ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ: c HỌI VÀ THÁCH THỨC CHO CÁC DOANH NGHIỆP LOGISTICS VIÊT NAM I GIỚI THIỆU Việc sử dựng CNTT hoạt động điều bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ doanh nghiệp logistics Việc ứng dụng CNTT logistics cách giảm thiểu rủi ro hoạt động doanh nghiệp, đồng thời yêu cầu từ đối tác họ Tuy nhiên Việt Nam, nhiều yếu tố khách quan chủ quan mà việc nghiên cứu, ứng dụng phát triến CNTT doanh nghiệp ỉogistics chưa thật họng đầu tư cách triệt để Vấn đề doanh nghiệp logistics phải nhận đâu điểm mạnh điểm yếu đê có sách phát triển CNTT cách phù họp Bài viết bao gồm nội dung sau: Đầu tiên, nhìn tổng quan CNTT logistics, từ lợi mà CNTT đưa lại cho hoạt động logistics Sau II ThS Đinh Thu Phương Trường Đại học Bà Rịa - Vũng Tàu Viện Kỹ thuật - Kinh tế biển Tóm tắt: Sự phát triển nhanh chóng cơng nghệ ảnh hưởng không đến sống người mà tác động đến kinh tế, xã hội tồn giới Ngày nay, nói việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) yếu tố làm tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp định đến sống doanh nghiệp Với đặc thù quốc tế mình, doanh nghiệp logisitcs phải trọng việc nghiên cứu, áp dụng phát triển CNTT hoạt động quản lý Phạm vi viết đề cập đến số xu hướng CNTT ứng dụng hoạt động logistics, thời để xuất số giải pháp để nâng cao hiệu sử dụng CNTT cho doanh nghiệp logistics tạl Việt Nam Từ khóa (Keywords): Cơng nghệ thơng tin Logistics, EDI , ĐÁC SAN THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ < 41 xu hướng sử dụng CNTT hoạt động logistics Cuối phần trình bày số giải pháp chiến lược phát triển CNTT cho doanh nghiệp logistics Việt Nam II TÁC ĐỘNG CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LOGISTICS 2.1 CNTT logistics Logistics trình tối ưu hóa vị trí, lưu trữ chu chuyển tài nguyên/yếu tố đầu vào tò điểm xuất phát ỉà nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buôn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt hoạt động kinh tế Hay nói cách khác, hệ thống logitics biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm có giá trị cho khách hàng Tưcmg tự thế, hệ thống thông tin biến đổi liệu thành thơng tin có ích cho người sử dụng (Lucas D Introna, 1999) Sự tích họp hệ thống logistics hệ thống thông tin tạo thành hệ thống thơng tin logistics Quy trình tích họp biểu Hình Hệ thống thông tin logistics hiều cấu trúc tương tác người, thiết bị, phương pháp quy trình nhằm cung cấp thơng tin thích họp cho nhà quản trị logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi kiểm soát logistics hiệu CNTT logistics biểu thị mặt công nghệ hệ thống thông till logistics, bao gồm phần cứng (máy tính, máy chủ, cơng nghệ Internet, thiết bị đầu vào đầu ra, kênh thông tin liên la c, ); sở liệu; hệ thống chương trình ứng dụng Khách hảng X c á-nh y é i cẩu vể giá trị Tàng gia trị ĩ X Đat đươc yêu tố ứtẩnh còng Triẻn khai quy tráứi nghiệp vụ Trìéĩi khai hệ thống thịng tín Trìén khai C N TT r V / v _ " Thiết ke ' thièt kế lại quv trinh nghiệp vụ XI, Thiẻt ké dùêt * ké lại hệ thong thcng túi * định veu TO thảnh còng X đC ^ Thiểt kế; ĩhiec k e lạ iC N T T X ác đpứi yèu caư v ề quy trinh nghiệp vụ „X X c đinh yéu cấu hệ thơng thịng tin < X ác ũứih yèu cầu vẽ CN TT Hình - Q trình tích hợp CNTT vào hoạt động logistics (Nguồn: Lucas D Introna, 999) 2.2 Tác động CNTT hoạt động lo gistics Trong số nghiên cứu CNTT trở thành sở hạ tầng thiết yếu nhằm cao khả cạnh tranh tăng cường hiệu họp tác doanh nghiệp logistics (Tatiana, 2016) Việc úng dụng CNTT ứong hoạt động logistics mang lại lợi ích như: giảm chi phí; nâng cao hiệu hoạt động cải tiến quy ừình; đảm bảo chất lượng, độ tin cậy độ xác thông tin; tăng cường họp tác; tạo khác biệt cho sản phẩm hay dịch vụ (Alexandre Pinheiro de Barros and partners, 2015) Ngoài ra, CNTT giúp doanh nghiệp lo gistics cải thiện hoạt động như: - Hỗ trợ trình quản lý đơn hàng: CNTT giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, tạo thuận lợi thoải mái cho khách hàng Hãy hình dung thời gian soạn thảo vận đơn đường biển (BL) BL chứng từ liên quan đến nhiều vấn đề nghiệp vụ xuất nhập khấu thủ tục Hải quan, thủ tục to n , Do đó, khách hàng ln nơn nóng nhận BL để làm thủ tục Với việc đầu tư tốt vào hệ thống phần mềm mà hãng tàu Yang Ming đánh giá cao tốc độ soạn thảo BL (trung bình 1-2 phút/ vận đơn) - Hỗ trợ định tồn kho: kiểm tra tính sẵn có hàng tồn kho, - Nhanh chóng truyền đạt nhũng thông tin sản phẩm thông số kỹ thuật, tỉ lệ lỗi, hay thay đổi thiết kế; Hình ví dụ cho việc ứng dụng CNTT Long hoạt động logistics Fedex, nhà cung cấp cho Acer Bất khách hàng nhập đơn khiếu nại cho sản phẩm Acer, ghi lại Long sở liệu FedEx Điều giúp FedEx nhận lại gói hàng gửi đến trung tâm sửa chữa gần Acer Một mã vạch đặt bao bì giúp theo dõi trình trạng thực tế gỏi hàng Điều giúp Acer khách hàng theo dõi gói hàng thời điểm Một tác động khác CNTT hoạt động logistics làm xuất số mơ hình kinh doanh mới, dịch vụ điện tử hay liên minh Các hãng tàu lớn ừên giới dịch vụ theo dõi lịch tàu, tình ừạng lơ hàng cho « ( ' ! £ ƠSIÍSỊ -V« \tm x» Hình - Sử dụng CNTT hệ thống Logistics FedEx (Nguồn: http://cmuscm.blogspot.com/2014/10) khách hàng triển khai thêm dịch vụ đặt booking online hay phát hành vận đơn mạng III MỘT SỐ XU HƯỚNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS Có nhiều xu hướng thay đổi công nghệ làm ảnh hưởng đến việc sử dụng CNTT logistics, nhiên nhóm chúng lại thành xu hướng là: tích họp linh hoạt, EDI, phần cứng công nghệ truyền thông (Aleksandar Krstev cộng sự, 2011) Việc tích họp thành cơng thơng tin tổ chức giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng suất cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng Ngày doanh nghiệp logistics có xu hướng sử dụng phần mềm quản lý hoạt động tồn diện, theo hoạt động doanh nghiệp tích họp vói cách dễ dàng nhanh chóng Trở lại với ví dụ hoạt động vận tải biển, hãng tàu thường có phần mềm làm việc với đặc thù phận có quyền đăng nhập thao tác phận mình, đồng thời theo dõi thơng tin phận khác không chỉnh sửa, phận có tích hợp với Một cách dễ hiểu nhất, người phận chứng từ làm vận đơn, truy xuất tồn thơng tin booking từ phận khách hàng vào vận đơn mình, nhập số container, tích họp với phận quản lý container để cập nhật thông tin trạng thái container Nhờ q trình mà giảm thời gian soạn thảo vận đơn tránh sai sót khơng đáng có EDI (Electronic Data Interchange - Hệ thống trao đổi liệu điện tử): hệ thống trao đổi liệu từ máy tính qua máy tính phận với EDI cho phép việc truyền liệu cách nhanh xác Hệ thống EDI sử dụng nhiều doanh nghiệp logistics Giả sử công ty A làm dịch vụ lo gistics cho khách hàng G, bao gồm chia nhỏ hàng container phân phối đến kho CFS, cần nhiều BL ứng với kho cảng đích Nếu A gửi chi tiết làm BL (SI) cho hãng tàu Y theo lần riêng biệt nhiều thời gian soạn SI lại nhiều thời gian cho việc chờ đợi Y phát hành BL Thông qua EDI, A mã hóa tồn chứng từ gửi cho Y, Y Cần giải mã thơng tin từ A gửi đến cập nhật vào hệ thống Nhờ đó, thời gian soạn thảo BL giảm đáng kể EDI giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ tính xác giao dịch Tuy nhiên việc ứng dụng EDI cịn nhiều khó khăn chi phí đầu tư cao, khó có hệ thống EDI phù hơp với tất khách hàng hay đối tác Một số ứng dụng CNTT khác sử dụng phổ biến kể đến như: - Hệ thống hỗ trợ định (DSS); - Hệ thống mã vạch; - Nhận dạng tần số vô tuyến (RFID); - Theo dõi vệ tinh xe phương tiện khác IY ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI VIỆT NAM 4.1 Thực trạng tình hình ứng dụng CNTT hoạt động logistics Việt Nam CNTT đem lại nhiều hội cho doanh nghiệp logistics Việt Nam thông qua hệ thống CNTT, doanh nghiệp logsitics Việt Nam tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng nơi giới Đồng thời có nhiều giải pháp phần mềm hay ứng dụng quản lý đưa cho doanh nghiệp vừa nhỏ Tuy nhiên, theo khảo sát chuyên gia trường Đại học Giao thơng vận tải Tp Hồ Chí Minh công ty logistics Việt Nam - Trước