Ứng dụng hệ thống quản lý chấm công trong tính lương

giáo dục đào tạo trờng đại học bách khoa hà nội - luận văn thạc sĩ khoa học ứng dụng Hệ thống quản lý chấm công tính lơng ngành : điện tử viễn thông m số:2 3.04.3898 Phạm Thị dUNG Ngời hớng dẫn khoa học : ts Phạm minh việt Hà Nội 2008 Lời cam đoan Tôi xin cam đoan toàn nội dung luận văn dới không đợc chép y nguyên từ luận văn tác giả khác Tôi xin cam đoan tham khảo, trích dẫn luận văn đà đợc rõ nguồn danh mục Tài liệu tham khảo luận văn Nếu hội đồng phát có điều không với đà cam đoan xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Hà Nội, tháng 11 năm 2008 Học viên Phạm Thị Dung LờI CảM ƠN Em xin cảm ơn Khoa Điện tử Viễn thông, Trung tâm đào tạo Sau đại học trờng đại học Bách Khoa Hà Nội đà tạo điều kiện thuận lợi cho em thực đề tài Em xin đợc gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo TS Phạm Minh Việt ngời đà tận tình bảo hớng dẫn em suốt thời gian nghiên cứu vừa qua Bên cạnh đó, em cảm ơn Thầy Cô trờng đà tận tình giảng dạy trang bị cho em thật nhiều kiến thức bổ ích hai năm học vừa qua, góp phần lớn vào việc nghiên cứu thành công luận văn Ngoài xin đợc gửi lời cảm ơn đến hai bạn Hồ Văn Minh Nguyễn Đức Dũng việc hỗ trợ trang thiết bị cần thiết cho trình thực đề tài Cuối cùng, em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến cha mẹ, bậc sinh thành đà có công nuôi dỡng dạy dỗ em đến ngày hôm nay; xin cảm ơn anh em, bạn bè, ngời đà hết lòng tận tụy chăm sóc, ủng hộ động viên em lúc khó khăn nh suốt thời gian học tập nghiên cứu Dù đà cố gắng hoàn thành thật tốt luận văn phạm vi yêu cầu, nhng em biết có thiếu sót chắn tránh khỏi Em mong nhận đợc thông cảm tận tình bảo quý Thầy Cô bạn Hà Nội, tháng 11 năm 2008 Học viên thực hiện: Phạm Thị Dung Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt Kí hiệu Từ viết tắt ý nghĩa Radio Frequency Identification Thẻ RFID nhận dạng sãng Radio PK Primary Key Khãa chÝnh FK Foreign Key Khãa ngo¹i lai UK Unique Key Khãa nhÊt DFD Data Flow Diagram Sơ đồ luồng liệu FD Function Diagram Sơ đồ chức Entity Relationship Diagram Sơ đồ thùc thĨ liªn kÕt RFID ERD Mơc lơc Lêi cam ®oan LờI CảM ƠN Danh mục ký hiệu, chữ viết t¾t Mơc lơc Danh mục hình vẽ, ®å thÞ LêI giíi thiƯu 10 Ch−¬ng më ®Çu 12 1.1 1.2 Giíi thiƯu 12 Phạm vi đề tài 12 Chơng phân tích hệ thèng 14 2.1 Phân tích yêu cầu chức 14 2.1.1 C¬ cÊu hoạt động hệ thống hành 14 2.1.2 Phân tích yêu cầu chức hệ thống quản lý nhân 17 2.2 Phân tích yêu cầu d÷ liƯu 18 2.2.1 Quy trình xử lý trình tính lơng 18 2.2.2 Ph©n tÝch c¸c mÉu biĨu 20 2.3 Yêu cầu kỹ thuật hệ thống 35 2.3.1 Yêu cầu cấu hình hệ thống: 35 2.3.2 Yêu cầu phần cứng 35 2.3.3 Yêu cầu phần mềm 35 2.4 Sơ đồ chức cđa hƯ thèng 35 2.4.1 Sơ đồ phân cấp chức FD 35 2.4.2 S¬ đồ phân cấp chức cho chức Quản lý lịch làm việc 36 2.4.3 Sơ đồ phân cấp chức cho chức Quản lý công việc 36 2.4.4 Sơ đồ phân cấp chức cho chức Quản lý tiền lơng 37 2.4.5 Sơ đồ phân cấp chức cho chức Quản lý sách, chế độ 38 2.4.6 Sơ đồ phân cấp chức cho chức Quản lý thu nhập nhân viên 38 2.5 S¬ ®å lng d÷ liƯu 39 2.5.1 C¸c ký hiƯu sư dụng sơ đồ luồng liệu 39 2.5.2 Sơ đồ mức ngữ cảnh (Context Diagram) 40 2.5.3 Sơ đồ luồng d÷ liƯu DFD (Data Flow Diagram) 40 Ch−¬ng thiÕt kÕ 44 3.1 ThiÕt kÕ CSDL 44 3.1.1 Chn hãa d÷ liƯu 44 3.1.1.1 Kh¸i niƯm vỊ chn ho¸ 44 3.1.1.2 C¸c cÊp chuÈn ho¸ 44 3.1.1.3 Sơ đồ phân cấp c¸c chuÈn ho¸ 44 3.1.1.4 Quan hệ tổng quát hệ thống quản lý Nhân - Lơng 45 3.1.1.5 Chuẩn hóa d÷ liƯu hƯ thèng 48 3.1.2 Xây dựng bảng liệu cho hÖ thèng 53 3.1.3.1 Nhãm bảng liệu Quản trị hệ thống 53 3.1.3.2 Nhóm bảng liệu Thông tin nhân viên 57 3.1.3.3 Nhóm bảng liệu Quản lý nhân - Tiền lơng 60 3.1.3 Mô hình thực thê liên kết - ERD 64 3.2 ThiÕt kÕ giao diÖn 66 3.3 Thiết kế đầu vµo 68 3.3.1 Module Quản lý nhân viên 68 3.3.2 Module Quản lý chấm công 73 3.3.3 Module Qu¶n lý thu nhËp 74 3.4 ThiÕt kÕ ®Çu 75 3.4.1 Module Quản lý nhân viên 75 3.4.2 Module Quản lý chấm công 76 3.4.3 Module Qu¶n lý thu nhËp 78 3.5 Lùa chän c«ng nghƯ 84 3.6.1 Tht to¸n nhËp sè liƯu 85 3.6.2 Tht to¸n sưa sè liƯu 86 3.6.3 ThuËt to¸n xãa sè liÖu 87 Chơng giới thiệu hệ thống hớng dẫn sư dơng 89 4.1 Giíi thiƯu hƯ thèng 89 4.2 Hớng dẫn cài đặt 89 4.3 H−íng dÉn sư dơng 90 KÕt luËn 95 TµI LIƯU THAM KH¶O 97 Danh mục hình vẽ, đồ thị Hình Sơ đồ tổ chức cđa c«ng ty ViƠn Th«ng Sè 15 Hình 2 Bảng hồ sơ cá nhân 20 Hình Văn thỏa thuận làm thêm 25 H×nh PhiÕu b¸o nghØ phÐp, nghØ bï 27 Hình Bảng chấm c«ng 29 Hình Bảng chi trả tiền lơng 32 Hình Sơ đồ phân cấp chức 36 H×nh Sơ đồ phân cấp chức Quản lý làm việc 36 Hình Sơ đồ phân cấp chức Quản lý công việc 37 Hình 10 Sơ đồ phân cấp chức Quản lý tiền lơng 37 Hình 11 Sơ đồ phân cấp chức Quản lý sách, chế độ 38 Hình 12 Sơ đồ phân cấp chức Quản lý thu nhập nhân viên 39 Hình 13 Sơ đồ mức ngữ cảnh 40 Hình 14 Sơ ®å lng d÷ liƯu 41 Hình Bảng nhân - L−¬ng 46 Hình Bảng Nhân viên 49 H×nh 3 Bảng Thẻ từ 49 Hình Bảng thời gian làm việc nhân viên 49 Hình Bảng thời gian vắng mặt nhân viên 50 Hình Bảng loại bảo hiểm 50 H×nh Bảng chế độ bảo hiểm nhân viên 50 H×nh Bảng chi tiết bảo hiểm nhân viên 51 Hình Bảng ngày nghỉ lÔ 51 Hình 10 Bảng nhân viên nghỉ lễ 51 H×nh 11 Bảng thời gian vào nhân viên 52 H×nh 12 Bảng thời gian quẹt thẻ nhân viên 52 Hình 13 Bảng tiền lơng đợc cộng thêm 52 Hình 14 Bảng tiền lơng bị trừ 52 H×nh 15 H×nh 16 H×nh 17 H×nh 18 H×nh 19 H×nh 20 H×nh 21 H×nh 22 H×nh 23 H×nh 24 H×nh 25 H×nh 26 H×nh 27 H×nh 28 H×nh 29 H×nh 30 H×nh 31 Bảng tiền lơng thực lĩnh 53 Bảng trạng thái nhân viên 53 Sơ đồ thực thĨ liªn kÕt 65 Màn hình chơng trình 67 Form Quản lý thông tin nhân viên 69 Form NhËp th«ng tin tõ Excel 70 Form Thiết lập lịch làm việc 71 Form Quản lý phân công công tác 72 Form Nhập liệu chấm công từ file 73 Form Quản lý chế độ b¶o hiĨm 74 Form Quản lý nhân viên thời điểm 75 Form Tính toán thời gian làm việc nhân viên 76 Form Thông tin làm việc nhân viên theo tháng 77 Form Tính toán tiền lơng nhân viên 78 Form Truy vÊn tiỊn l−¬ng nhân viên 79 Form Tính toán chế độ bảo hiểm theo tháng 80 Form Xem thông tin bo hiểm theo tháng 81 H×nh 32 H×nh 33 H×nh 34 H×nh 35 H×nh 36 Form Tính