Lập kế hoạch và tiến hành họp hiệu quả 24 bước tạo ra thành công có ý nghĩa barbara j streibel; dương ngọc dũng dịch

t h v iẹ n ~ ĐẠI HỌC NHA TRANG Đ NANG DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ S tr 200 B Barbara J.streibel Lập kế hoạch tiến hành họp hiệu PLAN AND CONDUCT EFFECTIVE MEETINGS 24 bước tạo thành công có ỷ nghĩa T H U V IEN DAI H O C N H A T R A N G II Education 1ũ NHÀ XUẤT BẢN tổng hộp THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH “Khơng biết họp diễn lại diễn ra, rằng, dối với người tham dự: có người cho họp dài, sôi khác cho khâu tổ chức khơng toi, sơ'khác lại cảm thấy nhạt nhẽo, s ố khác khơng lịng VỚI kết cuối ” “Kỹ điểu hành họp có lẽ tài sản quan trọng ngành nghề Hầu hết nhà kinh doanh chuyên nghiệp không công nhận ảnh hưởng to lớn họp hành tổ chức nghiệp họ ” - George David Kietỉer, Chiến lược họp Barbara J.Strsibc! Người dịch : TS DƯƠNG NGỌC DŨNG Lập kế hoạch tiềm hành họp hêệu PLAN AND CONDUCT EFFECTIVE MEETINGS 24 bước tạo thành cơng có ỷ nghĩa Education NHÀ XUẤT BẢN TỔNG Hộp THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Mục lục m m trang Lời giới th iệu TỔchức họp hiệu 10 Tận dụng họp hiệu 12 Quyẽt đinh—họp hay khống 14 Ấn đinh mục tiÊu, chọn cách thức tiến hành 16 Quyết đinh cách thức đưa đ in h 18 Lên lịch h ọ p 20 Chọn lựa chuẩn b ị 22 BâTtrínơihọp .24 Phân công vai tr ò 26 Bắt đẩu h ọ p 28 Thỏa thuận nguyên tắc b ả n 30 Điều hành họp 32 Thông tin thảo lu ận 34 Hướng dẫn hướng 36 Làm việc với kiểu người 38 Đưa đ in h .40 Kết thức h ọ p 42 Đánh giá 44 Đưa biên h ọ p 46 Tiến hành cải th iên 48 Nhận biết nguyên nhân 50 Thu thâp ý k iế n 52 Đánh giá lựa c h ọ n 54 Quyết đinh lên kế hoạch 56 Họp ảo 58 Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả ♦ Lời giới thiệu cề húng ta ghét hội họp Vừa lãng p h í thời gian, vừa khơng hiệu Một ngài trưởng khoa trường đại học lớn thành p h ố ngược lại Ngài thích họp Đơn giản ngài sợ người quên m ất ngài trưởng khoa Mỗi lần vào họp chủ trì ngài tơi lại nhớ đến câu nói m ột nhà quản lý có trích dẫn sách này: “A nh yêu cầu họ mang não đến, họ khơng th ể đ ể mơng lạ i’’ (You're calling on their brains, but they c a n ’t leave their butts behind) Nói chung, ngài điều hành họp tệ hại, cịn biết “vác m ơng” vào phịng họp ngồi chờ cho hết giờ, cịn “bộ não ”thì đ ể ngồi cửa phịng Một tác giả m tơi khơng nhớ tên cồn “p h a n g ” m ạnh hơn: “Họp cách tốt đ ể không làm cả.” Cũng giống n h Peter Drucker: “Chín mươi p h ầ n trăm gọi ‘cơng tác quản lý ’ khiến cơng việc khó thitc ”Đấy Drucker nói “quản lý ”ở Mỹ nhé! Một thượng nghị sĩ p h t biểu: “Số lượng thành viên tham gia họp tối ưu zêrô ” Trường hợp tương tự n h ií khơng thiếu Đừng nghĩ chĩ cỏ quan nhà nước có họp vơ bổ lãng p h í n h Ngay cống ty tư nhân không trường hợp y chang doanh nghiệp nhà nước Lý đơn giản: hầu hết chủ doanh nghiệp tư nhân có thời làm việc cho x í nghiệp hay quan nhà nước Hơn nữa, họ cho “Họp có khó khăn gì? Vả lại, làm có sách dạy đ i họp!”Họ có lý m ột p h ầ n Ngay bây giờ, với trường lớp quản trị kinh doanh m nấm, có lóp dạyp h itơ n g p h p .họp đâu? 8+Plan And Conduct Effective Meetings Bây sách dạy