Lập kế hoạch và tiến độ dự án

Lập kế hoạch và tiến độ dự án LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1 NỘI DUNG Vai trò và chức năng của việc lập kế hoạch dự án Các kỹ thuật và công cụ cơ bản để lập kế hoạch và tiến độ dự án 2 1 Chương

Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN NỘI DUNG ƒ Vai trò chức việc lập kế hoạch dự án ƒ Các kỹ thuật công cụ để lập kế hoạch tiến độ dự án Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án CÂU HỎI THẢO LUẬN Để dự án thành công có thiết phải lập kế hoạch không? Tại sao? TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH? ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ Đảm bảo đạt mục tiêu Đảm bảo trình tự công việc Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực Giúp việc kiểm soát theo dõi Tăng cường giao tiếp/ phối hợp Khuyến khích, động viên Huy động vốn Cung cấp liệu Hầu hết khó khăn dự án gặp phải thiếu kế hoạch lập kế hoạch không Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án CAÙC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Xác định mục tiêu Làm chi tiết thiết kế dự án Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch tài & nguồn lực Lập tiến độ Kế hoạch kiểm soát CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS) ƒ WBS công cụ QLDA quan trọng sở cho tất bước lập kế hoạch kiểm soát ƒ WBS phương pháp xác định có hệ thống công việc dự án cách chia nhỏ dự án thành công việc nhỏ dần với mục đích: đích: – Tách dự án thành công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn – Xác định tất công việc – Ước tính nguồn lực, thời gian, gian, chi phí yêu cầu kỹ thuật khác cách hệ thống g – Phân chia trách nhiệm cụ thể hợp lý Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án WBS DẠNG SƠ ĐỒ KHỐI Cấp TPTWSSP Cấp Cấp PHAP A B Cấp nước C D Thoát nước E F WBS DẠNG LIỆT KÊ 1.0.0 DA THỨ BA CẤP NƯỚC VÀ VỆ SINH CÁC THỊ XÃ, THỊ TRẤN (TPTWSSP) 1.1.0 Các công tác khởi đầu 1.1.1 Thành lập PCU PPMU 1.1.2 Thương lượng vay vốn 1.1.3 Lựa chọn định tư vấn giám sát thiết kế 1.1.4 Hỗ trợ định hướng DA 1.2.0 Chương trình nhận thức sức khỏe tỉnh (PHAP) 1.2.1 Thành lập thiết kế PHAP 1.2.2 Chuyển giao PHAP 1.2.3 Chương trình tín dụng vệ sinh 1.3.0 Cấp nước 1.3.1 Thu hồi đất 1.3.2 Khảo sát (địa hình, địa chất, kiểm định nước … 1.3.3 Chương trình UFW 1.3.4 Điều tra/kiểm định mạng cấp nước 1.3.5 Thiết kế chi tiết hệ thống cấp nước 1.3.6 Hợp đồng đấu thầu cạnh tranh quốc tế ICB 1.3.7 Hợp đồng đấu thầu cấp nước cạnh tranh8 nước LCB Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án WBS DẠNG LIỆT KÊ 1.0.0 DA THỨ BA CẤP NƯỚC VÀ VỆ SINH CÁC THỊ XÃ, THỊ TRẤN (TPTWSSP) 1.4.0 Thoát nước vệ sinh (D & S) 1.4.1 Thiết kế chi tiết công trình D & S 1.4.2 Hợp đồng đấu thầu cạnh tranh nước LCB 1.4.3 Cải thiện D & S 1.4.4 Các hoạt động vệ sinh khu vực tư công nước 1.5.0 Xây dựng lự hỗ trợ thực 1.5.1 Thiết kế chương trình đào tạo đào tạo thức 1.5.2 Đào tạo nơi làm việc NHẬN DẠNG MỘT WBS TỐT Một gói công việc xác định rõ ràng có đặc điểm sau: sau: – Chất lượng mức độ hoàn thành đo cách dễ dàng g – Nó có kiện bắt đầu kết thúc – Nó quen thuộc nhóm dự án; thời gian, gian, chi phí nguồn nhân lực dự tính cách dễ dàng g – Nó bao gồm công việc quản lý, đo công việc độc lập với công việc hoạt động khác – Nó thường gồm chuỗi công việc liên tục từ bắt đầu đến kết thúc 10 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án TỔ CHỨC ƒ Xác định nhu cầu nhân ƒ Tuyển chọn giám đốc cán dự án ƒ Tổ chức Ban QLDA ƒ Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực cho thành viên Ban QLDA ƒ Kế hoạch tổ chức để phối hợp giao tiếp với bên liên quan khác ƒ Công cụ: Biểu đồ trách nhiệm, biểu đồ tổ chức, sơ đồ dòng thông tin (biểu đồ báo cáo) 11 TỔ CHỨC Phó chủ tịch Giám đốc điều hành Giám đốc dự án Giám đốc kỹ thuật Giám đốc phần mềm Giám đốc sản xuất Giám đốc Marketing BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM 3 3 Xây dựng cấu trúc phân việc 3 3 Thiết kế phần cứng 4 Thiết kế phần mềm Thiết kế giao diện 4 Thiết kế kỹ thuật sản xuất 4 Định rõ tài liệu lieân quan 4 4 4 Thiết lập kế hoạch dự án Thiết lập kế hoạch giới thiệu SP Chuẩn bị nguồn nhân 1 Chuẩn bị chi phí cho thiết bị 1 Chuẩn bị chi phí cho NVL 1 Phân công công việc 1 1 Thiết lập tiến độ thực Trách nhiệm thực Có thểã tham khảo Giám sát chung Phải thông báo Phải tham khảo Thông qua cuối 4 12 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án THẢO LUẬN ƒ Anh/ Chị gợi nhớ lại dự án gần mà anh/chị tham gia, từ xây dựng lại cấu trúc phân việc dự án sơ đồ trách nhiệm dự án 13 LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH & NGUỒN LỰC ƒ Dự kiến nguồn lực cần thiết cho hoạt động lồng ghép vào ngân sách dự án ƒ Lập hệ thống kiểm soát tài (nguyên tắc, trách nhiệm,…) dựa vào quy định nhà nước/ công ty/ nhà tài trợ ƒ Lập kế hoạch tài (ở đâu, nào, bao nhiêu, cho việc gì) ƒ Chuẩn bị dự toán dòng tiền kể chi tiêu bất ngờ ƒ Công cụ: phân tích dòng tiền, phân tích rủi ro 14 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án LẬP TIẾN ĐỘ CÁC HOẠT ĐỘNG ƒ Dự kiến thời gian cần thiết để hoàn thành hoạt động ƒ X.định thời gian bắt đầu kết thúc cho hoạt động Kiểm tra liệu nguồn lực có đủ để kết thúc công việc lập kế hoạch không? Xác định mốc quan trọng cho dự án ƒ X.định trình tự cần thiết hoạt động ƒ X.định hoạt động quan trọng dự kiến rủi ro ƒ X.định cân đối thời gian chi phí ƒ Công cụ: biểu đồ ngang (sơ đồ Gantt), CPM, 15 PERT LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT ƒ Xác định cách đo tiến độ theo giai đoạn ƒ Xác định chế kiểm soát: ai, làm để kiểm soát tiến độ thực ƒ Xác định tiêu chuẩn chất lượng ƒ Thực việc quản lý rủi ro: xác định, phân tích rủi ro liên quan phác thảo đối sách rủi ro ƒ Đây phần hay bị thiếu kế hoạch dự án, gây nhiều “cơn đau đầu” cho giám đốc dự án giai đoạn thực sau 16 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT Mục tiêu dự án Chi phí Tiến độ Phạm vi Chất lượng Các mức đánh giá ảnh hưởng rủi ro mục tiêu dự án Rất thấp (0,05) Chi phí tăng không đáng kể Tiến độ trễ không đáng kể Phạm vi giảm không đáng kể Thấp (0,1) Chi phí tăng < 5% Trung bình (0,2) Chi phí tăng 5-7% Cao (0,4) Chi phí tăng 10 -20% Rất cao (0,8) Chi phí tăng > 20% Tiến độ trễ < 5% Tiến độ trễ 5-7% Tiến độ trễ 10 -20% Phạm vi khu vực phụ bị ảnh hưởng Phạm vi khu vực bị ảnh hưởng Tổng thể tiến độ trễ > 20% Hạng mục kết thúc dự án không sử dụng hiệu Chất lượng Một số đặc giảm không tính không quan trọng đáng kể bị ảnh hưởng Việc giảm phạm vi dự án không khách hàng chấp nhận Việc giảm Việc giảm chất lượng đòi chất lượng hỏi phải không khách hàng khách hàng chấp nhận thông qua Hạng mục kết thúc dự án sử dụng hiệu 17 LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT MA