toán lơng thực lĩnh ca nhân viên 82 Form Th«ng tin thu nhËp theo th¸ng 83 ThuËt to¸n nhËp sè liÖu 86 Tht to¸n sưa sè liƯu 87 ThuËt to¸n xãa sè liÖu 88 LờI giới thiệu Thế kỉ 21 đợc đánh giá kỉ phát triển không ngừng ngành khoa học kỹ thuật bùng nổ ứng dụng từ thành nhằm phục vụ trùc tiÕp thùc tiƠn ®êi sèng Sù khëi ®iĨm ý tởng, trình nghiên cứu, phát triển thành quả, mục tiêu lớn lao công trình nghiên cứu khoa học Hơn nữa, giới chuyển động ngày theo xu hớng hội nhập, hợp tác quốc gia, lÃnh thổ với mục tiêu phát triển lĩnh vực sống Chính lẽ việc ứng dụng chọn lọc thành tựu công nghệ thông tin, điện tử viễn thông nhằm phát triển hệ thống có tính ứng dụng thực tiễn rộng rÃi mục tiêu cèt lâi Trong xu thÕ ph¸t triĨn cđa thÕ giíi ngày nay, tin học đà trở thành ngành công nghiƯp mịi nhän, nã lµ mét ngµnh khoa häc kü tht kh«ng thĨ thiÕu ë n−íc ta hiƯn nay, viƯc ứng dụng tin học quản lý quan, xí nghiệp phổ biến trở nên cấp thiết, nhằm giải phóng sức lao động, tăng hiệu sản xuất, thúc đẩy tăng trởng kinh tế bắt kịp với nớc khu vực giới Để làm đợc điều không cần có máy móc thiết bị phần cứng mà quan trọng phần mềm ứng dụng phù hợp với yêu cầu quản lý thực tế Vấn đề giám sát quản lý thời gian làm việc khâu quan trọng quy trình quản lý nhân quan, doanh nghiệp Việc quản lý thời gian làm việc quan, doanh nghiệp thực phơng pháp thủ công thiếu xác, hiệu thấp Do vậy, với mục tiêu sử dụng đà học đợc trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội, nghiên cứu tìm tòi nỗ lực xây dựng, chế tạo Hệ thống quản lý Nhân lơng ứng dụng rộng rÃi thực tế hỗ trợ đắc lực công tác quản lý nhân viên doanh nghiệp Với việc hệ thống ghi lại thời gian, trạng thái vào nhân viên công ty cách sử dụng phơng pháp quẹt thẻ RFID từ nâng cao 10 Form Thông tin thu nhập nhân viên theo tháng Hình 33 Form Thông tin thu nhập theo tháng 83 3.5 Lựa chọn công nghệ Từ mục 2.3 yêu cầu kỹ thuật hệ thống, hệ thống quản lý chấm công lơng cần có yêu cầu sau ngời sử dụng: - Giao diện đẹp mắt nhng thuận tiện dễ dàng ngời sử dụng - Chơng trình thuận tiện cho việc quản lý, phải nhận biết đợc Font chữ tiếng Việt - Có nhiều chức khác hỗ trợ hệ thống - Chơng trình hoạt động với độ ổn định cao - Chơng trình gọn nhẹ linh hoạt, không đòi hỏi cấu hình máy phải cao - Quản lý hoàn toàn tự động khâu nhân (những thông tin nhân sự) - Chấm công cho toàn nhân viên thuộc công ty cách tự động : + Báo cáo công,giờ vào, ra, trễ sớm + Tình hình vắng mặt, nghỉ định kỳ, làm giờ, làm cuối tuần + Báo cáo chấm công theo Ngày , Tuần , Tháng + Cho phép báo cáo theo đặc thù riêng công ty lĩnh vực chấm công Để viết chơng trình cho Hệ thống quản lý chấm công tiền lơng cần có đĩa CD ROM chứa phần mềm sau: Microsoft Visual Basic Studio.NET, SQL Server 2008, Window 2000 Server hc Window 2003 Server Các đĩa dễ dàng mua đợc thị trờng Để cài đặt SQL 2008 Server yêu cầu tối thiểu cần có PC là: - Pentium III 1Ghz trở lên - 256 MB RAM tối thiểu, 512 MB cho ấn Enterprise 84 - 195 đến 475 MB đĩa cứng trống Vậy cấu hình PC nh việc cài đặt SQL Server 2008, Window 