CHỨNG từ và KIỂM kê

Việc hiểu được ý nghĩa cũng như vận dụng thành thạo các chứng từ kế toán và kiềm kê để phục vụ yêu cầu quản lý và ra quyết định đang và ngày càng trở nên cần thiết, phổ biến cho nhiều đối tượng khác nhau, đặc biệt cho các nhà đầu tư hiện tại, cũng như những người có mong muốn và có nhu cầu đầu tư. Các chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý kinh tế, công tác kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế, bảo vệ tài sản cửa các đơn vị, ngăn chặn và phát hiện gian lận, lãng phí tài sản của nhà nước, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế. Để phản ánh chính xác tài sản hiện có, không chỉ có các chứng từ kế toán mà kiểm kể cũng có tác dụng bổ sung thêm. Bên cạnh đó kiểm kê còn là cơ sở để đặt kế hoạch sử dụng hợp lý các loại tài sản, mặt khác cũng là cơ sở để quy trách nhiệm vật chất được đúng đắn. Để sử dụng đựợc một cách hiệu quả cửa chứng từ kế toán và kiểm kê thì nhất thiết phải có những hiểu biết cơ bản về đối tượng, phương pháp và nội dung cửa các chứng từ và kiểm kê. Đây là một trong những quan trọng cung cấp những kiến thức nền tảng để có thể tiếp tục học tập cũng như nghiên cứu các môn học kế toán chuyên ngành về sau. Tài liệu này chúng tôi biên soạn với mục tiêu đáp ứng nhu cầu tìm hiểu về các chứng từ kế toán và kiềm kê cho nhiều đối tượng khác nhau. Cho phép chúng tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Nguyễn Thị Huyền Trâm,về những chỉ dẫn, góp ý, ủng hộ, và động viên quý báu trong thơi gian vừa qua. Mặc dù có rất nhiều cố gắng và nổ lực, song do khả năng và kinh nghiệm có hạn, thiếu sót là điều khó tránh. Mong rằng sẽ tiếp tục nhận được sự ủng hộ và đóng góp cửa thầy cô và các bạn. Chúng tôi rất biết ơn và mong nhận được các ý kiến đóng góp.

LỜI NÓI ĐẦU Việc hiểu được ý nghĩa cũng như vận dụng thành thạo các chứng từ kế toán và kiềm kê để phục vụ yêu cầu quản lý và ra quyết định đang và ngày càng trở nên cần thiết, phổ biến cho nhiều đối tượng khác nhau, đặc biệt cho các nhà đầu tư hiện tại, cũng như những người có mong muốn và có nhu cầu đầu tư. Các chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý kinh tế, công tác kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế, bảo vệ tài sản cửa các đơn vị, ngăn chặn và phát hiện gian lận, lãng phí tài sản của nhà nước, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế. Để phản ánh chính xác tài sản hiện có, không chỉ có các chứng từ kế toán mà kiểm kể cũng có tác dụng bổ sung thêm. Bên cạnh đó kiểm kê còn là cơ sở để đặt kế hoạch sử dụng hợp lý các loại tài sản, mặt khác cũng là cơ sở để quy trách nhiệm vật chất được đúng đắn. Để sử dụng đựợc một cách hiệu quả cửa chứng từ kế toán và kiểm kê thì nhất thiết phải có những hiểu biết cơ bản về đối tượng, phương pháp và nội dung cửa các chứng từ và kiểm kê. Đây là một trong những quan trọng cung cấp những kiến thức nền tảng để có thể tiếp tục học tập cũng như nghiên cứu các môn học kế toán chuyên ngành về sau. Tài liệu này chúng tôi biên soạn với mục tiêu đáp ứng nhu cầu tìm hiểu về các chứng từ kế toán và kiềm kê cho nhiều đối tượng khác nhau. Cho phép chúng tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Nguyễn Thị Huyền Trâm,về những chỉ dẫn, góp ý, ủng hộ, và động viên quý báu trong thơi gian vừa qua. Mặc dù có rất nhiều cố gắng và nổ lực, song do khả năng và kinh nghiệm có hạn, thiếu sót là điều khó tránh. Mong rằng sẽ tiếp tục nhận được sự ủng hộ và đóng góp cửa thầy cô và các bạn. Chúng tôi rất biết ơn và mong nhận được các ý kiến đóng góp. 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHỨNGTỪ VÀ KIỂM KÊ A. CHỨNG TỪ 2 1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Tuy nhiên vào thời kỳ La Mã cổ đại đến cuối thế kỷ XIX, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa thấy xuất hiện khái niệm chứng từ kế toán. Ngay cả ở Ý, nơi phát sinh ra kế toán kép, nhưng trong tác phẩm của Luca Paciolo cũng không đề cập đến khái niệm này, mà dường như khái niệm chứng từ kế toán được pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Theo Nguyễn Việt & VõVăn Nhị (2006), I.F. Ser, Thuỵ Sĩ, S.M. Baras, Nga, Pali chính là những nhà nghiên cứu đầu tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ và sổ sách kế toán. Điều này được đề cập trong tác phẩm của ông mang tựa đề « Kế toán và cân đối » theo đó chứng từ là cơ sở của kế toán, về thực chất việc ghi sổ sách bao gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ thống. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế toán. Chính sự phức tạp của các mối quan hệ kinh tế, sự mở rộng của doanh nghiệp, sự phát triển của các hình thức và kỹ thuật đo lường, tính toán, ghi chép đã phân chia thành chứng từ và sổ sách kế toán. Trên thực tế, mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ sách kế toán khác nhau cần có cơ sở bảo đảm tính pháp lý, những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông qua các hình thức được nhà nước qui định cụ thể hoặc có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất hướng dẫn. Các hình thức này chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt động của mình. 2.KHÁI NIỆM 3 Chứng từ dịch từ tiếng la-tinh là DOCUMENTUM nghĩa là chứng minh, bằng cớ. Bản chất của chứng từ là chứng minh cho những gì đã xảy ra, là bằng cớ xác nhận các sự kiện khi có những tranh chấp xảy ra. Trong lý luận kế toán, người ta nêu ra khá nhiều về định nghĩa về chứng từ kế toán và tùy theo góc độ mà có những chứng từ tương ứng. Góc độ tính chất pháp lý: Chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh các quan hệ pháp lý và các biến cố. VD: Phiếu thu là một dấu hiệu vật chất chứng minh một quan hệ pháp lý giữa người nộp tiền, lý do nộp và nộp bao nhiêu,…với người thu tiền. Đặc biệt khi xảy ra những biến cố về đã thu hay chưa thu thì phiếu thu là bằng chứng để chứng minh sự việc đó. 4 Đơn vị: Mẫu số C30 - BB Bộ phận: . (Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ- BTC Mã đơn vị SDNS: . ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Quyển số: Ngày .tháng .năm . Số: Nợ: . Có: . Họ, tên người nộp tiền: . Địa chỉ: . Lý do nộp: Số tiền: .(Viết bằng chữ): Kèm theo: Chứng từ kế toán. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) : Ngày tháng năm . Người nộp Thủ quĩ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu) Chứng từ là văn tự chứng minh sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó. 5 VD: Giấy báo làm thêm giờ là một chứng từ xác định sự tồn tại của người làm thêm và dựa vào đây để biết được những công việc đã làm, thời gian làm thêm và đơn giá của mỗi lần làm thêm đó và chữ ký xác nhận của người làm thêm để chứng minh rằng họ đã làm thêm như thế nào. Đơn vị : Mẫu số: C01C- HD Bộ phận : . Mã đơn vị SDNS: . (Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY BÁO LÀM THÊM GIỜ Ngày tháng năm . Số: . - Họ tên: . - Nơi công tác: . Ngày tháng Những công việc đã làm Thời gian làm thêm Đơn giá Thành tiền Ký tên Từ Đến Tổng số giờ giờ giờ A B 1 2 3 4 5 C 6 Người báo làm thêm giờ Kế toán trưởng Người duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. VD: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành đó là một giấy tờ nhằm chứng minh sự phát sinh và hoàn thành công việc. Đơn vị Bộ phận PHIẾU XÁC NHẬN SẢN PHẨM HOẶC CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH Ngày . Tháng . năm Tên đơn vị (hoặc cá nhân): . Theo Hợp đồng số: ngày . tháng . năm . Số T T Tên sản phẩm (công việc) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 D Cộng 7 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ngày . tháng năm Người giao việc Người nhận việc Người kiểm tra chất lượng Người duyệt (Ký, họ tên) (Ký họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chinh sách, chế độ thể lệ quản lý kinh tế tài chính… VD: Bảng kê trích các khoản phải nộp theo lương là loại chứng từ cho biết chính sách chế độ quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Đơn vị: . Bộ phận: . BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG Tháng . năm Đơn vị tính: Số TT Số tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Tổng số Trong đó Tống số Trong đó Số phải nộp công đoàn cấp trên Số được để lại ghi tại đơn vị Trích vào chi phí Trừ vào lương Trích vào chi phí Trừ vào lương A B 1 2 3 4 5 6 7 8 8 Cộng Ngày . tháng . năm Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Góc độ thông tin Chứng từ là đối tượng vật chứa đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích là để mô tả sự kiện theo thời gian và không gian. VD: Biên bản kiểm nghiệm công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hóa, biên bản cho biết kiểm nghiệmvào thời gian nào, kiểm nghiệm những gì(đúng quy cách hay không đúng quy cách) nhằm mục đích mô tả sự việc kiểm nghiệm này theo thời gian là từ khi nào để biết chúng còn có giá trị để sử dụng tiếp hay không hoặc phải lập một biên bản kiểm nghiệm mới. Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số C25 – HD (Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ- 9 BTC Mã đơn vị SDNS: . ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Ngày…tháng…năm…. Số: . - Căn cứ………số… ngày… tháng… năm… của…………………… Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/Bà……………Chức vụ…………Đại diện…………… Trưởng ban + Ông/Bà……………Chức vụ…………Đại diện……………… Uỷ viên + Ông/Bà……………Chức vụ…………Đại diện……………… Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số TT Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 10