Xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất công việc KPI để đánh giá năng lực thực hiện công việc tại một số phòng ban của Trường ĐHBKHN

Xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất công việc KPI để đánh giá năng lực thực hiện công việc tại một số phòng ban của Trường ĐHBKHN Xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất công việc KPI để đánh giá năng lực thực hiện công việc tại một số phòng ban của Trường ĐHBKHN luận văn tốt nghiệp thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - TRẦN VŨ HƯƠNG TRÀ XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC (KPI) ĐỂ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC THỰC HIỆN CƠNG VIỆC TẠI MỘT SỐ PHỊNG BAN CỦA TRƯỜNG ĐHBKHN LUẬN VĂN THẠC SỸ CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH Hà Nội – 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - TRẦN VŨ HƯƠNG TRÀ XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC (KPI) ĐỂ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC THỰC HIỆN CƠNG VIỆC TẠI MỘT SỐ PHỊNG BAN CỦA TRƯỜNG ĐHBKHN LUẬN VĂN THẠC SỸ CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS LÊ THỊ ANH VÂN Hà Nội – 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan luận văn tốt nghiệp cơng trình nghiên cứu riêng tơi từ kiến thức có qua q trình học tập cơng tác hướng dẫn tận tình khoa học PGS.TS Lê Thị Anh Vân Các liệu sử dụng để phân tích luận văn hồn tồn trung thực, phần trích dẫn luận văn có nguồn gốc đầy đủ, rõ ràng TÁC GIẢ LUẬN VĂN Trần Vũ Hƣơng Trà i LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô Viện Kinh tế Quản lý Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội nhiệt tình giảng dạy truyền đạt cho kiến thức quý báu suốt thời gian theo học trường, để áp dụng hồn thành tốt luận văn Tơi xin gửi lời cảm ơn tới PGS.TS Lê Thị Anh Vân – người tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ tơi suốt q trình nghiên cứu thực luận văn Tôi xin trân trọng cảm ơn tới Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội, bạn bè đồng nghiệp hỗ trợ, giúp đỡ tơi q trình thu thập thông tin, tham gia thảo luận tạo điều kiện thuận lợi giúp triển khai hoàn thành luận văn Cuối cùng, xin cám ơn bạn học viên lớp Cao học QTKD-2015B chia sẻ, đóng góp nhiều ý kiến bổ ích cho luận văn Do hạn chế mặt thời gian, trình độ phương thức thực hiện, luận văn cịn nhiều điểm chưa hồn thiện, mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô, anh chị bạn để giúp tơi hồn thiện đề tài nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! Ngƣời thực luận văn Trần Vũ Hƣơng Trà ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi DANH MỤC BẢNG vii DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ viii CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ CÁN BỘ BẰNG CHỈ SỐ ĐO LƢỜNG HIỆU SUẤT KPI 1.1 Tổng quan đánh giá cán 1.1.1 Khái niệm đánh giá cán 1.1.2 Mục đích đánh giá cán 1.1.3 Nội dung đánh giá .7 1.1.4 Quy trình đánh giá cán 1.2 Một số phương pháp đánh giá cán phổ biến 11 1.2.1 Phương pháp xếp hạng luân phiên 11 1.2.2 Phương pháp phân bổ bắt buộc .12 1.2.2.1 Nội dung: 12 1.2.3 Phương pháp danh mục kiểm tra 12 1.2.4 Phương pháp thang đo dự 13 1.2.5 Phương pháp chấm điểm 15 1.2.6 – (MBO) 17 1.2.7 Tổng hợp phương pháp đánh giá thực công việc 19 1.3 Phương pháp đánh giá cán theo KPI .22 1.3.1 Chỉ số đánh giá thực công việc (KPI) .23 1.3.2 Điều kiện áp dụng thành công KPI để đánh giá cán 26 1.3.3 Cách thức xây dựng KPIs 29 32 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN TẠI TRƢỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI 33 iii 2.1 Tổng quan Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội 33 2.