2000 Server Visual Basic.Net dễ dàng đạt đợc tốc độ cao, yêu cầu phần cứng chơng trình không đòi hỏi cao dễ dàng đáp ứng điều kiện 3.6 Thiết kế chơng trình Một số lu đồ thuật toán sử dụng chơng trình: 3.6.1 Thuật toán nhập số liệu 85 Hình 34 Thun toán nhập số liệu 3.6.2 Thuật toán sửa số liệu 86 Hình 35 Thun to¸n sưa số liệu 3.6.3 Tht to¸n xãa sè liƯu 87 Hình 36 Thut toán xóa số liệu 88 Chơng giới thiệu hệ thống hớng dẫn sử dụng 4.1 Giới thiệu hệ thống - Mỗi nhân viên cần quản lý (cần chấm công) đợc cấp cho thẻ Thẻ có số nhận diện (đợc mà hóa sẵn dới dạng mà số, mà vạch thẻ) đặc trng cho nhân viên Ngoài chức sử dụng để đọc thẻ chấm công thẻ đợc sử dụng làm bảng tên cho nhân viên với hình ảnh nhân viên đợc in thẻ - Khi vào/ra quan (hoặc khu làm việc) nhân viên cần phải đọc thẻ thiết bị đọc (có thể lắp đặt phận bảo vệ cổng vào) Mỗi lần đọc thẻ thiết bị ghi nhận vào nhớ với nội dung là: số thẻ đà đọc, ngày đọc, đọc, số thông tin khác - Thiết bị đọc thẻ đợc kết nối đến máy tính có cài đặt chơng trình chấm công Chơng trình từ máy tính giao tiếp với thiết bị để lấy thông tin tất lần đọc thẻ toàn nhân viên - Chơng trình chấm công tự động tổng hợp dựa thông số đà đợc thiết lập báo cáo cần thiết (thời gian làm việc, trễ sớm, làm tăng ca, làm ngày cuối tuần, ) - Ngời quản trị thực chấm công cho nhân viên hàng ngày định kỳ Tất liệu trung thực đảm bảo an toàn - Quản lý tự động trình vắng mặt (phép không phép) nhân viên Quản lý chấm công theo nhân viên, phận toàn công ty 4.2 Hớng dẫn cài đặt Để sử dụng hệ thống quản lý nhân chấm công, ta phải tiến hành cài đặt phần mềm sau: 89 Microsoft SQL Server 2005 Microsoft Net Framework 3.5 Sau ®ã, sư dơng Microsoft SQL Server 2005 ®Ĩ attach sở liệu (database) đà đợc khởi tạo bëi ng−êi dïng 4.3 H−íng dÉn sư dơng Ch¹y file HRM để đăng nhập vào hệ thống Để đăng nhập sử dụng tính hệ thống, ngời dùng phải có tài khoản sử dụng bao gồm Tên ngời dùng (User name) Mật (Password) Tài khoản đợc khởi tạo sẵn từ trớc ngời quản trị hệ thống (admin) Tài khoản mà ngời dùng đăng nhập vào hệ thống định tính mà ngời dùng sử dụng Khả sử dụng tùy theo tài khoản đợc định nghĩa sẵn ngời quản trị hệ thống 90 Sử dụng tính hệ thống theo trình bớc giống với thao tác quản lý thực tế, từ nhập thông tin nhân viên, thông tin chấm công đến tính toán tiền lơng trả cho nhân viên 91 Đầu tiên, ta tiến hành nhập liệu chấm công đợc xuất từ hệ thống kiểm soát thẻ dới dạng file txt 92 Sau đó, ta tiến hành tính toán thời gian làm việc (công) nhân viên theo tháng Từ thông tin công nhật, tính toán tiền lơng nhân viên hiển thị hình 93 94 Kết luận Qua thời gian nghiên cứu làm việc, chơng trình Quản lý nhân lơng công ty Viễn Thông Số đợc thiết kế cài đặt Microsoft Visual Basic Net SQL Server chạy môi trờng Windows Do phát huy kế thừa đợc chức vốn mạnh củ Windows nh : Cho mét giao diƯn víi ng−êi dïng th©n thiƯn, dƠ dàng sử dụng Các thao tác in thuận tiện Bảng biểu trình bày đẹp, báo cáo hoạt động linh hoạt, dễ sử dụng Chơng trình cã giao diƯn b»ng tiÕng ViƯt nªn ng−êi dïng cã thể sử dụng