họp khơng phải tượng khan nữa, không nhiều đa số chất lượng khơng cao, tồn nói chuyện lý thuyết cao xa, khó thực Tiến sĩ Barbara J Streỉbel, chuyên gia đào tạo cấp quản lý, cung cấp hướng dẫn cụ thể, ngắn gọn, dễ tra cứu, việc điều hành họp cho có hiệu Tập sách mà bạn cầm tay cơng cụ khơng thể thiếu cấp quản lý, nói nói, họ khơng thể khơng họp, họp họ mong muốn đạt đến kết định Tác giả không vạch điều thiết yếu đ ể tổ chức họp có hiệu mà thảo luận vấn đề tác phong giao tiếp, phương pháp hỗ trợ cho thành viên tham gia đóng góp ý kiến tích cực, nâng cao kỹ định cấp quản lý Nói chung, “nếu điều bạn có tay búa, tất thứ khác đời bạn nhìn thành đinh hết ’’Là cấp quản lý, bạn cần có nhiều thứ, nhiều kỹ đa dạng đ ể ứng phó hay đón đầu nhiều tình đa dạng, khơng phải tập trung vào kỹ Sách nói người quản lý cần ba kỹ năng: kỹ chuyên môn cụ thể (technical skill), kỹ tổng hợp lý thuyết (conceptual skill), kỹ quản lý người (people skỉll) Trong kỹ quản lý người kỹ lên k ế hoạch, tổ chức, điều hành họp đóng vai trị khơng nhỏ việc phát huy tiềm nhân viên, nâng cao chất lượng tư họ, thực mục tiêu chiến lược doanh nghiệp X in trân trọng giới thiệu cẩm nang bổ ích bạn đọc! TS DƯƠNG NGỌC DŨNG Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả*9 TỔ chức họp hiệu C u ộ c họp lãng phí thời gian tiền bạc - đơi lãng phí nhiều Bạn (với tư cách nhà lãnh đạo) xem sách nhỏ kim nam cho đồng để tránh lãng phí thời gian họp Lên kế hoạch tiến hành họp đắn giúp bạn tồn thể nhân viên phơ) hợp làm việc hiệu Nếu bạn làm theo nguyên tắc hướng dẫn sách nhỏ này, bạn cải thiện họp hiệu quâ Bạn đồng cảm thấy việc họp hành khơng cịn q lãng phí thời gian mà thực sự, giúp nâng cao khả tiến hành công việc Trong sách này, họp hiểu kiện bao gồm người, nội dung trình tiến hành để đạt mục tiêu Vì bân, họp trình cộng tác làm việc Và họp hiểu làm việc Với tư cách nhà lãnh đạo, bạn tổ chức hay tạo điều kiện cho nhiều kiểu họp diễn Thành phần dự họp chủ yếu nhân viên bạn, đơi có thề bao gồm nhà quản lý nhân viên khác, chí có người ngồi tổ chức bạn Suy nghĩ vậy, lên kế hoạch cho thảo luận thành thuật ngữ chung tập trung vào nội dung tổng quát họp Ở đây, từ “người tham dự” hiểu tất người có mặt họp Cách hiểu mang lại tác dụng tích cực Nó làm cho người tham dự có ý thức cống hiến 0+Plan And Conduct Effective Meetings Nghĩa người mời tham dự họp khơng đơn có mặt cho có, mà họ có quyền đóng góp ý kiến vấn đề họp Trong sách nhỏ này, hướng dãn bạn bước trình diễn họp, từ bắt đầu đến kết thúc vấn đề xa giúp bạn cân nhắc ảnh hưởng họp thất bại, yếu tố làm cho họp thất bại, đặc điểm họp thành công, phác thảo thảo luận cơng tác chuẩn bị, giải thích cách bắt đầu họp (gồm ấn định mục tiêu, phân công nhiệm vụ giao trách nhiệm) Bên cạnh đó, chúng tồi đưa hướng dãn đề xuất cho việc tiến hành họp (bao gồm cách thảo luận vấn đề nảy sinh phương pháp xử lý chúng) Kế đó, chúng tơi hướng dẫn bạn cách kết thúc họp làm để theo đuổi kết đạt Chúng đưa lựa chọn hoạt động mà người tham dự họp cộng tác để đạt hiệu thực tế Cuối cùng, đề cập đến việc sử dụng kỹ thuật họp vấn đề liên quan Cuốn sách nhỏ phác thảo nội dung tóm tắt cho họp Nếu bạn muốn có hướng dẫn hồn chỉnh hơn, chúng tơi giới thiệu đến bạn sách “Hướng dãn nhà quản lý họp hiệu quả” (McGraw-Hill, 2003) “That bại khâu chuẩn bị đồng nghĩa với việc bạn đến stf thất bại ” Benjamin Franklin Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả* 11 ; -u — A ! íỀSảỉÍỂiat » i J , U k U Ú i l fc a n to -, ĩậ/7 dụng họp hiệu hật tồi tệ nhà lãnh đạo không tận dụng họp hiệu Việc không điều tồi tệ cho nhà lãnh đạo mà cịn cho tồn thể nhân viên tổ chức Tại lại thế? Vì khơng tận dụng họp hiệu nghĩa không tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả tiềm tàng họ, ngược lại cịn lãng phí thời gian sức lực họ Nó cho thấy yếu cơng tác quản lý nhân sự, thời gian nguồn lực khác Nó ảnh hưởng đến nghiệp bạn ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên họ cảm thấy họp hành lãng phí thời gian, sức lực đưa họ xa rời “công việc thực” Hơn nữa, tác động tới mơi trường làm việc cho thấy nhà lãnh đạo không thiết tha thực công việc hiệu thiết thực Những họp thất bại lãng phí thời gian, tài nguồn lực khác Hơn nữa, chúng cịn ảnh hưởng đến mơi trường làm việc vãn hóa doanh nghiệp tổ chức Và tin tức không hay họp thất bại lọt ngồi tổ chức, chúng làm suy giảm hình ảnh tổ chức Trên hết điều nói lên điều: quản lý thất bại Những lợi ích họp thành cơng gì? Sau điều bạn làm họp: ♦ Chia sẻ thông tin - học hỏi lãn (từ nhân viên) bối cảnh cho phép chí khuyên khích tương hỗ ♦ Trả lời câu hỏi ♦ Đặt câu hỏi ♦ Thảo luận vấn đề quan trọng đạt đến định cuối 12+Plan And Conduct Effective Meetings ZI Nhận biết nguyên nhân #V ếu bạn tổ chức họp để giải vấn đề, bước nhận biết nguyên nhân Hai cách nhận biết nguyên nhân hữu hiệu phương phảp p h â n tích lặp lặp lại câu hỏi phương pháp p h â n tích nguyên nhân kết Phương pháp phân tích lặp lặp lại câu hỏi đơn giản Chỉ cần hỏi “Tại sao?” vấn đề, sau hỏi “Tại sao?” câu trả lời, kế hỏi “Tại sao?” câu trả lời kế tiếp, tìm nguyên Ví dụ: “Tại nộp báo cáo trễ?” “Vì tơi gặp khó khăn đánh máy vi tính.” “Tại bạn gặp khó khăn đánh máy vi tính?” “Vì tơi khơng thể tìm bâng viết tay.” “Tại bạn khơng thể tìm bảng viết tay?” “Vì để lung tung.” “Tại để lung tung?” “Vì khơng có chỗ cố định để cất chúng.” Kỹ thuật dành cho phương pháp phân tích lặp lặp lại câu hỏi thường có năm câu hỏi ứng với năm mức độ khác Phương p h p p h â n tích ngun nhân kết hữu ích mn nhận biêt vấn đề cho thấy liên quan nguyên nhân cấu trúc mối quan hệ 0+ P la n And Conduct Effective Meetings Trước tiên, định rõ vấn đề Vẽ đường ngang Kết thúc vấn đề (kết quả) Sau đó, nhận diện nguyên nhân (hay gọi nguyên nhân trực tiếp) Đối với nguyên nhân chính, vẽ đường chéo từ bên mép đường ngang ghi nguyên nhân Nếu ngun nhân kết nguyên nhân thứ hai, để nguyên nhân thứ hai đường ngang xuất phát từ đường chéo nguyên nhân Đối với nguyên nhân nguyên nhân thứ hai (tức nguyên nhân thứ ba), vẽ đường chéo từ đường ngang nguyên nhân thứ hai Sau ba gợi ý sử dụng kỹ thuật trên: Tạo khơng khí thoải mái: Đơi việc chọn kỹ thuật dụng cụ thích hợp cho mục tiêu cịn cần đến yếu tố khác Ví dụ: bạn cần môi trường phù hợp Người tham dự cảm thấy thoải mái sẵn sàng tham gia vào hoạt động Người điều hành bắt đầu cách giải thích quy tắc Quan trọng hơn, đặc biệt hoạt động mang đến suy nghĩ nghiêm túc sáng tạo, để người tham dự cảm thấy tự đưa đề xuất thể quan điểm Nắm vững kỹ thuật: Bạn phải biết cách sử dụng biết nên sử dụng chúng Nghĩa nắm kỹ thuật dụng cụ giúp bạn hoàn thành mục tiêu phù hợp với tình cụ thể Điều rõ ràng Nhưng có số người lạí hay lạm dụng kỹ thuật dụng cụ Khuyến khích ủng hộ suy nghĩ: Khi nhận biết nguyên nhân, người có xu hướng sử dụng kế hoạch có tổ chức phương pháp, tài liệu, máy móc, nhân sự, địa điểm, thủ tục, sách hay mơi trường, nhà cung cấp, hệ thống, kỹ Các kỹ thuật dụng cụ hữu ích lãng phí thời gian cơng sức Điều phụ thuộc vào mức độ bạn chọn cách bạn sử dụng dụng cụ kỹ thuật phù hợp với nhu cầu Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả*5 Thu thập ý kiến r ì hoạt động hiệu quâ giúp nảy sinh ý tưởng động não (phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể để giải vấn đề) vẽ sơ đồ trí tuệ Động não thúc đẩy sáng tạo cách phân biệt rõ ranh giới sáng tạo khả phân tích Mục đích động não làm phát sinh nhiều ý tưởng Người điều hành giải thích chủ đề, người tham dự suy nghĩ chốc lát, sau kêu gọi người bày tỏ ý kiến chủ đề Người tham dự đóng góp ý kiến theo thứ tự người một, người khơng có ý kiến cho qua Khi người phát biểu ý kiến xong, lúc họp kết thúc Hoặc, người tham dự trình bày ý kiến lúc họ khơng cịn để đóng góp Chủ tọa nên giải thích bắt người tuân thủ theo nguyên tắc sau: ♦ Cảm thấy hoàn toàn thoải mái đóng góp ý kiến ♦ Tơn trọng lẫn ♦ Khơng cơng kích ý kiến ♦ Không cắt ngang ♦ Xây dựng cho ý kiến thêm hồn chỉnh ♦ Tập trung vào chủ đề Sau động não, dành thời gian nghỉ giải lao để người lấy lại tinh thần sức lực chuẩn bị cho q trình phân tích vấn đề 2+ P la n And Conduct Effective Meetings Vẽ sơ đồ trí tuệ giúp nhóm nhanh chóng dễ dàng nắm ý kiến phức tạp Hơn nữa, giúp hiển thị rõ ràng ý kiến Do đó, giúp người tham dự nhận biết toàn thể mối quan hệ ý kiến Hãy chọn ý kiến trung tâm hay ý niệm chung làm điểm bắt đầu Người ghi chép có nhiệm vụ viết ý kiến bảng trắng Từ ý kiến trung tâm, người điều hành kêu gọi người phát biểu ý kiến Người tham dự tự bày tỏ ý kiến Người ghi chép ghi nhận lại toàn ý kiến đóng góp bảng trắng xuất phát từ ý kiến trung tâm Mỗi ý kiến nên viết ngắn gọn: một, hai từ hay chữ viết tắt Nếu có ý kiến liên quan đến ý kiến khác khơng liên quan đến ý kiến trung tâm người ghi chép thể nhánh riêng xuất phát từ ý kiến liên quan với Trong trường hợp diện tích dành cho ý kiến sơ đồ dày đặc, người ghi chép nên chia nhánh ý kiến thành sơ đồ riêng Vẽ sơ đồ trí tuệ phương pháp mang tính khám phá theo sau phương pháp phân tích Sau ba gợi ý giúp thực phương pháp động não tốt hơn: Bắt đẩu im lặng: Nếu thành viên có chiều hướng im lặng, để họ “động não im lặng” Người tham dự cần thời gian để nghiềm ngẫm vấn đề Sau đó, người đưa ý kiến mình, lúc động não tự nảy sinh HỖ trợ người ghi chép: Nếu nhóm sử dụng sơ đồ cấu trúc giúp người ghi chép dễ dàng thực công việc Mỗi người tham dự viết ý kiến giấy người ghi chép việc trình bày chúng bảng trắng Tạo khơng khí thoải mái: Phương pháp động não phát huy tác dụng hiệu người tham dự cảm thấy