Nghệ thuật phân quyền và giao việc jane smith; bích nga, lan nguyên biên dịch

D A YTIM ES I\GHỆ thuật PHÂN QUYỀN & GIAO VIỆC ews Empowering People THE SUNDAY TIMES c R E A T I N G s u c G E s s NGHỆ THUẬT PHÂN QUYỀN & GIAO VIỆC Tác giả: JANE SMITH Biên dịch: B ích Nga - Lan Nguyên First News NHÀ XUẤT BẢN TỎNG HỢP TP Hồ CHÍ MINH Lời giới thiệu V iệc trì thành công bối cảnh kinh doanh ngày đầy nhu cầu bất biến điều không chắn dường nhiệm vụ khó khăn Và tổ chức vượt qua nhiệm vụ có hợp tác tồn diện lòng nhiệt thành đội ngũ nhân viên cấp bậc Thông thường, nhắc đến thành công m ột tổ chức, người nghĩ đến nhà lãnh đạo Nhưng thật sự, nhà lãnh đạo người định tầm nhìn, định hướng phát triển; cịn để triển khai tầm nhìn, định hướng theo m ục tiêu lại phụ thuộc vào công sức lớn đội ngũ nhân viên M ộ t kỹ chủ đạo người làm công tác quản lý kỹ trao quyền Trao quyền chuyển giao quyền hạn, tạo thêm tính độ c lập để nhân viên tồn tâm tồn ý với công việc, để nhân viên cảm nhận cơng sức đóng góp phát huy tối đa lực thân Trao quyền m ột thay đổi nhận thức ỔÈ> Empowering people quản lý: quản lý công việ c dựa theo kết qu ả cuối theo phưong pháp giấc làm việ c trước Trao quyền m ột công cụ hiệu để phát triển người tổ chức Bằng ví dụ th iế t thực, lý giải dễ hiểu, phân tích lơ-gíc, sách g iú p nhà quản lý dễ dàng hon tro ng việ c thực công tác trao quyền Cuốn sách sử dụng m ộ t cẩm nang hữu ích cho việ c đào tạo phát triể n nhà quản lý phải đ ố i m ặt với cấu hay thay đ ổ i; d ù n g sách tham khảo cho cá nhân tự nghiên cứu H y vọ n g bạn tìm thấy nhiều điều hữu ích vận dụ ng kiến thức tro ng sách vào thực tế cơng v iệ c m ình - jane Smith Nhu cầu tra o quyền Trao quyền yếu tố vô thiết yếu môi trường kinh doanh đại Những tiêu chí tạo thiện cảm noi khách hàng; nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp; gia tăng suất; giữ vững ưu cạnh tranh xảy doanh nghiệp, tổ chức khơng có thái độ tích cực đối vói việc trao quyền cho nhân viên Một thật rõ ràng việc trao quyền đem lại nhiều lọi ích cho tổ chức, câu hỏi đặt cá nhân nhân viên nhận từ việc này? Và nhà quản lý nên trao quyền cho nhân viên? Trao quyền gì? Trao quyền nghĩa chuyển giao quyền hạn cho nhân viên nhằm khuyến khích nhân viên tham gia nhiều vào định hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng việc họ Khi (§b Empowering people trao quyền, nhân viên có hội phát huy sáng kiến, ý tưởng mói mẻ, hiệu chủ động vận dụng chúng vào thực tế cơng việc Mục đích việc trao quyền bao gồm: • Khuyến khích nhân viên đóng vai trị động cơng việc • Khuyến khích nhân viên chủ động cải thiện cách thực cơng việc • Cho phép nhân viên đưa nhiều định quan trọng mà tham khảo ý kiến cấp Trong tổ chức bạn, chắn có nhóm hay cá nhân trao quyền hạn nhiều mức độ khác Một số người khơng muốn dính dáng đến việc khác ngồi việc thực nhiệm vụ giao; số khác trở nên tích cực thịi gian ngắn sau định khơng tiếp tục tham gia Tuy nhiên vói đa phần người, trao quyền mở cách thức làm việc hồn tồn mói Đó việc nhân viên nhóm muốn chịu trách nhiệm khơng thuộc nhiệm vụ trực tiếp góp phần làm cho tổ chức phát triển Những nhân viên vô động việc giải vấn đề dễ dàng họp tác với cá nhân nhóm khác Nghệ thuật phán quyên giao việc ổè> Cam kết từ cấp lãnh đạo cao Để việc trao quyền phát huy hiệu tối đa việc bạn cần phải làm thay đổi vai trò cách quản lý cấp lãnh đạo Q trình thực mơi trường noi có kỳ vọng lớn lao, noi người cảm nhận tơn trọng đánh giá cao, noi mà ngưịi ln nỗ lực cống hiến Sự trao quyền cắt đứt mối quan hệ truyền thống nhà quản lý nhân viên cấp dưới, cấp quản lý cần phải có thái độ đắn đằng sau động thái trao quyền cho nhân viên Nếu không đạt thay đổi vàn hóa cần thiết việc trao quyền xem khó khăn, khơng nói khơng thể Tại cần phải trao quyền? Việc trao quyền tảng cho thay đổi diễn cơng việc ngày Nó vói thay đổi xã hội với nhu cầu mơi trường cạnh tranh Có hai lý giải thích cho cần thiết phải thay đổi cách làm việc nhân viên tổ chức kinh doanh: Sự thay đổi môi trường kinh doanh Sự thay đổi thân ngưòi 10 ổè) Empowering people Yếu tố thay đổi môi trường kinh doanh Môi trường kinh doanh phải đối mặt vói ngày nhiều bất ổn, phức tạp thay đổi dự đốn được, điển hình như: • Tăng cưịng cạnh tranh Tất doanh nghiệp nhiều bị chi phối ảnh hưởng bỏi mỏi trường cạnh tranh chừng mực Việc cạnh hanh đến từ nhiều hướng: thị trường nội địa cơng từ tập đồn tồn cầu Tổ chúc cần nhân viên trao quyền để chống lại nguy cạnh tranh • Tốc độ cải tiến cơng nghệ nhanh chóng Bất kỳ doanh nghiệp muốn tồn giói ln thay đổi phải tìm cách để bắt nhịp tiến công nghệ áp dụng cho sản phẩm, dịch vụ, phương thức hoạt động Nếu khơng, tổ chức có nguy phải đối mặt vói hủy diệt công ty khác tận dụng ưu phát triển Ngày đa số công ty sử dụng hệ thống công nghệ thu thập, xử lý, lưu trữ khai thác thông tin hiệu Nhiều công ty sử dụng chúng Nghệ thuật phân quyền giao việc ổè> 11 tảng quy trình sản xuất hay dịch vụ hồn tồn mói Các hệ thống thơng tin phức tạp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất chung thường xuyên mang lại khoản tiết kiệm chi phí đáng kể Tổ chức cân nhân viên trao quyền để khai thác tính ưu việt cơng nghệ tiên tiến • Nhu cầu khơng ngừng chất lượng cao giá trị tốt Nhiều tổ chức nhận rằng, đứng trước cạnh tranh ngày gia tăng, họ phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ Điều đồng nghĩa vói việc tìm hiểu nhu cầu khách hàng tìm cách đáp ứng nhu cầu Khi nhiều doanh nghiệp cạnh tranh thị trường để giành đối tượng khách hàng chất lượng thường cách quan trọng để có lọi cạnh tranh Tổ chức cần nhân viên trao quyền để tư giải pháp sáng tạo nhằm cải thiện sản phẩm dịch vụ • Chú trọng môi trường sinh thái Trước đây, có doanh nghiệp quan tâm đến mơi trường sinh thái Nhưng ngày nay, tổ chức phớt lờ mối quan ngại 12 dè> Empowering people khách hàng mơi trường trị có nguy đưa tương lai doanh nghiệp