DỰ ÁN SỐ HÓA LUẬN VĂN LUẬN ÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

Danh sách Nhóm Nguyễn Văn Đạo Nguyễn Thị Hà Nguyễn Văn Điệp Hoàng Văn Hai Nguyễn Việt Tú Nguyễn Ngọc Nam DỰ ÁN SỐ HÓA LUẬN VĂN LUẬN ÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HĨA HÀ NỘI Tóm tắt tổng quan Cơ quan thực dự án: Thông tin Chức Thực việc cơng việc số hóa,thay đổi phương thức tiệp cận thông tin người dùng tin Nhiệm vụ Số hóa luận văn luận án khóa luận trường ĐHVHHN từ 2008-nay Vấn đề cần giải (vì phải số hóa?) Qua q trình khảo sát thực tế cho thấy phần lớn LV LA KHTN trường ĐHVHHN dạng TL truyền thống, gây khó khăn cho GVSV q trình tiếp cận Vì cần phải số hóa chúng Mục đích Xây dựng CSDL dạng số nhằm phục vụ cho TVS trường ĐHVHHN Mục tiêu - Xây dựng sưu tập Luận văn luận án khóa luận tốt nghiệp trường ĐHVHHN từ 2008-nay ( khoảng 4000 tài liệu ) - Số hóa Bộ sư tập Kết - Đưa LV LA KLTN dạng chuẩn TVS Hoạt động -Thu thập luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp - Xây dựng sở vật chất, nguồn nhân lực - Thực số hóa tài liệu( khoảng 4000 tài liệu) Địa điểm - Trường Đại học Văn Hóa Hà Nội 10 Khó khăn thách thức - Thiếu Tài liệu gặp khó khăn thu thập tài liệu - Hệ thống máy tính lỗi thời chưa đáp ứng công việc 11 Yêu cầu tài trợ - Kinh phí xây dựng trì sở vật chất, nguồn nhân lực Bối cảnh: Thế giới: Khi mà tượng bùng nổ thông tin diễn mạnh mẽ, giới bước vào kinh tế tri thức đòi hỏi ngành nghề phải ứng dụng cơng nghệ thơng tin, tự động hóa Khơng nằm ngồi xu hướng ngành thư viện thơng tin có bước chuyển biến tự động hóa hoạt động thư viện, thư viện số trở thành xu hướng chung ngành thư viện Trong nước: Trong năm gần đây, cách tìm kiếm thu thập thơng tin thay đổi Người dùng tin không cần phải khỏi nhà mà tiếp cận thơng tin có sẵn trực tuyến thơng qua cổng số, CSDL Theo xu hướng chung giới thư viện điện tử ngày phổ biến khơng nằm ngồi xu hướng Trường Đại học Văn hóa Hà Nội cần có số thư viện số để đáp ứng nhu cầu cán giảng viên sinh viên Mô tả dự án Mục đích dự án: Xây dựng CSDL dạng số nhằm phục vụ cho TVS trường ĐHVHHN Mục tiêu dự án : - Xây dựng sưu tập Luận văn luận án khóa luận tốt nghiệp trường ĐHVHHN từ 2008-nay ( khoảng 4000 tài liệu ): Tiến hành thu thập tài liệu theo tiêu chí định Sau phân loại xếp chúng - Số hóa Bộ sưu tập : Áp dụng cơng nghệ để số hóa tài liệu dạng phù hợp phục vụ công tác xây dựng Thư viện Số Kết đạt : Chuyển đổi thành công khoảng 4000 tài liệu ( Luận văn Luận án Khóa luận tốt nghiệp ) dạng số nhằm phục vụ công tác xây dựng Thư viện số Những hoạt động dự án : - Thu thập nguồn tài liệu để xây dựng sưu tập Luận Văn - Luận Án Khóa luận tốt nghiệp - Phân loại xếp - Tiến hành số hóa Tính sáng tạo dự án : - Phục vụ trực tiếp cho nhu cầu Giảng viên - cán nghiên cứu - Sinh viên trường Đại học Văn hóa Hà Nội - Giúp Giảng viên - Cán nghiên cứu - Sinh viên dễ dàng tiếp cận nguồn tài liệu - Huy động tối đa nguồn lực trường, đặc biệt sinh viên năm Khoa TV_TT đào tạo cách bản, chuyên nghiệp - Phương thức thực : ứng dụng nhiều công nghệ tiên tiến Kết mong đợi tác động dự án: - Khoảng 300 Giảng viên gần 8000 sinh viên ( hệ quy hệ vừa học vừa làm ) hưởng lợi trực tiếp từ dự án : Tiếp cận dễ dàng tới nguồn tài liệu số hóa - Thay đổi nhận thức cách tìm sử dụng thơng tin - Phục vụ hiệu cho phương thức đào tạo tín trường Đại Học Văn hóa Hà Nội Khả tài : Nguồn tài ổn định để xây dựng phát triển thư viện số, cung cấp Trường Đại học Văn hóa Hà Nội Khó khăn thách thức : - Tài liệu thiếu chưa đồng - Hệ thống máy tính lỗi thời chưa đáp ứng nhu cầu Kế hoạch thực dự án Để thực dự án cần trải qua hai bước : Bước : Xây dựng Cơ sở vật chất, nguồn nhân lực Bước : Thực công việc thu thập xử lý Luận Văn - Luận Án Khóa luận tốt nghiệp Bước : Xây dựng Cơ sở vật chất, nguồn nhân lực Để phục vụ cho cơng tác số hóa tài liệu phục vụ xây dựng Thư Viện Số : Về Cơ sở vật chất : - Hệ thống máy chủ lớn thực việc quản trị dịch vụ khác nhau: Máy chủ Web, Máy chủ FPT, Mail, Máy chủ lưu, bảo trì liệu; Máy chủ Firewall, Máy chủ cho ứng dụng khác : Số lượng : máy - Hệ thống máy trạm : Phục vụ cho công tác xử lý, cập nhật khai thác thông tin Số lượng : máy - Hệ thống Sao chụp : thiết bị BookScan APT 1200 phần mềm BookScanEditor Số lượng : máy - Máy in : In ấn báo cáo văn bản, có khả in màu Số lượng : máy - Hệ thống mạng Internet tốc độ cao phục vụ cho việc cập nhật quản trị Cơ sở Dữ liệu - Phần mềm : Gồm Hệ điều hành cho máy chủ máy trạm Hệ thống phần mềm để phục vụ cơng tác số hóa lưu trữ tài liệu - Khu vực xử lý Tài liệu : Sử dụng phịng Tầng Trung tâm Thơng tin Thư viện trường Đại học Văn hóa Hà Nội, với diện tích 50m2 Phịng trang bị đầy đủ hệ thống bao gồm : + Hệ thống chiếu sáng ( bóng đèn huỳnh quang ) + Hệ thống làm mát ( gồm điều hòa quạt trần ) + Hệ thống bàn ghế ( gồm bàn ghế ) + Hệ thống giá xếp đĩa CD-ROM (2 giá) tủ đựng tài liệu ( tủ ) Nguồn nhân lực - quản trị viên - cán thư viện sinh viên chuyên ngành thư viện ( năm thứ ) Bước 2: 2.1 Thu thập Luận Văn - Luận Án - Khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Văn Hóa Hà Nội từ 2008 đến 2.1.1 Chúng ta khơng thể số hố tất hệ thống Luận văn - Luận Án - Khóa luận Tốt nghiệp, trước thực số hóa nguồn tài liệu, phải đưa tiêu chí để làm lựa chọn tài liệu cần thiết đưa vào sưu tập Có tiêu chí mà phải quan tâm sau: - Tiêu chí tình trạng quyền tài liệu: Vấn đề quyền thực rào cản làm nhụt chí người có tâm huyết với cơng việc số hố tài liệu thư viện Sở dĩ chưa thực nắm vững quy định cụ thể Luật quyền (Luật sở hữu trí tuệ) Các quan chức nhà nước chưa có văn luật để hướng dẫn thi hành Theo Luật sở hữu trí tuệ Việt nam ban hành năm 2005 điều 25 khoản (a) (đ) có quy định: Những trường hợp sử dụng tác phẩm công bố xin phép, trả tiền nhuận bút, thù lao:cụ thể sau: a) Tự chép nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân; đ) Sao chép tác phẩm để lưu trữ thư viện với mục đích nghiên cứu; - Theo tiêu chí nhóm người dùng mà thư viện xác định mức độ ưu tiên phục vụ: + Cán lãnh đạo trường Đại học Văn hóa Hà Nội + Giảng viên, cán nghiên cứu trường Đại học Văn hóa Hà Nội + Cán kỹ thuật + Sinh viên trường Đại học Văn hóa Hà Nội + Các đối tượng khác - Theo tiêu chí nội dung tài liệu: Trên sở xác định nhóm người dùng mục tiêu mà thư viện lựa chọn chủ đề tài liệu