Hiệu quả bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm thông tin thư viện học viện ngân hàng

HIỆU QUẢ BƯỚC ĐẦU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN, HỌC VIỆN NGÂN HÀNG guyễn Hữu Mười28, guyễn Thị gọc 29 Sơ lược trình hình thành phát triển: Được thành lập từ ngày đầu thành lập Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng với quy mô ban đầu nhỏ bé Ngoài việc phục vụ báo tài liệu tham khảo, thời gian Thư viện kiêm việc quản lý kho giáo trình, tổ chức cho mượn giáo trình học viên khố đào tạo; biên chế có người, sinh hoạt phòng Giáo vụ Năm 1992, Ngân hàng Trung ương định sát nhập Viện Tiền tệ - Tín dụng với Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng để thành lập Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu khoa học Ngân hàng Viện Tiền tệ - Tín dụng Ngân hàng đổi tên thành Viện Khoa học Ngân hàng, phận Hội sở Trung tâm đào tạo Lúc phận thư viện Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng sát nhập với phịng Tư liệu Viện Tiền tệ - tín dụng Ngân hàng để hình thành nên Phịng Tư liệu - biên dịch (thuộc Viện Khoa học Ngân hàng) Từ tháng 2/1998, sau Học viện Ngân hàng thành lập, phòng Tư liệu - Biên dịch đổi tên Phòng Tư liệu - Thư viện Xuất - đơn vị trực thuộc Viện Nghiên cứu Khoa học Ngân hàng (trước Viện Khoa học Ngân hàng) Trên sở định hướng phát triển Học viện lâu dài, học tập kinh nghiệm trường đại học khác nước, với mục đích không ngừng đNy mạnh hoạt động thông tin - tư liệu - thư viện phục vụ công tác học tập, giảng dạy N CKH, từ tháng 3/2004 phòng Tư liệu - Thư viện Xuất thuộc Viện N ghiên cứu Khoa học N gân hàng Giám đốc Học viện chuyển thành Trung tâm Thông Tin - Thư Viện thuộc Học viện 28 29 Giám đốc Trung tâm Thông tin – Thư viện, Học viện N gân hàng Trung tâm Thông tin – Thư viện, Học viện N gân hàng Đến nay, hoạt động thông tin - tư liệu thư viện Trung tâm hoàn thành nhiệm vụ chủ yếu giao có đóng góp đáng kể vào thành tích đào tạo chung Học viện Trung tâm dần trở thành nơi cung cấp thông tin, kiến thức bổ sung cho cán giảng viên sinh viên, tạo nên tiền đề thiết thực cho việc dạy tốt, học tốt Từ năm học 2008, Học viện thực đào tạo theo hệ thống tín chỉ, Thư viện trở thành giảng đường thứ người học, nhu cầu mở rộng phịng đọc, tạo thêm hình thức phục vụ, sản phNm dịch vụ ngày cần thiết Hiện nay, Trung tâm TT - TV tổ chức thành phận: - Bộ phận Bổ sung xử lý tài liệu; - Bộ phận Thông tin - Tư liệu - Xuất bản; - Các phịng đọc tự chọn loại hình: sách tiếng Việt, sách ngoại văn, báo tạp chí, luận án, luận văn, đề tài N CKH (6 phịng) - Phịng máy tính phục vụ cán - giáo viên - Phòng truy cập Internet dành cho sinh viên; - Quầy sách ngân hàng 2.Cơ sở vật chất - kỹ thuật Kể từ tháng 9/2006, Trụ sở Trung tâm TT – TV Học viện N H khu riêng biệt với nhà tầng có tổng diện tích sử dụng 1600 m2, trang bị trang thiết bị đồng để phục vụ cho N DT hoạt động nghiệp vụ + Hệ thống máy tính mạng: - Hệ thống máy tính