cầu tuyển dụng6.2 Phân tích, đánh giá nhu cầu 6.3 Lập kế hoạch tuyển dụng6.4 Triển khai kế hoạch tuyển dụng6.5 Tổ chức tuyển dụng6.6 Tuyển dụng, đề xuất đối tượng tuyển6.7 Duyệt đề xuất tuyển6.8 Tiếp đón nhân viên mới, ký hợp đồng thử việc6.9 Đánh giá kết qủa thử việc6.10Ký HĐLĐ chính thức6.11Lưu hồ sơBản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh. THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 4/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/2002A Lưu đồ tiến trình tuyển dụng 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.7.1 6.7.2 6.7.3 6.8 6.9Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.Tập hợp nhu cầu tuyển dụngPhân tích, đánh giá nhu cầuLập kế hoạch tuyển dụngTriển khai kế hoạch tuyển dụngTổ chức tuyển dụngTuyển dụng, đề xuất đối tượng tuyển dụngDuyệt đề xuất tuyển dụngKSSP không phù hợpTừ chối tuyểnĐón tiếp nhân viên mới, Ký hợp đồng thử việcĐánh giá kết qủa thử việcChấm dứt HĐLĐNoYesYesNoNoHành động khắc phục THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 5/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/2002 6.10 6.11Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.Ký HĐLĐ chính thứcLưu hồ sơ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 6/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/2002B Mô tả nội dung quá trình tuyển dụng:Bước CVNội dung hành động Người chòu TNLàm theo tài liệu6.1Tiếp nhận các yêu cầu tuyển dụng:Tiếp nhận các yêu cầu dụng từ các phòng ban đã được Ban Giám đốc phê duyệt .PPĐT - TD BM-TD-016.2Phân tích, đánh giá nhu cầu: Dựa vào các yêu cầu tuyển dụng trên, tiến hành xem xét, đánh giá tình hình thực tế tại các phòng ban đó. Các yếu tố để xem xét bao gồm:- Chỉ tiêu kế hoạch được giao.- Khối lượng công việc của từng phòng ban.- Sự ảnh hưởng trong quan hệ công việc giữa các phòng ban liên quan- Tình hình nhân sự thực tế tại phòng ban đó.Sau khi xem xét đánh giá:- Nếu nhu cầu nhân sự thực sự cần thiết, tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng hoặc điều động nhân lực trong nội bộ của công ty. Nếu nhu cầu thực sự chưa cần thiết, lập báo cáo, trình bày rõ nguyên nhân và phân tích cụ thể tình hình thực tế. Gửi tới ban giám đốc.PPĐT-TDBM-TD-026.3Lập kế hoạch tuyển dụng:Sau khi đã có quyết đònh chính thức về tuyển dụng, tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng. Công việc này được tiến hành như sau:- Xác đònh đối tượng tuyển dụng để chọn lựa nguồn cung cấp hồ sơ phù hợp.- Xác đònh thời hạn nhận hồ sơ, chọn hồ sơ.- Xác đònh thời điểm phỏng vấn và nhận nhân viên mới.- Xác đònh các cán bộ liên quan cho công việc phỏng vấn.PPĐT - TD BM-TD-036.4Triển khai kế hoạch tuyển dụng:Khi kế hoạch tuyển dụng đã được hoàn tất, thực hiện công việc triển khai:- Phân phối kế hoạïch tuyển dụng tới các phòng, ban có yêu cầu tuyển dụng và BGĐ.PPĐT-TDBản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh. THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 7/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/2002- Chọn nguồn cung cấp hồ sơ và nhân sự.- Gửi thông báo tuyển dụng tới các nguồn cung cấp hồ sơ và nhân sự. - Nhận và chọn lọc hồ sơ.- Lập danh sách các ứng cử viên phù hợp nhất 6.5Tổ chức tuyển dụng:Khi đã có đầy đủ các yếu tố trên, tiến hành công việc tổ chức tuyển dụng. Công việc này diễn ra như sau:- Dựa vào đối tượng tuyển dụng để đưa ra hình thức tuyển dụng phù hợp.- Câu hỏi phỏng vấn hay các đề bài phỏng vấn- Thông báo thời gian và đòa điểm phỏng vấn tới các ứng cử viên.- Chuẩn bò đòa điểm phỏng vấn- Chuẩn bò cơ sơ,û vật chất cho việc phỏng vấn như: Hồ sơ ứng viên, phiếu chấm điểm, thiết bò, đồ dùng hay văn phòng phẩm cần thiết.- Mời các cán bộ tham gia phỏng vấn. Các cán bộ này phải phù hợp với kế hoạch tuyển dụng.PPĐT-TD6.6Tuyển dụng và đề xuất đối tượng tuyển dụng:- Tiến hành tuyển dụng khi công tác tổ chức đã được hoàn tất. Cơ sở cho việc tuyển dụng được dựa trên các yếu tố như sau:+ Tư cách đạo đức.+ Sức khoẻ. + Năng lực chuyên môn+ Cách làm việc (Thao tác công việc)+ Kinh nghiệm công tác+ Tính tập thể của ứng cử viênåå+ Kỹ năng giao tiếp+ Khả năng lãnh đạo+ Ngoại ngữ, vi tínhPPĐT-TDTBPHD-TD-01Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh. THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 8/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/2002+ Các tố chất khác .- Việc đánh giá các yếu tố trên với các ứng cử viên được thực hiện bởi hai hình thức. + Dựa trên chủ đề đưa ra bởi ban tuyển dụng, các ứng viên thảo luận với nhau. Ban tuyển dụng căn cứ vào các ý kiến và phong cách của từng ứng viên để đánh giá , kết quả đánh giá được ghi vào BM-TD-04.+ Ban tuyển dụng đánh giá các ứng cử viên. Kết quả đánh giá được ghi vào phiếu đánh giá ứng cử viên Dựa vào các yếu tố trên, chọn ra được ứng cử viên phù hợp nhất với các yêu cầu tuyển dụng và của công ty. Lập đề xuất tuyển dụng.BM-TD-04BM-TD-09BM-TD-056.7Duyêt đề xuất tuyển dụng:- Khi kết thúc quá trình tuyển dụng, lập hồ sơ trình PTGĐ phụ trách và tổng giám đốc phê duyệt. Hồ sơ này bao gồm:1. Phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn 2. Hồ sơ cá nhân của ứng cử viên3. Phiếu trình nhận xét các kết quả mà các ứng cử viên đạt được4. Công việc dự đònh bố trí5. Mức lương đề nghò.6. Loại và thời hạn hợp đồng lao động.Dựa vào các thông tin, dữ liệu ở các yêu cầu trên, tiến hành đánh giá lại sự phù hợp của ứng cử viên với các tiêu chuẩn về nhân sự của công ty.- Trường hợp đề nghò tuyển dụng được chấp thuận, chuyển sang bước công việc tiếp theo.- Trường hợp đề nghò tuyển dụng không được chấp thuận do:+ Các bước công việc thực hiện chưa đúng hay là lỗi của công tác tuyển dụng trong công ty, được thực hiện theo qui trình Kiểm soát sản PPĐT-TDPTGĐQYKSSPKPHQYHĐKPQYHĐPNBản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh. THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 9/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/2002phẩm không phù hợp sau đó đưa sang hành động khắc phục và có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa.+ Đối tượng tuyển dụng không phù hợp với các yêu cầu của công ty, thông báo tới bộ phận tuyển dụng là từ chối tuyển dụng.6.8Đón tiếp nhân viên mới, ký hợp đồng thử việc:Khi đối tượng tuyển dụng được chấp thuận, công việc được diễn ra như sau:- Giới thiệu về nhân viên mới trên mạng nội bộ của công ty- Gặp gỡ nhân viên mới- Ký kết hợp đồng lao động thử việc- Giới thiệu về công ty, các chế độ, chính sách của công ty, các mối quan hệ tương tác giữa các phòng ban chức năng và mối quan hệ trong công việc.- Bố trí nhân viên mới về đơn vò tiếp nhận.PPĐT-TDBM-TD-066.9Đánh giá kết quả thử việc:Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhân viên này báo cáo kết quả thực hiện công việc trong thời gian đó. Kết quả này được gửi tới PPPTĐT-TD.Đồng thời TBP đánh giá nhân viên mới dựa trên các tiêu chí sau:+ Mức độ linh hoạt trong công việc+ Mức độ tiếp thu, khả năng thích ứng với công việc.+ Thái độ làm việc và tiếp nhận công việc+ Cách sử dụng thời gian và kỹ năng sắp xếp công việc+ Khả năng tự đào tạo, tự học hỏi+ Làm việc tập thể. Sau khi đánh gia, đề xuất tới PPPTĐT-TD ký hợp đồng lao động chính thức nếu đạt, chấm dứt nếu không đạt.- Nhân viên mới- TPBM-TD-07BM-TD-08Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh. THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNGHỆ THEO ISO 9001: 2000Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNGTrang : 10/27Soát xét/Ban hành : 00/00Ngày hiệu lực : 25/03/20026.10Ký kết hợp đồng lao động chính thức:- Lập hợp đồng lao động chính thức trên cơ sở ø đề xuất của trưởng bộ phận tuyển nhân viên mới.- Trình HĐLĐ, kết qủa đánh giá và ý kiến đề xuất để TGĐ ký sau đó chuyển nhân viên ký kết.NVNS BM-TD-056.11Lưu hồ sơ:- Toàn bộ các tài liệu liên quan trong quá trình tuyển dụng được lưu thành hồ sơ.- Hồ sơ tuyển dụng được lưu theo qui trình kiểm soát hồ sơPPĐT-TD QYKSHSVI. Phụ lục.1. Hướng dẫn công việc tuyển dụng : HD-TD-012. Phiếu yêu cầu tuyển dụng : BM-TD-013. Báo cáo tình hình nhân sự : BM-TD-024. Kế hoạch tuyển dụng : BM-TD-035. Phiếu đánh giá phỏng vấn thảo luận : BM-TD-046.Phiếu đề xuất tuyển dụng : BM-TD-057.Hợp đồng thử việc hoặc chính thức : BM-TD-068. Báo cáo kết quả thử việc của nhân viên : BM-TD-079. Đánh giá năng lực nhân viên mới : BM-TD-0810. Phiếu đánh giá ứng cử viên : BM-TD-09Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh. [...]... QUẢN LÝ CHẤT LƯNG HỆ THEO ISO 9001: 2000 QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG Ký hiệu TL: QTTD Trang : 11/27 Soát xét/Ban hành : 00/00 Ngày hiệu lực : 25/03/2002 BẢN DANH MỤC HỒ SƠ LƯU STT 1 2 3 4 5 6 7 DANH MỤC HỒ SƠ Đề xuất tuyển dụng của các phòng ban đã được Ban TGĐ phê duyệt Kế hoạch tuyển dụng Danh sách ứng viên Đánh giá kết qủa của từng vòng phỏng vấn Báo cáo đề xuất tuyển dụng Hồ sơ cá nhân của ứng viên được chọn... của họ trong đợt tuyển dụng và mặc dù trình độ chuyên môn của họ được đánh giá cao nhưng số lượng tuyển dụng lần này có hạn nên hẹn ứng viên một dòp khác Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG HỆ THEO ISO 9001: 2000 Ký hiệu TL: QTTD QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG Trang : 20/27... ngăn và lưu trong file :” ĐỀ TUYỂN DỤNG” HƯỚNG DẪN PHỎNG VẤN THẢO LUẬN (người thực hiện: Phòng TC-TH và 1 người có chuyên môn): Người phụ trách tuyển dụng sắp xếp lòch phỏng vấn cho một nhóm gồm 6-8 ứng viên Nhóm không nên đông quá để tất cả các ứng viên đều có cơ hội trình bày, cũng không nên ít quá vì sẽ không tạo được không khí tranh luận sôi nổi Mỗi nhóm được thảo luận