ĐẶCĐIỂMVÀTỔCHỨCQUẢNLÝLƯUCHUYỂNHÀNGHÓANHẬPKHẨUTẠICÔNGTYCỔPHẦNNÔNGNGHIỆPVIỆTNAM 1.1. ĐẶCĐIỂM HOẠT ĐỘNG LƯUCHUYỂNHÀNGHÓANHẬPKHẨU Với đặcđiểm một côngty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nhập khẩuhàng hóa, để đảm bảo hoạt động hiệu quả, hợp lý nên CôngtyCổphầnNôngnghiệpViệtNam chia hoạt động lưuchuyểnhànghóanhậpkhẩu chia làm hai giai đoạn rõ rệt: Giai đoạn 1: Mua hàngnhập khẩu: bắt đầu với việc ký kết các hợp đồng nhập khẩu, phòng kinh doanh tìm hiểu nhu cầu hàng trong nước, tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài thích hợp trên cơ sở các chỉ tiêu về chất lượng, giá cả, phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. Sau đó, trình cho giám đốc duyệt, kí kết hợp đồng với các điều khoản. Sau khi hợp đồng nhậpkhẩu được ký kết, côngty xin giấy phép nhậpkhẩuvà làm thủ tục hải quan gồm các giấy tờ sau: - Bản chính hợp đồng thương mại - Bản chính hóa đơn thương mại - Bản sao chứng nhận đăng kí kinh doanh - Bản sao vận đơn (nếu có) Sau đó côngty xuất trình các chứng từ cần thiết để hải quan làm thủ tục giao nhận và kiểm tra hàngnhập khẩu. Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, nhân viên của côngtycó nhiệm vụ nhận hàngvà vận chuyểnhàng bằng đường bộ về kho H6 Văn Điển (được côngty thuê kho của côngty TNHH giao nhận và vận tải TM Duy Tài ). Bộ hồ sơ đi đường gồm có: - Tờ khai hải quan - Hợp đồng thương mại - Hóa đơn thương mại - Bảng kê đóng gói - Vận đơn - Giấy đăng kí kinh doanh - Giấy đăng kí thuốc bảo vệ thực vật - Giấy chứng nhận phẩm chất và xuất xứ. - Hợp đồng thuê kho Hàngnhập kho theo đúng phương thức giao nhận theo hợp đồng thuê kho: “ Bên A giao hàngtại kho bên B để lưu trữ và bảo quản. Khi bên B ký xác nhận đã nhạn hàngtại kho thì coi như hàng đã nhậptại kho. Khi cần lưuchuyển hàng, bên A sẽ nhận hàngtại địa điểm kho của bên B”. ( Trích phụ lục 1: Hợp đồng thuê kho ) Giai đoạn này kết thúc khi lập xong Biên bản giao nhận hàng với bên B và kế toán kho ghi phiếu nhập kho giao liên2 cho thủ kho H6. Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàngnhậpkhẩu Giai đoạn này bắt đầu khi có đơn đặt hàng của khách hàng, thỏa thuận các phương thức, điều khoản thanh toán, bên mua đồng ý thanh toán, hàng được chuyển từ kho H6 về kho Công ty. Sau đó, hàng được kiểm tra chất lượng, dán nhãn mác, đóng hộp ( kiện hàng ) tại kho Công ty, trước khi giao cho nhân viên kinh doanh. Nhân viên kinh doanh vận chuyểnhàng cho khách hàng là các đại lý cấp 1, cấp 2. Kết thúc quá trình này khi kế toán xuất hóa đơn GTGT cho nhân viên kinh doanh giao cho bên mua, nhân viên kinh doanh thu tiền ngay từ đại lý về nộp thủ quỹ hoặc ghi nợ vào sổ đại lý nếu đại lý xin thanh toán chậm ( phải được sự phê duyệt của ban giám đốc hoặc kế toán trưởng ). 1.1.1. Đặcđiểm hoạt động nhậpkhẩu 1.1.1.1. Đặcđiểm hàng hóanhậpkhẩuHànghóanhậpkhẩu là nhậpkhẩu thuốc bảo vệ thực vật vàphân bón nông nghiệp: Thuốc bảo vệ thực vật: - Thuốc trừ bệnh ELCARIN 0.5SL - Thuốc trừ sâu sinh học RATOIN 1.0EC - Thuốc trừ sâu sinh học RATOIN 5WDG - Thuốc trừ sâu rầy AFENO 30WP Phân bón: ANGEL ONE Tất cả các loại sản phẩm trên đều tồn tại ở hai dạng: dạng bột đóng theo gói và dạng lỏng đóng theo chai. Cơ cấu hàngnhập khẩu: Biểu số 1.1: Cơ cấu hàngnhậpkhẩu ST T Tên hànghóaTỷ trọng (%) Năm 