theo nội dung tài liệu phục vụ; tài liệu phục vụ phát triển giáo trình, giảng; tài liệu có tần suất sử dụng cao - Theo tiêu chí điều kiện bảo quản tại: Tùy tình hình cụ thể thư viện tình trạng điều kiện bảo quản kêt hợp với nội dung tài liệu mà định lựa chọn tài liệu đưa vào Ví dụ: ưu tiên cho tài liệu in giấy rịn, dễ rách, có hóa chất bảo quản - Theo tiêu chí loại tài liệu đặc biệt: Tài liệu độc bản, tài liệu quý hiếm, thời gian xuất (Luận án tiến sỹ, tài liệu cổ, tài liệu cẩm nang chuyên ngành) … 2.2.2 Phương thức thu thập tài liệu Luận văn - Luận Án - Khóa luận Tốt nghiệp trường Đại học Văn hóa Hà Nội chủ yếu lưu trữ bảo quản hai hình thức chính, : - Dưới dạng in : Với dạng tài liệu cần đến trực tiếp Trung tâm Thông tin Thư viện trường để nhận Việc tiếp nhận tài liệu có cho phép Trường Đại Học Văn hóa Hà Nội - Dưới dạng CD-ROM : Các Luận văn - Luận án - Khóa luận Tốt nghiệp lưu trữ đĩa CD-ROM Với dạng tài liệu cần đến trực tiếp “Trung tâm Thơng tin Thư viện trường Đại học Văn hóa Hà Nội” Khoa chủ quản 2.2.3 Phân loại Sắp xếp Tài liệu Sau tiếp nhận hệ thống Tài liệu từ Trường Đại học Văn hóa Hà Nội tiến hành phân loại xếp Các bước tiến hành phân loại : Phân loại loại hình tài liệu : Phân loại thành hai dạng : Dạng in Dạng CD-ROM Việc phân loại nhằm phục vụ cho việc xử lý sau Phân loại hệ thống tài liệu thành chủ đề : Luận văn - Luận Án - Khóa luận Tốt nghiệp Tại chủ đề, phân loại hệ thống tài liệu theo Khoa Trong hệ thống tài liệu Khoa, phân loại theo Năm 2.2.4 Tiến hành Số hóa Tài liệu Vì nguồn tài liệu đầu vào chia làm dạng nên có phương thức số hóa tương ứng với dạng Tiến hành số hóa với dạng tài liệu in : Đây tài liệu khơng có mềm mà in đóng thành Do ta sử dụng hệ thống chụp để chuyển tài liệu dạng số Với công nghệ vài đồng hồ cho sản phẩm tài liệu số đảm bảo chất lượng tốt, sắc nét, hình ảnh đẹp, giống 100% gốc đặc biệt cho phép tự động tạo siêu liệu mô tả siêu liệu cấu trúc tài liệu định dạng XML Hiện Việt nam có thiết bị số hóa tài liệu cơng nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ với thiết bị BookScan APT 1200 giúp thư viện số hóa nguồn tài liệu với số lượng lớn, giá hợp lý đảm bảo chất lượng, thiết bị nhận dạng quang học OCR Đặc biệt công nghệ KIRTAS APT 1200 có phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu liệu theo yêu cầu; BookScan APT 1200 không làm hư hỏng tài liệu gốc tháo gáy tài liệu tài liệu có độ dày trang thực Scan Tiến hành số hóa với tài liệu dạng CD-ROM Luận văn - Luận án - Khóa luận Tốt nghiệp lưu lại dạng mềm, với định dạng “.doc” “.docx” “.pdf” Sau quan chủ quản tiến hành lưu trữ CD-ROM Bước Định dạng liệu fulltext 1.1 Copy kiểm tra file DL gốc a) Kiểm tra file liệu gốc: b1- Yêu cầu file gốc: đầy đủ, khơng lỗi - Đầy đủ: Trang bìa; Mục lục; Các chương, phần nối tiếp liền mạch; Phụ lục (nếu có); Tóm tắt (nếu có) - Khơng lỗi: Chữ nghĩa hình ảnh rõ ràng b2- Nếu file gốc thiếu lỗi (không sửa được) => loại b3- Chú ý: Ghi lại danh mục ký hiệu tất đĩa lỗi + kiểu lỗi (để theo dõi thống kê) b) Copy liệu từ đĩa CD đĩa mềm vào ổ cứng phục vụ cho trình convert c) Scan virus liệu copy d) Dữ liệu đĩa lưu vào thư mục với tên thư mục = BarcodeID LV (BarcodeID số barcode dán đĩa ≡ số barcode in = 12 ký tự, đĩa chưa có barcode � phải tra cứu OPAC để lấy barcodeID in LV đó) e) Chuẩn Font sử dụng: giữ nguyên font gốc Bước 1.2 Convert định dạng PDF (với Adobe Acrobat Professional 6.0) a) Yêu cầu chất lượng file fulltext Luận văn cho biên mục Dspace TV TQB: - Chuẩn file: file.PDF - Số lượng file: Một LV gồm file: file văn + tóm tắt (nếu có) o File văn: � File văn hồn chỉnh gồm có: Trang bìa; Mục lục; Các chương, phần nối tiếp liền mạch; Phụ lục (nếu có); � Tên file: BarcodeID.PDF o File Tóm tắt (nếu có): Tên file BarcodeID-TT.PDF - File văn có đánh bookmark theo chương – phần lớn - Nội dung file phải liền mạch không bị lỗi font chữ - Không thiếu không thừa trang (kể trang trắng) b) Quy trình convert: b1- Mở file DL gốc (thông thường Word, Excel) trình duyệt tương thích (Word, Excel) b2- Kiểm tra file DL gốc theo yêu cầu mục 1.1.c b3- Chọn in file (File\Print Ctrl + P) với máy in Adobe PDF b4- Chọn thư mục tên file lưu: - Chọn Thư mục thư mục chứa file DL gốc (= tên barcode ID in); - Tên file: mặc định tên file DL gốc (khác phần mở rộng = PDF) Máy tự động chuyển file.doc (file.xls,…) sang file.PDF Kết thúc trình convert tự động file, file tự động open trình duyệt Adobe Acrobat Professional b5- Nếu LV có nhiều file riêng lẻ: Lặp lại bước từ b1÷b4 để convert file thành phần b6- Nối file PDF (nếu cần): Trong trường hợp nội dung văn chia thành nhiều file riêng lẻ � cần nối file lại (theo thứ tự) để tạo thành file văn hồn chỉnh: Vd: Luận văn có chương, trang bìa phụ lục lưu thành file Sau convert tồn sang PDF, ta có file tương ứng � Nối file thành file văn đầy đủ - Mở file PDF định dùng làm file văn đầy đủ (nên chọn file file lớn nhất) - Hiển thị dạng Page view cách chọn tab Pages menu bên trái - Sử dụng tính Insert Adobe Acrobat để nối file lại với nhau: Options\Insert Pages… - Chọn file cần Insert - Chọn vị trí cần Insert Stt Vị trí muốn chèn Location Page 10 Chèn vào vị trí file (chèn vào trước trang thứ thời) Before First Chèn vào vị trí cuối file (chèn vào sau trang cuối thời) After Last Chèn vào vị trí file Vd: chèn vào vị trí trang số 11/40 trang => cách:a - Chèn vào sau trang số 10: After Page = 10 - Chèn vào trước trang số 11: Before Page = 11 b7- Xóa bỏ trang thừa: - Lựa chọn trang (pages) cần xóa - Sử dụng tính Delete Adobe Acrobat để xóa bỏ trang thừa: Options\Dalete Pages… b8- Một số thao tác khác (trong Option) - Options\Extract Pages… � trích xuất (một số) trang PDF - Options\Replace Pages… � thay (một số) trang PDF - Options\Crop Pages… � cắt xén (một số) trang PDF - Options\Rotate Pages… � quay/ đổi hướng (một số) trang PDF b9- Đổi tên file (nếu cần): Đổi tên file văn dạng BarcodeID.PDF (vd: 000000123456.PDF) file phụ lục BarcodeID-TT.PDF cách: - Nếu file cần đổi tên mở: Sử dụng tính Save as (File\Save as) � tên file mới.PDF - Nếu file cần đổi tên đóng: Sử dụng tính Rename (Chọn 11 file cần đổi tên, kích chuột phải vào tên file đó, chọn Rename) � tên file mới.PDF b10- Kiểm tra file.PDF theo yêu cầu mục 1.2.a Bước Tạo Bookmark file PDF c) Yêu cầu: tạo bookmark 1cấp (theo mục lớn: Chương – Phần) d) Thao tác: b1- Mở file PDF trình duyệt Adobe Acrobat Professional b2- Bật (sáng) tính Select Text cơng cụ b3- Bơi đen dịng text cần tạo bookmark b4- Click chuột phải (vào vùng bôi đen) chọn add bookmark Bookmark tạo thành nội dung dòng text lựa chọn: b5- Chỉnh sửa nội dung Bookmark (nếu cần) Enter � OK b6- Thao tác tương tự (từ b3÷b5) để tạo bookmark khác theo thứ tự văn b7- Khi cần chèn bookmark vào bookmark tạo sẵn: ta chọn bookmark đứng trước bookmark cần chèn (bookmark chọn có màu xanh), thao bước từ b3÷b5 để tạo bookmark cần chèn vd: cần chèn bookmark Chương vào Chương Chương 3: - Chọn bookmark Chương (đánh dấu – màu xanh) - Thao tác bước từ b3÷b5 để tạo bookmark Chương Hoạt động Kết dự kiến Thời gian(tháng) 12 Ghi Kết 10 11 12 Hồn thiện việc xây 1.Hồn thiện việc dựng bố trí phòng X xây dựng sở vật rộng 50m2 với hệ chất thống chiếu sáng, làm mát, bàn ghế hệ thống giá đĩa 2.Hoàn thiện việc Chỉ định quản trị xây dựng nguồn viên cán thư lực X viện sinh viên(năm 4) Kết Thu thập luận Thu thập tất X văn, luận án, khóa LV,LA,KLTN từ 2008 luận tốt nghiệp đến 2.Thực việc số Số hóa hồn thiện LV, hóa tài liệu LA, KLTN (4000 tài X liệu) Ngân sách: Cơ sở vật chất: - Sửa lại phịng tầng trung tâm thơng tin thư viện trường: 10 triệu - Hệ thống chiếu sáng bóng đèn huỳnh quang: 500 nghìn - Hệ thống làm mát: điều hòa 16 triệu, quạt trần 600 nghìn - Bàn ghế bộ: triệu - Giá xếp 2: 800 nghìn - Tủ đựng tài liệu 3: 2,5 triệu - Máy tính 5:40 triệu 13 - Máy BookScan APT 1200 cái: triệu - Máy in: triệu - Mạng tốc độ cao Internet: triệu - Phần mềm: 40 triệu Nguồn nhân lực: - Người quản trị: triệu/ tháng - cán bộ: triệu/ tháng - Ngồi cịn có hỗ trợ cho sinh viên thực tập 500 nghìn/ tháng Kết luận Số hóa luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Văn hóa Hà Nội dự án có ý nghĩa thiết thực mạng lại lợi ích to lớn trước hết cho giảng viên, sinh viên trường học công tác giảng dạy học tập ngồi cịn cung cấp thơng tin chất lượng cao tới người dùng tin có nhu cầu tham khảo LV, LA, KLTN phục vụ cho nghiên cứu khoa học…Số hóa giúp cho tài liệu thư viện số ngày phong phú đáp ứng nhu cầu người dùng tin thời đại công nghệ thơng tin, phổ biến thơng tin nhanh chóng rộng rãi Từ nâng cao chất lượng thư viện số trường, bắt kịp xu chung toàn ngành thư viện nước giới Những người thực hiện: 14 Nguyễn Ngọc Nam, Nguyễn Thị Hà: Phụ trách trình bày, nội dung Nguyễn Văn Đạo, Hồng Văn Hai: Phụ trách phần tóm tắt Nguyễn Văn Điệp, Nguyễn Việt Tú: Phụ trách quy trình số hóa 15 ... ưu tiên phục vụ: + Cán lãnh đạo trường Đại học Văn hóa Hà Nội + Giảng viên, cán nghiên cứu trường Đại học Văn hóa Hà Nội + Cán kỹ thuật + Sinh viên trường Đại học Văn hóa Hà Nội + Các đối tượng... triệu/ tháng - cán bộ: triệu/ tháng - Ngồi cịn có hỗ trợ cho sinh viên thực tập 500 nghìn/ tháng Kết luận Số hóa luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Văn hóa Hà Nội dự án có ý... số để đáp ứng nhu cầu cán giảng viên sinh viên Mơ tả dự án Mục đích dự án: Xây dựng CSDL dạng số nhằm phục vụ cho TVS trường ĐHVHHN Mục tiêu dự án : - Xây dựng sưu tập Luận văn luận án khóa luận