skkn một số KINH NGHIỆM QUẢN lí lưu TRỮ hồ sơ TRONG TRƯỜNG TIỂU học

I.ĐẶT VẤN ĐỀ 1.Tên đề tài: MỘT SỐ KINH NGHIỆM QUẢN LÍ LƯU TRỮ HỒ SƠ TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC 2.Lí chọn đề tài :Về hiểu, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư trường gắn liền với lãnh đạo quan, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác đơn vị Hồ sơ sổ sách đơn vị toàn văn hành thành trình thực nhiệm vụ năm học, lưu trữ năm Bởi làm việc hay tổ chức hoạt động phải từ kế hoạch cụ thể đến việc triển khai thực đến báo cáo kết quả… Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Quan hệ văn phòng phận cơng tác nhà trường phải có phối hợp chặt chẽ đồng để đảm bảo thơng tin hai chiều nhanh chóng xác, phục tốt cho hoạt động nhà trường Xã hội ngày phát triển, tư người ngày phong phú đa dạng, mà nhu cầu quản lý, lưu trữ tài liệu cách hợp lý cần thiết hoạt động quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm việc phát hành, tiếp nhận, quản lý, lưu trữ loại hồ sơ sổ sách hình thành trình hoạt động nhà trường Vì vậy, nhân viên văn thư q trình làm việc có biện pháp cụ thể áp dụng đem lại hiệu cơng việc Chính mà tơi chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động vô phong phú đa dạng, nơi trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý nhà trường Vì vậy, địi hỏi cơng việc phải có nhiều đầu tư, cố gắng nổ lực làm tốt cơng tác văn phịng Vì khả thời gian có hạn nên tơi giới hạn đề tài phạm vi “Một số kinh nghiệm quản lý lưu trữ hồ sơ trường tiểu học ” Đây đề tài mà tâm đắc trình làm việc Cơ sở lý luận: Văn phòng phận làm việc quan đơn vị, nơi trao đổi, thu thập tiếp nhận thông tin Khi tiến hành hoạt động phải có kế hoạch, kế hoạch hoạt động tồn cơng việc cần phải làm để thực mục tiêu đề Vì vậy, tiến hành làm việc ta phải có kế hoạch cụ thể: Từ việc xác định việc làm cụ thể, thời gian tiến hành đến văn hồ sơ tham khảo năm học trước, công văn đạo hướng dẫn quan cấp liên quan đến công việc làm Các hồ sơ sổ sách cần phải tìm cung cấp kịp thời Đó đó, địi hỏi đến cơng tác quản lý hồ sơ sổ sách phận văn phòng Đây việc làm thường xuyên thiết thực nhân viên văn thư năm qua Để quản lý tốt hồ sơ sổ sách, nhân viên văn thư cần xác định loại hồ sơ sổ sách mà phải lưu trữ năm, làm tốt năm tiền đề cho năm học Thực tế đẽ cho thấy việc lưu trữ đầy đủ loại hồ sơ góp phần lớn cho công việc tiếp theo, giúp phận văn phòng nắm số liệu để cung cấp cho phận việc thực cơng việc Cơ sở thực tiễn: Để làm tốt cơng tác văn phịng địi hỏi người thực phải nắm vững nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Nhất việc giải vấn đề liên quan cách nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc Đảm bảo thông tin hai chiều Phải thiết lập việc làm cụ thể tháng, năm hồ sơ sổ sách cần lưu trữ bao gồm loại Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cơng dân khơng có đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “Lập hồ sơ tốt từ khâu văn thư phục vụ tốt cho mục đích hành mục đích tương lai” Việc tiếp nhận cơng văn đến, giải văn phải theo trình tự định, từ việc bóc bì, đóng dấu đến, vào sổ chuyển giao cho cấp giải đến việc nhận lại in ấn để phát hành theo ý kiến đạo cấp trên, đồng thời giữ lại để lưu hồ sơ văn thư Việc đánh máy in ấn trình cấp ký duyệt, đóng dấu, vào số văn bản, nhân bản, chuyển giao lưu trữ văn Văn phòng nơi trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, dạy học nhà trường nên việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ sổ sách việc làm có vai trị quan trọng, định thành cơng đơn vị Công tác văn thư bao gồm nhiều công việc, từ khâu huy động lớp, tiếp nhận vào lớp, quản lý học sinh cấp học đến hồn thành chương trình Tiểu học q trình lâu dài nên việc lưu trữ hồ sơ học sinh việc làm đỏi hỏi cẩn thận để tránh sai sót Làm để thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ sổ sách văn phịng điều tơi ln suy nghĩ II NỘI DUNG ĐỔI MỚI Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung 1.Biện pháp 1: Thực tốt việc giải lưu trữ “Văn đi”bản văn tài liệu quan ban hành gởi nơi khác tổ chức quản lý đăng ký theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Căn vào Điều 16 Điều 20 Nghị định Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải - Việc thực quy trình tổ chức quản lý văn sau: + Đánh máy, in văn + Kiểm tra hồn thiện văn + Trình ký văn + Đóng dấu lên văn + Đăng ký văn + Chuyển giao văn Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Văn sau đăng ký làm thủ tục gởi ngày lưu trữ lại hồ sơ văn thư Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn Mẫu sổ đăng ký công văn đi: Số ký hiệu công Ngày, tháng Nơi nhận Ghi Tên loại trích yếu nội dung Nơi nhận cơng văn Ngày ký văn cơng văn lưu Ví dụ: Trường THKA Số 51QĐ – ngày 26/9/2014 Quyết định việc thành lập ban kiểm tra nội nhà trường năm học 2014 – 2015 Sau tơi vào sổ công văn theo mẫu sau: SỔ THEO DÕI CƠNG VĂN ĐI STT (1) Ngày Số kí hiệu tháng CV (2) (3) Trích yếu nội dung (4) Tên người Ghi nhận (cơ quan) (5) (6) ………… …………… ………… ……………… ……… ………… …………… ……… ………… ……………… 2.Biện pháp 2: Thực tốt việc giải lưu trữ “Văn đến” Văn đến văn tài liệu quan nhận từ nơi khác gửi đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Tất văn giấy tờ đến quan văn thư quan làm thủ tục tiếp nhận Kiểm tra sơ số lượng, sau tiếp nhận văn bản, văn thư tiến hành phân loại: loại gởi chức danh, gửi cho đơn vị phòng ban gửi quan Sau phân loại văn bản, việc đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến thủ tục thiếu để lưu trữ hồ sơ cách khoa học dễ tìm Văn đến được văn thư vào sổ đăng ký phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn Văn đến lưu hồ sơ lưu văn đến Mẫu sổ đăng ký công văn đi: Ngày Số Nơi gửi công văn, Số ký hiệu nơi người Kí, ghi ngày tháng cơng văn,tên loại trích yếu nội dung tháng đến cơng văn nơi nhận ghi cơng văn Ví dụ: HUTO Số 152 – QĐHU Ngày 1/4/2016 Quyết định thành lập đoàn kiểm tra thực quy chế dân chủ…… Nơi nhận: Thường trực huyện ủy để báo cáo - Như điều - Các đơn vị kiểm tra - Lưu văn phịng huyện ủy SỔ THEO DÕI CƠNG VĂN ĐẾN STT Ngày đến Nơi gửi CV Số Ngày KHCV tháng Trích yếu Loại ND CV CV Nơi Kí nhận nhận người nhận (1) (2) …… (3) (4) ……… ……… (5) …… (6) (7) (8) (9) ………… …… …… …… …… …… ……… …… …… …… …… ………… Biện pháp 3: Thực tốt việc quản lý hồ sơ CBGVNV hồ sơ học sinh: Tổng số CBGVNV: 34 Trong đó: + Cán quản lý: 03 + TPT : 01 + GV giảng dạy : 23 + Nhân viên : 07 Tất hồ sơ CBGVNV phân loại theo tổ tổ có kẹp lưu riêng: Bao gồm tổ chuyên môn, 01 tổ mơn tổ Văn phịng hồ sơ Ban giám hiệu Mỗi năm học có thay