Mô tả quy trình bán hàng của công ty cổ phần đầu tư xây dựng royal

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MƠ TẢ QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG ROYAL SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ HẠNH MSSV: DKT141567 LỚP: DH15KT2 NGÀNH: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP AN GIANG, NGÀY 11 THÁNG 04 NĂM 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MÔ TẢ QUY TRÌNH BÁN HÀNG CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG ROYAL SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ HẠNH MSSV: DKT141567 CÁN BỘ HƢỚNG DẪN: CHÂU HỒNG PHƢƠNG THẢO AN GIANG, NGÀY 11 THÁNG 04 NĂM 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG ROYAL 1.1 THÔNG TIN CHUNG 1.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 1.3 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.4 BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 1.4.1 Cơ cấu quản lý 1.4.2 Chức phận 1.5 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 1.5.1 Cơ cấu tổ chức máy kế toán 1.5.2 Nhiệm vụ nhân viên kế toán 1.5.3 Chính sách kế tốn áp dụng doanh nghiệp 1.6 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ VÀ XÂY DỰNG ROYAL 1.6.1 Thuận lợi 1.6.2 Khó khăn 1.6.3 Phƣơng hƣớng phát triển CHƢƠNG 2: MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC VÀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG ROYAL 2.1 MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC 2.1.1 Không gian nơi làm việc 2.1.2 Các quy định chung nơi công sở 2.1.3 Nguồn nhân lực 10 2.1.4 Chế độ đãi ngộ công ty 11 2.2 HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN 11 2.2.1 Đặc trƣng hoạt động bán hàng doanh nghiệp 11 2.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng doanh nghiệp 12 2.2.3 Quy trình xử lý chứng từ kế tốn bán hàng 13 2.2.4 Tài khoản sử dụng 14 ii 2.2.5 Sơ đồ hạch toán 14 2.2.6 Ví dụ minh họa 16 CHƢƠNG 3: NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG TẠI DOANH NGHIỆP 22 3.1 MÔ TẢ CHI TIẾT CÔNG VIỆC 22 3.2 THUẬN LỢI/ KHĨ KHĂN TRONG CƠNG VIỆC 22 3.2.1 Thuận lợi 22 3.2.2 Khó khăn 23 3.3 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 23 CHƢƠNG 4: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC 24 4.1 CÁC KIẾN THỨC ĐƢỢC CỦNG CỐ 24 4.1.1 Kiến thức trình tiêu thụ hàng hóa 24 4.1.2 Kiến thức kế toán bán hàng 24 4.2 NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN, THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP HỌC HỎI ĐƢỢC 24 4.3 NHỮNG KINH NGHIỆM, BÀI HỌC TÍCH LŨY ĐƢỢC 25 4.3.1 Bài học tích lũy cơng việc kế tốn bán hàng 25 4.3.2 Những kinh nghiệm kế toán bán hàng mà sinh viên học hỏi đƣợc 26 4.4 ĐÓNG GÓP CHO DOANH NGHIỆP 26 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30 iii DANH MỤC BẢNG Bảng Nhân lực Công ty cổ phần đầu tƣ Royal 10 iv DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty Sơ đồ Sơ đồ tổ chức máy kế tốn cơng ty Sơ đồ Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức ghi sổ máy tính Sơ đồ Sơ đồ kế tốn doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ 14 Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán giá vốn hàng bán 15 v DANH MỤC LƢU ĐỒ Lƣu đồ Xử lý xuất kho, giao hàng 12 Lƣu đồ Xử lý nghiệp vụ bán hàng máy 13 Lƣu đồ Quy trình bán hàng Trƣờng trung học phổ thông Thốt Nốt 16 Lƣu đồ Quy trình bán hàng cho Cơng ty TNHH MTV Phú Gia 17 Lƣu đồ Quy trình bán hàng cho Cơng ty TNHH Phú Nơng 19 Lƣu đồ Quy trình bán hàng cho Trƣờng mầm non Thốt Nốt 20 vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TK Tài khoản CP Chi phí GTGT Giá trị gia tăng BCTC Báo cáo tài PGH Phiếu giao hàng PXK Phiếu xuất kho KH Khách hàng DT Doanh thu vii KẾ HOẠCH CÁ NHÂN THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC TẬP VÀ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Thời gian Báo cáo thực tập 03/01/2018 Nộp kế hoạch cá nhân Xem lại kiến thức mơn ngun lý kế tốn, kế tốn tài chính, hệ thống thơng tin kế tốn Xem mẫu đề tài, nắm vững cách làm (đa số xem mạng) Làm đề cƣơng chi tiết Nộp đề cƣơng chi tiết Chuẩn bị thủ tục cần thiết để vào doanh nghiệp thực tập Bắt đầu thực tập Làm quen với môi trƣờng thực tập Thu thập thông tin sơ doanh nghiệp Hồn thành chƣơng Tìm hiểu thông tin cấu tổ chức, thị phần thị trƣờng Hoàn thành nộp phiếu xác nhận tiếp nhận thực tập Quan sát, tìm hiểu quy trình bán hàng, xin số liệu tiêu thụ hàng năm gần Hoàn thành chƣơng Làm nộp nháp Chỉnh sửa nộp nháp lần Chỉnh sửa nộp 04/01-09/01/2018 10/01-13/01/2018 14/01-15/01/2018 16/01/2018 17/01-21/01/2018 22/01/2018 23/01-28/01/2018 29/01-09/02/2018 10/02-23/02/2018 24/02-26/02/2018 27/02-06/03/2018 07/03-15/03/2018 16/03-28/03/2018 29/03-11/04/2018 viii Nhận xét giáo viên hƣớng dẫn 2.2.6 Ví dụ minh họa Ví dụ 1: Ngày 22 tháng 02 năm 2017 Trƣờng trung học phổ thông (THPT) Thốt Nốt gọi điện đặt hàng công ty 17 thùng sơn loại Lavabo Casaret với tổng số tiền toán 5.037.162 đồng (chƣa gồm 10% VAT), giá vốn hàng bán 3.951.889 đồng Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng đƣợc mô tả nhƣ sau: Bộ phận bán hàng Bộ phận giao hàng Trƣờng THPT Thốt Nốt Lệnh bán hàng Đơn đặt hàng Lập PGH, PXK Kiểm tra, đối chiếu Phiếu giao hàng Lệnh bán hàng N Phịng kế tốn N KH Phiếu xuất kho Phịng kế tốn N Lƣu đồ Quy trình bán hàng Trƣờng trung học phổ thông Thốt Nốt Khi nhận đƣợc điện thoại đặt hàng khách hàng, phận bán hàng lập đơn đặt hàng, phận xử lý đơn hàng kiểm tra đối chiếu với hợp đồng nhà phân phối, lập lệnh bán hàng gồm ba liên Cả liên lệnh bán hàng đƣợc in chuyển cho phó phịng kinh doanh kiểm tra ký duyệt, sau chuyển sang phịng tài kế tốn Liên lệnh bán hàng đƣợc lƣu theo thứ tự số chứng từ, liên chuyển cho phận kế toán lập hoá đơn liên chuyển cho phận giao nhận hàng hoá Bộ phận giao nhận hàng hoá vào lệnh bán hàng để lập phiếu giao hàng thành phiếu xuất kho thành ba liên, phận giao hàng thực việc giao hàng, nhân viên bán hàng ký xác nhận liên phiếu giao hàng phiếu xuất kho Phiếu xuất kho: đƣợc giữ lại kho để ghi thẻ kho, sau chuyển phịng tài kế tốn Phiếu giao hàng: Liên đƣợc lƣu kèm với liên lệnh bán hàng, lƣu theo thứ tự số chứng từ, liên giao cho khách hàng nhƣ bảng kê chi tiết đóng gói hàng hố liên chuyển phịng tài kế tốn 16 Bộ phận kế tốn sau kiểm tra đối chiếu lập hoá đơn GTGT gồm ba liên Liên lƣu phận lập hố đơn đính kèm với lệnh bán hàng, liên giao cho khách hàng liên chuyển phòng kế toán Phiếu giao hàng hoá đơn đƣợc chuyển đến kế toán bán hàng, sau kiểm tra chứng từ, kế toán bán hàng nhập liệu nghiệp vụ bán hàng cập nhật doanh thu, nợ phải thu, thuế GTGT phải nộp  Hạch toán: Giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 3.951.889 đồng Có TK 1561 Doanh thu: Nợ TK 131 3.951.889 đồng 5.540.878 đồng Có TK 5111 Có TK 33311 5.037.162 đồng 503.716 đồng Ví dụ 2: Ngày 14 tháng 06 năm 2017 Công ty TNHH MTV Phú Gia đặt hàng công ty 122 m3 cát đen với tổng số tiền toán 13.467.909 đồng (chƣa gồm 10% VAT), giá vốn hàng bán 10.566.204 đồng Quy trình ln chuyển chứng từ bán hàng đƣợc mơ tả nhƣ sau: Bộ phận bán hàng Bộ phận giao hàng Công ty TNHH MTV Phú Gia Lệnh bán hàng Đơn đặt hàng Lập PGH, PXK Kiểm tra, đối chiếu Phiếu giao hàng Lệnh bán hàng N Phịng kế tốn N KH Phiếu xuất kho Phịng kế tốn N Lƣu đồ Quy trình bán hàng cho Cơng ty TNHH MTV Phú Gia 17 Khi khách hàng yêu cầu mua hàng, phận bán hàng lập đơn đặt hàng, phận xử lý đơn hàng kiểm tra đối chiếu với hợp đồng nhà phân phối, lập lệnh bán hàng gồm ba liên Cả liên lệnh bán hàng đƣợc in chuyển cho phó phịng kinh doanh kiểm tra ký duyệt, sau chuyển sang phịng tài kế tốn Liên lệnh bán hàng đƣợc lƣu theo thứ tự số chứng từ, liên chuyển cho phận kế toán lập hoá đơn liên chuyển cho phận giao nhận hàng hoá Bộ phận giao nhận hàng hoá vào lệnh bán hàng để lập phiếu giao hàng thành phiếu xuất kho thành ba liên, phận giao hàng thực việc giao hàng, nhân viên bán hàng ký xác nhận liên phiếu giao hàng phiếu xuất kho Phiếu xuất kho: đƣợc giữ lại kho để ghi thẻ kho, sau chuyển phịng tài kế toán Phiếu giao hàng: Liên đƣợc lƣu kèm với liên lệnh bán hàng, lƣu theo thứ tự số chứng từ, liên giao cho khách hàng nhƣ bảng kê chi tiết đóng gói hàng hố liên chuyển phịng tài kế tốn Bộ phận kế toán sau kiểm tra đối chiếu lập hoá đơn GTGT gồm ba liên Liên lƣu phận lập hố đơn đính kèm với lệnh bán hàng, liên giao cho khách hàng liên chuyển phịng kế tốn Phiếu giao hàng hố đơn đƣợc chuyển đến kế toán bán hàng, sau kiểm tra chứng từ, kế toán bán hàng nhập liệu nghiệp vụ bán hàng cập nhật doanh thu, nợ phải thu, thuế GTGT phải nộp  Hạch toán: Giá vốn hàng bán Nợ TK 632 10.566.204 đồng Có TK 1561 Doanh thu: Nợ TK 131 10.566.204 đồng 14.814.700 đồng Có TK 5111 13.467.909 đồng Có TK 33311 1.346.791 đồng 18 Ví dụ 3: Ngày 28/09/2017 vào hóa đơn GTGT số 0000001 công ty bán số vật tƣ nƣớc Bình Minh cho Cơng ty TNHH Phú Nơng với tổng giá trị toán 6.027.900 đồng (thuế GTGT 10%), nhận đủ tiền mặt, giá vốn đợt hàng 3.024.357 đồng, kế toán ghi nhận nhƣ sau: Quy trình luân chuyển chứng từ Bộ phận bán hàng Bộ phận giao hàng Phú Nông Lệnh bán hàng Đơn đặt hàng Lập PGH, PXK Kiểm tra, đối chiếu Phiếu giao hàng Lệnh bán hàng N Phòng kế tốn N KH Phiếu xuất kho Phịng kế tốn N Lƣu đồ Quy trình bán hàng cho Cơng ty TNHH Phú Nông Khi nhận đƣợc điện thoại đặt hàng Công ty TNHH Phú Nông, phận bán hàng lập đơn đặt hàng, phận xử lý đơn hàng kiểm tra đối chiếu với hợp đồng nhà phân phối, lập lệnh bán hàng gồm ba liên Liên lệnh bán hàng đƣợc lƣu theo thứ tự số chứng từ, liên chuyển cho phận kế toán lập hoá đơn liên chuyển cho phận giao nhận hàng hoá Bộ phận giao nhận hàng hoá vào lệnh bán hàng để lập phiếu giao hàng thành phiếu xuất kho thành ba liên, phận giao hàng thực việc giao hàng, nhân viên bán hàng ký xác nhận liên phiếu giao hàng phiếu xuất kho Phiếu xuất kho: đƣợc giữ lại kho để ghi thẻ kho, sau chuyển phịng tài kế tốn Phiếu giao hàng: Liên đƣợc lƣu kèm với liên lệnh bán hàng, lƣu theo thứ tự số chứng từ, liên giao cho khách hàng nhƣ bảng kê chi tiết đóng gói hàng hố liên chuyển phịng tài kế toán Bộ phận kế toán sau kiểm tra đối chiếu lập hoá đơn GTGT số 0000001 gồm ba liên Liên lƣu phận lập hoá đơn đính kèm với lệnh bán hàng, liên giao cho khách hàng liên chuyển phịng kế tốn 19 Phiếu giao hàng hoá đơn đƣợc chuyển đến kế toán bán hàng, sau kiểm tra chứng từ, kế toán bán hàng nhập liệu nghiệp vụ bán hàng cập nhật doanh thu, nợ phải thu, thuế GTGT phải nộp  Hạch toán: Doanh thu 6.027.900 đồng Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 33311 5.479.909 đồng 547.911 đồng Giá vốn hàng bán 3.024.357 đồng Nợ TK 632 Có TK 1561 3.024.357 đồng Ví dụ 4: Căn vào hóa đơn GTGT số 0000004, ngày 03 tháng 10 năm 2017 Trƣờng mầm non Thốt Nốt gọi điện đặt hàng công ty 17 thùng sơn loại với tổng số tiền toán 4.425.000 đồng (gồm 10% VAT), giá vốn hàng bán 2.102.386 đồng Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng đƣợc mô tả nhƣ sau: Bộ phận bán hàng Bộ phận giao hàng Trƣờng mầm non Thốt Nốt Lệnh bán hàng Đơn đặt hàng Lập PGH, PXK Kiểm tra, đối chiếu Phiếu giao hàng Lệnh bán hàng N Phịng kế tốn N KH Phiếu xuất kho Phịng kế tốn N Lƣu đồ Quy trình bán hàng cho Trƣờng mầm non Thốt Nốt Khi nhận đƣợc điện thoại đặt hàng khách hàng, phận bán hàng lập đơn đặt hàng, phận xử lý đơn hàng kiểm tra đối chiếu với hợp đồng nhà phân phối, lập lệnh bán hàng gồm ba liên Cả liên lệnh bán hàng đƣợc in chuyển cho phó phịng kinh doanh kiểm tra ký duyệt, sau 20 chuyển sang phịng tài kế toán Liên lệnh bán hàng đƣợc lƣu theo thứ tự số chứng từ, liên chuyển cho phận kế toán lập hoá đơn liên chuyển cho phận giao nhận hàng hoá Bộ phận giao nhận hàng hoá vào lệnh bán hàng để lập phiếu giao hàng thành phiếu xuất kho thành ba liên, phận giao hàng thực việc giao hàng, nhân viên bán hàng ký xác nhận liên phiếu giao hàng phiếu xuất kho Phiếu xuất kho: đƣợc giữ lại kho để ghi thẻ kho, sau chuyển phịng tài kế tốn Phiếu giao hàng: Liên đƣợc lƣu kèm với liên lệnh bán hàng, lƣu theo thứ tự số chứng từ, liên giao cho khách hàng nhƣ bảng kê chi tiết đóng gói hàng hố liên chuyển phịng tài kế tốn Bộ phận kế tốn sau kiểm tra đối chiếu lập hoá đơn GTGT số 0000004 gồm ba liên Liên lƣu phận lập hố đơn đính kèm với lệnh bán hàng, liên giao cho khách hàng liên chuyển phịng kế tốn Phiếu giao hàng hố đơn đƣợc chuyển đến kế toán bán hàng, sau kiểm tra chứng từ, kế toán bán hàng nhập liệu nghiệp vụ bán hàng cập nhật doanh thu, nợ phải thu, thuế GTGT phải nộp  Hạch toán: Giá vốn hàng bán Nợ TK 632 2.102.386 đồng Có TK 1561 Doanh thu: Nợ TK 131 Có TK 5111 2.102.386 đồng 4.425.000 đồng 4.022.727 đồng Có TK 33311 402.273 đồng Các nghiệp vụ lại phát sinh tƣơng tự Sổ chi tiết TK 511, TK 632 (Phụ lục số 3, 4) Nhận xét: Quy trình lƣu chuyển chứng từ thực tế cơng ty giống với quy trình lý thuyết, điều chứng tỏ công ty trọng nguyên tắc thận trọng tỉ mỉ công việc, khâu chuyển giao có loại chứng từ liên quan kèm theo, việc giúp ích cho cơng tác kiểm tra kiểm sốt dễ dàng tìm đƣợc ngun nhân có sai phạm xảy Nhƣng có vấn đề cần lƣu ý nhân viên bán hàng kiêm quản lý kho nên việc bán hàng xuất hàng phận bán hàng xử lý toàn bộ, hội cho nhân viên không trung thực dễ dàng gian lận làm ảnh hƣởng lợi ích chung cơng ty 21 CHƢƠNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG TẠI DOANH NGHIỆP 3.1 MÔ TẢ CHI TIẾT CƠNG VIỆC Cơng việc bắt đầu ngày thực tập sinh viên nhập chứng từ bán hàng cho nghiệp vụ bán lẻ vật tƣ ngày hôm trƣớc vào phần mềm Misa; sau nhập xong, kiểm tra liệu nhập vào trùng khớp với sổ ghi chép bán lẻ nhân viên bán hàng lƣu chứng từ xin nhận việc khác; ngày sinh viên phải đồng hồ để hồn thành đƣợc cơng việc vật tƣ xây dựng có nhiều loại, mã hàng khác nên bắt đầu sinh viên cần nhiều thời gian để tìm kiếm mặt hàng mong muốn; sau hai đến ba ngày làm quen với công việc thời gian hồn thành việc rút ngắn thành 1,5- 02 đồng hồ Sau hoàn thành nhập chứng từ bán hàng, nhân viên phụ trách hƣớng dẫn sinh viên xếp chứng từ liên quan đến ngân hàng nhƣ lệnh thu, lệnh chi, ủy nhiệm chi, giấy báo có, sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng,… chứng từ ngân hàng công ty đƣợc xếp theo tháng, không cần theo ngày tháng khơng cần có phân chia sổ chi tiết chứng từ khác, công việc làm khoảng 30- 45 phút Nếu ngày có nghiệp vụ mua hàng sinh viên đƣợc giao công việc nhập chứng từ mua hàng từ nhà cung cấp, phần thực phần mềm Misa tƣơng tự nhƣ bán hàng, có mặt hàng doanh nghiệp nhập lần đầu, chƣa đƣợc khai báo phần mềm nhân viên kế tốn hƣớng dẫn lại sinh viên cách thêm hàng hóa vào danh mục chứng từ Cuối ngày, sinh viên nhân viên bán hàng kiểm đếm lại số hàng tồn kho để xác nhận số ghi sổ trùng khớp thực tế, sinh viên phụ trách kiểm đếm số lƣợng mặt hàng báo cho nhân viên bán hàng ghi vào phiếu kiểm hàng 3.2 THUẬN LỢI/ KHÓ KHĂN TRONG CÔNG VIỆC 3.2.1 Thuận lợi Các nhân viên cơng ty thân thiện, hịa đồng tạo cảm giác thoải mái cho sinh viên thực tập Khi đƣợc hỏi chuyên môn, nhân viên công ty nhiệt tình giải đáp, khơng có tình trạng khơng trả lời, không quan tâm Chổ ngồi thực tập đƣợc xếp cạnh kế toán bán hàng nên sinh viên dễ quan sát công việc hơn, thuận lợi cho việc nghiên cứu đề tài báo cáo Đối với công việc phân công cho sinh viên thực tập, nhân viên phụ trách hƣớng dẫn chi tiết cơng việc, khuyến khích sinh viên chủ động hỏi vấn đề chƣa rõ làm việc, điều giúp sinh viên thực tập cảm thấy an tâm, thoải mái thực công việc đƣợc giao giúp sinh viên có đƣợc nhiều kiến thức thực tế 22 3.2.2 Khó khăn Sinh viên phải nhiều thời gian tìm kiếm hàng hóa lúc ghi chứng từ doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại vật tƣ từ tạp vật sắt, vật tƣ điện, vật tƣ nƣớc, gạch, sơn,… đến thiết bị vệ sinh; bên cạnh việc nhiều mặt hàng danh mục hàng hóa chƣa đƣợc mã hóa cách khó khăn cho sinh viên tìm kiếm hàng hóa phần mềm lúc tìm kiếm khơng thể sử dụng đƣợc thao tác tìm theo nhóm nên tìm lần lƣợt danh mục Do lịch thực tập trùng với thời gian cuối năm- thời gian bận rộn kế toán doanh nghiệp nên thời gian dành cho hƣớng dẫn sinh viên ít, sinh viên có thời gian trao đổi với nhân viên kế toán bán hàng đề tài nghiên cứu, công việc đƣợc phân công doanh nghiệp 3.3 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CƠNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG Đối với cơng việc nhập chứng từ bán hàng, sinh viên cần hiểu đƣợc tính chất loại hàng hóa, biết đƣợc hàng hóa thuộc nhóm danh mục để dễ dàng tìm kiếm nhập hàng hóa vào chứng từ Nhƣng hàng hóa vật tƣ cơng ty q nhiều nên sinh viên sử dụng phƣơng pháp tìm kiếm tên hàng hóa nằm danh mục phần mềm, đối chiếu ký hiệu hàng hóa để nhập vào chứng từ bán hàng chọn quy cách hàng hóa xác Khi xếp chứng từ, địi hỏi sinh viên phải có tính tỉ mỉ kiên nhẫn Để hồn thành cơng việc sinh viên ln so sánh bảng kê chứng từ chứng từ cần xếp, nhƣ giúp cho chứng từ xếp đƣợc phù hợp với thứ tự phát sinh, trình xếp kiểm tra, phát đƣợc chứng từ bị thiếu báo lại với phận kế toán để bổ sung kịp thời Đối với nhập chứng từ mua hàng, sinh viên sử dụng phƣơng pháp làm việc tƣơng tự nhƣ nhập chứng từ bán hàng Ngồi ra, thêm hàng hóa vào danh mục sinh viên ý mục đơn vị tính đơn vị chuyển đổi, tài khoản kho, mục cần chọn thơng tin xác để dễ dàng cho việc nhập liệu; thiết lập ký hiệu cho hàng hóa cần tơn trọng chất hàng hóa, chia nhóm thích hợp để tiện lợi cho việc tìm kiếm