Thực trạng tổ chức kế toỏn tại Cụng ty TNHH xõy dựng Quyết Thắng

Thực trạng tổ chức kế toỏn tại Cụng ty TNHH xõy dựng Quyết Thắng 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là việc tuyển chọn và xác định số lượng nhân viên kế toán phù hợp với phân công nhiệm vụ của từng bộ phận trong guồng máy kế toán chung, xây dựng quy trỡnh hạch toỏn kế toỏn ứng với từng phần hành kế toỏn, lựa chọn hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toán phù hợp với đặc điểm quá trỡnh sản xuất kinh doanh tại đơn vị và quy định mối liên hệ giải quyết công việc giữa bộ phận kế toán với các phũng ban khỏc trong doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo phù hợp với hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn cũng như đặc điểm hoạt động của Công ty thỡ Cụng ty TNHH xõy dựng Quyết Thắng lựa chọn hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức tập trung. Quy mụ phũng kế toỏn được tổ chức theo mô hỡnh tập trung vừa gọn nhẹ, vừa đảm bảo tính linh hoạt trong việc xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Sơ đồ khái quát tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng: Kế toán trưởng kế toỏn khokế toán tiền lương-kế toán ngân hàng thủ quỹ Sơ đồ II.1 : Tổ chức bộ máy kế toán Nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên trong bộ máy kế toán như sau: *Kế toỏn trưởng: Có chức nănh quản lý hoạt động của phũng kế toỏn cũng như của các đội sản xuất, là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán ở Công ty; tham mưu tỡnh hỡnh tài chớnh, cỏc hoạt động tài chính của doanh nghiệp cho Giám Đốc; định kỳ phải dựa trờn cỏc thụng tin từ cỏc nhõn viờn trong phũng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ Giám Đốc và các đối tượng có nhu cầu liên quan đến tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp như kiểm toán, cơ quan thuế…. *Kế toán tổng hợp (kế toán phó): là người đứng sau kế toán trưởng trong việc quản lý điều hành, trong những trường hợp cần thiết là người thay mặt kế toán trưởng giám sát điều hành hoạt động của phũng kế toỏn; phụ trỏch việc ghi chộp, kiểm tra cỏc nhiệm vụ thanh toỏn, tiến hành cập nhật số liệu cỏc hoỏ đơn mua hàng, thanh toán với ngưũi bỏn, thanh toỏn với khỏch hang, định kỳ lập báo cáo thuế GTGT đầu vào; tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành và xác định lói lỗ, giỳp kế toỏn trưởng lên các báo cáo sổ sách kế toán tổng hợp, lập quyết toán năm. *Kế toỏn tiền lương kiêm kế toán ngân hang: chịu sự thừa hành công việc của kế toán trưởng theo dừi trờn một số tài khoản phản ỏnh tỡnh hỡnh tiền k to nế ỏ t ng h pổ ợ vay, tiền gửi, lói tiền vay, lói tiền gửi; thanh toỏn cỏc khoản lương thưởng, phụ cấp, tạm ứng, BHXH, BHYT…cho công nhân viờn. *Kế toán kho: chịu sự điều hành của kế toan trưởng, có nhiệm vụ hang ngày, hang tháng cập nhật số liệu vào hoá đơn, chứng từ kiên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu, các loại công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lên tổng hợp nhập xuất để đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho; theo dừi cỏc tài khoản liờn quan đến tài sản cố định như nguyên giá TSCĐ, khấu hao TSCĐ. *Thủ quỹ: là người có chức năng nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt khi có các hoá đơn chứng từ thu chi đảm bảo tin cậy đồng thời ghi vào sổ quỹ. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán 2.2.1. Chớnh sỏch kế toỏn chung ỏp dụng tại Cụng ty Cựng với việc hoàn thiện bộ mỏy tổ chức quản lý trong cụng ty thỡ bộ mỏy kế toỏn cũng được tinh chế và kiện toàn nhằm đảm bảo tốt công tác hạch toán kế toán được toàn diện, chính xác. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, thông tư số 161/2007/TT-BTC ngày 31/12/2007 của bộ tài chính. -Niên độ kế toán doanh nghiệp áp dụng từ ngày 1/1đến hết ngày 31/12 cùng năm; -Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ (Việt Nam đồng); -Hỡnh thức ghi sổ kế toỏn là chứng từ ghi sổ; -Phương pháp kế toán tài sản cố định theo phương pháp phân loại +Mỗi TSCĐ được quản lý theo 3 chỉ tiêu giá trị là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại; +Phương pháp khấu hao theo Quyết định số 203/2006/QĐ-BTC, tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng; -Phương pháp kế toán hàng tồn kho: +Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyờn; +Đánh giá hàng xuất theo phương pháp nhập trước xuất trước; 2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ 2.2.2.1. Hệ thống chứng từ mà doanh nghiệp sử dụng: Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đó phỏt sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp và hợp lệ. Trên cơ sở kế toán nắm rừ những nguyờn tắc cơ bản trong việc lập chứng từ, ghi chép chứng từ, ghi sổ kế toán và lưu trữ bảo quản chứng từ thỡ phũng kế toỏn của cụng ty đó sử dụng hệ thống chứng từ kế toỏn một cỏch đầy đủ và hợp lệ. Cụ thể Công ty đó sử dụng cỏc nhúm chứng từ sau: *Lao động tiền lương: -Bảng chấm cụng; -Bảng thanh toán tiền lương; -Bảng thanh toỏn bảo hiểm xó hội; -Hợp đồng làm khoỏn; -Phiếu bỏo làm thờm giờ; -Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xó hội; -Hợp đồng thuê khoán ngoài; -Biên bản điều tra tai nạn lao động. *Hàng tồn kho: -Phiếu nhập kho; -Phiếu xuất kho; -Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ; -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ; -Hoá đơn GTGT; -Hoá đơn cước vận chuyển; -Thẻ kho. Ngoài ra doanh nghiệp cũn sử dụng cỏc chứng từ hướng dẫn sau: -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức; -Biên bản kiểm nghiệm vật tư; -Phiếu báo vật tư cũn lại cuối kỳ. *Nhúm tiền tệ: -Phiếu thu (cú 3 liờn); -Phiếu chi (cú 2 hoặc 3 liờn); -Giấy đề nghị tạm ứng; -Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng; -Bảng kiểm kờ quỹ. *Nhóm TSCĐ: -Biên bản giao nhận TSCĐ; -Thẻ TSCĐ; -Biờn bản thanh lý TSCĐ; -Biên bản đánh giá TSCĐ. *Nhúm sản xuất: -Phiếu theo dừi ca mỏy thi cụng; -Hợp đồng thuê máy thiết bị; -Biên bản nghiệm thu khối lượng công trỡnh hoàn thành. 2.2.2.2. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ: Các đội trưởng quản lý theo dừi tỡnh hỡnh lao động của công nhân, tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu, tỡnh hỡnh sử dụng mỏy thi công ở đội sản xuất của mỡnh, lập bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn tiền cụng…theo khối lượng thi công rồi gửi về phũng kế toỏn làm căn cứ cho việc tập hợp chi phí sản xuất. Sau khi hoạt động kinh tế phát sinh và hoàn thành, kế toán thu thập các chứng từ ban đầu chuyển về phũng kế toỏn và mở sổ theo dừi lương, vật tư, sổ công lao động và sổ chi phí sử dụng từng công trỡnh để cung cấp thông tin cho việc hạch toán được chính xác. Phũng kế toỏn sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, phõn loại, xử lý cỏc chứng từ ghi sổ, tổng hợp cung cấp thụng tin cho việc quản lý và phõn tớch kinh tế. 2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp được chi tiết đến cấp 4. Trong đó, cấp 1, cấp 2 được trỡnh bày theo chế độ của Bộ Tài Chính; cấp 3, cấp 4 được doanh nghiệp chi tiết cho phù hợp với việc hạch toán, tỡnh hỡnh kinh doanh cũng như đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Nhỡn chung, do đây là doanh nghiệp thuộc loại nhỏ và vừa nên hệ thống tài khoản không khác gỡ mấy so với chế độ của Bộ Tài Chính. 2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn 2.2.4.1. Hỡnh thức sổ kế toỏn Nhằm đảm bảo phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của Công ty, phù hợp với hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty, Cụng ty TNHH xõy dựng Quyết Thắng ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ. Với đặc điểm chung là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái các tài khoản. Cỏc loại sổ tổng hợp mà Công ty đang sử dụng: -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: ghi chép các nghiệp vụ theo trỡnh tự thời gian; -Sổ cỏi: ghi chộp cỏc nghiệp vụ theo tài khoản; -Bảng cân đối số phát sinh. Cụng ty mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết: -Sổ chi tiết tài khoản 133; 131; 141; 331; 631; 622; 623; 627; 154; 311; 335… -Sổ theo dừi bảo lónh dự thầu; -Sổ theo dừi tăng giảm TSCĐ… 2.2.4.2. Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn: Hiện tại Cụng ty ỏp dụng quy trỡnh ghi sổ kế toỏn như sau: 1/ Căn cứ vào chứng từ gốc đó kiểm tra đảm bảo tính hợp phỏp, hợp lệ thỡ tiến hành phõn loại, tổng hợp vàlập chứng từ ghi sổ; 2/ Các chứng từ liên quan đến tiền mặt thỡ thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ cựng cỏc chứng từ thu chi cho kế toỏn, kế toỏn tổng hợp số liệu và lập chứng từ ghi sổ; 3/ Căn cứ vào số liệu ở chứng từ ghi sổ để ghi vào ssổ dăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi sổ cái các tài khoản liờn quan; 4/ Các chứng từ phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết cụ thể thỡ căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. 5/ Cuối tháng, căn cứ vào thông tin trên sổ cái các tài khoản, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh. 6/ Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu các thông tin trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, thông tin trên bảng tổng hợp chi tiết với bảng cân đối số phát sinh và thông tin trên bảng cân đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Nếu các thông tin đảm bảo chính xác và khớp đúng, kế toán căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác nhằm phục vụ nhu cầu quản lý của Ban Giám Đốc và nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng liên quan. Quy trỡnh trờn được mô tả như trong sơ đồ sau: Ch ng t g cứ ừ ố Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ II.2 : Quy trình ghi sổ kế toán B ng t ng h p ả ổ ợ chi ti tế S h ch to n ổ ạ ỏ chi ti tế S c iổ ỏ S ng ký ổ đă ch ng t ghi sứ ừ ổ S quổ ỹ Ch ng t ghi sứ ừ ổ B ng t ng h p ả ổ ợ ch ng t g cứ ừ ố B ng cõn i ả đố s ph t sinhố ỏ B ng cân i k toánả đố ế v các báo cáo t ià à chính khác 2.2.5. Tổ chức hệ thống bỏo cỏo tài chớnh Báo cáo tài chính của Công ty gồm hệ thống các báo cáo bắt buộc và các báo cáo quản trị. Trong đó: *Cỏc bỏo cỏo bắt buộc bao gồm: -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; -Bảng cân đối tài khoản; -Bảng cân đối kế toán; -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; -Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh. *Cỏc bỏo cỏo quản trị bao gồm: -Báo cáo dự toán về kết quả kinh doanh theo tháng, quý, năm; -Báo cáo kết quả kinh doanh gửi cho từng bên đối tác. Sau thời điểm kết thúc mỗi quý, phũng kế toỏn lấy số liệu ở Bảng cõn đối số phát sinh và các bảng tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Do áp dụng hệ thống báo cáo quý cho nờn tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và cụng nợ cũng như tỡnh hỡnh tài chớnh, kết quả kinh doanh trong quý của Công ty được tổng hợp và theo dừi thường xuyên. Chính vỡ vậy, ban lónh đạo Công ty cũng nắm bắt được tỡnh hỡnh tài chớnh một cỏch chớnh xỏc và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra những quyết định đúng đắn đem lại kết quả cao cho Cụng ty. Báo cáo tài chính do người phụ trách kế toán của Công ty lập và gửi lên Ban Giám Đốc. Các báo cáo cũng sẽ được gửi cho các bên liên quan như đơn vị chủ đầu tư, bên tư vấn xét thầu, tư vấn giám sát và các cơ quan chức năng có thẩm quyền như cơ quan thuế, ngõn hàng (nếu cú nhu cầu vay vốn) v.v… [...]... thực hiờn thụng qua tài khoản 1413 Cụng việc thanh toỏn tỡnh hỡnh nhập kho NVL được kế toán thực hiện vào cuối mỗi tháng khi ở dưới các đội đó tập hợp và gửi lờn phũng kế toỏn cỏc hoỏ đơn chứng từ ban đầu liên quan đến tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn NVL tại cụng trỡnh và cỏc bảng kờ cần thiết Căn cứ vào đó, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi sổ cỏI cỏc TK liờn quan 2.3.2 Kế toỏn. ..2.3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành chủ yếu tại Công ty 2.3.1 Kế toỏn phần hành thu mua nguyờn vật liệu 2.3.1.1 Cỏc thủ tục, chứng từ kế toỏn ỏp dụng Tại