Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả.

Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty TNHH kim khí hồng hà I. Đặc điểm chung của công ty Kim Khí Hồng Hà 1. Quá trình hình thành và phát triển: Là một Doanh nghiệp đợc sinh ra từ nền kinh tế thị trờng, Công ty TNHH kim khí Hồng Hà đợc thành lập trên cơ sở kế thừa kinh nghiệm của Tổ hợp tác cơ khí xây dựng Hồng Hà. - Công ty TNHH Kim Khí Hồng Hà đợc thành lập theo quyết định số: 2307/GPUB ngày 10/02/1996 của UBND thành phố Hà nội. - Đăng ký kinh doanh số: 048154 ngày 17/02/1996 do UB kế hoạch Thành phố Hà nội cấp. - Nghành nghề kinh doanh: + Buôn bán TLSX và tiêu dùng + Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá. Công ty TNHH Kim Khí Hồng Hà là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nớc thành phố Hà Nội. Công ty có trụ sở chính tại 458 Minh Khai, Hai Bà Trng, Hà nội. Địa bàn hoạt động chủ yếu của công ty là các quận, huyện phía đông và phía nam thành phố. Do đặc điểm là khu vực ngoại ô, nơi có tốc độ đô thị hoá diễn ra sôi động, là địa bàn có các trục đờng giao thông huyết mạch chạy qua nên việc hoạt động kinh doanh, lu thông, bảo quản, vận chuyển hàng hoá của công ty diễn ra tơng đối thuận lợi. Là một loại hình doanh nghiệp đợc nhà nớc khuyến khích nh luật công ty đã khẳng định, nhng trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp không ít khó khăn do hành lang pháp luật cha đủ các điều kiện để công ty hoạt động. Chính sách quản lý của nhà nớc thiếu đồng bộ, ví dụ nh: Công ty đợc cấp Đăng ký kinh doanh nhng không đợc cấp giấy phép hành nghề, không đợc mua điểm đỗ, dừng xe để nhận và trả hàng . Còn nhiều bất bình đẳng khác trong doanh nghiệp quốc doanh và doanh nghiệp t nhân trong việc chấp hành các nghĩa vụ cũng nh quyền lợi trong các hoạt động kinh doanh nh: Kiểm tra, kiểm soát, quan hệ tín dụng, quan hệ kinh tế . Nhng với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là ph- ơng châm hoạt động của công ty, nên Công ty TNHH Kim Khí Hồng Hà có một thị phần tơng đối ổn định và ngày một phát triển đợc các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm. Vì vậy, từ một tổ sản xuất nhỏ thành lập năm 1991 đến nay, Công ty đã có ba cửa hàng kinh doanh và một xởng sản xuất với thị phần ngày càng phát triển, đó cũng là một đóng góp thiết thực cho công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nớc. Một số chỉ tiêu công ty đạt đợc trong hai năm qua: Biểu số 1: Đơn vị: Đồng Các chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 1. Doanh thu 17.361.250.000 32.762.042.709 2. Giá vốn hàng bán 17.052.288.857 32.115.510.929 3. Lãi gộp 308.961.125 646.531.780 4. Nộp ngân sách 156.521.200 340.896.600 5. Chi phí kinh doanh 104.380.000 236.350.000 6. Lãi ròng 48.329.925 104.546.600 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh ở Công ty TNHH Kim Khí Hồng Hà: 2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Là công ty TNHH, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ: - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trờng để đa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nớc về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của ngời lao động. 2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh: Là một doanh nghiệp t nhân, Công ty TNHH Kim Khí Hồng Hà tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng: Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức Phòng Kế toán Phòng Thanh tra Các tổ công tác độc lập Các cửa hàng kinh doanh Ban Giám đốc Ban giám đốc Công ty gồm một Giám đốc và một Phó giám đốc Giám đốc Công ty là ngời trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong Công ty. - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc Công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của Công ty. Công ty gồm 04 phòng ban chức năng: - Phòng tổ chức: Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc Giám đốc Công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự. - Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán Nhà nớc, quy chế Công ty. Chịu trách nhiệm trớc pháp luật Nhà n- ớc, trớc Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty. - Phòng kinh doanh - Tổng hợp: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. - Phòng thanh tra - kiểm soát: Dự tính kế hoạch thanh tra kiểm soát định kỳ, đột xuất tới các cửa hàng trực thuộc công ty. Để tiếp cận thị trờng, Công ty tổ chức hai cửa hàng chuyên doanh: - Cửa hàng Minh Khai - Địa chỉ: 458 Minh Khai Hà Nội. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trờng nội thành Hà nội và một số huyện lân cận. - Cửa hàng Sài Đồng - Địa chỉ: Km3, Quốc lộ 5 Gia Lâm. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trờng Hà Bắc, Hng Yên, Hải Dơng . 3. Đặc điểm chung về công tác kế toán của Công ty Hồng Hà: Công ty TNHH Kim Khí Hồng Hà là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trên Công ty có phòng kế toán - tài vụ, d- ới cửa hàng là các bộ phận kế toán trực thuộc. Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty kim khí Hồng Hà. Kế toán thanh toán KT vật t, hàng hoá KT tiền mặt, tiền gửi NH KT tiền lơng và chi phí Thủ quỹ Kế toán trởng * Phòng kế toán Công ty gồm: - Kế toán trởng: Phụ trách chung, giúp Giám đốc Công ty trong công tác tham m- u vể mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Văn phòng Công ty. - Kế toán tiền mặt + TGNH: Giao dịch với Ngân hàng, thanh toán các khoản tiền mặt, TGNH liên quan giữa Ngân hàng và Công ty. - Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình nhập xuất - tồn kho hàng hoá. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán tiền lơng và chi phí: Tổ chức kế toán tiền lơng và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ. - Thủ quỹ: Bảo quản và theo dõi thủ quỹ. * Hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức - Nhật ký chứng từ: Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty TNHH kim khí Hồng Hà Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty. A. Kế toán hàng hoá: 1. Công tác tổ chức quản lý chung về hàng hoá: Công ty TNHH Kim Khí Hồng Hà thuộc loại hình doanh nghiệp t nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt đông kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trờng, tự do cạnh tranh. Nhận thức đợc điều đó, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật t hàng hoá, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá. Công tác quản lý hàng hoá đợc tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. 1.1. Đặc điểm chung về hàng hoá: Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng nh: - Thép 6, 8mm tròn cuộn cán nóng của các nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép tròn thanh 10 ữ 32mm cán nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép L30 ữ L100 Do Công ty gang thép Thái Nguyên sản xuất. - Tôn các loại. Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lợng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhng khó vận chuyển vì cồng kềnh. Công ty Hồng Hà chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhng hàng hoá của Công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hoá. Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty liên doanh sản xuất thép lớn tại miền Bắc: Công ty LDSX thép Posco, Công ty LDSX thép Vinausteel, Công ty gang thép Thái Nguyên và các Công ty kim khí lớn của Nhà nớc: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty kim khí Quảng Ninh. Công ty kim khí Hồng Hà xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Nhà nớc: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, Tổng Công ty Licogi, Tổng Công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điểm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho ngời tiêu dùng xây dựng. 1.2. Đánh giá hàng hoá: Công ty TNHH Kim Khí Hồng Hà áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hoá theo giá thực tế. 1.2.1. Giá hàng hoá nhập kho: Là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Ví dụ: Ngày 8/7/2000 Nhập của chi nhánh Công ty kim khí Thành phố Hồ Chí Minh thép 6 LD: Số lợng: 15.298 kg, đơn