TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH OMS

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH ĐẮKLẮK TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH OMS (Tài liệu dành cho Lãnh đạo Cơ quan) ĐẮKLẮK, 2014 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk MỤC LỤC I ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG OMS: - Mở trình duyệt web (Internet Explorer, Google Chrome, Safari, FireFox, …) Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk - Nhập vào địa (Address) địa trang web: oms.tnmt.daklak.gov.vn sotnmt.vnptoms.vn - Giao diện đăng nhập hệ thống sau: - Nhập tên đăng nhập mật (do trung tâm CNTT cấp) → nhấn phím Enter nút “Login” - Nên thay đổi mật mặc định lần đăng nhập để đảm bảo an tồn thơng tin cho tài khoản II TRANG CHỦ: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk + Thanh nhắc việc: - Mục văn dự thảo cần phát hành - Mục văn cần xử lý - Mục công việc + Tin tức – Thông báo mới: bao gồm tin tức hoạt động triển khai + Công việc thực hiện: bao gồm vắn tắt công việc giao + Công việc giao cho nhân viên: bao gồm công việc giao cho nhân viên mà chưa hồn thành + Thơng tin mới: bao gồm mục - mục công việc - mục công việc: thực - mục lịch: lịch công tác, lich họp + Mục chúc mừng sinh nhật: hiển thị tên user, ngày sinh nhật * Để biết nội dung cụ thể mục: Click vào nội dung để xem chi tiết III XỬ LÝ VĂN BẢN: Chức menu “Văn bản/Văn đến - Lãnh đạo quan” giúp lãnh đạo quan làm công việc duyệt văn Người dùng chọn menu “Văn bản/Văn đến - Lãnh đạo quan” Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Chức Mô tả Chưa duyệt Mục chứa văn đến chánh văn phòng trình lên, lãnh đạo quan vơ để duyệt văn chuyển xuống đơn vị Đã duyệt Mục chứa văn đến chánh văn phòng trình lên duyệt Có báo cáo cần duyệt Lãnh đạo quan vào mục để duyệt dự thảo đơn vị/đơn vị gửi lên Đơn vị chưa xử lý Mục giúp lãnh đạo theo dõi văn chuyển tới đơn vị đơn vị chưa nhận xử lý Đơn vị xử lý Mục giúp lãnh đạo theo dõi văn chuyển tới đơn vị đơn vị xử lý, lãnh đạo vào để thêm nhắc nhở đạo xử lý (nếu có) Đơn vị xử lý Mục giúp lãnh đạo theo dõi văn chuyển tới đơn vị đơn vị xử lý Văn lưu/để biết Mục chứa văn đến lãnh đạo cần xem để biết III.1 Văn chưa duyệt: Để xem nội dung văn đến, người dùng bấm vào link cột “Ký hiệu” Để xem lịch sử xử lý văn đó, người dùng bấm vào nút “Lịch sử xử lý” Để duyệt văn đến, người dùng bấm nút “Duyệt” Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Người dùng thay đổi thơng tin form trước bấm nút “Duyệt văn bản” để phân phối tới đơn vị người đạo III.2 Văn duyệt: Để duyệt lại văn đến, người dùng bấm nút “Duyệt lại”, xuất giao diện tương tự mục III.1 Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk III.3 Báo cáo cần duyệt: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk III.4 Văn đơn vị chưa xử lý/đang xử lý/đã xử lý: Để theo dõi tình trạng xử lý văn đơn vị, người dùng vào mục Trong mục đơn vị chưa xử lý, người dùng nhắc nhở đạo xử lý thêm cho đơn vị Trong mục đơn vị chưa xử lý, người dùng … Trong mục đơn vị xử lý, người dùng xem lại chi tiết trình xử lý văn bạn duyệt III.5 Văn lưu/để biết: Mục chứa văn phân phối để người dùng xem, để biết Khi vào mục người dùng bấm chọn xem chi tiết văn bấm vào link cột ký hiệu để đọc nội dung văn Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk IV VĂN BẢN ĐI - DỰ THẢO VĂN BẢN: Để thực chức này, người dùng vào chức "Văn bản/Văn Lãnh đạo quan" Chức bao gồm dự thảo văn lãnh đạo đơn vị, phòng ban thực chuyển lên, chờ phê duyệt IV.1 Duyệt dự thảo ăn đi: Bao gồm dự thảo cần phê duyệt IV.2 Dự thảo văn duyệt: Bao gồm dự thảo văn duyệt Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang Sở Tài nguyên Mơi trường tỉnh ĐắkLắk V CƠNG VIỆC: V.1 Duyệt báo cáo công việc nhân viên thực hiện: V.2 Duyệt công việc nhân viên đăng ký mới: Sau bấm “Duyệt” phần mềm xuất giao diện thao tác sau: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 10 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk - : đồng ý duyệt công việc nhân viên đăng ký : khơng đồng ý : Thốt V.3 Duyệt cơng việc xin gia hạn: V.4 Đăng