Kỹ năng thuyết trình giải pháp chuyên nghiệp cho các thách thức thường nhật lê anh dịch

CẨM NANG Bỏ TÚI THƯ VIẸN ĐẠI HỌC NHA TRANG 658 K 600 Thut trình • Tạo giá trị • Tìm kiếm co> hội • Linh hoạt • Tạo tin tướng Giải pháp chuyên nghiệp cho thách thức thường nhật T NHÀ XUẤT BẢN THÔNG TẤN Kỹ Thuyết trình Bộ sách Cẩm nang bỏ túi Bộ sách cẩ m nang Bỏ túi cung cấp nhữ ng giải p h p thiết thực nhữ ng thách thức mà nhà quản lý thường gặp công việc hàng ngày M ỗi sách loạt sách n ầ ỵ nhữ ng công cụ tiện ích, tự kiểm tra, nhữ ng v í dụ thực tiễn giúp bạn nhận biết sức m ạnh, điểm yêu k ỹ phân tích sắc sảo Dù bạn văn phòng, h ọ p h a y đường nhữ n g cẩm nang cầm tay n y giúp bạn giải quyêt nhữ ng khúc m ắc hàng ngày cơng việc đ ể có tốc độ lầm việc nhanh hon, h iểu biết nhiều hon hiệu nhiều hon Các sách sách: Quản lý Thời gian K ỹnăngH ưóng dẫn Nhân Đàm phán Hiệu Quản lý D ự án Lãnh đạo N hóm Viêt Kinh doanh Điều hành Cuộc họp K ỹ Thuyết trình Lãnh đạo Con người Phản hồi Ỷ kiến Harvard Business School Press KỸ N Ă N G THUYẾT T R ÌN H Giải pháp chuyên nghiệp cho thách thức thường nhật Lê Anh dịch NHÀ XUẤT BẢN THÔNG TAN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 11 Thông điệp chuyên gia 15 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH CÁC VẤN ĐỀ C B Ả N 17 Tổng quan thuyết t r ì n h 19 Nhà quản lý thuyết trình nhiều m ục đích nhiều hình thức Các hình thức thuyết trình Những vân đề đầu t i ê n 23 Bắt đầu việc chuẩn bị cách tìm hiểu rõ m ục tiêu, người nghe tình thuyết trình Xác định mục tiêu Hiểu rõ người nghe Hiểu rõ tình thuyết trình Quyết định điều càn n ó i 33 N ội dung cần nói định cách tổ chức thơng tín độ dài thuvết trình Ba giai đoạn Xem xét trau chuốt ý tưởng Chuẩn bị 37 Khi bạn biết m ục tiêu thuyết trình, lúc xếp tài liệu cho phù họp với khoảng thời gian cho phép Tổ chức thuyết trình Bài th u yết trình nên dài đến mức nào? K ế hoạch sử d ụng hình ả n h 45 Phương tiện hình ảnh tốt giú p thuyết trình tạo ấn tượng, lơi người nghe làm bật ý Sử d ụ n g phưomg tiện hình ảnh phù hợp Phương tiện hình ảnh hiệu K hi th uyết trình nỗ lực nhóm 55 K hi nên sử dụng thuyết trình nhóm ? Đâu cách tốt nhât đ ể k ế t hợp nhiều người m ộ t th u yết trình? Q uy ìn h thuyết trình nhóm Tập th ut trình trư c 59 Đ ừng bỏ qua! Việc tập thuyết trình hồn thiện cách truyền đạt điểm y ế u th u yết trình Diễn tập hiệu C huẩn bị b ản t h â n 65 Là người thuyết trình bạn cần có thần kinh thép trạng thái tâm lý tốt Tự chuẩn bị tâm lý Vượt qua nỗi sợ G iờ trìn h d i ễ n 69 Bạn có thuyết trình tốt bạn diễn đạt hiệu quả, thể m ình m ột cách động lôi người nghe Nhưng bạn làm điều th ế nào? Làm để diễn đạt hiệu quả? Thể hình ảnh động Kỹ thuật lôi người nghe Xử lý câu h ỏ i 75 N ếu bạn m uốn xử lý câu hỏi m ột cách hiệu quả, dự đoán chuẩn bị trước vấn đề mà người nghe thắc mắc Thòi gian phù họp cho HỎI & ĐÁP (Q & A) Chuẩn bị cho câu hỏi hóc búa Xem lại sau k hi thuyết trình kết t h ú c 79 Thuyết trình tốt k ỹ (nghề nghiệp) cần có nhà quản lý Vì xem m ỗi thuyêt trình ỉầ m ột hội cho hồn thiện khơng ngừng nghỉ Tìm nguồn gốc gây vấn đề Một cuộn băng video hữu ích THỦ THUẬT THUYẾT TRÌN H 83 Cơng cụ thuyết trình 77 Bảng cơng việc giúp bạn chuẩn bị cách có hệ thống T ự kiểm tra 93 Bài ơn tập hữ u ích điểm lại cấc khái niệm n hướng dẫn H ãy thực trước sau kh i bạn đọc h ế t cấc hướng dẫn đ ể xem bạn học nhữ ng Đ áp n 97 Tài liệ u tham k h ả o 100 Bài viết Sách N guồn tham khảo Kỹ Thuyết trình 106 Ghi chép Sử dụng phần ghi chép để ghi lại ý kiến bạn Lời mở đầu huyết trình hẳn khơng cịn thuật ngữ xa lạ đa số Kỹ thuyết trình ngày trở thành kỹ ý nhiều hon hoạt động sống Bạn phải thuyết phục nhà đầu tư, nhà cung cấp, hay chí cấp tính khả thi m ột dự án? Hay đon giản bạn cần trình bày, diễn giải lại nội dung kế hoạch, cơng trình thiết kế trước số người quan tâm? Chắc hẳn bạn nhận khơng khó khăn q trình như: phản ứng gay gắt đa số người nghe, hay câu hỏi phản bác dự kiến Cũng bạn lúng túng khơng biết nên đâu để hút người nghe, cách trình bày luận điểm nên nào? Tuy không xa lạ từ "thuyết trình"\ầm cho tưởng kỹ phức tạp không dễ xây dựng Thực tế, nắm bắt quy tắc việc trình bày trước đám đơng, thuyết trình khơng phải việc q khó khăn để đạt hiệu cuối Nhưng đối vói nhiều người, tường "khóphá" để đến với người nghe H iểu rõ tâm lý e ngại khó khăn phổ biến thực m ột thuyết trình đa số m ọi người, K ỹ Thuyết trình cung cấp cho b ạn kỹ thiết thực để đ ạt hiệu cao cho diễn thuyết C uốn sách khơng đưa bước n hư lên kế hoạch, chuẩn bị cho buổi thuyết trình m cịn ví dụ, tình dễ gặp phải trình thực Bên cạnh đó, sách cung cấp cho bạn bảng công cụ xây dựng khoa học đầy đủ, đồng thời giúp b ạn tự đánh giá khái quát kết thực thuyết trình C ùng với Quản lý Thời gian, Đàm phân H iệu quả, Lãnh đạo Nhóm , K ỹ Hướng dẫn nhân sự, K ỹ Thuỵêt trình - nhũng sách c ẩ m nang Bỏ túi NXB H arvard Business School Press phát hành, thực nhũng chuyên gia hàng đầu giao tiếp thuyết phục Trường Kinh doanh Harvard Đọc K ỹ Thuyết trình, bạn thấy việc đứng trước đám đông đứng trước đối tác quan trọng để trình bày điều trở nên đơn giản Với ví dụ thực tế sách này, bạn hiểu đối tác nước ngồi lại có tự tin sức thuyết phục lớn đến ta tiếp xúc Khi b ạn cân nhắc xem điều giúp bạn hồn chỉnh mục tiêu thuyết trình, đâu m ột điều quan trọng n h ất "không nên" làm cần nhớ? a Đừng nói m ột cách tự phát mà sử dụng ghi b Đừng nói kiện c Đừng mô tả kết bạn hy vọng đạt sau buổi thuyết trình H ầu hết chuyên gia đồng ý việc giới hạn số lượng thơng điệp ý m ột thuyết trình quan trọng, số lượng thơng điệp ý thuyết trình giói hạn đa số đồng ý? a b c Phần m đầu thuyết trình gồm phần: (1) Mơ tả quan trọng đề tài người nghe, (2) tạo dựng tín nhiệm (3) giói thiệu qua điểm Vậy phần thứ gì? a Bao gồm phần trình bày rõ ràng ý Kỹ Thuyết trình b Xác định mục đích thuyết trình c Phát tài liệu có liên quan Trong phần thân bài, phưong thức hiệu để lơi người nghe gì? a đề nghị Yêu cầu người nghe đặt câu hỏi đưa ■b Thêm vào phương tiện hình ảnh hỗ- trợ, slide đèn chiếu overhead, để bổ trợ thơng điệp c Chuyển trang giấy người nghe ghi lại câu hỏi nội dung để sử dụng phần Hỏi & Đáp cuối Bài thuyết trình nên dài bao lâu? a Nói chung, khơng tiếng đến tiếng rưỡi đồng hồ b Dài được, đủ để đề cập nhiều vấn đề diễn đạt chi tiết vấn đề c Dài đủ để chuyển tải thơng điệp rõ ràng hoàn chỉnh Lúc lúc phù họp để phát tài liệu thuyết trình? a Trước, hay sau thuyết trình tùy vào mục tiêu bạn Kỹ Thuyết trình b Trong lúc thuyết trình c Hoặc trước sau thuyết trình N hững yếu tố thuyết trình hiệu đề thơng điệp kết mong m uốn có tính thuyết phục nhất? a Lòi khen chuyên gia, số liệu thống kê, hình ảnh hỗ trợ bảng biểu quan tâm người nghe ■b N hững câu chuyện thật, ví dụ, hài hước phép so sánh c Sự nhiệt tình, lịng tín nhiệm niềm tin cá nhân hay đề tài thuyết trình 10 Cách cách hiệu để giải m ột câu hỏi bạn khơng có câu trả lịi? a Lấy tên người hỏi, viết lại câu hỏi đề nghị người hỏi nóị chuyện với bạn vào cuối thuyết trình Tuy nhiên, đừng tiết lộ b ạn câu trả lời b Đ ầu tiên, câu hỏi hay Thú nhận bạn khơng biết câu trả lịi chuyển sang câu hỏi • c Giới thiệu cho người hỏi nơi cung cấp câu trả lịi, hỏi xem có số người nghe trả lịi câu hỏi hay khơng Kỹ Thuyết trình ĐÁP ÁN 1, c Khơng chấp nhận trạng thái hồi hộp cố chống lại hồi hộp cách Bạn nên chấp nhận trạng thái hồi hộp việc tự nhiên, c ố chống lại cách uống thuốc, cà phê, hay rượu trước thuyết trình có tác động tiêu cực đến việc thực thuyết trình Tuy nhiên, mường tượng m ột thuyết trình thành cơng chuẩn bị tâm lý tốt giúp tinh thần bạn tốt hon 2, b Ai dự thuyết trình, bạn muốn nói cách bạn nên nói Dạng thuyết trình bạn chọn phụ thuộc vào mục đích buổi họp Sau bạn chọn thể loại phù họp, điều quan trọng bạn phải lưu ý đến số lượng thính giả, mức độ trang trọng tình thường xuyên buổi họp 3, b Đừng nói liệu thực tế Dù liệu thực tế quan trọng việc bổ trợ cho ý tưởng đó, cho mục tiêu bạn, điều quan ữọng khơng nhớ việc tự kết thúc Thêm vào đó, việc đưâ vào nhiều liệu thực tế gây tải thông tin Giới hạn số lượng kiện bạn trình bày tránh chi tiết dư thừa Kỹ Thuyết trình 97 4, b Cố gắng giói hạn số lượng thơng điệp ý khơng nhiều hon 5.5 cộng ữ 2, giới hạn trí nhớ người trưởng thành nhớ lại thông điệp quan họng Thông điệp b ạn phức tạp, số nên nhỏ hon 5, b Xác định mục tiêu thuyết trình Yếu tố thứ tư xác định mục tiêu thuyết trình ngơn ngữ rõ ràng, xác Thực điều bạn cần nói vód người nghe G, a Yêu cầu ngưòi nghe đưa đề nghị câu hỏi Lôi người nghe cách hỏi đề nghị họ giải nhu cầu hay vấn đề họ để thuyết trình thực có tính tưong