Quy trình bán hàng của công ty cổ phần trùn quế an giang

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TRÙN QUẾ AN GIANG SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ THU VÂN MSSV: DTC142347 LỚP: DH15TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP AN GIANG, THÁNG NĂM 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRÙN QUẾ AN GIANG SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ THU VÂN MSSV: DTC142347 LỚP: DH15TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP GVHD: CN PHÙNG THỊ THU HƢƠNG AN GIANG, THÁNG NĂM 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP MỤC LỤC LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÙN QUẾ AN GIANG 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.2 Nhân BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MƠI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRÙN QUẾ AN GIANG 3.1 Quy trình bán hàng 3.2 Môi trƣờng làm việc công ty 10 3.3 Nhận xét 10 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 11 4.1 Viết quảng cáo sản phẩm 11 4.2 Xử lý nhập đơn hàng phần mềm bán hàng công ty 12 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 15 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 16 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 16 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 16 6.2.1 Kỹ giao tiếp với đồng nghiệp đơn vị 16 6.2.2 Kỹ giải vấn đề 17 6.2.3 Kỹ xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp tạo mối quan hệ với khách hàng 17 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn trình thực tập 18 6.3.1 Học cách viết thiết kế hình ảnh phù hợp 18 6.3.3 Hiểu rõ quy trình bán hàng xử lý đơn hàng 19 6.3.4 Biết cách chăm sóc, tƣ vấn khách hàng 19 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập 19 NỘI DUNG LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN MỖI TUẦN STT TUẦN Tuần 22/01 28/01 Tuần 29/01 04/02 NỘI DUNG THỰC TẬP Vào công ty làm quen với anh chị, giới thiệu sơ lược công ty sản phẩm kinh doanh doanh nghiệp Tham quan số khu vực, bàn làm việc anh chị đồng nghiệp Đọc tài liệu cơng ty Tìm hiểu hình thức bán hàng thơng qua thương mại điện tử công việc phân công Được anh chị thông báo ngày thời gian thực tập, phổ biến quy định công ty Lắng nghe chia sẻ học hỏi kinh nghiệm anh chị Mặt khác, phụ giúp anh chị dán nhãn sản phẩm, xếp giấy hướng dẫn sử dụng photo tài liệu Bắt đầu cơng việc giao thiết kế hình ảnh đại diện cho sản phẩm mà công ty đưa Thực công việc phần mềm thiết kế Canva, tìm kiếm hình ảnh web Freepiz hay google trợ giúp cán hướng dẫn Đọc thơng tin, tính ưu việt sản phẩm cách sử dụng sản phẩm Hiểu rõ chất sản phẩm để dễ dàng thiết kế hình ảnh, tóm tắt nội dung, cơng dụng chủ yếu sản phẩm (nếu có thể) Bên cạnh, giúp anh chị việc nhỏ in bài, photo tài liệu, nghe điện thoại,… NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GVHD Tuần 19/02 25/02 Tuần 26/02 04/3 Tuần 05/3 11/3 Tìm hiểu cách thức viết bài, cách trình bày, chèn ảnh giới thiệu sản phẩm tin tức So sánh cách viết hai để phân biệt rút điểm chung cách thức viết hồn tồn khác Thực hành viết quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đồng thời chèn hình ảnh đại diện hình mô tả liên quan đến nội dung viết Chèn logo ảnh công ty vào thiết kế Tiếp tục thực hành công việc viết thiết kế hình ảnh Bên cạnh đó, anh chị truyền đạt thêm kiến thức kỹ viết chuẩn SEO Tìm hiểu kỹ SEO để học hỏi áp dụng nhằm mục đích thu hút ý google để viết xuất nhiều với thứ hạng cao hơn, thu hút nhiều khách hàng Ngồi anh chị cịn hướng dẫn cách chọn màu cho ảnh thiết kế cách để chép màu sắc khác Phụ giúp việc cho anh chị như: viết hóa đơn từ mục quản lý đơn hàng, tìm kiếm thơng tin, in giấy hướng dẫn sử dụng sản phẩm Sau hiểu rõ SEO thực hành vận dụng SEO vào viết với từ khóa để khách hàng dễ dàng tìm kiếm thơng tin Hình ảnh rõ nét, kích thước nội dung phù hợp với yêu cầu Cuối hoàn chỉnh viết với đầy đủ tiêu chuẩn người hướng dẫn Bên cạnh đó, phân công làm quản trị viên trang web, đồng thời phải viết Blog tìm hiểu tin tức liên quan để chia sẻ cho khách hàng trang web cơng ty Giúp anh chị ghi nhận hóa đơn Tuần 12/03 18/03 Tuần 19/3 25/3 Hoàn chỉnh viết chuẩn SEO đăng Blog Đọc bình luận khách hàng để lại sau sử dụng sản phẩm Quan sát người hướng dẫn làm việc phân công công việc Sau đó, thực hành cơng việc giao kiểm tra bảng kê đối sốt tốn cơng ty với đối tác nhà vận chuyển nhanh Viettel Post Sau giao hàng thu tiền hộ Viettel Post chuyển khoản cho công ty, đồng thời gửi giấy tốn Khi đó, vào phần mềm bán hàng, mục quản lý đơn hàng, nhập mã đơn hàng Viettel Post gửi Kiểm tra số tiền thu hộ số tiền ghi giấy tốn có chênh lệch hay không Nếu không tiếp tục nhấn toán đơn hàng chuyển trạng thái giao hàng Tương tự kiểm tra tiếp tục cho đơn hàng khác Công việc giao tuần nhập đơn hàng Được cán hướng dẫn cụ thể bước thực hiện, dặn dò cẩn thận thực chậm rãi số liệu dễ sai Vào trang quản trị lấy thông tin khách hàng nhân viên ghi nhận lại đặt hàng Thông qua phần mềm tiến hành tạo đơn hàng cho khách hàng mới, cần nhập họ tên khách hàng, số điện thoại, địa cụ thể giao nhận hàng, giới tính, email (nếu có) Tiếp tục nhập mã đơn hàng có tổng cộng số phải nhập thật xác, lựa chọn phương thức tốn tiền mặt hay chuyển khoản Sau nhập tên mặt hàng, giá cả, số lượng sản phẩm khách hàng đặt Cuối đặt hàng xuất kho, liệu tạo lưu vào hệ thống công ty Tuần 26/3 01/4 Quan sát quy trình đóng gói sản phẩm, lưu ý với sản phẩm đặc thù, kiểu dáng tương tự để tránh nhầm lẫn In thông tin khách hàng để dán vào sản phẩm sau cơng đoạn đóng gói hồn thành Mặt khác, nhập đơn hàng kiểm tra bảng kê đối soát với Viettel Post Được hướng dẫn cụ thể phần, đề mục phần mềm bán hàng cơng ty Bên cạnh đó, anh chị hỏi thăm ý kiến suốt trình làm việc Trò chuyện giải đáp vấn đề thắc mắc GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÙN QUẾ AN GIANG  Tổng quan Công ty Tên công ty: Công ty Cổ phần Trùn Quế An Giang Đại diện pháp luật: Nguyễn Tuấn Vũ Địa trụ sở: 185, Tổ 7, ấp Tấn Long, Xã Tấn Mỹ, Huyện Chợ Mới, Tỉnh An Giang Điện thoại: 0901 006 927 Email: hiepsinongnghiep@gmail.com Website: www.hiepsinongnghiep.vn Mã số thuế: 1602014160  Q trình hình thành phát triển Cơng ty cổ phần Trùn Quế An Giang thực bước đầu để đưa thị trường sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng sản lượng cho người nơng dân Bên cạnh Trùn Quế An Giang cịn liên kết với trang trại chăn ni, mơ hình canh tác rau củ an tồn nơi trồng loại ngắn ngày Với tầm nhìn phát triển vượt trội nông nghiệp Việt Nam Đầu năm 2017, công ty phát triển hệ thống bán hàng thương mại điện tử mang thương hiệu Hiệp Sĩ Nông Nghiệp (AgriHero) AgriHero đồng hành với nhà nông việc cung cấp sản phẩm hữu an toàn, giúp người nơng dân hiểu rõ vai trị phân hữu vi sinh Công ty Cổ phần Trùn Quế An Giang nhà sản xuất phân hữu cao cấp sản phẩm chiết xuất từ Trùn Quế chuyên dành cho trồng trọt chăn nuôi Những đối tác khách hàng thân thiết cơng ty trang trại trồng xuất loại ăn trái, hoa kiểng rau củ theo tiêu chuẩn Vietgap, Globalgap Với mục tiêu phát triển quảng bá cho người dân toàn đất nước biết hiểu rõ giá trị mà Trùn Quế mang lại cho nông nghiệp Vào tháng 8/2017, Công ty thâm nhập vào thị trường nước với chế phẩm từ Trùn Quế Hợp tác phân phối sản phẩm qua nước Thái Lan, Singrapore Malaysia 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty bán hàng thông qua thương mại điện tử, có quy mơ vừa nhỏ nên sơ đồ tổ chức công ty mô tả sau: Hội đồng quản trị Giám đốc Kế toán Marketing Bán hàng Đóng gói kiểm kho online Quản lý thị trường Online Sale thị trường Offline Giám sát Giao hàng Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần trùn Quế An Giang  Chức năng, nhiệm vụ phận Hội đồng quản trị: giải vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty Giám đốc: người đại diện theo pháp luật cơng ty, có quyền định tất hoạt động công ty, tổ chức lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư Bộ phận kế tốn với quy mơ vừa nhỏ nên cơng ty định thực kế tốn tổng hợp Cơng việc kế tốn tổng hợp thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn thông qua nghiệp vụ như: hoạt động doanh nghiệp liên quan đến trình sản xuất kinh doanh việc mua bán hàng hóa, thực thu – chi tiền Theo dõi quản lý công nợ, tính lương cho nhân viên, kiểm tra giám sát hàng tồn kho Marketing: nghiên cứu dự báo thị trường yếu tố như: sản phẩm, giá cả, xác định thị trường mục tiêu,… để đưa chiến lược phù hợp với tình hình thực cơng ty Bên cạnh công tác tổ chức triển khai chương trình phát triển sản phẩm Quản lý thị trường: gồm phận chạy sale thị trường quảng cáo sản phẩm đến với người tiêu dùng có nhu cầu tìm đến sản phẩm nhân viên giám sát – người quản lý nhân viên chạy sale, nhằm mục đích cung cấp thơng tin, địa điểm, hướng dẫn cơng việc Đóng gói kiểm kho: nhân viên trực tiếp thực quy trình đóng gói thành phẩm phụ trách việc kiểm tra hàng tồn xuất kho sản phẩm thực tế Giao hàng: nhân viên giao hàng có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa đến tay người tiêu dùng hay vận chuyển đến nhà vận chuyển nhanh để giao hàng hóa xa Tỉnh 2.2 Nhân Bảng 1: Phân chia nhân cơng ty Mục Trình độ học vấn Phân theo phận Nhân Phân loại Số lƣợng (ngƣời) Đại học 10 Cao đẳng Kế toán Bán hàng online Giao hàng Đóng gói kiểm kho Marketing Quản lý thị trường 13 Nam 15 Nữ  Nhận xét Về mặt nhân cơng ty có tổng cộng 19 nhân viên bao gồm nhân viên nữ 15 nhân viên nam Trong trình độ nhân viên tốt nghiệp Đại học 10 người trình độ Cao đẳng người Số lượng nhân viên phân theo phận sau: phận kế toán, bán hàng online, giao hàng, đóng gói kiểm kho phận nhân viên phụ trách Bộ phận marketing nhân viên chia làm mảng quản lý online offline, phận người Còn lại 13 nhân viên phận quản lý thị trường gồm giám sát 12 nhân viên sale Do đặc thù tính chất cơng việc khó khăn, chịu cực nên đòi hỏi nhiều nhân viên nam chạy sale tiếp thị sản phẩm đến người tiêu dùng Vì cơng ty có số lượng nhân viên nam trội nhiều so với số lượng nhân viên nữ BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRÙN QUẾ AN GIANG 3.1 Quy trình bán hàng Tồn quy trình bán hàng thơng qua thương mại điện tử công ty thể qua sơ đồ sau: Đặt hàng Xử lý đơn hàng Nhập đơn hàng In hóa đơn Đóng gói Giao hàng Sơ đồ 2: Quy trình bán hàng Cơng ty Cổ phần Trùn Quế An Giang Quy trình bán hàng công ty thông qua sơ đồ lý giải sau Khách hàng lựa chọn sản phẩm đặt hàng trực tiếp trang web công ty, có sẵn biểu mẫu cho khách hàng điền tên số điện thoại Sau nhân viên cơng ty trực tiếp gọi điện cho khách hàng để tư vấn xác nhận ghi đơn hàng Việc xác nhận đơn hàng hợp lý phải đủ yếu tố: tên sản phẩm, giá số lượng sản phẩm, thông tin cụ thể cho khách hàng chương trình khuyến Nếu khách hàng mua với số lượng lớn chiết khấu, giảm giá tiền sản phẩm, tặng kèm sản phẩm liên quan Nhân viên ghi hóa đơn khách hàng đồng ý đặt hàng Hình 1: Xác nhận ghi hóa đơn (Nguồn: Cơng ty Cổ phần Trùn Quế An Giang) Tiếp theo đó, nhân viên nhập đơn hàng xác nhận vào phần mềm bán hàng công ty, nhân viên nhập số điện thoại để kiểm tra khách hàng mua hàng trước hay khách hàng Nếu khách hàng quen thuộc, công ty áp dụng sách ưu đãi riêng cho khách hàng phụ thuộc vào số lượng sản phẩm gắn bó lâu dài khách hàng dành cho cơng ty Nhưng khách hàng nhân viên tạo khách hàng với đầy đủ thông tin liên hệ mà khách hàng cung cấp như: Họ tên, số điện thoại, địa cụ thể email (nếu có) Bước nhập mã đơn hàng, với số phải nhập xác, chọn cách thức toán đối tác vận chuyển Sau bước nhập thơng tin thơng qua, bước cịn lại nhập tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, quà tặng thành tiền Việc nhập hóa đơn hồn thành, nhân viên in hai hóa đơn bàn giao cho phận đóng gói Lúc nhân viên đóng gói soạn đóng hàng theo số lượng ghi hóa đơn kèm theo giấy hướng dẫn sử dụng với sản phẩm tặng kèm Một hóa đơn cho kèm vào thùng hàng lúc đóng gói, hóa đơn cịn lại dán lên thùng để thuận lợi cho việc giao hàng Cuối cùng, nhân viên giao hàng phụ trách giao toàn số hàng khách hàng gần, khách hàng Tỉnh nhà vận chuyển Viettel Post giao hàng thu tiền hộ Giao dịch kết thúc khách hàng nhận hàng thành cơng khơng có khiếu nại hay đổi trả sản phẩm Phần lại kiểm kê đối sốt cơng ty với đối tác, sau hoàn thành việc giao hàng, Viettel Post gửi giấy xác nhận bao gồm mã đơn hàng số tiền khách hàng tốn Hình 2: Đóng gói sản phẩm (Nguồn: Cơng ty Cổ phần Trùn Quế An Giang) Do công ty phát triển hệ thống bán hàng thương mại điện tử nên khách hàng khơng cần đến cơng ty, cần nhà tìm kiếm, nhập thông tin sản phẩm cần mua, nhân viên giao hàng đến tận nơi Quan trọng khách hàng tốn đủ số tiền hóa đơn mà khơng cần chịu chi phí giao dịch khác Trong trình giao dịch, hàng đường khách hàng muốn tìm hiểu thơng tin đơn hàng cơng ty có sẵn phần mềm liên kết với Viettel Post để kiểm tra khối lượng trạng thái đơn hàng Bên cạnh đó, cơng ty giải đáp hết thắc mắc khách hàng cách nhanh 3.2 Môi trƣờng làm việc cơng ty Trụ sở cơng ty đặt địa 185, Tổ 7, ấp Tấn Long, Xã Tấn Mỹ, Huyện Chợ Mới, Tỉnh An Giang Văn phòng đặt số 32B5 Trần Khắc Chung, P Đông Xuyên, Tp Long Xuyên, tỉnh An Giang Môi trường làm việc thân thiện, đồn kết có đạo đức tốt Dễ dàng thích nghi, tiếp xúc với cơng việc học hỏi nhiều kinh nghiệm từ anh chị đồng nghiệp Cách giao tiếp ứng xử Giám đốc với nhân viên hay nhân viên với có tôn trọng rõ rệt Công ty tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi, trao dồi kinh nghiệm, phát triển mạnh thân, khuyến khích nhân viên chủ động sáng tạo linh hoạt việc Một ngành nghề có quy định đặc thù công ty Trùn Quế An Giang khơng ngoại lệ Vì vậy, nhân viên phải trải qua trình thực tập học hỏi, phát ngơn đưa ý kiến cá nhân phải đảm bảo tính trung thực phải chịu trách nhiệm trước lời nói thân Cùng trang thiết bị làm việc đầy đủ, phân cơng cơng việc cụ thể Cách bố trí văn phịng hợp lý, bàn làm việc ngăn nắp Mỗi bàn trang bị máy vi tính, kệ đựng hồ sơ, bút, thước, lịch, máy in, chậu hoa, nước uống,…rất thuận lợi đẹp mắt Ngồi cơng ty cịn có số quy định cụ thể giới hạn quyền lợi, trách nhiệm người, có chế độ thưởng phạt rõ ràng 3.3 Nhận xét Quy trình bán hàng có tổ chức, cách thức để khách hàng tiếp cận với sản phẩm đặt hàng đơn giản, dễ dàng Biết cách tiếp cận khách hàng, đánh vào tâm lý chung tất người, công ty sẵn sàng chịu chi phí giao hàng, khuyến khích khách hàng mua nhiều để giảm giá hay đơn tặng kèm sản phẩm liên quan để khách hàng dùng thử Đưa sản phẩm chất lượng nhiệt tình chăm sóc khách hàng cách chu đáo lợi công ty Thông qua phương tiện truyền thông mạng điện tử để tiến đến với khách hàng Tỉnh xa hơn, phạm vi tiếp thị rộng rãi 10 Với tiêu chí bán khách hàng cần, khơng bán có Vì thế, tùy vào đối tượng khách hàng mà nhân viên có cách tư vấn riêng, lựa chọn sản phẩm phù hợp Ngoài chất công việc, yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến cách thức làm việc nhân viên môi trường làm việc Môi trường làm việc thoải mái, nhân viên không bị áp đặt, không gian cho phát triển cá nhân, bàn luận vấn đề cách công Mối quan hệ chặt chẽ với đồng nghiệp, môi trường làm việc tích cực làm nhân viên cảm thấy hài lịng với cơng việc tại, động lực giúp họ gắn bó lâu dài với cơng việc ngày tốt NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 4.1 Viết quảng cáo sản phẩm Hệ thống bán hàng thương mại điện tử hay gọi vắn tắt bán hàng online nên