Giải pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án công nghệ thông tin tại trung tâm công nghệ thông tin VNPT Nghệ An

Giải pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án công nghệ thông tin tại trung tâm công nghệ thông tin VNPT Nghệ An Giải pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án công nghệ thông tin tại trung tâm công nghệ thông tin VNPT Nghệ An luận văn tốt nghiệp thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn là dự án nghiên cứu khoa học, độc lập của cá nhân tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

Hà nội, tháng … năm 2019

Tác giả luận văn

Hồ Linh Giang

LỜI CẢM ƠN

Học viên xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo Viện kinh tế và Quản lý, Viện đào tạo sau đại học - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, được sự trực tiếp hướng dẫn tận tình của Thầy giáo TS Dương Mạnh Cường

Xin cảm ơn sự giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi của các đồng nghiệp trong VNPT Nghệ An trong suốt quá trình học tập và làm luận văn này

Mặc dù, học viên đã có nhiều cố gắng trong việc nghiên cứu và lựa chọn các nội dung để trình bày trong luận văn Tuy nhiên, luận văn vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Học viên xin cảm ơn những đóng góp quý báu của các Thầy giáo, Cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC HÌNH, BẢNG vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Cơ sở hình thành đề tài 1

2 Mục đích của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn 3

6 Cấu trúc của luận văn 3

CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÁC DỰ ÁN CNTT 4

1.1 Tổng quan về dự án 4

1.1.1 Khái niệm chung về dự án 4

1.1.2 Đặc trưng cơ bản của dự án 4

1.1.3 Yêu cầu đối với dự án 4

1.1.4 Khái niệm về Dự án CNTT 5

1.1.5 Phân loại dự án CNTT 6

1.1.6 Đặc trưng cơ bản của dự án CNTT 6

1.2 Tổng quan về quản lý dự án 7

1.2.1 Khái niệm về quản lý dự án 7

1.2.2 Chức năng của quản lý dự án 9

1.2.3 Mục tiêu của quản lý dự án 10

1.2.4 Quy trình của quản lý dự án 11

1.2.5 Quy trình quản lý tiến độ dự án 13

1.2.6 Các công cụ phân tích và quản lý tiến độ dự án 24

1.3 Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến tiến độ dự án 31

1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiến độ dự án CNTT 32

1.3.3 Đặc điểm riêng của dự án CNTT ảnh hưởng đến tiến độ 36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÁC DỰ ÁN CNTT TẠI VNPT NGHỆ AN 39

2.1 Giới thiệu về VNPT Nghệ An 39

2.2 Cơ cấu tổ chức của VNPT Nghệ An 40

2.3 Chức năng nhiệm vụ các Trung tâm CNTT – VNPT Nghệ An 43

2.4 Kết quả triển khai dự án CNTT từ trước đến nay 44

2.2 Thực trạng công tác quản lý tiến độ thực hiện các dự án CNTT 50

2.3 Thực tiễn tại một số dự án CNTT tại VNPT Nghệ An 52

2.3.1 Dự án về Giáo dục Vnedu 52

2.3.2 Dự án về Y tế VNPT His 55

2.3.3 Dự án về Chính quyền điện tử VNPT eGov 57

2.3.4 Bài học thực tiễn từ ba dự án trên 59

2.4 Đánh giá về công tác quản lý tiến độ thực hiện các dự án CNTT tại VNPT Nghệ An 62

2.4.1 Các kết quả đạt được 62

2.4.2 Những hạn chế trong thực hiện dự án CNTT 63

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 67

CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP ĐẨY NHANH TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN CÁC DỰ ÁN CNTT 68

3.1 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ các dự án CNTT 68

3.1.1 Nâng cao chất lượng công tác tổ chức điều hành quản lý dự án 68

3.1.2 Nâng cao chất lượng đào tạo tập huấn nhân sự 69

3.2 Giải pháp khắc phục hạn chế trong công tác quản lý tiến độ dự án 70

3.2.1 Xây dựng qui trình triển khai dự án CNTT: 70

3.2.2 Tăng cường công tác truyền thông 75

3.2.3 Tăng cường công tác quản lý tiến độ dự án 76

3.2.4 Tăng cường chất lượng nguồn nhân lực 78

3.2.5 Triển khai công tác quản trị rủi ro dự án CNTT 79

3.2.6 Triển khai hệ thống phần mềm quản trị dự án CNTT 81

KẾT LUẬN 83

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

Phụ lục 86

UBND Ủy ban nhân dân

VNPT Viễn Thông Nghệ An

XD Xây dựng

DANH MỤC HÌNH, BẢNG

Hình:

Hình 1.1 Chu trình quản lý dự án 9

Hình 1.2 Quy trình quản lý dự án 12

Hình 1.3 Trình tự lô gíc thực hiện các công việc 17

Hình 1.4 Sơ đồ GATT 27

Hình 1.5 Biểu đồ kiểm soát tiến độ 27

Hình 1.6 Sơ đồ AOA 30

Hình 1.7 Sơ đồ AON 30

Hình 2.1 Mô hình tổ chức của VNPT Nghệ An 40

Hình 2.2 Mô hình tổ chức của TTCNTT 43

Hình 2.3 Hệ thống quản lý nhà trường Vnedu 57

Hình 2.4 Hệ thống quản lý khám chữa bệnh VNPT HIS 57

Hình 2.5 Hệ thống quản lý văn bản và điều hành 59

Hình 3.1 Phiếu yêu cầu 73

Hình 3.2 Biên bản nghiệm thu kỹ thuật 74

Bảng: Bảng 1.1 Ý nghĩa của chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ………29

Bảng 2.1 Danh mục sản phẩm dịch vụ/ giải pháp CNTT đã và đang triển khai tại VNPT Nghệ An 48

Bảng 2.2 Danh mục sản phẩm CNTT đã triển khai tại VNPT Nghệ An 51

Bảng 2.3 Tiến độ thực hiện dự án CNTT tại VNPT Nghệ An 58

Bảng 2.4.Yếu tố chậm tiến độ từ 2 dự án thực tiễn của VNPT Nghệ An 60

Bảng 3.1 Sử dụng ma trận chức năng RACI 71

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Cơ sở hình thành đề tài

Thực hiện chủ trương và quyết tâm của Chính phủ trong việc đẩy mạnh phát triển ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử Tập đoàn VNPT đã sớm bắt tay vào xây dựng chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp, vạch

rõ con đường để VNPT trở thành nhà cung cấp dịch vụ số hàng đầu tại Việt Nam, trong đó VNPT đặc biệt chú trọng đến việc cung cấp các giải pháp, dịch

vụ CNTT cho các tổ chức, chính quyền và doanh nghiệp Từ chỗ không có sản phẩm nào, đến nay sau hơn 4 năm thực hiện tái cơ cấu, VNPT đã có bước tiến rất ấn tượng khi đã cung cấp nhiều các sản phẩm dịch vụ CNTT ra thị trường đến nhiều đối tượng khách hàng khác nhau trong các lĩnh vực quan trọng như Y tế, Giáo dục, Chính phủ điện tử…

Những sản phẩm CNTT này đã có đội ngũ nhân lực hùng hậu của Tập đoàn xây dựng và phát triển Bên cạnh đó, Tập đoàn cũng có nhiều sản phẩm CNTT chuyên biệt dành riêng cho khách hàng là khối cơ quan chính quyền,

đã sớm được đẩy mạnh triển khai và tạo cơ hội cho Trung tâm CNTT của các đơn vị viễn thông tỉnh thành trên cả nước phát triển, xây dựng phù hợp với đặc tính riêng của từng vùng Đồng thời Tập đoàn cũng khuyến khích VTT xây dựng các giải pháp dịch vụ CNTT theo đơn đặt hàng riêng của khách hàng, tạo điều kiện cho lĩnh vực CNTT tại các đơn vị phát triển mạnh mẽ Việc triển khai các ứng dụng CNTT trong hệ thống các cơ quan nhà nước của tỉnh Nghệ An trong những năm vừa qua đã đạt được những kết quả khả quan Với mục tiêu chiếm lĩnh thị trường cung cấp ứng dụng CNTT trên toàn tỉnh Nghệ An, và với sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều nhà cung cấp dịch

vụ khác thì cần có các giải pháp căn cơ và phù hợp với thực tiễn mới có khả năng triển khai thành công các dịch vụ trên diện rộng

Tại địa bàn tỉnh Nghệ An trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ CNTT phục vụ cho các bài toán lớn hiện có tới hơn 08 nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ, với

nhiều lĩnh vực và đa dạng về phương thức kinh doanh Bằng năng lực và uy tín của Tập đoàn, VNPT Nghệ An tăng cường tiếp cận đến bộ máy lãnh đạo chính quyền các cấp để giới thiệu về các giải pháp, dịch vụ CNTT cho khối

cơ quan chính quyền của tỉnh và đơn vị đã được sự đồng thuận và ủng hộ của các cấp lãnh đạo tỉnh, địa phương và các Sở ban ngành để triển khai các dịch

vụ CNTT trên địa bàn Nghệ An và trong thời gian qua đã gặt hái được các thành công sau

Trong thời gian qua, VNPT Nghệ An đã và đang triển khai nhiều dự án CNTT diện rộng trên địa bàn tỉnh Tuy nhiên, một số dự án không hoàn thành đúng tiến độ, gây ra nhiều thiệt hại về kinh tế cho VNPT ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của Doanh nghiệp Từ những lý do trên tác giả đã chọn đề

tài “Giải pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án CNTT của VNPT Nghệ An”

2 Mục đích của đề tài

Đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án tại VNPT Nghệ An

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu và phân tích công tác quản lý lý tiến độ các dự án về CNTT đã và đang triển khai tại VNPT Nghệ An trong giai đoạn 2014-2019

- Phạm vi nghiên cứu: luận văn nghiên cứu, phân tích và đánh giá những nhân tố ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các dự án CNTT tại VNPT Nghệ An trong giai đoạn 2014-2019

4 Phương pháp nghiên cứu

- Sử dụng phương pháp thống kê, so sánh, phân tích tổng hợp từ số liệu thực tế của các dự án CNTT của VNPT Nghệ An trong giai đoạn 2014-2019

- Phương pháp hệ thống, nghiên cứu toàn diện các nhân tố liên quan đến tiến độ triển khai các dự án CNTT tại VNPT Nghệ An trong giai đoạn 2014-2019

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

6 Cấu trúc của luận văn

Nội dung của luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo bao gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý tiến độ các dự án CNTT

Chương 2: Thực trạng quản lý tiến độ các dự án CNTT tại VNPT

Nghệ An

Chương 3: Giải pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án CNTT tại

VNPT Nghệ An

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÁC DỰ ÁN CNTT

Hiện nay, hầu hết tại các cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Nghệ An đều có kế hoạch triển khai các dự án về CNTT Các dự

án này mang lại hiệu quả cao và tăng năng suất lao động cho bản thân các đơn

vị triển khai Tuy nhiên trong quá trình triển khai xuất hiện nhiều khó khăn, vướng mắc ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả và tiến độ của các dự án Chương 1 của luận văn sẽ tổng hợp lý thuyết chung về dự án CNTT và quản

lý dự án CNTT

1.1 Tổng quan về dự án

Trong phần này, luận văn sẽ giới thiệu các quan điểm về các dự án và

dự án CNTT

1.1.1 Khái niệm chung về dự án

Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách

1.1.2 Đặc trưng cơ bản của dự án

Dự án có tính thống nhất: Dự án là một thực thể độc lập trong một môi trường xác định với các giới hạn nhất định về quyền hạn và trách nhiệm

Dự án có tính xác định: Dự án được xác định rõ ràng về mục tiêu cần phải đạt được, thời hạn bắt đầu và thời hạn kết thúc cũng như nguồn lực cần

có với một số lượng, cơ cấu, chất lượng và thời điểm giao nhận

Dự án có tính logic: Tính logic của dự án được thể hiện ở mốc quan hệ biện chứng giữa các bộ phận cấu thành dự án

1.1.3 Yêu cầu đối với dự án

Để đảm bảo tính khả thi, dự án phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Tính khoa học: Thể hiện người soạn thảo dự án đầu tư phải có một

quá trình nghiên cứu tỷ mỉ, kỹ càng, tính toán thận trọng, chính xác từng nội dung của dự án đặc biệt là nội dung về tài chính, nội dung về công nghệ kỹ thuật Tính khoa học còn thể hiện trong quá trình soạn thảo dự án đầu tư cần

có sự tư vấn của các cơ quan chuyên môn

- Tính thực tiễn: các nội dung của dự án đầu tư phải được nghiên cứu, xác định trên cơ sở xem xét, phân tích, đánh giá đúng mức các điều kiện và hoàn cảnh cụ thể liên quan trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động đầu tư

