ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VÀ CẤP PHÁT LẠI VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

Trường CĐ KT – KT Kiên Giang TRƯỜNG CĐ KT – KT KIÊN GIANG PHÒNG SKKN năm 2015 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc THÔNG TIN TÁC GIẢ  Họ tên : HỨA THỊ NGỌC HÀ  Ngày, tháng, năm sinh : 13/02/1978  Chức vụ : Cán  Đơn vị công tác : Phòng Đào tạo, trường CĐ.KT – KT Kiên Giang  Tên đề tài : ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VÀ CẤP PHÁT LẠI VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ PHẦN THỨ NHẤT : BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG SÁNG KIẾN Tên kinh nghiệm: Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, cấp phát cấp phát lại văn bằng, chứng Sáng kiến, kinh nghiệm hoàn toàn mới, áp dụng lần Căn vào quy định khâu quản lý, cấp phát văn bằng, chứng tốt nghiệp người học Sáng kiến nêu khó khăn, thuận lợi giải pháp khắc phục khó khăn khâu cấp phát lại văn tốt nghiệp, khâu xác minh cấp Hiện nay, trường việc lưu trữ liệu người học sổ cấp phát văn bằng, chứng nhiều khóa học, số lượng tốt nghiệp hoàn thành khóa học không giống Có người học Khá, giỏi tốt nghiệp thời gian đào tạo có số trường hợp tốt nghiệp sau sau Vấn đề đặt cho người quản lý phải lưu trữ liệu cách khoa học, để sau Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 khoảng thời gian dài, cấp lại cho người học cách để dàng nhanh chóng Kết thực phạm vi áp dụng nhân rộng - Hiệu cao, áp dụng công tác cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ: khâu quản lý, tìm kiếm thông tin cấp phát lại văn tốt nghiệp cho người học nhanh đáp ứng yêu cầu người học quay trường xác nhận lại văn tốt nghiệp - Sáng kiến, kinh nghiệm áp dụng để quản lý, lưu trữ liệu cấp phát văn bằng, chứng trường Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật Kiên Giang sở giáo dục đào tạo đơn vị có cấp phát văn bằng, chứng Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 PHẦN THỨ HAI : NỘI DUNG Trong giải pháp kinh nghiệm gồm có phần sau: I DẪN NHẬP II NHỮNG KHÓ KHĂN III NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN IV KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐẠT ĐƯỢC V KẾT LUẬN Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 I DẪN NHẬP Trong thực tiễn, việc quản lý, cấp phát việc lưu trữ liệu văn chứng phục vụ cho việc cấp phát lại, xác minh văn chứng quan trọng Sau nhiều năm, người học làm có yêu cầu cấp lại sở đào tạo có nhiệm vụ cấp lại cho người học Vấn đề đặt lưu trữ nhiều liệu người học - người học tốt nghiệp hoàn thành chứng - khoảng thời gian dài mà tìm kiếm dược liệu lưu trữ phôi bằng, số hiệu để cấp lại cho người học Để tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin người học nhằm cấp lại văn bằng, chứng Đặc biệt, văn bằng, chứng lại có số hiệu việc tìm thông tin sổ cấp phát văn bằng, chứng lại gặp nhiều khó khăn Xuất phát từ vấn đề nêu nên có sáng kiến “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, cấp phát cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ” nhằm giảm tối đa thời gian tìm kiếm sổ cấp bằng, để đảm bảo thông tin văn bằng, chứng người học lưu trữ lâu dài qua nhiều năm mà xác nhận lại cách đầy đủ II NHỮNG KHÓ KHĂN - Việc cấp lại tốt nghiệp, xác minh tốt nghiệp cho đơn vị vấn đề cần thiết công tác lưu trữ liệu cấp phát văn bằng, chứng Nếu dựa vào sổ cấp để tìm, cấp lại nhiều thời gian, đặc biệt người học tốt nghiệp đợt thi lại lại khó khăn - Trên thực tế, việc cấp phát lại văn bằng, chứng người học cần thiết tương ứng với phôi số hiệu tương ứng - Hơn thế, phôi cấp lần cho người họctheo định công nhận tốt nghiệp, lý mà bị thất lạc quan muốn Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 xác minh cấp cần thiết phải tìm lại thông tin người học cấp trước để cấp lại cho người học Số hiệu phôi Hình minh họa: Bằng tốt nghiệp cao đẳng Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 Hình minh họa: Bằng tốt nghiệp Trung cấp chuyên nghiệp Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 Ngày ký Số hiệu số vào sổ gốc cấp tốt nghiệp Hình minh họa: tốt nghiệp cao đẳng III NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN Đứng trước khó khăn thách thức đặt làm cấp lại cbằng tốt nghiệp Bên cạnh minh chứng sổ cấp phát văn bằng, chứng source liệu hoàn chỉnh để lưu trữ tất thông tin phôi cấp để từ source liệu giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh tiện lợi Source liệu hoàn chỉnh theo bước sau: Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 Bước 1: Đầu tiên ta tạo souce dùng để in tốt nghiệp thức tương ứng cho bậc hệ ví dụ: Source (nguồn liệu) in Cao đẳng Source in Trung cấp chuyên nghiệp Source in chứng Anh văn Source in chứng Tin học Hoặc source cho loại văn chứng chứng Bước 2: Tạo tất thông tin tiếng việt lẫn tiếng anh (nếu văn có phần in tiếng anh) để in tốt nghiệp chứng khóa học Ví dụ như: Hoten, namsinh, gioitinh, nganh, Một số thông tin bổ sung sau hoàn chỉnh tốt nghiệp vd; số hiệu, số vào sổ Hình: Souce in Bước 3: Hoàn chỉnh tốt nghiệp, vào sổ cấp Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 Bước 4: Sau hoàn chỉnh in vào sổ cấp bằng, ta bổ sung vào source in thông tin như: số hiệu tương ứng với cá nhân cấp, thông tin ngày tháng cấp bằng, số vào sổ cấp bằng, khóa học, năm tốt tốt nghiệp người học Những thông tin cần thiết cho việc cấp tốt nghiệp chứng Source bổ sung liệu cho đợt in Khi cần thông tin để cấp lại ta cần dùng công cụ tìm kiếm Excel “Find” theo tiêu chi (vd: theo tên,.…) Khi tìm thông tin người học từ source liệu từ source liệu ta tìm liệu sổ cấp làm minh chứng đối chiếu Sau ta dùng soucre liệu để in vá cấp lại theo yêu cầu IV KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐẠT ĐƯỢC : Sau áp dụng source in cho hệ loại chứng chỉ, kết thu cho thấy: - Hiệu việc lưu trữ liệu người tốt nghiệp, tiết kiệm thời gian tìm kiếm liệu sổ cấp mà đảm bảo thông tin người tốt nghiệp xác, tương ứng với phôi cấp - Công việc in lại, cấp lại, xác minh, thẩm tra văn bằng, chứng nhanh, không nhiều thời gian tiện lợi nhiều so với tìm thủ công sổ phát rõ lại máy, hiệu tăng cao V KẾT LUẬN Trên kinh nghiệm nhỏ mà người viết áp dụng vào công tác in ấn văn bằng, chứng cho nhà trường Kết đạt cho thấy người học dù tốt nghiệp lâu giai đoạn khác cần tìm lại thông tin cấp nhanh gọn hiệu Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 Tuy nhiên, sổ cấp minh chứng sống cho việc cấp phát văn chứng Nhưng cần hổ trợ công nghệ thông tin quản lý, cấp phát cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ, nhằm giúp cho việc cấp phát lại nhanh kịp thời Hơn nữa, có tiện lợi dò tìm lại thông tin người tốt nghiệp phục vụ cho việc thẩm tra văn bằng, chứng DUYỆT Rạch Giá, ngày 27 tháng 05 năm 2015 Người viết Trang 10 Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 HỘI ĐỒNG KHOA HỌC TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT KIÊN GIANG Trang 11 ... dàng nhanh chóng Kết thực phạm vi áp dụng nhân rộng - Hiệu cao, áp dụng công tác cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ: khâu quản lý, tìm kiếm thông tin cấp phát lại văn tốt nghiệp cho người học nhanh... tạo đơn vị có cấp phát văn bằng, chứng Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm 2015 PHẦN THỨ HAI : NỘI DUNG Trong giải pháp kinh nghiệm gồm có phần sau: I DẪN NHẬP II NHỮNG KHÓ KHĂN III NHỮNG... liệu hoàn chỉnh để lưu trữ tất thông tin phôi cấp để từ source liệu giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh tiện lợi Source liệu hoàn chỉnh theo bước sau: Trang Trường CĐ KT – KT Kiên Giang SKKN năm