SKKN - Khai thác ứng dụng Google Form trong việc xây dựng bảng điều tra, phiếu hỏi phục vụ công tác chuyên môn

Đổi mới phương pháp quản lý, giảng dạy và đánh giá là một trong những nhiệm vụ trọng tâm đối với cán bộ, giảng viên hiện nay. Để có thể thực hiện tốt công việc này, mỗi cán bộ, giảng viên cần phải xác định rõ các vấn đề cần được đổi mới trong công tác mà mỗi cá nhân phụ trách. Tuy nhiên, việc xác định này nếu chỉ xuất phát từ sự nhìn nhận cá nhân thì chủ quan và thiếu chính xác. Vì vậy cần có sự nhận xét, đóng góp ý kiến từ nhiều nguồn tin khác nhau thì việc đổi mới phương pháp quản lý, giảng dạy và đánh giá là mới thực sự có hiệu quả. Một trong những nguồn thông tin quan trọng, không thể thiếu nhằm giúp người cán bộ, giảng viên có thể điều chỉnh hoạt động chuyên môn của mình chính là ý kiến phản hồi của người học.Tuy nhiên, việc lấy ý kiến thông qua phát bảng điều tra, phiếu hỏi bằng giấy như thường lệ sẽ làm nhiều người e ngại vì mất rất nhiều thời gian cho việc thu thập, tổng hợp cũng như xử lý thông tin nhận được. Google có bộ công cụ văn phòng tích hợp rất hiện đại và dễ sử dụng đó là Google Docs. Trong phạm vi sáng kiến này tôi chỉ giới thiệu một công cụ cho phép tạo bảng điều tra, phiếu hỏi trực tuyến là Google Form chứ không đề cập đến các công cụ hỗ trợ khác. Với công cụ này, mỗi cán bộ, giảng viên có thể chủ động trong việc thu thập ý kiến phản hồi của người học sau mỗi tiết học, buổi thảo luận, thực hành, bài học hoặc sau khi kết thúc môn học một cách dễ dàng và nhanh chóng

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM VĨNH LONG

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

KHAI THÁC ỨNG DỤNG GOOGLE FORM TRONG VIỆC XÂY DỰNG PHIẾU ĐIỀU TRA, BẢNG HỎI PHỤC VỤ CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN

NGƯỜI THỰC HIỆN: LÊ TRẦN PHÁT ĐƠN VỊ: PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

NĂM 2018

Phần I: BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG SÁNG KIẾN

tra, phiếu hỏi phục vụ công tác chuyên môn”

Đổi mới phương pháp quản lý, giảng dạy và đánh giá là một trong những nhiệm vụ trọng tâm đối với cán bộ, giảng viên hiện nay Để có thể thực hiện tốt công việc này, mỗi cán bộ, giảng viên cần phải xác định rõ các vấn đề cần được đổi mới trong công tác mà mỗi

cá nhân phụ trách Tuy nhiên, việc xác định này nếu chỉ xuất phát từ sự nhìn nhận cá nhân thì chủ quan và thiếu chính xác Vì vậy cần có sự nhận xét, đóng góp ý kiến từ nhiều nguồn tin khác nhau thì việc đổi mới phương pháp quản lý, giảng dạy và đánh giá là mới thực sự

có hiệu quả Một trong những nguồn thông tin quan trọng, không thể thiếu nhằm giúp người cán bộ, giảng viên có thể điều chỉnh hoạt động chuyên môn của mình chính là ý kiến phản hồi của người học

Tuy nhiên, việc lấy ý kiến thông qua phát bảng điều tra, phiếu hỏi bằng giấy như thường lệ sẽ làm nhiều người e ngại vì mất rất nhiều thời gian cho việc thu thập, tổng hợp cũng như xử lý thông tin nhận được Google có bộ công cụ văn phòng tích hợp rất hiện đại

và dễ sử dụng đó là Google Docs Trong phạm vi sáng kiến này tôi chỉ giới thiệu một công

cụ cho phép tạo bảng điều tra, phiếu hỏi trực tuyến là Google Form chứ không đề cập đến

các công cụ hỗ trợ khác Với công cụ này, mỗi cán bộ, giảng viên có thể chủ động trong việc thu thập ý kiến phản hồi của người học sau mỗi tiết học, buổi thảo luận, thực hành, bài học hoặc sau khi kết thúc môn học một cách dễ dàng và nhanh chóng