- Tính pháp lý: Dự án đầu tư cần có cơ sở pháp lý vững chắc tức là phù hợp với chính sách và luật pháp của Nhà nước Muốn vậy phải nghiên cứu kỹ chủ trương, chính sách của Nhà nước, các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động đầu tư

- Tính đồng nhất: Các dự án đầu tư phải tuân thủ các quy định chung của các cơ quan chức năng về hoạt động đầu tư, kể cả các quy định về thủ tục đầu tư Với các dự án đầu tư quốc tế còn phải tuân thủ quy định chung mang tính quốc tế

1.1.4 Khái niệm về Dự án CNTT

Trong nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993 có ghi nhận rằng: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và

xã hội” Sự phát triển công nghệ thông tin là điều tất yếu đối với một xã hội mới cần sự cải tiến để tối ưu mọi hoạt động từ đời sống cơ bản, sản xuất kinh doanh đến nghiên cứu và giáo dục Để hoàn thiện và đưa các ứng dụng công nghệ vào thực tế, các dự án công nghệ thông tin đang được xã hội hiện đại quan tâm và chú trọng

Dự án ứng dụng công nghệ thông tin là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống

hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu

kỳ phát triển của công nghệ thông tin

1.1.5 Phân loại dự án CNTT

Có 2 loại dự án:

Dự án phần cứng: Triển khai lắp đặt, đưa trang thiết bị công nghệ, phần cứng vào hoạt động (VD: Dự án lắp đặt hệ thống xử lý nước thải.v.v.)

Dự án phần mềm: Triển khai ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản

lý, an ninh, hoạt động sản xuất (VD: Dự án an ninh mạng, xây dựng cơ sở dữ liệu… )

Theo Agarwal và Rathod (2005) dự án phần mềm là dự án mà trong đó không phải chỉ duy nhất hoàn thành công việc với các thông số kỹ thuật mà còn cần phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định và cùng một chi phí nhất định

Theo Charette (2005) dự án phần mềm là các hoạt động có tính rủi ro cao, đồng thời cũng tạo ra các giá trị hiệu quả khác nhau Đối tượng chính của

dự án phần mềm là khách hàng, họ sẽ sử dụng các ứng dụng phần mềm đó vào mục đích kinh doanh của mình Ngoài ra các cá nhân tham gia xây dựng các dự án phần mềm này cũng là những đối tương quan trọng liên quan không kém trong chuỗi dự án phần mềm

Với mỗi lĩnh vực khác nhau các dự án đều có những đặc thù riêng biệt

Để không mất nhiều thời gian, lãng phí nguồn lực cũng như đảm bảo ngân sách, cần nắm được các yếu tố tác động chủ yếu tới dự án, nhanh chóng nhận biết và xử lý kịp thời Dự án công nghệ thông tin cũng vậy, nhận biết được rủi

ro công nghệ, rủi ro truyền thông, tập trung vào yếu tố con người sẽ giúp dự

án khắc phục được các bất ổn tiêu cực mà đặc thù ngành mang lại

1.1.6 Đặc trưng cơ bản của dự án CNTT

Một dự án CNT bao gồm các đặc trưng chính:

- Là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực CNTT

- Các giai đoạn của quản lý dự án tuân theo quy trình PMI: Khởi tạo - Lập kế hoạch - Thực hiện - Theo dõi & Kiểm soát - Kết thúc Dự án

- Yếu tố phối hợp: Phần cứng - Phần mềm - Mạng - Con người

- Tuân thủ các nguyên tắc của Công nghệ thông tin: Sản phẩm CNTT

- Vòng đời triển khai ngắn: Không giống như những sản phẩm của dự

án xây dựng cơ bản có thời gian sử dụng đến vài chục năm, sản phẩm của các

dự án CNTT thường có vòng đời ngắn hơn khi va phải yếu tố lạc hậu về công nghệ, yêu cầu người dùng thay đổi Như vậy một dự án CNTT có thể quay vòng nhiều lần để nâng cấp theo kịp sự phát triển

- Kết hợp đào tạo: Sau khi hoàn thiện sản phẩm cũng như đi vào bàn giao, những người thực hiện dự án phần mềm hay ứng dụng công nghệ thông tin còn phải lên kế hoạch, chuẩn bị tài liệu cũng như các phương pháp đào tạo người dùng Một sản phẩm CNTT sẽ trở nên vô dụng khi nó không được sử dụng hiệu quả

- Tuân thủ các qui tắc của quản lý dự án nói chung trải qua các giai đoạn: Khởi động dự án, xây dựng kế hoạch dự án, thực hiện, theo dõi và giám sát, hoàn thành dự án

1.2 Tổng quan về quản lý dự án

1.2.1 Khái niệm về quản lý dự án

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực

và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án bao gồm bốn giai đoạn chủ yếu Đó là việc xác định dự

án, lập kế hoạch, điều phối thực hiện theo dõi kiểm soát, kết thúc dự án, nội

dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định

- Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập các mục tiêu của dự án, xác định các yêu cầu của dự án, thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy dự án và kết thức giai đoạn là một bản văn kiện dự án trình bày những nét chung nhất về dự án như mục tiêu dự án, các yêu cầu, thời gian, ngân sách, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự, rủi ro

- Giai đoạn lập kế hoạch : xây dựng các kế hoạch dự án - kế hoạch tiến độ, kế hoạch chi phí, kế hoạch huy động và quản lý các nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch về quản lý nhân sự dự án

- Giai đoạn thực hiện dự án: các hoạt động chính của dự án là thực hiện, theo dõi và kiểm soát Trong giai đoạn này công tác quản lý dự án chú trọng vào theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án: kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng Quản lý sự thay đổi, đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án

- Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án: bàn giao các sản phẩm của dự

án cho kháchhàng và bố trí lại các nguồn lực dự án Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bố trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điểu chuyển nhân viên, các trang thiết bị máy móc sang các dự án khác, tổ

chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện, giám sát, bàn giao và

kết thúc dự án như trình bày trong hình:

Hình 1.1 Chu trình quản lý dự án

Nguồn [4, tr7] 1.2.2 Chức năng của quản lý dự án

Quản lý dự án dự án bao gồm một số chức năng sau:

• Chức năng quyết định: quá trình xây dựng của dự án là một quá trình ra quyết định có hệ thống, việc khởi công mỗi một giai đoạn xây dựng đều phải dựa vào quyết định đó Việc đưa ra quyết định ngay từ đầu có ảnh hưởng quan trọng đến giai đoạn thiết kế, giai đoạn thi công cũng như sự vận hành sau khi dự án đã được hoàn thành

• Chức năng kế hoạch: chức năng này có thể đưa toàn bộ quá trình, toàn bộ mục tiêu và toàn bộ hoạt động của dự án vào quỹ đạo kế hoạch, dùng hệ thống

kế hoạch ở trạng thái động để điều hành và khống chế toàn bộ dự án Sự điều hành hoạt động dự án là sự thực hiện theo trình tự mục tiêu dự định Chính vì có chức năng kế hoạch nên mọi công việc đều có thể có dự kiến và khống chế

• Chức năng tổ chức: Thông qua việc xây dựng một tổ chức dưới sự lãnh đạo của giám đốc dự án để đảm bảo dự án được thực hiện theo hệ thống, xác định chức trách và trao quyền cho hệ thống đó, thực hiện chế độ hợp đồng, hoàn thiện chế độ quy định để hệ thống đó có thể vận hành một cách có hiệu quả, đảm bảo cho mục tiêu dự án được thực hiện

• Chức năng điều hành: Vì giữa các giai đoạn thực thi dự án, giữa các tầng cấp liên quan và các bộ phận liên quan có rất nhiều bộ phận kết hợp Trong bộ phận liên kết này có mối quan hệ và mâu thuẫn phức tạp, nếu xử lý không tốt sẽ tạo nên những trở ngại trong việc hợp tác phối hợp, ảnh hưởng đến công việc thực hiện dự án Vì vậy, phải thông qua các chức năng điều hành của quản lý dự án để tiến hành kết nối, khắc phục trở ngại, đảm bảo cho

hệ thống có thể vận hành một cách bình thường

• Chức năng khống chế: Chức năng khống chế là biện pháp đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu chính của dự án dự án Đó là vì dự án dự án rất hay có khả năng rời xa mục tiêu dự định, phải thông qua một số biện pháp như quyết sách, kế hoạch, điều hòa, phản hồi thông tin, lựa chọn các phương án quản lý khoa học để điều chỉnh khoảng cách đó, đảm bảo cho mục tiêu được thực hiện Mục tiêu bao gồm mục tiêu tổng thể, mục tiêu con và mục tiêu giai đoạn, các mục tiêu này lại hợp thành một hệ thống Vì vậy, việc khống chế mục tiêu cũng phải là một hệ thống liên tục Nhiệm vụ chính của quản lý dự án là tiến hành khống chế mục tiêu Mục tiêu chính là chất lượng, tiến độ, chi phí, ngoài ra còn

có mục tiêu về an toàn lao động và vệ sinh lao động

1.2.3 Mục tiêu của quản lý dự án

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ đến nhau và có thể biểu diễn theo công thức sau:

C = f (P,T,S)

Trong đó:

C: Chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc (kết quả) T: Yếu tố thời gian

cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án Nếu công việc diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự

án Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án ở mỗi gian đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể mục tiêu đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác

1.2.4 Quy trình của quản lý dự án

Theo viện nghiên cứu quản trị dự án Quốc tế -PMI, quản lý dự án gồm

9 lĩnh vực:

Hình 1.1 Quy trình quản lý dự án

1 Lập kế hoạch tổng quan: là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác

và đầy đủ

2 Quản lý phạm vi dự án: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án cần được thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án

3 Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

4 Quản lý chi phí dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện

chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

5 Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự

án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

6 Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào

7 Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau

8 Quản lý rủi ro là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro

9 Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ… cần thiết cho dự án

1.2.5 Quy trình quản lý tiến độ dự án

1.2.5.1 Khái niệm về quản lý tiến độ dự án

Theo Belout và Gauvreau (2004), tiến độ thực hiện dự án chính là một bản thống kê chi tiết các bước hành động riêng lẻ cần thiết để thực hiện dự án Tiến độ thực hiện dự án chính là phần cốt lõi của một kế hoạch dự án

Quản lý tiến độ dự án là các quá trình tiến hành để đảm bảo hoàn thành

dự án đúng thời hạn bao gồm lập kế hoạch tiến độ dự án, theo dõi tiến độ thực hiện dự án, so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch và tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch ban đầu hoặc theo kế hoạch đã điều chỉnh

Quản lý tiến độ dự án bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án Mục đích của quản

lý tiến độ là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lƣợng

1.2.5.2 Quản lý tiến độ dự án bao gồm các bước công việc sau:

+ Xác định các hoạt động: xác định các hoạt động cụ thể phải thực hiện

để tạo ra các đầu ra của dự án

+ Xác định trình tự thực hiện các công việc: xác định các mối quan hệ giữa các công việc dự án

+ Ƣớc tính các nguồn lực để thực hiện công việc: ƣớc tính chủng loại và

số lƣợng nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị để thực hiện từng công việc

+ Ƣớc tính thời gian thực hiện công việc: ƣớc tính khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc dựa trên ƣớc tính về nguồn lực sử dụng + Phát triển kế hoạch tiến độ: phân tích trình tự thực hiện các công việc, thời gian thực hiện công việc, yêu cầu về nguồn lực và ràng buộc về thời gian thực hiện dự án để phát triển kế hoạch tiến độ

+ Kiểm soát tiến độ: theo dõi tiến độ thực hiện, phân tích tình hình thực hiện và quản lý thay đổi về kế hoạch tiến độ

+ Cấu trúc chia nhỏ công việc WBS đã xác định các gói công việc cần phải thực hiện để tạo ra các đầu ra của dự án Trong nội dung của luận văn này, hoạt động là một yếu tố của dự án có thể bao gồm một hoặc một số gói công việc Kết quả của việc áp dụng kỹ thuật chia nhỏ công việc WBS cho phép chúng ta xác định và liệt kê đƣợc tất cả các hoạt động của dự án

1.2.5.3 Xác định trình tự thực hiện các công việc:

Các hoạt động của dự án có mối quan hệ phụ thuộc với nhau về trình tự thực hiện tuỳ thuộc vào logic kỹ thuật của công nghệ tạo ra sản phẩm, phụ thuộc vào các quyết định của nhóm dự án, phụ thuộc vào mức độ sẵn có của nguồn lực

- Mối quan hệ phụ thuộc về logic thực hiện các công việc Mối quan

hệ về logic thực hiện sẽ quy định hoạt động nào được thực hiện trước, hoạt động nào được thực hiện sau và là mối quan hệ bắt buộc và còn gọi là mối quan hệ phụ thuộc cứng Ví dụ trong dự án phát triển phần mềm, chúng ta không thể tiến hành công việc kiểm tra/chạy thử sản phẩm khi mà sản phẩm vẫn chưa sản xuất xong Dự án phát triển một phần mềm mới có thể bao gồm các hoạt động (1) thiết kế, (2) viết dòng lệnh (3) kiểm thử theo một trình tự thực hiện nhất định

- Mối quan hệ phụ thuộc vào quyết định của nhóm dự án Nhóm

dự án cũng có thể quyết định các mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động trong quá trình xác lập trình tự thực hiện các công việc Dựa trên kiến thức và kinh nghiệm mà nhóm dự án quyết định trình tự thực hiện các công việc hoặc dựa trên những khía cạnh cụ thể và đặc thù của dự án mà một trình tự thực hiện nhất định được ưa thích hơn các trình tự thực hiện khác Khi nhóm dự án quyết định một trình tự thực hiện nhất định nào đó thì cần phải văn bản hoá và giải trình cụ thể vì còn liên quan đến việc xác đinh thời gian dự trữ của các hoạt động và điều độ nguồn lực

- Mối quan hệ phụ thuộc vào mức độ sẵn có của nguồn lực: Do hạn

chế về nguồn lực hoặc do những yêu cầu quản lý mà trình tự thực hiện các công việc theo logic kỹ thuật ban đầu đã bị thay đổi chuyển từ tiến hành song song sang tiến hành tuần tự hoặc từ tiến hành tuần tự sang tiến hành đồng thời cùng với việc áp dụng trễ trong xác định các mối quan hệ Tất cả các hoạt động dự án, ngoại trừ hoạt động đầu tiên và hoạt động cuối cùng, đều có ít nhất một công việc tiến hành trước và một công việc tiến hành sau Sơ đồ mạng dự án thường sử dụng bốn mối quan hệ về trình tự thực hiện các hoạt động Các mối quan hệ giữa các hoạt động biểu diễn trong sơ đồ mạng có thể

sử dụng độ trễ Độ trễ là khoảng thời gian tối thiểu mà một công việc phụ thuộc phải chờ để có thể bắt đầu hoặc kết thúc

+ Mối quan hệ kết thúc - bắt đầu: sự bắt đầu của một công việc tiến hành

sau phụ thuộc vào sự hoàn thành của công việc tiến hành trước Đây là mối quan hệ được sử dụng phổ biến nhất trong phát triển sơ đồ mạng

+ Mối quan hệ kết thúc - kết thúc: Việc hoàn thành của công việc tiến hành sau phụ thuộc vào sự hoàn thành của công việc tiến hành trước

+ Mối quan hệ bắt đầu - bắt đầu: Sự bắt đầu của công việc tiến hành sau phụ thuộc vào sự bắt đầu của công việc tiến hành trước

+ Mối quan hệ hoàn thành - bắt đầu

+ Mối quan hệ bắt đầu – hoàn thành: Việc hoàn thành một công việc sau phụ thuộc vào sự bắt đầu của công việc tiến hành trước Mối quan hệ bắt đầu – hoàn thành này ít khi được sử dụng trong thực tế

Sử dụng các mẫu sơ đồ mạng dự án chính tắc sẽ giúp đẩy nhanh việc xác định trình tự thực hiện công việc Sơ đồ mạng mẫu chính tắc có thể áp dụng cho cả dự án hoặc cho từng hạng mục chính của các dự án tương tự

Mẫu sơ đồ mạng cho các hạng mục chính hoặc cho các đầu ra chính Kết quả của bước xác định trình tự thực hiện các công việc là một sơ đồ mạng dự án Sơ đồ mạng dự án biểu diễn các hoạt động và trình tự logic thực hiện Sơ đồ mạng dự án có thể phát triển bằng tay hoặc bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án Sơ đồ mạng dự án có thể phát triển cho toàn bộ dự

án với tất cả các hoạt động chi tiết hoặc cho các hạng mục công việc chính (các hoạt động gộp) Sơ đồ mạng thường đi kèm với bản mô tả tóm tắt và phương pháp phát triển sơ đồ mạng

Hình 1.3 Trình tự lô gíc thực hiện các công việc

1.2.5.2 Ước tính nguồn lực và thời gian thực hiện các hoạt động:

Ƣớc tính các nguồn lực thực hiện hoạt động là quá trình ƣớc tính chủng loại và số lƣợng nguyên liệu, nhân lực, thiết bị, vật liệu để thực hiện từng hoạt động Ƣớc tính các nguồn lực thực hiện hoạt động cần xuất phát từ các yêu cầu của mỗi hoạt động để xác định nguồn lực cho việc thực hiện từng hoạt động Các nguồn lực, ví dụ, nguồn nhân lực có thể phân loại chi tiết theo các lĩnh vực chuyên môn sâu cụ thể: nhân viên triển khai, nhân viên lập trình, phân tích thiết kế, kiểm thử hệ thống, quản lý chất lƣợng

Ƣớc tính thời gian thực hiện công việc là quá trình ƣớc tính các khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc với mức độ huy động nguồn lực nhất định

Một số nguyên tắc chung trong ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện hoạt động:

+ Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động: Những người tham gia vào ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện công việc phải là những người

có kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu về công việc

+ Sử dụng nhiều người cùng tham gia ước tính: Mỗi người tham gia ước tính đều bị ảnh hưởng bởi những sai lệch mang tính cá nhân nhất định cho nên để hạn chế những sai lệch này nên sử dụng nhiều người cùng ước tính cho từng vấn đề Thông qua sự bàn bạc trao đổi giữa những người tham gia sẽ giúp hạn chế bớt sự cực đoan trong việc đưa ra những con số ước tính mà không phản ánh đúng tình hình thực tế

+Ước tính trong điều kiện bình thường: Điều kiện bình thường về nguồn lực huy động, chuyên môn, phương pháp làm việc, cường độ làm việc, thời gian làm trong ngày trong tuần và các điều kiện khác

+Sử dụng thống nhất và nhất quán đơn vị đo thời gian trong ước tính thời gian thực hiện các hoạt động

+ Các ước tính là độc lập với nhau Ước tính thời gian thực hiện của một hoạt động độc lập với các ước tính thời gian thực hiện của tất cả các hoạt động khác