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội 33 2.3 Đặc điểm tình hình nhân Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội .35 2.4 Đề án “Đổi quản lý đại học – Thực chế tự chủ Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội” 36 2.5 Phân tích cơng tác đánh giá cán Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội 37 2.5.1 Mục đích đánh giá 38 2.5.2 Nội dung đánh giá 38 2.5.3 Quy trình đánh giá 42 2.5.4 Phương pháp đánh giá .43 2.5.5 Thống kê kết đánh giá năm học gần .44 2.5.6 Sử dụng kết đánh giá 45 2.5.7 Tổng quát bất cập hệ thống đánh giá phân loại A, B,C 45 II 49 CHƢƠNG III: TRIỂN KHAI XÂY DỰNG CHỈ TIÊU KPI ĐỂ ĐÁNH GIÁ CÁN BỘ TẠI MỘT SỐ PHÒNG BAN, TRƢỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI 50 3.1 Cơ sở áp dụng triển khai xây dựng tiêu KPI Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội .50 3.1.1 Trường ĐH Bách khoa Hà Nội có phương hướng chiến lược nhiệm vụ trọng tâm cụ thể cho năm học 50 3.1.2 Cac đơn vị nhà trường có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng .50 3.2 Quy trình xây dựng KPI cho đơn vị Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội51 3.3 Phương pháp đánh giá kết KPI .54 3.4.2 Xác định PIs Phòng HTQT 58 3.4.3 Xây dựng số KPIs cho Phòng Hợp tác Quốc tế năm học 2017-2018 69 3.4.4 Các vị trí chức danh Phịng Hợp tác Quốc tế 73 3.4.5 Xây dựng số KPIs cho vị trí chức danh thuộc Phòng Hợp tác Quốc tế 76 iv 3.5 Các đề xuất nhằm triển khai thành công hệ thống đánh giá cán theo KPI Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội 82 3.5.1 Kiện toàn máy xây dựng chiến lược, lựa chọn đội ngũ xây dựng KPI phù hợp .82 3.5.2 Tổ chức đào tạo truyền thơng đến tồn thể cán KPI 84 3.5.3 Xây dựng phát triển hệ thống thu thập thống kê thông tin nhà trường .87 III 89 KẾT LUẬN 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ĐH: Đai học ĐHBKHN: Đại học Bách khoa Hà Nội KPI: Key performance Indicator - số đo lường hiệu suất trọng yếu PI: Key Indicator - số đo lường hiệu suất CBVC: Cán viên chức CB: Cán NCKH: Nghiên cứu khoa học THCV: ĐGTHCV: P.HTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế vi DANH MỤC BẢNG p hạng luân phiên 11 14 16 20 Bảng 2.1: Thống kê nhân Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội 35 Bảng 2.2 : Mẫu Bảng đánh giá xếp loại A, B, C năm học 2014-2015 40 Bảng 2.3 : Kết đánh giá cán Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội hệ thống đánh giá phân loại A, B,C năm gần .44 Bảng 3.1 Bảng thang điểm đánh giá kết KPI 55 Bảng 3.2 : Bộ số đo lường hiệu suất cơng việc PIs Phịng HTQT .59 Bảng 3.3: Bộ số đo lường hiệu suất công việc trọng yếu KPIs Phòng HTQT 71 Bảng 3.4: Các vị trí chức danh trách nhiệm Phịng HTQT 73 Bảng 3.5 : Bộ số KPI dành cho vị trí Trưởng phịng HTQT 77 Bảng 3.6: Bộ số KPIs dành cho vị trí Chuyên viên số Phòng HTQT .80 vii DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Hình 1.1: Sơ đồ quy trình đánh giá cán Hình 1.2: Quá trình quản trị theo mục tiêu 18 Hình 2.1: Sơ đồ máy tổ chức Trường ĐH Bách khoa Hà Nội 34 viii KPI Số lượng đề tài, dự án nghiên Đề tài/Dự án Năm 14% Năm 14% VND Năm 14% Dự án Năm 14% cứu khai thác đươc từ nguồn hợp tác quốc tế năm mà P.HTQT đầu mối tiếp nhận thông tin? KPI Tổng kinh phí tài trợ từ nguồn hợp tác quốc tế cho dự án hợp tác nghiên cứu mà Trường ĐHBKHN tham gia? KPI Tổng số dư án tài trợ sở vật chất từ nguồn ngân sách hợp tác quốc tế mà P.HTQT khai thác được? Phụ trách chƣơng 10% trình hợp tác KPI 10 Số lượng tổ chức, mạng lưới mạng lƣới quốc tế quốc tế mà Phòng HTQT đề xuất cho BGH năm? KPI 11 Hiệu hoạt động Trường ĐHBKHN với tư cách thành viên tổ chức/mạng lưới QT , tùy thuộc vào hoạt động 78 Tổ chức Năm mạng lưới hoạt động ưu tiên Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội mạng lưới Ví dụ: - Cán Năm Đề tài Năm VND Năm Ngày Tháng 10% Suất Năm 10% Số lượng cán giảng viên Trường nhận học bổng nghiên cứu sinh từ Tổ chức/Mạng lưới? - Số lượng đề tài nghiên cứu mà Trường ĐH Bách Khoa HN Tổ chức/Mạng lưới tài trợ ngân sách? - Tổng kinh phí tài trợ mạng lưới để tổ chức kiện quốc tế Trường ĐHBKHN? Phụ trách website KPI 12 Thời gian tối đa mà P.HTQT sở liệu cần xem lại CSDL để phản hồi lại BGH đơn vị thông tin HTQT nhà trường có yêu cầu? Phụ trách công ty KPI 13 Số suất học bổng chỗ khai có yếu tố nƣớc ngồi, thác từ doanh nghiệp có yếu 79 học bổng chỗ, tố nước ngồi cho sinh viên khóa học ngắn hạn Trường? KPI 14 Số khóa học ngắn hạn khai Năm Khóa thác đươc từ doanh nghiệp có yếu tố nước cho sinh viên Trường? 3.4.5.2 KPIs vị trí chuyên viên số Đối với vị trí Chun viên HTQT, thực tế có nhiều cơng việc mang tính chất “sự kiện” với hình thức đa dạng khác Bởi tùy theo thực tế công việc mà số KPIs dành cho vị trí Chuyên viên cập nhật theo hàng tháng bổ sung thêm số KPI Ở đây, tác giả xin phép liệt kê số KPIs cho cơng việc mang tính “thường nhật” Bảng 3.6: Bộ số KPIs dành cho vị trí Chun viên số Phịng HTQT STT Nhiệm vụ KPIs Theo dõi hỗ trợ hoạt KPI Tỷ lệ số kết nối khai động nhà trƣờng thác thực đối tác hợp tác với trƣờng ĐH quốc tế khu vực mà chuyên tổ chức thuộc Đông Âu, Nam viên phụ trách với đơn vị Âu; mạng lƣới Trƣờng nhà trường tổng số thông 80 Đơn vị Tần suất Trọng Mục tiêu Tổng tính đo số giả thiết điểm % Tuần 50% 80% ĐH Pháp ngữ, quốc gia tin tiếp nhận xử lý? khu vực nói tiếng Pháp Phụ trách Chƣơng trình học KPI Tỷ lệ số SV nộp hồ sơ tham bổng thuộc Dự án Erasmus+ % Học kỳ 5% 0.5% % Học kỳ 5% 100% % Học kỳ 5% 0,1% % Học kỳ 5% 50% % Tuần 10% 100% dự chương trình học bổng tổng số SV toàn trường? KPI Tỷ lệ số SV nhận học bổng số suất định mức phép Phụ trách Chƣơng trình học KPI Tỷ lệ số SV nộp hồ sơ tham bổng SHARE dự chương trình học bổng tổng số SV toàn trường? KPI Tỷ lệ số SV nhận học bổng số SV nộp hồ sơ học bổng Phụ trách quản lý sở KPI Tỷ lệ số liệu cập liệu Phòng nhật tổng số liệu có 81 3.5 Các đề xuất nhằm triển khai thành công hệ thống đánh giá cán theo KPI Trƣờng ĐH Bách Khoa Hà Nội Phương pháp đánh giá theo KPI ngày áp dụng nhiều ngành lĩnh vực từ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đến quan tổ chức, … Tuy nhiên, đơn vị áp dụng thành công phương pháp trình triển khai xây dựng đưa vào áp dụng có hiệu cịn gặp nhiều khó khăn, trở ngại Để triển khai thành công Hệ thống đánh giá cán theo KPI Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội, theo tác giả cần thực giải pháp chủ yếu sau: 3.5.1 Kiện toàn máy xây dựng chiến lược, lựa chọn đội ngũ xây dựng KPI phù hợp 3.2.1.1 Mục tiêu Có đội ngũ chuyên viên xây dựng chiến lược, đội ngũ xây dựng KPI chuyên nghiệp, có kiến thức chuyên sâu am hiểu Đánh giá cán bộ, KPI 3.2.1.2 Nội dung Kiện toàn lựa chọn đội ngũ xây dựng chiến lược, đội ngũ xây dựng KPI chuyên trách, am hiểu có kiến thức cao 3.2.1.3 Kế hoạch triển khai Để làm điều đó, Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội cần: (i) Thành lập tổ xây dựng kế hoạch, xây dựng triển khai KPI, gồm: - Các Viện trưởng/Trưởng Phòng/Giám đốc Ban/Giám đốc Trung tâm - Phòng Tổ chức Cán bộ: có chức hướng dẫn tư vấn đơn vị mặt chuyên môn xây dựng KPIs - Phịng Hành Tổng hợp: có chức tư vấn cho đơn vị KPIs đơn vị xây dựng có phù hợp với chức – nhiệm vụ đơn vị phù hợp với mục tiêu chiến lược nhà trường hay không - Ban Giám Hiệu nhà trường: chịu trách nhiệm đưa định phê duyệt cuối Hệ thống đo lường hiệu suất KPI hệ thống phức tạp cần nhiều thời gian để nghiên cứu áp dụng Để thành cơng địi hỏi cần phải thực liệt tất bước trình triển khai Do trình thực hiện, phát 82 sinh số vấn đề chậm tiến độ, thiếu nguồn lực thiếu phối hợp phận, Công tác triển khai bị chậm lại dậm chân chỗ khơng có đạo liệt Lãnh đạo cao cấp Vì vậy, Ban Lãnh đạo đơn vị phải thành viên thiếu Ban đạo thực KPI, đó, Ban Giám Hiệu nhà trường phải Trưởng ban (ii) Thƣờng xuyên tổ chức tập huấn bổ sung kiến thức chiến lƣợc, KPI Để nâng cao trình độ kiến thức KPI, nhà trường mở đợt tập huấn triển khai kế hoạch xây dựng hệ thống đánh giá cán hệ thống đo lường hiệu suất KPI Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội phải yêu cầu tất đơn vị nhà trường tham gia Mỗi đơn vị cử 1-2 đại diện đến tham gia tập huấn sau đơn vi phổ biến lại cho cá nhân đơn vị mình, nhiên thiết phải có người đứng đầu đơn vị tham gia tập huấn Đồng thời trình khiển khai KPI, có vướng mắc phản ánh kịp thời nhà trường để giải (iii) Hàng Quý, tổ chức họp để xem xét, đánh giá nhƣ thảo luận để đề xuất cải tiến rút kinh nghiệm q trình khiển khai từ điều chỉnh kịp thời Trong giai đoạn đầu triển khai áp dụng KPI chưa đầy đủ hoàn thiện chưa cao hạn chế mặt thời gian, kinh nghiệm cách thức đo lường Do đó, hàng quý, Ban Lãnh đạo Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội phải chủ trì họp tổng kết đánh giá xem xét kết thực KPI, từ rút hạn chế khuyết điểm để điều chỉnh kịp thời Toàn Tổ xây dựng triển khai KPI phải tham gia họp để học hỏi đúc rút kinh nghiệm từ thực tế triển khai Bên cạnh đó, Ban Lãnh đạo phải trọng xem xét tổng thể KPI toàn đơn vị, hạn chế, thiếu sót để từ giao nhiệm vụ cụ thể cho thành viên Tổ thực thi điều chỉnh Nội dung cần xem xét tiêu đo lường phù hợp chưa? Trọng số hợp lý chưa? Cách thức chấm điểm chưa? Cần điều chỉnh để đảm bảo thực thi chiến lược đơn vị, 83 Mặt khác, để xây dựng, khiển trai hoàn thiện KPI nhanh chóng hạn chế sai sót, Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội nên mời chuyên gia tư vấn bên tham gia họp Họ bên thứ 3, lại