Khi sử dụng Google Form chúng ta sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như vật chất Các chức năng thống kê, quản lý của Google Form cho phép chúng ta có được

những thông tin cần thiết trong thời gian ngắn và chính xác

Phần II: NỘI DUNG SÁNG KIẾN

1 Dẫn nhập:

Đổi mới phương pháp quản lý, giảng dạy và đánh giá là một trong những nhiệm vụ trọng tâm đối với cán bộ, giảng viên hiện nay Để có thể thực hiện tốt công việc này, mỗi cán bộ, giảng viên cần phải xác định rõ các vấn đề cần được đổi mới trong công tác mà mỗi

cá nhân phụ trách Tuy nhiên, việc xác định này nếu chỉ xuất phát từ sự nhìn nhận cá nhân thì chủ quan và thiếu chính xác Vì vậy cần có sự nhận xét, đóng góp ý kiến từ nhiều nguồn tin khác nhau thì việc đổi mới phương pháp quản lý, giảng dạy và đánh giá là mới thực sự

có hiệu quả Một trong những nguồn thông tin quan trọng, không thể thiếu nhằm giúp người cán bộ, giảng viên có thể điều chỉnh hoạt động chuyên môn của mình chính là ý kiến phản hồi của người học

2 Những khó khăn:

Tuy nhiên, việc lấy ý kiến thông qua phát bảng điều tra, phiếu hỏi bằng giấy như thường lệ sẽ làm nhiều người e ngại vì mất rất nhiều thời gian cho việc thu thập, tổng hợp cũng như xử lý thông tin nhận được

3 Những giải pháp khắc phục khó khăn

Google có bộ công cụ văn phòng tích hợp rất hiện đại và dễ sử dụng đó là Google

Docs Trong phạm vi sáng kiến này tôi chỉ giới thiệu một công cụ cho phép tạo bảng điều

tra, phiếu hỏi trực tuyến là Google Form chứ không đề cập đến các công cụ hỗ trợ khác

Với công cụ này, mỗi cán bộ, giảng viên có thể chủ động trong việc thu thập ý kiến phản hồi của người học sau mỗi tiết học, buổi thảo luận, thực hành, bài học hoặc sau khi kết thúc

môn học một cách dễ dàng và nhanh chóng

Bước 1 Chuẩn bị nội dung

Chuẩn bị danh sách câu hỏi và các lựa chọn cho phiếu khảo sát (Có quy trình xây dựng chung hoặc cụ thể đối với từng lĩnh vực nghiên cứu hoặc cần thu thập dữ liệu, thông

tin Ở phạm vi sáng kiến kinh nghiệm này tôi không đề cập đến “Quy trình xây dựng bảng

hỏi, phiếu điều tra” mà chỉ nghiên cứu vào cách thức thể hiện nội dung bảng hỏi, phiếu điều

tra bằng công cụ Google Form)

Bước 2 Chuẩn bị tiến hành thiết kế trên Google Form

- Tài khoản Google (Công cụ Google Docs là công cụ của Google cung cấp, muốn sử dụng bắt buộc chúng ta phải có 1 tài khoản Google)

- Một chương trình duyệt web (Chrome, Mozilla Firefox,…)

Bước 3 Tạo phiếu khảo sát

Để thuận tiện cho việc trình bày, tôi gọi “bảng điều tra, phiếu hỏi ” là Form

Tại trang Google Docs, chọn Create New > Form

Hình 1: Tạo mới 1 Form

Bước 4 Soạn thảo Phiếu khảo sát

Hình 3: Màn hình soạn thảo Phiếu khảo sát

Phần 1: Tiêu đề

Untitled form: Đặt tên cho Form Form description: Mô tả cho Form Phần này chúng ta có thể cho biết một số

thông tin về Form ví dụ: mục đích, yêu cầu cơ bản

Add Question: Tạo thêm câu hỏi Add Tittle and Description: tạo thêm tiêu đề và diễn giải Add Image: thêm hình ảnh

Add Video: thêm Video

Add Section: thêm 1 vùng soạn thảo tách biệt

Phần 2: Nội dung Đây là phần chúng ta soạn thảo câu hỏi theo mục đích của mình

Có rất nhiều dạng câu hỏi cho chúng ta thiết kế

Hình 4: Màn hình soạn thảo câu hỏi

Hình 5: Các dạng câu hỏi

Google Forms cung cấp cho chúng ta các dạng câu hỏi như sau:

 Short answer

Phần này yêu cầu văn bản rất ngắn gọn, chẳng hạn như của tên hoặc địa chỉ email

Hình 6: Màn hình soạn thảo câu hỏi dạng Short answer

Hình 7: Kết quả hiển thị dạng câu hỏi Short answer

Để quy định các thông tin theo chuẩn ta nhấp vào Advanced Settings Đánh dấu vào Response validation và chọn kiểu định dạng như: Text, Number, Length, Regular

expression Và các quy định riêng cho từng định dạng Ví dụ đối với Text là Contain, Doesn’t contain, Email address hoặc là Url

Ví dụ: Để đảm bảo nhập địa chỉ email hợp lệ nhấp vào Advanced Settings.Đánh dấu vào Response validation và chọn Text trong hộp đầu tiên và Email address trong hộp thứ hai Trong hộp Custom error text nhập "Vui lòng nhập một địa chỉ email hợp lệ"

 Paragraph

Phần này yêu cầu một phản hồi dài hơn, chẳng hạn như tổng hợp các bình luận hay phản hồi

Hình 8: Màn hình soạn thảo dạng câu hỏi Paragraph

Hình 9: Kết quả hiển thị dạng câu hỏi Paragraph

Để quy định các thông tin theo chuẩn ta nhấp vào Advanced Settings Đánh dấu vào Response validation và chọn kiểu định dạng như: Text, Number, Length, Regular

expression Và các quy định riêng cho từng định dạng Ví dụ đối với Text là Contain, Doesn’t contain, Email address hoặc là Url

 Multiple Choice

Phần này cung cấp một danh sách các câu trả lời, và người dùng có thể chọn chỉ một

đáp án Thêm câu trả lời đầu tiên của bạn trong hộp được gán nhãn Option 1, sau đó nhấp vào hộp tiếp theo để thêm câu trả lời thứ hai và cứ tiếp tục Bạn cũng có thể nhấp vào Add

“Other” để thêm một hộp văn bản nhỏ ở cuối danh sách Người dùng có thể thêm sự lựa

chọn riêng của họ cho câu trả lời ở đây

Hình 10: Màn hình soạn thảo dạng câu hỏi Multiple choice

Hình 11: Kết quả hiển thị dạng câu hỏi Multiple choice

Ở phần nâng cao Advanced Settings ta có các lựa chọn

Description: Thêm mục thông tin chi tiết cho câu hỏi (ví dụ hướng dẫn trả lời)

Go to section based on answer: Mục này cho phép chúng ta thiết kế Form dạng

nâng cao Sau khi chọn mục này, chúng ta có thể cài đặt sau mỗi phương án trả lời sẽ dẫn đến câu hỏi cụ thể trong form chứ không nhất thiết theo thứ tự

Shuffle option order: Khi form đã hoàn thành, mỗi lần có người thực hiện Form thì

thứ tự các đáp án sẽ tự động thay đổi ngẫu nhiên

 Checkboxes: Hộp kiểm

Phần này là một danh sách nhiều lựa chọn, người dùng có thể lựa chọn nhiều hơn một câu trả lời Cũng như loại nhiều lựa chọn, nhập trong danh sách câu trả lời và sử dụng

tùy chọn Add “Other” nếu bạn cần Bạn có thể chỉ định tối thiểu, tối đa hoặc chính xác số lượng các câu trả lời người dùng phải đánh dấu vào bằng cách sử dụng tùy chọn Response

Validation trong Advanced Settings

Hình 12: Màn hình soạn thảo dạng câu hỏi Checkeboxes

Hình 13: Kết quả hiển thị dạng câu hỏi Checkeboxes

 Drop down: Chọn từ một danh sách

Đây là một sự lựa chọn nhiều kiểu câu hỏi trình bày dưới dạng một danh sách thả xuống Người dùng chỉ có thể chọn một câu trả lời, và không thể thêm sự lựa chọn riêng của

họ Nó tốt cho các câu hỏi dùng để xác nhận, chẳng hạn như câu hỏi Nam hoặc nữ, thay vì câu hỏi dựa trên quan điểm

Hình 14: Màn hình soạn thảo dạng câu hỏi Dropdown

Hình 15: Kết quả hiển thị dạng câu hỏi Dropdown

 Linear Scale: Dạng tuyến tính

Linear Scale yêu cầu các phản hồi phải xếp hạng, theo mặc định từ một đến 5 Bạn

nên chọn nhãn cao nhất vào thấp nhất theo hướng dẫn

Ví dụ câu hỏi có thể là "Bạn hài lòng với dịch vụ mà bạn nhận được như thế nào?" Câu trả lời theo mức độ từ 1 – 5: Nhãn số 1 là "Rất không hài lòng" và 5 là "Rất hài lòng"

Tùy chọn Linear Scale cho phép thêm vào nhiều câu hỏi, nhưng bạn chỉ có thể thêm

cùng một lúc Tạo ra nhiều câu hỏi một cách nhanh chóng bằng cách nhấp vào

nút Duplicate, sau đó viết lại Untitle Question trong phần sao chép

Hình 16: Màn hình soạn thảo dạng câu hỏi Linear scale

Hình 17: Kết quả hiển thịdạng câu hỏi Linear scale

 Multiple Choice Grid: Lưới dạng nhiều lựa chọn

Cách soạn câu hỏi có nhiều nội dung trả lời, nhưng trong mỗi nội dung lại có những lựa chọn khác nhưng chúng ta chỉ có thể chọn 1 lựa chọn đối với 1 câu trả lời

Ví dụ nhiều đáp án cho 1 câu trả lời, nhưng ta chỉ chọn đối với 1 đáp án 1 lựa chọn là

Có hoặc Không

Hình 18: Màn hình soạn thảo dạng câu hỏi Multiple choice grid

Hình 19: Kết quả hiển thị dạng câu hỏi Multiple choice grid

 Checkbox Grid: Lưới dạng hộp kiểm

Giống như Multiple Choice Grid nhưng chúng ta có thể chọn nhiều hơn 1 lựa

chọn đối với 1 câu trả lời

Hình 20: Màn hình soạn thảo dạng câu hỏi Checkbox grid

Hình 21: Kết quả hiển thị dạng câu hỏi Checkbox grid

Ngoài ra còn có các Kiểu Date., time để lấy thông tin về ngày tháng, thời gian …

Bước 4 Xuất bản phiếu khảo sát

Để xuất Form chúng ta có vào nút Preview Ứng dụng sẽ mở ra 1 cửa sổ trình duyệt

mới Ta có thể copy địa chỉ này và gửi cho các cá nhân cần khảo sát Sau mỗi bài khảo sát

nhấn nút Submit là thông tin sẽ được phản hồi về tài khoản của mình

Hình 22: Chọn nút preview để dẫn đến trang khảo sát hàn chỉnh

Có thể dùng dịch vụ rút gọn link để thu gọn link bài kháo sát

Ví dụ: https://goo.gl/ ; https://tinyurl.com/

Bước 5 Thu thập và xử lý thông tin phản hồi từ người học

Việc thu thập thông tin phản hồi từ phiếu khảo sát được Google Docs thực hiện một

cách tự động và đưa vào một bảng tính Spreadsheet Chúng ta có thể lấy thông tin từ bảng

tính này để phân tích và có những điều chỉnh phù hợp

Ta chọn vào nút Response sẽ có trang mới có các biểu đồ thống kê Nếu muốn phân tích số liệu sâu hơn, chọn vào nút Create Spreadsheet để mở ứng dụng Google Sheets (bảng tính giống như Microsoft Excel) Lúc này chúng ta có thể thao tác trực tiếp trên Bảng tính

Hình 23: Chọn nút Create Spreadsheet để hiển thị dữ liệu

Hình 24: Bảng dữ liệu Google docs đã thống kê

Một số biểu đồ mà Google docs tự động thiết kế:

Hình 25: Thống kê giới tính

Hình 26: Thống kê năm tốt nghiệp

Hình 27: Thống kê Ngành học

Hình 28: Thống kê Thời gian tìm được việc làm

Hình 29: Thống kê Thu nhập

Hình 30: Thống kê giải pháp giúp sinh viên tìm việc làm

Phần III: KẾT LUẬN

1 Ý nghĩa, phạm vi áp dụng của sáng kiến:

Ý nghĩa : giúp công tác thu thập ý kiến khảo sát khoa học, chính xác và hiệu quả hơn

Phạm vi áp dụng: sáng kiến này áp dụng trong phạm vi trường CĐSP Vĩnh Long

2 Hiệu quả dự kiến có thể thu được khi áp dụng giải pháp:

- Tiết kiệm thời gian, công sức, vật chất, nhân lực

- Kết quả mang lại chính xác, hiệu quả, tin cậy Dữ liệu được thống kê chi tiết, cụ thể, nhiều thông tin, có độ tiện ích cao khi cần thiết phân tích

3 Kiến nghị, đề xuất : Không có