SKKN Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và bản sao văn bằng, chứng chỉ

Căn cứ vào quy định trong khâu quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp của người học. Sáng kiến nêu ra được những khó khăn, thuận lợi và giải pháp khắc phục khó khăn trong khâu cấp phát lại bản sao văn bằng tốt nghiệp, khâu xác minh bằng cấp.Hiện nay, trong các trường việc lưu trữ dữ liệu của người học trong sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ quá nhiều và mỗi một khóa học, số lượng tốt nghiệp hoặc hoàn thành khóa học sẽ không giống nhau. Có người sẽ tốt nghiệp đúng thời gian đào tạo nhưng cũng sẽ có một số trường hợp tốt nghiệp sau hoặc sau nữa. Vấn đề đặt ra cho người quản lý là phải làm sao lưu trữ dữ liệu một cách khoa học, để sau một khoảng thời gian dài, vẫn có thể cấp lại bản sao cho người học một cách để dàng và nhanh chóng.

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM VĨNH LONG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ CẤP PHÁT VĂN BẰNG CHỨNG CHỈ VÀ BẢN SAO VĂN BẰNG CHỨNG CHỈ NGƯỜI THỰC HIỆN: LÊ TRẦN PHÁT ĐƠN VỊ: PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO NĂM 2016 Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 PHẦN THỨ NHẤT : BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG SÁNG KIẾN Tên kinh nghiệm: “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, cấp phát văn bằng, chứng văn bằng, chứng chỉ” Sáng kiến, kinh nghiệm hoàn toàn mới, áp dụng lần Căn vào quy định khâu quản lý, cấp phát văn bằng, chứng tốt nghiệp người học Sáng kiến nêu khó khăn, thuận lợi giải pháp khắc phục khó khăn khâu cấp phát lại văn tốt nghiệp, khâu xác minh cấp Hiện nay, trường việc lưu trữ liệu người học sổ cấp phát văn bằng, chứng nhiều khóa học, số lượng tốt nghiệp hồn thành khóa học khơng giống Có người tốt nghiệp thời gian đào tạo có số trường hợp tốt nghiệp sau sau Vấn đề đặt cho người quản lý phải lưu trữ liệu cách khoa học, để sau khoảng thời gian dài, cấp lại cho người học cách để dàng nhanh chóng Kết thực phạm vi áp dụng nhân rộng - Hiệu cao, áp dụng công tác cấp văn bằng, chứng chỉ: khâu quản lý, tìm kiếm thơng tin cấp phát lại văn tốt nghiệp cho người học nhanh đáp ứng yêu cầu người học quay trường xác nhận lại văn tốt nghiệp - Sáng kiến, kinh nghiệm áp dụng để quản lý, lưu trữ liệu cấp phát văn bằng, chứng trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long sở giáo dục đào tạo đơn vị có cấp phát văn bằng, chứng Trang Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 PHẦN THỨ HAI : I DẪN NHẬP Trong thực tiễn, việc quản lý, cấp phát việc lưu trữ liệu văn chứng phục vụ cho việc cấp phát văn bằng, xác minh văn chứng quan trọng Sau nhiều năm, người học làm có yêu cầu cấp lại sở đào tạo có nhiệm vụ cấp lại cho người học Vấn đề đặt lưu trữ nhiều liệu người học - người học tốt nghiệp hoàn thành chứng - khoảng thời gian dài mà tìm kiếm dược liệu lưu trữ phôi bằng, số hiệu để cấp lại cho người học Để tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin người học nhằm cấp lại văn bằng, chứng Đặc biệt, văn bằng, chứng lại có số hiệu việc tìm thơng tin sổ cấp phát văn bằng, chứng lại gặp nhiều khó khăn Xuất phát từ vấn đề nêu nên tơi có sáng kiến “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, cấp phát văn bằng, chứng văn bằng, chứng chỉ” nhằm giảm tối đa thời gian tìm kiếm sổ cấp bằng, để đảm bảo thông tin văn bằng, chứng người học lưu trữ lâu dài qua nhiều năm mà xác nhận lại cách đầy đủ II NHỮNG KHÓ KHĂN - Việc cấp lại tốt nghiệp, xác minh tốt nghiệp cho đơn vị vấn đề cần thiết công tác lưu trữ liệu cấp phát văn bằng, chứng Nếu dựa vào sổ cấp để tìm, cấp lại nhiều thời gian, đặc biệt người học tốt nghiệp đợt thi lại lại khó khăn - Trên thực tế, việc cấp phát lại văn bằng, chứng người học cần thiết tương ứng với phôi số hiệu tương ứng - Hơn thế, phôi cấp lần cho người học theo định cơng nhận tốt nghiệp, lý mà bị thất lạc quan muốn xác minh cấp cần thiết phải tìm lại thơng tin người học cấp Trang Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 trước để cấp lại cho người học Ví dụ: Cơ Nguyễn Thị Mộng Tuyền trường hợp xin cấp lại từ sổ gốc Chúng ta tra cứu thơng tin từ sổ gốc, sau nhập lại thông tin in cấp phát cho người cần Việc khó khăn thực thủ cơng, Văn có số thơng tin người học Khi cấp từ số gốc bàn phải có đầy đủ thơng tin văn thức Do đó, có CSDL quản lý chung, việc thực nhanh Chúng ta cần nhập Số hiệu văn (là nhất), số vào sổ hay tìm kiếm chi tiết khác thơng tin người học có đầy đủ khớp với sổ gốc, lúc cần in với ngày ký Trang Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 Hình minh họa: Bằng tốt nghiệp cao đẳng Trang Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 Hình minh họa: tốt nghiệp cao đẳng Trang Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 III NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHĨ KHĂN Đứng trước khó khăn thách thức đặt làm cấp lại tốt nghiệp Bên cạnh minh chứng sổ cấp phát văn bằng, chứng ta s ẽ lập Cơ sở liệu (CSDL) hồn chỉnh để lưu trữ tất thơng tin phôi cấp để từ CSDL giúp ta tìm kiếm thơng tin nhanh tiện lợi CSDL hoàn chỉnh theo bước sau: Bước 1: Đầu tiên ta tạo CSDL dùng để in tốt nghiệp thức tương ứng cho bậc hệ ví dụ: CSDL in Cao đẳng CSDL in Trung cấp chuyên nghiệp CSDL in chứng Anh văn CSDL in chứng Tin học Hoặc CSDL cho loại văn chứng Bước 2: Chuẩn hóa CSDL đảm bảo đầy đủ thơng tin văn chứng thông tin khác người học Ví dụ như: Hoten, namsinh, gioitinh, nganh, Càng nhiều thuộc tính chi tiết việc tìm kiếm tra cứu tiện lợi Trang Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 Hình: Các thuộc tính Cơ sở liệu Trang Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 Hình: Cơ sở liệu Trang Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 Hình: Cơ sở liệu (tt) Trang Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 Hình: Cơ sở liệu (tt) Trang 10 Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 Bước 3: Tiến hành in phôi sổ cấp phát văn bằng, chứng Bước 4: Sau hoàn chỉnh in vào sổ cấp bằng, hoàn chỉnh CSDL thông tin như: số hiệu tương ứng với cá nhân cấp, số vào sổ cấp (nếu lúc in có sai sót, thay đổi) ngày nhận văn chứng người học Những thông tin cần thiết cho việc cấp tốt nghiệp chứng CSDL bổ sung liệu cho đợt in CSDL sử dụng nhiều cơng cụ khác có hỗ trợ Thực tế thân sử dụng Microsoft Excel để nhập liệu, sau chuyển CSDL vào Microsoft Access để lưu trữ thiết kế mẫu in phôi, danh sách sổ cấp phát Khi tìm thơng tin người học từ CSDL đối chiếu với sổ cấp p h t bằng, Quyết định công nhận tốt nghiệp làm minh chứng đối chiếu Từ CSDL in thơng tin cần thiết theo yêu cầu Cụ thể in Trong CSDL Microsoft Access thiết kế Query tim kiếm theo yêu cầu thực tra cứu, tìm kiếm lệnh “Find” Microsoft Excel IV KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐẠT ĐƯỢC : Sau áp dụng CSDL cho hệ loại chứng chỉ, kết thu cho thấy: - Hiệu việc lưu trữ liệu người tốt nghiệp, tiết kiệm thời gian tìm kiếm liệu sổ cấp mà đảm bảo thông tin người tốt nghiệp xác, tương ứng với phơi cấp - Công việc in lại, cấp lại, xác minh, thẩm tra văn bằng, chứng không nhiều thời gian tiện lợi nhiều so với tìm thủ công sổ phát nhập lại thông tin để in hay giấy xác nhận Trang 11 Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long Sáng kiến kinh nghiệm năm 2016 V KẾT LUẬN Trên kinh nghiệm nhỏ mà thân áp dụng vào công tác in ấn văn bằng, chứng cho nhà trường Kết đạt cho thấy người học dù tốt nghiệp giai đoạn khác cần tìm lại thơng tin cấp nhanh gọn hiệu Tuy nhiên, sổ cấp minh chứng sống cho việc cấp phát văn chứng Nhưng cần hổ trợ công nghệ thông tin quản lý, cấp phát cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ, nhằm giúp cho việc cấp phát nhanh kịp thời Hơn nữa, có tiện lợi dò tìm lại thông tin người tốt nghiệp phục vụ cho việc thẩm tra văn bằng, chứng DUYỆT Vĩnh Long, ngày 27 tháng 05 năm 2016 Người viết Trang 12