người có nhiều kiến thức kinh nghiệm KPI nên họ dễ dàng nhận lỗ hổng trình triển khai mình, đồng thời họ đào tạo, tư vấn thêm cho đội ngũ xây dựng KPI để điều chỉnh theo hướng cho phù hợp 3.2.1.4 Kết mang lại Việc xây dựng chiến lược hệ thống tiêu hiệu suất đo lường KPI quan trọng Tổ chức phức tạp, khó khăn KPI thước đo tiêu kế hoạch giao kết thực Việc xây dựng đội ngũ chuyên làm chiến lược, KPI chuyên nghiệp, am hiểu cần thiết Bởi có cơng tác giao xây dựng triển khai đánh giá KPI xác, sát thực tế, công kịp thời điều chỉnh sai sót, điều phát huy hết tác dụng KPI 3.5.2 Tổ chức đào tạo truyền thông đến toàn thể cán KPI 3.5.2.1 Mục đích Nhằm phổ biến kiến thức truyền tải thông tin hệ thống đánh giá cán KPI đến cán Làm để họ hiểu KPI gì? Mục đích nào? Lợi ích sao? Vì phải áp dụng KPI vào đánh giá cán bộ? 3.5.2.2 Nội dung Tổ chức đợt tập huấn kiến thức KPI, giảng phải đầu tư kỹ càng, Nội dung đào tạo không giới hạn nên bao gồm: - Đào tạo tổng quát KPI: Các khái niệm bản, lợi ích áp dụng KPI, tảng áp dụng KPI, yết tố thành công then chốt, bước áp dụng, triển khai cấp, - Đào tạo kỹ đánh giá cán theo KPI: Khái niệm đánh giá cán bộ, mục đích đánh giá, cách thu thập thông tin để đánh giá, kỹ tự đánh giá, quy chế biểu mẫu đánh giá - Nêu ví dụ thực tế làm tập thực hành giao đánh giá KPI: 84 Sau nêu lên số lý thuyết chung KPI, người diễn thuyết đưa số ví dụ xây dựng KPI cho đơn vị cán Sau chia nhóm học viên để làm tập nhóm Giao cho nhóm xây dựng KPI cho đơn vị với nhiệm vụ xây dựng tiêu KPI, xác định trọng số KPI, phương pháp chấm điểm, ước kết thực hiện, tính điểm cho KPI cho tồn bộ số Có cán dễ dàng tiếp thu hiểu chất, trách nhiệm, lợi ích có thay đổi hệ thống quản lý nhà trường Đi đôi với việc giới thiệu lý thuyết chung, việc làm tập thực hành giúp cán hiểu hình dung KPI nào? Cách tính để từ họ tính tốn kết thực mình, chủ động điều chỉnh hành vi để đạt kết cuối kỳ cao Song song với công tác đào tạo, tập huấn công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức KPI thông qua phương tiện truyền thông đại chúng 3.5.2.3 Kế hoạch triển khai (i) Về công tác đào tạo: - Xây dựng quy trình áp dụng KPI rõ ràng, văn hướng dẫn xây dựng KPI thật chi tiết ban hành đến đơn vị, cán Tổ xây dựng triển khai KPI có nhiệm vụ phải xây dựng quy trình áp dụng KPI, cơng bố quy trình cho cán biết trước tháng Trong quy trình này, người lao động phải thực nhiệm vụ gì? Như nào? Và định hướng cho người lao động phải làm để đạt kết cao Cơng bố có văn hướng dẫn tiêu đo lường hiệu KPI, tên tiêu, cách thức tính nào, nguồn số liệu tính tốn lấy từ đâu phận, phịng ban công bố thẩm định tiêu này, - Phổ biến kiến thức KPI họp nội đơn vị: Trước thời gian bắt đầu triển khai áp dụng KPI, họp nội đơn vị, chủ trì họp nên lồng ghép số nội dung giới thiệu KPI vào để truyền đạt tới cán bộ, chủ trì thời lượng họp, chia nội dung KPI cần truyền đạt để giới thiệu nhiều lần, họp nên nói từ 15 đến 20 phút để cán dễ tiếp thu 85 - Hàng quý, tổ chức buổi tập huấn bổ sung kiến thức KPI Như nói trên, hàng quý Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội tổ chức họp đánh giá xem xét tình hình thực triển khai KPI, từ rút học kinh nghiệm tiến hành điều chỉnh thấy cần thiết Vì vậy, hàng quý, sau họp trên, Tổ xây dựng