CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôngiữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu b

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôngiữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệthống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát

nội bộ: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ đúng pháp luật

và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm mội trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.

Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổchức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm rabiện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơnvị:

 Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình Nếu khôngđược bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp, chúng có thể bị đánh cắp, hưhỏng hoặc bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau Như vậy, hệ thống kiểmsoát nội bộ được xây dựng để đảm bảo an toàn cho những tài sản của đơn vị

 Bảo đảm độ tin cậy của thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ

quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Để điều hành

có hiệu quả các mặt hoạt động kinh doanh, các nhà quản lý phải được cung cấpnhững thông tin chính xác và kịp thời, phản ánh đúng thực trạng của đơn vị, trên

cơ sở đó đưa ra những quyết định phù hợp

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Để quản lý vĩ mô nền kinh tế, các cơ quan Nhà nước đã ban hành một hệthống các chính sách và các quy định buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ Ngoài

ra, các doanh nghiệp cũng tự thiết kế những quy định nội bộ để quản lý các hoạtđộng trong doanh nghiệp Để đảm bảo các chế độ pháp lý liên quan đến doanhnghiệp được thực hiện đúng mức, hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến hoạt động củadoanh nghiệp

- Phát hiện và ngăn chặn kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lậntrong mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Bảo đảm việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáotài chính trung thực, khách quan

 Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sựlặp lại không cần thiết các hoạt động, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sửdụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt độngtrong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội

bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý điều hành của bộ máy quản lýdoanh nghiệp

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng cómâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài

sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ của các nhà quản

lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mụctiêu trên

2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động, cácđơn vị cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốnyếu tố cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát vàkiểm toán nội bộ

2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệucủa các loại hình kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát là nền tảng của các yếu tốkhác trong hệ thống kiểm soát nội bộ và tạo nên màu sắc riêng của một tổ chức.Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quanđiểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanhnghiệp Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong cáchoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanhnghiệp Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng vàkhông thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên củađơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọiquy định cũng như chế độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bịcoi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽkhông được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát gồm:

Đặc thù về quản lý

Các đặc thù về quản lý chính là các quan điểm khác nhau trong hoạt động

điều hành doanh nghiệp của các nhà quản lý Có cách quản lý táo bạo dám chấpnhận rủi ro, cũng có cách quản lý dè dặt, thận trọng trước khi quyết định Các quanđiểm của các nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quyđịnh và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Vì chính cácnhà quản lý, đặc biệt là nhà quản lý quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyếtđịnh, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức đề cập tới cách phân quyền trong bộ máy quản lý Có hai xuhướng trái ngược nhau trong việc thiết lập một cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.Mỗi xu hướng có những ưu, nhược điểm riêng Nếu cơ cấu tổ chức theo xu hướngtập trung, có thể một quyết định phải qua nhiều cấp gây đến tình trạng trì trệ, áchtắc, quan liêu Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức theo xu hướng phân tán, có thể pháthuy tính chủ động, sáng tạo, kịp thời nhưng khó chuyên môn hoá

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ramôi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt

từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đócũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định trong toàn bộ doanhnghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành

vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn

bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc

bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lậptương đối giữa các bộ phận, tạo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bướcthực hiện công việc

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhàquản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữacác bộ phận.

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả caonhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

Chính sách nhân sự

Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp là nhân tố quan trọng trong môitrường kiểm soát và là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát của doanhnghiệp Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thểkhông cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội

bộ Ngược lại, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các các chính sách vàthủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong côngviệc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ khôngthể phát huy hiệu quả

Với những lý do trên, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việcđào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn vàphẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong` môi trườngkiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêmtúc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữuhiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thựchiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm pháthiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Đây cũng làkhía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán Báo cáo tài chínhdoanh nghiệp, đặc biệt trong việc áp dụng các thủ tục phân tích.

Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất củađơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụquản lý và những chuyên gia hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soát đóngvai trò đặc biệt quan trọng trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt động của Banquản lý và của doanh nghiệp dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị Uỷ ban kiểmsoát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát việc chấp hành luật pháp của Công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính

- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toánviên bên ngoài

Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong doanh nghiệp, môi trường kiểm soát chung củamột doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuykhông thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đếnthái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vậnhành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao

gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của cácchủ nợ, môi trường pháp lý và đường lối phát triển của đất nước.

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hưởngđến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộdoanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất là nhận thức về hoạtđộng kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanhnghiệp

2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thốngchứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thốngbảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từđóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là nhận biết, thu thập,phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoảmãn chức năng thông tin và chức năng kiểm tra của kế toán

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chitiết:

- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát nội bộ không cho phép việc ghi nhữngnghiệp vụ không có thật vào sổ kế toán

- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý

- Tính đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phátsinh

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá

và phí

- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép theo đúng sơ đồ tài

khoản và được ghi nhận đúng ở các loại sổ sách kế toán.

- Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đượcthực hiện kịp thời theo quy định

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổphải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáotài chính của doanh nghiệp

Là một mắt xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, hệthống kế toán có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Theo Chuẩn

mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, Kiểm soát

nội bộ trong hệ thống kế toán nhằm đảm bảo:

- Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện sau khi đã có sự chấp thuận của những người có thẩm quyền.

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác vào các tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, làm cơ sở lập Báo cáo tài chính phù hợp với chế độ kế toán theo quy định hiện hành.

- Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế toán khi có sự đồng ý của Ban Giám đốc.

- Các tài sản ghi trong sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết quả kiểm kê thực tế ở những thời điểm nhất định và có biện pháp thích hợp để xử lý nếu có chênh lệch.

2.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiếtlập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụthể

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát

nội bộ, các thủ tục kiểm soát chủ yếu gồm:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu kế toán

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát có thể khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ.Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát đều được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơbản: nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm,nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng:

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiềungười trong bô phận nhiều bộ phận trong một tổ chức Mục đích của sự phân chianày là không để một cá nhân hay hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của mộtnghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sựchuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

do có sự kiểm tra chéo

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyềnhạn

Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việcnhư:

- Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán

- Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán

- Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán

- Chức năng kế toán và chức năng tài chính

- Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêutrên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định

và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Qúa trình uỷ quyềnđược tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chiaquyền hạn và trách nhiệm mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Sự uỷ quyền được thực hiện theo một trong hai hình thức:

- Uỷ quyền thường xuyên: là sự uỷ quyền trong cả một nhiệm kỳ theo một cơ

chế ổn định

- Uỷ quyền tạm thời: là uỷ quyền trong một khoảng thời gian xác định.

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tếphải được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phêchuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

- Sự phê chuẩn chung: được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính

sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ Vídụ: việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng

đối với khách mua hàng.

- Sự phê chuẩn cụ thể: được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng Đối

với một số nghiệp vụ kinh tế, Ban quản trị không muốn xây dựng một chính sáchphê chuẩn chung, thay vào đó Ban quản trị sẽ thực hiện phê chuẩn cho từng trườnghợp

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồmviệc quy định chứng từ và sổ sách đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối vớitài sản, sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

2.4 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận được thiết lập trong đơn vị để tiến hànhcông việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơnvị

Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ

Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc

lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức ”

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là: “Một hoạt

động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ.”

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ củadoanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giáthường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quảcủa việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộphận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tinkịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt

động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thíchhợp và hiệu quả Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

- Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để

không giới hạn hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tươngđối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạtđộng được kiểm tra

- Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có

năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

3 Những ưu điểm và hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp là nhằm đáp ứngyêu cầu của quản lý và đem lại những lợi ích sau:

- Kiểm soát nội bộ góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậycủa các thông tin phục vụ cho quản lý và các thông tin sử dụng để báo cáo hoặccông bố ra bên ngoài

- Kiểm soát nội bộ góp phần phát triển và triển khai các sáng kiến nhằm nângcao hiệu quả hoạt động

- Kiểm soát nội bộ đóng vai trò tích cực góp phần thực thi các quy định pháp

lý trong các hoạt động tài chính kế toán nói riêng và các hoạt động về quản lý nóichung tại doanh nghiệp

Tuy nhiên, mặc dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu, hệ thống kiểm soát nội bộvẫn không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được các mục tiêu quản lý, đó là do nhữnghạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát

nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau:

- Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không

vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại.

- Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp

đị lặp lại, mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc khônghiểu rõ yêu cầu công việc

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thôngđồng của một người trong Ban Giám đốc hay một nhân viên với những người khác

ở trong hay ngoài đơn vị

- Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạmdụng đặc quyền của mình

- Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị viphạm

Do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ nên luôn có một mức

độ rủi ro kiểm soát Do đó, cả với cơ chế kiểm soát nội bộ được thiết kế hiệu quảnhất kiểm toán viên vẫn phải thu thập bằng chứng kiểm toán ngoài việc khảo sátcác quá trình kiểm soát với hầu hết các mục tiêu kiểm toán của từng tài khoảntrọng yếu trên Báo cáo tài chính

4 Mục đích của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần việc rất quan trọng màkiểm toán viên phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán Vấn đề này được quyđịnh trong nhóm chuẩn mực đối với công việc tại chỗ ở điều thứ hai trong 10

chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận rộng rãi (GAAS): “Kiểm toán viên phải có

một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và

để xác định bản chất, thời gian và phạm vi các cuộc khảo sát phải thực hiện.” Và

điều này cũng được quy định trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh

giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “Kiểm toán viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế

toán và kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng cách tiếp cận kiểm toán hiệu quả”

Thứ nhất, kiểm toán viên có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ để giảmbớt công việc kiểm toán Bởi vì, trên thực tế, các thông tin tài chính thường đượcxác minh nhiều lần Mối quan hệ này tạo điều kiện cho việc giảm bớt các thửnghiệm cơ bản nếu kiểm toán viên nghiệm thấy các Báo cáo tài chính đáng tin cậy.Thứ hai, kiểm toán viên cần phải dựa vào hệ thống kiểm soát nội để nâng caochất lượng và hiệu quả cuộc kiểm toán Nguyên tắc thận trọng đúng mức đòi hỏikiểm toán viên phải đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, để tránh cho công ty kiểmtoán phải đối mặt với những vụ kiện của khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín củacông ty Bên cạnh đó, kiểm toán là một loại hình dịch cụ nên kiểm toán viên cũngphải quan tâm đến khía cạnh hiệu qủa cuộc kiểm toán Việc đảm bảo hiệu quả cuộckiểm toán góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh và tăng lợi nhuận cho công tykiểm toán Để thoả mãn đồng thời hai mục tiêu này, đòi hỏi kiểm toán viên phảixây dựng cách tiếp cận kiểm toán khoa học, hiệu quả

Chất lượng cuộc kiểm toán liên quan đến việc thu thập bằng chứng kiểm toán

Để đưa ra nhận xét đúng đắn về Báo cáo tài chính, Kiểm toán viên phải thu thậpbằng chứng kiểm toán đầy đủ và có hiệu lực Tính đầy đủ của bằng chứng kiểmtoán ảnh hưởng bởi quy mô mẫu chọn, quy mô mẫu chọn chịu ảnh hưởng củanhiều yếu tố trong đó có hệ thống kiểm soát nội bộ Chất lượng của hệ thống kiểmsoát nội bộ cũng tác động đến hiệu lực của bằng chứng kiểm toán Bằng chứngkiểm toán thu thập từ một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả đángtin cậy hơn từ một hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém Do đó, quá trình đánh giá

hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập bằng chứngkiểm toán đầy đủ và tin cậy, góp phần bảo đảm chất lượng cuộc kiểm toán

Hiệu quả cuộc kiểm toán có liên quan tới giá phí cuộc kiểm toán và chi phí

thu thập bằng chứng kiểm toán Nếu công ty đảm bảo hiệu quả cuộc kiểm toán thìvới doanh thu cố định, việc giảm tối đa chi phí giúp họ đạt được lợi nhuận tối đa.Với mức lợi nhuận xác định, chi phí tối thiểu giúp giá phí kiểm toán nhỏ nhất,nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty kiểm toán.

Như vậy, việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị cuộc kiểm toán,giúp cho kiểm toán viên xác lập mức độ tin cậy vào hệ thống kiểm soát nội bộ,giảm tối đa thử nghiệm cơ bản cần phải tiến hành mà vẫn đảm bảo chất lượng cuộckiểm toán

Kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giáchính xác mức độ rủi ro kiểm soát, để vạch kế hoạch kiểm toán và xây dựng trình

tự phương pháp kiểm toán thích hợp Sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, sựđánh giá xác đáng rủi ro kiểm soát, cùng với sự đánh giá về rủi ro tiềm tàng, cũngnhư mọi cân nhắc khác sẽ giúp cho kiểm toán viên:

- Xác định được các loại thông tin sai sót nghiêm trọng có thể xảy ra trongBáo cáo tài chính

- Xem xét nhân tố tác động đến khả năng có thể xảy ra sai sót nghiêm trọng

- Thiết kế phương pháp kiểm toán cơ bản cơ bản

II QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thốngkiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểmsoát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện thử nghiệm cơbản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị

Sơ đồ dưới đây trình bày khái quát các bước tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểmsoát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát và việc liên hệ kết quả với các cuộc khảosát số dư trên Báo cáo tài chính (Sơ đồ 1)