Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư lưu trữ của trường sỹ quan quân sự

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  TRẦN THỊ BÌNH NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI – NĂM 2020 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017 TRẦN THỊ BÌNH NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO ĐỨC THUẬN HÀ NỘI, NĂM 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Nâng cao hiệu hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” cơng trình nghiên cứu nghiêm túc thân, với hướng dẫn khoa học PGS TS Đào Đức Thuận Các trích dẫn, số liệu nêu hồn tồn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng thích đầy đủ Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2020 TÁC GIẢ LUẬN VĂN Trần Thị Bình LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập rèn luyện trường, để hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ, tạo điều kiện Ban Giám hiệu, cấp lãnh đạo quản lý Phân hiệu Phía Nam, Phịng, Khoa: Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý KH Sau đại học khoa chuyên môn khác thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; thầy cô Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn; Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ tận tình giảng dạy, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt q trình học tập, nghiên cứu hồn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ Đặc biệt em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Đào Đức Thuận, người thầy tận tâm, dành nhiều thời gian định hướng hướng dẫn cho em thực Luận văn Bên cạnh em nhận nhiều động viên, giúp đỡ thời gian, tinh thần vật chất người thân gia đình, lãnh đạo quan, đồng nghiệp, người bạn Mặc dù thân nỗ lực, cố gắng trình nghiên cứu thực Luận văn, song thời gian, kiến thức lực thân hạn chế, chuyên đề nghiên cứu không tránh khỏi thiếu sót định Em kính mong nhận thơng cảm, dẫn, giúp đỡ đóng góp ý kiến quý thầy, cô giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp bạn bè để luận văn hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2020 TÁC GIẢ LUẬN VĂN Trần Thị Bình MỤC LỤC MỞ ĐẦU .1 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Cơ sở lý luận hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.2 Nội dung, nguyên tắc, yêu cầu người làm VT-LT cán quản lý, ý nghĩa hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ 10 1.1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ 13 1.2 Cơ sở pháp lý hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ .16 1.2.1 Văn Luật 16 1.2.2 Văn luật 17 Tiểu kết chương 19 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ 20 2.1 Khái quát Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân .20 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân 20 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân 20 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân 20 2.1.4 Khái quát Phòng Tham mưu - Hành Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân 20 2.2 Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân 21 2.2.1 Tổ chức máy nhân làm công tác văn thư - lưu trữ 21 2.2.2 Phổ biến, ban hành văn quản lý công tác văn thư - lưu trữ 23 2.2.3 Đảm bảo sở vật chất cho công tác văn thư - lưu trữ .26 2.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân 27 2.2.5 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân .38 2.2.6 Thi đua, khen thưởng công tác văn thư - lưu trữ 38 2.3 Nhận xét đánh giá hiệu hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân .39 2.3.1 Ưu điểm .39 2.3.2 Hạn chế 40 2.3.3 Nguyên nhân 43 Tiểu kết Chương .47 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ 48 3.1 Hoàn thiện tổ chức máy nhân làm công tác văn thư - lưu trữ .48 3.2 Bổ sung hồn thiện hệ thống văn hướng dẫn cơng tác văn thư - lưu trữ Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân 49 3.3 Tổ chức thực có hiệu nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 51 3.3.1 Về quản lý sử dụng dấu 51 3.3.2 Về quản lý văn - đến .51 3.3.3 Chấp hành nghiêm bảo vệ bí mật 53 3.3.4 Về lập hồ sơ .54 3.3.5 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan .56 3.3.6 Chỉnh lý tài liệu 57 3.3.7 Tổ chức xác định giá trị tài liệu 60 3.3.8 Thống kê tài liệu 60 3.3.9 Bảo quản tài liệu lưu trữ 61 3.3.10 Giảm, giải, gia hạn độ mật tài liệu 62 3.3.11 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 62 3.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ 63 3.5 Một số giải pháp hỗ trợ khác 65 Tiểu kết Chương .67 KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Số TT 01 CB, NVCMKTCán bộ, nhân viên chun mơn kỹ thuật CNH, HĐHCơng nghiệp hóa, đại hóa 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 VT-BM-LTVăn thư - Bảo mật - Lưu trữ DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức biên chế Phụ lục 2: Hình ảnh số mẫu sổ đăng ký quản lý công tác văn thư, lưu trữ Phụ lục 3:Hình ảnh giao diện phần mềm 13 Phụ lục 4: Hình ảnh hồ sơ, tài liệu trước sau chỉnh lý xong đưa vào bảo quản Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân 15 Phụ lục 5: Hình ảnh khu làm việc Ban Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ .18 Phụ lục 6: Bảng số liệu 22 Phụ lục 7: Bảng tiêu chí đánh giá 24 Phụ lục 8: Dự thảo mẫu: Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân 29 Phụ lục 9: Phiếu khảo sát hiệu công tác VT - LT 44 Phụ lục 10: Kết khảo sát đối tượng 56 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân (SQKTQS) Nhà trường Quân đội lên lớn mạnh không ngừng Quân đội, phát triển đất nước có lực lượng cán bộ, giáo viên, học viên, sinh viên, quân nhân chuyên nghiệp (QNCN), viên chức quốc phòng (VCQP), hạ sĩ quan - chiến sĩ (HSQ-CS) trước hôm mãi niềm tự hào lớp lớp cán kỹ thuật Quân đội Nhân dân Việt Nam anh hùng Các quan, đơn vị tổ chức trình hoạt động thực chức nhiệm vụ sử dụng cơng cụ đặc biệt công tác VT-LT Đây nghiệp vụ quan trọng thiếu tổ chức quan, đơn vị nào, cơng cụ đắc lực nối dài từ chủ trương, mệnh lệnh (của lãnh đạo, huy) đến việc tổ chức triển khai thực chủ trương, mệnh lệnh thành kết thực quan, đơn vị cấp Nhà trường Công tác VT-LT tảng cho công tác tổ chức, quản lý điều hành hoạt động cấp ủy, người huy, ủy, trị viên quan, đơn vị Cơng tác khâu soạn thảo xây dựng văn kiện (văn bản), lập kế hoạch, phê duyệt kế hoạch, phổ biến quán triệt kế hoạch, triển khai thực kế hoạch, lưu trữ văn kho đến việc tổ chức quản lý khai thác văn theo quy trình chặt chẽ, cụ thể, tỉ mỉ, xác Cho nên việc quản lý cơng tác VT-LT thiết phải coi trọng, quan tâm chăm lo lãnh đạo, huy cấp để hiệu hoạt động công tác VT-LT quan (Dân - Chính - Đảng) nói chung ngày cao, công tác VT-LT quan đơn vị Qn đội nói riêng, ln hoạt động nếp quy, bảo đảm tính thống nhất, chất lượng, hiệu quả; đặt yêu cầu cao thái độ nghiệp vụ chun mơn phải ln tích cực, chủ động, sáng tạo; nhằm thực thắng lợi nhiệm vụ trị quan đơn vị tình Nhận thức sâu sắc vai trị ý nghĩa công tác quản lý VT-LT, hoạt động phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành, tổ chức triển khai thực nhiệm vụ trị trọng tâm quan, đơn vị Nó cánh tay nối dài người huy, ủy, trị viên việc đạo bảo quản khai thác thơng tin q giá hình thành trình hoạt động nội mà có, đồng thời tham mưu cho cấp ủy, người huy, hướng dẫn đạo quan, đơn vị tồn Trường tham gia quản lý cơng tác VT-LT ngày tốt Đó lý chọn đề tài: “Nâng cao hiệu hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” làm luận văn tốt nghiệp chương trình đào tạo Thạc sĩ Lưu trữ học Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tác giả tham khảo tài liệu, sách, luận văn số viết liên quan Qua giúp việc nghiên cứu luận văn mang tính hệ thống logic sở tư liệu, thông tin nâng cao hiệu hoạt động quản lý VTLT đơn vị, đồng thời đề xuất giải pháp phù hợp với điều kiện thực tiễn Cho đến nay, nước có nhiều cơng trình, viết nghiên cứu cơng tác VT-LT dạng khác sách, luận án tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ, giáo trình giảng dạy cho đối tượng VT-LT Trong trình thực luận văn này, tác giả tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu khác có liên quan trực tiếp gián tiếp đến đề tài nghiên cứu Đây nguồn tài liệu phong phú cần thiết, giúp giác độ đắn, xác định tổng quan nâng cao hiệu hoạt động quan lý VT-LT cách khách quan, toàn diện, lịch sử, cụ thể Từ chọn lọc tiếp thu, kế thừa kết học quí báu trình thực luận văn như: - Một số sách VT-LT Cụ thể: Vương Đình Quyền (2006), “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư”, NXB ĐHQG Hà Nội; Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội; Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; Triệu Văn Cường (chủ biên) (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động, Hà Nội; Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình lưu trữ học đại cương, NXB Đại học Quốc gia TP HCM; Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ bản, NXB HN - Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ: Lê Phương Bình (năm 2016) “ Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ Trường ĐHKHXH & NV Đại học Quốc gia TP.HCM Đề tài này, nghiên cứu trạng công tác VT-LT trường cao đẳng công lập thuộc TP.HCM đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác VT-LT; 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 Phụ lục 10: Kết khảo sát đối tượng STT CÂU HỎI KHẢO SÁT I SỰ QUAN TÂM CỦA LÃNH ĐẠO, TRÌNH ĐỘ NĂNG LỰC CỦA CÁN BỘ VT-LT Câu 1: Theo đồng chí, hiệu quan tâm đến công tác VT-LT lãnh đạo Bộ Quốc phòng, Bộ Tổng Tham mưu đạt mức độ nào? Câu 2: Đồng chí đánh giá hiệu quan tâm đến công tác VTLT lãnh đạo Nhà trường, lãnh đạo phịng Tham mưu - Hành đạt mức độ nào? Câu 3: Mức độ quan tâm đến công tác VT- LT lãnh đạo các quan, đơn vị trực thuộc Nhà trường nào? Câu 4: Theo đồng chí, trình độ lực cán VT-LT so với yêu cầu nhiệm vụ Nhà trường mức nào? 57 STT CÂU HỎI KHẢO SÁT Câu 5: Đồng chí đánh giá hiệu làm việc cán VT- LT Nhà trường nay? II HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHỔ BIẾN, BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VT - LT Câu 6: Theo Đồng chí nhận thức, trách lãnh đạo huy các cấp việc phổ biến ban hành văn quản lý hoạt động VT- LT nào? Câu 7: Theo Đồng chí hiệu cơng tác phổ biến văn hoạt động VT- LT cấp Nhà trường nào? Câu 8: Theo Đồng chí hiệu ban hành các văn nghiệp vụ VT- LT Nhà trường nào? 58 STT CÂU HỎI KHẢO SÁT 10 11 12 13 III HIỆU QUẢ TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VT - LT Câu 9: Đồng chí đánh giá công tác quản lý sử dụng dấu Nhà trường năm vừa qua nào? Câu 10: Theo Đồng chí hiệu quản lý sử dụng dấu phục vụ các nhiệm vụ Nhà trường năm vừa qua nào? Câu 11: Đồng chí đánh giá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nhà trường năm vừa qua nào? Câu 12: Theo Đồng chí hiệu thể thức kỹ thuật trình bày văn hành phục vụ các nhiệm vụ Nhà trường nào? Câu 13: Đồng chí đánh giá cơng tác quản lý văn Nhà trường (Văn đi, văn đến) năm vừa qua nào? 59 STT CÂU HỎI KHẢO SÁT 14 Câu 14: Theo Đồng chí hiệu công tác quản lý văn phục vụ các nhiệm vụ Nhà trường năm vừa qua nào? Câu 15: Đồng chí đánh giá công tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Nhà trường năm vừa qua nào? 15 16 Câu 16: Theo Đồng chí hiệu cơng tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan công tác lưu trữ Ban phục vụ các nhiệm vụ Nhà trường năm vừa qua nào? IV HIỆU QUẢ CỦA CƠ SỞ VẬT CHẤT, TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ CÔNG TÁC VT - LT 17 Câu 17: Đồng chí đánh giá sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác VT-LT Nhà trường nào? 60 STT CÂU HỎI KHẢO SÁT 18 Câu 18: Theo Đồng chí việc quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động nghiệp vụ công tác VT-LT năm vừa qua Nhà trường nào? 19 Câu 19: Theo Đồng chí việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ VT- LT nào? Câu 20: Theo Đồng chí hiệu sử dụng sở vật chất, trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ VT - LT Nhà trường năm vừa qua nào? 20 V HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC THANH TRA KIỂM TRA, HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, THI ĐUA THƯỞNG TRONG CÔNG TÁC VT – LT 21 Câu 21: Đồng chí đánh giá cơng tác tra, kiểm tra, xử lý kỷ luật công tác VT- LT năm qua thực nào? ... lý hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ quan, tổ chức Chương Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt. .. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ 48 3.1 Hoàn thiện tổ chức máy nhân làm công tác văn thư - lưu trữ .48 3.2... cán quản lý, ý nghĩa hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ 10 1.1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động quản lý cơng tác văn thư - lưu trữ 13 1.2 Cơ sở pháp lý hoạt động quản lý công