dễ dàng Độ bảo mật, an toàn liệu cao Chơng trình tốn tài nguyên, không đòi hỏi máy phải có cấu hình cao Cập nhật sửa đổi thông tin nhanh chóng, xác, thuận tiện Hỗ trợ tối u cho công tác quản lý nhân lơng quan, doanh nghiệp Hơn nữa, sau hoàn thành luận văn tác giả đà hiểu biết sâu sắc ứng dụng phần mềm quản lý chấm công tính lơng có ý nghĩa lớn lao trợ giúp đắc lực cho nhà quản lý thực tiến đặc biệt tác giả hiểu biết toán phân tích thiết kế hệ thống Dù đà cố gắng để hoàn thành luận văn, song thời gian có hạn kinh nghiệm kiến thức cha nhiều nên luận văn có thiếu sót Em mong muốn đợc quý thầy cô bạn bè đóng góp ý kiến để luận văn ngày hoàn thiện 95 Hớng phát triển đề tài Trong môi trờng kinh doanh thay đổi, công nghệ tri thức cập nhật mới, yêu cầu sử dụng ngời dùng ngày cao Do vậy, chơng trình ngày hoàn thiện theo hớng tăng tốc độ xử lý hệ thống, linh hoạt tính thuận tiện cho ngời dùng Hớng tới xây dựng hệ thống thích hợp không với thiết bị phần cứng sử dụng thẻ RFID mà với nhiều thiết bị phần cứng kiểm soát vào/ra khác Hiện tại, đề tài đà đáp ứng đợc yêu cầu quản lý tổng quát đơn vị doanh nghiệp Ngoài có tính hấp dẫn nôi dung hình thức Trong tơng lai, đề tài phát triển thành sản phẩm hoàn thiện với việc bổ sung thêm chức nh : có khả phân ca làm việc theo nhu cầu sản xuất đặc thù doanh nghiệp, quản lý trình tính lơng cho doanh nghiệp, tự động đa danh sách nhân viên đến kỳ tăng lơng 96 TàI LIệU THAM KHảO [1] PGS.TS Nguyễn Việt Hơng, Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống [2] Phạm Hữu Khang (Chủ biên), Hoàng Đức Hải (Đồng tác giả), Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL Server 2000 toàn tập, Nhà xuất Lao động Xà hội, 2002. [3] Phạm Hữu Khang (Tác giả), Hoàng Đức Hải (Tác giả), Phơng Lan (Hiệu đính), Ví dụ & Bài tập Visual Basic.Net - Lập trình hớng đối tợng -, Nhà xuất Lao động - Xà hội, 2005 [4] Trịnh Quốc Tiến (Tác giả), Hớng dẫn bớc tự học thực hành Visual Basic 2008 kèm theo tập ứng dụng - Nhà xuất Hồng Đức, 2008 [5] Thạc Bình Cờng, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất Khoa học Kü thuËt, 2002 [6] Programming in Visual Basic 2008- Julia Case Bradley,Anita C Millspaugh, The McGraw-Hill, 2008 [7] Đặng Văn Đức, Phân tích thiết kế hớng đối tợng UML, Nhà xuất giáo dục, 2002 [8] Phạm Hữu Khang (Tác giả), Hoàng Đức Hải (Tác giả), Phơng Lan (Hiệu ®Ýnh), “VÝ dơ & Bµi tËp Visual Basic.Net – LËp trình hớng đối tợng, Nhà xuất Lao động X· héi, 2005 97 ... Quản lý công việc Chức quản lý công việc để nắm bắt đợc công việc nhân viên làm phân công công tác hợp lý cho nhân viên 36 Quản lý công việc 4.1 Quản lý nhân viên thời điểm 4.2 Quản lý phân công. .. mục sở Công ty Quản trị Việt Nam Phòng ban Đổi mật Đăng xuất Thốt Nhóm Nhập nhân viên từ Excel Quản lý lịch làm việc Quản lý công việc V Quản lý chấm công VI Quản lý thu nhập Nhập liệu chấm công. .. áp dụng thẻ chấm công (chấm công máy): o Nhận liệu chấm công thô từ thiết bị chấm công (máy quẹt thẻ) o Xử lý liệu chấm công o Chỉnh sửa / duyệt kết chấm công o Tổng hợp báo cáo chấm công: thời