đổi nhân sự, chuyển hay chuyển đến cập nhật vào sổ đăng ký hồ sơ CBCC, sổ theo dõi tình hình CBGVNV, sổ giao nhận hồ sơ CBCC Hồ sơ CBCC làm theo nhiều mẫu kèm theo Quyết định số 06/2007/QĐ- BNV ngày 18/6/2007 Bộ trưởng Bộ Nội vụ lưu trữ văn phòng Trường Tiểu học Kim An có tổng số lớp với 267 học sinh Đây trường có số lượng lớp học sinh không cao việc quản lý hồ sơ học sinh việc làm quan trọng cơng tác văn phịng Trong năm học, số lượng học sinh chuyển đến chuyển nhiều nên việc làm thủ tục chuyển đi, tiếp nhận hồ sơ chuyển đến đòi hỏi phải thực cách nghiêm túc nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu học tập em học sinh, số lượng học sinh chuyển đi, chuyển đến theo dõi cập nhật vào sổ thường xuyên Theo dõi, ghi danh sổ đăng theo định kỳ, xác đầy đủ thông tin Những thông tin học sinh cập nhật đầy đủ sổ đăng để theo dõi diễn biến trình học tập tỉ lệ hồn thành chương trình Tiểu học sau năm Việc tổng hợp kết điều tra, thống kê độ tuổi, nắm số liệu địa bàn để huy động học sinh lớp 100% tiến hành từ đầu năm học Hồ sơ Phổ cập Giáo dục Tiểu học văn thư lưu trữ đầy đủ theo năm học: Sổ theo dõi tình độ văn hoá nhân dân Sổ theo dõi phổ cập; Báo cáo kiểm tra công nhận năm, hồ sơ cấp đạo công tác phổ cập lưu trữ đầy đủ, khoa học dễ tìm cấp đánh giá cao Hằng năm, đầu tháng sau học sinh khối hoàn thành chương trình Tiểu học việc cấp phát học bạ cho học sinh thông báo đến tất PHHS dứt điểm việc cấp phát học bạ vào cuối tháng để đảm bảo thủ tục cho em nhập học vào lớp Ví dụ: theo dõi học sinh chuyển chuyển đến vào sổ sau HỌC SINH CHUYỂN ĐI STT Họ tên Sinh năm Số phổ cập/số Chuyển đăng Nguyễn mạnh Hùng 2007 10/621 Chương Mi Nguyễn khánh Huyền 2007 11/622 Hà nội Đoàn Diễm Quỳnh 2007 52/663 Miền nam Lê THị Hà Giang 2006 57/613 Hà nội Nguyễn Mai Hương 2006 41/597 Chương mĩ HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN STT Họ tên Sinh Số phổ câp/ Chuyển đến năm số đăng Trần khánh Linh 2005 34/556 Kim Nguyền văn Lập 2006 5/689 Gia Lâm Phạm Ngọc Anh 2007 56/612 Miền nam Nguyễn văn Duy 2008 71/682 Chương Mỹ 4.Biện pháp 4: Thực hiên tốt việc Ứng dụng CNTT cơng tác quản lý hồ sơ sổ sách văn phịng Hằng tuần, nhân viên văn thư tổng hợp, lên lịch cơng tác tuần qua kênh điều hành Phịng GD-ĐT, tất cơng văn giấy tờ gởi ngồi việc gởi văn loại công văn giấy tờ cần thiết, gởi qua kênh điều hành Phòng GD-ĐT lưu lại hồ sơ lưu công văn Đây việc làm Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Ngồi ra, việc khai thác văn cấp lãnh đạo qua cá kênh điều hành văn thư tiến hành làm thường xuyên Kết nghiên cứu: Nhờ có phối hợp linh hoạt, chặt chẽ đầy trách nhiệm nhân viên văn thư tất phận công tác nhà trường nên năm qua nhà trường thực có hiệu việc lưu trữ cơng văn giấy tờ cần thiết hình thành trình hoạt động đơn vị cách khoa học, dễ tìm Cùng với nổ lực nhân viên văn thư đạo nhiệt tình lãnh đạo nhà trường nên việc làm tốt cơng tác văn phịng thực từ đầu năm học cách tích cực, đầy sáng tạo Công văn đến qua kênh điều hành Phòng GD-ĐT Sở GD-ĐT theo năm học vào sổ công văn đến lưu trữ máy vi tính cách khoa học, dễ tìm Vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, thể điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ hoạt động nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát 6.Kết