roi vào hiểm họa Để thành cơng, doanh nghiệp phải cố gắng dự đoán phản ứng khách hàng đối vói tồn phạm vi vấn đề môi trường sinh thái Những năm gần chứng kiến xuất chủ nghĩa bảo vệ quyền lọi người tiêu dùng vói mơi trường xanh động thái đáp lại nhận thức ngày tăng môi trường doanh nghiệp Làm kinh doanh giới ngày "xanh" nghĩa là: - Thiết kế sản phẩm nhiễm vói mơi trường, lành mạnh an tồn vói sức khỏe người - Phát triển phương tiện sản xuất gây ô nhiễm hạn chế đến mức thấp chất thải nguy hại - Bảo tồn nguồn tài nguyên thiên nhiên tái tạo Tổ chức cần nhân viên trao quyền để thực sách mơi trường xanh Bạn thành cơng nhận biết kiểm soát thay đổi trước chúng chể ngự bạn Điều có nghĩa phát triển tổ chức theo cách biến nguy thay đổi thành hội phát triển Nhưng Nghệ thuật phân quyền giao việc ổè) 129 Tình nghiên cứu: Yardley Louise nhóm làm việc dây chuyền sản xuất son môi Yardley Một công việc mà người ghét phải làm khiêng thùng chứa son nặng nề lên máy đổ son tự động gọi "Alf" Cả nhóm đề xuất giải pháp sử dụng thùng chứa nhỏ hon lắp ráp băng chuyền tải tự động để làm thay công việc nặng nhọc Giải pháp thứ hai công ty đồng ý hiệu tiết kiệm chi phí Hiệu suất làm việc nhóm Louise tăng cao sau lắp đặt băng chuyền khiến cấp quản lý nhà máy tỏ quan tâm Họ tổ chức họp u cầu nhóm tự xem xét cơng việc đề xuất biện pháp nhằm cắt giảm chi phí tăng suất Chỉ thời gian ngắn, nhóm sản xuất mascara chì kẻ mắt đưa ý tưởng tiết kiệm khoảng 10.000 bảng vòng năm Trưởng phòng sản xuất nói: "Tơi thường nói với nhân viên người ỉà chuyên gia thực điều khiển trực tiếp ãây chuyên sản xuất nhà máy Chỉ có họ biết điều hiệu cơng việc Vai trị tơi khuyến khích, huấn luyện nhăn viên yêu cầu người sử dụng sáng kiến riêng mình" 130 ổễ) Empowering people Những nhóm có hiệu làm việc xuất sắc cịn gọi "nhóm có thành tích hoạt động cao", "nhóm tự quản lý" hay đơi "siêu nhóm " Sau vài tố chất tạo khác biệt nhóm thành cơng với nhóm bình thường: • Nhận thức rõ ràng mục đích chung • Sáng tạo nỗ lực tháo dỡ trở ngại ngăn cản đạt mục đích • Kỳ vọng nhiều vào thân họ người khác • Các thành viên giao tiếp hiệu nội vói người khơng thuộc nhóm • Tận tâm vói thành cơng tổ chức • Mong muốn cấp hỗ trợ tìm kiếm nguồn lực tưong xứng để đạt mục đích nhanh • Ln tìm cách cải thiện việc Phương pháp làm việc theo nhóm đem lại nhiều lọi ích cho thành viên nhóm lý sau: • Tạo hội để người khác đánh giá lực nhân viên • Các thành viên học hỏi từ việc họp tác chặt chẽ vói người khác Nghệ thuật phân quyền giao việc 131 • Mọi ngưịi có hội đạt thành tích mà họ khơng thể làm cá nhân độc lập • Làm việc theo nhóm thường trải nghiệm bổ ích thú vị Khích lệ nhân viên tham gia định Khi nhân viên tích cực tham gia vào việc định bạn có lợi ích sau: Kết định thành công Sự tự tin, động lực làm việc tận tâm ngày tăng người liên quan Điều đem lại nhiều định thành công hon Theo cách quản lý trước kia, nhà quản lý lãnh đạo chịu trách nhiệm toàn nên thường tự đưa định truyền đạt định xuống phận để nhân viên thực Nhưng tổ chức có áp dụng sách trao quyền, định đưa nhóm làm việc hay đội ngũ quản lý phù họp Những định không phù họp vào thịi điểm khơng gây tác động tai hại bắt tay vào thực 132 (ẫb Empowering people Có nhiều giải pháp giúp bạn nhóm định giải vấn đề Thực tế/ khơng có cách định "sai" hay "đúng" - có định thành cơng hay khơng thành cơng việc trì động lực làm việc ý thức trao quyền nhân viên Các phưong pháp mà bạn sử dụng phải phù họp vói nhu cầu nhiệm vụ, nhóm, thành viên Các q trình định chia thành hai phạm trù rộng: Phân tích lơ-gíc Các q trình sáng tạo Các nhà quản lý thường sử dụng kết họp hai phưong pháp để giúp đưa định cụ thể Phân tích lơ-gíc Đây phưong pháp định hữu ích bạn có nhiều thơng tin có nhóm nhân viên tham gia tích cực Sau bước tiến hành: • Xác định vấn đề yếu • Kiểm tra tất việc liên quan đến vấn đề; tình nảy sinh, tầm quan trọng, đối tượng tham gia Nghệ thuật phân giao việc ỔÒ 133 • Xem xét lựa chọn • Khích lệ nhân viên nghĩ ý tưởng cách nhìn nhận khác biệt vấn đê • Quyết định nên làm hành động dựa định bạn • Đánh giá kết định đưa Có thể cải thiện q trình thời gian tói? Các q trình sáng tạo Giải pháp sáng tạo hay gọi "chuyển vị trí" tìm cách thức sáng tạo cho vấn đề đòi hỏi khéo léo giúp bạn tránh hướng khơng có lối Một phương pháp đưọc sử dụng phổ biến vận dựng trí tuệ tập thể Hoạt động luyện khả tạo ý tưởng, định hay giải vấn đề nhóm Các thành viên nhóm yêu cầu đề xuất ỷ tưởng liên quan đến vấn đề hay tình huống, chủ động suy nghĩ tốt Một người nhóm (thường trưởng nhóm hay nhà quản lý) viết đề xuất chúng nghĩ để người thấy việc xảy trước nhân viên củng phịng ban liên quan phép đưa ý kiến cách thoải mái 134 (S) Empowering people Cac quy tac van dung tri tue tap the la: Viet chinh xac nhung dieu moi nguoi noi Khong dung lai de thao luan hay danh gia cac de xuat suot qua trinh van dung tri tue tap the vi dieu se pha vd su tuon trao tu cua y tudng Thoi gian phan loai va danh gia tat ca cac de xuat la qua trinh ket thuc Den luc nhom se rut gon lai mot danh sach gom nhung y kien kha thi nhat duqc chon Xem xet cac de xuat, loai bo nhung de xu^t khong kha thi Thong qua qua trinh thao luan va sang loc, cu6i cung quyet dinh nen chon de xu^t nao de ap dung vao thuc te Cach thuc se tao dieu kien cho nhom nghi nhieu y tuong sang tao horn la cac ca nhan lam viec doc lap mot minh Viec cac nhom su dung giai phap sang tao rat co gia tri vi ho se cam nhan duqc quyen lam chu cac y tuorng cua minh Nhom co nang luc Nhom co nang luc la mot nhom gom tubon den muoi hai nguoi, thudng xuat phat tu mot linh vuc cong viec giong nhau, gap thudng xuyen de thao luan, phan tich, va giai quyet cac van de lien Nghệ thuật phân giao việc ổè) 135 quan đến cơng việc Một nhóm trình bày giải pháp quản lý thường xuyên tham gia tích cực vào việc thực theo dõi chúng Nhật Bản nod phát triển ban đầu nhóm có lực, nay, ý tưởng lan rộng tồn giói 13Ĩ (§b Empowering people Khi Cơng ty TNHH Gregg Bakeries giới thiệu hình thức nhóm có lực cho nhân viên có đén 30% đội ngũ nhởn viên tình nguyện trở thành thành viên Các nhóm khác đạt nhiều tiến mười năm đàu tiên, chẳng hạn như: • Thiết kế thành công mâu bánh xe cởi tiến đé vận chuyên bào quàn hương vị sàn phẩm; • Thiết lộp chương trình làm sởn phẩm hiệu quà hơn; • Thực phương pháp xử lý ngăn không cho sàn nhà bị ám ướt sán xuất; • Cải tiến hệ thống bào dường làm tát cá giá đựng bánh mì đề xuất giới pháp bào quàn nguyên liệu Nhũng ý tưởng cùa nhóm người có lực toàn đội ngũ nhân viên tiếp nhộn cách nhiệt tình khuyến khích tham gia tuyệt đối cùa nhân viên mà không phân biệt cấp bộc vị trí Kế hoạch giúp phá vỡ nhũng rào càn công nhân cấp quàn lý Nghệ thuật phân quyền giao việc 137 Những yếu tố sau quan trọng đối vói thành cơng nhóm có lực: • Những nhà quản lý cấp cao phải ủng hộ ý tưởng • Các thành viên phải tham gia cách tự nguyện • Các nhà quản lý phải hỗ trợ tham gia tích cực • Các nhà lãnh đạo, người hỗ trợ thành viên phải đào tạo • Những thành viên thuộc nhóm phải có chung tảng cơng việc • Nhóm người phải định hướng giải pháp • Các giải pháp phải thực chúng chấp nhận • Thành tích nhóm người có lực phải ghi nhận cách cơng khai Để việc trao quyền trở thành cách sống Cả chưong chưong trước chứa đựng nhiều ý tưởng khác để giúp cho trao quyền 138 (Sb Empowering people diễn trọn vẹn vói người làm việc vói bạn Nhưng việc giấc mơ khơng vói tói bạn khỏd hành hành trình khơng có mục tiêu hướng rõ ràng Hãy định việc bạn muốn đạt được, cách thức bạn muốn tiến hành để thành cơng vói chứng, bạn vạch cho mục tiêu vói hạn định rõ ràng, định xem nguồn trợ lực hữu ích giúp bạn Hãy biết chọn lọc, sử dụng người tham vấn mạng lưới hỗ trợ cách hiệu Bạn thấy việc theo dõi kết chiến lược lựa chọn hữu ích Việc địi hỏi bạn xác định nên tìm kiếm "tiêu chuẩn thành cơng" Một yếu tố bắt đầu xuất bạn biết chiến lược gặt hái thành Trong tương lai gần bạn chứng kiến thay đổi như: • Một nhóm làm việc vui vẻ hơn; • Một nhóm làm việc tích cực tận tụy hon; • Một bầu khơng khí làm việc dễ chịu, thoải mái hon; • Rào cản nhóm khác bị phá bỏ; • Giao tiếp thân tình nội Về lầu dài, bạn mong chờ nhũng kết như: Nghệ thuật phân quyén giao việc Ốb 139 • Hiệu suất tăng lên; • Năng lực nâng cao; • Khách hàng phàn nàn hon; • Tốc độ thay nhân viên chậm; • Sự vắng mặt giảm dần Vận động ngưòi tham gia đánh giá Đánh giá cách bạn tìm hiểu mức độ thành cơng mục tiêu trí hoạt động chuyển giao quyền hạn Việc quan trọng nhiều lý do: • Cho phép nhân viên xác định mức độ hiệu hoạt động họ tiến hành • Nhân viên nhận ý kiến phản hồi tiến họ đạt cần phải cải thiện • Việc đánh giá hoạt động gợi ý cho ngưịi biết nên làm Đánh giá thường điểm khỏi đầu cho chu trình để tìm cách trao quyền mói cho nhân viên Bạn xem xét dự án hay hoạt động gần vá nhìn lại kết kinh 140 ổè) Empowering people nghiệm đạt Bạn sử dụng câu hỏi sau để giúp nhìn nhận xác hon: Các mục tiêu dự án có khả thi khơng? Dự án giúp bạn cải thiện thành tích nhóm /cá nhân theo cách nào? Dự án đóng góp vào mục tiêu nhóm hay tổ chức nào? Khách hàng bạn hưởng lọi nào? Lọi ích bất ngờ phát sinh từ dự án? Đây có phải phưong pháp tốt nên sử dụng không? Bạn cải thiện nào? Bạn có cung cấp đủ nguồn lực hỗ trợ phù họp không? Việc đánh giá giúp bạn nhân viên khác thu thập nhiều thông tin hữu ích Bạn nhận phưong pháp phát huy hiệu phưong pháp không tác dụng Nếu việc đánh giá đem lại số thành công thực bạn đừng e ngại cơng bố rộng rãi tổ chức ăn mừng vói người liên quan Hãy nhớ việc tôn vinh việc làm tốt nhân viên cần thiết bạn muốn trì lửa nhiệt Nghệ thuật phân quyền giao việc d ị 141 tình với mong muốn trở nên độc lập trao quyền nhiều hon Phần thưởng riêng bạn thỏa mãn ngày tăng đối vói cơng việc nhận thấy nhân viên bắt đầu phát huy hết tiềm Hon nữa, bạn hiểu thêm thân, nhận diện mạnh nâng cao triển vọng thăng tiến! Đọc sách bước hành trình tiến tói việc trao quyền cho người khác; điều quan trọng bạn phải đặt mục tiêu, lập kế hoạch, tìm nguồn hỗ trợ bắt tay vào hành động "Người lãnh đạo khôn ngoan không thu thập chuỗi thành công Người lãnh đạo phải giúp đỡ nhũng người khác tìm thành cơng cùa riêng Có nhiều cách đé khiến người biết đến Chia sẻ thành công cùa nhũng người khác làm bạn trở nên thành công." - John Heider M ụ c Lục Lời giới th iệu N h u c ầ u t r a o q u y ề n N h ữ n g đ iể m c b ả n c ủ a v i ệ c t r a o q u y ề n 3 S ứ c m n h c ủ a th ô n g t i n G iú p n h â n v iê n p h t h u y n ă n g lự c b ả n t h â n N h ấ n m n h n h ữ n g đ iều t í c h c ự c 1 C h u ẩ n b ị h n h đ ộ n g .1 TH E SUNDAY TIM ES - c R E A T I N G - •:> s u c c E S s NGHỆTHUẬT PHÂN QUYỀN & GIAO VIỆC F ir s t N e w s Chịu trách nhiệm xuất bản: NGUYỄN THỊ THANH HƯƠNG Biên tập Trình bày Sủa in Thực : Thành Nam : Tiến Nhật : Huỳnh Nga : First News - Trí Việt NHÀ XUẤT BẢN TỔNG HỢP TP H CHÍ MINH 62 Nguyễn Thị Minh Khai - Quận ĐT: 8225340 -8296764 - 8221917 - 8223637 - 8296713 In 2.000 cuốn, khổ 13 X 20,5 cm XN In Cty Văn Hóa Phương Nam (1 /1 Đội Cung, Q ll, TP HCM) Giấy đăng ký KHXB số 23508 / CXB /4 -0 / THTPHCM - QĐXB số 436/QĐ-THTPHCM -2008 cấp ngày /0 /2 0 In xong nộp lưu chiểu quý 11/2008 ...THE SUNDAY TIMES c R E A T I N G s u c G E s s NGHỆ THUẬT PHÂN QUYỀN & GIAO VIỆC Tác giả: JANE SMITH Biên dịch: B ích Nga - Lan Nguyên First News NHÀ XUẤT BẢN TỎNG HỢP TP Hồ CHÍ MINH... ngưịi mà bạn muốn trao quyền Bằng chứng tâm trao quyền bạn cách bạn cư xử Và bạn chắn điều bạn nói việc bạn làm ý đánh giá bỏd người có trách nhiệm Nghệ thuật phân quyền giao việc ổề) 51 Có nhiều... tiến bạn Nghệ thuật phân quyền giao việc ổè) 21 Tuy nhiên, vần có số nhà quản lý cịn hồi nghi lọi ích hiển nhiên việc trao quyền Bạn phản ứng đối vói số lý phản đối phổ biến nêu đây? Trao quyền