giá: 4.000 đ. Trị giá thực tế hàng nhập kho là: 15.298 x 4.000 = 61.192.000 đ 1.2.2. Giá hàng hoá xuất kho: Tại Công ty hiện nay áp dụng giá bình quân cho từng chủng loại hàng hoá. Ví dụ: Tồn cuối tháng 6/2000: 6 LD: 62.602,7 kg x 3.963 đ = 248.088.680 đ Ngày 8/7 Nhập thép 6 LD: 15.298 kg x 4.000 đ = 61.192.000 đ Ngày 1/7 Nhập thép 6 LD: 43.391 kg x 4.000 đ = 173.564.000 đ Ngày 20/7 Nhập thép 6 LD: 15.188 kg x 3.940 đ = 59.840.720 đ Ngày 24/7 Nhập thép 6 LD: 14.361 kg x 3.940 đ = 56.582.340 đ Trong tháng xuất bán: 101.123,5 kg. Thành tiền = ? Cuối tháng kế toán tính giá bình quân số hàng trên: = = 3.972,8đ/kg Trị giá thực tế hàng xuất kho: 101.123,5kg x 3.972,8đ = 401.743.440đ 2. Các thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán: Việc làm thủ tục nhập xuất kho tại Công ty TNHH kim khí Hồng Hà đợc áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hoá đã đợc Nhà nớc ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã quy định. 2.1. Thủ tục nhập kho: Việc nhập kho hàng hoá nhất thiết phải có hoá đơn(GTGT). Hoá đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hoá đơn phải do Bộ tài chính phát hành nếu có chi phí vận chuyển phải có hoá đơn dịch vụ do Bộ tài chính ban hành. Ngày 8/7/2000 mua hàng của chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty viết hoá đơn cho doanh nghiệp số: 043974 (Biểu số 2). Biểu số 2: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 8 tháng 7 năm 2000 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N 0 : 043974 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty K 2 TP. HCM Địa chỉ: 202 Cao Tốc Thăng Long Điện thoại: Họ tên ngời mua hàng: Chị Hà Đơn vị: Công ty Kim Khí Hồng Hà Địa chỉ: 458 Minh Khai - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản Số TK: 710F00133 - NH Công thơng Đống Đa MS: 03 0039936 021-1 Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01 0050926 3 - 1 STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thép 6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2. Thép 8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3. Thép 13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4. Thép 18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5. Thép 20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng tiền hàng: 274.215.800 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 27.421.580 Tổng cộng tiền thanh toán: 301.637.380 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm lẻ một triệu sáu trăm ba bảy ngàn ba trăm tám mơi đồng. Ngời mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) của đơn vị cung cấp(Chi nhánh Công ty KK TP Hồ Chí Minh), kế toán hàng hoá lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hoá, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 03 liên. - Một liên lu tại gốc. - Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, xong đình kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán(Có biên bản giao chứng từ). - Một liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản. Ví dụ: (Biểu số 3) Biểu số 3: Đơn vị: C.ty Hồng Hà Địa chỉ: 458 Minh Khai Phiếu Nhập Kho Ngày 8 tháng 7 năm 2000 Mẫu số 01 - VT Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 của BTC Số: 87 Họ tên ngời giao hàng: A. Sơn Nhập tại kho: Minh Khai Số TT Tên nhãn hiệu quy cách Đ/vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Thép 6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2 Thép 8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3 Thép 13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4 Thép 18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5 Thép 20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng: 274.215.800 Thuế GTGT 27.421.580 Cộng 301.637.380 Cộng thành tiền bằng chữ: Ba trăm linh mốt triệu, sáu trăm ba bẩy ngàn ba trăm tám mơi đồng Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng 2.2. Thủ tục xuất kho: Tại Công ty kim khí Hồng Hà, hàng hoá xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty t nhân, Cửa hàng VLXD, xuất bán lẻ cho ngời tiêu dùng. [...]