CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG CHI PHÍ DỰA TRÊN MỨC ĐỘ HOẠT ĐÔNG

4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG CHI PHÍ DỰA TRÊN MỨC ĐỘ HOẠT ĐỘNG (ABC) 1.1 – Tổng quan ABC 1.1.1 – Lịch sử hình thành ABC Vào năm 1980, hạn chế hệ thống chi phí truyền thống trở nên phổ biến Hệ thống ứng rộng rãi thập niên trước mà loại sản phẩm sản xuất hạn chế, chi phí nhân công trực tiếp nguyên vật liệu trực tiếp chiếm phần lớn tổng chi phí sản xuất, chi phí gián tiếp liên quan đến quản lý phục vụ sản xuất lại chiếm tỷ trọng nhỏ Vì việc sai lệch từ việc phân bổ chi phí quản lý dựa tiêu thức đơn giản sản lượng sản xuất, số lao động,… theo hệ thống chi phí truyền thống lúc xem không đáng kể Sau năm 1980, thách thức bắt đầu đặt cho việc tính toán áp dụng hệ thống thông tin chi phí Do phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, dây chuyền sản xuất tự động trở nên phổ biến, nhiều loại sản phẩm sản xuất hàng loạt, chi phí lao động chiếm tỷ trọng ngày nhỏ tổng chi phí sản xuất, chi phí quản lý phục vụ sản xuất tăng dần chiếm tỷ trọng đáng kể, việc phân bổ chi phí gián tiếp dựa tiêu thức phân bổ giản đơn trở nên không phù hợp Các nhà chuyên môn, tổ chức bắt đầu triển khai phương pháp tiếp cận thông tin chi phí Một số tác giả như: Robert S.Kaplan, Robin Cooper, H.Thomas Johnson, Peter Turkey… hay tổ chức Liên hiệp giới tiến sản xuất (CAM-I: the Consortium for Advanced ManafactoringInternational), Viện kế toán quản trị (IMA: Institute of Management Accountant), Hội kế toán quản trị Canada (SMAC) …đã nỗ lực để tìm kiến thức mới, ABC (Activity based costing) vào sau năm 1980 Các buổi hội nghị chuyên môn mở thấy tiềm lý thuyết việc áp dụng ABC Công việc nghiên cứu trì để tìm cách mô tả, định nghóa thiết kế hệ thống ABC tốt Các phần mềm phát triển phần lớn dựa vào trợ giúp ABC Những ấn phẩm nâng cao lý thuyết ABC hai tác giả Robert S.Kaplan Robin Cooper cho đời sau Các doanh nghiệp sản xuất bắt đầu đưa kế toán viên kỹ sư họ đến buổi hội nghị để học tập trở thành chuyên viên ABC cách nhanh chóng mau chóng áp dụng ABC vào thực tế Ngày nay, điều kiện cạnh tranh toàn cầu mạnh mẽ, định sai lầm dựa thông tin chi phí không xác đưa doanh nghiệp rơi vào tình cảnh khó khăn kinh doanh Việc cung cấp thông tin chí phí đáng tin cậy phục vụ cho việc môi trường cạnh tranh ngày trở nên cấp thiết ABC đời nhằm đáp ứng yêu cầu 1.1.2 – Khái niệm ABC ABC (Activity based costing): Hệ thống chi phí dựa mức độ hoạt động Có nhiều định nghóa liên quan đến ABC Judith J Baker đưa khái niệm ABC [2, 2]: ABC gồm hai yếu tố đo lường chi phí đo lường mức độ thực hoạt động nguồn lực cho đối tượng chịu phí Chi phí nguồn lực phân bổ đến hoạt động, sau chi phí hoạt động phân bổ đến đối tượng chịu phí dựa mức độ sử dụng chúng Nguồn lực tiêu hao thông qua hoạt động phục vụ cho đối tượng chịu phí, mô lý thuyết tiêu hao nguồn lực qua sơ đồ minh họa 1.1 Nguồn lực Hoạt động Tiêu hao Đối tượng chịu phí Sơ đồ 1.1: Lý thuyết tiêu hao nguồn lực Theo Rober S.Kaplan Robin Cooper [3,3] ABC hoạt động sử dụng để sản xuất sản phẩm dịch vụ ABC sử dụng cách để đo lường hoạt động công ty, nguồn lực tiêu hao hoạt động, sản phẩm dịch vụ sinh từ hoạt động ABC đời nhằm đáp ứng cần thiết thông tin xác nguồn lực bị tiêu tốn sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, kênh phân phối ABC cho phép chi phí gián tiếp chi phí hỗ trợ phân bổ, trước tiên tới hoạt động, sau tới sản phẩm, dịch vụ khách hàng