triển khai KPI có trách nhiệm trì tổ chức đợt tập huấn, nêu lên tồn cần xử lý q giải thích, trình bày thay đổi cách đánh giá KPI có, nêu nhiệm vụ cần cán phối hợp thực để giải vấn đề tồn đọng, lắng nghe giải đáp vướng mắc, kiến nghị ý kiến phản hồi cán nhà trường q trình triển khai KPI (ii) Về cơng tác tuyên truyền: - Truyền thông qua kênh nội bộ: Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội dán thơng tin KPI lên tin nội bộ, thông báo qua mạng nội bộ, Website đơn vị gửi thông tin qua email, e-office - Truyền thông qua cán quản lý: Người đứng đầu đơn vị: Viện trưởng, Phó Viện trưởn, Trưởng/Phó trưởng phịng Phịng chức năng, Giám đốc/Phó Giám đốc Ban/Trung tâm phải am hiểu KPI, họ tuyên truyền viên tuyên truyền phổ biến kiến thức KPI cho cán bộ, giải đáp vướng mắc trình triển khai KPI cho cán - Truyền thơng qua hệ thống báo chí: Trong thời gian đầu triển khai áp dụng KPI đến cán bộ, Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội nên có viết KPI, lợi ích mà đem lại cho nhà trường, cán bộ, tạp chí Trường để cán bộnắm rõ KPI 3.5.2.4 Kết mang lại Vì KPI cơng cụ kết nối mục tiêu chiến lược nhà trường với hoạt động thực tế phát sinh, hệ thống số đo lường hiệu suất KPI nhằm cụ thể hóa mục tiêu chiến lược kết đạt tổng hòa yếu tố Để đạt mục tiêu kế hoạch đề ra, địi hỏi phải có tham gia đồng thuận toàn thể đơn vị tập thể cán nhân viên Một đào tạo tuyên truyền cho cán thấu hiểu kiến thức KPI, lợi ích mục tiêu tất cán tìm thấy vị trí phương pháp 86 KPI, họ đồng lòng, cố gắng thực yêu cầu đặt Điều nhanh chóng giúp nhà trường đạt kết mục tiêu đặt 3.5.3 Xây dựng phát triển hệ thống thu thập thống kê thơng tin nhà trường 3.5.3.1 Mục đích Xây dựng tiêu KPI cho đơn vị cá nhân bước đầu công áp dụng KPI vào nhà trường Để KPI thực tồn công cụ đánh giá hữu hiệu nhà trường việc xây dựng hệ thống theo dõi cập nhật kết thực tiêu KPI cần thiết Cơ sở liệu lưu trữ tất số kết KPI qua tháng, năm, đồng thời chia với người thông qua hệ thống công báo nội 3.5.3.2 Nội dung Hệ thống thu thập thống kê thông tin bao gồm: - Các văn hướng dẫn liên quan - Mô tả cụ thể, chi tiết số đo lường hiệu suất - Cơng thức tính tốn số đo lường hiệu suất - Nguồn cung cấp số liệu để tính tốn tiêu - Hệ thống bảng biểu, đồ thị trình bày tiêu - Người chịu trách nhiệm đo lường, công bố số liệu đánh giá tiêu - Những điều chỉnh thông tin cần thiết để có thơng tin cập nhật - Những tiêu thẻ điểm cân mà số đo lường tác động đến - Chu kỳ đánh nào? - Mối quan hệ số yếu tố định thành công 3.5.3.3 Kế hoạch triển khai Hiện nay, Trường ĐH Bách Khoa Hà Nơi chưa có phần mềm để ứng dụng vào công tác đánh giá cán Bước đầu có lẽ nhà trường sử dụng phương pháp thủ công trước kia: đánh giá biểu mẫu, sau tập hợp lại cho Phòng Tổ chức Cán Để áp dụng phương pháp đánh giá KPI toàn diện Trường ĐH Bách khoa Hà Nội nên giao tổ triển khai công tác KPI chủ trì thực hướng dẫn nội dung công việc sau: - Đối với hệ thống văn hướng dẫn, xây dựng mô tả số đo lường, 87 cơng thức tính tốn, nguồn lấy số liệu: Tổ triển khai KPI lập văn hướng dẫn chi tiết, rõ ràng đẩy lên trang Web nội (mục Công báo nội bộ) để cán dễ dàng tìm hiểu - Đối với cơng tác đánh giá, chấm điểm tiêu KPI: Tổ triển khai KPI phải chấm điểm cách công bằng, nghiêm minh xác