việc giới thiệu sản phẩm đến tay người tiêu dùng không đơn giản, thay vào khách hàng tự tìm hiểu sản phẩm thông qua viết website, số giới thiệu sản phẩm Một giới thiệu sản phẩm yêu cầu phải cung cấp đầy đủ giá trị người dùng cần đồng thời nói lên mạnh doanh nghiệp Phải có kết cấu mở bài, thân kết Câu chữ không cần cầu kỳ, rườm rà gây tốn thời gian, cần đầy đủ nội dung thể tính sản phẩm, dễ hiểu cho người xem Không viết lang mang q dài dịng, khơng viết q ngắn Để thu hút bạn đọc, viết cần chèn thêm – hình ảnh minh họa cho sản phẩm, hình ảnh rõ ràng liên quan đến vấn đề, hình ảnh phải có logo website cơng ty Hình 3: Thiết kế ảnh phần mềm Canva (Nguồn: Công ty Cổ phần Trùn Quế An Giang) 11 Bài viết quảng cáo sản phẩm cần thể rõ yếu tố: tên sản phẩm, mẫu mã, công dụng, điểm đặc biệt, giá thành sản phẩm, thông tin liên hệ đặt hàng, Ngoài ra, viết phải đạt chuẩn SEO, SEO (Search Engine Optimization) phần yếu vô quan trọng để đưa website quảng cáo sản phẩm lên thứ hạng cao Học cách viết viết chuẩn SEO để tăng khả truy cập, khách hàng dễ dàng tìm kiếm thơng tin cách nhanh Nói cách khác, viết đạt chuẩn SEO cách thức bán hàng thơng minh đắn để thu hút khách hàng mục tiêu cơng cụ tìm kiếm mạng xã hội google Khơng viết giới thiệu sản phẩm, cơng ty cịn có phần đánh giá khách hàng hay Blog, công ty chia sẻ viết liên quan, bình luận viết nơng dân sử dụng sản phẩm gửi đến cơng ty Hình 4: Cách thức viết tin tức (Nguồn: Công ty Cổ phần Trùn Quế An Giang) 4.2 Xử lý nhập đơn hàng phần mềm bán hàng công ty Tồn quy trình nhập đơn hàng thực hồn tồn phần mềm máy tính, vào phần mềm bán hàng công ty Bước một, nhập số điện thoại để kiểm tra tạo thông tin khách hàng mới, phần nhập họ tên đầy đủ, số điện thoại, địa cụ thể giao – nhận hàng, giới tính, email (nếu có) khách hàng Bước 2, nhập mã đơn hàng vào phần mềm, chọn cách thức toán tiền mặt, cod hay chuyển khoản Vận chuyển công ty hay thông qua Lazada, Viettel Post Cuối nhập đơn hàng (bao gồm: tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền) cập nhật sau hệ thống lưu liệu vào phần mềm Công đoạn nhập hóa đơn hồn thành, nhân viên in hóa đơn chuyển giao cho phận đóng gói 12 Hình 5: Nhập đơn hàng cho khách hàng phần mềm (Nguồn: Công ty Cổ phần Trùn Quế An Giang) Hình 6: Nhập đơn hàng hồn chỉnh (Nguồn: Cơng ty Cổ phần Trùn Quế An Giang) Song, phận đóng gói tiếp tục cơng việc đóng gói sản phẩm theo hóa đơn xuất kho Nhân viên giao hàng chuyển hàng đến Viettel Post, sau nhà vận chuyển thực nhiệm vụ giúp công ty giao hàng đến tận tay khách hàng thu tiền hộ Tổng số tiền thu hộ Viettel Post chuyển hẳn qua số tài khoản công ty Khi nhận tiền, nhân viên công ty kiểm tra bảng kê đối soát toán đối tác Cụ thể, vào đơn hàng cần xử lý phần mềm, nhập mã đơn hàng, xuất tên thông tin khách hàng Lúc này, nhân viên kiểm tra số tiền hóa đơn có khớp với số tiền mà đối tác thu hộ hay không Nếu trùng khớp toán chuyển trạng thái từ 13 giao hàng thành giao hàng Đến công đoạn này, nhân viên cơng ty hồn thành cơng việc nhập tốn đơn hàng cho khách hàng Hình 7: Cách thức kiểm tra đối soát đơn hàng với đối tác (Nguồn: Cơng ty Cổ phần Trùn Quế An Giang) Hình 8: Quản lý đơn hàng ngày công ty (Nguồn: Công ty Cổ phần Trùn Quế An Giang) Qua phần mềm bán hàng, cơng ty biết thơng tin đơn hàng ngày, cụ thể là: số lượng đơn hàng giao dịch, đơn chờ giao, đơn hàng bị trả lại, đơn bị hủy Mặt khác, phần mềm cung cấp hai biểu đồ thể doanh thu bán hàng biểu đồ mặt hàng bán chạy tuần hay tháng Từ đây, công việc kiểm kê đơn hàng phận bán hàng dễ dàng thuận lợi hơn, giảm bớt thời gian thay đếm từ đơn hàng theo cách thủ cơng Khơng thế, phần mềm báo cáo công nợ phải thu 14 khách hàng, công nợ phải trả công ty kiểm tra hàng tồn kho Sổ quỹ báo cáo tổng thu, tổng chi ngày, nhiên nghiệp vụ phận kế toán kiểm tra thực PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CƠNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG Cơng ty tạo điều kiện tiếp xúc với cơng việc thực tế, chưa có kinh nghiệm nên bắt tay vào thực phải nghiêm túc, cẩn thận Mỗi trình cần đến thủ tục, giấy tờ không để ý hay sai sót dù nhỏ dẫn đến nhiều phiền phức cho doanh nghiệp Vì vậy, nhận công việc giao thiết kế hình ảnh phần mềm, hướng dẫn sử dụng phần mềm, cách thức để tạo ảnh hoàn chỉnh Thứ hai, viết quảng cáo sản phẩm, bên cạnh chèn ảnh tự thiết kế để hoàn chỉnh viết Theo kinh nghiệm anh chị chia sẻ tìm kiếm đọc kỹ thơng tin sản phẩm, nắm công dụng, lưu ý cần thiết sản phẩm Bước đầu tiên, giới thiệu sơ lược sản phẩm bao hàm nội dung thu hút khách hàng Bước hai, triển khai vấn đề khơi dậy nhu cầu mua sắm khách hàng, diễn giải cho khách hàng biết tính ưu việt, khác biệt so với sản phẩm khác Và cuối cùng, đưa lợi ích, hiệu sau sử dụng sản phẩm Cùng với đó, tạo tin tưởng cho khách hàng cách cam kết chất lượng sản phẩm để người có nhiều lịng tin Hơn kết hợp với hình ảnh mơ tả, phù hợp với thơng tin muốn gửi đến khách hàng Đặc biệt, hình ảnh rõ ràng, màu sắc không sáng không tối, cỡ chữ màu chữ tương kích cỡ ảnh Tóm lại, để hồn thành viết theo u cầu cần linh hoạt sáng tạo, học hỏi, tìm đọc thông tin, lối viết Blog quảng cáo sản phẩm phải khác Công việc nhập đơn hàng, sau vào mục quản lý đơn hàng lấy thông tin khách hàng nhập tất thông tin khách hàng họ tên, số điện thoại, địa cụ thể, giới tính, email (nếu có) chọn nhóm khách hàng bán bn hay bán lẻ Với đầy đủ thông tin giúp nhân viên giao hàng thuận lợi việc tìm kiếm, khơng bị q nhiều thời gian Sau đó, nhập mã đơn hàng (mã đơn hàng trùng với mã phiếu gửi Viettel Post) Cuối nhập tên mặt hàng, số lượng, sản phẩm tặng kèm, giảm giá sản phẩm, đặt hàng xuất kho Khi hàng giao đến người tiêu dùng, dịch vụ vận chuyển Viettel Post thu tiền hộ chuyển khoản cho công ty Lúc công ty thực kiểm tra bảng kê đối soát toán với Viettel Post Vào phần mềm bán hàng công ty, nhập mã đơn hàng sau kiểm tra số tiền thực nhận hộ với số tiền khách hàng phải trả trùng khớp tiếp 15 tục chọn tốn chuyển thành trạng thái giao hàng Cơng việc hồn tồn thực phần mềm máy tính nên phải cẩn thận, rõ ràng Mã đơn hàng có số, phải nhập theo thứ tự số sai số sau chuyển hàng, cơng ty khơng kiểm tra đối sốt Các bước phải thực theo quy tắc công ty, làm việc với số phải thận trọng xác KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố Nhận thấy rằng, kinh doanh việc chăm sóc khách hàng điều kiện thiết yếu muốn trở thành nhà kinh doanh giỏi Tư cách, thái độ giao tiếp trực tiếp với khách hàng hay đơn nói chuyện thơng qua phương tiện truyền thông Muốn khách hàng cảm thấy thoải mái cởi mở chia sẻ cần lắng nghe, lắng nghe để giải vấn đề lắng nghe để khách hàng cảm thấy tơn trọng Để thực tốt công việc cần nắm vững kiến thức từ môn học Marketing có nhiều lợi ích mang lại từ học Đầu tiên nghiên cứu, nắm bắt thông tin nhận tiềm doanh nghiệp thị trường, từ đưa chiến lược giữ chân khách hàng thân thiết tìm kiếm khách hàng Đây điều cần thiết để sản phẩm đưa thị trường không bị vị dễ dàng việc tiếp cận với người tiêu dùng Việc thiết lập chiến lược Marketing thiết lập tin tưởng để đảm bảo sản phẩm công ty tồn tâm trí khách hàng Việc tạo thương hiệu hay tiếp cận với khách hàng mục tiêu niềm tin khách hàng dành cho công ty khởi đầu cho thúc đẩy tăng doanh số bán hàng tương lai Trong thời đại công nghệ phát triển, việc thực chiến lược Marketing có hiệu cần thiết, với tốc độ lan truyền nhanh, doanh nghiệp nên sử dụng chiến lược tiếp thị thông qua kết nối mạng xã hội Đặt biệt, thân cần ôn luyện kiến thức Tin học, đặc thù công việc bán hàng thơng qua thương mại điện tử địi hỏi cá nhân phải thành thạo sử dụng máy vi tính Kỹ đánh máy giúp hồn thành cơng việc cách nhanh chóng 