hàng hóa sau Khi kiểm kho, sinh viên kiểm theo nhóm hàng hóa, nhƣ việc kiểm đếm nhanh chóng bị sai sót Các mặt hàng có giao dịch ngày đƣợc kiểm đếm trƣớc, phát có chênh lệch số ghi sổ số thực tế dễ dàng tìm nguyên nhân hơn, nguyên nhân ghi sai quy hàng hóa bán với hàng hóa loại làm số lƣợng hàng hóa sổ thực tế khơng hớp 23 CHƢƠNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC 4.1 CÁC KIẾN THỨC ĐƢỢC CỦNG CỐ 4.1.1 Kiến thức trình tiêu thụ hàng hóa Khi tiêu thụ hàng hóa cần tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ cơng ty để hạn chế sai sót chứng từ sai sót hàng hóa giao cho bên mua, việc tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng cịn giúp cơng ty dễ dàng tìm nguyên nhân có sai sót phát sinh, nhanh chóng tìm đƣợc hƣớng giải phù hợp 4.1.2 Kiến thức kế toán bán hàng Khi thực tập sinh viên đƣợc tham gia vào phần nhỏ công việc kế tốn bán hàng doanh nghiệp nên sinh viên có đƣợc kiến thức cơng việc kế tốn bán hàng, hồn thiện kỹ làm việc phần mềm Misa bán hàng, biết đƣợc tiêu chuẩn phân chia nhóm khách hàng hƣởng chiết khấu khác nhau,… 4.2 NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN, THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP HỌC HỎI ĐƢỢC Kỹ xếp công việc hợp lý để cơng việc hồn thành với hiệu suất cao Khi làm việc cần xem xét đến thứ tự trƣớc sau cơng việc, tìm thứ tự hợp lý để thực công việc đƣợc phân công, rút ngắn thời gian làm việc nhƣng đảm bảo hiệu công việc cao Kỹ bán hàng tác phong chuyên nghiệp nhân viên bán hàng Thông qua việc quan sát thực tế vấn nhân viên kinh doanh, sinh viên đƣợc hiểu kỹ bán hàng, trao đổi với khách hàng cần có tác phong nghiêm túc tạo đƣợc lịng tin cho khách hàng Điều hay mà sinh viên học tập đƣợc từ cách bán hàng nhân viên công ty phải biết im lặng để lắng nghe, điều đặc biệt có ý nghĩa vào phút tiếp xúc với khách hàng tiềm Nhân viên khơng nên nói mình, sản phẩm, dịch vụ cơng ty đừng nói liên quan tới việc bán hàng Đúng nhân viên bán hàng cần vào đề, tự giới thiệu, nhắc lại cho khách hàng mục tiêu đến cửa hàng Tuy nhiên, trƣớc quan tâm tìm hiểu nguyện vọng, sở thích họ khơng phải nói sản phẩm dịch vụ công ty nhân viên bán hàng chƣa hiểu khách hàng rõ Kỹ xếp chứng từ cho dễ tìm kiếm gọn gàng Các chứng từ nghiệp vụ đƣợc xếp chung vời để dễ tìm kiếm cần hạn chế tình trạng lạc chứng từ Chứng từ nghiệp vụ giống đƣợc xếp theo thứ tự ngày, tháng đƣợc lƣu trữ nơi định Công tác xếp chứng từ hoàn thành tốt giúp cho việc tìm kiếm, đối chiếu, tổng kết cuối kỳ kế toán đƣợc thuận lợi, dễ dàng Kỹ lập hóa đơn hóa đơn đặt in, photo tài liệu Khi thực tập công ty, sinh viên đƣợc hƣớng dẫn cách photo tài liệu đơn giản nhƣ: chọn số mặt giấy, số in, chọn lệnh in,…đóng tài liệu photo Sinh viên cịn 24 đƣợc hƣớng dẫn cách xuất hóa đơn hóa đơn đặt in, biết đƣợc cách canh chỉnh nội dung cần in hóa đơn file trắng, canh chỉnh hóa đơn cho phần nội dung đƣợc in vào vị trí xác Các cách thức kiểm tra sai sót nhập liệu làm việc phần mềm kế tốn Trong phần mềm Misa có hỗ trợ chức kiểm tra đối chiếu chứng từ nhƣng chức chƣa hồn thiện khơng thể tìm tất sai sót hữu Chính vậy, cần kiểm tra sai sót cơng ty áp dụng cách kiểm tra xem tất tài khoản kế tốn bảng cân đối phát sinh có số dƣ với chất hay chƣa, cụ thể nhƣ: kiểm tra tài khoản ngân hàng so với sổ phụ ngân hàng với số dƣ cuối kỳ ngày 31/12 hay chƣa? Nếu sai tìm lại định khoản nghiệp vụ hàng tháng dựa vào kê ngân hàng; kiểm tra xem doanh thu TK 511 