TRẬN XÁC SUẤT XẢY RA - MỨC ẢNH HƯỞNG CỦA RỦI RO Xác suất xảy (P) 0,9 0,7 0,5 0,3 0,1 Điểm số rủi ro = P x I 0,05 0,09 0,18 0,36 0,72 0,04 0,07 0,14 0,28 0,56 0,03 0,05 0,10 0,20 0,40 0,02 0,03 0,06 0,12 0,24 0,01 0,01 0,02 0,04 0,08 0,05 0,10 0,20 0,40 0,80 Mức ảnh hưởng rủi ro mục tiêu dự án (I) ƒ Các đối sách - Chấp nhận - Phân bổ rủi ro - Ngăn ngừa - Thay đổi g.pháp, c.nghệ - Giảm thiểu hậu - Dừng dự án 18 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án CÁC KỸ THUẬT LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Đầu vào Đầu Xử lý Những thông tin cần thiết Những thông tin nhận Š Danh sách công tác (WBS) Š Mối quan hệ trước sau công tác Š Thời gian, nguồn lực thực công tác Xử lý sơ đồ Gantt, CPM, PERT Š Thời gian hoàn thành dự án Š Xác định công tác găng Š Thời gian dự trữ công tác không găng Š Nguồn lực điều hòa Š Tiến triển DA 19 SƠ ĐỒ THANH NGANG TT Công tác XD phân bên Sửa chữa mái sàn Xây ống gom khói Đổ bê tông xây khung Xây cửa lò chịu nhiệt Lắp đặt HT kiểm soát Lắp đặt thiết bị lọc khí Kiểm tra thử nghiệm Thời gian (tuần) 10 11 12 13 14 15 20 10 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án PHƯƠNG PHÁP CPM VÀ PERT ƒ PHƯƠNG PHÁP CPM HAY “ĐƯỜNG GĂNG” – 1957 – Các DA bảo trì nhà máy cho c.ty DuPont – Nhằm cân đối chi phí thời gian – Phương pháp tất định ƒ KỸ THUẬT ĐÁNH GIÁ VÀ XEM XÉT LẠI DA (PERT) – 1958 – Chương trình Tên lửa đạn đạo Hải quân Mỹ – Nhằm dự báo thời gian hoàn thành cho DA nhiều rủi ro 25 – Phương pháp xác suất QUAN HỆ GIỮA THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ Chi phí (1000 USD) 330 Rút ngắn toàn 328 326 324 322 320 318 316 314 312 310 308 ƒ Bình thường Tuần 10 11 12 13 14 15 16 Lập biểu đồ quan hệ thời gian (D) chi phí (CP) D (tuầ (tuaàn) CP (1000 $) 15 308 14 309 13 311 12 313 11 315 10 317 320 323 326,5 26 13 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án LẬP LỊCH TRÌNH DA BẰNG MS PROJECT 27 LẬP LỊCH TRÌNH DA BẰNG MS PROJECT 28 14 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án CÁC THÔNG SỐ CHÍNH CỦA CPM/PERT ES EF 8 Đào C LS 11 Saøn 8 C 11 EOi LOi 10 i LF Neàn H KS 23 15 A, tij LSij j 25 DAÏNG AON DẠNG AOA ƒ Thời gian dự trữ công tác (TF) ƒ Công tác găng công tác không găng 29 THẢO LUẬN Một dự án xây dựng trạm bơm gồm công việc cần phải thực sau: T T 10 11 12 Công tác Đóng cọc Đào Làm sàn Làm hộp kiểm soát Xây tường Xây mái Lấp đất lần Lắp đặt HT ống dẫn Lắp đặt bơm Lấp đất lần Lắp đặt hộp kiểm soát Hàng rào bảo vệ Công tác trước Thời gian (ngày) 2 5 6,8 4,9 10,11 6 3 Hãy vẽ sơ đồ mạng (CPM) cho dự án 30 15 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC FS (Finish to Start) 2 Đổ b.tông SS (Start to Start) C 6 Đào móng FF (Finish to Finish) 6 C 6 A C SS = A SF (Start to Finish) C FS = 6 C 18 4 Đổ b.tông C 11 B SF = 30 18 FF = 10 Xaây 26 C 11 30 B 26 C 31 30 THẢO LUẬN ƒ Dựa công tác hình thành từ WBS phần thảo luận trước, anh/chị ước tính thời gian hoàn thành công tác mối quan hệ trước sau công tác với Từ xây dựng sơ đồ ngang sơ đồ mạng (CPM/ PERT) cho dự án 32 16 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án XÁC SUẤT HOÀN THÀNH DỰ ÁN (PERT) ƒ loại thời gian ước tính: – Thời gian lạc quan: a – Thời gian thường xảy nhất: m – Thời gian bi quan: b ƒ Thời gian kỳ vọng: te = (a+4m+b)/6 ƒ Phương sai: σ2 = (b-a)2/36 ƒ Xác suất hoàn thành dự án 33 THẢO LUẬN Ví dụ: Hãy xây dựng sơ đồ mạng dạng AOA cho dự án sau: Công tác Cô ng tá c trước Thời gian (tuần) a m b te 6,17 4,00 3 2,83 3,5 4,08 2,83 10 15 10,5 3,00 2 2,5 2,08 Độ lệch chuẩn (σ) 0,50 0,33 0,17 0,25 0,50 1,17 0,33 0,08 A – Lựa chọn phần cứng B – Thiết kế phần mềm C – Cài đặt phần cứng A D – Mã hóa kiểm tra phần mềm B E – Hoàn thành file B F – Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng G – Đào tạo sử dụng E,F H - Cài đặt kiểm tra hệ thống C,D Hỏi: Tại kiện sau công tác C D hoàn thành, thời gian mong muốn 10 tuần xác suất hoàn thành kiện %? Tại kiện kết thúc dự án, thời gian mong muốn 12 tuần xác suất hoàn thành dự án %? 34 17 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án THẢO LUẬN ƒ Khi thực dự án, Anh/ Chị có quan tâm đến: – Việc cân đối thời gian chi phí không? – Việc phân bổ nguồn lực không? ƒ Nếu có trình bày lại quan tâm chia sẻ kinh nghiệm mà anh/ chị thực điều nào? 35 RÚT NGẮN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ƒ Rút ngắn tiến độ Ư chi phí tăng lên ƒ Vấn đề đặt ra: Làm rút ngắn tiến độ với chi phí tăng lên nhỏ Ư Xác định quan hệ thời gian chi phí ƒ Các bước thực rút ngắn dự án 1.Ước tính thời gian chi phí điều kiện bình thường công tác Ước tính thời gian chi phí điều kiện rút ngắn công tác 2.Tìm đường găng điều kiện bình thường Tính tổng chi phí tất công tác 36 điều kiện bình thường 18 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án RÚT NGẮN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 3.Tính chi phí rút ngắn đơn vị cho tất công tác 4.Rút ngắn công tác nằm đường găng có chi phí rút ngắn đơn vị nhỏ 5.Xác định lại đường găng tiếp tục lặp lại bước đạt mong muốn rút ngắn đề 37 VÍ DỤ RÚT NGẮN TIẾN ĐỘ Công Công T.gian (tuần) Bình thường Rút ngắn Chi phí ($) Bình thường Rút ngắn Chi phí rút Đường việc Tác trước ngắn đơn vị Găng? ($) A - 22,000 23,000 1,000 Đúng B - 30,000 34,000 2,000 Khoâng C A 26,000 27,000 1,000 Đúng D B 48,000 49,000 1,000 Không E C 56,000 58,000 1,000 Đúng F C 30,000 30,500 500 Khoâng G D,E 80,000 86,000 2,000 Đúng H F,G 16,000 19,000 3,000 Đúng 38 19 Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án THẢO LUẬN Xem xét dự án sau: Công việc Công việc trước TG bình thường (ngày) TG rút ngắn (ngày) Chi phí đk bình thường ($) Tổng chi phí đk rút ngắn ($) A 500 800 B A 200 350 C 500 900 D C 200 500 E B,D 300 550 Hỏi: Tính chi phí rút ngắn đơn vị? Những công việc nên rút ngắn để đáp ứng thời gian hoàn thành dự án 10 ngày với chi phí tăng lên thấp nhất? Tính tổng chi phí hoàn thành dự án 10 ngày? 39 PHÂN BỔ NGUỒN LỰC ƒ Khối lượng nguồn lực Khối lượng nguồn lực A Không Ỉ Không tốt Thời gian Khối lượng nguồn lực A Đều Ỉ Tốt Thời gian 40 20 ... Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Xác định mục tiêu Làm chi tiết thiết kế dự án Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch tài & nguồn lực Lập tiến độ Kế hoạch kiểm soát... Bài giảng 25 Lập kế hoạch tiến độ dự án THAÛO LUẬN ƒ Anh/ Chị gợi nhớ lại dự án gần mà anh/chị tham gia, từ xây dựng lại cấu trúc phân việc dự án sơ đồ trách nhiệm dự án 13 LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH... hoạch tiến độ dự án LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT Mục tiêu dự án Chi phí Tiến độ Phạm vi Chất lượng Các mức đánh giá ảnh hưởng rủi ro mục tiêu dự án Rất thấp (0,05) Chi phí tăng không đáng kể Tiến độ trễ