Tập hợp đầy đủ thơng tin, số liệu đơn vị, cá nhân - Đối với hệ thống bảng biểu tính tốn số liệu Excel: Tổ KPI cần xây dựng hệ thống bảng biểu tính tốn tiêu KPI cho phận, phòng ban, cán Excel cách khoa học rõ ràng theo tiêu, lập sẵn cơng thức tính quy định rõ nhập liệu đầu vào kết tương ứng - Đối với phần mềm quản lý, nhập kết KPI lưu trữ: Tổ triển khai nghiên cứu yêu cầu đặt hệ thống phần mềm quản lý này, cách thức nhập quản lý số liệu sao, cần modul nào, Liên hệ đặt hàng với công ty phần mềm giao cho Trung tâm Mạng nhờ tư vấn Viện CNTT&TT nhà trường viết để họ có kinh nghiệm 3.5.3.4 Kết mang lại Việc hoàn thiện xây dựng sở liệu thu thập thống kê thông tin giúp doanh nghiệp thống kê đầy đủ thông tin liên quan đến trình đánh giá tiêu KPI đơn vị, giúp cho người quản trị hệ thống KPI giải thích giúp đỡ phận, cá nhân cách nhanh chóng kịp thời Mặt khác, hệ thống giúp người quản lý tiết kiệm nhiều thời gian xử lý, đánh giá truy xuất thông tin 88 III Ở chương 3, tác giả nêu lên sở áp dụng hệ thống đánh giá cán phương pháp KPI Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội Trên sở đó, tác giả đề xuất quy trình xây dựng số KPI cho đơn vị nhà trường Phương pháp đánh giá kết KPI Nội dung chương nằm phần Xây dựng số KPI cho Phòng Hợp tác Quốc tế số vị trí chức danh Phòng Ở phần cuối Chương 3, tác giả đề xuất số đề xuất để nâng cao hiệu việc xây dựng hệ thống đánh giá theo KPI Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội Các kiến nghị bao gồm cam kết ủng hộ, tham gia lãnh đạo cấp cao; tư vấn hướng dẫn triển khai chuyên gia tư vấn bên ngồi; đào tạo truyền thơng nội KPI, xây dựng sở liệu, phần mềm hệ thống báo cáo cải tiến việc trả lương, thưởng gắn liền với kết đánh giá nhân viên Các kiến nghị đề xuất dựa đặc điểm thực tế Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội 89 KẾT LUẬN Đánh giá cán công tác vô quan trọng Tổ chức nào, quan nghiệp hành Trường ĐH Bách khoa Hà Nội ngoại lệ Việc xây dựng hệ thống đánh giá cán tốt không giúp Ban lãnh đạo nhà trường vào để đưa sách nhân đắn kịp thời, thúc đẩy động lực làm việc, nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ; mà hỗ trợ Ban lãnh đạo nhà trường công tác đảm bảo tiến độ chất lượng thực thi nhiệm vụ đơn vị cán nhà trường, hướng phận cán vào chiến lược, mục tiêu chung Trường Công tác đánh giá cán công tác quan trọng lại vô nhạy cảm Thực tế, người đánh giá e ngại đưa kết đánh giá, người đánh giá khơng phải lúc sẵn sàng để đón nhận chúng Công tác đánh giá thường dễ gặp lỗi thiên vị, chủ quan, “bình quân chủ nghĩa”, Bởi mà việc đánh giá trở nên hiệu mang tính “hình thức” Kết đánh giá sử dụng triệt để vào mục đích nhân khen thưởng, đề bạt, Bởi vậy, xây dựng hệ thống đánh giá cán đáp ứng tiêu chí cơng bằng, khách quan, tiêu đánh giá đo lường lượng hóa cách cụ thể, rõ ràng nhu cầu cấp thiết Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội, đặc biệt bối cảnh nhà trường triển khai chế tự chủ, phân cấp tự chủ đơn vị Nhận thấy tính cấp thiết việc cần phải xây dựng hệ thống đánh giá cán nhà trường, tác giả đề xuất áp dụng phương pháp đánh giá cán hệ thống đo lường KPI Những kết mà tác giả đạt luận văn mình, : - Xây dựng số đánh giá KPI dành cho Phòng Hợp tác Quốc tế, Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội, bao