+ Các ước tính thời gian thực hiện từng hoạt động cần cân nhắc đến tính rủi ro trong việc thực hiện hoạt động

* Các phương pháp ước tính:

1 Ước tính và đánh giá của các chuyên gia:

Một phương pháp ước tính được cho là tin cậy nhất chính là ước tính của các chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thực hiện các hoạt động ở các dự án tương tự trước đó Các ước tính của các chuyên gia sau đó được tổng hợp lại thành ước tính chung cho từng hoạt động

2 Phương pháp tương tự hoặc dựa trên tiêu chuẩn:

Dựa trên tính tương tự với dự án trước trên các khía cạnh như thời hạn hoàn thành, kinh phí, quy mô, mức độ phức tạp, để làm cơ sở cho việc ước tính nguồn lực và thời gian thực hiện từng hoạt động với sự điều chỉnh phù hợp cho dự án mới Phương pháp tương tự có thể áp dụng cho toàn bộ dự án, từng hạng mục dự án, và cho từng hoạt động cụ thể

3 Phương pháp tham số:

Phương pháp tham số dựa trên mối quan hệ thống kê trong quá khứ giữa các đại lượng để ước tính các nguồn lực, thời gian và chi phí thực hiện hoạt động Ví dụ dựa trên số liệu quá khứ về thời gian, chi phí, và nguồn lực để thực hiện một đơn vị khối lượng công việc chúng ta có thể ước tính được tổng thời gian, chi phí và nguồn lực thực hiện công việc đó bằng cách chia tổng khối lượng công việc thực hiện cho thời gian (chi phí, nguồn lực) thực hiện một đơn vị công việc

4 Phương pháp ước tính ba điểm:

Ước tính thời gian và chi phí thực hiện một công việc có thể chính xác hơn nếu chúng ta tính đến mức độ rủi ro trong việc thực hiện công việc đó và dải không chắc chắn của thời gian thực hiện công việc Khái niệm ước tính ba điểm là một kỹ thuật áp dụng bắt nguồn từ PERT sử dụng ba ước tính để xác định gần đúng cho thời gian thực hiện một hoạt động

+ Thời gian có khả năng sảy ra nhất (m) Là thời gian thực hiện công việc trong điều kiện bình thường về phân bổ các nguồn lực, năng suất lao động, sự mong đợi về mức độ sẵn sàng cho hoạt động và các điều kiện thực hiện khác

+ Thời gian thực hiện trong điều kiện tốt nhất (lạc quan - a) là thời gian thực hiện công việc trong điều kiện tốt nhất có thể

+ Thời gian thực hiện trong điều kiện kém thuận lợi nhất (bi quan - b) là thời gian thực hiện trong tình huống khó khăn nhất

Thời gian trung bình thực hiện công việc tính được bằng cách lấy trung bình có trọng số của ba ước tính trên theo công thức sau: t = (a + 4m + b)/6

5 Phân tích dự phòng:

Ước tính thời gian và nguồn lực thực hiện công việc có thể bao gồm cả thời gian và nguồn lực dự phòng áp dụng cho mức độ rủi ro trong quá trình thực hiện công việc Thời gian dự phòng có thể xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của thời gian thực hiện công việc hoặc theo một phương pháp định lượng thống kê nào đó.Thời gian dự phòng có thể xác định cho cả dự án

và cho từng công việc và phải được ghi chép rõ ràngtrong tài liệu về quản lý tiến độ dự án

+ Việc ước tính nguồn lực và thời gian thực hiện dự án có thể tiến hành

từ trên xuống (top– down) hoặc từ dưới lên (bottom – up) Ước tính từ trên xuống là ước tính tổng chi phí và thời gian thực hiện toàn bộ dự án do các chuyên gia có kinh nghiệm về các dự án tương tự hoặc do các nhà quản lý cấp cao tiến hành đưa ra ước tính Ước tính từ trên xuống thường được áp dụng trong những trường hợp: dự án chiến lược quan trọng, dự án có mức độ không chắc chắn cao, dự án nội bộ nhỏ, dự án có phạm vi hay thay đổi

+ Ước tính từ dưới lên là xuất phát từ các yếu tố chi tiết của dự án như

từ các gói công việc trong cấu trúc chia nhỏ công việc WBS và các hoạt động trong sơ đồ mạng dự án phát triển từ phương pháp đường GANTT để ước tính các nguồn lực, chi phí, thời gian thực hiện từng hoạt động rồi tổng hợp nên thành ước tính tổng nguồn lực, chi phí, thời gian thực hiện cả dự án Ước tính

từ dưới lên thường được áp dụng trong các trường hợp như do yêu cầu của quản lý phải ước tính chi tiết, do các dự án ký kết hợp đồng cần phải ước tính chi tiết, do khách hàng yêu cầu phải giải trình chi tiết về thời gian về chi phí thực hiện dự án

+ Một phương pháp ước tính được áp dụng phổ biến trong thực tế là kết hợp đồng thời cả ước tính từ trên xuống và ước tính từ dưới lên: đưa ra ước

tính sơ bộ từ trên xuống, phát triển chi tiết WBS rồi tiến hành ước tính từ dưới lên, phát triển tiến độ và ngân sách thực hiện, kết hợp với ước tính từ trên xuống và điều chỉnh các khác biệt, thống nhất và lấy làm ước tính chính thức cuối cùng

án là một quá trình được lặp lại nhiều lần để có được một tiến độ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của các bên liên quan Tiến độ dự án xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho từng hoạt động và các sự kiện chính Quản lý tiến độ dự án có thể đòi hỏi phải xem xét và ước tính lại các mốc thời gian và các nguồn lực để đưa ra một bản tiến độ dự án được nhóm quản lý dự án chấp nhận và trở thành bản kế hoạch tiến độ để theo dõi và kiểm soát tiến độ thực

tế Bản kế hoạch tiến độ dự án là một cấu thành trong bản kế hoạch quản lý

+ Phân tích kịch bản

Phân tích kịch bản là phân tích sơ đồ mạng dự án trong các tình huống khác nhau Kết quả của phân tích kịch bản có thể được sử dụng để đánh giá tính khả thi của tiến độ dự án trong các tình huống bất lợi khác nhau, để phát triển các kế hoạch dự phòng và để ra các biện pháp đối phó để vượt qua khó khăn hoặc giảm thiểu hậu quả do tác động rủi ro gây ra Dựa trên phân phối xác xuất của thời gian thực hiện các hoạt động mà chúng ta có thể xác định được phân phối xác xuất của tiến độ hoàn thành cả dự án

Trong thực tế, phân tích kịch bản thường được tiến hành cho ba trạng thái: (i) Trạng thái thuận lợi nhất (lý tưởng nhất) với xác suất sảy ra 10% thì tiến

độ dự án làn hư thế nào (ii)Trạng thái bình thường với xác xuất là 50% thì tiến độ dự án là gì (iii) Trạng thái kém thuận lợi nhất với xác xuất xảy ra 90% thì tiến độ dự án là gì

+ Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án

Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án là việc rút ngắn thời gian thực hiện

dự án nhưng không làm thay đổi phạm vi dự án để đáp ứng các ràng buộc về tiến độ thực hiện, đáp ứng yêu cầu phải hoàn thành dự án vào một thời điểm nhất định, hoặc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác về tiến độ thực hiện Các kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án có thể áp được dụng trong quá trình lập kế hoạch dự án, bắt đầu thực hiện dự án hoặc trong quá trình thực hiện dự

án tuỳ theo các yếu tố tác động từ môi trường bên trong (ví dụ sự sẵn có của nguồn lực và yêu cầu quản lý) hoặc từ môi trường bên ngoài (khách hàng yêu cầu hoặc rủi ro)

Hai kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án thường được áp dụng là: Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động, và thực hiện song song các hoạt động:

a) Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động:

Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động là tiến hành phân tích mối

quan hệ giữa chi phí và thời gian thực hiện để xác định làm thế nào rút ngắn thời gian thực hiện xuống ngắn nhất với chi phí gia tăng ít nhất Tiến độ dự án phụ thuộc vào thời gian thực hiện tất cả các công việc trên đường GANTT xác định được từ áp dụng phương pháp đường GANTT Thời gian thực hiện

dự án sẽ được rút ngắn bằng cách rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động trên đường GANTT một cách tương ứng Một số biện pháp nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án bao gồm bố trí làm việc ngoài giờ, bổ xung thêm nguồn lực, và đẩy nhanh tiến độ thực hiện các hoạt động trên đường GANTT

Kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ thực hiện các hoạt động trên đường GANTT: Tại mỗi bước rút ngắn thời gian thực hiện, chỉ rút ngắn một đơn vị thời gian bằng cách xác định hoạt động nào trên đường GANTT có chi phí gia tăng thấp nhất tính trên một đơn vị thời gian rút ngắn và tiến hành rút ngắn thời gian thực hiện hoạt động này Lặp lại quá trình đó cho đến khi (i) thời hạn hoàn thành dự án đã đáp ứng được mục tiêu của quản lý (ii) hoặc không thể tiếp tục rút ngắn thời gian thực hiện ngắn hơn được nữa do giới hạn về công nghệ thực hiện Với các dự án nhỏ đơn giản có thể thực hiện các tính toán bằng tay tuy nhiên đối với các dự án lớn các công việc tính toán bằng tay trở nên rất phức tạp và người ta thường áp dụng thuật toán trong các phần mềm quản lý dự án chuyên dụng

b) Thực hiện đồng thời song song các hoạt động:

Thực hiện song song các hoạt động là một kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ bằng cách chuyển các giai đoạn hoặc các công việc từ thực hiện một cách tuần tự sang thực hiện một cách đồng thời song song Một kỹ thuật tương đối phổ biến áp dụng trong đẩy nhanh tiến độ dự án là chuyển mối quan hệ thực hiện giữa các hoạt động từ mối quan hệ hoàn thành - bắt đầu sang mối quan

hệ bắt đầu - bắt đầu với một độ trễ nhất định Thực hiện đồng thời song song các hoạt động đòi hỏi phải phối hợp hoạt động giữa các thành viên tham gia rất chặt chẽ và trong nhiều trường hợp có thể dễ dẫn đến rủi ro phải làm lại do

gặp vấn đề về chất lượng công việc

1.2.5.4 Kiểm soát tiến độ:

Kiểm soát tiến độ là quá trình theo dõi tiến độ thực tế, phân tích chênh lệch giữa tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch, và thực hiện các biện pháp điều chỉnh phù hợp Nội dung của kiểm soát tiến độ:

+ Theo dõi tiến độ thực hiện của dự án

+ Xác định các nhân tố là nguyên nhân của sự khác biệt giữa tiến độ thực tế và kế hoạch

+ Tiến hành những điều chỉnh trong kế hoạch tiến độ

+ Quản lý các thay đổi trong kế hoạch tiến độ

1.2.6 Các công cụ phân tích và quản lý tiến độ dự án

Hai công cụ biểu đồ GANTT và biểu đồ kiểm soát là hai công cụ chính

sử dụng để theo dõi tiến độ thực hiện của dự án Biểu đồ GANTT là loại biểu

đồ được sử dụng rộng rãi vì dễ sử dụng, dễ hiểu và rất thông dụng Biểu đồ GANTT sử dụng trong theo dõi tiến độ thực hiện còn được gọi là biểu đồ theo dõi tiến độ GANTT Cả hai biểu đồ GANTT và biểu đồ kiểm soát đều cho phép theo dõi tiến độ thực hiện và dự báo xu hướng thực tế về thời hạn hoàn thành dự án

1.2.6.1 Biểu đồ GANTT

Biểu đồ GANTT là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như

kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ

Cấu trúc của biểu đồ: Cột dọc trình bày công việc, thời gian tương ứng để thực hiện từng công việc được trình bày trên trục hoành Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc

Biểu đồ thường có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những vấn đề liên quan đặc biệt đến công việc

Đôi khi người ta xây dựng 2 sơ đồ GANTT: một cho thời gian triển khai sớm nhất và một cho thời gian triển khai muộn nhất Để xây dựng sơ đồ GANTT triển khai muộn người ta xuất phát từ sơ đồ GANTT triển khai sớm Các công việc có thể triển khai muộn nhưng thời gian bắt đầu và kết thúc dự

án không được thay đổi

Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, GANTT chart giúp nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu

và thời hạn hoàn thành của công việc, mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính

Nâng cao năng suất: Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến

độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được

sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi: sự chậm trễ của 1 người chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của dự án Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một yếu

tố thúc đẩy gia tăng năng suất

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Giản đồ GANTT cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án

 Hạn chế:

Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu đồ GANTT không thể chỉ ra đủ sự tương tác và mối quan hệ giữa các loại công việc Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu

đồ thì việc thực hiện rất khó khăn phức tạp

Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh quá nhiều công việc liên tiếp nhau

Mối quan hệ của các công việc không thể hiện được một cách rõ ràng, không nhìn ra được công việc nào quan trọng và cần đặc biệt chú ý

Đối với những dự án phức tạp lên đến hàng trăm đầu việc thì việc điều chỉnh thời gian trong quá trình triển khai dự án là rất khó khăn

Khó nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào nếu như

sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen, liên tiếp nhau

sau:

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Việc đầu tiên là liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết để thực hiện dự án Để xác định được các đầu mục công việc, hãy suy nghĩ về mục tiếp mà dự án bạn cần đạt, nhờ vậy kế hoạch mới thực sự mang lại sự hiệu quả Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Sơ đồ GANTT biểu diễn mối quan hệ giữa các công việc Sau khi có

đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia hoặc công việc nào đó có thể tiến hành triển khai song song, độc lập với nhau Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án càng được rút ngắn

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ GANTT

Vẽ biểu đồ GANTT bằng tay, excel hoặc sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp khác như GANTTo, Microsoft Project…

Bước 4: Cập nhật tiến độ quản lý dự án

Trong thời gian triển khai dự án, sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi Ví dụ như công việc A cần hoàn thành để công việc B triển khai thế nhưng công việc A lại chưa xong, vậy phải điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hương đến toàn bộ dự án Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để có những điều chỉnh kịp thời

Biểu đồ kiểm soát tiến độ là một công cụ theo dõi tiến độ dự kiến và tiến độ thực tế và ước tính xu thế của tiến độ trong tương lai Biểu đồ tiến độ đánh dấu chênh lệch giữa thời gian dự kiến trên đường GANTT với thời gian thực tế trên đường GANTT tại thời điểm báo cáo

Hình 1.5 Biểu đồ kiểm soát tiến độ

Nguồn [4, tr93]

Sơ đồ trên cho thấy dự án chậm tiến độ trong thời gian đầu, các điểm biểu diễn cho thấy biện pháp khắc phục đã đưa dự án về theo tiến độ Nếu xu hướng này vẫn được duy trì thì dự án sẽ hoàn thành trước tiến độ Biểu đồ kiểm soát tiến độ cũng thường được sử dụng để theo dõi tiến độ theo các mốc thời gian quan trọng

Chênh lệch tiến độ cho chúng ta biết đánh giá chung về tình hình thực hiện tất cả các hoạt động dự kiến trong kế hoạch từ khi bắt đầu cho đến thời điểm hiện thời Cần lưu ý là chênh lệch tiến độ không có liên quan đến bất cứ thông tin gì về đường GANTT Chênh lệch tiến độ chỉ cho chúng biết được khối lượng công việc đã thực hiện nhanh (hay chậm) hơn so với tiến độ kế hoạch mà không cho chúng ta biết được chúng ta đang thực hiện nhanh hơn

(hay chậm hơn) tiến độ kế hoạch là bao nhiêu đơn vị thời gian Muốn biết được chính xác tiến độ thực hiện nhanh hơn hay chậm hơn so với tiến độ kế hoạch bao nhiêu đơn vị thời gian chúng ta cần phải theo dõi trên biểu đồ theo dõi tiến độ GANTT đã trình bày ở trên

Chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ

Các nhà quản lý thực tiễn đôi khi muốn so sánh tiến độ thực tế với tiến

độ kế hoạch và họ sử dụng một thước đo tương đối gọi là chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ: SPI = EV/PV

Chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ được biểu diễn dưới dạng phần trăm

và cho chúng ta biết được rằng so với tiến độ kế hoạch thì tiến độ thực tế là nhanh hay chậm hơn bao nhiêu phần trăm (đo về khối lượng công việc)

Bảng 1.1 Ý nghĩa của chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ

Nguồn [4, tr94]

Dựa trên các thông tin về tiến độ thực hiện cung cấp từ các biểu đồ theo dõi tiến độ GANTT, biểu đồ kiểm soát, chênh lệch tiến độ và chỉ số thực hiện tiến độ, các nhà quản lý dự án đánh giá được mức độ khác biệt tiến độ thực hiện

so với kế hoạch, tiến hành phân tích các nguyên nhân của những sự khác biệt giữa thực hiện và kế hoạch để có các biện pháp khắc phục và điều chỉnh kịp thời

1.2.6.3 Phương pháp sơ đồ mạng:

Sơ đồ mạng là một mô hình toán học động, thể hiện toàn bộ công việc xây dựng dự án thành một thể thống nhất, chặt chẽ, trong đó thấy rõ vị trí từng công việc đối với mục tiêu chung và sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa các công việc

Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng công việc Đó là phương pháp "Đặt công việc trên mũi tên" (AOA - Activities on Arrow) và phương pháp "Đặt công việc trong các nút (AON - Activities on Note)

Cả hai phương pháp này đều chung nguyên tắc là: Trước khi một công việc có thể bắt đầu thì tất cả các công việc trước nó phải được hoàn thành và các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ lôgic trước sau giữa các công việc nhưng độ dài mũi tên lại không có ý nghĩa

* Phương pháp AOA (Đặt công việc trên mũi tên): dựa trên một số khái niệm sau:

- Công việc (hành động - activities) là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm

vụ cụ thể cần thực hiện của dự án Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí

Hình 1.6 Sơ đồ AOA

* Phương pháp AON (đặt công việc trong các nút): cần đảm bảo nguyên tắc:

- Các công việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật) Những thông tin trong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc

và độ dài thời gian thực hiện công việc

- Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của các công việc

- Tất cả các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau Tất

cả các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước

- Trong mạng chỉ có một điểm đầu tiên và một điểm cuối cùng

Như vậy, theo phương pháp AON, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các công việc Trong quá trình xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA cần chú ý một số quan hệ cơ bản như quan hệ "bắt đầu với bắt đầu", quan hệ "hoàn thành với hoàn thành",quan hệ "bắt đầu với hoàn thành" và quan hệ "kết thúc với bắt đầu"

Hình 1.7 Sơ đồ AON

1.3 Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến tiến độ dự án

Quản lý dự án sử dụng tiến độ để cam kết với mọi người đang tham gia

dự án và với tổ chức để chỉ ra rằng công việc sẽ được hoàn thành như thế nào Tiến độ thực hiện dự án được xem như là thông tin để thông báo thời hạn cuối cùng để hoàn thành dự án, và qua đó để xác định sự nỗ lực cần thiết để hoàn