cho sinh viên truy cập internet: 37 máy - Phịng máy tính cho giáo viên truy cập internet: 12 máy - Hệ thống máy tính tra cứu: 06 máy - Hệ thống máy tính dùng cho phận nghiệp vụ: 08 máy Tất máy tính nối mạng với máy chủ Học viện Các phịng làm việc phịng máy tính trang bị đầu phát tín hiệu Wirless để phục vụ cho việc truy cập không dây vào mạng LAN Đồng thời, Trung tâm trang bị riêng đường ADSL để phục vụ cho việc kết nối hệ thống máy tính với mạng Internet Từ tháng năm 2010, Trung tâm sử dụng Phần mềm ILIB 4.0 Công ty TN HH giải pháp phần mềm CMC hoạt động chuyên môn thư viện + Các trang thiết bị thư viện chuyên dùng: - Các thiết bị hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ: máy in, máy scan, máy photocopy, đầu đọc mã vạch,… - Hệ thống giá sách, thang lấy sách, xe đNy sách mới, đại - Hệ thống bàn đọc, ghế ngồi dành cho bạn đọc trang bị phù hợp với tiêu chuNn thư viện đại Hiện phịng đọc lúc đáp ứng đủ chỗ ngồi cho gần 400 độc giả, với đầy đủ ánh sáng, hệ thống quạt mát, quạt thơng gió N gồi ra, Trung tâm cịn lắp đặt hệ thống thang máy, tủ gửi đồ phục vụ bạn đọc, hệ thống báo cháy tự động Trung tâm tiến hành dán từ vào tài liệu lắp đặt hệ thống cổng từ để hạn chế việc thất thoát vốn tài liệu guồn lực thông tin Kho tài liệu Trung tâm có 5.530 đầu sách với 32.650 tài liệu Cụ thể: + Kho Luận án, luận văn đề tài N CKH có: 179 luận án Tiến sĩ, 571 luận văn Thạc sĩ, 324 đề tài N CKH, 2.398 khoá luận tốt nghiệp 51 loại kỷ yếu khoa học + Phịng đọc báo tạp chí có: 55 loại báo 42 loại tạp chí + Kho sách ngoại văn có: 286 đầu sách N gồi ra, Trung tâm ý đến nguồn thông tin điện tử, CSDL on-line Trung tâm chủ động liên hệ với N hà xuất ngồi nước để xin cung cấp miễn phí số tài liệu Đặc biệt năm 2007, 2008 2010, Trung tâm liên hệ N hà xuất Emeral (Anh) cho phép cán bộ, giáo viên sinh viên Học viện truy cập miễn phí để khai thác CSDL điện tử online lĩnh vực kinh tế, tài - ngân hàng, giúp tiết kiệm khoản kinh phí khơng nhỏ (khoảng 1400 USD/tháng) cho Học viện Từ đầu tháng /2008, Trung tâm tiếp nhận đưa vào khai thác CSDL sách điện tử E-Brary với thời hạn truy cập năm (4/2008 – 4/2011) Đây CSDL sách điện tử toàn văn với 40.000 đầu sách thuộc lĩnh vực tài - ngân hàng quản trị - kinh doanh tập hợp từ 170 N hà xuất danh tiếng trường đại học lớn giới Tổng kinh phí để mua quyền truy cập sử dụng CSDL khoảng 13.000 USD/năm Tồn số tài liệu có Thư viện biên mục chuNn nghiệp vụ đại (Khung phân loại DDC, khổ mẫu MARC 21, qui tắc biên mục Anh - Mỹ), giúp hình thành phịng đọc tự chọn để tạo tối đa khả tiếp cận nguồn thông tin tư liệu cho bạn đọc, tạo khả trao đổi liên thông liệu thư viện trường đại học thư viện khác toàn quốc Trung tâm xây dựng CSDL để hình thành nguồn liệu điện tử, giúp người dùng tin (N DT) truy cập tìm kiếm thơng tin từ xa Đánh giá hiệu bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Trung tâm Cho đến trước năm 2008, việc áp dụng tin học dừng khâu quản lí bổ sung, xử lí tài liệu mức đơn giản dựa Chương trình Micrrosoft Excel Hầu hết công việc thực cách thủ công, đơn giản, nên hiệu công việc cịn thấp Các cơng cụ sản phNm cho N DT chưa có, tác dụng hệ thống máy tính trang bị dừng mức cho phép N DT truy cập Internet miễn phí Có thể nói điểm yếu Trung tâm, đặc biệt điều kiện công nghệ thông tin ứng dụng hiệu Trung tâm TT-TV khác hệ thống thư viện đại học nói riêng hệ thống thư viện nước nói chung Trăn trở trước tình hình này, cán phụ trách mảng tin học Trung tâm tạo lập chương trình quản lí sở liệu dựa Chương trình Micrrosoft Access Các khâu cơng tác dần cải tiến, đặc biệt công tác biên mục tài liệu Các CSDL tạo lập theo theo hướng tuân thủ khổ mẫu MARC 21 Một số sản phNm thư viện tạo lập cách nhanh chóng mang tính tự động hóa cao như: thư mục, nhãn tài liệu, loại bảng biểu báo cáo,… Trung tâm tạo công cụ tra cứu tài liệu máy tính để phục vụ nhu cầu tài liệu cho sinh viên Việc quản lí tài sản - tài liệu thư viện thực cách nhanh chóng xác N hằm đNy mạnh cơng tác tin học hóa, tạo bước phát triển nhanh, sâu, toàn diện cho tất khâu công tác; tăng cường khả đáp ứng nhu cầu thông tin người dạy người học Học viện, đồng thời bắt kịp tốc độ phát triển thư viện trường đại học, Trung tâm lựa chọn đưa vào sử dụng Phần mềm thư viện điện tử ILIB 4.0 Công ty TN HH giải pháp phần mềm CMC Thời gian sử dụng Phần mềm Ilib ngắn cho thấy hiệu bước đầu tích cực, thể trước hết công tác bổ sung, biên mục tài liệu Các thao tác tiến hành theo hướng chuyên nghiệp hóa, tiết kiệm thời gian nhân lực Bộ phận bổ sung kiểm soát tốt việc mua trùng tài liệu mới, phân bổ tài liệu kho phục vụ Đối với phận biên mục, chuNn nghiệp vụ thực chặt chẽ hơn, đặc biệt kiểm sốt tính qn phân loại, định từ khóa cho tài liệu Các sản phNm đầu thư mục chuyên đề, thư mục tài liệu mới, nhãn,… thực cách dễ dàng, nhanh chóng Đối với Module OPAC, việc tra tìm tài liệu N DT thực mức độ đáp ứng chưa cao, xảy tình trạng N DT không mở trang OPAC Hiện Công ty CMC Trung tâm mạng Học viện nghiên cứu tìm hiểu nguyên nhân để khắc phục tình trạng Mặt khác, chưa đưa trang OPAC lên trang chủ Học viện nên N DT chưa thể truy cập từ xa vào CSDL Đồng thời chưa tạo kênh thông tin hai chiều trực tuyến thư viện với người dùng tin để kịp thời nắm bắt nhu cầu, điều chỉnh phương thức làm việc đáp ứng nhu cầu người dùng tin Đối với việc quản lí lưu thơng, Trung tâm tiến hành chuNn bị điều kiện để tiến hành lưu thông phần mềm như: dán mã vạch cho tài liệu hồi cố, cập nhật liệu người dùng tin vào module Lưu thơng phần mềm, xây dựng sách quản lí lưu thơng, Song song với việc áp dụng phần mềm thư viện đại tất công tác nghiệp vụ, Trung tâm bắt đầu hướng đến việc chuNn bị điều kiện để xây dựng thư viện số Các tài liệu quý như: luận án tiến sĩ, cơng trình N CKH cấp ngành, cấp nhà nước scan toàn văn tài liệu cũ, lưu chiểu file điện tử tài liệu Trung tâm tiến hành mua tài liệu điện tử Việc xây dựng sở liệu số hoá nghiên cứu sở tìm hiểu kinh nghiệm Thư viện làm tốt công tác như: Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học N goại thương, Đại học Hà N ội, Đại học Sư phạm, Đại học Bách khoa, Đại học Quốc gia Hà N ội, … Các định hướng phát triển: - Đề nghị nâng cấp hệ thống mạng máy tính: q trình cài đặt chạy thử nghiệm phần mềm cho thấy hệ thống máy tính mạng Trung tâm Học viện cần phải sửa chữa, nâng cấp: máy tính gồm nhiều chủng loại, có số máy dự án trước để lại, số máy N H tặng có cấu hình đơn giản, sửa chữa nâng cấp, chạy phần mềm ILIB 4.0 CMC, thiết bị hệ thống mạng LAN bộc lộ nhược điểm cần khắc phục Đồng thời cần phải có đội ngũ cán tin học chuyên trách để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định - Trước mắt đưa trang tra cứu OPAC lên Website Học viện để hỗ trợ truy cập từ xa vào sở liệu Trung tâm, tiến tới xây dựng cổng thông tin cho Trung tâm nhằm đáp ứng tốt nhu cầu N DT, tạo kênh thông tin hai chiều, thuận lợi nhanh chóng Trung tâm Thơng tin – Thư viện N DT - Đề nghị trang cấp thiết bị cần thiết để xây dựng phòng đa phương tiện, giúp N DT khai thác tài liệu dạng âm thanh, hình ảnh - Xây dựng thư viện số: hạn hẹp mặt diện tích phục vụ, số lượng tài liệu Trung tâm cịn q ít, đặc biệt điều kiện Học viện N gân hàng bắt đầu đào tạo theo hình thức tín chỉ, Trung tâm hướng đến kế hoạch xây dựng thư viện số để tăng cường đáp ứng nhu cầu thông tin người dạy người học Trung tâm đăng kí thực Đề tài N CKH cấp Học viện xây dựng thư viện số, theo dự tốn kinh phí bước đầu khoảng 000.000.000 (N ăm tỷ đồng) hững kiến nghị : - Đối với Học viện N gân hàng : Trung tâm mong muốn nhận đầu tư việc nâng cấp hạ tầng thông tin, tăng cường kinh phí cho bổ sung tài liệu, cử cán đến tham quan học tập kinh nghiệm quan thơng tin ngồi nước - Đối với Liên hiệp Thư viện trường Đại học khu vực phía Bắc, Trung tâm Thơng tin – Thư viện trường đại học địa bàn Hà N ội, đặc biệt trường có đào tạo ngành kinh tế - ngân hàng: tư vấn xây dựng thư viện điện tử, chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn, chia sẻ nguồn tài nguyên, tiến tới thực cho phép người dùng tin liên thông sử dụng tài liệu Tham dự Hội thảo cơng tác tin học hố, đại hố thư viện, Trung tâm Thơng tin – Thư viện mong muốn học hỏi, tiếp thu kinh nghiệm quí báu để bổ sung vào kế hoạch phát triển giai đoạn 2010-2015  ... (N DT) truy cập tìm kiếm thông tin từ xa Đánh giá hiệu bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Trung tâm Cho đến trước năm 2008, việc áp dụng tin học dừng khâu quản lí bổ sung, xử lí tài... miễn phí Có thể nói điểm yếu Trung tâm, đặc biệt điều kiện công nghệ thông tin ứng dụng hiệu Trung tâm TT-TV khác hệ thống thư viện đại học nói riêng hệ thống thư viện nước nói chung Trăn trở... ứng nhu cầu thông tin người dạy người học Học viện, đồng thời bắt kịp tốc độ phát triển thư viện trường đại học, Trung tâm lựa chọn đưa vào sử dụng Phần mềm thư viện điện tử ILIB 4.0 Công ty TN