gồm số KPI dành đơn vị nói chung cho số vị trí chức danh cụ thể Phịng nói riêng 90 - Đề xuất quy trình xây dựng số KPI cho đơn vị nhà trường Phương pháp đánh giá kết KPI - Đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu áp dụng phương pháp đánh giá cán KPI Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội Tuy bước đầu triển khai thực cịn gặp nhiều khó khăn tác giả tin tưởng việc xây dựng hệ thống đánh giá cán phương pháp KPI, Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội nhìn thấy tiến rõ rệt việc thực công việc cán nhà trường Bên cạnh đó, hệ thống đánh giá cán KPI giúp Ban lãnh đạo nhà trường thấy rõ ràng thành thời mục đích mục tiêu chiến lược, Ban lãnh đạo nhà trường đưa định nhanh nhờ có đo lường nhận thấy xác kèm theo Về mặt tổ chức nhân sự, hệ thống đánh giá KPI giúp cấp quản lý nhận biết kết đơn vị, cá nhân đơn vị để có điều chỉnh khuyến khích tạo động lực cho cán cách kịp thời hợp lý Mặt khác, hệ thống khắc phục trở ngại lớn hệ thống đánh giá cán (nhân viên), khơng gây đồn kết tập thể, chí cịn nâng cao tính thống tập thể, hướng cá nhân mục tiêu chung đơn vị, nhà trường; tránh bất đồng ý kiến nhờ kết đánh giá đo lường cụ thể, xác Để giảm bớt khó khăn giai đoạn đầu triển khai hệ thống đánh giá cán phương pháp KPI, tác giả đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu áp dụng phương pháp đánh giá này, cơng tác đào tạo, hướng dẫn truyền thông cho cán kế hoạch, tổ chức thực hiện, báo cáo mục tiêu theo KPI công tác then chốt Hi vọng với sở lý luận chắn quy trình thực chặt chẽ trình bày Luận văn này, Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội áp dụng thành công phương pháp đánh giá cán KPI, góp phần nâng cao chất lượng thực công việc cán mục tiêu mà nhà trường đặt 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] ThS Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007), Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, Nhà xuất Đại học KTQD, Hà Nội - NXB Lao độ [2] TS Nguyễn Hữu Thân (2008), [3] Martin Hilb (2003), Quản trị nhân tổng thể, Nhà xuất thống kê, Thành phố Hồ Chí Minh [4] David Parmenter (2009), Các số đo lường hiệu suất, Nhà xuất tổng hợp, Thành phố Hồ Chí Minh [6] Trang web Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội: https://hust.edu.vn/ [7] Trang web Phòng HTQT, Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội: http://htqt.hust.edu.vn/ [8] http://barnraisersllc.com/2012/02/experts-define-key-performance-indicators/ [9] http://ocd.vn/tin-tuc/tri-thuc-quan-ly/1214-quy-trinh-xay- dung-kpis-cho-mot-bo-phan-chuc-danh-cong-viec.html 92 ...BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - TRẦN VŨ HƯƠNG TRÀ XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC (KPI) ĐỂ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC THỰC HIỆN CƠNG VIỆC... định số KPIs (chỉ số đánh giá) a KPIs phận: Dựa sở chức năng, nhiệm vụ phận /phòng/ ban người xây dựng hệ thống KPIs xây dựng số KPIs chung đặc trưng cho phận Những số KPIs sở để xây dựng KPIs... nâng cao hiệu suất công việc 28 1.3.3 Cách thức xây dựng KPIs Bƣớc 1: Xác định phận/ngƣời xây dựng KPIs Các phận/phịng /ban tự xây dựng KPIs: phận /phòng/ ban chức trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho