MỤC LỤC
VD: Biên bản giao nhận tài sản cố định cho biết bên giao tài sản, địa điểm giao, và xác nhận việc giao tài sản, dụng cụ kèm theo để bảo vệ một cách khách quan về tài sản, đúng đắn về tài sản, và an toàn tài sản; nếu có rắc rối gì về tài sản thì dựa vào biên bản này để bảo vệ tính an toàn của sản phẩm. VD: Lệnh chi tiền mặt cho biết số tiền cần chi là bao nhiêu, tại sao chi mà cấp trên muốn chi và truyền lệnh xuống cho cấp dưới, và dựa vào đây ta có thể biết được chứng.
Ví dụ cụ thể: hóa đơn mua hàng của công ty A về các loại hàng mua chưa về nhập kho dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ là 500.000đồng ,thuộc đối tượng chịu thuế GTGT(10%) tính theo phương pháp khấu trừ, còn nợ người bán. VD:khi có tranh chấp về sản phẩm hàng hóa xuất kho liên quan về giá cả, người nhận hàng thi chứng từ : phiếu xuất kho sẽ lấy ra giải quyết các mâu thuẫn đó.
- Phân loại theo trình tự lập: (hay mức độ khái quát số liệu phản ánh trên chứng từ) + Chứng từ gốc: là chứng từ được lập ngay khi NVKTTCPS hoặc vừa hoàn thành như phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu thu, phiếu chi,…. Nhà nước hướng dẫn các chứng từ đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó có thể thêm bớt một số chứng từ đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản.
Kiểm kê là kiểm tra tại chỗ các loại tài sản của doanh nghiệp hiện có bằng các phương pháp cân đong đo đếm nhằm xác định chính xác số thực có của tài sản nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế với số ghi trên sổ sách kế toán. Yêu cầu của kế toán là phải ghi chép, tính toán chính xác,người bảo quản tài sản phải quản lí tốt, không để tài sản hư hỏng mất mát. Như vậy trong công tác quản lý phải định kỳ kiểm tra số liệu kế toán, đồng thời phải sử dụng phương pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu phát hiện có chênh lệch phải tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh số liệu trên sổ cho phù hợp với tình hình thực tế.
• Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.
• hiện có, phát hiện tài sản ứ động để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.
Đối với các tài sản hiện vật thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng hiện đang nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp và đang do một doanh nghiệp bạn bảo quản giúp thì khi kiểm kê cũng cần phải đối chiếu với đơn vị bạn để xác minh số liệu thực tế có phù hợp với số liệu kế toán không. Sau khi kiểm kê, các biên bảng báo cáo kiểm kê phải được gởi đến phòng kế toán để đôí chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán, các khoản chênh lệch nếu có sẽ được báo cho Hội đồng kiểm kê cân nhắc quyết định cách xử lý trong từng trường hợp cụ thể. Mẩu biểu kiểm kê đất của doanh nghiệp (theo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và môi trường);. Bảng kiểm kê 10/BKK: Bảng kiểm kê nợ phải thu của doanh nghiệp;. Bảng kiểm kê 11/BKK: Bảng kiểm kê tài sản lưu động khác của doanh nghiệp;. Bảng kiểm kê 12/BKK: Bảng kiểm kê nợ phải trả của doanh nghiệp;. Bảng kiểm kê 13/BKK: Bảng kiểm kê nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp;. Biểu báo cáo kết quả kiểm kê:. Biểu 1 BCTT/DN: Thông tin định danh về DN;. Biểu 2 BCKK/DN: Báo cáo kiểm kê tài sản của DN:. b) Biểu 2b BCKK/DN: Báo cáo kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, thành phẩm tồn kho của DN;. Biểu 3 BCKK/DN: Báo cáo kiểm kê nguồn vốn của DN:. a) Biểu 3a BCKK/DN: Báo cáo kiểm kê nợ phải trả của DN (phân theo thời hạn trả);. b) Biểu 3b BCKK/DN: Báo cáo kiểm kê nợ phải trả của DN (phân theo nợ trong nước và nợ nước ngoài);.