ký công việc: Giao diện thao tác chức đăng ký công việc sau: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 11 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Để đăng ký công việc, bấm chọn sau: Sau giao diện xử lý xuất V.5 Hồ sơ công việc: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 12 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Chức cho phép người dùng quản lý công việc thực Để sử dụng ta thực sau: Giao diện xử lý thao tác Sau bấm chọn xem chi tiết báo cáo tiến độ cơng việc xuất cửa sổ làm việc sau: ♦ Sau bấm chọn , hệ thống hiển thị thêm cửa sổ giao tiếp để thực báo cáo tiến độ công việc Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 13 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Để thêm mới, bấm chọn Khi hoàn tất nội dung bấm bấm chọn để hủy thao tác ♦ Hoặc bấm chọn dung công việc để lưu báo cáo tiến độ lại , hệ thống cho phép thực thêm báo cáo nội Để thêm mới, bấm chọn Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 14 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk V.6 Phân việc cho cấp dưới: Bấm chọn để giao việc cho cấp Giao diện thao tác xuất Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 15 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk VI TIN TỨC – THÔNG BÁO: VI.1 Xem tin tức – thông báo: VI.2 Quản trị tin tức – thông báo: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 16 Sở Tài nguyên Mơi trường tỉnh ĐắkLắk VII.TÌM KIẾM VĂN BẢN: Chức tìm kiếm văn nâng cao giúp người dùng đạt hiệu cao việc tìm kiếm VIII CÁC TIỆN ÍCH HỖ TRỢ NGƯỜI DÙNG: VIII.1 Tin nhắn: VIII.1.1 Thao tác nhắn tin theo danh bạ hệ thống: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 17 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Để soạn tin nhấn, bấm chọn bước sau: thực theo Sau bấm chọn danh sách người nhận, hệ thống xuất giao diện hình: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 18 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Khi chọn đủ danh sách người nhận bấm “x” thực hình dưới: VIII.1.2 Gửi tin nhắn theo nhóm (tạo nhóm): Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 19 Sở Tài nguyên Mơi trường tỉnh ĐắkLắk Thực việc thêm nhóm nhận tin nhắn thực bước sau: VIII.2 Tiện ích quản lý kiện theo lịch: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 20 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk VIII.3 Tra cứu thông tin cá nhân đơn vị: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 21 Sở Tài nguyên Mơi trường tỉnh ĐắkLắk IX THỐNG KÊ: Chương trình hỗ trợ thống kê: theo sổ văn đến, sổ văn đi, sổ văn nội bộ, theo tình trạng xử lý văn IX.1 Thống kê theo văn đến/ sổ văn đi/ sổ văn nội bộ: Chức giúp người dùng đóng/ mở sổ văn theo năm; xuất file thống kê dạng excel Muốn dùng chức này, người dùng chọn menu “Thống kê/Thống kê sổ văn đến/ đi/ nội bộ”,người dùng bấm vào nút cạnh Năm 2014… để mở sổ xuất giao diện sau: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 22 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk IX.2 Thống kê theo tình trạng xử lý văn bản: Chức giúp người dùng thống kê văn theo thời gian, tình trạng xử lý (đã/đang/chưa xử lý), theo hạn xử lý (quá hạn / hạn/ hạn) đơn vị, nhân viên; xuất file thống kê dạng excel Chứng giúp lãnh đạo theo dõi, đánh giá chất lượng đơn vị, nhân viên Muốn dùng chức này, người dùng chọn menu “Thống kê/Thống kê tình trạng xử lý”, xuất giao diện sau: X TRỢ GIÚP: Chức trợ giúp bao gồm download phần mềm, hướng dẫn xóa cache trình duyệt (click để download phần mềm xem chi tiết nội dung hướng dẫn) XI KẾT THÚC: Sau hồn thành cơng việc hệ thống bấm “Thốt” để đảm bảo an tồn thơng tin người dùng Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 23 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk * Ghi chú: Phần mềm chạy Internet, trình duyệt hỗ trợ tốt là: Firefox, Google Chrome Internet Explorer (IE) Phần mềm thời gian hoàn thiện nên Bảng hướng dẫn cịn nhiều thiếu sót Trong trình sử dụng phát sai sót nào, xin vui lịng liên hệ Trung tâm Công nghệ thông tin Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan Trang 24