2009 Năm 2008 Năm 2007 1 Ratoin 5WDG 12,7 0 0 2 Ratoin 1.0 EC 8gml 15 17.5 20 3 Ratoin 1.0 EC 50ml 9,2 15 17.5 4 Elcarin 0,5 SL 10ml 10,3 12.8 5 5 Elcarin 0,5 SL 100ml 12,8 11.7 5 6 Elcarin 0,5 SL 240ml 13,2 8.1 5 7 Afeno 30WP 7g 11 5.4 9.5 8 Afeno 30WP 100g 0 4.5 8 9 Phân bón Angel one 15,8 25 30 Nguồn: Phòng Kế toán CôngtyCổphầnNôngnghiệpViệtNamCơ cấu hàngnhậpkhẩu biến động qua các năm, hầu như không theo một xu hướng tăng hay giảm nhất định nào, mà do các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật thường xuyên được cải tiến cho phù hợp với đặcđiểmnôngnghiệpViệt Nam. Từ nguyên nhân chủ đạo đó, mà Côngty nhập khẩuhàng hóa. 1.1.1.2. Thị trường nhậpkhẩu Do đặcđiểmhàngnhậpkhẩu là các sản phẩm trong nước sản xuất với giá thành cao và chưa đặc chế được các loại sản phẩm này có chất lượng cao do quy trình công nghệ sản xuất còn chưa tân tiến. Vì vậy, côngty chọn nhậpkhẩu các mặt hàng này từ các nhà cung cấp Trung Quốc, đặc biệt là các bạn hàng quen thuộc như: CôngtyNôngnghiệp HEILONGJIANG, Côngtyhóa chất HISIGMA, Côngty SHANDONG… 1.1.1.3. Phương thức nhậpkhẩuCôngty tiến hành nhậpkhẩu trực tiếp, côngty tự tìm kiếm thị trường nhập khẩu, tự giao dịch, đàm phám, thỏa thuận và ký hợp đồng thương mại với nhà cung cấp nước ngoài. Khi nhận được thông báo hàng về cửa khẩu, côngty cử nhân viên kinh doanh đi nhận hàngvà sau thời gian thỏa thuận trên hợp đồng, thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Với hình thức nhậpkhẩu trực tiếp này côngty tự cân đối được tài chính của mình để xác định nhà cung cấp phù hợp. 1.1.1.4. Phương thức thanh toán mua hàngnhậpkhẩu Phương thức thanh toán được quy định rõ ràng trong mỗi một hợp đồng thương mại. Phương thức thanh toán là toàn bộ quá trình nhận và trả tiền trong giao dịch mua bán hànghóa ngoại thương giữa nhà xuất khẩuvà nhà nhập khẩu. Tùy vào đặc điểm, khả năng đàm phán, mức độ tin cậy, tính thường xuyên giao dịch, mà có các phương thức thanh toán khác nhau với từng thương vụ và từng nhà xuất khẩu khác nhau. Khi mới thành lập, côngty còn sử dụng tiền mặt trong giao dịch thanh toán. Về sau này, côngty áp dụng các phương thức thanh toán quốc tế được chấp nhận rộng rãi, bởi côngty nhận thấy thanh toán quốc tế là khâuquan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các cá nhân, tổchức thuộc các quốc gia khác nhau. Nó góp phần giải quyết mối quan hệ hànghóa tiền tệ, tạo nên sự liên tục của quá trình kinh doanh và đẩy nhanh quá trình lưu thông hànghóa trên phạm vi quốc tế; hoạt động này được tiến hành nhanh chóng, an toàn sẽ khiến hoạt động lưu thông hànghóa tiền tệ giữa người mua, người bán diễn ra trôi chảy, an toàn hơn, giúp cho quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, an toàn, tiện lợi và giảm bớt chi phí cho các chủ thể tham gia, ví như chi phí đi lại, giao dịch trả tiền hàng, thời gian chờ đợi giao dịch. Các phương thức thanh toán quốc tế côngty chủ yếu sử dụng: (1)Phương thức chuyển tiền: gồm hai hình thức: - Chuyển tiền bằng điện T/T : Telegraphic Transfer Quy trình thanh toán bằng chuyển tiền: + Người xuất khẩuchuyển giao hàngvà bộ chứng từ hànghoá cho người nhập khẩu. + Người nhậpkhẩu sau khi kiểm tra hànghoá (hoặc bộ chứng từ hàng hoá), nếu thấy phù hợp yêu cầu theo thoả thuận đôi bên, lập thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng bên nhậpkhẩu ( ngân hàng trả tiền ). + Ngân hàng trả tiền chuyển tiền lập thủ tục chuyển tiền qua chi nhánh ngân hàng trả tiền. + Ngân hàng trả tiền thanh toán tiền cho người thụ hưởng - Chuyển tiền bằng điện có bồi hoàn TTR là từ viết tắt của Telegraphic Transfer Reimbursement, thường được sử dụng trong thanh toán L/C. Hai cách chuyển tiền trên chỉ khác nhau ở chỗ là: chuyển tiền bằng điện nhanh hơn chuyển tiền bằng thư, nhưng chi phí chuyển tiền bằng điện cao hơn. (2) Phương thức tín dụng chứng từ: Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho ngân hàng trong phạm vi số tiền đó, khi ngân hàng này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Như vậy, để tiến hành thanh toán bằng phương thức này, bắt buộc phải hình thành một thư tín dụng. Đây là một văn bản pháp lýquan trọng của phương thức thanh toán này, vì nếu không có thư tín dụng thì xuất khẩu sẽ không giao hàngvà như vậy phương thức tín dụng chứng từ cũng sẽ không hình thành được. Tín dụng thư là văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở tín dụng thư cam kết trả tiền cho người xuất khẩu, nếu như họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của thư tín dụng đã mở. Thư tín dụng được hình thành trên cơ sở hợp đồng thương mại, tức là phải căn cứ vào nội dung, yêu cầu của hợp đồng để người nhậpkhẩu làm thủ tục yêu cầu ngân hàng mở thư tín dụng. Nhưng sau khi đã được mở, thư tín dụng lại hoàn toàn độc lập với hoạt động thương mại đó. Điều đó có nghĩa là khi thanh toán, ngân hàng chỉ căn cứ vào nội dung thư tín dụng. Có nhiều loại thư tín dụng, nhưng côngty sử dụng thư tín dụng không thể huỷ ngang ( Irrevocable Letter of Credit – Irrevocable L/C ) là chủ yếu. Đây là loại thư tín dụng sau khi đã được mở thì việc sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ chỉ được ngân hàng tiến hành theo thoả thuận của tất cả các bên có liên quan. Ngoại tệ chính côngty sử dụng trong thanh toán quốc tế là USD. Mặt khác, do đặcđiểmhànghóa là các loại thuốc bảo vệ thực vật cần được kiểm tra độ an toàn và chính xác hóa chất nên thời gian thanh toán khá lâu sau khi côngty nhận được lô hàngnhập khẩu. Vì thế, côngtycó lợi thế hơn về mặt tài chính, đặc biệt là trong năm 2009, thời điểmtỷ giá USD/VNĐ có nhiều thay đổi đáng kể. 1.1.1.5. Phương thức giao nhận hàngnhậpkhẩuCôngtyCổphầnNôngnghiệpViệtNam áp dụng các quy định của Incoterms 2000 về điều kiện giao nhận hàng, điều khoản này cũng được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại. Các loại giá thường được sử dụng là: - Gía CIF ( Cost, Insurance and Freight ) nghĩa là giá của bên bán hàng đã bao gồm giá thành của sản phẩm, cước phí vận chuyểnvà phí bảo hiểm. Loại giá này thường áp dụng khi côngtynhậpkhẩuhàng vận chuyển bằng đường biển. - Gía DAF ( Delivered At Frontier ) là giá giao tại biên giới. Côngty nhận hàngtại biên giới quy định; trả tiền cước chuyên chở tiếp từ biên giới tới kho hàng của công ty; hoàn thành thủ tục nhập khẩu, nộp thuế nhậpkhẩu cũng như các thuế và phí, lệ phí khác liên quan đến nhậpkhẩu lô hàng; chịu mọi rủi ro và tổn thất kể từ khi hàng được đặt dưới quyền định đoạt của côngty ở địa điểm giao hàng trên biên giới. Loại giá này thường được áp dụng khi hàng