thoải mái Để khuyến khích đóng góp ý kiến, ngăn chặn ý kiến cơng kích hay phân bác ý kiến đóng góp người khác “Làm dịu ý kiến dội dễ nghĩ ý kiến môi ” Alex F Osborn Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả+53 Đánh giá lựa chọn S a u nhóm trí ý kiến đóng góp, bước k ế tiếp xếp, phân tích đánh giá chúng Sơ đồ th ể mối quan hệ kỹ thuật dùng để xếp ý kiến, khái niệm hay vấn đề Người tham dự trình bày đề mục mảnh giấy nhỏ Sau đó, họ đưa đề mục lên bâng trắng, lên tường hay lên bàn âm thầm xếp chúng thành cụm hợp logic đến trí Nếu đề mục đặt thành hai cụm khác nhau, thành hai Chủ tọa đọc đề mục theo cụm yêu cầu nhóm đặt tiêu đề cho cụm đề mục (tiêu đề thường có hay từ ) Nhóm kết hợp cụm đề mục tương tự hay phân chia cụm đề mục lớn Sau đó, người tham dự thảo luận cụm đề mục mối quan hệ chúng PM1 công cụ đơn giản để cân nhắc ý kiến thuận chống (đồng ý phản đối) hay lựa chọn khác Người ghi chép vẽ ba cột đặt đầu đề “Cộng” (Plus: p), “Trừ” (Minus: M) “Có quan tâm” (Interesting: I) Sau đó, người tham dự định mức độ lựa chọn - tích cực, tiêu cực hay khác (“Có quan tâm”) Điều quan trọng số điểm dành cho cộng hay trừ, chiếm ưu Nếu chưa tìm kết cuối cùng, tiếp tục Các thành viên xem xét số điểm cho Cộng hay Trừ Sau đó, xem xét tiếp số điểm dành cho “Có quan tâm” Nếu thảo luận chưa thể đưa định, nhóm so sánh tổng số điểm để đưa định cuối + Plan And Conduct Effective Meetings cấu tníc kiểu ma trận nỗ lực-ảnh hưởng hay kiểu mắt lưới, phương pháp phân tích quan hệ vốn lãi theo sơ đồ đơn giản hóa Bạn sử dụng cấu trúc tiêu chuẩn cao đề đưa định dựa nỗ lực (thời gian, tiền bạc, khó khăn) mà bạn nhân viên cần để thực hành động bạn mong chờ đạt hiệu thực giả bạn có nhiều lựa chọn Trước tiên, nhóm định vấn đề quan trọng hơn, nỗ lực ảnh hưởng Sau đó, người ghi chép vẽ đường ngang - ảnh hưởng vẽ theo hướng đường ngang - đường dọc giao - nỗ lực vẽ theo hướng đường dọc Nhóm xếp lựa chọn theo hai hướng dọc ngang Kế đó, nhóm để lựa chọn bốn góc sau: nỗ lực ít, ảnh hưởng nhiều; nỗ lực nhiều, ảnh hưởng nhiều; nỗ lực ít, ảnh hưởng ít; nỗ lực nhiều, ảnh hưởng Sau ba gợi ý cách xử lý ý kiến phát sinh nhóm: xếp ý kiến: Sử dụng sơ đồ mối quan hệ Đây cách tốt giúp phát chủ đề vấn đề Phân tích lựa chọn: Sử dụng PMI Đây cách tốt để tìm ý kiến tích cực tiêu cực Đánh giá lựa chọn: Sử dụng cấu trúc kiểu ma trận nỗ lựcảnh hưởng, cấu trúc cho thấy nhân tố phức tạp đường kết thúc “CĨ lẽ khía cạnh thúc đẩy để tạo tương tác tốt có vai trị quan trọng bị nhãng nhiều mời ơự họp cá nhân đưa viên cảnh khác nhau, đóng góp nhiều kinh nghiệm có lối suy nghĩ khác ” Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả♦ 5 Quyết định lên kếhoạch V ạt định mà thành viên tán thành ủng hộ dễ Phương pháp p h â n tích kiểu m lưới phương pháp đặc biệt hiệu họp nảy sinh nhiều lựa chọn tiêu chuẩn Người ghi chép vẽ lên mạng lưới, liệt kê lựa chọn theo hàng ngang tiêu chuẩn theo hàng dọc Người tham dự định tiêu chuẩn quan trọng Người ghi chép đặt đầu đề theo mức độ quan trọng tiêu chuẩn Sau đó, người ghi chép đánh số thứ tự mức độ lựa chọn cho tiêu chuẩn từ (không tốt) đến (rất tốt) ghi nhận đánh giá người tham dự ô nhỏ Kế tiếp, người ghi chép nhân mức độ tùy theo đánh giá để tính điểm cho Cuối cộng toàn số điểm cho lựa chọn Phương pháp bỏ ph iếu theo số đông phát huy tác dụng bạn gặp khó khăn việc xếp hạng tiêu chuẩn Người ghi chép đưa lựa chọn Người điều hành định xem người tham dự bỏ phiếu Đối với lựa chọn, người tham dự biểu theo hình thức giơ tay Người ghi chép đếm số lượng Sau đó, bạn xếp lựa chọn theo số lượng phiếu Phương p h p dùng kỹ thuật nhóm danh nghĩa hữu hiệu trường hợp muốn tìm ý kiến hay giải pháp đặt chúng làm ưu tiên + Plan And Conduct Effective Meetings Người điều hành nêu vấn đề, người ghi chép viết chủ đề bảng Sau đó, người tham dự phát biểu ý kiến người ghi chép ghi nhận lại ý kiến Bước tiếp theo, người điều hành đọc lớn ý kiến đóng góp đảm bảo người nắm ý kiến Nhóm kết hợp ý kiến giôhg tất thành viên đồng ý Người điều hành đưa người tham dự năm mẩu giấy nhỏ Trên mẩu giấy, người viết lên ý kiến đóng góp tự cân nhắc ý kiến tốt tự cho điểm từ đến năm theo thứ tự ý kiến hay dở góc phải mẩu giấy Người điều hành thu giấy lại, trộn chúng lên sau đọc lớn số điểm Trên bảng, người ghi chép ghi nhận số điểm Sau đó, người điều hành cộng điểm lại người ghi chép ghi số điểm tổng bảng Sau ba gợi ý thêm hình thức đưa định dựa lựa chọn: Đừng để sô' lượng nhãn tô' định: Phương pháp phân tích theo mạng lưới để phân tích Bạn nên thảo luận lựa chọn cuối để đảm bảo lựa chọn tốt Sắp xếp phù hợp với tình huống: Trong hình thức bỏ phiếu theo đa số, thường xảy trường hợp số lượng phiếu cho lựa chọn chiếm 1/3 Trong tình này, bạn đề nghị kết xa hay thảo luận thêm Dùng kỹ thuật nhóm danh nghĩa: Kỹ thuật giúp câi thiện thảo luận Nó tạo hội ngang cho người tham dự Nó thúc đẩy người thụ động tham gia đóng góp ý kiến Bên cạnh đó, giúp nhóm đạt định nhanh “CĨ câu nói quen thuộc: “Nếu có mật búa, việc giơhg nhưcái đính.” Nếu bạn sử dụng dụng cụ hay kỹ thuật nhất, đôl bạn gặp sai lẩm ” Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả*5 Hop o T rong cuụn sõch ny, cuục hop dỹỗfc hiëu mot sü kiên bao gôm ngüài, nôi dung quâ trinh tiên hành dê dat mue tiêu Quan niêm cuôc hop düdc mô rông nhu thê' cho thây co câc thay doi vê each thûc moi ngüài giao tiê'p công tac vài Thâm chi, moi nguôi vân co the hop ho không co mât Bàng viêc mô rông khâi niêm nhü dâ dàt nhiêu suy nghï khâc biêt vê viêc hop hành cho nguôi tham dut Bât kÿ su" dung kÿ thuât no cỹng co thộ lm choõng ngỗfp Vợ võy, hõy tâp trung vào diêu gi ban cho y nghïa nhàt vê ba yêu tô sau: ♦ Ban không thê khâc phuc nhüng han chê' nào? ♦ Ban bô phi dieu gi dé co difưc siï mai cc hop? ♦ Ban làm thê" dë bù dâp cho sur mât mât do? Nhô kÿ thuât hop âo, ban co thê mang moi ngtiôi dên gàn cuôc hop (nhüng ngüôi làm viêc ô nhüng dia diëm thài gian khâc nhau) Ngoài ra, kÿ thuât cüng giüp ban tiêt kiêm thài gian, giâm chi phi, han chê' tô'i da câc bât loi dat hiêu quâ Cuôc hop âo co thê giüp ban nhanh chong dat mue tiêu vi chung doi hôi sü tâp trung tinh kÿ luât hdn Chung cüng giüp giâm tinh trang hop tac hoa Ngồi ra, hop âo giüp ngüơi tham dü nhin nhân vân dê khâch quan hdn vi ho không càm thây bâ't tien co sü hiên diên cüa nhüng ngüài khâc nhu nhüng cuôc hop gâp gd mât dô'i mât + Plan And Conduct Effective Meetings Tuy nhiên, họp ảo củng có nhiều bất lợi Bất lợi rỗ khác biệt động nhóm cá nhân Họp ảo phát huy tác dụng hiệu nhóm nhỏ, chúng gặp khó khăn có nhiều người tnam dự, chúng đòi hỏi kỹ thuật tương tác Sử dụng kỹ thuật họp ảo để gặp gỡ hay tránh họp hành, đưa ba gợi ý sau: Tập trung vào mục tiêu, người trình: Để đánh giá cách sử dụng kỹ thuật họp ảo để gặp gỡ hay tránh họp hành, bạn xem họp bình thường: định mục tiêu, người tham dự cần thiết chọn phương thức thích hợp Làm phép tính: Trong khảo sát, lãnh đạo cấp cao cho biết 56% họp thức mang lại lợi ích cịn 25% phát huy tác dụng họp qua điện thoại, thư báo, e-mail Vì vậy, xem xét: tỉ lệ phần trăm họp công ty bạn đạt bao nhiêu? Bạn sử dụng kỹ thuật để họp thành công mong muốn? Cân nhắc yêu cẩu cần thiết: Nhân viên bán hàng hay nhân viên kỹ thuật đưa yêu cầu thiết bị ứng dụng hay hệ thống Điều quan trọng yêu cầu cần xem xét dựa vào nhu cầu tâm lý, tình cảm mơi trường xung quanh nhân viên Họ cần sử dụng kỹ thuật họp ảo? Câu trả lời vấn đề khơng có sẵn trang Web hay tập quảng cáo mà chúng khả nhận biết bạn nhân viên văn hóa doanh nghiệp bạn “Nhiều lựa chọn gẫy nhiều khó khăn cho bạn Hãy nhớ khơng kỹ thuật đảm bảo họp thành cơng hồn toàn ” Lập Kế Hoạch Và Tiền Hành Họp Hiệu Quả+ “Người lãnh đạo xuất sắc người khơng có điểm yếu, mà người có điểm mạnh rõ ràng Chìa khố để phát triển lãnh đạo xuất sắc xây dựng điểm mạnh ” CẨM NANG DÀNH CHO NHÀ QUẦN LỶ (25 sách giúp bạn trở thành nhà quản lý giỏi) Các đề xuất giới thiệu ăn khách PERSUASIVE PROPOSALS AND PRESENTATIONS - Heather Pierce 24 học dành cho người thành đạt Tài dành cho nhà quản lý không chuyên FINANCE FOR NON-FINANCIAL MANAGERS - Katherine Wagner 24 học để hiểu đánh giá khả tài cơng ty Quản lý vào thời điểm diễn thay đổi MANAGING IN TIM ES OF CHANGE - Michael D Maglnn 24 công cụ dành cho nhà quản lý, cá nhân nhóm Xây dựng quan hệ để thành công nghiệp NETWORKING FOR CAREER SUCCESS - Diane Darling 24 học để làm quen với người bạn cần Thuật lãnh đạo trước tình hhg LEAD ERSHIP WHEN THE HEAT’S ON - Danny Cox 24 học quản lý công việc đạt hiệu cao Phong cách Jack Welch THE WELCH WAY - Jeffrey A Krames 24 học từ CEO tập đoàn lớn giới General Electric Khích lệ nhân viên th ế HOW TO MOTIVATE EVERY EMPLOYEE - Anne Bruce 24 chiến thuật chứng minh nhằm nâng cao suất lao động nơi làm việc Những nguyên tắc Lombardi THE LOMBARDI RULES - Vince Lombardi, Jr 26 học từ vị huấn luyện viên vĩ đại nhâ't giới Vince Lombardi Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả♦ Cẩm nang dành cho nhà quản lí THE NEW MANAGER’S HANDBOOK - Morey stettner 24 học để làm chủ vai trò bạn 10 Những nguyên tắc Powell THE POWELL PR IN CIPLES - Oren Harari 24 học rút từ đời nhà lãnh đạo kiệt xuất Colin Powell 11 Cẩm nang dành cho nhân viên kinh doanh THE SA LE S SU CCESS HANDBOOK - Linda Richardson 20 học cách gợi mở kết thúc thương vụ thời đại ngày 12 ứng xử với người khổ chịu DEALING WITH DIFFICULT PEOPLE - Rick Brinkman, Rick Kirschner 24 học khơi gợi điểm mạnh người 13 Tại khách hàng không làm điều bạn muốn WHY CUSTOMERS DON’T DO WHAT YOU WANT THEM TO DO Ferdinand Fournies 24 giải pháp khắc phục vấn đề bán hàng thường gặp 14 Làm th ế đề trở thành nhà quản lý giỏi HOW TO BE A GREAT COACH - Marshall J Cook 24 học để khơi dậy khả sáng tạo nhân viên 15 Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu MAKING TEAM S WORK - Michael Maginn 24 học để làm việc cách thành công 16 Phương pháp quản lý hiệu suất công việc HOW TO MANAGE PERFORMANCE - Robert Bacal 24 học để cải thiện hiệu suất làm việc nhân viên Kim nam để nâng cao hiệu suất công ty 17 Cẩm nang cho nhà lãnh đạo THE HANDBOOK FOR LEA D ER S - John H Zenger and Joseph Folkman 24 học dành cho nhà lãnh đạo kiệt xuất 18 Quản lý dự án PROJECT MANAGEMENT - Gary R Heerkens 24 học để giúp bạn thành công dự án + P ìa n And Conduct Effective Meetings 19 Sáu sigma dành cho nhà quản lý SIX SIGMA FOR MANAGERS - Greg Brue 24 học việc nắm bắt vận dụng nguyên tắc sáu Sigma tổ chức 20 Tổ chức công việc hiệu GETTING ORGANIZED AT WORK - Ken Zeigler 24 học đặt mục tiêu, lập ưu tiên quản lý thời gian thân 21 Nhân tô' mang tên Ghosn THE GHOSN FACTOR - Miguel Rivas - Mlcoud 24 học sáng tạo từ Carlos Ghosn - CEO công ty đa quốc gia thành đạt 22 Cách hoạch định thực thi chiến lược HOW TO PLAN AND EXECUTE STRATEGY - Wallace Stettinius 24 bước để thành công chiến lược công ty 23 Lập kết hoạch tiến hành họp hiệu PLAN AND CONDUCT EFFECTIVE MEETINGS - Barbara J strelbel 24 bước tạo thành cơng có ý nghĩa 24 Đàm phán thành công NEGOTIATE YOUR WAY TO SUCCESS - Steven p Cohen 24 bưđc xây dựng thỏa thuận 25 Kỹ giao tiếp ưu COMMUNICATE EFFECTIVELY - Lanl Arredondo 24 học để giao tiếp hiệu ưong công việc hàng ngày Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả* 65 CẨM NANG DÀNH CHO NHÀ QUẦN LÝ LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN HÀNH HỌP HIỆU QUẢ 24 bước tạo thành cơng có ý nghĩa Barbara J S treibel Người dịch: TS DƯƠNG NGỌC DŨNG C hịu trách nhiệm xuất bản: NGUYỄN T H Ị TH ANH HƯƠNG Biên tập Sửa in T rìn h bày Bìa TRƯỜNG THI HƯƠNG N H IÊN TRƯNG KHẢI Đ Ỗ H IẾU NHÀ XUẤT BẢN TỔNG HỢP TP H CHÍ MINH 62 Nguyễn Thị Minh K hai ' Q.1 ĐT: 8225340 - 8296764 - 8247225 - 8296713 - 8223637 Fax: 08.8222726 - Email: nxbtphcm @ vnn.vn Thực hiện: TRUNG TÂM PHÁT HÀNH - TƯ VẤN & DỊCH vụ XUẤT BẢN 62 Nguyễn Thị Minh Khai, Q.1, TP.HỔ Chí Minh - ĐT: 8277326 Fax: 08.8222726 - Email: ttph-nxbtphcm@vnn.vn In lần thứ 1, số lượng 3.000 Khổ 15 X 23cm Xí nghiệp in FAHASA, 774 Trường Chinh, p 15, Q T â n Bình, TP.HCM Số xuất 115-08/CXB/40-07/THTPHCM ngày 29-01-2008 In xong nộp lưu chiểu tháng 3-2008 ... đánh giá họp chìa khóa để có họp thành cơng ” Peter R Scholtes, Brain L Joiner Barbara J Streibel, SỔ tay làm việc nhóm Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả* 4 m Đưa biên họp El iên họp tài liệu... J. Strsibc! Người dịch : TS DƯƠNG NGỌC DŨNG Lập kế hoạch tiềm hành họp hêệu PLAN AND CONDUCT EFFECTIVE MEETINGS 24 bước tạo thành cơng có ỷ nghĩa Education NHÀ XUẤT BẢN TỔNG Hộp THÀNH PHỐ HỒ CHÍ... thiết lập văn hóa đa dạng, đó, người tham ơtf cơhg hiến để họp thành công ” Eli Mina Lập Kế Hoạch Và Tiến Hành Họp Hiệu Quả* 2 Bắt đầu họp IV ế ủ chủ tọa, bạn nên đến phòng họp sớm để kiểm tra thứ