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 6.2.1 Kỹ giao tiếp với đồng nghiệp đơn vị Trong công việc khơng với mạnh mẽ tài giỏi để đến thành cơng Những kỹ giao tiếp với đồng nghiệp tạo nên mối quan hệ tốt đẹp, việc thấu hiểu, hỗ trợ đồng 16 nghiệp giúp vượt qua khó khăn, cảm thấy vui vẻ bắt đầu công việc Qua đợt thực tập công ty, rút nhiều kinh nghiệm chẳng hạn: không ồn ào, đến công ty tuyệt đối không mở chuông điện thoại hay bật nhạc gây tập trung đến người xung quanh Cử xử hành động có văn hóa, lễ phép, tơn trọng cấp Cách nói chuyện rõ ràng, dễ hiểu, kể khơng mở lời nói chuyện đơi mắt, tận dụng tốt ngôn ngữ thể giúp việc diễn đạt trở nên hiệu sinh động Một bắt đầu công việc phải nghiêm túc tránh cười giỡn, đùa cợt làm ảnh hưởng người khác 6.2.2 Kỹ giải vấn đề Trong công ty, chuyện mâu thuẫn nội tránh khỏi nên phải suy nghĩ hướng giải vấn đề thật thơng minh người trưởng thành Khơng lúc nóng giận mà phát ngơn gây tổn hại người đối diện, giải xung đột kỹ giao tiếp cách khơn khéo ơn hịa cho hai bên Người thông minh không giận Chủ động xin lỗi người có lỗi chủ động tha thứ đối phương sai hay đơn người thứ ba, nên cố gắng không thiên vị, phán xét mà thay vào cần đơn giản hóa để giải xung đột Một tập thể đồn kết tạo nên cơng ty vững mạnh thành viên có khả hạn chế định 6.2.3 Kỹ xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp tạo mối quan hệ với khách hàng Kỹ giao tiếp hay khơng mở lịng khơng thể hịa nhập vào tập thể Giữa đồng nghiệp việc tạo mối quan hệ tốt đẹp cần thiết Phải học cách lắng nghe đối phương muốn chia sẻ tức có thơng điệp hay điều muốn gửi đến bạn, thái độ tơn trọng lẫn yếu tố giúp đồng nghiệp thoải mái khơng bị gị bó chia sẻ Một nụ cười gặp mặt hay đơn mời cafe buổi sáng, điều tuyệt vời mà đối phương mong muốn nhận Tương tự xây dựng mối quan hệ với khách hàng vậy, cởi mở thoải mái giao tiếp, dù người làm chủ trị chuyện hay khơng cần phải biết lắng nghe điều khách hàng muốn chia sẻ Trong trình giao tiếp cần thiết tơn trọng, ln giữ thái độ tích cực chúng phản ánh qua giọng nói cách cử xử với người khác Khi trao đổi công việc với khách hàng, điều cần làm thể tinh tế, khéo léo từ chi tiết nhỏ, ví dụ khách hàng chia sẻ hiệu sử dụng sản phẩm, với hai từ “cảm ơn” không giúp khách hàng cảm thấy thoải mái mà cịn giúp cơng ty nhận lời phản hồi tích cực 17 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn trình thực tập Qua trình thực tập làm việc công ty Được giúp đỡ anh chị đồng nghiệp, học hỏi nhiều điều, từ cách giao tiếp với cấp đồng nghiệp cách cư xử với người xung quanh Được học kỹ viết thiết kế hình ảnh, tiếp xúc trực tiếp với giấy tờ q trình làm việc Tính cẩn thận xác cần thiết vấn đề, câu chữ viết phải phù hợp với tính chất sản phẩm Dù trải qua ngày tháng thực tập ngắn ngủi học hỏi kinh nghiệm, nắm rõ cách thức làm việc, bước phải làm rõ ràng theo thứ tự Được thử sức với công việc hồn tồn ứng dụng phần mềm cơng nghệ máy tính, địi hỏi tư sáng tạo linh hoạt Cách thức bán hàng, kiểm kê sản phẩm với khách hàng kiểm tra đối soát với đối tác vận chuyển Bài học quan trọng rút từ trình làm việc thực tế cơng ty môi trường làm việc tập thể sống cá nhân mà thay vào phải hợp tác tốt nhiệm vụ giao 6.3.1 Học cách viết thiết kế hình ảnh phù hợp Vì trang bán hàng thơng qua thương mại điện tử nên khó tiếp cận với khách hàng cách trực tiếp Vì thế, biết cách thức viết để nâng cao thứ hạng viết, thu hút lượng độc giả truy cập, thân cảm thấy tự tin viết Kinh nghiệm học viết chuẩn SEO cách suy nghĩ, đặt vào vị trí khách hàng, người dùng cần tìm đến sản phẩm để từ đưa từ khóa ngắn gọn, dễ tìm Đồng thời, suy nghĩ cách đặt vấn đề, chủ đề hay lời văn viết ngày phong phú, câu chữ xếp lại hoàn toàn với việc lên ý tưởng, viết dàn ý sau triển khai vấn đề Bên cạnh việc học cách viết hợp logic, học nhiều học cách thiết kế hình ảnh