- Các đơn vị rà soát, đối chiếu kiểm kê thực tế với biên bản kiểm kê tài sản của năm 2007, danh mục tài sản đã thanh lý năm 2008 và bổ sung tài sản mua sắm trong năm 2008 để ghi tăng và giảm tài sản trong hệ thống sổ sách kế toán của Trường và đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của Biên bản kiểm kê.
- Hội đồng kiểm kê, thanh lý tài sản Trường sẽ phối hợp cùng với các đơn vị để đối chiếu, kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm kê của từng đơn vị trong quý II và quý III năm 2009. Trước khi kiểm kê: Xây dựng kế hoạch kiểm kê: Thời gian tiến hành kiểm kê, thành phần ban kiểm kê, tổ chức khoá sổ, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người làm công tác kiểm kê. Trong khi kiểm kê: Kiểm tra việc ghi chép trên biên bảng kiểm kê, đối chiếu phát hiện chênh lệch, tham gia đề xuất ý kiến cho lãnh đạo giải quyết khoản chênh lệch đó.
Thật vậy, nếu chỉ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập chứng từ, kiểm tra chứng từ ghi sổ kế toán mà không tiến hành kiểm kê thì mới chỉ là chặt chẽ trên phương diện giấy tờ, sổ sách mà không ràng buộc trách nhiệm đối với người giữ tài sản (Thủ quỹ, thủ kho, công nhân viên…) và như vậy không có gì để đảm bảo tài sản của đơn vị không bị xâm phạm.
Vì vậy ta sẽ xem xét về thực trạng của tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hiện nay.
Đặc biệt, đối với các chứng từ ban đầu tại các đơn vị vẫn còn rất tồn tại những sai sót khi tiếp nhận chứng từ hoặc lập chứng từ như thiếu dấu, chữ ký, nội dung ghi khụng đầy đủ khụng rừ ràng… Chớnh sự kiểm soỏt khụng chặt chẽ này dẫn đến kế toán vẫn để lọt các nghiệp vụ khai khống hoặc chứng từ chưa đảm tính hợp lý hợp pháp vẫn dùng ghi sổ kế toán. Khâu kiểm tra chứng từ thực hiện chưa nghiêm túc dẫn đến vẫn bỏ lọt những sai phạm về hình thức và nội dung của chứng từ như: vẫn có chứng từ bị tẩy xoá, thiếu chữ ký của các đối tượng liên quan, số tiền tính toán trên chứng từ còn sai lệch, có những khoản chi mục đích sử dụng cũng như những định mức theo quy định không được phát hiện kịp thời…. Đối với những chứng từ bắt buộc, khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ỏnh rừ ràng gõy khú khăn cho việc thanh tra, kiểm soỏt cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Để hạn chế đến mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể cả thu và chi trong đơn vị, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ.
Nếu khâu kiểm soát chi tiêu từ NSNN còn lỏng lẻo như hiện nay (theo đánh giá chung hiện nay, chi cho lĩnh vực đầu tư XDCB có tỷ lệ thất thoát gần 40%) thì thiệt hại hàng năm của NSNN sẽ lên đến bao nhiêu?. Về kinh tế, gian lận trong khấu trừ, hoàn TGTGT chẳng những gây thiệt hại khổng lồ cho ngân sách quốc gia, mà trốn thuế, gian lận thuế nếu phát triển mạnh cũng sẽ dẫn theo tệ nạn buôn lậu tăng nhanh, gây ô nhiễm môi trường đầu tư, làm rối loạn sản xuất kinh doanh và triệt tiêu cạnh tranh lành mạnh. Từ phân tích, đánh giá trên, bài viết xin được kết luận: gian lận trong khấu trừ, hoàn thuế GTGT hay gọi đích danh hơn “gian lận qua chứng từ, hoá đơn khống” đã thực sự trở thành vấn nạn lớn của toàn xã hội.
Cần được tham khảo rộng rãi ý kiến của các nhà quản lý, doanh nghiệp và các chuyên gia xoay quanh thực trạng, tác hại, nguyên nhân cội rễ của vấn nạn, ảnh hưởng của chúng đối với kinh tế - xã hội nhằm tìm ra những giải pháp căn cơ để khắc phục hiện tượng nêu trên.