và trình bày trong khoảng 2-3... độ chính sách đối với người lao động - Phân tích, đánh giá nhu cầu tuyển dụng và đào tạo CBCNV trong công ty - Nghiên cứu xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, duy trì và phát triển nguồn nhân lực của công ty - Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong Công ty - Đánh giá hiệu quả công việc tuyển dụng và đào tạo cho công ty - Tổ chức soạn thảo các nội quy, chế độ... QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG HỆ THEO ISO 9001: 2000 QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG Ký hiệu TL: QTTD Trang : 21/27 Soát xét/Ban hành : 00/00 Ngày hiệu lực : 25/03/2002 PHIẾU YÊU CẦU ĐỀ NGHỊ TUYỂN DỤNG Phòng ………… Ngày …… tháng …… năm … Kính gửi: - Ban Tổng Giám đốc - Trưởng phòng TC-TH V/v đề nghò tuyển dụng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Chức danh Số lượng Công việc phải làm Thời... HOẠCH TUYỂN DỤNG Chức danh cần tuyển Bộ phận làm việc Số lượng tuyển Nguồn cung cấp hồ sơ Thời gian lựa chọn và PV ứng viên Người tham dự PV dự kiến Người lập Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh Thời gian dự kiến tiếp nhận THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG HỆ THEO ISO 9001: 2000 QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG... tổ chức, nhân sự để Trưởng phòng trình Tổng Giám Đốc Công ty Thường xuyên báo cáo kết quả công việc với Trưởng phòng HC-NS Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG HỆ THEO ISO 9001: 2000 QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TUYỂN DỤNG Ký hiệu TL: QTTD Trang : 17/27... LÝ CHẤT LƯNG HỆ THEO ISO 9001: 2000 QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG Ký hiệu TL: QTTD Trang : 16/27 Soát xét/Ban hành : 00/00 Ngày hiệu lực : 25/03/2002 1 Được quyền đề nghò Trưởng phòng trình Tổng Giám đốc quyết đònh các vấn đề tổ chức như: Sắp xếp bộ máy tổ chức, nhân sự, bổ sung, sửa đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các đơn vò trực thuộc, đề nghò tuyển dụng nhân viên, lọai hợp đồng, khen... QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG Ký hiệu TL: QTTD Trang : 19/27 Soát xét/Ban hành : 00/00 Ngày hiệu lực : 25/03/2002 Nêu rõ mục đích của buổi thảo luận ngay từ đầu để ứng viên có đònh hướng rõ ràng Không can thiệp vào buổi thảo luận, chỉ trả lời khi được hỏi Thu lại đề tài thảo luận sau khi phỏng vấn Sử dụng biểu mẫu số BM-TD-04 để đánh giá ứng viên HƯỚNG DẪN PHỎNG VẤN TRỰC DIỆN Người phụ trách tuyển dụng. .. hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG HỆ THEO ISO 9001: 2000 QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG Ký hiệu TL: QTTD Trang : 18/27 Soát xét/Ban hành : 00/00 Ngày hiệu lực : 25/03/2002 - QUY TRÌNH 3: p dụng cho công nhân sản xuất, lái xe và những nhân viên cho những vò trí công việc có yêu cầu thấp hơn Vòng 1: Phỏng vấn Vòng 2: Thử tay nghề, . cầu tuyển dụngPhân tích, đánh giá nhu cầuLập kế hoạch tuyển dụngTriển khai kế hoạch tuyển dụngTổ chức tuyển dụngTuyển dụng, đề xuất đối tượng tuyển dụngDuyệt. cầu tuyển dụng và của công ty. Lập đề xuất tuyển dụng. BM-TD-04BM-TD-09BM-TD-056.7Duyêt đề xuất tuyển dụng: - Khi kết thúc quá trình tuyển dụng, lập hồ sơ trình