SKKN Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và bản sao văn bằng, chứng chỉ

Căn cứ vào quy định trong khâu quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp của người học. Sáng kiến nêu ra được những khó khăn, thuận lợi và giải pháp khắc phục khó khăn trong khâu cấp phát lại bản sao văn bằng tốt nghiệp, khâu xác minh bằng cấp.Hiện nay, trong các trường việc lưu trữ dữ liệu của người học trong sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ quá nhiều và mỗi một khóa học, số lượng tốt nghiệp hoặc hoàn thành khóa học sẽ không giống nhau. Có người sẽ tốt nghiệp đúng thời gian đào tạo nhưng cũng sẽ có một số trường hợp tốt nghiệp sau hoặc sau nữa. Vấn đề đặt ra cho người quản lý là phải làm sao lưu trữ dữ liệu một cách khoa học, để sau một khoảng thời gian dài, vẫn có thể cấp lại bản sao cho người học một cách để dàng và nhanh chóng.

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM VĨNH LONG

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ CẤP PHÁT VĂN BẰNG CHỨNG CHỈ VÀ

BẢN SAO VĂN BẰNG CHỨNG CHỈ

NGƯỜI THỰC HIỆN: LÊ TRẦN PHÁT ĐƠN VỊ: PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

NĂM 2016

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

PHẦN TH Ứ NH Ấ T :

BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG SÁNG KIẾN

1 Tên kinh nghiệm: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và bản sao văn bằng, chứng chỉ”

2 Sáng kiến, kinh nghiệm hoàn toàn mới, được áp dụng lần đầu tiên

Căn cứ vào quy định trong khâu quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp của người học Sáng kiến nêu ra được những khó khăn, thuận lợi và giải pháp khắc phục khó khăn trong khâu cấp phát lại bản sao văn bằng tốt nghiệp, khâu xác minh bằng cấp

Hiện nay, trong các trường việc lưu trữ dữ liệu của người học trong sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ quá nhiều và mỗi một khóa học, số lượng tốt nghiệp hoặc hoàn thành khóa học sẽ không giống nhau Có người sẽ tốt nghiệp đúng thời gian đào tạo nhưng cũng sẽ có một số trường hợp tốt nghiệp sau hoặc sau nữa Vấn đề đặt ra cho người quản lý là phải làm sao lưu trữ dữ liệu một cách khoa học, để sau một khoảng thời gian dài, vẫn có thể cấp lại bản sao cho người học một cách để dàng và nhanh chóng

3 Kết quả thực hiện và phạm vi áp dụng nhân rộng

- Hiệu quả cao, được áp dụng trong công tác cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ:

khâu quản lý, tìm kiếm thông tin cấp phát lại văn bằng tốt nghiệp cho người học rất nhanh đáp ứng được yêu cầu của người học khi quay về trường xác nhận lại văn bằng tốt nghiệp

- Sáng kiến, kinh nghiệm này được áp dụng để quản lý, lưu trữ dữ liệu cấp phát văn bằng, chứng chỉ tại trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long và các cơ sở giáo dục đào tạo hoặc đơn vị có cấp phát văn bằng, chứng chỉ

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

PHẦN TH Ứ HAI :

I DẪN NHẬP

Trong thực tiễn, việc quản lý, cấp phát cũng như việc lưu trữ dữ liệu về văn bằng chứng chỉ phục vụ cho việc cấp phát bản sao văn bằng, xác minh văn bằng chứng chỉ

là rất quan trọng Sau nhiều năm, nếu người học làm mất và có yêu cầu cấp lại thì cơ

sở đào tạo có nhiệm vụ cấp lại bản sao cho người học

Vấn đề đặt ra là làm sao có thể lưu trữ rất nhiều dữ liệu của người học - người học đó đã tốt nghiệp hoặc đã hoàn thành một chứng chỉ nào đó - trong một khoảng thời gian dài mà vẫn có thể tìm kiếm dược dữ liệu lưu trữ về phôi bằng, số hiệu của bằng để cấp lại bản sao cho người học

Để tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin người học nhằm cấp lại bản sao văn bằng, chứng chỉ Đặc biệt, khi mỗi văn bằng, chứng chỉ lại có số hiệu của nó thì việc tìm thông tin ở cuốn sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ lại gặp rất nhiều khó khăn

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên nên tôi có sáng kiến “Ứng dụng công nghệ

thông tin trong quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và bản sao văn bằng, chứng chỉ” nhằm giảm tối đa thời gian tìm kiếm trong sổ cấp bằng, để đảm bảo thông tin về

văn bằng, chứng chỉ của người học được lưu trữ lâu dài qua nhiều năm mà vẫn xác nhận lại được một cách đầy đủ

II NHỮNG KHÓ KHĂN

vấn đề rất cần thiết trong công tác lưu trữ dữ liệu cấp phát văn bằng, chứng chỉ Nếu như chỉ dựa vào cuốn sổ cấp bằng để tìm, cấp lại thì mất rất nhiều thời gian, đặc biệt nếu người học tốt nghiệp ở các đợt thi lại thì lại càng khó khăn hơn

thiết và tương ứng với mỗi phôi bằng là một số hiệu tương ứng

công nhận tốt nghiệp, nếu vì một lý do nào đó mà bằng bị thất lạc hoặc cơ quan muốn xác minh bằng cấp thì cần thiết phải tìm lại thông tin của người học đã được cấp bằng

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

trước đó để cấp lại bản sao cho người học

Ví dụ: Cô Nguyễn Thị Mộng Tuyền trong trường hợp dưới đây xin cấp lại bản sao

từ sổ gốc Chúng ta tra cứu thông tin từ sổ gốc, sau đó nhập lại các thông tin rồi in và cấp phát cho người cần Việc này khó khăn nếu thực hiện thủ công, vì trên Văn bằng chỉ có một số thông tin cơ bản về người học Khi cấp bản sao từ số gốc thì trên bàn sao phải có đầy đủ các thông tin như trên văn bằng chính thức

Do đó, khi có một CSDL quản lý chung, việc này sẽ thực hiện rất nhanh Chúng ta chỉ cần nhập Số hiệu văn bằng (là duy nhất), số vào sổ hay tìm kiếm bằng 1 chi tiết khác thì thông tin của người học sẽ có đầy đủ và khớp với sổ gốc, lúc này chỉ cần in bản sao với ngày ký hiện tại

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

Hình minh họa: Bằng tốt nghiệp cao đẳng

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

III NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN

Đứng trước những khó khăn và thách thức đặt ra là làm thế nào cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp Bên cạnh minh chứng là cuốn sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ ta s ẽ lập một Cơ sở dữ liệu (CSDL) được hoàn chỉnh để lưu trữ tất cả các thông tin của phôi bằng được cấp để từ CSDL này sẽ giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh và tiện lợi nhất

CSDL được hoàn chỉnh theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên ta tạo một CSDL duy nhất dùng để in bằng tốt nghiệp

chính thức tương ứng cho một bậc hệ ví dụ:

1 CSDL in bằng Cao đẳng

2 CSDL in bằng Trung cấp chuyên nghiệp

3 CSDL in chứng chỉ Anh văn

4 CSDL in chứng chỉ Tin học

5 Hoặc một CSDL duy nhất cho một loại văn bằng chứng chỉ nào đó

Bước 2: Chuẩn hóa CSDL đảm bảo đầy đủ thông tin trên văn bằng chứng chỉ

và các thông tin khác của người học Ví dụ như: Hoten, namsinh, gioitinh, nganh, Càng nhiều thuộc tính chi tiết thì việc tìm kiếm tra cứu càng tiện lợi

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

Hình: Các thuộc tính của Cơ sở dữ liệu

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

Hình: Cơ sở dữ liệu

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

Hình: Cơ sở dữ liệu (tt)

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

Hình: Cơ sở dữ liệu (tt)

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

Bước 3: Tiến hành in phôi bằng và sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ

Bước 4: Sau khi hoàn chỉnh bản in bằng và vào sổ cấp bằng, chúng ta hoàn

chỉnh CSDL các thông tin như: số hiệu của bằng tương ứng với mỗi cá nhân được cấp, số vào sổ cấp bằng (nếu như lúc in có sai sót, thay đổi) cũng như ngày nhận văn bằng chứng chỉ của người học Những thông tin này rất cần thiết cho việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ

CSDL này sẽ được bổ sung dữ liệu cho các đợt in bằng tiếp theo CSDL này có thể sử dụng bằng nhiều công cụ khác có hỗ trợ Thực tế bản thân của tôi

sử dụng Microsoft Excel để nhập liệu, sau đó chuyển CSDL vào Microsoft Access

để lưu trữ và thiết kế các mẫu in phôi, danh sách cũng như sổ cấp phát

Khi tìm được thông tin người học từ CSDL chúng ta đối chiếu với sổ cấp

p h á t bằng, Quyết định công nhận tốt nghiệp làm minh chứng đối chiếu Từ CSDL đó chúng ta sẽ in ra các thông tin cần thiết theo yêu cầu Cụ thể là in bản sao Trong CSDL bằng Microsoft Access chúng ta thiết kế một Query tim kiếm theo yêu cầu và thực hiện tra cứu, hoặc chúng ta cũng có thể tìm kiếm bằng lệnh

“Find” trong Microsoft Excel

IV KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐẠT ĐƯỢC :

Sau khi áp dụng CSDL duy nhất cho một hệ hoặc một loại chứng chỉ, kết quả thu được cho thấy:

- Hiệu quả trong việc lưu trữ dữ liệu người tốt nghiệp, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm dữ liệu trong những cuốn sổ cấp bằng mà vẫn đảm bảo thông tin của người tốt nghiệp chính xác, tương ứng với phôi bằng đã được cấp

- Công việc in lại, cấp lại, xác minh, thẩm tra văn bằng, chứng chỉ không mất nhiều thời gian và tiện lợi hơn rất nhiều so với tìm thủ công trong cuốn

sổ phát bằng rồi nhập lại thông tin để in bản sao hay giấy xác nhận

Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016

V KẾT LUẬN

Trên đây chỉ là một kinh nghiệm nhỏ mà bản thân tôi đã áp dụng vào công tác in ấn văn bằng, chứng chỉ cho nhà trường Kết quả đạt được cho thấy nếu người học dù tốt nghiệp ở các giai đoạn khác nhau nhưng khi cần tìm lại các thông tin về bằng đã cấp thì vẫn rất nhanh gọn và hiệu quả

Tuy nhiên, sổ cấp bằng vẫn là một minh chứng sống cho việc cấp phát văn bằng chứng chỉ Nhưng cũng rất cần sự hổ trợ của công nghệ thông tin trong quản lý, cấp phát và cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ, nhằm giúp cho việc cấp phát bản sao nhanh và kịp thời Hơn nữa, có cũng tiện lợi khi dò tìm lại thông tin người tốt nghiệp phục vụ cho việc thẩm tra văn bằng, chứng chỉ

Vĩnh Long, ngày 27 tháng 05 năm 2016

DUYỆT Người viết