LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNVỚI PROJECT 2002 BÀI 1: “CÁC KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ, CÁC TÍNH NĂNG” Microsoft Project 2002 Kế hoạch và tiến độ Khi xây dựng một công trình phải thực hi
Trang 1LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
VỚI PROJECT 2002
BÀI 1:
“CÁC KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH
VÀ TIẾN ĐỘ, CÁC TÍNH NĂNG”
Microsoft Project 2002
Kế hoạch và tiến độ
Khi xây dựng một công trình phải thực hiện rất nhiều
các quá trình xây lắp liên quan chặt chẽ với nhau
trong một không gian và thời gian xác định với tài
nguyên có giới hạn
Như vậy mục đích của việc lập tiến độ là thành lập
một mô hình sản xuất, trong đó sắp xếp việc thực
hiện các công việc sao cho bảo đảm xây dựng
công trình trong thời gian ngắn, giá thành hạ và
chất lượng cao
Tiến độ trong mỗi giai đoạn xây dựng được khai
thác nhằm đạt được những kết quả sau:
¾ Trước khi khởi công:
Cung cấp một dự trù về mặt thời gian thực
hiện của mỗi công tác trong kế hoạch cũng
như thời gian hoàn thành toàn bộ dự án
Xác định tốc độ thực hiện kế hoạch
Tạo cơ sở cho những người quản lý làm việc
với các nhà thầu phụ, cấp dưới,…
Xác định nhu cầu về nhân lực, vật tư, máy móc
và tiền bạc ở những thời điểm xác định
Trang 2Microsoft Project 2002
¾ Trong quá trình xây dựng:
Cho phép người quản lý chuẩn bị những
vấn đề về tài nguyên, thời điểm then
chốt của kế hoạch,…
Dự trù được những ảnh hưởng tới kế
hoạch khi thay đổi hoặc trì hoãn công
tác.
Hỗ trợ việc sắp xếp, cung cấp tài nguyên
Microsoft Project 2002
¾ Sau khi hoàn thành việc xây dựng
Cho phép quan sát trở lại và phân tích
dự án dựa theo thực tế đã thực hiện
Rút ra được những kinh nghiệm khi dự
trù và hoàn thiện hơn những kế hoạch
tương lai
GIỚI THIỆU
zMicrosoft Project 2002: là phần mềm
của hãng Microsoft chuyên dụng trong
vấn đề lập và quản lý dự án với nhiều
tính năng nổi trội: giao diện thân thiện,
dễ dùng, công cụ xử lý đa dạng,
được ứng dụng trong nhiều ngành
nghề: Kinh tế, Nông-Lâm nghiệp, xây
dựng dân dụng, cầu đường, thủy lợi,
Trang 3Microsoft Project 2002
Giới thiệu về MS Project 2002
Tuy nhiên, Microsoft Project 2002 chỉ là một công cụ để
người quản lý dự án sử dụng, nó không thể thay chúng
ta quản lý dự án cũng như thực hiện các công việc sau:
MS Project không thể tạo ra các công tác
MS Project không thể tạo ra các quan hệ logic giữa
các công tác
MS Project không biết được thời hạn thực hiện của
mỗi công tác
MS Project không có khả năng biết tài nguyên gì cần
gán cho mỗi công tác.
Do đó, để lập kế hoạch và quản lý một dự án chúng ta cần
chuẩn bị tốt các dữ liệu này cũng như các thông tin liên
quan khác đối với dự án
Microsoft Project 2002
Các công việc cần chuẩn bị trước
zCông việc cần thực hiện là công việc gì
zCông việc cần thực hiện trong thời gian bao lâu
zƯớc lượng thời gian hoàn thành
zThời gian bắt đầu và kết thúc
zDanh sách các công việc có trong dự án
zMức độ ưu tiên và các ràng buộc công việc
zThứ tự thực hiện và các mối quan hệ giữa chúng
zTài nguyên thực hiện và dự định phân bổ
zCác loại chi phí: nhân công, máy móc,
MS Project là công cụ vô giá:
zTổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án
zLên lịch công tác từng ngày, tuần, tháng
zChỉ định các tài nguyên và chi phí cho công tác
zĐiều chỉnh kế hoạch, chuẩn bị các báo cáo
zGiám sát việc thi hành dự án
zĐánh giá tài chính dự án
zLập và in ấn các loại báo cáo, biểu đồ tiến độ
Trang 4Microsoft Project 2002
Kết quả thu được khi sử dụng Project
z Phát triển một kế hoạch tốt hơn trong dự án
z Dự trù, tính toán các tài nguyên của dự án dễ dàng hơn
và đáng tin cậy hơn
z Phát hiện các mâu thuẫn và các vướng mắc khi lập kế
hoạch
z Thông tin kế hoạch đến các thành viên khác trong dự án
nhanh chóng
z Theo dõi tiến trình và phát hiện các khả năng tiềm tàng
của dự án.
Microsoft Project 2002
Các từ khóa tiếng Anh trong MP2002
zTask: Công việc
zDuration: thời gian thực hiện công việc
zStart/Finish: Ngày tháng bắt đầu/kết thúc
zPredecessors: Công tác đi trước
zSuccessors: Công tác đi sau
zTask List: Danh sách các công việc
zResource: Tài nguyên hoặc nhân lực, vật lực
zCalendar: Dạng lịch
zWork: Số giờ công để thực hiện các công việc
zUnit: Đơn vị sử dụng tài nguyên
zMilestone: Các mốc công tác có Duration=0
zRecurring Task: Công việc có tính lặp đi, lặp lại
zSchedules: Lịch trình của dự án
zStd.rate: Giá chuẩn
zOvr.rate: Giá ngoài giờ
Các từ khóa tiếng Anh trong MP2002
Trang 5Microsoft Project 2002
Các khái niệm về lập & q.lý dự án
zDự án: là một quá trình các công việc có liên
quan đến nhau, được thực hiện nhằm đạt được
mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về
thời gian, tài nguyên, ngân sách
zQuản lý dự án: là một quá trình lập kế hoạch,
tổ chức thực hiện, lãnh đạo kiểm tra các công
việc và nguồn lực để hoàn thành đúng mục tiêu
tiến độ đã định
Microsoft Project 2002
Lập và quản lý tiến độ dự án
zTiêu chuẩn đánh giá QLDA:hoàn thành theo đúng
tiến độ, các công tác đạt chất lượngvàchi phí thực
hiện dự án là thấp nhất
zCác bước cần thực hiện:
–Phân tích công nghệ xây dựng công trình
–Lập biểu danh mục công tác sẽ tiến hành
–Xác định khối lượng công việc, chọn biện pháp kỹ
thuật
–Xác định các chi phí, thời gian
–Lập tiến độ ban đầu, so sánh và tối ưu
–Lập các bảng và In ấn kết quả
Lập và quản lý tiến độ dự án
zTại sao dự án bị thất bại:
¾Khả năng của đơn vị thực hiện có hạn.
¾Hoạch định quá nhiều công việc trong thời
gian ngắn
¾Tài chính quá lớn so với khả năng.
¾Không đáp ứng được tài nguyên cho dự án.
¾Dự án thực hiện không đúng tiến độ.
Trang 6Microsoft Project 2002
Các dạng tiến độ
zLập tiến độ theo sơ đồ ngang (Gantt
Chart)
zLập tiến độ theo sơ đồ mạng (Network
Diagram)
– Phương pháp đường Gantt CPM (Critical Path
Method) -được phát triển trong những năm
1957-1958 bởi công ty Remington Rand và DuPont
– Phương pháp kỹ thuật ước lượng và kiểm tra dự
án PERT (Program Evaluation and Review
Technique) – được phát triển gần cùng thời điểm
bởi Booze, Hamilton, Allen
Microsoft Project 2002
Sơ đồ ngang Gantt Chart
thời gian được biểu diễn bằng các thanh
công tác dưới dạng biểu đồ ngang
– Đơn giản, trực quan,dễ nhận biết các công việc
– Không thấy rõ được công việc nào là trọng tâm
(công việc gantt), mối quan hệ về công nghệ
– Không thuận tiện cho phân tích đánh giá các chỉ
số, không bao quát được các công trình phức
tạp, khó tìm ra nguyên nhân khi có sự cố,
Sơ đồ mạng (Network Diagram)
z Toàn bộ khối lượng các công tác của một dự án
được xác định một cách logic theo trình tự kỹ thuật
và mối quan hệ về tổ chức sản xuất, ấn định thời
gian thực hiện và tối ưu hóa kế hoạch đề ra
z Phương pháp đường găng CPM
– Sử dụng mô hình xác định, thời gian các hoàn thành mỗi
công việc là hằng số
z Phương pháp PERT
– Sử dụng mô hình xác suất, theo đó thời gian hoàn thành