sản phẩm Cơ từ người đến phần mềm thông dụng để thiết kế ảnh tự thiết kế ảnh hoàn chỉnh theo yêu cầu cách hiệu như: logo, hình giới thiệu sản phẩm, mẫu quảng cáo, chí chép y hệt màu sắc mẫu Những tính phần mềm biến ý tưởng đơn sơ, khó miêu tả thành thiết kế đặc sắc độc đáo Vì thế, việc thiết kế ảnh bắt mắt, phù hợp với nội dung sản phẩm tạo nên cảm giác thích thú cho người xem, đánh giá trực tiếp đến viết Một ảnh với nội dung tóm tắt ngắn gọn giúp khách hàng ghi nhớ nhanh, nhớ lâu xem nhiều nội dung Thậm chí cịn giúp phát triển suy nghĩ, linh hoạt sáng tạo việc, tạo hội phát triển tư cách tốt 18 6.3.3 Hiểu rõ quy trình bán hàng xử lý đơn hàng Cơng ty hồn tồn làm việc máy tính phần mềm ứng dụng Có nhiều ưu tiết kiệm thời gian lẫn chi phí công tác quản lý, nâng cao hiệu quả, đơn giản sử dụng cần cẩn trọng trình làm việc, số liệu khơng thể thay đổi Ví dụ đơn hàng nhập sai mã ảnh hưởng đến việc kiểm tra đối soát với đối tác, doanh nghiệp không kiểm tra khoảng doanh thu, làm giảm lợi nhuận Hiểu chất công việc từ khâu đặt hàng, tư vấn khách hàng, nhập đơn hàng, xuất kho, vận chuyển cơng ty Tất làm theo quy trình hợp lý, mà quan trọng tính chất cơng việc địi hỏi nhân viên phải trung thực, cẩn thận tính xác cao Mơi trường làm việc chun nghiệp, học hỏi nhiều kinh nghiệm, biết quy trình bán hàng thông qua thương mại điện tử cách xử lý số liệu phần mềm bán hàng thông dụng 6.3.4 Biết cách chăm sóc, tƣ vấn khách hàng Nắm bắt tâm lý mong muốn khách hàng yếu tố quan trọng chiến lược chăm sóc khách hàng Chính thân thiện giao tiếp nói chuyện gián tiếp qua điện thoại Khách hàng hài lòng nhận thân thiện từ nhân viên ln muốn cảm thấy thực quan trọng, muốn bạn lắng nghe Bên cạnh đó, xưng tên với khách hàng nói chuyện thể gần gũi tôn trọng dành cho người nghe Tìm đến sản phẩm tức khách hàng thấy sản phẩm giải khó khăn gặp phải Trong vai trò nhân viên tư vấn, cần lắng nghe khách hàng để từ đưa biện pháp thực có ích không đặt nặng vấn đề bán hàng Phải trung thực, chia sẻ lợi ích từ sản phẩm, làm thỏa mãn hài lòng niềm tin từ khách hàng tạo bước đà doanh thu cho doanh nghiệp tương lai 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập Sau đợt thực tập gắn bó với cơng ty, cảm thấy đóng góp phần sức lực cho công ty Tuy công việc không lớn lao hội để cá nhân tiếp xúc với cơng việc, tích lũy kinh nghiệm làm việc Được công ty tin tưởng giao nhiệm vụ nhập đơn hàng, kết nhận hoàn thành yêu cầu mắc phải vài sai sót nhỏ cần khắc phục Sau sai phạm, cơng việc nhập đơn hàng hồn chỉnh tiến hơn, thao tác thực nhanh mà đảm bảo tính xác Bên 19 cạnh, cơng việc kiểm tra đối soát đơn hàng với đối tác thông qua cách dễ dàng mà hiệu Bản thân học hỏi tiếp thu kiến thức để tạo nên sản phẩm mang tính chất hình ảnh, thiết kế ảnh bìa độc đáo, tiêu chí công ty Tạo nên viết, quảng cáo sản phẩm thu hút người tiêu dùng, đánh vào tâm lý khách hàng thơng qua tín ưu việt sản phẩm, chất lượng giá thành sản phẩm Bằng kỹ công ty truyền đạt viết tiến vượt bậc, đứng thứ hạng cao cơng cụ tìm kiếm google, viết chuẩn SEO thu hút đông đảo khách hàng có nhu cầu sử dụng truy cập vào Chính đơn hàng cơng ty ngày gia tăng, doanh thu lợi nhuận tăng theo sau 20 ... hàng công ty Bên cạnh đó, anh chị hỏi thăm ý kiến suốt q trình làm việc Trị chuyện giải đáp vấn đề thắc mắc GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÙN QUẾ AN GIANG  Tổng quan Công ty Tên công ty: Công ty. .. VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÙN QUẾ AN GIANG 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.2 Nhân BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRÙN QUẾ AN GIANG. .. chức Công ty Cổ phần trùn Quế An Giang  Chức năng, nhiệm vụ phận Hội đồng quản trị: giải vấn đề liên quan đến mục đích, quy? ??n lợi cơng ty Giám đốc: người đại diện theo pháp luật công ty, có quy? ??n