tiên cần có tích hợp đồng tập trung vào sổ ứng dụng phổ biến ừên giói thưcmg mại điện tử/kinh doanh qua hoạt động doanh nghiệp logistics, ng internet (59,8%), hệ thống trao đồi liệu điện hĩa chuẩn hóa quy trình hoạt động doanh tử ( EDI) (59,8%), hệ thống quản lý giao nhận nghiệp Một số rủi ro doanh (49,5%), hệ thổng quản lý vận tải (45,4%), hệ nghiệp hoạt động lĩnh vực giao nhận thống định vị tồn cầu (45,4%), phần mềm quản chậm trễ việc cập nhật kiểm tra thông lý đặt hàng (43,3%) quản lý mối quan hệ khách tin từ phận liên quan, dẫn đến phát sinh chi hàng (42,3%) Trong đó, việc ứng dụng CNTT phí Nguồn nhân lực lĩnh vực CNTT Việt đại công ty hạn chế hạn Nam khơng số lượng khơng thấp phần mềm quản lý kho hàng (27,8%), công nghệ trình độ, điều doanh nghiệp cần làm đào tạo nhận dạng sóng vơ tuyến - RFID (14,4%) cho đội ngũ nhân viên CNTT công ty nắm rõ logistics đám mây (4,1%) Thực tể nguyên tắc quy trình hoạt động đơn vị xuất phát từ lý phần lớn công ty logistics để thiết kế hệ thống phần mềm quản Việt Nam chủ yếu cung cấp dịch vụ logistics lý hợp lý, nhờ giảm chi phí mua ngồi cấp độ đơn giản giao nhận vận tải (TS mà có giải pháp phù họp cho doanh Nguyễn Thúy Hồng Vân cộng sự, 2016) Bên nghiệp - Tiếp theo giải pháp tích họp vói khách hàng cạnh đó, đa số doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực cảng biến có hệ thống phần mềm tích Việc xây dựng hệ thống EDI gây tốn họp phận vói nhau, cịn lại đa phần chi phí thời gian cho doanh nghiệp, sử dụng phần mềm quản lý đon lẻ dùng riêng doanh nghiệp thiết kế ứng cho phận quan trọng Thậm chí, doanh dụng trực tuyến để khách hàng tự nhập liệu nghiệp vừa nhỏ dùng phần mềm thông tin, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tính tin học văn phòng quản lý giao dịch họp lệ thơng tin, nhờ giảm bót thời gian chờ đợi cho khách hàng thông qua ứng dụng email, skype, - Cuối cùng, hoạt động logistics hoạt động Sở dĩ có hạn chế việc ứng dụng CNTT doanh nghiệp logistics Việt Nam chủ yếu mang tính tồn cầu nên phải tuân thủ theo quy chi phí đầu tư vận hành vào công nghệ định quốc gia, doanh nghiệp cần ứng dụng cao ừong lợi ích thu chưa tìm hiếu luật pháp quốc gia thị trường khẳng định rõ ràng dẫn đến tâm lý e ngại mình, từ thiết kế phần mềm hoạt động cho doanh nghiệp Bên cạnh thiếu hụt cho đơn vị cho sản phẩm dịch vụ nguồn nhân lực CNTT có kỹ hoạt đáp ứng quy định động logistics Đồng thời, Việt Nam có nhiều doanh nghiệp cung cấp giải V KẾT LUẬN ứ n g dụng CNTT hoạt động logistics pháp phần mềm cho công ty logistics cơng ty có đặc điểm khác nên khó yêu cầu tất yếu doanh nghiệp locó thể tìm phần mềm hồn tồn phù hợp với gistics Việt Nam Tùy thuộc vào điều kiện vốn kỹ CNTT mà doanh nghiệp có tất doanh nghiệp logistics 4.2 Giải pháp cho việc ửng dụng CNTT cách ứng dụng CNTT riêng Tuy nhiên, dù ứng dụng CNTT mức tin hoạt động logistics Việt Nam Trong nghiên cứu nhiều tác giả trước học văn phòng email hay trình độ cơng nghệ đề xuất nhiều giải pháp cho việc nâng cao cao hệ thống quản lý tồn diện điều hiệu việc ứng dụng CNTT hoạt động doanh nghiệp cần lưu ý thời gian đáp ứng logistics Việt Nam, phía doanh nghiệp đơn hàng tính bảo mật thơng tin nội Nhà nước Tuy nhiên phạm vi viết này, khách hàng dựa vào kinh nghiệm mình, tác giả chi đề xuất Đ.T.P giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp sau: ... vệ tinh xe phương tiện khác IY ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI VIỆT NAM 4.1 Thực trạng tình hình ứng dụng CNTT hoạt động logistics Việt Nam CNTT đem lại nhiều hội cho doanh nghiệp logistics. .. sử dụng CNTT hoạt động logistics Cuối phần trình bày số giải pháp chiến lược phát triển CNTT cho doanh nghiệp logistics Việt Nam II TÁC ĐỘNG CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LOGISTICS 2.1 CNTT logistics. .. doanh nghiệp có tất doanh nghiệp logistics 4.2 Giải pháp cho việc ửng dụng CNTT cách ứng dụng CNTT riêng Tuy nhiên, dù ứng dụng CNTT mức tin hoạt động logistics Việt Nam Trong nghiên cứu nhiều