ABC cho người quản lý thấy rõ ràng tình hình kinh doanh doanh nghiệp ABC không cách theo dõi chi phí, phương pháp quản lý hoạt động đáng tin cậy cho phép đưa định quản lý xác thực Riêng Blocher có mô tả ABC sau: “Để sản xuất sản phẩm, cần thiết phải thực số hoạt động Những hoạt động làm tiêu tốn nguồn lực doanh nghiệp, làm phát sinh chi phí Thông qua việc xác định mức tiêu tốn nguồn lực hoạt động số đơn vị cần thiết để sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp theo dõi chi phí cho sản phẩm cách trực tiếp hơn” [4,136] Tổ chức Liên hiệp giới tiến sản xuất (CAM-I) đưa định nghóa ABC sau: - Là phương pháp đo lường chi phí mức độ thực hoạt động liên quan đến chu trình đối tương chịu phí - Phân bổ chi phí hoạt động dựa việc sử dụng nguồn lực chúng, phân bổ chi phí đến đối tượng chịu phí sản phẩm khách hàng, dựa mức độ sử dụng hoạt động - Tìm mối quan hệ nhân để xác định tiêu thức phân bổ cho hoạt động Từ khái niệm trên, khái quát khái niệm ABC sau: “ABC hệ thống đo lường chi phí Nó tập hợp phân bổ chi phí nguồn lực vào hoạt động dựa mức độ sử dụng nguồn lực, sau chi phí hoạt động phân bổ đến đối tượng chịu phí dựa mức độ sử dụng chúng” 1.1.3 – Yếu tố cần thiết cho việc thực thành công hệ thống ABC Rất nhiều chuyên gia cho để thực thành công ABC cần thiết phải thực số yếu tố then chốt: - Trước thực hệ thống ABC, phải có hỗ trợ mạnh mẽ từ nhà quản trị hàng đầu công ty - Thiết kế thực hệ thống ABC cần thiết phải có tham gia chịu trách nhiệm nhóm gồm đại diện từ phòng ban thay đơn phòng kế toán Nhóm bao gồm người đại diện khu vực mà tiến hành thu thập liệu phục vụ cho hệ thống ABC Thông thường đại diện phận như: Sản xuất, quản lý vật tư, kỹ thuật, tiếp thị, bán hàng,… nhân viên kế toán huấn luyện ABC 8 Cũng nhân viên tư vấn từ bên chuyên ABC làm việc người cố vấn cho nhóm Việc cần thiết hỗ trợ mạnh mẽ từ nhà quản trị hàng đầu công ty nhóm gồm đại diện từ phòng ban xuất phát từ thực tế cho thấy khó thực việc thay đổi công ty trừ có hỗ trợ từ người có khả tác động ảnh hưởng đến thay đổi Thêm vào đó, để thiết kế hệ thống ABC tốt, đòi hỏi phải có hiểu biết hoạt động toàn công ty Sự hiểu biết không khác người đến từ phận liên quan vốn quen thuộc với hoạt động Việc cần thiết phải có hỗ trợ mạnh mẽ từ nhà quản trị hàng đầu công ty xuất phát từ hai lý do: - Không có đạo từ nhà quản trị này, vài trưởng phận từ chối việc hợp tác hay thay đổi - Nếu hỗ trợ mạnh mẽ từ nhà quản trị hàng đầu này, cấp tiếp tục trì theo hệ thống cũ nhanh chóng gửi báo cáo ABC không quan trọng họ từ bỏ ABC gặp phải khó khăn Theo thời gian, hệ thống ABC thực thân nhân viên kế toán không thiết phải tiếp tục trì hỗ trợ từ nhà quản trị hàng đầu hợp tác hỗ trợ tích cực ban đầu từ trưởng phận 1.2 – Các bước thực ABC Khi mô tả bước thực ABC, có nhiều tác giả chia thành bước khác nhìn chung thống sau: Trước tiên, việc thiết kế, sản xuất phân phối sản phẩm, dịch vụ đòi hỏi phải thực nhiều hoạt động Để thực hoạt động này, cần thiết phải mua sử dụng nguồn lực Việc mua sử dụng nguồn lực làm phát sinh chi phí Nói theo cách khác, lý thuyết ABC cho nguồn lực tiêu hao sinh chi phí, hoạt động tiêu hao nguồn lực, sản phẩm dịch vụ tiêu tốn hoạt động Sơ đồ 1.2 cho ta nhìn khái quát lý thuyết Sản phẩm, dịch vụ… Hoạt động Tiêu hao nguồn lực Chi phí Sơ đồ 1.2 – Lý thuyết ABC [7,132] Để hiểu rõ lý thuyết này, cần thiết phải tiếp tục xem xét ABC cách chi tiết thông qua bước thực Nhìn chung có nhiều tài liệu mô chu trình ABC, nhiên, tất tài liệu thống bước chu trình Trong phạm vi giới hạn đề tài, tác giả xin nêu khái quát sơ đồ ABC sau: 10 NGUỒN LỰC Tiêu thức phân bổ nguồn lực Phân bổ chi phí nguồn lực Tiêu thức phân bổ hoạt động Phân bổ chi phí hoạt động Tập hợp trực tiếp HOẠT ĐỘNG ĐỐI TƯNG CHỊU PHÍ Sơ đồ 1.3 – Tổng quan ABC Trước vào trình bày chi tiết bước thực ABC, cần thiết phải làm rõ số thuật ngữ liên quan đến mô hình này: Nguồn lực (Resourse): Là yếu tố kinh tế sử dụng để thực hoạt động Con người, dụng cụ, thiết bị nhà xưởng,… ví dụ nguồn lực [8,8] Hoạt động (Activity): Colin Drury cho “Hoạt động bao gồm kết hợp nhiều công việc mô tả hành động liên kết với đối tượng chịu phí Những hoạt động điển hình như: lên kế hoạch sản xuất, lắp đặt máy, mua vật tư, kiểm tra chất lượng vật tư,… ” [6,136] Đối tượng chịu phí (Cost Objective): theo lý thuyết ABC, chi phí hoạt động phân bổ tới đối tượng chịu phí Đối tượng chịu phí thường đa dạng 11 tùy thuộc vào nhu cầu thông tin nhà quản trị mà người thiết kế hệ thống thiết lập đối tượng chịu phí khác Một số đối tượng chịu phí điển hình như: Sản phẩm, dịch vụ, lô sản phẩm, hợp đồng, công việc, dự án, khách hàng, nhóm khách hàng, kênh phân phối, khu vực bán hàng [7,5] Tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực (Resourse driver/Resource cost driver): yếu tố đo lường tiêu hao nguồn lực cho hoạt động Nếu nguồn lực người, người tiêu tốn thời gian cho hoạt động khác nhau, tỷ lệ thời gian tương ứng tiêu tốn cho hoạt động tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực [8,8] Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động (Activity driver/Activity cost driver): cầu nối hoạt động đối tượng chịu phí, đo lường sản phẩm, dịch vụ…được tạo hoạt động [9,106] Peter B.B Turney đưa định nghóa sau: Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động yếu tố dùng để đo lường tiêu hao hoạt động cho đối tượng chịu phí Nếu board mạch đối tượng chịu phí việc cắm linh kiện vào board mạch hoạt động số lượng linh kiện cắm vào board mạch tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động [8.8] Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động địi hỏi phải định lượng để truy nguyên phần chi phí tương ứng liên quan hoạt động đến đối tượng chịu chi phí [10,17] Các bước thực ABC Nhìn chung, mô hình ABC thực thông qua bước sau: - Xác định hoạt động - Tập hợp trực tiếp chi phí vào hoạt động đối tượng chịu phí - Phân bổ chi phí nguồn lực vào hoạt động 12 - Phân bổ chi phí hoạt động vào đối tượng chịu phí Nội dung chi tiết bước sau: 1.2.1 - Xác định hoạt động “Hoạt động bao gồm kết hợp nhiều công việc mô tả hành động liên kết với đối tượng chịu phí Những hoạt động điển hình như: lên kế hoạch sản xuất, lắp đặt máy, mua vật tư, kiểm tra chất lượng vật tư,… ” [6,136] Các hoạt động xác định thông qua việc phân tích ban đầu, kiểm tra thực tế khu vực làm việc, thực vấn nhân viên liên quan yêu cầu nhân viên mô tả việc sử dụng thời gian nhân viên cho công việc nào? Hoặc vấn người quản lý công việc khu vực làm việc nhân viên mà họ quản lý Những câu hỏi vấn sử dụng nhằm xác định hoạt động, thông tin thu thập từ câu hỏi đưa sở cho việc xây dựng danh sách hoạt động cung cấp thông tin hữu ích cho việc phân bổ chi phí nguồn lực đến hoạt động riêng biệt Một số câu hỏi thông thường đưa như: - Có người làm việc phận bạn? - Họ làm việc gì? - Nguồn lực bị tiêu hao hoạt động nào? - Kết hoạt động này? (nhằm xác định tiêu thức phân bổ hoạt động xác định đối tượng chịu phí) - Nhân viên tốn thời gian để thực hoạt động? Bởi thiết bị nào? (thông tin cần thiết để phân bổ chi phí lao động thiết bị đến hoạt động) - …… 13 Trong giai đoạn này, thông thường có nhiều công việc chi tiết xác định, sau vấn xong, hoạt động kết hợp lại với để tạo thành hoạt động Hoạt động chọn cấp độ xem hợp lý phải dựa sở cân nhắc chi phí bỏ cho việc theo dõi hoạt nhu cầu tính xác thông tin chi phí cung cấp Ví dụ, việc mua vật tư phân loại thành hoạt động riêng biệt cấp độ chi tiết việc đặt hàng, theo dõi đơn hàng,… Tuy nhiên, việc tách nhỏ hoạt động lại liên quan đến việc thu thập thông tin phải tốn thêm chi phí Vì vậy, thiết lập hoạt động cấp độ mua vật tư chung mà không cần tiết chúng có mối liên kết với có tiêu thức phân bổ Ngược lại, kết hợp việc mua vật tư với việc lưu giữ quản lý vật tư thành hoạt động chung lúc này, dường tiêu thức phân bổ phù hợp áp dụng chung cho hoạt động mức độ đóng góp hoạt động cho đối tượng chịu phí khác Việc lựa chọn hoạt động thông thường bị ảnh hưởng yếu tố giá trị khoản chi phí (nó phải đáng kể để tách riêng ra) phải có tiêu thức phân bổ riêng để đáp ứng việc xác định chi phí hoạt động cách thoả đáng Một cách hữu dụng người ta nghó đến việc xác định hoạt động cách để kết hợp chúng lại với việc thiết lập chúng năm cấp độ hoạt động (Activity hierarchies): cấp độ đơn vị sản phẩm (Unit-level activities), cấp độ lô sản phẩm (Batch-level activities), cấp độ sản phẩm (Product-sustaining activities), cấp độ khách hàng (Customer-level activities) cấp độ khu vực toàn doanh nghiệp (Area or general-operations-level activity) [11,323] Những cấp độ mô tả sau: 14 - Hoạt động cấp độ đơn vị sản phẩm (Unit-level activities): loại hoạt động sử dụng lúc mà đơn vị sản phẩm sản xuất tiêu thụ Chi phí cấp độ bao gồm chi phí lao động trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp, điện năng… chi phí tiêu hao nguồn lực tương ứng với số máy sản xuất Ví dụ, công ty tăng sản lượng sản xuất 10%, tiêu tốn thêm 10% chi phí lao động, 10% máy chạy 10% chi phí điện Tiêu thức phân bổ chi phí điển hình cho hoạt động cấp độ đơn vị sản phẩm theo lao động, máy hay theo số lượng sản phẩm sản xuất Những tiêu thức phân bổ sử dụng hệ thống chi phí truyền thống Vì vậy, hệ thống chi phí truyền thống phân bổ xác chi phí hoạt động cấp độ đơn vị sản phẩm đến đối tượng chịu phí - Hoạt động cấp độ lô sản phẩm (Batch-level activities): Những hoạt động thực theo lô sản phẩm Chẳng hạn việc thiếp lập, chuẩn bị máy hay đặt lệnh mua vật tư thực lúc lô hàng sản xuất Một điểm phân biệt quan trọng hoạt động cấp độ theo lô theo đơn vị sản phẩm nguồn lực yêu cầu để thực hoạt động theo lô sản phẩm độc lập với số lượng đơn vị lô, chẳng hạn độc lập với số lượng sản phẩm sản xuất thiết lập máy Hệ thống chi phí truyền thống xem chi phí phát sinh theo lô sản phẩm chi phí cố định Vì hệ thống ABC cung cấp kỹ thuật cho việc phân bổ chi phí phức tạp thiếp lập máy, xử lý đơn đặt hàng khách hàng,… tới sản phẩm, dịch vụ thông qua hoạt động thực - Hoạt động cấp độ sản phẩm (Product-sustaining activities): Những hoạt động thực dành riêng cho việc sản xuất tiêu thụ sản phẩm riêng biệt Những hoạt động thiết kế sản phẩm, quảng cáo cho 15 sản phẩm, hay cập nhật tính cho sản phẩm, hỗ trợ kỹ thuật cung cấp riêng cho sản phẩm, thiết kế lại chu trình sản xuất sản phẩm riêng biệt - Hoạt động cấp độ khách hàng (Customer-level activities): Những hoạt động liên quan đến khách hàng riêng biệt Năm 1998, Kaplan Cooper mở rộng ý tưởng với trường hợp khách hàng đối tượng chịu phí Ví dụ: Nghiên cứu thị trường khách hàng hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng riêng biệt (hỗ trợ không giới hạn cho sản phẩm nào) [6,346] - Hoạt động cấp độ khu vực toàn doanh nghiệp ( Area or generaloperations-level activity): Hoạt động thực mà không quan tâm đến khách hàng phục vụ sản phẩm sản xuất lô sản phẩm sản xuất sản phẩm làm Hoạt động gắn liền với toàn hoạt động khu vực doanh nghiệp Ví dụ lương quản lý sản xuất, khấu hao nhà xưởng, lau dọn văn phòng, cung cấp mạng nội bộ, chuẩn bị báo cáo tài cho cổ đông,… Khi thực kết hợp hoạt động hệ thống ABC, hoạt động nên gộp lại với cấp độ phù hợp Hoạt động cấp độ lô sản phẩm không nên gộp với hoạt động cấp độ đơn vị sản phẩm, hay không nên gộp hoạt động cấp độ sản phẩm với hoạt động cấp độ lô sản phẩm, … Nhìn chung, nên gộp hoạt động cấp độ mà chúng có mối quan hệ chặt chẽ với chu trình làm việc 1.2.2 –Tập hợp trực tiếp chi phí vào hoạt động đối tượng chịu phí Trong giai đoạn này, việc tập hợp chi phí thông thường chi tiết theo tài khoản, xác định chi phí tập hợp sử dụng cho đối tượng chịu phí hay thuộc hoạt động tập hợp trực tiếp vào đối tượng 16 chịu phí hay hoạt động Ví dụ, cước phí vận chuyển hàng hoá xuất việc tập hợp theo khoản mục chi phí bán hàng xác định cước phí vận chuyển phục vụ cho đối tượng chịu phí (khách hàng, sản phẩm, kênh phân phối…) tập hợp trực tiếp vào đối tượng chịu phí mà không cần phải qua giai đoạn phân bổ Các chi phí lại tập hợp trực tiếp vào hoạt động đối tượng chịu phí trình bày bước tiếp hệ thống ABC 1.2.3 – Phân bổ chi phí nguồn lực vào hoạt động Các chi phí nguồn lực tiêu hao giai đoạn tập hợp trực tiếp vào hoạt động đối tượng chịu chí phí tiếp tục phân bổ đến hoạt động hệ thống ABC Ví dụ chi phí điện, nước, lương, phí thuê văn phòng,… Những chi phí nguồn lực phân bổ đến hoạt động với tiêu thức phân bổ dựa mối quan hệ nhân - quả, áp dụng phương pháp đo lường mức độ tiêu hao nguồn lực vào hoạt động hay tiến hành vấn người làm việc trực tiếp hay người quản lý nơi mà chi phí phát sinh để họ cung cấp thông tin hợp lý cho việc ước lượng chi phí tiêu hao nguồn lực cho hoạt động khác Ví dụ, thời gian làm việc nhân công gián tiếp nguồn lực, nhiệm vụ tìm cách để ước lượng số thời gian mà nhân công sử dụng cho hoạt động hệ thống ABC Có thể tiến hành vấn nhân công gián tiếp (có thể người quản lý phân xưởng, kỹ sư, người quản lý chất lượng,…) để tìm hiểu thời gian mà họ dành cho xử lý đơn đặt hàng khách hàng, hay thiết kế sản phẩm, hay với chu trình sản xuất đơn vị sản phẩm,… Trong số trường hợp, triển khai từ đặt câu hỏi chung 17 “Bao nhiêu phần trăm chí phí nguồn lực tiêu hao dành cho hoạt động này?” Ngoài ra, phải tìm hiểu thêm có cách khác hay không để đo lường tiêu hao chi phí nguồn lực vào hoạt động dựa mối quan hệ nhân – chúng Như vậy, sau có thông tin từ vấn, dựa cân nhắc nhóm dự án ABC, chi phí nguồn lực phân bổ xuống hoạt động dựa tiêu thức phân bổ vừa tìm Như vậy, chi phí phát sinh chuyển sang hết vào hoạt động đối tượng chịu phí thông qua bước Nhiệm vụ phân bổ tiếp chi phí hoạt động đến đối tượng chịu phí, điều mô tả thông qua bước hệ thống ABC 1.2.4 – Phân bổ chi phí hoạt động vào đối tượng chịu phí Để phân bổ chi phí hoạt động tới đối tượng chịu phí giai đoạn này, đòi hỏi phải lựa chọn tiêu thức phân bổ cho chi phí hoạt động Tiêu thức phân bổ giai đoạn gọi tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động (Activity cost driver) Có nhiều yếu tố tác động đến việc lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp Trước hết, phải diễn giải mối quan hệ hoạt động đối tượng chịu phí, phải đo lường tính toán cách dễ dàng cuối việc cân nhắc chi phí việc đo lường - phải có kết hợp tốt mục tiêu xác với chi phí cho việc đo lường Theo Colin Drury Robert S.Kaplan Anthony A.Atkinson tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động bao gồm loại: - Tiêu thức phân bổ dựa số lần thực (transaction drivers): Các tiêu thức phân bổ số lần chuẩn bị máy, số lượng đơn đặt hàng mua hàng 18 thực hiện, số lần kiểm định thực hiện,… tiêu thức phân bổ đếm hoạt động thực Đây loại tiêu thức phân bổ tốn dường lại phần xác bỡi lẽ tiêu thức thừa nhận chi phí nguồn lực tốn giống cho hoạt động thực Ví dụ, phân bổ chi phí chuẩn bị máy vào tiêu thức phân bổ số lần sử dụng máy, điều thừa nhận tất lần chuẩn bị máy tốn lượng thời gian Trong số trường hợp, số lượng nguồn lực sử dụng để thực hoạt động khác đáng kể, hoạt động sử dụng khác đáng kể sản phẩm, cần thiết phải sử dụng tiêu thức khác xác tốn - Tiêu thức phân bổ theo lượng thời gian thực (Duration drivers): Tiêu thức phân bổ liên quan đến số lượng thời gian yêu cầu để thực hoạt động Tiêu thức sử dụng có khác đáng kể số lượng thời gian hoạt động thực cho đối tượng chi phí Ví dụ, sản phẩm đơn giản việc chuẩn bị máy khoảng 10 đến 15 phút Ngược lại, sản phẩm phức tạp đòi hỏi xác cao để chuẩn bị máy phải đến Việc sử dụng tiêu thức phân bổ theo số lần thực hiện, số lần chuẩn bị máy làm cho sản phẩm đơn giản phải gánh chịu chi phí chuẩn bị máy nhiều thực tế (overcost), ngược lại, sản phẩm phức tạp gánh chịu chi phí thực tế (undercost) Để tránh sai lệch này, người thiết kế hệ thống ABC phải sử dụng tiêu thức phân bổ theo lượng thời gian thực hiện, số chuẩn bị máy để phân bổ chi phí chuẩn bị máy đến sản phẩm, điều làm tăng thêm chi phí đo lường 19 Tuy nhiên, số trường hợp tiêu thức phân bổ theo lượng thời gian thực xác, lúc này, sử dụng đến tiêu thức phân bổ theo mức độ thực (Intensity drivers) - Tiêu thức phân bổ theo mức độ thực (Intensity drivers): Đây tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động xác tốn Trong ví dụ việc chuẩn bị máy, số trường hợp sản phẩn phức tạp đòi hỏi xác cao đôi lúc đòi hỏi chuẩn bị cách đặc biệt trước máy vận hành, đòi hỏi chất lượng kiểm soát người chuẩn bị máy, thiết bị kiểm tra chuyên dùng trình trạng hoạt động máy thiết lập Một tiêu thức phân bổ theo lượng thời gian thực (theo số thời gian cần để chuẩn bị máy) thừa nhận tất chuẩn bị máy tốn chi phí nhau, chưa phản ánh thêm chất lượng, kỹ người, hay loại thiết bị đắt tiền dùng số công việc loại chuẩn bị máy mà công việc chuẩn bị máy khác không cần đến thiết bị Trong trường hợp này, chi phí hoạt động phải tính trực tiếp vào sản phẩm dựa yêu cầu công việc phải theo dõi, tập hợp chi phí hoạt động phát sinh riêng cho sản phẩm Theo Rober S.Kaplan, tiêu thức phân bổ chi phí trọng tâm đổi hệ thống ABC, công việc tốn chi phí hệ thống ABC Kaplan khuyên hệ thống ABC nên trì không 50 tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động khác nhau, hầu hết tập hợp truy cập tới sản phẩm khách hàng tương đối đơn giản hệ thống thông tin công ty Đối với tiêu thức phân bổ theo thời gian thực (duration drivers) tiêu thức phân bổ theo mức độ thực (intensity drivers) tính toán mức độ khó khăn để thực công việc cho loại đối tượng chịu chiu phí, từ 20 sử dụng thông tin để làm chuẩn cho việc thực phân bổ lần sau thay phải theo dõi thời gian nguồn lực tiêu hao cho đối tượng chịu phí giai đoạn [9,111] Để hiểu rõ bước thực ABC, phần phụ lục luận văn trình bày thêm so sánh hệ thống ABC với hệ thống kế toán chi phí truyền thống ưu nhược điểm ABC 1.3 – Khả hỗ trợ tin học việc triển khai hệ thống ABC Ngày nay, với phát triển nhanh chóng tin học hỗ trợ nhiều cho hoạt động doanh nghiệp nói chung công tác kế toán nói riêng Nhằm khắc phục nhược điểm vốn có hệ thống ABC, tác giả xin nêu số điểm khả hổ trợ tin học việc triển khai hệ thống ABC - Đơn giản hoá hệ thống tài khoản chi tiết thông qua việc thiết lập trung tâm chi phí Trước đây, chi phí hoạt động theo dõi thông qua việc chi tiết hoá tài khoản với nhiều cấp độ chi tiết, điều làm cho việc vận dụng ABC hệ thống kế toán trở nên phức tạp nặng nhọc Giờ đây, với hỗ trợ tin học cho phép theo dõi chi phí hoạt động theo tài khoản kết hợp với trung tâm chi phí (cost centres), điều làm đơn giản hoá việc tập hợp chi phí vận dụng ABC vào hệ thống kế toán doanh nghiệp Ví dụ, chi phí nhân công trực tiếp chi phí nhân công quản lý sản xuất lý thuyết tập hợp vào tài khoản tương ứng: - Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp - Tài khoản 6271: Chi phí nhân viên phẩn xưởng Giả định có 15 trung tâm hoạt động lúc phải mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 622 sau: 6221, 6222, 6223,…,62215 Tương tự, tài khoản 6271 chi tiết đến 15 tài khoản Vì vậy, làm cho hệ thống tài khoản trở nên 21 phức tạp vận dụng ABC, đồng thời gây khó khăn cho nhân viên kế toán việc nhớ nhiều chi tiết tài khoản để hạch toán Tuy nhiên, với hỗ trợ tin học việc thiết lập trung tâm chi phí cần mở tài khoản chung 622 6271, sau đó, chi tiết tài khoản thông qua ô nhập liệu cost centre (danh mục cost centre sử dụng chung xuyên suốt cho tài khoản), nhân viên kế toán dễ dàng nhớ nhập liệu số tài khoản chung kết hợp với trung tâm chi phí Trung tâm chi phí (Cost centre): Là đơn vị phận công ty phân biệt theo khu vực chịu trách nhiệm, địa điểm, Người sử dụng tập hợp chi phí theo hoạt động vào cost centre thông qua việc tạo cost centre theo hoạt động [PL13,372] - Thực hàng loạt việc phân bổ chi phí cở sở lập trình sẳn, đa dạng hoá tiêu thức phân bổ dựa khả kết hợp liệu phần hành (intergrate), tiết kiệm thời gian chi phí với độ xác tính toán cao, tạo báo cáo quản trị đứng nhiều khía cạnh khác Gary Cokins nói ABC ABM (Activity based manangemtn – kế toán quản trị dựa mức độ hoạt động) cho với hỗ trợ công cụ phần mềm vẽ sơ đồ khả phân bổ chi phí, đồng thời nêu cao khả tạo đa dạng việc lựa chọn tiêu thức phân bổ đưa báo cáo quản trị dựa mối quan hệ liệu phần hành sở truy nguyên ngược lại bút toán kế toán thực thông qua hỗ trợ tin học 22 Chi phí Nguồn lực Bảng cân đối kế toán Các chi phí: lương, khấu hao,… Tài sản,hàng tổn kho, Hoạt động Hoạt động Thiết bị hổ trợ Đối tượng chịu phí Cấp độ toàn doanh nghiệp Sơ đồ 1.4 – Khả hỗ trợ tin học để vận dụng ABC ABM [10,282] Trong sơ đồ ta thấy riêng chi phi nguồn lực tiền lương tiêu tốn cho nhiều hoạt động, hoạt động phục vụ cho nhiều đối tượng chịu phí (sản phẩm, khách hàng, khu vực,…), nguồn lực tiêu tốn cho đối tượng chịu phí truy nguyên ngược lại dạng tài khoản kế toán sử dụng giai đoạn định, từ đó, phân bổ xác chi phí cho đối tượng chịu phí Dựa mối quan hệ sở liệu, phần mềm kế toán cho phép truy cập để đưa báo cáo quản trị khía cạnh đa dạng 23 - Khả hỗ trợ việc tập hợp chi tiết chi phí, doanh thu thu nhập theo phận sinh lợi (Profitability segment) nhằm cung cấp thông tin cho việc định Bộ phận sinh lợi (Profitability Segment): sử dụng để tạo góc nhìn khác báo cáo kết hoạt động kinh doanh Nó phục vụ cho việc tập hợp chi tiết chi phí, doanh thu tính toán lợi nhuận theo đối tượng chịu phí Profitability segment thường tách chi tiết theo: khu vực kinh doanh, khách hàng, sản phẩm…[14,378]) Nếu trước việc theo dõi, tập hợp chi phí, doanh thu tính toán lợi nhuận thường có kết hợp với liệu liên quan thông tin sản phẩm, khách hàng, kênh phân phối… Ngày nay, phần lớn phần mềm thiết kế sở kết hợp quan hệ liệu liên quan với (Intergrate), vậy, việc trích lọc thông tin liên quan để đưa báo cáo quản trị thực xác, dễ dàng tiết kiệm chi phí Ví dụ, để tiêu thụ sản phẩm A bán cho khách hàng B với giá trị lô hàng USD 100.000, phải tốn chi phí vận chuyển đường biển cho lô hàng USD 3.000, hoa hồng xuất 3% giá trị lô hàng, năm doanh nghiệp khoản chi phí quảng cáo khu vực USD 8.000 Như vậy, với cách làm truyền thống, chi phí vận chuyển, hoa hồng xuất chi phí quảng cáo tập hợp chung vào tài khoản chi phí bán hàng, sau phân bổ chung cho toàn sản phẩm, khách hàng…theo tiêu thức phân bổ truyền thống Ngày nay, với hỗ trợ phần mềm kế toán, cho phép tập hợp từ đầu doanh thu, chi phí phát sinh vào đối tượng chịu phí thông qua khung nhập liệu chi tiết theo phận sinh lợi Riêng chi phí quảng cáo kỳ dành cho khách hàng thị trường tập hợp chi tiết đến đối 24 tượng chịu phí khách hàng thị trường này, phần chi tiết theo sản phẩm chưa xác định tiếp tục phân bổ xuống cho sản phẩm kỳ tiêu thụ khách hàng thị trường 25 KẾT LUẬN CHƯƠNG Việc vận dụng ABC cần thiết điều kiện mà doanh nghiệp với xu hướng cấu chi phí quản lý cao cấu sản phẩm đa dạng, phức tạp Từ việc tập hợp chi phí nguồn lực vào hoạt động với việc vận dụng nhiều tiêu thức phân bổ khác dựa mối quan hệ hoạt động đối tượng chịu phí ABC thể vượt trội hẳn so với hệ thống kế toán chi phí truyền thống đem lại thông tin chi phí đáng tin cậy Tác giả nhấn mạnh vào yếu tố cần thiết để thực thành công hệ thống ABC, đồng thời nêu rõ vai trò quan trọng việc thiết lập hoạt động thông qua cấp độ hoạt động khác nguyên tắc gộp hoạt động sở cân nhắc chi phí bỏ cho việc theo dõi hoạt động nhu cầu tính xác thông tin chi phí cung cấp (lợi ích mang lại) Bên cạnh đó, việc lựa chọn tiêu thức phân bổ trọng tâm đổi hệ thống ABC nơi tốn chi phí việc vận hành hệ thống này, cần thiết phải thiết lập tiêu thức phân bổ lần đầu để làm chuẩn cho lần phân bổ sau nhằm đơn giản hóa việc vận hành hệ thống ABC sau Với nhược điểm vốn có ABC (chi phí thực hiện), phần lớn khắc phục hỗ trợ mạnh mẽ công nghệ thông tin, nói, ABC trở thành lý thuyết hoàn chỉnh ứng dụng rộng rãi hiệu nhiều doanh nghiệp giới thông qua phầm mềm quản lý  ... phân bổ sử dụng hệ thống chi phí truyền thống Vì vậy, hệ thống chi phí truyền thống phân bổ xác chi phí hoạt động cấp độ đơn vị sản phẩm đến đối tượng chịu phí - Hoạt động cấp độ lô sản phẩm (Batch-level... Xác định hoạt động - Tập hợp trực tiếp chi phí vào hoạt động đối tượng chịu phí - Phân bổ chi phí nguồn lực vào hoạt động 12 - Phân bổ chi phí hoạt động vào đối tượng chịu phí Nội dung chi tiết... tiếp chi phí hoạt động đến đối tượng chịu phí, điều mô tả thông qua bước hệ thống ABC 1.2.4 – Phân bổ chi phí hoạt động vào đối tượng chịu phí Để phân bổ chi phí hoạt động tới đối tượng chịu phí