... liệu này đợc kết chuyển một lần sang TK 911: Nợ TK 911: 16.500.000 Có TK 642: 16.500.000 3 Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Hàng thàng kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh trong kỳ theo công thức: Kết quả kinh doanh = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí QLDN Doanh thu thuần = Doanh thu - (doanh thu hàng trả lại + giảm giá hàng bán + chiết khấu) Trình tự kế toán xác định kết quả kinh... chi phí bán hàng gồm: Chi phí quảng cáo tiếp thị, chi tiền lơng phải trả cho nhân viên bán hàng Các chi phí này phát sinh trong tháng thờng đợc chi bằng tiền mặt và tập hợp vào TK 641 Chi phí bán hàng, cuối tháng đợc kết chuyển toàn bộ vào TK 911 Xác định kết quả kinh doanhđể xác định kết quả kinh doanh trong tháng theo định khoản: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641: Chi phí bán hàng Ví... chi tiết TK 131 của từng khách hàng t ơng ứng để chuyển sang * Sổ cái TK 511: Biểu số 21: Sổ cái TK 511 (tháng 7/2000) Chứng từ Số Ngày Diễn giải Doanh thu bán hàng bằng TM Doanh thu bán hàng bằng TGNH Doanh thu khách cha thanh toán Kết chuyển giảm giá hàng bán Kết chuyển doanh thu sang xác định kết quả kinh doanh Cộng II Xác định kết quả kinh doanh: 1 Kế toán chi phí bán hàng: TK đối ứng Số tiền Nợ 111... tháng kế toán chuyển giảm giá hàng bán theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 50 ngày 28/7/2000 về số tiền giảm giá hàng bán cho chị Hà là: 1.800.000, kế toán ghi sổ: Nợ TK 532: 1.800.000 Có TK 111: 1.800.000 Cuối tháng kết chuyển giảm giá hàng bán, ghi: Nợ TK 511: 1.800.000 Có TK 532: 1.800.000 Công ty không có chiết khấu bán hàng và hàng bán bị trả lại * Căn cứ vào... 298.379.039đ 4.2 Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hoá Hàng ngày khi xuất kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lợng hàng xuất trong ngày Cuối tháng, căn cứ vào số lợng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tiến hành tính giá bình quân của từng chủng loại hàng hoá, sau khi tính đợc giá bình quân, kế toán tính đợc trị giá vốn của hàng hoá xuất bán - Xuất kho hàng hoá giao cho ngời mua hàng: ... 641, 642 dựa giá vốn hàng hoá xuát kho và sổ chi phí bán hàng, chi phí QLDN Kết quả kinh doanh của Công ty trong tháng 7 đợc xác định nh sau: Kết quả = (5.157.914.410 - 1.800.000) - 5.095.792.740 - 9.600.000 - 16.500.000 = 34.221.670 đ * Sổ cái TK 911 Biểu số 25 Sổ cái TK 911 (Tháng 7/2000) Chứng từ Số Ngày Diễn giải Kết chuyển doanh thu Kết chuyển giá vốn Kết chuyển chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí... nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn và bán lẻ, bán công trình Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty thờng dựa vào các HĐKT đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, Số TK, chủng loại hàng, số lợng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá,... dấu, ghi rõ họ, tên) 3 Kế toán chi tiết hàng hoá: Hiện nay Công ty kim khí Hồng Hà đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác tổng hợp hàng hoá và phơng pháp thẻ song song cho phơng pháp kế toán chi tiết hàng hoá Hai mặt kế toán này phải đợc tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó... Kế toán giảm giá hàng hoá: Trong nhiều trờng hợp vì có những khách mua hàng với khối lợng lớn, tính theo một tỉ lệ nào đó trên giá bán, Công ty thực hiện việc bớt giá cho ng ời mua ngay sau lần mua hàng Kế toán phản ánh số tiền giảm giá theo định khoản: Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 532 Có TK 111, 112 Nếu khách hàng cha thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK... chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng Thời hạn thanh toán Bên bán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán Hiện nay, trong kinh doanh công ty cũng luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của Công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật, do đó, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mau và bán hàng tạo điều kiện thuận