có khớp với doanh thu tháng tờ khai hay khơng?,… Trong q trình thực tập thân sinh viên tích lũy đƣợc kỹ giao tiếp nơi cơng sở Mỗi đối tƣợng địi hỏi cách giao tiếp khác nhau: không nên bỡn cợt, đùa lố với ngƣời lớn tuổi trái lại, với ngƣời nhỏ tuổi ngang hàng mà nói chuyện khơ cứng, nghiêm túc nhàm chán, giao tiếp cần tập cho vẻ ngồi tự nhiên, từ trang phục đến giọng nói tạo tin tƣởng thoải mái cho ngƣời đối diện 4.3 NHỮNG KINH NGHIỆM, BÀI HỌC TÍCH LŨY ĐƢỢC 4.3.1 Bài học tích lũy cơng việc kế tốn bán hàng Để trở thành kế toán giỏi trƣớc hết cần phải nắm vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ kế tốn Đó u cầu tối thiểu cần có để thành cơng bƣớc đƣờng nghiệp sau Hiểu biết cập nhật Thông tƣ, Quy định có ảnh hƣởng đến chế độ kế tốn, đến hoạt động kinh doanh cơng ty Điều giúp cho kế tốn bán hàng xử lý tình cách nhanh nhạy Kỹ tin học văn phịng lợi kế tốn bán hàng Bởi cơng việc kế tốn bán hàng ngƣời trực tiếp làm việc với sổ sách, quản lý giấy tờ, chứng từ Vì vậy, khả tin học kế toán tốt giúp ngƣời làm kế toán làm việc hiệu Ngoài kỹ giao tiếp, chăm sóc khách hàng giúp cho cơng tác làm việc kế toán bán hàng thuận lợi Vì bên cạnh nhân viên bán hàng, kế tốn bán hàng ngƣời làm việc trực tiếp với khách hàng, ngƣời tạo ấn tƣợng tốt nhƣ mối quan hệ với khách hàng doanh nghiệp lâu dài Hành trang quan trọng thiếu để trở thành kế tốn giỏi tính kiên trì, tỉ mỉ, cẩn thận cơng việc Kế toán bán hàng ngƣời chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa cơng ty Vì phải ngƣời có tinh thần trách nhiệm cao với tố chất hồn thành tốt 25 4.3.2 Những kinh nghiệm kế toán bán hàng mà sinh viên học hỏi đƣợc Thƣờng xuyên kiểm tra, cập nhật nghiệp vụ mua bán hàng hóa phát sinh Tránh tình trạng vào sổ thiếu nghiệp vụ Lƣu trữ xếp hóa đơn, chứng từ cẩn thận Tránh trƣờng hợp hóa đơn GTGT Chú ý làm báo giá cho khách hàng Phải xem xét kỹ xem khách hàng có thuộc đối tƣợng ƣu tiên công ty hay không Làm báo giá kịp thời theo yêu cầu khách hàng Trong việc quản lý thông tin khách hàng nhƣ loại sổ sách, chứng từ, hóa đơn liên quan phải hồn tồn xác đầy đủ Các khoản tạm ứng nội phải theo dõi chi tiết, cụ thể, tránh thiếu xót, gây tăng chi phí cho cơng ty Quản lý cơng nợ, liên hệ với khách hàng, tránh tình trạng khách hàng nợ lâu quá, làm ảnh hƣởng đến vòng quay vốn Chăm sóc khách hàng chu đáo, nhiệt tình, phán ảnh thu nhận đƣợc ý kiến khách hàng để hỗ trợ cho cấp quản lý đƣa chiến lƣợc kinh doanh hiệu Phải biết cách kiểm tra số liệu nhanh nhất, liên kết với phân hệ kế tốn khác để khớp số liệu 4.4 ĐĨNG GĨP CHO DOANH NGHIỆP Do trƣớc sinh viên thực tập phận bán hàng cơng ty có nhân viên nghỉ việc làm xảy tình trạng thiếu nhân viên, nên thực tập sinh viên giúp cho doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng nhân lực, giúp bán hàng cửa hàng sinh viên làm công việc đơn giản kế tốn bán hàng để cơng ty thun chuyển kế tốn bán hàng làm công việc nhân viên bán hàng tạm thời Sinh viên đảm nhận cơng việc nhỏ nhƣng nhiều thời gian nhƣ: nhập liệu chứng từ, xếp chứng từ, photo tài liệu,… góp phần hỗ trợ nhân viên thức có thêm thời gian để hồn thành cơng việc chun mơn Trong q trình quan sát học hỏi công ty, sinh viên phát số khuyết điểm công tác quản lý công ty: - Trong tổ chức hoạt động có vài vị trí xếp kiêm nhiệm, điều tạo khả gian lận lúc làm việc gây thất tài sản cơng ty - Phịng kinh doanh khơng có ngƣời phụ trách trực tiếp - tức trƣởng phịng gây khó khăn việc quản