tác 7, c Đủ dài để chuyển tải m ột thơng điệp rõ ràng hồn chỉnh Quan trọng khơng bạn cân nhắc độ dài thuyết trình việc kết thúc buổi họp thòi gian cho phép H ãy nhớ rằng, b ạn khơng có thời gian để diễn tả m ột ý rõ ràng chấp nhận đến người nghe, để dành cho m ột thuyết trình khác 8, c Hoặc ữước sau thuyết trình Để có kết tốt nh ất, p h t tài liệu Kỹ Thuyết trình trước thuyết trình, vói khoảng thịi gian đủ cho người nắm bắt nội dung trước bạh trình bày, sau đó, để người nghe có tóm tắt ý để xem lại 9, c Sự nhiệt tình, lịng tín nhiệm niềm tin cá nhân vào đề tài Sự thuyết phục bạn phần lớn sản phẩm yếu tố Sử dụng luận kết họp lý tình giúp thuyết trình bạn có tính thuyết phục hon Lựa chọn khác, lịi khen chun gia, hình ảnh bổ trợ, chuyện người thật việc thật, số liệu thống kê, ví dụ, V V , làm cho thuyết trình thú vị thuyết phục hon 10, c Chuyển cho người hỏi đến noi tìm câu trả lời hỏi xem có số người nghe trả lời câu hỏi Việc khơng tránh né, từ chối bỏ qua câu hỏi hay phản biện quan ữọng Kỹ Thuyết trình 9 Tài liệu tham khảo Bài viết Ballaro, Beverly "Six Ways to Grab Your Audience from the Start" (Tạm dịch: Sáu cách thu h ú t thính giả từ p h ú t đầu) Harvard Management Communication Letter, June 2003 Thơng tin hấp dẫn giói khơng thể đến vói đa số thính giả bạn huyền đạt cách thức hấp dẫn Để thu hút nắm giữ ý người nghe, quan trọng để tạo liên kết mạnh mẽ từ đầu Hãy đọc thủ thuật chuyên gia đề nghị để giúp bạn nâng cao khả tiếp nhận thông điệp dù viết hay nói Harvard Business School Publishing "Are Your Presentations Inspiring?"(Tạm dịch: Bài thuyết trình bạn có truyền cảm hứng khơng?) Harvard Management Communication Letter, January 2001 Có thuyết trình diễn đạt điều cần nói m ột cách súc tích Một ngoại lệ phát biểu vói cơng dân Tây Đức John F Kenedy vào tháng năm 1963 Việc phân tích phát biểu tìm học dành cho nhà quản lý muốn tác động đến người nghe: (1) tự viết phát Kỹ Thuyết trình 101 hiểu; (2) viết đơn giản thật lịng; (3) đáp ứng nhu cầu người nghe; (4) hấp dẫn điều lớn hon mối quan tâm cá nhân; (5) đồng cảm vói người nghe từ đầu điều cuối thường xuyên lặp lại từ ngữ cần nhớ Morgan, Nick "Preparing to Be Real" (Tạm dịch: Chuẩn bị n h thật) H arvard Management Commu­ nication Letter, January 2004 Diễn tâp không học dòng chữ luyện tập cử chỉ; kỹ cơng việc quan trọng Tại doanh nhân quên diễn tập, dù có nhiều chứng cho thấy khơng phải ý hay? Đó đa số họ q hồi hộp việc p h t biểu trước đám đông nên họ thích tel hỗn m ọi thứ lâu hét mức tuyên chiến với sợ hãi Tin tốt là, cần có chút suy tính, chuẩn bị - - diễn tập, bạn thực m ột thuyết trình gắn kết vói người nghe Morgan, Nick "Opening Options: How to Grab Your Audiences Attention" (Tạm dịch: Các lựa chọn m bài: Cách thu h ú t ý người nghe) H ar­ vard Management Communication Letter, July 2003 Thời khắc m đầu b ất kỳ thuyết trình lúc