luận: Qua năm thực công tác quản lý hồ sơ sổ sách nhà trường, nhận thầy rằng: Việc lưu trữ đầy đủ loại hồ sơ sổ sách năm có ý nghĩa thiết thực Nó góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu công tác quản lý trường học Bởi vì, hồ sơ sổ sách năm học giống nhau, năm trước sở để tham khảo cho năm sau Những văn đạo cấp lãnh đạo thật cần thiết công việc, áp dụng thường xuyên thiếu văn đạo khơng thể nắm bắt hết thông tin cấp đạo Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt công tác lưu trữ hồ sơ sổ sách góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị III.KHUYẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT: Để làm tốt công tác lưu trữ hồ sơ sổ sách văn phịng, tơi xin đưa số đề xuất sau: - Người làm cơng tác văn phịng phải có nhận thức đắn vai trị, trách nhiệm việc xây dựng lưu trữ loại hồ sơ sổ sách Bởi có 10 nhận thức đắn vai trị, trách nhiệm có đầu tư, nghiên cứu phương pháp cho khoa học hiệu - Phải đưa việc xây dựng, lưu trữ loại hồ sơ sổ sách phải vào nề nếp thường xuyên: hàng ngày, tuần, tháng năm Nếu bỏ qua ngày liệu ngày khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin sau - - phải nắm loại hồ sơ sổ sách phải làm, phải lưu trữ năm học theo quy định Ngồi ra, thiết lập thêm số sổ sách để tiện theo dõi cơng việc Có làm tốt vấn đề việc quản lý, lưu trữ hồ sơ sổ sách đạt hiệu cao Từ góp phần nâng cao hiệu công việc giúp cho phận khác việc liên hệ tìm kiếm liệu năm học trước Trên số vấn đề lưu trữ hồ sơ sổ sách văn phịng mà tơi làm, nghiên cứu năm học vừa qua Tôi hy vọng vấn đề đưa sang kiến kinh nghiệm phần giúp cho công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ sổ sách trường Tiêu học tham khảo áp dụng vào cơng việc đơn vị mình, nhằm mục đích nâng cao hiệu công việc Tôi xin chân thành cảm ơn Kim An, ngày 22 tháng 04 năm 2016 Xác nhận thủ trưởng đơn vị Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh ………………………………… nghiệm viết khơng chép nội ………………………………… dung người khác ……………………… ………… ………………………………… Người thực Trương Thị Hoa 11 Ý KIẾN NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ XẾP LOẠI CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Chủ tịch hội đồng ( Kí tên, đóng dấu) 12 MỤC LỤC I.ĐẶT VẤN ĐỀ Trang1 1.Tên đề tài Trang 2.Lí chọn đề tài Trang 3.Cơ sở lí luận Trang 4.Cơ sở thực tiễn Trang II NỘI DUNG ĐỔI MỚI Trang 1.Biện pháp Trang 2.Biện pháp Trang 3.Biện pháp Trang 13 4.Biện pháp Trang 5.Kết nghiên cứu Trang 6.Kết luận Trang III.KHUYẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT Trang Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ Trang MỤC LỤC Trang 10 14 ... lớp, quản lý học sinh cấp học đến hồn thành chương trình Tiểu học trình lâu dài nên việc lưu trữ hồ sơ học sinh việc làm đỏi hỏi cẩn thận để tránh sai sót Làm để thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ. .. định số 06/2007/QĐ- BNV ngày 18/6/2007 Bộ trưởng Bộ Nội vụ lưu trữ văn phịng Trường Tiểu học Kim An có tổng số lớp với 267 học sinh Đây trường có số lượng lớp học sinh không cao việc quản lý hồ sơ. .. liệu năm học trước Trên số vấn đề lưu trữ hồ sơ sổ sách văn phòng mà làm, nghiên cứu năm học vừa qua Tôi hy vọng vấn đề đưa sang kiến kinh nghiệm phần giúp cho công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ sổ