lý không đạt hiệu quản lý cao - Cơng ty có xếp chứng từ theo tháng nhƣng không theo ngày loại chứng từ nên gây khó khăn cho việc lƣu giữ, tìm kiếm chứng từ cần thiết 26 - Công ty thiếu nhân viên bán hàng cho cửa hàng vật tƣ nên hiệu kinh doanh cửa hàng không đƣợc tốt Một vài kiến nghị nhằm khắc phục khuyết điểm mà công ty mắc phải: Công ty cần tổ chức lại cấu nhân tránh tình trạng nhân viên kiêm nhiệm hai vị trí chu trình hoạt động, ví dụ: nhân viên bán hàng cơng ty không đƣợc làm công việc nhân viên kho mà cơng ty phải có nhân viên kho độc lập, khơng nên cho kế tốn bán hàng làm việc nhƣ nhân viên bán hàng Công ty nên tuyển thêm trƣởng phòng kinh doanh để quản lý phòng kinh doanh, ngƣời đƣợc tuyển có lực chun mơn kinh doanh nên quản lý hiệu Ở khâu xếp chứng từ công ty nên theo ngày tháng phân chia lƣu trữ theo loại chứng từ loại sổ tránh tình trạng lƣu chung sổ chứng từ Tuyển thêm nhân viên bán hàng cho cửa hàng để giải tình trạng thiếu nhân lực phải thuyên chuyển nhân viên phận khác qua bán hàng 27 KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập Công ty cổ phần đầu tƣ xây dựng Royal, bƣớc đầu sinh viên tìm hiểu máy kế tốn phƣơng pháp hạch tốn cơng ty, sau sâu vào tìm hiểu quy trình bán hàng cơng việc kế tốn bán hàng cơng ty Thơng qua sinh viên củng cố đƣợc kiến thức tiêu thụ hàng hóa kiến thức kế toán bán hàng, học hỏi đƣợc kinh nghiệm cơng việc kế tốn bán hàng, cách giao tiếp nhân viên bán hàng Đồng thời, qua q trình thực cơng việc đƣợc phân công công ty giúp sinh viên rèn luyện đƣợc kỹ văn phòng nhƣ photo tài liệu, xếp công việc, xếp chứng từ,… kỹ giúp ích nhiều cho sinh viên làm thức sau Thơng qua báo cáo, cơng ty có đƣợc nhìn khái quát điểm mạnh điểm yếu tổ chức hoạt động công tác kế toán, đặc biệt hoạt động bán hàng kế toán bán hàng doanh nghiệp Bài báo cáo mơ tả lại chi tiết quy trình ln chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng cách xử lý chứng từ, nhƣ cách hạch toán nghiệp vụ bán hàng kế tốn bán hàng Cơng ty cổ phần đầu tƣ xây dựng Royal Từ sinh viên đƣa nhận xét tính hợp lý tổ chức hoạt động bán hàng công ty 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tƣ 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 Bộ tài chính, chế độ doanh nghiệp vừa nhỏ Nguyễn Xuân Hƣng, Phan Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Kim Cúc, Đặng Ngọc Vàng, Bùi Văn Dƣơng, Hà Xuân Thạch & Nguyễn Ngọc Dung (2015) Kế tốn tài (Quyển 1) Hồ Chí Minh: Nhà xuất kinh tế Đặng Ngọc Vàng, Bùi Văn Dƣơng, Hà Xuân Thạch, Dƣơc Thị Mai Hà Trâm, Lê Đài Trang, Phan Thị Thu Hà, Lý Thị Bích Châu, Võ Minh Hùng (2015) Kế tốn tài (Quyển 3) Hồ Chí Minh: Nhà xuất kinh tế 29 PHỤ LỤC Phụ lục Hóa đơn GGTGT số 0000001 Phụ lục Hóa đơn GGTGT số 0000004 Phụ lục Sổ chi tiết tài khoản 511 Phụ lục Sổ chi tiết tài khoản 632 30 ... nơi để hồ sơ quan trọng công ty Giám đốc công ty không thƣờng xuyên có mặt cơng ty mà thƣờng quản lý từ xa 2.1.2 Các quy định chung nơi công sở Thời gian làm việc: công ty quy định thời gian làm... doanh trọng điểm cơng ty CHƢƠNG 2: MƠI TRƢỜNG LÀM VIỆC VÀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG ROYAL 2.1 MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC 2.1.1 Không gian nơi làm việc Công ty nằm tuyến quốc... lợi ích cơng ty lên hàng đầu, ngày hoàn thiện lực thân để giúp sức cho phát triển công ty 2.1.4 Chế độ đãi ngộ công ty Với chiến lƣợc phát triển nay, Công ty cổ phần đầu tƣ xây dựng Royal xác định