TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM TIN HỌC VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM TIN HỌC VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Trong công cuộc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế ở nước ta, Đảng và Nhà nước thực hiện chuyển nền kinh tế tập trung bao cấp sang phát triển nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Điều này đòi hỏi tính độc lập tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cao. Mỗi doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phải tự chịu trách nhiệm và bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng hơn là phải kinh doanh có lãi. Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng ( tên giao dịch là TIC ) được thành lập từ năm 2004, hiện nay mặt hàng chính của Công ty là kinh doanh máy photocopy, linh kiện máy, phần mềm, kỹ thuật mạng máy tính và các loại máy văn phòng . Công ty đặt trụ sở chính tại 117 Lê Thanh Nghị – Hai Bà Trưng – Hà Nội . Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng là một loại hình doanh nghiệp tư nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau: * Từ năm 2004 đến năm 2005 Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm thị trường tiêu thụ. Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận đem lại chưa cao * Từ năm 2005 đến 2006 Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ tại Hà Nội. Trong thời gian này công ty không ngừng đẩy mạnh quá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, doanh nghiệp, tạo cho khách hàng niềm tin vào chất lượng sản phẩm mà Công ty kinh doanh * Từ năm 2006 đến nay Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh. Công việc kinh doanh đi dần vào ổn định và đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty. Với ý thức không ngừng vươn lên , sau 4 năm phát triển đến nay Công ty đã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ tại nhiều tỉnh thành , xây dựng các đại lý phân phối sản phẩm của Công ty tới các cơ quan đơn vị có nhu cầu ở mỗi tỉnh . Công ty vinh dự được khách hành đánh giá là một trong các địa chỉ đáng tin cậy trong lĩnh vực công nghệ thông tin . Khách hàng đến với Công ty là thượng đế , là những người bạn đồng hành trong suốt thời gian sử dụng thiết bị công nghệ thông tin và các thiết bị văn phòng Hiện nay thị trường truyền thống là Hà Nội vẫn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụ sảm phẩm . Lấy phương châm luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm lấy chữ tín với khách hàng , gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng , năm sau cao hơn năm trước . Phương thức bán hàng của Công ty là bán buôn và bán lẻ . 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty : * Chức năng của Công ty: Công ty TMHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng có chức năng kinh doanh phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin , máy photocopy, linh kiện máy, phần mềm, kỹ thuật mạng máy tính và các loại máy văn phòng Là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty phải đảm bảo có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với thị trường thực tế, đem lại hiệu quả cao, góp phần tích luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng cao cho xã hội đồng thời tạo ra việc làm và thu nhập ngày càng ổn định cho doanh nghiệp. * Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty: - Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp. - Thực hiện các chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, tổng doanh thu số bán ra. - Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động và bảo toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh. - Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho đội ngũ nhân viên. Đảm bảo sử dụng 100% nhân viên có trình độ, năng lực làm việc. Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây ĐVT: Đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Nguồn vốn kinh doanh 890.000.000 1.000.000.000 1.500.000.000 Doanh thu 2.498.000.000 3.190.860.000 4.589.760.000 Lợi nhuận 59.869.000 96.854.368 120.968.532 Lương tháng/ người 780.000 1.000.000 1.200.000 Nhìn vào bảng ta thấy rõ sự tăng trưởng của Công ty trong 3 năm qua ( 2005 , 2006 , 2007 ) Doanh thu của năm 2006 so với năm 2005 là 692.869.000 VNĐ tương ứng với tỷ lệ tăng là 27,73 % . Lợi nhuận đạt được năm 2006 so với 2005 tăng 36.985.368 VNĐ , tương ưng với tỷ lệ tăng là 61,78 % . Chính vì vậy thu nhập của một người trong tháng đã tăng lên 220.000VNĐ , tương ứng với tỷ lệ tăng 28,20 %. Doanh thu năm 2007 tăng so với năm 2006 là 1.398.900 VNĐ , tương ứng tỷ lệ tăng là 43,89 % Lợi nhuận năm 2007 so với năm 2006 tăng 24.114.164 VNĐ , tương đương với tỷ lệ tăng là 24,89 % Tiền lương tháng của người công nhân của năm 2007 so với năm 2006 tăng 20% . 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty : Hiện nay Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng là một công ty phát triển. Vấn đề tổ chức quản lý luôn được quan tâm , chú trọng của lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên nhằm dẫn đầu hoàn thiện một cơ cấu quản lý thích hợp hiệu quả nhất . Mô hình tổ chức quản lý được miêu tả như sau : GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Trung tâm bảo hànhPhòng tổ chức hành chínhPhòng kỹ thuậtPhòng chăm sóc khách hàngPhòng thiết kế webPhòng kế toán tài chínhPhòng bán hàng CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TNHH TM TIN HỌC VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Nhìn và Nhìn đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty ta thấy cơ cấu này được xây dựng theo kiểu trực tuyến – chức năng , đây là kiểu cơ cấu được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nước ta hiện nay . Các bộ phận của cơ cấu bao gồm : Ban giám đốc , 7 phòng chức năng . * Bố trí lao động của các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty : Tổng số lao động hiện có của Công ty là 49 người , bộ phận bán hàng có 9 người và các bộ phận khác có 40 người . - Về trình độ : Do coi trọng công tác đào tạo và tuyển chọn lao động nên Công ty có một đội ngũ kỹ thuật và công nhân đạt trình độ cao . Có 5 người ở trình độ đại học , chủ yếu tập trung ở các phòng ban , trung cấp có 31 người . Tại các phân xưởng , số lao đông có trình độ đại học còn ít , chủ yếu là công nhân kỹ thuật bậc 3/7 trở lên ( có 14 người ) . * Sự phân chia các chức năng quản trị giũa các bộ phận : - Sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc : Là sự phân chia chức năng quản trị giũa ban giám đốc , bộ phận chức năng và bộ phận quản lý phân xưởng . + Ban giám đốc bao gồm những người đứng đầu Công ty , ban giám đốc thực hiện đầy đủ các chức năng quản trị nhưng ở cấp độ cao nhất và có tính quyết định đối với toàn Công ty . + Bộ phận chức năng thực hiện đầy đủ các chức năng quản trị ở cấp độ thấp hơn , có tính tham mưu và thực hiện đối với toàn Công ty . Sự phân chia chức năng theo chiều dọc là phù hợp với kiểu cơ cấu sản xuất hiện nay của Công ty - Sự phân chia chức năng theo quản trị theo chiều ngang . Sự phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang thể hiện rõ nhất ở sự phân chia các chức năng quản trị giũa các bộ phận chức năng . Chúng ta có thể mô ta sự phân chia này như sau : SƠ ĐỒ PHÂN CHIA CHỨC NĂNG QUẢN LÝ GIỮA CÁC BỘ PHẬN Phòng kế toán t ià chính T i chínhà Phòng bán h ngà Hạch toán Trung tâm bảo h nhà sản phẩm Quản lý v tiêuà thụ sản phẩm Chăm sóc khách h ngà Tư vấn kiểm tra nhu cầu của khách h nhà Phòng kỹ thuật Kỹ thuật Tổ chức đời sống Nhân sự Phòng tổ chức h nhà chính Tổ chức lao động v thuê lao à động H nh chính pháp à chế v bà ảo vệ Chức năng của từng bộ phận : Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau: * Ban giám đốc: - Giám đốc : là người đại diện cho cán bộ công nhân viên tại Công ty, có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật. Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ , hợp tác trong nước , lập kế hoạch kinh doanh , đầu tư phát triển - Phó giám đốc : Là người giúp việc cho Giám đốc , phụ trác công tác quản lý kỹ thuật , nguyên cứu cải tiến , thiết kế kỹ thuật và công tác bảo hành sản phẩm , kế hoạch hoá và điều độ sản xuất . Ngoài ra phó giám đốc được phép thay mặt giám đốc để giả quyết các công việc chung khi giám đốc đi vắng . * Các phòng ban chức năng : Đây là một ban tham mưu giúp việc cho Giám đốc, chịu sự điều hành của Giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức năng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao. + Phòng tổ chức hành chính : Thực hiện chức năng về nhân sự như tuyển dụng , bố trí , đào tạo , khen thưởng , kỷ luật đối với công nhân của Công ty . Bên cạnh đó phòng còn thực hiện chức năng như định mức lao động , trả lương , trả thưởng , tổ chức đời sống và các hoạt động xã hội như các hoạt động văn hoá , văn nghệ , thể thao … cho công nhân viên của Công ty . + Phòng KCS : Có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm vầ trong đó bao gồm cả một phần chức năng kỹ thuật đó là xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản phẩm . + Trung tâm bảo hành : Có chức năng kèm dịch vụ bảo hành sản phẩm , sửa chữa , đổi sản phẩm sau khi bán cho khách hàng . + Phòng bán hàng : Thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm bao gồm nguyên cứu thị trường , quảng cáo … + Phòng kế toán tài chính : - Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm, thiết bị phục vụ công tác kinh doanh . trình giám đốc. - Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất các ghi chép kế toán. - Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh. + Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật của công ty được chia ra làm các tổ kỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt hàng của công ty. 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán củA Công Ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng : 1.4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán cở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc đều được thực hiện ở phòng kế toán, không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chi phí kinh doanh, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc. - Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn, hàng hoá, tình hình bán trong công ty. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng . [...]... toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà Nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty bao gồm : - Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02 - Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01 - Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản Công ty TM Tin hoc và Thiết bị Văn phòng là Công ty TNHH có trách nhiệm nộp... : Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty Chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết theo đối tượng Sổ quỹ Bảng kê Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CT- GS Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng 1.4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty: - Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng sử dụng hệ thống báo... kiện thực tế, hiện nay Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ “ Đặc trưng cơ bản của “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc,...- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoặc chi tiền mặt Thủ quỹ phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày đối chiếu với số liệu kế toán thanh toán tiền mặt - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình Công ty một cách nhanh chóng và chính xác 1.4.2 Tổ chức vân dụng hệ thống chức từ ở Công ty gồm : * Hợp đồng kinh tế * Phiếu thu, phiếu... cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng nên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng. .. dịch vụ *Bảng chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng 1.4.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp như ban hành của Bộ tài chính , tai khoản của Công ty bao gồm các tài khoản : TK 111 – Tiền mặt TK 112 – Tiền gửi ngân hàng TK 131 – Phải thu khách hàng TK 141 – Tạm ứng TK 142 – Chi phí trả trước ngăn hạn TK 153 – Công cụ dụng cụ TK 156 –... Công ty TM Tin hoc và Thiết bị Văn phòng là Công ty TNHH có trách nhiệm nộp báo cáo Tài Chính lên chi cục thuế trong thời hạn < 20 ngày đối với báo cáo quý , và < 90 ngày đối với báo cáo năm Nộp lên cấp trên và lưu tại phòng kế toán của Công ty mình ... Nguồn vốn kinh doanh TK 4111 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối TK 4211 – Lợi nhận chưa phân phối năm trước TK 4212 – Lợi nhận chưa phân phối năm nay TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính TK 632 – Giá vốn hàng bán TK 635 – Chi phí tài chính TK 642 – Chi phí quản... sản cố định TK 2111 – Tài sản cố định hữu hình TK 214 – Hao mòn tài sản cố định TK 2141 – Hao mòn tài sản cố định hữu hình TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn TK 331 – Phải trả người bán TK 333 – Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nước TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phái nộp TK 3338 – Các loại thuế khác TK 334 – Phải trả người lao động TK 335 – Chi phí phải trả TK 338 – Phải trả phải nộp khác TK 3383 . toán củA Công Ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng : 1.4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán cở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng được. của Công ty là bán buôn và bán lẻ . 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty : * Chức năng của Công ty: Công ty TMHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng