Một số giải pháp đảm bảo tiến độ thực hiện các dự án tại công ty cổ phần tư vấn quản trị doanh nghiệp tinh vân – tinhvan consulting

Một số giải pháp đảm bảo tiến độ thực hiện các dự án tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân – TinhVan Consulting Chương 1: Cơ sở lý thuyết về dự án và quản lý tiến độ thực hiện dự án Chương 2: Phân tích công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân – TinhVan Consulting. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ các dự án tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân – TinhVan Consulting.

Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1.1 Khái niệm dự án quản lý dự án .8 1.1.1 Khái niệm dự án 1.1.2 Khái niệm dự án công nghệ thông tin (CNTT) 1.1.3 Khái niệm quản lý dự án .9 1.2 Nội dung quản lý tiến độ thực dự án 11 1.2.1 Bản chất kế hoạch tiến độ dự án .11 1.2.2 Tầm quan trọng công tác quản lý tiến độ 11 1.2.3 Nội dung quản lý tiến độ thực dự án .11 1.3 Tiêu chí đánh giá thành công dự án .16 1.3.1 Đảm bảo chất lượng dự án 16 1.3.2 Đảm bảo sử dụng hiệu ngân sách dự án 16 1.3.3 Đảm bảo tiến độ dự án 16 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ thực dự án CNTT .17 1.4.1 Ảnh hưởng cơng tác lập kế hoạch kiểm sốt thực kế hoạch đến tiến độ thực dự án CNTT 17 1.4.2 Ảnh hưởng lưc đơn vị triển khai đến việc lập quản lý kế hoạch tiến độ (KHTĐ) 17 1.4.3 1.4.4 Ảnh hưởng khách hàng đến kế hoạch tiến độ 18 Ảnh hưởng yếu tố công nghệ nguyên nhân khác 19 Tóm tắt chương .19 CHƯƠNG II PHÂN TÍCH CƠNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TINH VÂN - TINHVAN CONSULTING .21 2.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân - TinhVan Consulting (TVC) 21 2.1.1 Sơ lược công ty 21 2.1.2 Lịch sử phát triển 21 2.1.3 Quy mô Công ty 25 2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý nhân công ty .25 2.2.1 Mơ hình tổ chức Cơng ty .26 2.2.2 Chức nhiệm vụ Khối 26 Lê Thị Linh Chi 20135137 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý 2.3 Thực trạng quản lý kế hoạch tiến độ thực dự án Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân - TinhVan Consulting 32 2.3.1 Ảnh hưởng việc chậm tiến độ thực tới mục tiêu dự án triển khai phần mềm 32 2.3.2 Đặc thù dự án Công ty Tinh Vân .32 2.3.3 Giới thiệu số dự án triển khai thực hiện, đặc điểm dự án 33 2.3.4 Khái quát tình hình thực dự án TinhVan Consulting 35 2.3.5 Cơng tác kiểm sốt tiến độ thực dự án Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân - TinhVan Consulting .36 2.3.6 Thực trạng chậm tiến độ dự án TVC 57 2.3.7 Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến TĐTK dự án TVC 59 Tóm tắt chương .65 CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN CÁC DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TINH VÂN 66 3.1 Những thuận lợi khó khăn việc thực dự án TVC .66 3.1.1 Thuận lợi .66 3.1.2 Khó khăn .66 3.2 Đề xuất số giải pháp nhằm đảm bảo tiến độ thực dự án TVC .66 3.2.1 Công tác đào tạo cán 67 3.2.2 Xây dựng thư mục quản lý dự án 68 3.2.3 Nâng cao kiểm sốt với hoạt động đội dự án cơng ty .73 KẾT LUẬN…… 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC .78 PHỤ LỤC 1: MẪU BÁO CÁO TUẦN 78 PHỤ LỤC 2: BIÊN BẢN BÀN GIAO 80 PHỤ LỤC 3: BIÊN BẢN NGHIỆM THU KHẢO SÁT 81 PHỤ LỤC 4: BIÊN BẢN NGHIỆM THU UAT 83 PHỤ LỤC 5: BIÊN BẢN NGHIỆM THU DỰ ÁN 86 PHỤ LỤC 6: BÁO CÁO TỔNG KẾT DỰ ÁN .89 PHỤ LỤC 7: QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN .92 Lê Thị Linh Chi 20135137 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2-1 - Các mốc lịch sử quan trọng Công ty (Nguồn: Tự tổng hợp từ Sổ tay vận hành TVC – BP QA) 22 Bảng 2-2 - Cơ cấu khối Pus (Nguồn: Sổ tay vận hành TVC - BP QA) .26 Bảng 2-3 - Cơ cấu khối kinh doanh (Nguồn: Sổ tay vận hành TVC - BP QA) 27 Bảng 2-4 - Cơ cấu khối giải pháp Histaff (Nguồn: Sổ tay vận hành TVC - BP QA) 27 Bảng 2-5 - Cơ cấu khối tư vấn Quản trị doanh nghiệp (Nguồn: Sổ tay vận hành TVC - BP QA) 28 Bảng 2-6 - Cơ cấu mảng hành nhân (Nguồn: Sổ tay vận hành TVC - BP QA) 29 Bảng 2-7 - Cơ cấu mảng tài kế tốn (Nguồn: Sổ tay vận hành TVC - BP QA) 30 Bảng 2-8 - Cơ cấu mảng hệ thống thông tin (Nguồn: Sổ tay vận hành TVC - BP QA) 30 Bảng 2-9 - Cơ cấu mảng quản lý chất lượng (Nguồn: Sổ tay vận hành TVC - BP QA) 31 Bảng 2-10 - Danh sách dự án tiêu biểu công ty thực 2012 - 2017 (Nguồn: Tự tổng hợp từ website histaff.vn) .34 Bảng 2-11 – Mẫu kế hoạch khung dự án (Nguồn: BP QA TVC) 37 Bảng 2-12 - Kế hoạch chi tiết dự án (Nguồn: BP QA TVC) 40 Bảng 2-13 - Mẫu báo cáo tuần nộp lên PMO, TGĐ (Nguồn: Trợ lý BLĐ) 50 Bảng 2-14 - Báo cáo tiến độ (Nguồn: BP QA) 52 Bảng 2-15 - Báo cáo công việc tuần - Dự án FLC 56 Bảng 2-16 - Báo cáo công việc tuần - Dự án FLC 56 Bảng 2-17 - Báo cáo công việc tuần 10 - Dự án FLC ………………………………… 57 Bảng 2-18 - Thời gian chậm tiến độ dự án (Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu phòng Triển khai) 58 Bảng 2-19 - Bảng khảo sát nguyên nhân gây chậm tiến độ dự án 59 Bảng 3-1 - Bảng cấu trúc thư mục quản lý dự án 68 Lê Thị Linh Chi 20135137 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1-1 - Ví dụ minh họa sơ đồ ngang 12 Hình 1-2 - Ví dụ minh họa sơ đồ xiên .13 Hình 1-3 - Ví dụ minh họa sơ đồ mạng 13 Hình 1-4 - Ví dụ minh họa bảng tiến độ…………………………………………………… 14 Hình 1-5 - Sơ đồ thể hiên lực đơn vị triển khai (Nguồn: Tự tổng hợp từ Giáo trình Quản lý dự án – NXB ĐH Kinh tế Quốc dân) .18 Hình 2-1 - Logo cơng ty TinhVan Consulting (nguồn: BP Truyền thơng TVC)…………….20 Hình 2-2 - Sơ đồ công ty thành viên TinhVan Group (nguồn: BP Truyền thơng TVC) ……………………………………………………………………………………… 21 Hình 2-3 - Ban lãnh đạo TinhVan Consulting (nguồn: BP.Truyền thông TVC) 24 Hình 2-4 - Sơ đồ cấu tổ chức công ty (nguồn: BP QA)………………………………… 25 Hình 2-5 - Quy trình quản lý dự án (Nguồn: BP QA) 49 Hình 2-6 - Sơ đồ xương cá nguyên nhân gây chậm tiến độ kế hoạch .63 Lê Thị Linh Chi 20135137 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý DANH MỤC VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Ý nghĩa Viết tắt tiếng Việt TVC DA CNTT KHTĐ TĐTK TĐKHTK BP TBQL TinhVan Consulting – Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân Dự án Công nghệ thông tin Kế hoạch tiến độ Tiến độ triển khai Tiến độ kế hoạch triển khai Bộ phận Trưởng ban quản lý Viết tắt tiếng Anh PMO 10 11 12 13 PM DEV Test/Tester BA Project Management Officer – Trưởng ban quản lý dự án Project manager – Quản lý dự án Developer – Chuyên viên lập trình Chuyên viên kiểm thử Bussiness Analys – Chuyên viên Phân tích nghiệp vụ Lê Thị Linh Chi 20135137 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập lớp Quản lý cơng nghiệp Khóa 58 – Viện Kinh tế Quản lý, em học nhiều kiến thức bổ ích, giúp cho việc học tập Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đạt kết tốt làm tảng cho công việc tương lai Đặc biệt khoảng thời gian thực đề tài khóa luận: “Một số giải pháp đảm bảo tiến độ thực dự án Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân – TinhVan Consulting” Em xin bày tỏ lòng tri ân tới Thầy, Cô Viện Kinh tế Quản lý – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, truyền dạy cho em kiến thức phong phú Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo CBNV Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân giúp đỡ em việc thực tập, nghiên cứu làm khóa luận Đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến giáo TS Trần Thị Bích Ngọc, dành nhiều thời gian công sức hướng dẫn em thực hồn thành khóa luận Mặc dù thân cố gắng, song với kiến thức hạn chế thời gian có hạn, khóa luận chắn khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận bảo Thầy, Cơ, góp ý bạn bè nhằm bổ sung hồn thiện khóa luận Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 06 năm 2017 Sinh viên Lê Thị Linh Chi 20135137 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý PHẦN MỞ ĐẦU Bên cạnh việc đảm bảo chất lượng việc đảm bảo hồn thành tiến độ đề tiêu chí quan trọng hàng đầu để đánh giá mức độ thành công dự án Đồng thời, việc đảm bảo hoàn thành tiến độ nhân tố có tầm ảnh hưởng to lớn góp phần tạo dựng niềm tin khách hàng, từ tạo dựng uy tín thương hiệu cho cơng ty Đây mục tiêu phấn đấu toàn thể cán công nhân viên Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân – TinhVan Consulting Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân – TinhVan Consulting đứng trước thực tế công tác quản lý tiến độ dự án triển khai phần mềm cơng nghệ thơng tin nhiều vấn đề cần nghiên cứu hoàn thiện Với nhận thức quản lý tiến độ dự án ảnh hưởng đến việc sống doanh nghiệp, việc nghiên cứu chọn đề tài “Một số giải pháp đảm bảo tiến độ thực dự án Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân – TinhVan Consulting” đóng vai trò quan trọng chiến lược phát triển, hồn thiện khẳng định thị trường doanh nghiệp Khóa luận gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết dự án quản lý tiến độ thực dự án Chương 2: Phân tích cơng tác quản lý tiến độ thực dự án Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân – TinhVan Consulting Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quản lý tiến độ dự án Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân – TinhVan Consulting Lê Thị Linh Chi 20135137 1.1.1 1.1.2 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1.1 Khái niệm dự án quản lý dự án Khái niệm dự án 1.1.1.1 Khái niệm dự án Có nhiều khái niệm đưa định nghĩa “Dự án”: “Dự án” (project) ý đồ, nhiệm vụ đặt ra, kế hoạch vạch để hành động (Từ điển Oxford Anh, tr 315) “Một dự án định nghĩa cơng việc mang tính chất tạm thời tạo sản phẩm hay dịch vụ độc Công việc tạm thời có điểm bắt đầu kết thúc Mỗi cơng việc hồn thành nhóm dự án giải tán di chuyển sang dự án mới” (Eric Verzuh, 2008, tr.28) Tóm lại, “Dự án” tập hợp công việc, thực tập thể, nhằm đạt kết dự kiến, thời gian dự kiến, với kinh phí dự kiến 1.1.1.2 Đặc điểm dự án i) Tính mục tiêu: - Dự án có mục tiêu rõ ràng - Định hướng mục tiêu ln trì suốt dự án - Sản phẩm cuối đánh giá xem có phù hợp, có đạt mục tiêu khơng ii) Có hạn định rõ ràng - Lịch biểu xác định trước - Các ngày bắt đầu, ngày kết thúc rõ - Các mốc theo dõi đem đánh giá iii) Sự giới hạn - Giới hạn nguồn lực - Giới hạn kinh phí - Giới hạn thời gian Khái niệm dự án công nghệ thông tin (CNTT) 1.1.2.1 Khái niệm dự án CNTT "Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kĩ thuật đại - chủ yếu kĩ thuật máy tính viễn thơng - nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội" (Nghị Chính phủ 49/CP ngày 04/08/1993) Lê Thị Linh Chi 20135137 1.1.3 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý Như vậy, công nghệ thông tin lĩnh vực công nghệ nghiên cứu đến xử lí thơng tin, truyền thơng tin theo phương thức đại "Dự án ứng dụng công nghệ thơng tin là tập hợp đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng  hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật,phần mềm sở liệu  nhằm đạt cải thiện tốc độ, hiệu vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ chu kỳ phát triển công nghệ thông tin" (Tại điều 2, khoản Nghị định 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009  của Chính phủ quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thơng tin) Như vậy, hiểu dự án CNTT dự án thực lĩnh vực công nghệ thông tin tuân thủ nguyên tắc hoạt động công nghệ thông tin Dự án CNTT thực theo quy trình sản xuất chế tạo sản phẩm công nghệ thông tin 1.1.2.2 Đặc điểm dự án CNTT Dự án CNTT mang đặc điểm chung dự án thông thường, ngồi ra, dự án CNTT có đặc trưng bật như: - Các kết dự án tính hữu hình quen thuộc so với loại dự án khác - Phạm vi dự án khó kiểm sốt - Nhóm dự án thường có kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ kỳ vọng trái ngược - Dự án bị căng thẳng để đạt mục tiêu kinh doanh - Dự án kết nối với thay đổi quan trọng tổ chức - Các yêu cầu, phạm vi, lợi nhuận xác khó xác định - Sự thay đổi nhanh chóng cơng nghệ làm cho tảng dự án trở nên lỗi thời Khái niệm quản lý dự án 1.1.3.1 Khái niệm Quản lý “Quản lý” phạm trù rộng hiểu giải thích nhiều góc độ khác Các trường phái quản lý học đưa định nghĩa quản lý sau: Theo F.W Taylor (1856-1915) - người khai sinh khoa học quản lý “ông tổ” trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản lý góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng: “Quản lý hồn thành cơng việc thơng qua người khác biết cách xác họ hồn thành cơng việc cách tốt rẻ nhất” (Lê Văn Phùng, 2014, tr 18) Theo Henrry Fayol (1886-1925) - người tiếp cận quản lý theo quy trình người có tầm ảnh hưởng to lớn lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận đại tới nay, quan niệm rằng: “Quản lý tiến trình bao gồm tất khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân công điều khiển kiểm soát nỗ lực cá nhân, Lê Thị Linh Chi 20135137 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý phận sử dụng có hiệu nguồn lực vật chất khác tổ chức để đạt mục tiêu đề ra” (Lê Văn Phùng, 2014, tr 18) J.H Donnelly James Gibson J.M Ivancevich nhấn mạnh tới hiệu phối hợp hoạt động nhiều người cho rằng: “Quản lý trình người hay nhiều người thực nhằm phối hợp hoạt động người khác để đạt kết mà người hành động riêng rẽ đạt được” (Lê Văn Phùng, 2014, tr 18, 19) Stephan Robbins quan niệm: “Quản lý tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hành động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đặt ra” (Lê Văn Phùng, 2014, tr 19) Như vậy, hiểu Quản lý (Management) tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu định điều kiện biến động môi trường Bao gồm hành động: - Lập kế hoạch: trình thiết lập mục tiêu phương thức hành động để đạt mục tiêu - Tổ chức: trình xây dựng bảo đảm điều kiện để đạt mục tiêu - Chỉ huy: trình đạo, thúc đẩy thành viên làm việc cách tốt nhất, lợi ích tổ chức - Kiểm tra: trình giám sát chấn chỉnh, uốn nắn hoạt động để đảm bảo công việc thực theo kế hoạch 1.1.3.2 Khái niệm Quản lý dự án “Quản lý dự án công cụ quản lý có hiệu cao tri thức, kĩ năng, cơng cụ kĩ thuật vào hoạt động dự án để đáp ứng hay vượt nhu cầu mong đợi khách hàng với dự án.” (Viện Quản lý dự án PMI, 2013, tr 26) 1.1.3.3 Bản chất Quản lý dự án CNTT Quản lý dự án CNTT công việc quản lý hoạt động dự án CNTT, nhằm đạt mục tiêu: - Đảm bảo việc triển khai phần mềm đáp ứng yêu cầu kỹ thuật kinh tế khách hàng sở tuân thủ đầy đủ quy định luật cơng nghệ có liên quan - Đảm bảo chất lượng, tiến độ thời gian chi phí triển khai phần mềm hoạch định dự án - Đảm bảo sử dụng tiết kiệm có hiệu cao chi phí khách hàng bỏ ra, nỗ lực từ đội dự án công ty Nội dung quản lý dự án CNTT nói chung gồm có nội dung sau: - Quản lý chất lượng dự án: Xác định mục tiêu cần đạt dự án, mục tiêu ngắn hạn (theo giai đoạn) mục tiêu dài hạn (kết thúc dự án); Xây dựng tiêu chất lượng để hướng hoạt động dự án theo tiêu đó… 10 Lê Thị Linh Chi 20135137 Khóa luận tốt nghiệp Đại diện Công ty [Khách hàng] (Ký & ghi rõ họ tên) _/ _ / 20 Viện Kinh tế Quản lý Đại diện Công ty CP tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh vân (Ký & ghi rõ họ tên) _/ _ / 20 85 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý PHỤ LỤC 4: BIÊN BẢN NGHIỆM THU UAT BIÊN BẢN XÁC NHẬN HOÀN THÀNH GIAI ĐOẠN UAT Phần mềm Quản lý nhân HiStaff Phân hệ iPortal Đơn vị triển khai: Ngân hàng Thương mại Cổ phần kỹ thương Việt Nam Thời gian thực hiện: từ 12/07/2012 đến 10/08/2012 Cán thực hiện: Công ty cổ phần Tư vấn Quản trị doanh nghiệp Tinh Vân (TVC) Vi Văn Thịnh Đinh Văn Bằng Nguyễn Văn Đức Lê Cao Minh Thành Cao Thị Mai Sa Đỗ Thị Mỹ Vân Kiều Thị Xuyên Ngân hàng Thương mại Cổ phần kỹ thương Việt Nam (TCB): Kiều Huy Hoàng Nguyễn Thế Ngọc Đàm Thị Hồng Vân Nguyễn Thị Mai Hương Lê Đức Hà Thành Thị Diễm Phúc Nguyễn Thị Thúy Hồng Nguyễn Thị Phương Lan Đinh Thị Phương Thu Nội dung làm việc: Hai bên thống làm việc phiên chuẩn phân hệ iPortal HiStaff sau cán nghiệp vụ TCB qua thời gian giới thiệu dùng thử từ ngày 20/06/2012 đến thời điểm UAT Nhóm nghiệp vụ TCB kết hợp với TVC để xây dựng tài liệu “Kịch UAT” – gồm testcase nghiệp vụ cho chức phân hệ iPortal Hai bên phối hợp thực kiểm tra nghiệp vụ người dùng theo testcase tài liệu “Kịch UAT” trụ sở TCB Khi có lỗi vấn đề phát sinh, TVC tiến hành chỉnh sửa cho phù hợp cập nhật lại hệ thống để đảm bảo đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ thống Đánh giá kết quả: 86 Khóa luận tốt nghiệp ST T Nội dung Thiết lập quy trình Thiết lập quy trình Thiết lập người phê duyệt Thiết lập người phê duyệt chi tiết Thiết lập người đại diện Trang chủ hồ sơ Hồ sơ cá nhân Sơ yếu lý lịch Cập nhật Sơ yếu lý lịch Cập nhật Trình độ đào tạo Cập nhật Quan hệ nhân thân Phê duyệt thông tin Sơ yếu lý lịch Phê duyệt thơng tin Trình độ đào tạo Phê duyệt thơng tin Quan hệ nhân thân Q trình bảo hiểm Quá trình phúc lợi Quá trình khen thưởng Quá trình kỷ luật Q trình cơng tác Q trình lương Cơng Đăng ký nghỉ Đăng ký hộ nghỉ Phê duyệt cấp 1-n iPortal Đăng ký nghỉ Nhân Phê duyệt Đăng ký nghỉ Gửi công tháng Phê duyệt cấp 1-n iPortal Gửi công tháng Nhân Phê duyệt Gửi công tháng Lương Thiết lập phiếu lương iPortal Xem thông tin phiếu lương Đào tạo Đăng ký kế hoạch Đăng ký kế hoạch Viện Kinh tế Quản lý Đánh giá Đáp Không ứng đáp ứng Ghi Trên winform Trên winform Trên winform Trên winform Trên winform Trên winform Trên winform Trên winform Trên winform Trên winform 87 Khóa luận tốt nghiệp ST T Nội dung Phê duyệt cấp 1-n iPortal Nhân Phê duyệt Tuyển dụng Đăng ký yêu cầu tuyển dụng Phê duyệt cấp 1-n iPortal Nhân Phê duyệt Viện Kinh tế Quản lý Đánh giá Ghi Trên winform Trên winform Kết luận: Đã pass 247/248 testcases kịch UAT iPortal Tất chức nghiệp vụ liệt kê mục II đáp ứng yêu cầu Hai bên thống kết thúc trình UAT phân hệ iPortal (Pilot) dự án ngày 10/08/2012 Các yêu cầu chỉnh sửa, phát sinh hai bên thống kế hoạch thực giai đoạn vận hành Đại diện TCB (Ký & ghi rõ họ tên) _/ _ / 20 Đại diện TVC (Ký & ghi rõ họ tên) _/ _ / 20 88 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý PHỤ LỤC 5: BIÊN BẢN NGHIỆM THU DỰ ÁN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ XÁC NHẬN THỜI GIAN VẬN HÀNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ HISTAFF -Căn Hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý nhân số [số HĐ] ký ngày … tháng … năm … [Tên khách hàng] Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp Tinh Vân (TVC); Căn Phụ lục kèm theo Hợp đồng [Tên khách hàng] TVC; Căn Biên xác nhận hoàn thành giai đoạn UAT ký ngày dd/mm/yyyy [Tên khách hàng] TVC; Căn Biên bàn giao sản phẩm phần mềm ký ngày dd/mm/yyyy [Tên khách hàng] TVC; Biên Nghiệm thu xác nhận thời gian vận hành Phần mềm quản lý nhân (Biên nghiệm thu) lập vào hồi ngày /20 Hà Nội bên có tên sau đây: [TÊN KHÁCH HÀNG] Đại diện : Chức vụ : Địa : Điện thoại : Fax: Tài khoản số : Tại : Mã số thuế : CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TINH VÂN Đại diện : Chức vụ : Địa : Tầng 8, Khách sạn Thể thao, làng Sinh viên Hacinco, quận Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại : (84.4) 5589970 Fax: (84.4) 5589971 Tài khoản số : 059 110 0015003 Tại : Ngân hàng TMCP Quân đội Chi nhánh Đống Đa, Hà Nội Mã số thuế : 0101569265 Dưới gọi “Các Bên” Các Bên tiến hành nghiệm thu Hợp đồng xác nhận thời gian vận hành phần mềm quản lý nhân Histaff với điều khoản cụ thể sau: Điều 1: Nội dung cơng việc TVC thực TVC hồn thành nội dung công việc thỏa thuận Hợp đồng, cụ thể sau: Giai đoạn 1: Khảo sát, phân tích hệ thống Khảo sát yêu cầu nghiệp vụ nhân [Tên khách hàng] theo phân hệ phần mềm, cụ thể: Tuyển dụng; Hồ sơ nhân viên; Chấm cơng; Tính lương; Đào tạo; 89 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý Đánh giá Sản phẩm: Biên khảo sát Tài liệu “Quy trình nghiệp vụ”; Tài liệu “Yêu cầu chỉnh sửa” Giai đoạn 2: Xây dựng chương trình Xây dựng chức báo cáo phần mềm “Quản lý nhân HiStaff” theo phân hệ Sản phẩm: Phần mềm “Quản lý nhân HiStaff” với chức báo cáo theo yêu cầu [Tên khách hàng] Giai đoạn 3: Kiểm tra hệ thống Kiểm tra hoàn chỉnh chức năng, mẫu biểu: Đội dự án hai bên kết hợp kiểm tra hệ thống [Tên khách hàng], bao gồm tính phân hệ theo Phụ lục [số phụ lục] Hợp đồng toàn mẫu biểu theo “Tài liệu yêu cầu chỉnh sửa phần mềm” ký kết; Điều chỉnh, bổ sung số chức mẫu biểu báo cáo chương trình để đảm bảo phù hợp với nghiệp vụ thực tế [Tên khách hàng] phù hợp với tính năng, thiết kế Phần mềm Histaff TVC Sản phẩm: Biên “Xác nhận hoàn thành giai đoạn UAT”; Biên xác nhận hoàn mẫu biểu theo yêu cầu [Tên khách hàng] Điều 2: Các hạng mục TVC bàn giao cho [Tên khách hàng] Tài liệu “Quy trình nghiệp vụ” (bản mềm cứng); Tài liệu “Yêu cầu chỉnh sửa” (bản mềm cứng); Tài liệu hướng dẫn sử dụng (bản mềm cứng); Bộ cài đặt (bản mềm) Điều 3: Đánh giá kết thực hợp đồng [Tên khách hàng] xác nhận TVC hoàn thành đầy đủ chức năng, mẫu biểu phân hệ hồ sơ theo yêu cầu Phụ lục [số phụ lục] Hợp đồng Tài liệu yêu cầu chỉnh sửa phần mềm; Số lượng chất lượng chức năng, báo cáo hệ thống đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ Điều 4: Xác nhận thời gian vận hành phần mềm quản lý nhân Xác nhận thời gian thức đưa hệ thống vào vận hành ngày dd/mm/yyyy; Dự án chuyển sang giai đoạn hỗ trợ vận hành [số tháng] tháng tính từ ngày hệ thống vận hành Trong thời gian hỗ trợ vận hành, TVC có trách nhiệm nghĩa vụ hỗ trợ tối đa cán nghiệp vụ [Tên khách hàng] áp dụng, vận hành hệ thống; Giai đoạn triển khai cài đặt [Tên khách hàng] tiến hành khoảng thời gian từ ngày dd/mm/yyyy đến ngày dd/mm/yyyy, gồm công việc theo Phụ lục [số phụ lục] Hợp đồng Điều 5: Thanh toán phần giá trị Hợp đồng Thực [điều khoản] Hợp đồng, thời hạn [số ngày] ngày làm việc kể từ ngày Biên Nghiệm thu có hiệu lực [Tên khách hàng] nhận Hóa đơn tài hợp lệ TVC cung cấp, [Tên khách hàng] tạm ứng tiếp cho TVC [tỷ lệ]% tổng giá trị Hợp đồng tương đương với [số tiền]; Đồng tiền sử dụng: đồng Việt Nam Giá trị tạm ứng theo quy định khoản 5.1 Điều quy đổi thành đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ Ngân hàng [tên ngân hàng] thời điểm chuyển khoản Điều 6: Điều khoản khác Biên Nghiệm thu có hiệu lực kể từ ngày bên cuối ký đóng dấu hợp pháp 90 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý Biên Nghiệm thu lập tiếng Việt thành 06 (sáu) có giá trị pháp lý nhau, bên giữ 03 (ba) Đại diện [Tên khách hàng] (Ký & ghi rõ họ tên) _/ _ / 20 _ Đại diện Tinh Vân (Ký & ghi rõ họ tên) _/ _ / 20 _ 91 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý PHỤ LỤC 6: BÁO CÁO TỔNG KẾT DỰ ÁN BÁO CÁO TỔNG KẾT DỰ ÁN Tên dự án Người báo cáo Ngày báo cáo Người xem xét Người phê duyệt Mã hiệu dự án Quản trị dự án Người nhận Ngày xem xét Ngày phê duyệt Tổng quan dự án 1.1 Mục tiêu dự án 1.2 Kế hoạch Nội dung Kế hoạch Thực tế Thời gian thực Nguồn lực (MD) Số người Chi phí Lịch sử dự án STT Sự kiện Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Ghi Khảo sát 01.01.2012 20.01.2012 Hoàn thành khảo sát Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Nguồn lực dự án STT Thành viên Nguyễn Văn A 01.01.2012 24.03.2012 Sản phẩm bàn giao khách hàng STT Tên sản phẩm Ngày dự kiến bàn giao Tài liệu khảo sát 25.01.2012 Mục tiêu chất lượng Giá trị thực tế Chỉ tiêu đánh giá Giá trị dự kiến Nguồn lực thực tế (MD) 120 Ngày thực tế bàn giao 25.01.2012 Ghi Các khiếu nại khách hàng 92 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý Các công cụ sử dụng dự án STT Tên công cụ Version Rủi ro dự án STT Nội dung Cách sử dụng Đã dự phòng / xuất Trạng thái Phân bổ công việc 9.1 Phân bổ khối lượng công việc theo giai đoạn STT Nguồn lực dự kiến (MD) Giai đoạn 9.2 Phân bổ khối lượng công việc theo phân hệ Nguồn lực Tỷ lệ dự Phân hệ dự kiến kiến % (MD) Tỷ lệ dự kiến % Nguồn lực thực tế (MD) Nguồn lực thực tế (MD) Tỷ lệ thực tế % Tỷ lệ thực tế % 10 Lỗi dự án 10.1 Thống kê theo giai đoạn STT Giai đoạn Số lỗi Tỷ lệ % 10.2 Thống kê theo phân hệ STT Phân hệ Số lỗi Tỷ lệ % 11 Phân tích dự án STT Sự sai lệch Lý Độ lệch % Độ lệch % Bài học 93 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý 12 Thu hoạch dự án - Sản phẩm tái sử dụng: - Bài học kinh nghiệm: - Đánh giá lực nhân viên STT Thành viên Năng lực Đánh giá 13 Những vấn đề cần thực tiếp 14 Đề xuất, khen thưởng - Đề xuất: - Khen thưởng: Người phê duyệt Người xem xét Người báo cáo 94 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý PHỤ LỤC 7: QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN 95 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý Mô tả chi tiết bước quy trình a Lập phương án kinh doanh 11 Trước lên Đề xuất giá cho AC, AM phải tiến hành Lập phương án kinh doanh cho AC theo mẫu BM_01_[HN_QLDA]_PAKD Trong trình Lập phương án kinh doanh, AM nhận hỗ trợ cán Presales dự án việc lập chi phí triển khai dự kiến dự án 12 Phương án kinh doanh sau lập trải qua xem xét TPKD, TPTV, TPCN, KTT trước trình lên TGĐ phê duyệt b Đề xuất giá 13 Sau phương án kinh doanh duyệt, AM người chịu trách nhiệm lên Đề xuất giá Trong trình lên đề xuất giá, AM nhận hỗ trợ cán Presales dự án việc lên đề xuất công nghệ 14 Đề xuất giá sau lập trải qua xem xét TPKD, KTT trước trình lên TGĐ phê duyệt c Ký hợp đồng 15 Nếu khách hàng đồng ý với đề xuất giá đưa AM chịu trách nhiệm lên dự thảo hợp đồng tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng với khách hàng 16 Nếu khách hàng không đồng ý với đề xuất giá đưa AM quay lại bước Lập phương án kinh doanh 17 Hợp đồng sau lập trải qua xem xét TPKD, TPTV, TPCN, KTT trước trình lên TGĐ phê duyệt d Cập nhật phương án kinh doanh 18 Trong vòng 03 ngày kể từ sau hợp đồng ký kết, vào hợp đồng ký trao đổi với khách hàng, PM dự án tiến hành cập nhật lại Phương án kinh doanh theo thực tế Trong trình Lập phương án kinh doanh, PM nhận hỗ trợ từ AM dự án việc lên khoản chi phí khác ngồi chi phí triển khai 19 Phương án kinh doanh sau cập nhật trải qua xem xét TPKD, TPTV, TPCN, KTT trước trình lên TGĐ phê duyệt lại 20 Phương án kinh doanh sau phê duyệt chuyển cho phòng TCKT trước kick off dự án để làm sở theo dõi giám sát tài dự án lập báo cáo dòng tiền e Kết chuyển chi phí phận 21 Trong trường hợp khơng ký hợp đồng khoản chi phí khảo sát AC kinh doanh kết chuyển vào chi phí phận tương ứng 22 Vào cuối q (I, II, III, IV), phòng TCKT chủ trì thực việc đánh giá lại trạng thái chi phí AC kinh doanh theo để xác định AC 96 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý ngừng theo dõi kết chuyển vào chi phí phận theo biểu mẫu BM_02_[HN_QLDA]_CPKS f Khởi tạo dự án triển khai 23 Quy tắc đánh mã dự án: [Năm]-[BoPhan]-[TenKH]-[Internal/External]-[TK/BH/BT/DT] (Tham chiếu tới tài liệu Quy trình quản lý cấu hình QT_03_[HN_CN]_QLCH) o [Năm]: Năm ký hợp đồng triển khai dự án o [BoPhan]: Tên viết tắt phận triển khai dự án  Trung tâm HiStaff HN: HN  Chi nhánh TVC Hồ Chí Minh: HCM  Phòng Giải pháp Doanh nghiệp: ERP  Ban Quản trị: BO o [TenKH]: Tên viết tắt khách hàng (Do PM GDDA định) o [Internal/External]: Quy định cho dự án nội dự án bên  Internal (I): dự án nội  External (E): dự án bên o [TK/BH/BT/DT]: Quy định loại dự án dự án Triển khai; Bảo hành; Bảo trì; Đấu thầu;  TK: Triển khai  BH: Bảo hành  BT: Bảo trì  DT: Đấu thầu 24 Ví dụ: Dự án triển khai giải pháp Quản lý tổng thể nguồn nhân lực HiStaff cho khách hàng VIB ký năm 2012 có mã dự án sau: 2012-HN-VIB-E-TK 97 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế Quản lý 25 Sau phương án kinh doanh dự án phê duyệt PM gửi thông tin dự án tới cán hệ thống thông tin công ty (IT) để IT tiến hành tạo dự án trên Phần mềm quản lý dự án Project Communicator (PC) g Triển khai dự án 26 Việc triển khai dự án tuân thủ theo Quy trình triển khai dự án QT_02_[HN_CN]_TKDA ban hành h Hạch toán theo dự án triển khai 27 Căn vào khoản chi phí phát sinh tháng dự án QD_01_[HN_QLDA]_GNCP - Quy định ghi nhận chi phí ban hành, vào ngày 05 hàng tháng phận TCKT tiến hành lập Báo cáo chi phí dự án hàng tháng gửi cho PM dự án, TPKD, TPTV, TPCN, KTT, TGĐ i Báo cáo dự án hàng tháng 28 Vào ngày mồng 01 hàng tháng, phòng TCKT có nhiệm vụ: o Dựa vào phần mềm quản lý dự án Project Communicator (PC) triển khai để Lập Báo cáo tổng hợp nỗ lực chi phí nhân cơng dự án (theo mẫu BM_03_[HN_QLDA]_BCCPNL) tháng trước gửi PM dự án xác nhận 29 Vào ngày mồng 05 hàng tháng, phòng TCKT có nhiệm vụ: o Dựa vào báo cáo tổng hợp nỗ lực vào chi phí nhân cơng dự án để tiến hành lập Báo cáo doanh thu chi phí dự án (theo mẫu BM_05_[HN_QLDA]_DTCP) gửi PM, TPKD, TPTV, TPCN, KTT, TGĐ 30 Vào ngày 07 hàng tháng, PM dự án có nhiệm vụ: o Lập báo cáo tổng hợp tình hình thực dự án (theo mẫu BM_04_[HN_QLDA]_BCDA) gửi TPKD, TPTV, TPCN, KTT, TGĐ 31 Trên sở Báo cáo tổng hợp tình hình thực dự án Báo cáo doanh thu chi phí dự án TGĐ đưa định đạo, hỗ trợ phận Triển khai triển khai dự án thành công j Cảnh báo vượt nỗ lực/chi phí 32 Căn vào Báo cáo tiến độ dự án hàng tuần (BM_35_[HN_TKDA]_BCTD) Báo cáo tình hình thực dự án hàng tháng (BM_04_[HN_QLDA]_BCDA), trường hợp: o Chỉ số CPI