được vận chuyển bằng đường bộ. 1.1.2. Đặcđiểm hoạt động tiêu thụ hàng hóanhậpkhẩu tại côngtyCổphầnNôngnghiệpViệtNam 1.1.2.1. Thị trường tiêu thụ Với gần 85 đại lý cấp 1, 2 ở hầu khắp các tỉnh khu vực đồng bằng sông Hồng và đồng bằng sông Cửu Long; ở miền Bắc cũng như miền Nam; đội ngũ nhân viên kinh doanh năng động, trẻ trung hoạt động theo một số tỉnh phụ trách, ví dụ: Hà Nội, Thái Bình, Nam Định, Hà Nam, Ninh Bình, Thái Nguyên, Hải Phòng, Cần Thơ, An Giang, Hậu Giang là những tỉnh tại đó côngtycó nhiều đại lý, họ tiêu thụ hàng với số lượng lớn. Họ chính là cầu nối giữa côngty với đại lý, hướng dẫn việc sử dụng các loại thuốc bảo vệ thực vật vàphân bón cho đại lý, dự các buổi gặp gỡ nông dân – những người tiêu dùng chính các mặt hàngnhậpkhẩu này. Vì vậy, các sản phẩm nhậpkhẩu của côngtycó một thị trường rộng rãi. 1.1.2.2. Phương thức tiêu thụ hàngnhậpkhẩuCó hai phương thức tiêu thụ hàngnhậpkhẩutạicôngty là: - Phương thức bán buôn qua kho Sau khi hàng được nhập khẩu, hàng được vận chuyển về nhập kho H6 Văn Điển. Tại đây, sau khi được Giám đốc đồng ý cho xuất hàngvà thực hiện các thủ tục kiểm soát của kho và phòng kế toán, hàng được người mua vận chuyển khỏi kho. Phương thức này thường chỉ áp dụng đối với người mua là các chủ trang trại lớn ở đồng bằng sông Cửu Long, khu vực Tây Nam Bộ như Cần Thơ, An Giang. Vì vậy, phương thức này thường rất ít sử dụng. - Phương thức bán hàng qua đại lý Các khách hàng đại lý là các đại lý bán hàng hưởng chênh lệch giá ( đại lý bao tiêu), hàng được nhân viên kinh doanh vận chuyển tới đại lý. Đây là phương thức bán hang sử dụng thường xuyên ở công ty, do đặcđiểmhànghóacó quy cách cỡ nhỏ, giá trị tính trên một đơn vị sản phẩm nhỏ, cần có đại lý tiêu thụ hàng với số lượng lớn. 1.2.3.3. Các phương thức thanh toán Hiện nay, do khách hàng luôn có xu hướng chiếm dụng vốn của nhà cung cấp, nên côngty áp dụng cả hai phương thức thanh toán: trả tiền ngay hoặc trả chậm sau một thời gian thỏa thuận kể từ thời điểm khách hàng nhận hàng. Khách hàng thường trả bằng tiền mặt là chủ yếu, ngoài ra khách hàng mua với tổng tiền thanh toán lớn ( trên 20 triệu đồng ) , côngty yêu cầu bắt buộc phải trả bằng chuyển khoản, để được khấu trừ thuế GTGT theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Tuy nhiên hiện nay, hình thức trả chậm chiếm tỷ trọng lớn, vì khách hàng của côngty thường là những khách hàng thường xuyên giao dịch, việc thỏa thuận số tiền trả chậm và thời gian trả chậm phụ thuộc từng khách hàng. 1.2. TỔCHỨCQUẢNLÝLƯUCHUYỂNHÀNGNHẬPKHẨU 1.2.1. Tổchứcquảnlý nhập khẩuhànghóa (1) Ký kết hợp đồng nhậpkhẩu Phòng kinh doanh côngty tìm hiểu thị trường trong nước, xem xét và lên phương án giá cho từng mặt hàng, xác định nhu cầu hàng hóa, tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài thích hợp. Sau khi trình lên giám đốc, côngty tiến hành thỏa thuận các điều khoản về giá cả, số lượng, chất lượng, phương thức thanh toán và ký kết hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp nước ngoài. Việc ký kết hợp đồng nhậpkhẩu do giám đốc, trưởng phòng kinh doanh sang gặp đối tác tiến hành thỏa thuận, phòng tổchức - hành chính phối hợp về luật thương mại cho đúng pháp luật của hai nước vàcông ước quốc tế. (2) Khi có thông báo hàng về Côngty cử nhân viên kinh doanh đi cửa khẩu hải quan làm thủ tục hải quan, cung cấp các chứng từ cần thiết để nhận hàng, kiểm tra niêm phong, số lượng hàng trước khi nhận hàng, xem có đúng theo hợp đồng. Nếu phát hiện việc thừa, thiếu hoặc sai quy định thì côngty sẽ gửi fax cho nhà cung cấp để hai bên cùng giải quyết. Nhân viên này có nhiệm vụ vận chuyểnhàng về kho H6 Văn Điển của công ty. (3) Hàng về nhập kho Khi hàng về nhập kho, thủ kho lập biên bản nhận hàng từ nhân viên kinh doanh, phiếu nhập kho ghi cột số lượng. Các chứng từ nhậpkhẩuvà phiếu nhập kho chuyển cho phòng kế toán để vào sổ kế toán. Sau khi hàng về nhập kho, thủ kho kết hợp với phòng kiểm tra chất lượng hànghóa làm các thủ tục kiểm tra quy cách, lấy mẫu gửi Cục Bảo vệ thực vật –Bộ Nôngnghiệpvà phát triển nông thôn giám định. (4) Thủ tục mở L/C, kê khai thuế, thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Do phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc trên. 1.2.2. Tổchứcquảnlý tiêu thụ hàngnhậpkhẩuCôngtyCổphầnNôngnghiệpViệtNam thực hiện việc nhậpkhẩuhànghóa dựa trên xem xét cầu thị trường, đặc biệt là 2 vụ mùa chính là Đông Xuân và Hè Thu. Đặcđiểm những khách hàng chủ yếu của côngty là các đại lý bán hàng hưởng chênh lệch giá ( đại lý bao tiêu) , nên việc tiêu thụ hàng diễn ra như bán hàng thông thường. Tuy nhiên, do đặcđiểm đây là những khách hàng thường xuyên, quen thuộc. Vì vậy, quá trình tiêu thụ hànghóa là quá trình côngty nhận các đơn đặt hàng yêu cầu của khách hàng đại lý hoặc bán hàng qua điện thoại được duyệt qua giám đốc công ty. (1)Khi có đơn đặt hàng Việc tiêu thụ hànghóa được thông qua phòng kinh doanh, đại lý muốn mua hàng sẽ yêu cầu trực tiếp với phòng kinh doanh, có thể đặt hàng qua điện thoại , thực hiện những thỏa thuận về thanh toán. Sau đó, nhân viên kinh doanh đề đạt yêu cầu đó với kế toán kho, kế toán kho căn cứ vào số lượng hàng tồn kho lập đơn yêu cầu xuất hàngcó chữ kí của nhân viên kinh doanh phụ trách khu vực đại lý, gửi giám đốc duyệt xuất. (2) Sau khi đơn đề nghị xuất hàng được duyệt, kế toán kho viết phiếu xuất kho, thủ kho có trách nhiệm xuất hàng đầy đủ ra khỏi kho theo đúng phiếu xuất vàhóa đơn GTGT. (3)Hàng tháng phòng kế toán, phòng kiểm tra chất lượng kết hợp với thủ kho kiểm kê hànghóa tồn kho. Như vậy, việc tiêu thụ hànghóanhậpkhẩu là sự kết hợp các nhân viên trong công ty: nhân viên kinh doanh, nhân viên kiểm tra chất lượng hàng hóa, nhân viên kế toán thủ kho: Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm đề đạt yêu cầu đặt hàng của đại lý với kế toán kho, nhận hàngtại kho, giao hàng, thu tiền hàng hoặc ghi sổ đại lý. Kế toán kho viết phiếu xuất kho sau khi được sự phê duyệt của giám đốc, hóa đơn GTGT giao nhân viên kinh doanh xuống kho lấy hàng về kho Công ty. Thủ kho có trách nhiệm xuất hàng ra khỏi kho H6 theo đúng số lượng ghi trên phiếu xuất vàHóa đơn GTGT. Nhân viên kiểm tra chất lượng hànghóacó trách nhiệm dập nhãn mác, kiểm tra chất lượng, quy cách; đóng gói hàng trước khi giao nhân viên kinh doanh mang hàng ra khỏi kho Công ty. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU. hàng. 1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU 1.2.1. Tổ chức quản lý nhập khẩu hàng hóa (1) Ký kết hợp đồng nhập khẩu Phòng kinh doanh công ty tìm hiểu