khó khăn Việc người nghe nghĩ b ạn định vòng đến p h ú t Á p lực luôn diện Vậy bạn bắt Kỹ Thuyết trình đầu nào? Hãy đọc qua phưong cách thú vị để giúp thuyết trình bạn bắt đầu cách đứng Sandberg, Kirsten "Easy on the Eyes" (Tạm dịch: ưa nhìn) Harvard Management Communica­ tion Letter, August 2002 Trong Hỏi & Đáp sống động này, nhà thiết kể tiếng Nigel Holmes cho biết quan điểm anh việc hình ảnh sử dụng thê để chuyển tải thơng tin Ngồi việc phác họa cách tốt để tạo nên hình ảnh bảng biểu thuyết trình, anh cịn đưa suy ngẫm nhiều chủ đề có liên quan, chẳng hạn cách người ta tiếp nhận thông tin dạng hình ảnh vai trị, tác động PowerPoint kinh doanh Wiles, Cheryl "Take Your Speech Cues from the Actors Trade" (Tạm dịch: Học cách phát biểu từ nghề diễn) Harvard Management Communication Letter, August 2004 Bạn có phải chịu đựng chứng sợ sân khấu thuyết trình? N ếu bạn bắt đầu nghĩ giao tiếp nghệ thuật, cách diễn viên trình diễn, bạn hồn thiện khả nói trước đám đông Hãy nghiên cứu kỹ thuật người diễn viên sử dụng để đẩy mạnh kỹ nói bạn thu hút nhiều ý hon Kỹ Thuyết trình 103 Sách H arvard Business School Publishing The M an­ agers Guide to Effective Presentations II (Tạm dịch: H ướng dẫn nhà quản lý thuyết trình hiệu II) H arvard M anagement Communication Letter Col­ lection Boston: H arvard Business School Publish­ ing C uốn sách tuyển chọn viết từ H avard M anagem ent Com m unication letter cung cấp thủ thuật kiểm nghiệm thòi gian để tối đa hóa tác động thuyết trình Morgan, Nick Working the Room: How to Move People to Action Through Audience-Centered Speaking (Tạm dịch: Phòng làm việc: Cách đ ộ n g viên m ọi người hành động thông qua cách i chuyện trọng người nghe) Boston: H arvard Business School Press, 2003 Bạn có nhớ đề tài p h át biểu cuối bạn nghe không? N ếu không, bạn người Thực tế nghiên cứu cho thấy người nghe nhớ từ 10 đến 30% nội dung phát biểu hay thuyết trình Xem xét số thống kê ảm đạm đó, cịn cần phát biểu? C húng ta p h át biểu, lời chuyên gia giao tiếp Nick M organ nói, chúng cách thức m ạnh mẽ n h ấ t để kết nối với người nghe Trong Kỹ Thuyết trình sách này, Morgan giới thiệu phương pháp chú-trọng-ngưòi-nghe phát biểu trước cơng chúng Thơng qua ví dụ sâu sắc, Morgan chứng minh quy trình gồm phần- trọng vào việc phát triển nội dung, luyện tập phát biểu - ba bước cho phép người đọc có mức kinh nghiệm khác thực phát biểu hiệu tràn đầy cảm xúc Morrisey, George L., Thomas Sechrest, Wendy B Warman Loud and Clear: Hovv to Prepare and Deliver Effective Business and Technical Presentations (Tạm dịch: Lớn Rõ: Làm đ ể chuẩn bị trình bày thuyết trình kinh doanh & chun m ơn thành công) Reading, MA: Addison-Wesley Publishing Company, 1997 Cuốn sách hướng dẫn xác yếu tố chuẩn bị thực m ột thuyết trình điển hình kinh doanh Bên cạnh hướng dẫn lời khuyên, sách bao gồm số biểu mẫu hữu dụng giúp người thuyết trình tổ chức tốt nội dung Kỹ Thuyết trình 105 Nguồn tham khảo Kỹ Thuyết trình H arvard Business School Publishing Business Com m unication (Tạm dịch: Giao tiếp kinh doanh) Boston: H arvard Business School Press, 2003 M orrisey, George L., Thom as Sechrest, and W endy B W arman Loud and Clear: How to Pre­ pare and Deliver Effective Business and Technical Presentations (Tạm dịch: To rõ: Làm th ể đ ể chuẩn bị trình bày thuyết trình kinh doanh & chun m ơn thành cơng) Reading, MA: A ddisonWesley Publishing Company, 1997 G IỚ I T H I Ệ U S Á C H S Ắ P X U Ấ T B Ả N ạn cầm tay Kỹ Thuyết trình, sách nằm tr Cẩm nang Bỏ túi trường Harvarđ Business School đo chúng tồi độc quyền xuất Việt Nam Hy vọng sau đọc xong sách bạn tự tin hon đạt hiệu cao diễn thuyết B Viêt Kinh doanh sách cẩm nang Bỏ túi Cuốn sách cung cấp cho bạn kỹ thiết thực để bạn thể lực ý tưởng kinh doanh ữong hoạt động cơng ty cách chuyên nghiệp thuyết phục Chắc chắn bạn gặp phải khơng khó khăn hành chính, việc trình bày tài liệu kinh doanh trình làm việc, đặc biệt đói vói cơng việc địi hỏi phải giao tiếp trình bày với khách hàng thường xuyên Làm để có báo cáo hay tổng họp ngắn gọn mà lại đầy đủ dễ hiểu nhất? Làm để viết kế hoạch m arketing hay tổ chức kiện thật ngắn gọn hiệu quả? Cuốn sách Viết Kinh doanh hướng d ẫn bạn bước việc viết tài liệu, văn kế hoạch có hiệu cao cơng việc Bên cạnh đó, sách cịn đưa ví dụ thực tế giúp bạn có thêm kinh nghiệm việc xây dựng quản lý văn dự án kinh doanh Hy vọng sách bổ ích, cẩm nang sử dụng hàng ngày tất bạn Mời bạn đón đọc Viết K inh doanh khác c ẩ m nang Bỏ túi mà giới thiệu thời gian tới Với Cẩm nang Bỏ túi, bạn có hội để hồn thiện sống mình! CẨM NANG BỎ TÚI KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Chịu trách nhiệm xuất bản: VŨ QUỐC KHÁNH Chịu trách nhiệm thảo: HỒ THẨM Biên tập ■ Trình bày Sửa in : Trịnh Lê Nam Nguyễn Thu Hằng : Xuân Nhự : Lê Phương Chi Liên kết xuất VNN Publishing Tel: (04) 978 2095 Fax: (04) 978 0636 E m ail: pubIication@vnnpublishing.com.vn Website: www.sachharvard.com.vn In 3.000 bản, khổ 12x18 cm Công ty In 15 Giấy chấp nhận đăng ký kê hoạch xuất sô 73-2008/CXB/60-01 /ThT cấp ngày 22/01/2008 In xong nộp lưu chiểu Quí I năm 2008 ... doanh Điều hành Cuộc họp K ỹ Thuyết trình Lãnh đạo Con người Phản hồi Ỷ kiến Harvard Business School Press KỸ N Ă N G THUYẾT T R ÌN H Giải pháp chuyên nghiệp cho thách thức thường nhật Lê Anh dịch. .. Thông điệp chuyên gia 15 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH CÁC VẤN ĐỀ C B Ả N 17 Tổng quan thuyết t r ì n h 19 Nhà quản lý thuyết trình nhiều m ục đích nhiều hình thức Các hình thức thuyết trình Những... m ột thuyết trình đa số m ọi người, K ỹ Thuyết trình cung cấp cho b ạn kỹ thiết thực để đ ạt hiệu cao cho diễn thuyết C uốn sách không đưa bước n hư lên kế hoạch, chuẩn bị cho buổi thuyết trình