các đội sản xuất, do địa bàn hoạt động rộng khắp, cỏc cụng trỡnh cú quy mụ lớn nhỏ, tớnh chất khỏc nhau, hơn nữa hỡnh thức hoạt động của Công ty là khoán theo định mức chi phí, do đó các đội tự tỡm nguồn... thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, liên 3 người nhận giữ để ghi sổ tại bộ phận sử dụng Mọi vấn đề hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tỡnh hỡnh nhập, xuất NVL đều do phũng kế toỏn thực hiện Khi thực hiện xuất kho, kế toán sử dụng phiếu xuất kho, chẳng hạn như ở mẫu sau: Biểu II.11 Đơn vị: Công ty TNHH XD Quyết Thắng Mẫu số: 02 - VT Địa chỉ: Cẩm Thuỷ - Thanh Hoá QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) 63.702.000 63.702.000 63.702.000 Giám đốc (ký, họ tờn, đóng dấu) 2.3.3.3 Kế toỏn chi phớ sử dụng mỏy thi cụng a Nội dung chi phớ sử dụng mỏy thi cụng Máy móc dùng trong thi công ( gọi chung là xe ) là một phần tài sản của Công ty Để tạo quyền chủ động cho các đội xây dựng công trỡnh, Cụng ty giao tài sản xe, mỏy cho cỏc đội Lái xe, máy phải thực hiện... mà Công ty không có hoặc không có đủ, Công ty sẽ thuê ngoài Thông thường, Công ty thuê cả xe và lái xe, toàn bộ tiền thuê xe, máy không phản ánh vào chi phí sử dụng máy thi công TK 623 mà phản ỏnh vào chi phớ dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất TK 627 Kế toỏn sẽ tiến hành phõn bổ chi phớ thuờ mỏy thi cụng cỏc cụng trỡnh theo cụng thức: Chi phớ thi cụng Chi phớ thuờ mỏy trong thỏng phõn bổ cho cụng =... khoán Hàng ngày tổ trưởng theo dừi quỏ trỡnh của công nhân lái máy qua bảng chấm công và tiến hành tính lương khi kết thúc hợp đồng làm khoán Cuối tháng tập hợp các chứng từ liên quan và gửi cả lên phũng tài chớnh kế toỏn của Cụng ty Trờn cơ sở các chứng từ đó, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương cho công nhân lái máy thi công các công trỡnh trong thỏng Từ bảng phõn bổ, kế toỏn chi phớ sẽ... Tại doanh nghiệp, phương pháp tập hợp chi phí là tập hợp trực tiếp theo từng công trỡnh xõy dựng theo từng quý Cuối mỗi quý, dựa trờn cỏc bảng phõn bổ và tờ khai chi tiết, kế toỏn ghi vào cỏc bảng kờ và cỏc chứng từ ghi sổ cú liên quan đồng thời tổng hợp số liệu vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất của quý để làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong quý c Phương pháp ghi sổ *Hạch toỏn. .. nhận được quyết định thi công công trỡnh, cỏc đội sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng theo hạn mức dự toán Trên Công ty sẽ tiến hành xét duyện và cấp tạm ứng vốn cho các đội Định kỳ vào cuối mỗi tháng kể từ khi công trỡnh thi cụng, cỏc đội tập hợp các hoá đơn chứng từ phát sinh có liên quan đến chi phí công trỡnh về phũng kế toỏn ở Cụng ty để hoàn tạm ứng và đề nghị xin tạm ứng theo hạn mức tạm ứng dự toỏn tiếp... hoàn thành trong kỳ) 2.3.3.2 Kế toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp a Nội dung chi phớ nhõn cụng trực tiếp Cũng như chi phí NLVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị công trỡnh hoàn thành Nú khụng chỉ ảnh hưởng đến độ chính xác của sản phẩm xõy lắp mà cũn ảnh hưởng đến thu nhập của người lao động Chi phí nhân công tại xí Công ty bao gồm: lương chính, lương... … ……… Kế toán trưởng ……… ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) b Ghi sổ tổng hợp NVL sử dụng cho thi cụng cụng trỡnh đều do bộ phận vật tư của các đội tự tỡm nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng, mọi quan hệ thanh toán tiền mua NVL với người cung cấp đều do các đội công trỡnh tự đảm nhận Cũn quan hệ giữa đội với Công ty về tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho NVL là quan hệ thanh toỏn tạm ứng chi phớ xõy lắp . Thực trạng tổ chức kế toỏn tại Cụng ty TNHH xõy dựng Quyết Thắng 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là việc tuyển. thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn cũng như đặc điểm hoạt động của Công ty thỡ Cụng ty TNHH xõy dựng Quyết Thắng lựa chọn hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo