Đang tải... (xem toàn văn)
Bộ Môn Quản Trị Sự KiệnĐề tài: Thực Trạng Công Tác Lập Kế Hoạch Và Triển Khai Tổ Chức Sự Kiện Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Dịch Vụ Giái Trí Của Công Ty Giải Trí Điền Quân Media EntertainmentCHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN41.1. Một số vấn đề về tổ chức sự kiện41.1.1. Khái niệm về sự kiện41.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện41.1.3. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện51.2. Một số vấn đề lý luận về quản trị sự kiện61.3. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện61.3.1. Xác định mục tiêu sự kiện61.3.2. Xác định chủ đề sự kiện111.3.3. Xác định đối tượng đại biểu khách mời131.3.4. Xây dựng chương trình141.3.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm151.3.6. Xác định ngân sách171.3.7. Tài trợ sự kiện181.4. Tổ chức triển khai hoạt động sự kiện191.4.1. Tổ chức đưa đón, tiếp khách191.4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng211.4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện221.4.4. Tổ chức quay phim chụp ảnh và hoạt động giải trí23CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ RA MẮT SẢN PHẨM DỊCH VỤ GIÁI TRÍ CỦA CÔNG TY GIẢI TRÍ ĐIỀN QUÂN MEDIA ENTERTAINMENT252.1. Thực trạng lập kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty252.2. Tổ chức triển khai hoạt động sự kiện332.2.1. Tổ chức đưa đón, tiếp khách332.2.2. Tổ chức không gian, âm thanh, áng sáng342.2.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện352.2.4. Tổ chức quay phim chụp ảnh và hoạt động giải trí35PHỤ LỤC37
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức kiện, xem xét góc độ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tương đổi mẻ Việt Nam Cùng với phát triển kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin dịch vụ tổ chức kiện có bước phát triển đáng kể Việt Nam Trong đó, đặc biệt kể đến tổ chức kiện lễ mắt sản phẩm Đây kiện phổ biến Tuy nhiên, kiện cịn thiếu tính chun nghiệp, tổ chức rời rạc, chưa hệ thống chưa phù hợp Để hồn thiện cơng tác tổ chức hoạch địch tổ chức triển khai hoạt động kiện lễ mắt sản phẩm mới, nhóm chúng tơi xin lựa chọn đề tài: “Lễ mắt sản phẩm dịch vụ giải trí – Ngôi nhà ma ám” làm đề tài thảo luận Với đề tài này, nhóm chúng tơi muốn cung cấp cho doanh nghiệp tổ chức kiện nói chung độc giả có ý định tổ chức kiện nói riêng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát kiện lễ mắt sản phẩm CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 1.1 Một số vấn đề tổ chức kiện 1.1.1 Khái niệm kiện Theo từ điển Chambers (1998, trang 560.), kiện “là điều diễn có kết quả; ảnh hưởng bất ngờ có khả xảy gây ý hay đơn giản mục chương trình” Theo Accepted Practices Exchange (APEX) (CIC, 2005) kiện “một dịp tổ chức họp, hội nghị, triển lãm, kiện đặc biệt, tiệc chiêu đãi Một kiện thường bao gồm nhiều chức khác liên quan đến nhau” Theo từ điển tiếng việt, kiện “sự việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội” Từ khái niệm trên, đúc kết kiện sau: “Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán…” 1.1.2 Khái niệm tổ chức kiện Theo quan điểm hoạt động tổ chức kiện (event management) hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực kiện Theo quan điểm kinh doanh tổ chức kiện bao gồm số toàn hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) hoạt động kiện nhằm đạt mục tiêu định mà kiện đề Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức kiện Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức kiện cũng bao gồm hoạt động nghiên cứu kiện; lập kế hoạch, chương trình cho kiện; điều hành diễn biến kiện; kết thúc kiện… Từ cách tiếp cận đề cập nêu trên, khái quát: Tổ chức kiện trình bao gồm số tồn cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện 1.1.3 Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện Các hoạt động tác nghiệp bản, công việc tổ chức kiện đề cập cách cụ thể hơn, bao gồm: Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến kiện; Hình thành chủ đề, lập chương trình kế hoạch tổng thể cho kiện; Chuẩn bị tổ chức kiện; Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện; Tổ chức điều hành diễn biến kiện; Tổ chức phục vụ ăn uống kiện; Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển kiện; Tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện; Kết thúc kiện giải công việc sau kiện; 10 Xúc tiến quảng bá kiện; 11 Quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ kiện; 12 Quản trị tài tổ chức kiện; 13 Dự phòng giải cố tổ chức kiện; 14 Chăm sóc khách hàng; 15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn, an ninh trình tổ chức kiện… Các hoạt động tác nghiệp nói vừa đan xen vừa nối tiếp trình tổ chức kiện cụ thể Theo dịng chảy thời gian thấy: Các hoạt động như: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến kiện; hình thành chủ đề, lập chương trình kế hoạch tổng thể cho kiện; chuẩn bị tổ chức kiện; xúc tiến quảng bá kiện; thuộc giai đoạn trước diễn kiện Giai đoạn thực kiện bao gồm hoạt động: tổ chức đón tiếp khai mạc kiện; tổ chức điều hành diễn biến kiện; tổ chức phục vụ ăn uống kiện; tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện; Giai đoạn giai đoạn cuối bao gồm hoạt động kết thúc kiện giải công việc sau kiện Các công việc khác như: quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ kiện; quản trị tài tổ chức kiện; dự phịng giải cố tổ chức kiện; chăm sóc khách hàng; đảm bảo vệ sinh, an tồn, an ninh trình tổ chức kiện… đan xen liên quan đến tất giai đoạn nói Cần lưu ý, việc phân chia cơng việc chỉ mang tính tương đối, mặt khác mỡi cơng việc cịn chứa đựng nhiều cơng việc nhỏ, công việc chi tiết khác 1.2 Một số vấn đề lý luận quản trị kiện Quản trị kiện tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng chủ thể kiện lên tập thể lao động, sử dụng cách tốt tiềm hội để đạt mục tiêu đề theo luật pháp chuẩn mực xã hội 1.3 Quá trình lập kế hoạch tổ chức kiện Quá trình lập kế hoạch tổ chức kiện bao gồm bước: Bước 1: Xác định mục tiêu Bước 2: Xác định chủ đề kiện Bước 3: Xác định đối đại biểu Bước 4: Xây dựng chương trình kế hoạch Bước 5: Lập thời gian biểu lựa chọn điểm đến Bước 6: Xác định ngân sách Bước 7: Tài trợ kiện 1.3.1 Xác định mục tiêu kiện 1.3.1.1 Khái niệm Mục tiêu kiện kết mà nhà đầu tư kiện, nhà tổ chức kiện cũng thành phần tham gia khác định nhằm phấn đấu đạt trình thực kiện Mục tiêu kiện mốc kích thích cho nỗ lực hạng mục công việc tổ chức kiện, mặt khác sử dụng cơng cụ để đánh giá, kiểm sốt hạng mục công việc kiện Mục tiêu kiện thường nhà đầu tư kiện đưa ra, nhiên chỉ mục tiêu cụ thể Với kinh nghiệm lĩnh vực tổ chức kiện nhà tổ chức kiện nên tìm hiểu mục tiêu cao việc tổ chức kiện (mà mục tiêu kiện chỉ phần để đạt mục tiêu cao này) để từ có tư vấn cho nhà đầu tư kiện Ví dụ: với mục đích chiến lược mở rộng thị phần địa bàn đó, nhà đầu tư kiện định mở chiến dịch giới thiệu sản phẩm trò chơi có thưởng với mục tiêu cụ thể tạo hình ảnh tốt đẹp với khách hàng Nhà tổ chức kiện sau nghiên cứu tư vấn cho nhà đầu tư kiện xem xét lại mục tiêu kiện định tổ chức nói khơng chỉ tạo hình ảnh tốt đẹp với khách hàng mà cịn thêm mục đích xúc tiến thương mại, quảng cáo sản phẩm đến khách hàng Việc bổ sung, thay đổi mục đích sẽ ảnh hưởng đến tồn chương trình, nội dung kiện dự định sẽ tổ chức Ngồi ra, tính chất định cũng mức độ ảnh hưởng mục tiêu kiện đến tồn hoạt động q trình tổ chức kiện như: xây dựng chương trình, sáng tạo ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị triển khai thực hạng mục công việc kiện việc xác định mục tiêu cách rõ ràng, cũng mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất, tính khả thi quan trọng 1.3.1.2 Các yêu cầu mục tiêu Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (mục tiêu đáng) Mục tiêu kiện cần phải mang ý nghĩa đích thực phù hợp với mục tiêu chung đời sống xã hội Đây điều kiện cần để tổ chức thành công kiện đạt mục tiêu mà nhà đầu tư kiện đưa ra, đảm bảo mang lại lợi ích đáng cho thành phần tham gia kiện Với mục tiêu ngược với mục tiêu chung đời sống xã hội, sẽ bị xã hội lên án chí bị pháp luật ngăn cấm Ngồi mục tiêu khơng đáng thường sẽ khơng tồn lâu gây tác dụng ngược xã hội nhận biết Ví dụ: Một doanh nghiệp đầu tư kiện lớn, tốn nhằm giới thiệu sản phẩm chất lượng (chẳng hạn loại sữa có hàm lượng dinh dưỡng thấp, nhập với giá rẻ), lại nhằm mục tiêu: quảng cáo cho loại sữa loại sữa chất lượng cao, khách hàng nhiều nước giới ưa chuộng chẳng hạn Với mục tiêu cho dù kiện tổ chức chuyên nghiệp, tốn đến đâu cũng khó đạt được, mặt khác khơng chỉ làm giảm uy tín doanh nghiệp đầu tư kiện mà cả doanh nghiệp nhận tổ chức kiện cũng bị uy tín bị xã hội phản đối Mục tiêu phải rõ ràng Mục tiêu đòi hỏi phải xác định rõ ràng, tránh chung chung Một mục tiêu chung chung theo kiểu: phấn đấu mang lại uy tín cho cơng ty, phấn đấu tăng sức cạnh tranh cho công ty (như tổ chức kiện thương mại đó) v.v sẽ khơng tập trung trí tuệ tập thể, khơng cho phép huy động nỗ lực nhà đầu tư cũng nhà tổ chức kiện Mục tiêu kiện thể qua chỉ tiêu tiêu định lượng như: quy mô ảnh hưởng kiện, số khách mời tham dự, số lượng phương tiện truyền thông đưa tin v.v cũng diễn đạt qua chỉ tiêu định tính như: nâng cao thương hiệu sản phẩm, mang lại uy tín cho chủ đầu tư kiện… nhiên mục tiêu cụ thể thuận lợi cho việc xây dựng chương trình, ý tưởng lập kế hoạch tổ chức kiện Mục tiêu phải thể yếu tố thúc đẩy nỗ lực nhà đầu tư nhà tổ chức kiện Một mục tiêu dễ dàng thực sẽ khơng mang tính chất thúc đẩy; mục tiêu vượt lực phấn đấu nhà đầu tư nhà tổ chức kiện sẽ trở nên xa vời, thiếu tính thuyết phục Vì vậy, mục tiêu phải đảm bảo tính thực tính tiên tiến Nó khơng chỉ phản ánh mục tiêu thực tế, mục tiêu gần kiện mà phải thể tiềm phát triển tương lai mà chủ đầu tư cũng nhà tổ chức kiện đạt sở tận dụng cơi hội, giảm thiểu rủi ro, phát huy nội lực đến mức cao Mục tiêu phải linh hoạt có tính khả thi Mục tiêu phải đảm bảo rõ ràng khơng cứng nhắc có nghĩa phải có độ linh hoạt định để điều chỉnh có diễn biến bất thường hội, nguy cơ, rủi ro khôn lường hoạch định Đồng thời mục tiêu phải có tính khả thi cao tạo niềm tin chuyên gia quản lý kiện tập thể người tham gia kiện, ủng hộ tâm thực Mục tiêu phải đảm bảo thống Mục tiêu tổng thể kiện phải phù hợp với mục tiêu chung chủ đầu tư kiện nhà tổ chức kiện Mục tiêu cụ thể hạng mục hoạt động phải xây dựng sở mục tiêu chung kiện, mục tiêu lĩnh vực phải quán có tác dụng thực mục tiêu tổng thể kiện Ngoài mục tiêu chung kiện phải đảm bảo thống với mục tiêu thành phần tham gia kiện 1.3.1.3 Thứ bậc mục tiêu tổ chức kiện Một kiện tổ chức thường không chỉ hướng tới mục tiêu mà hướng tới nhiều mục tiêu khác Nhà tổ chức kiện cần xác định thứ bậc mục tiêu (mục tiêu chính, mục tiêu phụ), để tập trung trình tổ chức kiện Ngồi ra, cũng cần phải xem xét tính hợp lý số lượng cũng thứ bậc mục tiêu mà chủ đầu tư kiện đưa Số lượng, thứ bậc tính chất, nội dung mục tiêu kiện sẽ tác động trực tiếp đến quy mơ, chương trình ngân sách tổ chức kiện Với kiện khác nhau, thường có hệ thống mục tiêu khác Dưới số mục tiêu điển hình gắn với loại hình kiện thường gặp - Hội họp, hội thảo, hội nghị- hệ thống mục tiêu điển hình bao gồm: + Tập hợp thành viên có liên quan nhằm bàn bạc, trao đổi thông tin + Cung cấp thông tin sản phẩm mới, ý tưởng + Trao đổi ý kiến + Tìm kiếm đồng thuận + Tìm giải pháp cho vấn đề cịn tồn đọng - Sự kiện đoàn thể: + Tuyên dương thành tích + Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp) + Gặp gỡ, giao lưu + Giới thiệu sản phẩm + Đánh bóng thương hiệu + Lễ kỷ niệm - Sự kiện gây quỹ: + Thu hút ý công chúng + Tạo lập quỹ trực tiếp (đóng góp trực tiếp q trình diễn kiện) + Thu hút nhà tài trợ + Thu hút người ủng hộ + Tăng số lượng tình nguyện viên - Sự kiện khuyến khích kinh doanh: + Ghi nhận, thảo luận doanh số bán hàng, doanh số tiêu thụ + Tập hợp đội ngũ kinh doanh đánh giá kết thực xác định chiến lược, biện pháp, kế hoạch phát triển kinh doanh tương lai + Gặp gỡ, trao đổi ý kiến lãnh đạo doanh nghiệp với đội ngũ kinh doanh bên doanh nghiệp + Tranh thủ ủng hộ nội đối tác - Các kiện đặc biệt khác: + Gây ý giới truyền thông + Gây ý công chúng + Thu hút khách hàng + Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho thành viên tham gia kiện thi, khuyến mại doanh nghiệp)… - Các kiện văn hóa liên quan đến phong tục tập quán (như mừng thọ, sinh nhật, lễ hội…) + Cảm tạ chủ kiện + Thực theo định chế văn hóa, phong tục tập quán cộng đồng + Thu hút khách du lịch + Quảng bá văn hóa vùng, địa phương với du khách phương tiện truyền thông… Như đề cập, mục tiêu kiện định đến chương trình, ngân sách cũng kế hoạch chuẩn bị, triển khai thực kiện… hay nói cách khác có tầm ảnh hưởng định đến tồn quy trình tổ chức kiện Do việc phân tích mục tiêu kiện có vai trị quan trọng Với mục tiêu chủ đầu tư kiện đòi hỏi nội dung kiện phải thiết kế thực để đạt Tuy nhiên, bên cạnh mục tiêu cụ thể khác cũng địi hỏi có ý tưởng, chương trình sát thực với chúng Chẳng hạn, mục tiêu thu hút công chúng đến với kiện nhằm đánh bóng thương hiệu sản phẩm cần phải có hoạt động phụ trợ kèm (biểu diễn ca nhạc trực tiếp, trị chơi có thưởng, tặng phẩm…) 1.3.2 Xác định chủ đề kiện 1.3.2.1 Khái niệm Chủ đề cho kiện hiểu nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… kiện Ví dụ: Hội nghị khách hàng công ty IVE quý II năm 2008 - Lễ khai trương siêu thị Việt… Chủ đề kiện cụm từ cứng nhắc, công thức mà tùy theo mục đích, ý tưởng, tính sáng tạo đột phá nhà đầu tư kiện, nhà tổ chức kiện có cách biểu đạt khác Tuy nhiên, chủ đề kiện sở để xây dựng ý tưởng (tuy nhiên ý tưởng cũng sở để điều chỉnh chủ đề chí từ ý tưởng xây dựng nên chủ đề), chủ đề cũng sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức kiện nên phải chứa đựng đầy đủ thơng tin như: Hình thức tổ chức kiện, tên chủ đầu tư kiện nội dung kiện, thời gian cho kiện…Ví dụ: Lễ khai trương chợ Bình Tây, Lễ khởi cơng…, Gặp gỡ khách hàng cuối năm…, Hội thảo du học Anh… 1.3.2.2 Hình thành chủ đề cho kiện Thơng thường chủ đề kiện thường nhà đầu tư xác định từ trước yêu cầu nhà tổ chức kiện thực theo Trong hoạt động tổ chức kiện nước phát triển, nhà đầu tư kiện thường đưa mục đích việc đầu tư kiện mình, việc hình thành chủ đề cho kiện giao cho nhà tổ chức kiện, để tận dụng hiểu biết, kinh nghiệm việc tiến hành kiện Ví dụ: Một doanh nghiệp yêu cầu nhà tổ chức kiện tổ chức kiện nhằm giới thiệu loại sản phẩm doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng lớn Theo mục đích nhà tổ chức kiện đưa nhiều chủ đề, hình thức tổ chức kiện CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ RA MẮT SẢN PHẨM DỊCH VỤ GIÁI TRÍ CỦA CƠNG TY GIẢI TRÍ ĐIỀN QUÂN MEDIA & ENTERTAINMENT 2.1 Thực trạng lập kế hoạch tổ chức kiện của công ty Công ty lập kế hoạch tổ chức kiện cho lễ mắt sản phẩm dịch vụ giải trí – Ngơi nhà ma ám với bước sau: Bước 1: Xác định mục tiêu Mục tiêu mà công ty đề tổ chức kiện là: − − − − − Gia tăng doanh thu cho công ty Mở rộng quan hệ với đối tác, khách hàng Thâm nhậm vào thị trường dịch vụ giải trí lạ Tìm kiếm them khách hàng mục tiêu Tăng nhận biết công ty khách hàng tiềm Bước 2: Chủ đề kiện Công ty đưa chủ đề kiện là: “Lễ mắt sản phẩm dịch vụ giải trí – Ngơi nhà ma ám” Bước 3: Xác định đối tượng đại biểu/ khách mời Công ty xác định đối tượng đại biểu/ khách mời theo vị trí, vai trò khách − + + Nhân vật quan trọng gồm: Người đại diện hình ảnh: ca sĩ Ngô Kiến huy Khách tiếng: ca sĩ Suiboi, ca sĩ Only C, ca sĩ Chi Dân, người mẫu Hồ Diễm My, + + + + − + + − − + + giải tìm kiếm tài Hà Nội – Ms Đào Vân Anh Giám đốc cơng ty giải trí: Mr Nguyễn Quốc Toản Người đại diện quyền địa phương Phó giám đốc cơng ty giải trí: Ms Nguyễn Phương Đại diện phịng ban công ty Cơ quan truyền thông bao gồm: Đại diện báo điện tử báo 24h, vnexpress, vietnamnet Đại diện báo truyền thống báo sinh viên, báo niên,… Khách hàng: lập danh sách khách hàng VIP công ty Nhà đầu tư Đại diện khách sạn The Time, khách sạn Old Town Đại diện công ty lữ hành Vietravel, công ty lữ hành Hà Nội tourism, công ty lữ hành ANZ travel + Đại diện khu vui chơi giải trí Phương Hiền Chi Bước 4: Xây dựng chương trình lập kế hoạch Cơng ty xây dựng chương trình sau: Đón tiếp khách tham dự, cài biểu tượng kinh dị lên áo cho khách Tổ chức văn nghệ, tổ chức không gian trang trí kinh dị MC lên dẫn chương trình theo kịch Giới thiệu mời tổng giám đốc cơng ty giải trí lên tun bố lý do, múc đích ý nghĩa buổi lễ Giới thiệu mời chủ đầu tư lên phát biểu Giới thiệu quan địa phương, bị đại biểu khác MC giới thiệu dịch vụ giải trí Các PG PB đưa tài liệu giới thiệu dịch vụ giải trí cho khách hướng dẫn quy tắc trò chơi Mời khách hàng bắt đầu tham gia trải nghiệm dịch vụ giải trí Phỏng vấn khách hàng sau tham gia 10 Tiếp khách tổ chức vãn nghệ 11 Tiễn khách 12 Kết thúc buổi lễ Công ty xây dựng nhóm tổ chức kiện bao gồm: Nhà quản lý kiện (Event manager) Phụ trách địa điểm (Venu e management ) Nhà cung cấp dịch vụ trung gian Ph ụ trách nhà cung ứng dịch vụ (C atering company) ứng Nh cung Phụ trách tài Phụ … trách Marketing (Acc ounting consunltant ) (Mar keting consutancy ) Các nhân viên Các nhân viên C ác nhân viên Các nhân viên Bước 5: Xác định thời gian lựa chọn địa điểm - Tổng độ dài thời gian tổ chức kiện tiếng - Thời gian tổ chức: 18 00 phút sẵn sàng đón tiếp khác; 18 30 phút bắt đầu khai mạc tổ chức kiện Công ty lên kế hoạch dành 30 phút dự phòng thời gian khách đến muộn dành phút mỡi khâu để đề phịng cố Thời gian cụ thể: 18 00 phút: Đón tiếp khách tham dự, cài biểu tượng kinh dị lên áo cho khách (30 phút) 18 30 phút: Khai mac tổ chức văn nghệ, tổ chức khơng gian trang trí kinh dị (15 phút) 18 50 phút: MC lên dẫn chương trình theo kịch (10 phút) 19 05 phút: Giới thiệu mời tổng giám đốc công ty giải trí lên tuyên bố lý do, múc đích ý nghĩa buổi lễ (5 phút) 19 15 phút: Giới thiệu mời chủ đầu tư lên phát biểu (5 phút) 19 25 phút: Giới thiệu quan địa phương, bị đại biểu khác (5 phút) 19 40 phút: MC giới thiệu dịch vụ giải trí Các PG PB đưa tài liệu giới thiệu dịch vụ giải trí cho khách hướng dẫn quy tắc trò chơi (10 phút) 19 55 phút: Mời khách hàng bắt đầu tham gia trải nghiệm dịch vụ giải trí (180 phút) Phỏng vấn khách hàng sau tham gia (trong suốt thời gian lại) 10 Tiếp khách tổ chức vãn nghệ (trong suốt thời gian lại) 11 Tiễn khách (trong suốt thời gian lại) 12 Kết thúc buổi lễ Tổng thời gian 300 phút tính thời gian dự phịng 260 phút khơng tính thời gian dự phịng Cơng ty lựa chọn địa điểm: khu vui chơi chơi giải trí Phương hiền Chi tổ chức trời Bước 6: Xác định ngân sách Công ty lên kế hoạch chi tiết khoản chi phí theo danh mục khoản chi phí sau đây: Bảng 2.1 Danh mục khoản chi phí tổ chức kiện Các khoản mục chi phí dự tốn cho tổ chức kiện Các chi phí của Giải trí -Giao thơng vận tải kiện Âm nhạc trang web Phí thuê Tài Truck / Văn thuê Giấy phép Nổi tiếng Giỏ hàng / tay Xe Tải Lao động Loa Phí Tổng $ _ Kiểu xe Xe đặc biệt Lao động Khác Thuê trang thiết bị Khác Lao động Điều hòa Tổng $ _ Tổng $ _ Bàn Tiện ích / Xử lý chất thải Du lịch / Phịng Bàn đăng ký Quản lý Du lịch VIP Ghế Nước hookup Limousine / xe cho thuê Ống nhựa treo lên Restrooms / Portopotties Khách sạn Carpeting / Flooring Thùng rác / Dumpsters / Nhân viên Du lịch Props Receptacles Limousine / xe cho thuê Tents / Canopies Sử dụng dịch vụ Staging (skirting, cầu Thiết lập Crew Khách sạn thang) Cleanup Crew Tổng $ _ _ Vật Risers Misc Nhân Stanchions / dây giềng Tổng $ _ Quản lý tổ chức kiện Đồ nội thất Lao động Khuyến / Quảng cáo Hiển thị / Nhân viên tổ chức Tổng $ _ Báo chí kiện Tạp chí Các nhân viên Thức ăn dịch vụ Radio Ngoài Thức ăn Tivi Máy chủ / Hostesses Nước giải khát Hiển thị dấu hiệu Bartender phí Đăng ký Catering phí Đường dấu hiệu Tư vấn Trang thiết bị Dấu hiệu Directional Quan hệ cộng đồng Bàn / Ghế Linens-nguồn cung cấp, Biểu Ngữ Khác Trung Quốc, In hình ảnh Tổng $ _ _ Khuyến mại Mục Thuỷ tinh, Utensils Xem xét khẩn cấp Radio / TV / Mã số sản Y khoa Lao động / Nhân viên xuất Xe cứu thương Tổng $ _ Mưa Kế hoạch Chi phí Gratuities Thuế Bảo mật Canopies / tents / Coverings Y tế Giấy phép Cơ sở Nhân / VIP / Khách / Riêng tư Tổng $ _ Tổng $ _ Misc Chi phí Tình nguyện viên Bảo hiểm Kế tốn Misc Chi phí Bảo hiểm trách nhiệm pháp Luật sư Tổng $ _ lý Gen Văn phòng phẩm Rider Trang thiết bị văn phòng Audio-Mỹ Chuyên Truyền hình Màn hình Tổng $ _ Điện thoại Bán Vé phí Máy nghe video / Ghi Thiết kế & In ấn Kho Thiết kế Mileage Máy chụp ảnh Kinh doanh loại thẻ Đậu xe Máy chiếu Overhead Cung cấp bổ sung Brochures Sự kiện Photographer Máy chiếu / giỏ Truyền thông Kit hàng Sự kiện Videographer Động & Phim Đăng ký gói Màn hình Poster Kiểm tra coat Lecterns / Podiums Flyers Tình nguyện viên Lời mời (Hoạt động Appreciation / Micro Vé Quà tặng ) Reel-to-reel Tape Ghi Letterhead / envelopes Vé có Địa phương, tiểu bang, liên Máy nghe đĩa Chuyên Mục bang thuế _ Hệ thống âm Nhân đôi / photocopy Misc Gratuities Lao động chuyên Bộ Talkies Logo Khác Trỏ / Đánh dấu pens Chương trình Tổng $ _ _ Tổng $ _ Postage / Vận chuyển / Flip Charts Blackboards Misc In ấn / Specialities Kho Máy tính Interfaces Menus Bưu Các đồ Số lượng lớn thư / Giấy Nhân viên kỹ thuật Tài trợ Dấu hiệu phép Đặc biệt khu vực Thư Nhà Lao động Freight Tổng $ _ Khu vực VIP Dịch vụ phân phối Tên Tags / holders Thiết bị điện Drayage Chiếu sáng chung Nơi Thẻ Tổng $ _ Giải thưởng, Recognitions Đặc biệt chiếu sáng Tổng số chi phí $ Engraving Generator Giấy chứng nhận Thu nhập Mở rộng dây Sự kiện thu nhập Mã số sản xuất Giải thưởng $ Khác Rentals Khung Booth Vũ trụ Bán hàng Lao động Cảm ơn Quý vị Thẻ $ Tổng $ _ Bán vé / Admission Khác $ Tổng $ _ Nhà tài trợ / Underwriters Trang trí Sự kiện Thất $ Giai đoạn Thất Giao thơng vận tải / xe Qun góp $ Giai đoạn Backdrop Limousine / xe cho thuê Hàng hóa $ Raffle $ Centerpieces / Bảng Thất Phịng Diện tích Đấu giá $ Đưa đón Bar $ Hoa / Cây Mileage Bồi Hoàn Chương trình quảng cáo Ngọn nến $ Balloons Lao động / Nhân Khác $ Chuyên ngành linen Tổng $ _ Tổng số lợi tức $ Chủ tịch Covers Lợi nhuận tổ chức Dấu hiệu kiện $ _ Props Giấy Vật Misc Chi phí Lao động Tổng $ _ Bước 7: Tài sợ kiện Công ty thực bước vận động tài trợ: Lên ý tưởng chương trình Chuẩn bị hồ sơ tài trợ Kế hoạch truyền thơng, báo chí Liên lạc, đàm phán với nhà tài trợ Thực chương trình Báo cáo tốn Cơng ty thực bước thực tài chợ: Xác định đối tượng Hoạch định ngân sách 3/ Xác định mục tiêu Xây dựng thông điệp Theo dõi thực Đánh giá kết 2.2 Tổ chức triển khai hoạt động kiện 2.2.1 Tổ chức đưa đón, tiếp khách Cơng ty tổ chức xe 16 chỡ đưa đón khách mời cơng ty xe chỡ đưa đón nhân vật quan trọng Về thời gian đón khách Đối với xe khách: 18 00 phút, xe đến trước 30 phút sẽ gửi tin nhắn cho khách xe đến Đối với xe chỗ: theo yêu cầu khách khoảng thời gian tiếng trước diễn kiện, thời gian diễn kiện tiếng sau kiện kết thúc + Địa điểm tổ chức kiện: khu vui chơi giải trí Phương Hiền Chi + Địa điểm đỡ xe: trước cổng khu vui chơi giải trí Phương Hiền Chi + Địa điểm gửi xe: bãi gửi xe khu vui chơi giải trí Phương Hiền Chi Cơng ty phân cơng nhóm đón tiếp khách bao gồm: người quản lý tổ chức kiện, PG PB Vì cơng ty tổ chức ngồi trời nên khu vực đón tiếp rộng rãi Cơng ty thiết kế trang trí khu không gian kinh dịnh để tạo cảm giác ma quái cho khách để khách chụp ảnh Sau đó, nhóm đón tiếp khách sẽ kiểm tra thơng tin khách, làm thủ tục cho khách mời khách vào khu tổ chức kiện 2.2.2 Tổ chức không gian, âm thanh, sáng 2.2.2.1 Tổ chức không gian kiện Sự kiện ngồi trời - Tạo khơng gian rộng rãi, không bị giới hạn phù hợp với quy mô kiện - Tạo linh hoạt cho khơng gian trí theo chủ đề kiện Thời gian (buổi tối) Không gian: - Sân khấu - Chỗ đứng cho khách - Khu vực bàn để đồ uống đồ ăn nhẹ (bánh kẹo…) - Khu vực lối vào khu vực trí 2.2.2.2 Tổ chức âm thanh, ánh sáng kiện Về âm - Lựa chọn công ty phụ trách âm thanh, chuẩn bị, lắp đặt phương tiện, thiết bị âm phù hợp - Vị trí thiết bị âm thanh: bố trí thiết bị loa trước sân khấu xung quanh góc khu vực kiện - Sử dụng nhiều âm âm vang có chút rùng rợn theo chủ đề kiện Về ánh sáng - Ánh sáng phục vụ hoạt động trình diễn: ánh sáng trắng, ánh sáng màu ánh sáng chuyển động Sử dụng thiết bị chuyên dụng đèn tròn quay, đèn chiếu, đèn laser… - Ánh sáng phục vụ hoạt động trưng bày theo chủ đề kiện: sáng màu xanh cây, ánh sáng màu vàng ánh sáng màu đỏ mờ ảo, không rõ ràng… 2.2.3 Tổ chức ăn uống kiện Công ty sẽ lên thực đơn mô tả ý tưởng ăn với nhà cung cấp, phải cân nhắc cho thực đơn đa dạng mà hình thức trang trí bên ngồi phải thật kì qi, kinh dị cho phù hợp với chủ đề: “Ngôi nhà ma qi” Mặc dù có kiểm sốt số lượng ăn bữa lượng thức ăn cần dùng bữa ăn đưa thực đơn không phù hợp với đối tượng khách đặc biệt có người ăn kiêng sẽ dẫn đến dư thừa lãng phí nhiều đồ ăn Tạo ăn có hình thức kỳ qi khiến khách thích thú cũng khơng thể loại trừ trường hợp có khách thấy sợ khơng dám ăn Chính vậy, cơng ty lựa chọn việc trang trí ăn mức độ kì qi nhẹ Về đồ uống, công ty lên hợp đồng với nhà cung cấp đồ uống lựa chọn đồ uống thông thường nước lọc, đồ uống có ga Vì tổ chức ngồi trời nên cơng ty thiết kế khu ăn uống riêng biệt hình chữ U xung quang có trang trí hình thù kì qi Cơng Ty thiết kế thùng rác di động để khách thuận tiện 2.2.4 Tổ chức quay phim chụp ảnh hoạt động giải trí 2.2.4.1 Quay phim Lễ mắt giới thiệu sản phẩm dấu mốc quan trọng góp phần định tới quan tâm truyền thông, công chúng khách hàng sản phẩm Ngồi ra, buổi lễ cịn có nhiệm vụ tập trung vào sản phẩm nhằm đưa chúng tới gần với người tiêu dùng Vì thế, việc tổ chức quay phim nhằm quảng cáo cho nhà tổ chức, cho nhà tài trợ, đưa tin kiện đồng thời lưu lại hình ảnh, khoảnh khắc đáng nhớ buổi mắt sản phẩm doanh nghiệp Vì cơng ty thực hiện: Th chuyên gia bấm máy, đội ngũ phục vụ quay phim chuyên nghiệp Giám sát điều chỉnh cho phim chất lượng, hình ảnh sắc nét đảm bảo tính nghệ thuật Bố trí máy quay cố định để đảm bảo lưu lại tất hoạt động buổi lễ mắt: đón khách, công bố sản phẩm mới, trải nghiệm khách với sản phẩm mới… Bố trí thợ quay phim tham gia khách để quay cảnh thực tế 2.2.4.2 Chụp ảnh Công ty lên kế hoạch cho việc chụp ảnh: Thuê 10 thợ chụp ảnh theo phỏng cách kinh dị, kỳ quái Thời gian chụp: lúc đón khách 30 phút, thời gian văn nghệ 45 phút, trình khách tham gia dịch vụ giải trí 45 phút Bố trí thợ chụp ảnh tham gia khách để chụp ảnh để chụp lại khoảng khắc đáng nhớ 2.2.4.3 Tổ chức hoạt động giải trí Trước buổi lễ diễn ra, bên hội trường tổ chức số hoạt động: Một số nhân viên sẽ tạo hình ma, nhân vật kinh dị để thu hút ý khách mời, chụp hình với khách, đơi cịn tạo bất ngờ cho khách với gương mặt đáng sợ… Trình chiếu hình LED hình ảnh ngơi nhà ma ám khu vui chơi giải trí giới Có vài tiết mục văn nghệ: ca hát, nhảy đại với chủ đề ma quái Đặc biệt sẽ có tiết mục hài kịch “Tình người duyên ma” nghệ sĩ: Trấn Thành, Thu Trang, Anh Đức…mang lại sợ hãi cung tiếng cười cho vị khách đến với buổi lễ mắt Tổ chức giải thưởng khách trải nghiệm hết Ngôi nhà ma ám công ty tổ chức thực PHỤ LỤC Bảnh 2.2 Mẫu danh sách nhà cung ứng lựa chọn -CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐIỀN QUÂN ENTERTAINMENT Số: 234/TB DANH SÁCH CÁC NHÀ CUNG ỨNG DỊCH VỤ BỔ TRƠ Sự kiện:………………… Chủ đầu tư kiện: ………… Ngày thực hiện: …………… S TT Tên cung ứng Người danh sách nhà Đ ịa chỉ lập D T T ịch vụ/ hông hời sản tin gian phẩm nhà liên cung cung hệ cấp ứng … N G gười hi liên hệ Hà Nội, ngày….tháng … năm … Quản lý kiện Bảng 2.3 Mẫu giấy mời tham gia tổ chức kiện BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT DU LỊCH NAM CƠNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐIỀN QUÂN ENTERTAINMENT –––––––––––– –––––––––––– Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY MỜI Trân trọng kính mời: Tham gia: BUỔI NGHIỆM THU BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Thời gian: Hồi , ngày ./ /2008 Địa điểm: Phòng họp tầng - Nhà A - Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội Đường Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội Rất hân hạnh đón tiếp! GIÁM ĐỐC CÔNG TY Bảng 2.4 Một mẫu hồ sơ khách mời CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐIỀN QUÂN ENTERTAINMENT TÊN SỰ KIỆN Số:… HỒ SƠ KHÁCH MỜI Sự kiện:………………… Ngày thực hiện: …………… Nhân viên chịu trách nhiệm chăm sóc khách mời: …………… Họ tên khách mời: …… Mã số (nếu có): Địa chỉ/ số điện thoại (email, fax…) liên hệ I Các thông tin cá nhân của khách: - Độ tuổi: - Nghề nghiệp - Cơ quan cơng tác - Địa chỉ - Sở thích II Các thông tin để phục vụ khách ... 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ RA MẮT SẢN PHẨM DỊCH VỤ GIÁI TRÍ CỦA CƠNG TY GIẢI TRÍ ĐIỀN QUÂN MEDIA & ENTERTAINMENT 2.1 Thực trạng lập kế hoạch tổ chức kiện. .. chức kiện của công ty Công ty lập kế hoạch tổ chức kiện cho lễ mắt sản phẩm dịch vụ giải trí – Ngôi nhà ma ám với bước sau: Bước 1: Xác định mục tiêu Mục tiêu mà công ty đề tổ chức kiện là: − −... đón tiếp khai mạc kiện; Tổ chức điều hành diễn biến kiện; Tổ chức phục vụ ăn uống kiện; Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển kiện; Tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện; Kết thúc kiện giải công việc