Giáo trình tin học văn phòng office 2007

Nếu bạn muốn xóa ký hiệu hoặc số ở đầu một đoạn và muốn đoạn đó được canh lề cao hơn với canh lề của tài liệu thay vì nằm ngang với các thành phần còn lại của danh sách hãy chọn vào ký h[r]

GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Office 2007 Tìm hiểu Microsoft Word 2007 LÊ VĂN HIẾU 2009 VIỆT NAM Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 MỤC LỤC PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 Tạo văn đầu tiên a Làm quen với cửa sổ soạn thảo b Bắt đầu nhập liệu c Những kí hiệu hỗ trợ d Những dấu gạch chân văn e Thay đổi canh lề trang văn 10 f Lưu tài liệu 11 Chỉnh sửa văn và tài liệu 12 a Hiệu chỉnh tài liệu 12 b Di chuyển vòng quanh tài liệu 13 c Chọn và xóa nội dung 13 d Di chuyển văn 14 e Hủy bỏ các hành động vừa thực 15 f Sử dụng trượt (Scrollbar) để xem tài liệu 15 Làm cho văn trông đẹp mắt 16 a Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí 16 b Tạo các điểm nhấn 17 c Thêm nhanh kiểu trang trí (Style) 18 d Tạo danh sách 18 e Thêm bớt khoảng trống 19 f Sử dụng kiểu định dạng cho toàn tài liệu 20 PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI 21 Làm quen nhanh với giao diện 2007 21 a Làm quen với Ribbon 21 b Có gì trên Ribbon? 21 c Nút hiển thị hộp thoại nhóm 22 d Những Tab phụ 22 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 e Toolbar mini 23 f Thanh công cụ truy cập nhanh 24 g Ẩn tạm thời Ribbon 24 h Sử dụng bàn phím 25 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 26 a Phiên Office thiết kế hướng người dùng 26 b Các lệnh tổ chức nào? 26 c Nhiều lệnh xuất cần thiết 27 d Sẽ có nhiều tùy chọn bạn cần 28 e Xem trước thay đổi trước chọn 28 f Tạo công cụ riêng bạn 29 g Sử dụng độ phân giả màn hình khác làm thay đổi cách hiển thị Ribbon 29 PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG 31 Sức mạnh các biểu mẫu (Template) 31 Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn 31 Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có 32 Tìm biểu mẫu đã cài đặt kèm với Word 32 Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến 33 Khả đặc biệt biểu mẫu 34 Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác 34 PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 36 Danh sách dạng số và ký hiệu 36 a Một danh sách đơn giản 36 b Tạo danh sách cách gõ các ký tự thích hợp 36 c Kết thúc danh sách 37 d Ký hiệu hay chữ số 38 e Thay đổi ký hiệu cho danh sách 38 f Định dạng danh sách 39 g Làm việc với đoạn văn danh sách và dán danh sách 40 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU 42 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 42 a Track Changes và Comments 42 b Xem các chỉnh sửa 42 c Thêm comment 43 d Phân biệt việc chỉnh sửa người tham gia review tài liệu 44 e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi ghi chú 44 f Chấp nhận từ chối comment (ghi chú) và thay đổi 45 Track Changes và Comments - tính nâng cao 46 a Ẩn tạm thời thay đổi 46 b Xem tài liệu trước và sau thay đổi 47 c Ẩn thay đổi không làm xóa comment và cái bị điều chỉnh 47 d Kiểm tra comment và hiệu chỉnh 48 e Chọn cách tạo track 48 PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU 50 Căn Header và Footer 50 a Thêm vào số trang, ngày 50 b Đánh dấu số trang 50 c.Thêm vào ngày tháng 51 d Thêm tên file và đường dẫn đến file 51 e Xóa bỏ header footer 52 Header và Footer cho phần tài liệu 52 a Tạo nhiều loại header và footer cùng tài liệu 53 b.Tạo thành phần khác 53 c Cách phân chia section 54 d Cách tạo mục lục header và footer khác cho section 54 e Cách tạo khác biệt cho trang đầu tiên 55 f Header và Footer khác cho các trang chẵn và lẻ 56 Tìm hiểu bảng mục lục (Table of contents - TOC) 56 a Cách làm việc với bảng mục lục tự động 56 b Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục 57 c Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu 58 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 d Cập nhật bảng mục lục 58 e.Thay đổi bảng mục lục 59 Điều chỉnh mục lục 60 a.Thay đổi hình thức bảng mục lục 60 b Thiết kế lại bảng mục lục 60 c Thiết kế lại bảng mục lục 61 d Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục 62 e Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục 62 f Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục 63 Tìm hiểu các trường và cách tạo nhiều mục lục 63 a.Tạo Mục Lục cách sử dụng các trường (field) 63 b Trường (field) là gì? 64 c Các công tắc trường 65 d Trường TC 66 e Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục 67 f Thêm trường TC vào bảng mục lục 67 g Tạo nhiều bảng mục lục tài liệu 68 h Cách để tạo nhiều mục lục tài liệu 68 i Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục tài liệu 69 j Table Identifier 70 k Bookmark 70 PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT 72 Mail Merge 72 a Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư) 72 b Tài liệu chính 72 c Thông tin người nhận 73 d Bộ tài liệu hoàn tất 73 Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận 74 a.Thiết lập danh sách người nhận mail merge 74 b Tìm hiểu thêm danh sách người nhận 75 c Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu 75 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 d Tìm hiểu Trường (Field) Mail Merge 76 e Tìm hiểu Merge field 76 f Thực mail merge 77 g Mail Merge Wizard 78 h Cách tạo tài liệu chính cho mail merge 78 i Kết nối đến danh sách người nhận 79 j Chọn danh sách người nhận email bạn 79 k Sắp xếp tài liệu chính 80 l Xem lại mail merge 81 m Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge 82 n Giới thiệu mail merges cách sử dụng Ribbon 82 PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN 84 Giới thiệu Ribbon 84 a Thanh Ribbon 84 c Có nhiều tính các chương trình sử dụng Ribbon 85 d Các loại phím tắt 86 Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) 87 a Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges) 87 b Tìm hiểu thêm Key Tip 88 c Di chuyển phím mũi tên 88 d Phím TAB và Ribbon 89 e Di chuyển phím F6 89 f Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? 90 Hãy chú ý đến máy tính bạn 91 a Các đe dọa an ninh 92 b Nguồn lây nhiễm 93 c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro 93 d Phần mềm chống Virus 94 e Một số thiết lập an ninh khác 95 f An toàn cho email 95 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 Tạo văn đầu tiên a Làm quen với cửa sổ soạn thảo Khi bạn mở Word có tài liệu trống xuất hiện, nó trông tờ giấy và chiếm khoảng lớn màn hình Bạn muốn bắt đầu làm việc không biết cách nào: - Bạn gõ văn đâu? Nếu muốn thụt đầu dòng thì phải làm sao? Thay đổi canh lề nào? Làm để lưu tài liệu? - Hãy khởi đầu cách làm quen với số điểm Word b Bắt đầu nhập liệu Trong chương trình soạn thảo văn Microsoft Word 2007 Ribbon đặt phía trên vùng làm việc chính Người dùng sử dụng các Nút Lệnh Ribbon để thực các hiệu chỉnh Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Thanh Ribbon nằm phía trên cùng Điểm chèn nội dung Word chờ bạn nhập nội dung Tại điểm chèn nội dung có gạch dọc nhấp nháy phía trên cùng bên trái cho bạn biết vị trí nơi gì bạn gõ vào hiển thị Khoảng trống từ điểm chèn nội dung tới đầu trang và phía bên trái gọi là các Margin (canh lề), bạn tìm hiểu các Margin phần sau bài Bây bạn bắt đầu gõ văn bản, trang tài liệu chúng ta dần phủ đầy từ góc trên bên trái xuống Nếu bạn muốn gõ văn từ phía thấp thay vì đầu trang hãy gõ phím ENTER trên bàn phím đến điểm chèn nội dung nằm đúng vị trí mà bạn mong muốn Nếu bạn muốn thụt đầu dòng hãy nhấn phím TAB trước gõ, lần gõ phím TAB điểm chèn nội dung dịch chuyển sang bên phải khoảng là 1,5 inch Khi bạn gõ văn điểm chèn nội dung di chuyển dần từ trái sang phải Khi điểm chèn này đến phần ngoài cùng bên phải bạn hãy tiếp tục gõ bình thường Word tự động chuyển xuống dòng Để bắt đầu đoạn mới, hãy nhấn phím ENTER c Những kí hiệu hỗ trợ Ký hiệu phân đoạn, ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím ENTER Ký hiệu TAB, ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím TAB Ký hiệu SPACEBAR, ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím SPACEBAR Hãy tưởng tượng bạn đã gõ văn hình bên trên Hai đoạn văn có vẻ cách xa Đoạn thứ hai lại dường thụt đầu dòng nhiều so với đoạn đầu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn có thể dễ dàng kiểm tra cách nhìn vào ký hiệu định dạng (formatting marks) mà Word tự động chèn vào bạn gõ văn Các ký hiệu này luôn có mặt văn bản, nhiên nó ẩn bạn cần thì chúng hiển thị Để hiển thị ký hiệu định dạng hãy sử dụng Ribbon phía trên màn hình Word Chọn thẻ Home, và tìm kiếm nút lệnh phần Paragraph, nhấn vào đó để hiển thị ẩn các ký hiệu định dạng Khi bạn nhìn thấy ký hiệu định dạng này lần đầu tiên bạn có thể tự hỏi nó là gì và lo ngại nó có in bạn in văn mình hay không Câu trả lời là không, các dấu hiệu này không in dù bạn có nhìn thấy chúng trên màn hình soạn thảo Vậy ký hiệu định dạng là gì? Tác dụng chúng? Hãy xem xét ví dụ sau: Word tự động chèn ký hiệu đánh dấu đoạn văn (paragraph mark) bạn nhấn phím ENTER để bắt đầu môt đoạn Trong hình minh họa trên, hai đoạn văn xuất ký hiệu đánh dấu đoạn văn thừa, có nghĩa là bạn đã nhấn phím ENTER hai lần thay vì cần nhấn Việc này làm xuất các khoảng trống không cần thiết Hãy xóa ký hiệu thừa này bạn muốn tiết kiệm không gian văn Mỗi lần nhấn phím TAB làm xuất ký hiệu mũi tên Trong hình, có mũi tên đoạn đầu và hai mũi tên đạn thứ hai, phím TAB đã nhấn hai lần đầu đoạn thứ hai Ký hiệu dấu chấm cho biết bạn đã nhấn phím SPACEBAR bao nhiêu lần từ, bạn vô ý nhấn nhầm phím SPACEBAR các ký từ từ Một chấm đại diện khoảng trống, hai chấm là hai khoảng trống Thông thường, cần có khoảng trống các từ Cần lưu ý ký hiệu dấu chấm này khác với dấu chấm câu văn bản, dấu chấm câu nằm phía chân các ký tự còn ký hiệu dấu chấm nằm các ký tự d Những dấu gạch chân văn Khi bạn gõ văn bản, có thể Word tự động chèn các dấu gạch chân gấp khúc màu đỏ, xanh lá xanh dương phía số từ Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Dấu gạch đỏ: có thể lỗi chính tả Word không thể nhận dạng từ bạn gõ vào, ví dụ tên riêng tên địa danh nào đó Nếu từ bạn gõ là đúng chính tả Word không nhận thì bạn có thể thêm từ đó vào mục từ điển Word (Word's Dictionary) để sau này từ đó không còn bị gạch Dấu gạch xanh lá: Word cho bạn nên kiểm tra lại ngữ pháp (tất nhiên là tiếng Anh) Dấu gạch xanh dương: từ bạn gõ vào là đúng chính tả có thể không hợp với ngữ cảnh ngữ nghĩa câu.Ví dụ thay vì dùng từ "too" (quá) bạn có thể gõ nhầm thành "to" Vậy bạn phải xử lý dấu gạch đó nào? Hãy Click-Chuột-Phải trên từ bị gạch dưới, Word tự động đưa các đề nghị chỉnh sửa (thỉnh thoảng Word có thể không đưa gợi ý nào) Hãy chọn gợi ý nào bạn cảm thấy hợp lý để thay từ bị gạch dưới, phần gạch này biến Các dấu gạch này không xuất bạn in văn Một lưu ý dấu gạch màu xanh lá và xanh dương: đa số trường hợp, Word thường chính xác việc các lỗi ngữ pháp thông dụng Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc sử dụng chức này Nếu bạn chắn mình đúng và Word đã sai, hãy bỏ qua gợi ý chỉnh sửa này e Thay đổi canh lề trang văn Canh lề (Margins) là các khoảng trống xung quanh viền trang văn Phía Trên, Dưới, Phải và Trái trang có khoảng canh lề inch (tương đương 2.54cm), đây là khoảng canh lề thông dụng mà bạn có thể sử dụng đa số trường hợp Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 10 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu bạn muốn thay đổi canh lề thì bạn có thể thực dễ dàng vào lúc nào Chẳng hạn bạn muốn viết lá thư, trình bày công thức làm bài thơ thì bạn có thể cần khoảng canh lề khác Hãy sử dụng Ribbon để thay đổi các khoảng canh lề Chọn thẻ Page Layout, Trong phần Page Setup click chọn nút Margins bạn nhìn thấy danh sách nhiều khoảng canh lề khác bên cạnh đó là thông số chi tiết cho phần Khoảng canh lề đầu tiên danh sách là Normal, khoảng canh lề Để chọn canh lề nhỏ hãy chọn Narrow Nếu bạn muốn khoảng trống bên trái và bên phải rộng thì hãy chọn Wide Khi bạn đã chọn xong khoảng canh lề mà mình mong muốn, toàn tài liệu tự động thay đổi theo canh lề mà bạn vừa chọn Khi bạn chọn khoảng canh lề nào thì phần nó thay đổi màu, click vào nút Margins lần màu cho biết khoảng canh lề nào áp dụng cho tài liệu bạn f Lưu tài liệu Để lưu tài liệu hãy nhấn nút Microsoft Office Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 11 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sau đó nhấn Save Bạn đã nhập liệu và hiệu chỉnh hoàn thiện câu từ và các đoạn văn bản, có số liệu quan trọng mà bạn không muốn đánh lỡ mèo nhà bạn vô tình dẫm lên bàn phím hay cố điện nào đó làm tắt máy tính đột ngột Để giữ thành công việc mình an toàn, bạn phải lưu tài liệu lại Không là quá sớm để làm điều đó Nhấn vào nút Microsoft Office phía trên cùng bên trái, sau đó nhấn Save Một hộp thoại (Dialog Box) xuất Hộp thoại là cửa sổ nhỏ để trợ giúp bạn thực việc nào đó Bạn sử dụng hộp thoại này Word biết bạn muốn lưu tài liệu này thư mục nào trên máy tính và đặt tên tài liệu là gì Sau đã lưu lần đầu và trở lại công việc, bạn có thể tiếp tục lưu tài liệu này suốt quá trình làm việc, nào thấy cần thiết Mỗi lần muốn lưu hãy nhấn nút Save trên công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) góc trên bên trái sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+S (nhấn phím Ctrl và S cùng lúc) Sau kết thúc công việc và lưu lại tài liệu, thoát khỏi Word cách nhấn vào nút Microsft Office sau đó nhấn Close Chỉnh sửa văn và tài liệu a Hiệu chỉnh tài liệu Để hiệu chỉnh tài liệu cách nhanh chóng và hiệu bạn cần biết cách di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point), vị trí mà gì bạn gõ vào xuất Bạn có thể dùng bàn phím chuột để di chuyển đến vị trí tài liệu cần hiệu chỉnh Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 12 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Khi đã đã di chuyển đến đúng vị trí mà bạn muốn chỉnh sữa, bạn có thể gõ thêm nội dung vào hay chọn đoạn văn mà bạn muốn sửa xóa Bạn có thể chọn ký tự, từ, câu, đoạn văn toàn tài liệu Ngoài ra, bạn có thể dời vị trí chúng từ nơi này đến nơi khác tài liệu b Di chuyển vòng quanh tài liệu Điểm chèn nội dung (Insertion Point), thể gạch dọc nhấp nháy Bạn có thể di chuyển điểm chèn nội dung từ vị trí số sang vị trí số cách Click-Chuột-Trái vào vị trí số dùng các phím Mũi Tên (Arrow Buttons) Nhìn vào hình minh họa phí trên, hãy tưởng tượng bạn muốn gõ câu từ "civilization" và "During": "Symphonies and constellations have been named for clocks." Điểm chèn nội dung nằm cuối đoạn thứ hai sau từ "assistance." Để gõ văn vào nơi bạn muốn bạn phải di chuyển điểm chèn nội dung tới vị trí số Bạn có thể thực theo hai cách: - Dùng chuột di chuyển trỏ tới điểm bên phải từ "During", Click-Trái-Chuột để di chuyển điểm chèn nội dung vào vị trí đó Sau đó hãy bắt đầu gõ câu vào, nội dung xuất phía bên trái từ "During" HOẶC - Nhấn nút mũi tên hướng lên (UP ARROW) để di chuyển điểm chèn nội dung lên trên, lần nhấn điểm chèn di chuyển lên dòng Sau đó dùng phím mũi tên trái (LEFT ARROW) để di chuyển điểm chèn sang bên trái, lần ký tự, đến vị trí mà bạn mong muốn c Chọn và xóa nội dung Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 13 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Trong hình bên trên, từ "really" chọn Sau đã thêm câu phần b, bạn đọc lại toàn và cảm thấy câu thứ hai hay bỏ từ "really" Để xóa trước hết bạn phải chọn từ cần xóa các cách sau: - Dùng chuột: Di chuyển trỏ tới trên từ "really", sau đó nhấp đúp (doubleclick) chuột trái Hoặc bạn có thể di chuyển trỏ chuột đến phía trước (hoặc sau) từ "really" sau đó Click-Trái-Chuột và giữ nguyên kéo chuột ngang qua từ "really" HOẶC - Dùng bàn phím: sử dụng các phím mũi tên để di chuyển điểm chèn nôi dung đến bên phải (hoặc trái) từ "really",nhấn và giữ phím SHIFT sau đó dùng phím mũi tên trái (hoặc phải) để chọn d Di chuyển văn Chọn nội dung mà bạn muốn di chuyển Nhấn phím Cut trên Ribbon Di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point) đến vị trí nơi bạn muốn chèn đoạn văn Nhấn nút Paste trên Ribbon Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 14 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Tiếp tục xem xét đoạn văn đầu tiên Bạn thấy câu mà bạn thêm vào phần b nên đặt cuối đoạn Bạn không cần phải xóa câu vị trí cũ gõ lại vị trí Thay vào đó, hãy di chuyển nó cách thực các lệnh Cut (cắt) và Paste (dán): Cắt để xóa câu vị trí cũ và dán để di chuyển nó đến ví trí mà bạn mong muốn Đầu tiên hãy chọn toàn câu mà bạn muốn di chuyển hình trên Chọn thẻ Home trên Ribbon, nhấn vào phím Cut phần Clipboard Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + X (tưởng tượng chữ X giống hình cây kéo) Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên Ribbon Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + V Câu bạn muốn di chuyển đã dời tới nơi bạn mong muốn e Hủy bỏ các hành động vừa thực Nút Hủy Lệnh (Undo) trên công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) Các lệnh có để hủy: Cut và Paste Bạn đã di chuyển câu đến vị trí phần d xem lại bạn cảm thấy không hài lòng Thật may mắn là bạn không cần phải thực lại chuỗi hành động Cut và Paste để chuyển câu trở vị trí ban đầu Thay vì vậy, hãy dùng chức Hủy Lệnh (Undo) Trên công cụ truy cập nhanh trên cùng, hãy Click vào mũi tên trên nút Undo , chọn lệnh gần mà bạn thực (Cut và Paste) lệnh này hủy và câu mà bạn vừa di chuyển quay vị trí ban đầu Bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z để thực việc hủy lệnh, các lệnh hủy theo thứ tự lệnh cuối cùng hủy trước f Sử dụng trượt (Scrollbar) để xem tài liệu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 15 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Thanh trượt (Scrollbar) Kéo trượt (Scrollbox) lên xuống để xem tài liệu Nhấn vào phím mũi tên để di chuyển lên xuống Có thể bạn có tài liệu dài và muốn đọc hết mà không phải nhấn các phím mũi tên liên tục để di chuyển điểm chèn nôi dung lên xuống Bạn có thể kéo tài liệu đến điểm cần xem cách dễ dàng cách dùng trượt Thanh trượt nằm bên phải cửa sổ Word hình minh họa bên trên Để sử dụng, bạn hãy Click lên trượt và kéo nó lên xuống mà không làm di chuyển vị trí điểm chèn nội dung Hoặc bạn có thể Click vào các phím mũi tên để cuộn văn Để cuộn nhanh văn bàn phím hãy nhấn vào phím PAGE UP cuộn lên và PAGE DOWN để để cuộn xuống Làm cho văn trông đẹp mắt a Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí Trong hình là phần thông cáo báo chí, tất thứ trông giống Không tiêu đề, không hướng dẫn, không có điểm nhấn quan trọng để gây chú ý cho người đọc Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 16 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Đừng quá lo lắng, bạn có thể nhanh chóng làm cho văn trên trở nên bắt mắt các công cụ như: In đậm (bold), In nghiêng (Italic), Gạch chân (underline); tạo các danh sách (list); sử dụng các kiểu trang trí v.v Những công cụ đó giúp bạn định dạng văn Hãy xem chi tiết các phần b Tạo các điểm nhấn Bảng thông cáo báo chí cho biết lợi nhuận ròng trên cổ phiếu Contoso Pharmaceuticals Bạn có thể gây chú ý người đọc cách sử dụng các đinh dạng in đậm (bold), in nghiêng (Italic), gạch chân (underline) Bạn có thể thực điều này cách sử dụng các nút trên Ribbon dùng phím tắt Chọn đoạn văn mà bạn muốn gây chú ý, sau đó chọn thẻ Home trên Ribbon, bạn có thể định dạng văn các nút phần Font Ví dụ, muốn in đậm văn hãy Click vào nút Bold (hoặc dùng phím tắt Ctrl + B) Nếu bạn thấy chữ in đậm nhìn không vừa mắt, sau thực lệnh in đậm hãy nhấn phím Undo trên công cụ truy cập nhanh phía trên cùng Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 17 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 cửa sổ Word Hoặc bạn có thể chọn văn vừa in đậm nhấn nút Bold (hoặc phím tắt Ctrl + B) lần Bạn có thể thay đổi màu sắc để đoạn văn trông nội bật Vẫn thẻ Home và phần Font trên Ribbon, bạn hãy tìm đến nút Font Color Clcik vào mũi tên trên nút , di chuyển chuột lên trên màu trên bảng màu Bạn có thể xem trước đoạn văn chọn trông nào với màu Khi bạn đã chọn màu mình thích, hãy Click lên màu đó c Thêm nhanh kiểu trang trí (Style) Bạn có thể thêm điểm nhấn cách in đậm, in nghiêng, đổi font chữ, kích cỡ, màu sắc v.v Nhưng thay vì làm bước riêng biệt tốn thời gian bạn có thể áp dụng các kiểu trang trí nhanh (Quick Styles) Quick Styles là tập hợp các định dạng, bạn có thể thay đổi in đậm, in nghiêng, font chữ, kích cỡ, màu sắc cái Click-Chuột Để thêm kiểu trang trí hãy chọn đoạn văn mà bạn muốn, sau đó phần Styles thẻ Home bạn có thể di chuyển trỏ chuột ngang qua kiểu trang trí để xem đoạn văn thay đổi tương ứng nào Nếu chưa chọn kiểu vừa ý, hãy nhấn nút More để mở rộng bảng liệt kê các kiểu Khi đã chọn kiểu phù hợp, Click chuột vào đó Đừng lo lắng bạn chọn sai kiểu trang trí, bạn có thể chọn kiểu khác lúc nào cách lập lại các thao tác trên d Tạo danh sách Bảng thông cáo báo chí các điểm thành công Quý vừa qua, các điểm này bật trình bày dạng danh sách Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 18 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn có thể sử dụng danh sách dạng chữ số (Numbering) dạng ký hiệu (Bullet) để gây chú ý Chọn đoạn văn mà bạn muốn tạo danh sách Tại thẻ Home, phần Paragraph, click vào Bullets bạn Numbering Word tự động tạo danh sách cho e Thêm bớt khoảng trống Bạn có thể dễ dàng thay đổi khoảng cách các dòng toàn tài liệu đoạn văn chọn Để thay đổi khoảng cách dòng toàn tài liệu đầu tiên bạn phải chọn tất tài liệu cách nhấn phím tắt Ctrl + A Để thay đổi khoảng cách dòng đoạn văn bản, bạn cần di chuyển điểm chèn nội dung đến đoạn văn đó, không cần phải chọ đoạn Sau đó, thẻ Home, phần Paragraph, nhấn vào nút Line Spacing Có ký hiệu cho biết khoảng cách dòng Hãy chọn khoảng cách mà bạn mong muốn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 19 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 f Sử dụng kiểu định dạng cho toàn tài liệu Bảng thông cáo báo chí chúng ta trông khá ổn, nó có tiêu đề, các điểm nhấn in đậm, có nhiều màu khác nhau, danh sách bắt mắt Bước cuối cùng, hãy xem qua Tập hợp các kiểu trang trí nhanh (Quick Style sets), đó là tập hợp các kiểu trang trí bạn có thể dùng để thay đổi phong cách trang trí toàn tài liệu với cú Click-Chuột Mỗi Tập hợp (set) bao gồm các định dạng trang trí cho Tiêu đề, Tựa, Trích dẫn, font chính v.v tất thiết kế cách thống Mỗi thay đổi Style Set, các Style tương ứng thay đổi mà không bị chồng chéo Ví dụ Style cho Tiêu đề (Heading) thay cho Style tiêu đề cũ không phải cho Style Tựa (Title) cũ Để xem tài liệu thay đổi nào hãy chọn thẻ Home, Click vào Change Style phần Styles, sau đó chọn Style Set Di chuyển chuột trên Style danh sách, trỏ chuột dừng trên Style nào đó bạn thấy tài liệu thay đổi theo Style tương ứng Khi đã chọn Style vừa ý, hãy Click lên nó Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 20 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI Làm quen nhanh với giao diện 2007 a Làm quen với Ribbon Lần đầu tiên mở Word 2007 lên có thể bạn ngạc nhiên với giao diện hoàn toàn so với các phiên trước Phần thay đổi lớn là Ribbon nằm trên cùng cửa sổ chương trình Thanh Ribbon thể sẵn lệnh thông dụng nhờ đó bạn không phải lục tung hàng đống menu để tìm thứ bạn cần Tại lại có thay đổi này? Câu trả lời là để giúp cho bạn làm việc dễ dàng và hiệu Thanh Ribbon nghiên cứu và thiết kế cho các lệnh đặt vị trí hợp lý b Có gì trên Ribbon? Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 21 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Thanh Ribbon có thành phần bản, có ích bạn biết phần gọi là gì và cách sử dụng chúng Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command có thể là nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Mọi thứ trên Tab lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động người dùng Ví dụ Tab Home chứa lệnh có tần suất sử dụng nhiều chẳng hạn các lệnh nhóm Font để định dạng văn như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v c Nút hiển thị hộp thoại nhóm Mới nhìn qua bạn có thể không tìm thấy lệnh nào đó đã có các phiên Word trước Đừng lo, số nhóm có nút hình mũi tên chéo nằm góc phải bên nhóm Nút mũi tên đó gọi là Dialog Box Launcher (nút mở hộp thoại) Nếu bạn Click vào nút đó nó mở các tùy chọn liên quan đến nhóm tương ứng Các tùy chọn này xuất dạng hộp thoại mà bạn thấy các phiên Word trước đây Nhân tiện nói các phiên Word trước, bạn có thể tự hỏi liệu bạn có thể chọn giao diện giống các phiên trước Word 2007 không Câu trả lời là KHÔNG Tuy nhiên, sau đã quen thuộc với giao diện bạn cảm thấy thích thú với tiện lợi mà nó mang lại d Những Tab phụ Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 22 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Khi bạn chọn một ảnh, tab phụ có tên Picture Tools xuất hiện, Tab này chứa các lệnh liên quan đến việc xử lý hình ảnh Word Trong phiên 2007, có số Tab xuất trên Ribbon bạn cần đến chúng Giả sử bạn vừa chèn ảnh vào tài liệu, bây bạn muốn có hiệu chỉnh liên quan tới ảnh này chẳng hạn chọn cách văn bao quanh ảnh nào có thể bạn muốn cắt xén phần thừa ảnh Vậy bạn có thể tìm các lệnh liên quan đâu? Chọn ảnh Tab phụ Picture Tools xuất hiện, hãy click vào đó Các nhóm và lệnh xuất để bạn có thể xử lý hình ảnh, nhóm Picture Styles chẳng hạn Khi bạn click ngoài ảnh, Tab Picture Tools biến và các nhóm khác xuất trở lại e Toolbar mini Khi bạn chọn đoạn văn từ và chuyển trỏ chuột đén đó, Toolbar (thanh công cụ) nhỏ xuất dạng mờ Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 23 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một số lệnh định dạng hữu dụng bạn muốn nó xuất hoàn cảnh Giả sử bạn muốn định dạng nhanh văn bạn Tab Page Layout Đương nhiên bạn có thể Click vào Tab Home để sử dụng lệnh định dạng đó, nhiên có cách nhanh hơn: Chọn phần văn muốn định dạng sau đó chuyển trỏ chuốt tới vị trí đó Một công cụ nhỏ xuất dạng mờ Nếu bạn rê chuột đến đọ, công cụ này rõ và bạn có thể sử dụng các tùy chọn trên đó để định dạng văn Toobar Mini hữu ích cho định dạng nhanh văn bản, nhiên bạn phải làm muốn vài lệnh khác xuất thường trực Hãy xem phần Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) f Thanh công cụ truy cập nhanh Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) là vùng nhỏ nằm trên góc trái Ribbon, nó chứa các lệnh mà bạn dùng ngày này qua ngày khác như: Save, Undo, Repeat Bạn có thể thêm vào lệnh mà mình thường dùng để nó luôn xuất mà không cần biết Tab là gì Click phải chuột vào nút lệnh mà bạn muốn thêm vào Quick Access Toolbar, chọn Add to Quick Access Toolbar g Ẩn tạm thời Ribbon Thanh Ribbon giúp cho thứ Word 2007 trở nên tập trung và dễ dàng tìm kiếm thứ cần thiết Tuy nhiên, đôi bạn không cần phải tìm thứ gì Bạn muốn tập trung làm việc với tài liệu mình và bạn muốn có nhiều không gian Thật đơn giản, hãy tạm ẩn Ribbon Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 24 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Cách ẩn Ribbon: Nhấp đúp chuột vào Tab tại, các nhóm Tab biến Như bạn đã có nhiều khoảng trống Khi nào bạn muốn Ribbon xuất trở lại, hãy nhấp đúp vào Tab lần h Sử dụng bàn phím Những người yêu bàn phím, đây là phần dành cho các bạn Phìm tắt bắt đầu với Ctrl các phiên trước Ví dụ Ctrl + C là Copy, Ctrl+S là lưu tài liệu Thiết kế Ribbon dẫn đến hệ thống phím tắt với lợi ích lớn so với phiên trước: - Mọi lệnh có phím tắt - Các phím tắt yêu cầu nhấn ít phím - Các phím tắt (Short Cut) có tên mới: Key Tips Nhấn phím Alt để các Key Tips xuất cho tất các Tab, các nút lệnh trên Quick Access Toolbar, nút Microsoft Office Lúc này, bạn có thể nhấn Key Tip cho Tab mà bạn muốn hiển thị, ví dụ nhấn H để hiển thị Tab Home Các Key Tip cho lệnh Tab Home xuất và bạn việc nhấn Key Tip lệnh mà bạn cần Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 25 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 a Phiên Office thiết kế hướng người dùng Có nhiều thay đổi tương tự Office 2007 Tin tốt lành đó là các lệnh và các công cụ đã đưa trước mắt người dùng và luôn trạng thái sẵn sàng Thay vì có khoảng trên 30 công cụ các lệnh bị vùi hàng tá menu các hộp thoại thì đây bạn đã có trung tâm điều khiển (Control Center) kết hợp thứ với cách trực quan Một đã quen thuộc với Ribbon chương trình (Word, Excel, Access ), bạn cảm thấy dễ dàng chương trình khác b Các lệnh tổ chức nào? Các lệnh Paste, Cut và Copy thường sử dụng Word và Excel, đó, theo logic các lệnh này đặt Tab Home, Tab đầu tiên trên Ribbon Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 26 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Các lệnh tổ chức theo cách chúng sử dụng Microsoft nhận thấy người dùng có số lệnh ưa thích mà họ dùng dùng lại hàng ngày Những lệnh đã đặt nơi bật và tiện dụng Ví dụ lệnh Paste là lệnh có tần suất sử dụng cao nhất, không cho nó khoảng không gian lớn so với các lệnh liên quan là Copy và Cut Các lệnh thông dụng không còn phải chia sẻ không gian trên công cụ với lệnh liên quan ít dùng Những thứ hữu dụng đặt tầm tay bạn Những lệnh có tần suất sử dụng thấp có phần nhỏ trên công cụ Ví dụ người dùng ít sử dụng lệnh Paste Special lệnh Paste, đó muốn truy cập lệnh Paste Special bạn hãy nhấn phím mũi tên bên lệnh Paste c Nhiều lệnh xuất cần thiết Tab phụ Picture Tools xuất bạn chèn ảnh vào Word Những lệnh bạn thường sử dụng nằm trên Ribbon và luôn trạng thái sẵn sàng Trong đó, số lệnh khác xuất bạn thực cần Chẳng hạn bạn không có ảnh nào tài liệu thì các công cụ để xử lý hình ảnh không cần thiết phải xuất Nhưng cần bạn chèn vào ảnh, Tab phụ Picture Tools xuất cùng với Tab Format chứa các lệnh để bạn làm việc với các ảnh Khi bạn kết thúc công việc với ảnh Tab Picture Tools biến Nếu bạn muốn làm việc lại với ảnh, cần Click lên nó, Tab Picture Tools lại xuất Word biết bạn làm gì và cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết phù hợp Thanh Ribbon phản ứng với các hành động bạn Vậy bạn không cần phải lo lắng không luôn nhìn thấy tất các lệnh Hãy thực bước đầu tiên, sau đó thứ bạn cần tự động xuất Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 27 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 d Sẽ có nhiều tùy chọn bạn cần Click vào phím mũi tên liên quan tới nhóm đó: phía nhóm bạn cần nhiều tùy chọn Click vào phím mũi tên nhóm Font Hộp thoại Font xuất với đầy đủ các tùy chọn Khi bạn thấy phím mũi tên nhỏ phía nhóm có nghĩa là nhóm đó có thêm nhiều tùy chọn ẩn Click vào phím mũi tên này (phím này gọi là Dialog Box Launcher) hộp thoại bảng chứa lệnh (Task Pane) Ví dụ PowerPoint, nhóm Font thẻ Home chứa các lệnh font chữ thay đổi kiểu chữ, kích thước, màu sắc, in đậm, in nghiêng, gạch Nhưng bạn muốn sử dụng các lệnh định dạng font ít thông dụng supperscript thì bạn phải click vào phím mũi tên bên nhóm Font để mở hộp thoại Font có chứa lệnh supperscript và các lệnh khác liên quan đến font chữ Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên Ribbon Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + V Câu bạn muốn di chuyển đã dời tới nơi bạn mong muốn e Xem trước thay đổi trước chọn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 28 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn đã phải rơi vào cảnh lặp lập lại các thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hiệu chỉnh ảnh Nhưng thay đổi đó dẫn đến kết không vừa ý, là bạn nhấn Undo, sau đó lại thực lựa chọn khác Vòng lặp nhàm chán đó diễn có kết làm bạn hài lòng Giờ đây, bạn có thể nhìn thấy kết tùy chọn Mỗi bạn rê chuột ngang tùy chọn nào đó phần văn hình ảnh mà muốn chỉnh thay đổi tương ứng Khi đã chọn giải pháp ưng ý, hãy click lên nó Bạn không phải đụng đến lệnh Undo f Tạo công cụ riêng bạn Bạn đã phải rơi vào cảnh lặp lập lại các thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hiệu chỉnh ảnh Nhưng thay đổi đó dẫn đến kết không vừa ý, là bạn nhấn Undo, sau đó lại thực lựa chọn khác Vòng lặp nhàm chán đó diễn có kết làm bạn hài lòng Giờ đây, bạn có thể nhìn thấy kết tùy chọn Mỗi bạn rê chuột ngang tùy chọn nào đó phần văn hình ảnh mà muốn chỉnh thay đổi tương ứng Khi đã chọn giải pháp ưng ý, hãy click lên nó Bạn không phải đụng đến lệnh Undo g Sử dụng độ phân giả màn hình khác làm thay đổi cách hiển thị Ribbon Trong hình là phần thông cáo báo chí, tất thứ trông giống Không tiêu đề, không hướng dẫn, không có điểm nhấn quan trọng để gây chú ý cho người đọc Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 29 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nhóm Show/Hide Tab View hiển thị đầy đủ mà hình độ phân giải cao, màn hình có độ phân giải thấp, bạn phải nhấn vào nút mũi tên nhìn thấy các lệnh Những gì bạn đã tìm hiểu phiên Office áp dụng màn hình bạn có độ phân giải cao Nếu màn hình bạn có độ phân giải thấp, 800x600 pixel chẳng hạn, thì số nhóm lệnh hiển thị tên nhóm không hiển thị tất các lệnh Bạn phải nhấn vào nút mũi tên bên tên nhóm để truy cập tất các lệnh Nhìn vào hình minh họa trên, độ phân giải cao nhóm Show/Hide hiển thị đầy đủ các lệnh, đó với độ phân giải thấp nó hiển thị tên nhóm mà không có lệnh nào Trong trường hợp này bạn phải nhấn vào nút mũi tên để truy cập các lệnh Tổng quát, nhóm tên nhóm độ phân giải thấp là nhóm lệnh thường ít sử dụng Chế độ Minimize: dù bất kì độ phân giải nào, bạn thu nhỏ cửa sổ chương trình lại thì số nhóm còn hiển thị tên nhóm Càng thu nhỏ cửa sổ chưa trình thì số nhóm hiển thì tên tăng lên Tablet PC: Nếu bạn dùng Tablet PC (Máy tính dạng bảng) với màn hình nhỏ bạn thấy Office 2007 hiển thị phiên Ribbon với các Tab và nhóm nhỏ Ngược lại với màn hình lớn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 30 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG Sức mạnh các biểu mẫu (Template) Mặc dù có thể bạn đã làm việc với Word và quen thuộc với các tài liệu Word, có thể bạn không tường tận các biểu mẫu Biểu mẫu là gì? Nó có thể giúp ích cho bạn sao? Một biểu mẫu là loại tài liệu đã có sẵn nội dung đó.như văn bản, kiểu trang trí, định dạng; định dạng trang canh lề, cách dòng; các yếu tố trang trí màu sắc, đường viền Hãy xem biểu mẫu trợ giúp hữu ích bạn bắt đầu soạn thảo tài liệu Giả sử hàng tuần bạn có họp và bạn phải soạn soạn lại lịch họp với vài thay đổi nhỏ lần Hãy bắt đầu với số thông tin phù hợp đã chuẩn bị sẵn giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian Hãy theo dõi vài ví dụ tạo tài liệu từ các biểu mẫu sẵn có Word và Office các phần sau Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu này để tào các tài liệu chuyên nghiệp và ấn tượng cho riêng mình Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 31 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Giả sử công việc bạn phải thường xuyên gửi Fax cho khách hàng và đối tác, bạn luôn cần có trang bìa ghi lại nội dung các bảng Fax Bạn có thể tự tạo trang bìa bạn gửi / nhận Fax Hoặc bạn có thể sử dụng biểu mẫu sẵn có Word Bản tìm thấy biểu mẫu trên hình minh họa, nhiều biểu mẫu khác Word Bạn cần điền các thông tin phù hợp, in và gửi Fax Thế là xong, đơn giản và nhanh chóng Thậm chí bạn có thể thêm xóa số phần tùy theo nhu cầu cụ thể, nhiên, gì thiết yếu đã có sẵn và bạn không phải số Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có Đây là ví dụ khác cho thấy các biểu mẫu Word có thể giúp ích cho bạn nào Hãy tưởng tượng bạn giao nhiệm vụ thiết kế lịch họp hàng tuần cho nhóm Trước trang tài liệu rỗng, bạn hãy thử tham khảo số biểu mẫu có trên trang Microsoft Office trực tuyến - bạn có thể liên kết trực tiếp tới các biểu mẫu này (bạn hướng dẫn sau) Có nhiều biểu mẫu các danh mục khác nhau, thông dụng là: Lịch làm việc Lịch ngày tháng, Thư từ, Sơ Yếu Lý Lịch v.v Có nhiều cho bạn lựa chọn Hình minh họa cho thấy biểu mẫu: Đây là mẫu đơn giản và trực quan với các văn và vùng đã định dạng để bạn điền Một mẫu hoàn chỉnh, theo phong cách nghệ thuật Mẫu này sử dụng định dạng Bảng (Table) và sử dụng các màu sắc khác để phân biệt các vùng Đây là mẫu tương đối phức tạp Tìm biểu mẫu đã cài đặt kèm với Word Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 32 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Có khoảng 30 biểu mẫu cài đặt kèm với Word như: Thư từ, Fax, Báo Cáo, Sơ Yếu Lý Lịch và Blog Bạn tìm thấy các biểu mẫu này cách: Click nút Microsoft Office, sau đó chọn New Trong cửa sổ New Document chọn Installed Templates Click vào các hình đại diện và xem thử biểu mẫu trông nào phía bên phải Khi chọn mẫu phù hợp, Click vào nút Create Một tài liệu tạo dựa trên biểu mẫu bạn chọn, và việc bạn bây là điền nội dung phù hợp Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến Tạo tải liệu bước trên, nhiên thay vì chọn Installed Templates bây bạn chọn theo các danh mục phía phần Microsoft Office Online Hãy Click vào danh mục để xem hình đại diện các biểu mẫu danh mục đó Tương tự với các biểu mẫu cài đặt sẵn, bạn Click vào hình đại Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 33 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 diện thì mẫu xem trước biểu mẫu đó lên phía bên phải.Một số danh mục Thư Từ (Letters) có các danh mục để bạn lựa chọn Để tải các biểu mẫu máy bạn hãy chọn hình đại diện biểu mẫu nhấn Download Biểu mẫu tải mở tài liệu mới, sẵn sàng cho bạn làm việc Biểu mẫu gốc không bị thay đổi, nó nằm trên trang Microsoft Office trực tuyến Tuy nhiên, đã lưu máy tính bạn, cần sử dụng bạn hãy mở thư mục My Templates Word mà không cần tải lần Khả đặc biệt biểu mẫu Như đã đề cập các phần trước, bạn mở biểu mẫu tài liệu tạo dựa trên biểu mẫu mà bạn chọn Thực chất bạn làm việc với không phải thân biểu mẫu Đó chính là khả đặc biệt biểu mẫu: Tự tạo mở, này tạo tất các thành phần biểu mẫu tài liệu hoàn toàn Bạn làm việc với tài liệu đó, thừa hưởng tất các thành phần có biểu mẩu và có thể thêm bớt nội dung tùy ý Vì bạn làm việc trên tài liêu nên hiệu chỉnh mà bạn thực không ảnh hưởng tới biểu mẫu gốc, nó luôn giữ trạng thái nguyên Vì vậy, biểu mẫu có thể là tảng cho vô số tài liệu Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 34 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biểu mẫu (Template) và Tài liệu (Document) có định dạng file khác Nếu bạn đã lưu nhiều tài liệu Word có lẽ bạn đã quen thuộc với việc chọn định dạng sẵn có để lưu file Đây là khác biệt Biểu mẫu và Tài liệu: Biểu mẫu lưu dạng Word Template và nó có đuôi file là ".dotx" (các phiên Word trước đây là ".dot") Tài liệu lưu dạng Word Document và nó có đuôi file là ".docx" (các phiên Word trước đây là ".doc") Biểu mẫu và Tài liệu có định dạng file khác và cách hoạt động chúng khác Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 35 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 Danh sách dạng số và ký hiệu a Một danh sách đơn giản Danh sách (List) là thành phần hữu ích tài liệu, nó dùng để tóm tắt, liệt kê thông tin giúp người đọc dễ hiểu và hiểu vấn đề sâu Có dạng danh sách là dạng đánh số (Numbering) và dạng ký hiệu (Bullet) Nếu bạn có chuỗi thông tin có phân biệt mức độ thứ tự thì danh sách dạng số là lựa chọn thích hợp Còn cần liệt kê thì nên dùng dạng ký hiệu Ví dụ minh họa danh sách dạng chữ và số, đơn cấp và đa cấp Danh sách còn có phân cấp: đơn cấp và đa cấp Một danh sách đơn cấp là danh sách mà đó các thành phần loại tính chất Danh sách đa cấp có nghĩa là nhiều thành phần danh sách có thể chứa danh sách khác Bạn có thể thấy khác biệt danh sách đơn và đa cấp hình minh họa Trong phần này chúng ta thảo luận danh sách đơn giản, có cấp (đơn cấp) Các danh sách đa cấp đè cập phần sau b Tạo danh sách cách gõ các ký tự thích hợp Có nhiều cách để tạo danh sách, cách đơn giản là tạo tự động cách gõ số ký tự tổ hợp ký tự đầu câu Nếu bạn muốn tạo danh sách dạng ký hiệu (Bullet) thì hãy đánh dấu (*) đầu câu, là khoảng trắng Dấu * tự động biến thành ký hiệu hình chấm đen là danh sách bạn đã Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 36 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 khởi tạo Khi đã xong thành phần đầu tiên danh sách, hãy gõ ENTER, lúc này chấm đen khác tự động xuất sẵn sàng cho thành phần Nếu muốn tạo danh sách dạng số tự động hãy gõ số và dấu chấm (1.), là khoảng trắng Đây là điểm Word 2007, các phiên trước bạn phải nhấn phím ENTER thì danh sách khởi tạo Danh sách dạng chữ (a, b, c, ) là cách thể khác danh sách dạng số nên cách khởi tạo tương tự: bạn hãy gõ chữ a và dấu chấm (a.) sau đó là khoảng trắng Ngoài dạng hình chấm đen trên, danh sách ký hiệu còn có nhiều biểu tượng khác để bạn chọn lựa hình vuông, hình kim cương, hình mũi tên v.v c Kết thúc danh sách Bạn đã gõ xong phần cuối cùng danh sách, làm để kết thúc và các ký hiệu hay chữ số không tự động xuất Cách dễ để kết thúc việc tạo danh sách là nhấn phím ENTER hai lần liên tiếp Bất nào bạn nhấn ENTER thì ký hiệu số xuất Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 37 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 để chuẩn bị cho thành phần danh sách, nhiên bạn nhấn ENTER lần thì ký hiệu / số đó biến để bạn có thể bắt đầu đoạn văn Nếu bạn muốn thực khác chút chảng hạn lúc danh sách bạn muốn tạo dòng mà không có ký hiệu hay số phía trước và dòng này nằm ngang hàng với thành phần phía trên danh sách Lúc này, hãy sử dụng phím BACKSPACE (xóa lùi) để xóa ký hiệu (hoặc số) đầu dòng giữ nguyên canh lề so với dòng văn phía trên Nếu bạn muốn dòng nằm ngang với ký hiệu (hoặc số) thay vì nằm ngang văn phía trên, hãy nhấn BACKSPACE lần d Ký hiệu hay chữ số Bạn lỡ chọn sai kiểu danh sách? Bạn chọn kiểu danh sách là ký hiệu bây thấy kiểu chữ số hay hơn, ngược lại? Không có gì đáng lo, chuyển qua lại hai kiểu dễ dàng Hãy Click vào vị trí nào danh sách, sau đó nhấn vào nút Bullet Numbering trên Ribbon Bạn có thể dùng các nút trên để bắt đầu danh sách cách Click vào nút phù hợp bắt đầu gõ thành phần đầu tiên danh sách Hoặc bạn có thể chọn đoạn văn mà bạn muốn tạo danh sách nhấn nút phù hợp Mỗi đoạn tương ứng với thành phần danh sách e Thay đổi ký hiệu cho danh sách Nếu bạn có danh sách dạng ký hiệu (Bullet) và cảm thấy nhàm chán với các chấm đen hình tròn thì bạn có thể thay chúng các ký hiệu khác có sẵn Word Hãy Click vào nút mũi tên bên cạnh nút Bullet để xem thư viện Bullet Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 38 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Thậm chí bạn không hài lòng với các ký hiệu sẵn có, bạn có thể tự tạo các ký hiệu riêng mình Hày chọn Define New Bullet để thực điều đó Có dạng ký hiệu mà bạn có thể tạo: Biểu tượng (Symbol) và Hình ảnh (Picture) Các ký hiệu biểu tượng sử dụng ký tự các Font đặc biệt Weddings và Windding Để sử dụng các biểu tượng này bạn phải cài đặt Font phù hợp máy tính Bạn cần chú ý điều này vì bạn gửi tài liệu cho người nào đó mà máy tính họ không có Font phù hợp dẫn đến lỗi hiển thị Ký hiệu dạng hình ảnh thực chất là ảnh nhỏ Bạn có thể tìm thấy nhiều dạng ký hiệu hình ảnh trên Microsoft Office Online Hoặc bạn có thể tự tạo cho riêng mình, cần lưu ý các ảnh này phải nhỏ nên đừng sử dụng các hình ảnh quá phức tạp Cùng với Thư viện Bullet còn có Thư viện Numbering hoạt động tương tự Bạn có thể chỉnh sửa Font, màu sắc, kích thước cho các ký hiệu dạng số danh sách f Định dạng danh sách Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 39 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Chọn các số trên danh sách Định dạng lại Danh sách với kiểu định dạng Bạn có thể định dạnh số ký hiệu danh sách mà không làm ảnh hưởng đến phần còn lại Ví dụ thay vì dùng kiểu màu đen in đậm mặc định bạn có thể thay màu đỏ Cách thự sau: Chọn các chữ số ký cách Click vào số chúng, chú ý không chọn phần văn Sau khí chọn xong hãy dùng các nút lệnh trên Ribbon để định dạng theo ý bạn Clcik ngoài danh sách để xem thay đổi g Làm việc với đoạn văn danh sách và dán danh sách Giả sử bạn có danh sách với các dấu chấm màu đen các số đầu dòng, bạn muốn số thành phần danh sách có các đoạn văn không có ký hiệu nào đầu trên hình minh họa Có nhiều kịch và cách xử lý tùy theo yêu cầu và kinh nghiệm người dùng Giả sử bạn muốn xóa ký hiệu số đầu đoạn nào đó muốn giữ canh lề ngang với phần còn lại danh sách hãy click chuột sau chấm đen nhấn nút BACKSPACE Nếu bạn muốn xóa ký hiệu số đầu đoạn và muốn đoạn đó canh lề cao với canh lề tài liệu thay vì nằm ngang với các thành phần còn lại danh sách hãy chọn vào ký hiệu số đầu dòng nhấn DELETE Để tạo đoạn văn thành phần danh sách hãy nhấn SHIFT + ENTER thay vì nhấn ENTER Lúc này đoạn văn phụ có canh lề ngang với các phần danh sách không có ký hiệu số đầu Để tiếp tục danh sách sau hoàn thành đoạn văn hãy gõ vào số danh sách và dấu chấm (.) danh sách tự động tiếp tục đánh số Lưu ý Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 40 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 là bạn nhấn vào nút Numbering thì Word khởi tạo danh sách và đánh số lại từ đầu Lúc này có nút Auto Correct Options xuất bên cạnh danh sách mới, hãy nhấn vào nút này sau đó nhấn Continue Numbering để danh sách gắn lại vào danh sách cũ Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 41 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 a Track Changes và Comments Bạn xem lại tài liệu cho Sếp trước nó công bố cho toàn công ty và bạn thấy có số điểm cần chình sửa, bạn muốn Sếp mình thấy điểm cần chỉnh sữa đó Hãy bật chức Track Changes, tất thay đổi từ việc thêm, xóa định dạng văn Word đánh dấu Chọn thẻ Review, nhóm Tracking, chọn Track Changes Khi bạn click lần đầu nút Track Changes thay đổi màu sắc, thay đổi nào tài liệu đánh dấu bạn tắt Track Changes cách nhấn nút Track Changes lần b Xem các chỉnh sửa Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 42 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Văn bị xóa nằm hình chữ nhật góc Văn thêm vào gạch và có cùng màu với với viền hình chữ nhật chứa văn bị xóa Những đường đứt quãng phần có thay đổi, nơi nội dung text xóa hay thêm vào Sau bạn mở tab Track Changes, bạn làm việc Word bình thường Khi chèn xóa văn bản, hay di chuyển văn đồ họa, thì các đường đứt quảng đánh dấu thay đổi này, màu sắc và nội dung thay đổi đánh dấu Bạn xóa dòng "with hard work and clear thinking.", dòng văn này đặt box hình chữ nhật nhỏ góc tài liệu, nó đánh dấu là "Bị xóa (Deleted)" để giải thích vì nó phải nằm đó Một đứt quãng màu xanh chạy dài từ hình chữ nhật đến nơi mà dòng văn đã nằm trước bị xóa Bạn thay từ "twelve" "nine" bạn chọn từ "twelve" và gõ "nine" để thay nó (hoặc có thể xóa "twelve" gõ "nine" vị trí đó) Từ "twelve" bị xóa chuyển vào hộp hình chữ nhật góc tài liệu Từ "nine" thêm vào gạch và có cùng màu với viền hình chữ nhật chứa "twelve" Ngoài ra, có gạch dọc phía trước câu mà đó có thực chỉnh sửa c Thêm comment Bạn đã thực số sửa đổi, bạn muốn giải thích lý bạn xóa từ "twelve" câu đầu tiên Rất đơn giản: hãy thêm bình luận (hoặc ghi chú) (Comment), đó là chú thích mà bạn có thể thêm vào các tài liệu Để thực điều đó, chuyển trỏ vào cuối văn bạn muốn chèn Comment, trên thẻ Review, nhóm Comments, chọn New Comment Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 43 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một Comment đã xuất góc tài liệu, từ mà bạn muốn ghi chú tô sáng cùng màu với màu hình chữ nhật chứa ghi chú (màu tím nhạt hình minh họa) Bạn có thể phân biệt Comment và văn bị xóa dựa vào các điểm sau: - Hình chữ nhật chứa Comment có tô màu hình chứa văn bị xóa có viền có màu - Nhãn "Comment" trên hình chữ nhật chứa ghi chú - Tên người ghi chú Lưu ý: Bạn không cần phải mở Track Changes để chèn Comment, vì bạn có thể thêm comment thời điểm nào d Phân biệt việc chỉnh sửa người tham gia review tài liệu Khi có nhiều người review tài liệu, bạn có thể biết thay đổi nào đã thực Dưới đây là số cách biết người nào đã thay đổi gì Di chuyển trỏ lên văn chèn vào tài liệu, trên các văn đã bị xóa hình chữ nhật góc tài liệu Đối với sửa đổi, bạn thấy ScreenTip tên người sửa và các loại các sửa đổi, chẳng hạn "đã xóa" (deleted) "chèn" (inserted) Các ScreenTip hiển thị thông tin đã bị xóa chèn vào văn Một cách khác để phân biệt người tham gia hiệu chỉnh tài liệu là dựa vào màu sắc Word tự động đánh dấu màu sắc người tham gia hiệu chỉnh, người màu khác Giả sử bạn Word gán cho màu hồng hiệu chỉnh tài liệu, bạn muốn xem chỉnh sửa mình thì hãy tìm văn có tô sáng các hình chữ nhật màu hồng góc e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi ghi chú Mặc dù tắt Track Changes, thay đổi còn thấy tài liệu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 44 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu bạn muốn biết tắt chức Track Changes có làm đánh đánh dấu ghi chú tài liệu không thì câu trả lời là KHÔNG Như hình minh họa, thứ bạn làm với tính Track Changes còn bạn đã tắt Track Changes Chỉ có điểm lưu ý là sau tắt Track Change thì thay đổi bạn không còn Word đánh dấu f Chấp nhận từ chối comment (ghi chú) và thay đổi Sử dụng nút Accept để chấp nhận thay đổi cùng lúc liên tục các thay đổi, để chấp nhận tất các thay đổi cùng lúc Sử dụng các nút Reject để từ chối thay đổi cùng lúc liên tục các thay đổi, để từ chối tất các thay đổi cùng lúc Sử dụng các nút Previous để xem ghi chú hiệu chỉnh theo hướng lên trên tài liệu Sử dụng nút Next để xem theo hướng xuống cuối tài liệu Khi tất thay đổi đã hoàn tất, người nào đó phải có trách nhiệm xem lại tài liệu sau đó chấp nhận từ chối thay đổi Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 45 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sử dụng nút Accept Reject trên Tab Review nhóm Changes Click-Chuột-Phải lên tài liệu để chấp nhận hay từ chối thay đổi và comment (bình luận, ghi chú) Khi thay đổi và comment chấp nhận bị xóa bỏ, tài liệu bị đánh dấu để chi comment và thay đổi đã xóa khỏi tài liệu Nhữn thay đổi chấp nhận sẻ trở thành phần tài liệu nó lưu lại Track Changes và Comments - tính nâng cao a Ẩn tạm thời thay đổi Hãy tưởng tượng bạn xem lại phần thay đổi tài liệu thực Richard, Kai và Pilar Bạn muốn xem phần thay đổi Pilar trước và biết bạn có thể tìm góp ý tài liệu Pilar cách di chuyển trỏ chuột lên tất thay đổi để thấy tên Pilar xem màu sắc Word gán cho hiệu chỉnh cô Tuy nhiên, bạn nghĩ bạn có thể xem phần sửa chữa Pilar mà không xem phần Richard và Kai thì không ổn, đặc biệt tài liệu dài Hãy tiếp tục khám khá cách nào để học thay đổi track Để xem sửa chữa Pilar, bạn có thể làm ẩn cái sửa chữa Richard và Kai Cách thực sau: Trên tab Review tab, nhóm Tracking, click dòng Show Markup, vào Reviewers và xóa dấu chọn trên mục All Reviewers, nó làm ẩn tất hiệu chỉnh, người nào Sau đó click dòng Show Markup lần nữa, vào Reviewers và click vào hộp tên Pilar Nó phần comment và phần hiệu chỉnh Pilar Bạn có thể chấp nhận từ chối gì đã hiệu chỉnh Pilar tức thì có thể để sau Khi bạn đã thực xong, thì hãy xem lại phần đã bị sửa chữa người khác cách click Show Markup lần nữa, sau đó chọn All Reviewers Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 46 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 b Xem tài liệu trước và sau thay đổi Khi tài liệu đã có nhiều comment và phần bị sửa chữa, bạn có thể tự hỏi tài liệu trước đây nào bạn có nên chấp nhận từ chối các hiệu chỉnh Tính này thực sau: Trên Tab Review, nhóm Tracking, Final Showing Markup là chức chọn mặc định để hiệu chỉnh tài liệu Để xem lại tài liệu trước đây, bạn Click vào Original Để xem tài liệu trông nào các hiệu chỉnh chấp nhận và comment đã xóa, hãy Click vào hộp Display for Review và sau đó chọn Final Nên nhớ comment và gì hiệu chỉnh không bị xóa Sau review tài liệu, click Final Showing Markup để xem lại comment và hiệu chỉnh lần c Ẩn thay đổi không làm xóa comment và cái bị điều chỉnh Như đã đề cập trước đây ẩn comment và hiệu chỉnh không xóa chúng, mà cho bạn thấy tài liệu (không thấy hiệu chỉnh lên màn hình) Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 47 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Cách để xem gì ẩn tài liệu Trên tab Review, nhóm Tracking, Click Show Markup và chắn đã có dấu check trên Comments, Ink, Insertions and Deletions và Formatting Chọn vào Reviewers trên menu Show Markup và chắn đã có dấu check trên All Reviewers d Kiểm tra comment và hiệu chỉnh Sử dụng nút nhóm Changes để chấp nhận hay từ chối hiệu chỉnh xóa comment Để thấy nội dung tài liệu ẩn hiệu chỉnh comment, hãy Click nút nào nhóm Comments Changes Bạn thấy hộp thoại mở lên hình trên, Click Show All để xem tất comment và hiệu chỉnh Cách để làm các hiệu chỉnh là chấp nhận xóa chúng Cách làm bỏ comment là chấp nhận từ chối chúng Khi chấp nhận thì các hiệu chỉnh và comment trở thành phần tài liệu và không bị đánh dấu Khi bạn từ chối xóa các hiệu chỉnh và comment thì gì chỉnh sửa trở lại trạng thái trước thực chỉnh sửa Trước bạn phân phối tài liệu cho người khác, hãy bạn đã thực các chấp nhận từ chối xóa với hiệu chỉnh trên tài liệu Sẽ không chuyên nghiệp tài liệu bạn gửi cho người khác còn các nội dung chỉnh sửa e Chọn cách tạo track Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 48 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn có thích hình chữ nhật chứa văn bị xóa hay các ghi chú không? Hay bạn muốn thay đổi kích thước chúng? Khi text chèn vào tài liệu bạn thích đoạn text này xuất với hai dòng gạch chân hay dòng gạch chân? Bạn có vài chọn lựa cho việc thể comment và các hiệu chỉnh Cách làm sau: trên Tab Review, nhóm Tracking, Click vào dòng Track Changes, sau đó click Change Tracking Options Bạn có nhiều chọn lựa để tùy biến thể tính Track Changes Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 49 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU Căn Header và Footer a Thêm vào số trang, ngày Nếu bạn không cái gì gọi là headers and footers, thì hãy nghĩ đến việc định dạng trang sách Thông thường tên sách thường xuất đầu trang và tên chương xuất trang đối diện và là số trang Đó là dạng thể Header và Footer, nó ứng dụng cách tương tự Word Thường thì có thể bạn muốn đánh dấu số trang suốt tài liệu Các thông tin khác tên tài liệu, tác giả, ngày in; tên công ty, địa email, địa web; tên file và vị trí file Không có qui luật cụ thể nào với Header và Footer, Word 2007, bạn có thể tạo Header và Footer theo ý mình b Đánh dấu số trang Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 50 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Số trang (Page numbers) là sử dụng thông thường Header Footer, vì nó thật cần thiết cho tài liệu Để đánh dấu số trang vào tài liệu ta làm sau: Trên Tab Insert, nhóm Header & Footer, chọn Page Number Chọn nơi mà số trang xuất hiện, ví dụ trên, dưới, Sau đó chọn kiểu số thư viện Số trang áp dụng suốt tài liệu và chúng thay đổi bạn xóa hay thêm vào số trang tài liệu c.Thêm vào ngày tháng Một vài Headers và Footers có sẵn thư viện bao gồm Text Area (khu vực chèn văn bản) đặc biệt cho việc chèn ngày Nhưng bạn có thể chèn ngày độc lập với Headers và Footers Cách làm sau: Click Header Footer nơi bạn muốn ngày xuất trên tài liệu Trong nhóm Insert, chọn Date & Time Chọn loại định dạng ngày Bạn có thể chọn ngày hoặc chọn hai Chọn Update Automatically ô chọn Ngày cho bạn biết bất nào bạn mở tài liệu Bạn có thể cập nhật file mở và điều chỉnh lại trước in ấn d Thêm tên file và đường dẫn đến file Một kiểu Headers Footers thông thường khác là thêm tên cho tài liệu và đường dẫn đến nơi tài liệu lưu trữ Để chèn thông tin này lần bạn phải sử dụng Field (trường nội dung) Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 51 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Hãy làm theo cách hướng dẫn sau: Trong nhóm Insert, click Quick Parts và chọn Field Trong hộp Field, under Field names, chọn FileName Click vào ô chọn Add path to filename Field FileName cho bạn cách cập nhật đường dẫn cách tự động bạn di chuyển tài liệu nơi khác e Xóa bỏ header footer Bạn chuyển tài liệu và bạn cảm thấy cần xóa bỏ nội dung Header hay Footer Giả sử thông tin Footer, chẳng hạn đường dẫn tài liệu không còn cần thiết Trong nhóm Header & Footer, chọn Footer Chọn Remove Footer Số trang và Header có chứa lệnh Remove với tác dụng tương tự Header và Footer cho phần tài liệu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 52 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 a Tạo nhiều loại header và footer cùng tài liệu Bạn có tài liệu nhiều phần và bạn muốn tạo nhiều loại Header và Footer tương ứng với phần Hình minh họa bên trên cho biết phần tài liệu có Header và Footer khác Với trang bìa bạn không cần số trang Header và Footer Đối với các phần đầu, chẳng hạn Mục Lục, Header và Footer nên thể cho người đọc biết đây chưa phải là nội dung chính Với các chương, Header và Footer lúc này cần thiết để định hướng cho người đọc, nhắc cho họ biết mình xem phần nào và là tác giả Bạn đã biết điểm tiện dụng Header và Footer là cần tạo lần và có thể dùng xuyên suốt tài liệu Nhưng với tài liệu có nhiều phần bạn cần nhiều quyền kiểm soát Header và Footer Phải làm nào? b.Tạo thành phần khác Nếu tài liệu có nhiều phần bạn muốn tạo nhiều loại Header và Footer với phần, điều đầu tiên cần làm là tạo section breaks (ngắt đoạn) phần tài liệu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 53 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một section break cho phép tạo một cách trình bày cho các trang phần đó Với cách trình bày (layout) thiết lập, bạn có thể tạo Header và Footer theo cách bạn muốn cho phần (section) c Cách phân chia section Bạn chèn section break phần chính tài liệu, không phải nơi nào không gian header và footer Chính vì vậy, bạn phải đóng màn hình làm việc Header và Footer trước thực các bước sau đây: Chỉ trỏ nơi bạn muốn bắt đầu section Trên Ribbon, chọn Tab Page Layout và chọn Breaks Dưới Section Breaks, chọn Next Page Word tạo section break vị trí phía trên trỏ chuột d Cách tạo mục lục header và footer khác cho section Một section break phân chia gì bên trên nó thành phần và gì phía là phần khác Vậy với section break chèn vào trước Chapter 1, tất gì trước đó (trang bìa, mục lục ) là phần (section 1) và Chapter trở thành phần (section 2) Khi bạn mở không gian làm việc Header và Footer, các thẻ đánh dấu xuất cho bạn biết bạn làm việc với Header và Footer phần nào Trong hình minh họa, các thẻ đánh dấu phần khác và gán cho phần số Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 54 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Footer này phần kết thúc phần Header bên bắt đầu phần Tab Same as Previous Nó có ý nghĩa gì? Nó có nghĩa là mặc dù bạn tạo phần khác Word có tùy chọn cho phép bạn chia sẻ điểm chung Header và Footer phần Trong hình minh họa, thẻ Same As Previous có nghĩa là nội dung Header liên kết với nội dung Header phần trước đó Nếu bạn muốn Header độc lập với Header trước bạn phải xóa liên kết Header Với Footer tương tự Header e Cách tạo khác biệt cho trang đầu tiên Khi bạn đã đưa các nội dung đầu (trang bìa, mục lục ) vào phần riêng, bạn chí còn có thể phân chia nó thành các phần nhỏ Giả sử bạn không muốn gì xuất trên Header và Footer trang bìa: Sử dụng chức Different First Page hình trên để thực Nếu bạn chọn tùy chọn Different First Page thì có nghĩa bạn cho phép Header và Footer trang Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 55 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 bìa này khác với phần còn lại các trang trên cùng phần (section) Bạn có thể làm điều tương tự với các phần khác tài liệu Khu vực Header và Footer bây có phần văn với nội dung "First Page Header" and "First Page Footer" (chỉ xuất không gian làm việc Header và Footer) Nếu bạn có áp dụng đánh số trang thì chứa Different First Page ngăn không cho đánh số trang bìa f Header và Footer khác cho các trang chẵn và lẻ Khi bạn sử dụng thư viện Header và Footer thiết kế sẵn, bạn thấy số tạo để dành riêng cho trang chẵn và lẻ Nội dung Header và Footer đặt góc trang, giống thiết kế các trang đối diện các sách Nếu bạn muốn in và đóng tài liệu mình, có thể bạn cần định dạng tương tự Để tạo Header và Footer cho trang chẳng và lẻ, bạn thực tiến trình tương tự trên: Tạo các phần khác tài liệu section break, xóa liên kết các phần và thêm Header và Footer cho phần Lưu ý thực hiện: Nếu bạn muốn Header Footer các trang chẵn và Lẻ nằm góc trang bạn phải bật chứa Different Odd & Even Pages Tab Design trước thực Tìm hiểu bảng mục lục (Table of contents - TOC) a Cách làm việc với bảng mục lục tự động Mục lục là danh sách đơn giản liệt kê tên các chương nó có thể phân thành nhiều cấp hình trên Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 56 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Mục lục cung cấp cái nhìn tổng quát tài liệu giúp cho người đọc có thể tìm thấy phần cách nhanh chóng Word 2007 cung cấp cho bạn cấp lập mục lục tự động Có bước để tạo mục lục tự động: Chuẩn bị tài liệu cách gán các Heading Styles (kiểu trang trí tiêu đều) cho tên các chương và các tiêu đề mà bạn muốn xuất mục lục Thu thập các tiêu đề đó để tạo thành bảng mục lục b Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục Sau bạn đã định các tên chương và tiêu đề xuất trên mục lục bạn cần áp dụng số Style đặc biệt để Word có thể thêm chúng vào mục lục tự động Các Style này nằm trên tab Home, nhóm Styles Với chương và tiêu đề làm sau: Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 57 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Chỉ trỏ vào tên các tiêu đề chương Trong nhóm Styles, chọn Heading cho cấp độ cao là tên chương, Heading cấp độ tiếp theo, có thể là tên của các phần chương và Heading cho tiêu đề phụ Các Heading Styles và bảng mục lục tự động làm việc với để tạo bảng mục lục cho tài liệu Word định mục lục Heading làm cấp độ cao bảng mục lục, Heading tương ứng với cấp độ cao thứ hai và Heading cho cấp độ c Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu Sau chọn các Heading Style phù hợp cho phần, thì đã đến lúc thu thập tất chúng vào bảng mục lục, đây là lúc Word làm việc thay cho bạn Đầu tiên bạn trỏ nơi bạn muốn bảng mục lục xuất hiện, thông thường thì người ta đặt mục lục đầu tài liệu Trên tab References, chọn Table of Contents, sau đó click Automatic Table Automatic Table cái nào bạn cảm thấy phù hợp Rất nhanh và đơn giản Bảng mục lục xuất với hộp màu xanh nhạt Đó là hiệu ứng để thông báo cho bạn biết đây là mục lục tự động d Cập nhật bảng mục lục Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 58 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sau đã tạo bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải trì nó Bảng mục lục tự động cập nhật tài liệu mở; và còn hay nó tự cập nhật nào bạn thêm tên chương tiêu đề vào và làm thay đổi số trang tài liệu Chỉ cần thực bước sau: Bạn cập nhật mục lục cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table nhóm Table of Contents Khi cập nhật bảng mục lục bạn hỏi bạn muốn cập nhật toàn mục lục hay muốn điều chỉnh số trang Chọn điều chỉnh số trang bạn thêm nội dung làm tăng số trang tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn bạn thêm thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì bạn đã cập nhật bảng mục lục thì bạn liệu đã thay đổi Để thay đổi nội dung bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau đó click Update Table e.Thay đổi bảng mục lục Có nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 59 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bên cạnh việc chon nhiều kiểu và định dạng đã có sẵn Word, bạn có thể tự thiết kế chi tiết bảng mục lục cho riêng mình, chẳng hạn định số cấp cho mục lục, có cho số trang xuất hay không, tạo đường nối dấu chấm tiêu đề và số trang, v.v Bạn tìm hiểu các vấn đề này phần tiếp theo: Thay đổi hình thức bảng mục lục Điều chỉnh mục lục a.Thay đổi hình thức bảng mục lục Bạn đã có bảng mục lục rồi, bạn lại muốn thay đổi chúng Ví dụ tiêu đề tài liệu bạn có màu xanh bảng mục lục thì không Bạn thích màu xanh và muốn bảng mục lục có màu trùng với các tiêu đề tài liệu Có thể bảng mục lục quá dài và bạn muốn làm nó ngắn bớt Hoặc có thể bạn đã hài lòng bảng mục lục muốn có thay đổi nhỏ Chẳng hạn bạn muốn thay đỗi các đường chấm đứt quãng các đề mục và số trang Hoặc bạn muốn số trang nằm gần các đề mục Tất việc đó, và còn nhiều hơn, đề có thể thực b Thiết kế lại bảng mục lục Bạn đã có bảng mục lục, nó trông có vẻ ổn, bạn muốn màu sắc tương tự tiêu đề Đây là cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents nhóm Table of Contents và sau đó chọn Insert Table of Contents Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 60 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Trong hộp thoại Table of Contents, chắn mục From template đã đánh dấu hộp Formats, sau đó chọn Modify Chọn TOC hộp thoại Style để chọn cấp độ cao Level 1, bảng mục lục TOC và sau đó chọn Modify Hộp thoại Modify Style mở ra, sử dụng hộp màu Font phần Formatting để chọn màu xanh Sau click OK hai lần, hãy xem mục Print Preview hộp thoại Table of Contents và bạn thấy Table of Contents, hay còn viết tắt là TOC (hay Level 1), bây là màu xanh Nếu bạn muốn thay đổi TOC (Level 2) hay TOC (Level 3) thành màu xanh, thì bạn làm theo quy trình trên việc chọn TOC TOC hộp thoại Style trước đến hộp thoại Modify Style Sau click OK, hộp thoại xuất với nội dung hỏi bạn có muốn thay đổi bảng mục lục hay không, click OK và kết thành màu xanh ý muốn bạn c Thiết kế lại bảng mục lục Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 61 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn muốn thay đổi nhiều nữa? Word 2007 cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa hộp thoại Modify Style, hãy luôn nhớ chọn Style mà bạn muốn thay đổi hộp thoại Style trước thực chức Modify Style Chú ý click Format, bạn có lựa chọn thay đổi Font, Paragraph, Tabs, … bạn có thể thay đổi các cài đặt phần và xem lại chúng mục Preview trước áp dụng cho bảng mục lục d Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục Bảng lục lục quá dài, có lẽ cần hai cấp độ đầu tiên TOC và TOC là phù hợp với tài liệu bạn Mục Show levels hộp thoại Table of Contents là nơi bạn có thể chọn các phân cấp bạn muốn thể bảng mục lục Word 2007 có đến cấp độ khác Làm ngắn bảng mục lục cách giảm cấp độ, còn muốn kéo dài bảng mục lục thì bạn hãy tăng cấp độ lên Bạn có thể xem Print Preview Web Preview để xem điều chỉnh mình, nhận thấy hợp lý, thì click OK hai lần e Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục Bạn có thể thực các thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents Chẳng hạn thay đổi các gạch đứt quãng giữ các đề mục và số trang (gọi là Tab Leader), thay đổi canh dòng (align) số trang Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 62 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và dòng Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang di chuyển lại gần đến bảng mục lục và tab leaders không còn hiệu lực Nếu bạn muốn xóa bỏ toàn số trang thì hãy bỏ dấu chọn hộp Show page numbers f Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục Nếu bạn muốn xóa bỏ bảng mục lục, thì hãy sử dụng lệnh Remove Table of Contents Xóa bỏ bảng mục lục hai cú Click-Chuột: Click lệnh Table of Contents và sau đó click Remove Table of Contents phần cuối danh sách Hãy bạn sử dụng lệnh Remove Table of Contents, bạn xóa thủ công trực tiếp bảng mục lục, có thể mã ẩn lưu lại tài liệu bạn Những mã ẩn này có thể gây lỗi các bảng mục lục sau Tìm hiểu các trường và cách tạo nhiều mục lục a.Tạo Mục Lục cách sử dụng các trường (field) Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 63 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Ngoài cách tạo Mục Lục có có cách nâng cao đó là sử dụng các trường mục lục (TOC fields) Nếu bạn sử dụng trường Word có lẽ bạn đã thấy sức mạnh nó Hãy học sử dụng các trường để tạo Mục Lục Nếu trường là khái niệm mẻ bạn, hãy tìm hiểu chúng qua phần này và học cách dùng trường để tạo trực tiếp Mục Lục Bạn biết chúng hữu ích bạn muốn điều khiển hoàn toàn bảng mục lục b Trường (field) là gì? Những ví dụ trường mục lục Mã trường xuất các dấu ngoặc móc ({ }) Trường (field) là tập hợp lệnh dẫn Word tự động chèn nội dung thực công việc nào đó tài liệu Trường ứng dụng khá rộng Word và có số việc bạn có thể thực trường, chẳng hạn việc bỏ đánh dấu số trang cho vài đề mục mục lục Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 64 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Có lẽ bạn đã sử dụng các trường không nhận Ví dụ số trang điều khiển trường, bạn tạo bảng mục lục tự động các phần trước, thụ bạn đã tạo các trường mục lục lệnh cho Word thu thập các đề mục để tạo thành bảng Mục Lục Trường mục lục là thành phần tạo nên bảng mục lục Các bạn mục lục tự động dù tạo cách nào dựa trên các trường mục lục để thu thập các đề mục Khi kết thu thập trường mục lục hiển thị, bạn nhìn thấy bảng mục lục Bạn có thể xem các trường tài liệu cách nhấn tổ hợp phím Alt + F9 Trường là phần có dấu ngoặc móc xung quanh và phần đầu tiên cho biết loại trường đó là gì Hình minh họa trên là trường mục lục (Table of Content Fields) Để lấy lại góc nhìn bình thường, ẩn các trường và xem kết hiển thị chúng, hãy nhấn Alt + F9 lần c Các công tắc trường Giả sử bạn muốn loại bỏ số trang với số cấp bảng mục lục Một cách làm đó là xóa số trang cách thủ công và nhớ không cập nhật bảng mục lục Nhưng đó là cách làm không đáng tin cậy, cách tốt là dùng các field switches (công tắc trường) Field switches là các lệnh bên trường để xác định các mã thực việc gì Sức mạnh thực các trường chính là các field switches này Các field switches thêm để kết thúc trường và đặt bên các dấu ngoặc móc, chúng bắt đầu với dấu sổ ngược ( \ ) Bảng mục lục tự động tạo các field switches thay cho bạn, bạn có thể thêm, bớt, hiệt chình các field switches này sau Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 65 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một bảng mục lục có thể có nhiều switch Bảng mục lục hình minh họa chứa switch \o "1-3" , nó dùng để tạo mục lục dựa trên các đề mục đánh dấu là Heading 1, Heading 2, và Heading Switch \h làm cho các đề mục bảng mục lục biến thành các liên kết (hyperlink) Để thêm switch bạn gõ dấu sổ ngược ( \ ) và ký tự lệnh vào các dấu ngoặc móc, ví dụ để xóa hết các số trang mục lục hãy sử dụng switch \n sau: { TOC \o "1-3" \h \n } Bạn có thể dùng hộp thoại Table of Contents để xóa số trang, nhiên bạn muốn xóa số trang cấp và thì bạn phải nhờ tới switch \n cách gõ: { TOC \o "1-3" \h \n "2-3"} d Trường TC Ngoài trường mục lục (TOC field) bạn có thể dùng trường TC (TC field) bảng mục lục tự động Trường TC là cách để đánh dấu đề mục mà bạn muốn xuất bảng mục lục Bạn dùng trường TC nào? Giả sử có tiêu đề mà bạn muốn xuất mục lục nó lại quá dài và bạn muốn trích phần đó Bạn có thể dùng trường TC để lấy phần tiêu đề làm đề mục bảng mục lục Một ứng dụng khác trường TC là bạn nhận tài liệu có định dạng quá lộn xộn và bạn cần phải tạo bảng mục lục cho nó Sẽ nhanh chóng bạn sử dụng trường TC thay vì phải định dạng lại tài liệu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 66 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 e Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục Đây là cách tạo trường TC: Chọn văn mà bạn muốn thêm vào bảng mục lục Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + O để mở hộp thoại Mark Table of Contents Entry Trong hộp thoại, hiệu chỉnh văn mục Entry cần Nếu có bảng mục lục tài liệu (mỗi bảng đại diện ký tự A,B,C ) hãy chọn bảng mục lục mà bạn muốn phần Table identifier Nếu có bảng mục lục thì không cần lựa chọn phần này Chọn cấp độ mà đề mục xuất trên bảng mục lục phần Level f Thêm trường TC vào bảng mục lục Để trường TC xuất bảng mục lục, bạn phải thêm field switch \f vào bảng mục lục Field switch \f yêu cầu bảng mục lục thêm trường TC vào Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 67 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn có thể mở hộp thoại Table of Contents Options và chọn Table entry fields bạn tạo thay bảng mục lục Nhưng có các dễ để tạo và hiệu chỉnh bảng mục lục tự động Hãy nhấn Alt + F9 sau bạn tạo bảng mục lục và gõ "\f" vào phần cuối trường nhu sau: { TOC \o "1-3" \h \f } Sau đó cập nhật trường cách đặt trỏ chuột vào trường mục lục và nhấn F9 Nhấn Alt + F9 lần để xem kết g Tạo nhiều bảng mục lục tài liệu Nhiều tài liệu dài có thể có bảng mục lục, ngoài mục lục chung có thể là mục lục riêng chương Cá loại sách hướng dẫn nghiên cứu có thể có nhiều bảng mục lục, ví dụ bảng mục lục chứa tên chương và mục lục chi tiết có chứa các phân chương Bạn hướng dẫn cách để tạo nhiều bảng mục lục tài liệu Trong đó có cách nhanh chóng sử dụng các Heading Styles có sẵn Word, hai cách còn lại sử dụng số trường hợp đặc biệt h Cách để tạo nhiều mục lục tài liệu Giả sử bạn muốn tạo bảng mục lục cho sách dạy nấu ăn mình Một bảng mục lục rút gọn chứa tên chương và bảng mục lục chi tiết Bảng đầu tiên chứa tên chương như: Appetizers, Entrees, Sauces Bảng thứ hai chi tiết với tên các chương và các công thức chế biến chương Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 68 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu tài liệu bạn sử dụng các Heading Styles có sẵn Word, cách thực đơn giản Tạo bảng mục lục tự động, sau đó bảng đầu tiên đổi Swith \o từ "1-3" thành "1-1" : {TOC \o "1-1" \h} Đó là bảng mục lục Vì bảng mực lục thứ hai chứa các đề mục đánh dấu với Heading 1, Heading và Heading nên nó chính là bảng mục lục chi tiết bạn Còn cách khác để tạo nhiều mục lục tài liệu đó là: trường TC và Bookmarks mà bạn tìm hiểu i Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục tài liệu Bổ sung cho cách sử dụng Heading Styles và switch \o phần trước là cách khác để tạo nhiều mục lục tài liệu: Dùng Table identifiers để đánh dấu bảng mục lục với ký tự khác Bookmark các phần, ví dụ các công thức nấu bữa ăn sáng, công thức nấu bữa ăn trưa sau đó tạo mục lục cho phần Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 69 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 j Table Identifier Để tạo nhiều bảng mục lục tài liệu, với bảng chứa các đề mục khac bạn có thể sử dụng Table Identifier Đầu tiên, bạn cần xác định ký tự đại diện cho mục lục, ví dụ "A" cho công thức nấu nước chấm và "B" cho công thức nấu bữa trưa Sau đó đánh dấu các đề mục mà bạn muốn xuất cách sử dụng trường TC phần f , mục Table identifier hộp thoại Mark Table of Contents Entry dialog là nơi bạn chọn bảng mục lục phù hợp Khi tạo bảng mục lục bạn cần sử dụng switch \f sau: { TOC \f B} Switch \f tạo bảng mục lục cách thu thập các mục đánh dấu trường TC Với ký tự B trường mục lục bảng mục lục hiển thị các trường TC tương ứng Nếu thay B A thì mục lục bao gồm các đề mục đánh dấu với Table identifier là A k Bookmark Nếu tài liệu bạn cần bảng mục lục cho khối văn và bạn đã sử áp dụng Heading Styles cho tài liệu thì bạn có thể dùng Bookmark để tạo bãng mục lục Một chương sách là ví dụ hay "khối văn bản" và bạn không cần phải đánh dấu riêng lẻ phần Bookmark Word không dùng cho bảng mục lục mà nó còn dùng để định danh khối văn chọn để dùng cho mục đích tham chiếu với cái tên tùy ý bạn đặt Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 70 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Đầu tiên bạn cần đánh dấu đoạn văn cách chọn toàn khối văn Sau đó trên Tab Insert, nhóm Links, chọn Bookmarks Một hộp thoại xuất để bạn đặt tên ("Breakfast" chẳng hạn) cho Bookmark vừa tạo Khi đặt tên xong, nhấn Add Bây hãy tạo mục lục cách sử dụng switch \b cùng với tên Bookmark vừa tạo Ví dụ mục lục cho công thức nấu bữa sáng sau { TOC \b "Breakfast" } Khi đó, trường mục lục thu thập tất mục đánh dấu các Heading Style toàn vùng đánh dấu (bookmark) có tên Breakfast Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 71 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT Mail Merge a Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư) Trong Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau: Những tài liệu ban đầu Người nhận thông tin, chẳng hạn tên và địa người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin tài liệu chính cộng thêm thông tin riêng người nhận Sự hiểu biết yếu tố này giúp bạn đạt kết trộn thư mong đợi b Tài liệu chính Là tài liệu có chứa nội dung thông tin giống cho tất người Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là lá thư, phong bì, e-mail, chí là phiếu giảm giá Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 72 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nội dung là giống hệt sao, ví dụ nội dung chính thư Bạn cần đánh loại văn này lần, không cần biết bạn in bao nhiêu lá Danh sách người nhận bao gồm tên, địa có thể thêm nhiều thông tin khác tên công ty, chức vụ c Thông tin người nhận Trong Mail Merge, chứa thông tin người nhận khác nhau, thông tin này điền vào khu vực định sẳn (place holder) tài liệu chính Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa trên bao thư, Tên trên câu chào thư, Tiền lương nhân viên, v.v Thông tin người nhận phải đặt nguồn liệu (data source), nguồn liệu là khái niệm bao trùm Mail Merge Ví dụ danh sách liên lạc (contacts) Microsoft Oulook là nguồn liệu Các nguồn liệu khác là bảng (table) Word, bảng tính Excel, sở liệu Access, chí là tài liệu văn Thông tin người nhận thường liệt kê theo dòng và cột hình minh họa Nguồn liệu phải có cấu trúc rõ ràng để có thể xác định thông tin cho khu vực định sẳn (place holder) tài liệu chính d Bộ tài liệu hoàn tất Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành thư có nội dung giống mà bạn dự kiến đem in gửi thư điện tử Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 73 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn có: Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư ) gửi qua mạng (như email) Nội dung chính giữ nguyên tất các tài liệu, có thông tin người dùng thay đổi tài liệu Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận a.Thiết lập danh sách người nhận mail merge Các cột và hàng danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) tài liệu chính kết hợp cùng để thực việc trộn thư Bạn biết gì là các yếu tố trộn thư Bây bạn tìm hiểu làm nào để thiết lập tài liệu chính bạn và kết nối nó với danh sách người nhận Mail merge gồm hai phần chính là tài liệu và danh sách người nhận Sau bạn hiểu gì có hai thành phần chủ chốt và làm nào có liên quan, bạn có thể cài đặt và sử dụng thành công Mail Merges Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 74 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 b Tìm hiểu thêm danh sách người nhận Các cột đại diện cho loại thông tin người nhận; hàng là thông tin hoàn chỉnh cho người nhận Một danh sách người nhận có thể thực chương trình nào, thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng Bạn có thể tạo nó cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn Excel, Access Outlook Các cột danh sách đại diện cho nhóm hay loại thông tin Mỗi cột xác định cột tiêu đề Ví dụ, khách hàng danh sách bạn có thể có các cột cho họ tên, địa Mỗi hàng danh sách đại diện cho thông tin đầy đủ người nhận Lưu ý cần thiết phải ghi đúng tên và địa phải đầy đủ Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm cột nào vào vị trí tài liệu chính đó Khi Mail Merge hoàn thành, có tài liệu hoàn chỉnh cho người mà nó có chứa các thông tin từ các mục hàng danh sách người nhận c Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 75 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn sẵn Ví dụ: Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp Thông tin nhân viên bạn Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể cần kết nối với nó với tài liệu chính Mail Merge Nhưng đừng lo bạn chưa có danh sách Mail merge có bước cho bạn có thể tạo danh sách người nhận từ đầu Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các liệu danh sách người nhận vào lúc nào cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients hợp cách mở tập tin nguồn liệu trực tiếp d Tìm hiểu Trường (Field) Mail Merge Merge fields bao quanh dấu ngoặc kép (<< >>) Sau bạn kết nối với danh sách người nhận, bạn có thể định các thông tin mà bạn muốn có thư hợp cách sử dụng các trường (fields) Một trường là tập hợp lệnh điều khiển Word tự động chèn thông tin vào tài liệu Một không chính thức, có thể coi trường là vị trí định sẵn (place holder) Trong việc tạo và gửi thư hàng loạt, các trường mà bạn sử dụng gọi là merge fields, và chúng là vị trí định sẵn cho các thông tin đến trực tiếp từ danh sách người nhận Ví dụ, hình minh họa, merge fields đã cập nhật các thông tin lưu giữ các cột Địa và Tên danh sách người nhận e Tìm hiểu Merge field Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 76 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Merge fields thực tạo các fields khác Ví dụ, field Địa Block là kết hợp tên, tên họ , địa đường phố, thành phố, và mã bưu điện «Tiêu Đề» «Họ Tên» «Địa Chỉ Tên Đường» «Thành Phố», «Bang» «Mã Quốc Gia» Bạn có thể kiểm soát cách nhìn thể thông tin người nhận các tài liệu đã hợp (merged) cách định dạng các trường (fields) Ví dụ, bạn có thể muốn tên in đậm màu đỏ Trong tài liệu chính, chọn trường, bao quanh các vạch hình chữ V ( «») Trên Tab Home, bấm vào lệnh nhóm Font các nhóm Paragraph, click vào nút Dialog Box Launcher để thực các tùy chọn định dạng mà bạn muốn f Thực mail merge Một phong bì đã ghi địa người nhận cách sử dụng Mail Merge Wizard Trong phần này bạn học cách khác để tạo Mail Merge Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 77 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sau đó, bạn có hội để thực hành thư hợp (mail merge) riêng bạn cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem các phần trước g Mail Merge Wizard Để thực thư hợp nhất, chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard Trình Wizard mở cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ này có thể di chuyển chuột đến vị trí trên màn hình và bạn có thể thay đổi kích cỡ nó Để thực merge mail cần phải qua bước, bạn làm theo hướng dẫn cách chọn tùy chọn phù hợp nhấn Next cùng hộp thoại, muốn quay lại thì nhấn vào Previous Trong Bước 1, trình Wizard mở với câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực mail merge Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục) h Cách tạo tài liệu chính cho mail merge Hãy thử click vào tuỳ chọn Envelope (phong bì), Bước Wizard để chọn kích thước và các tuỳ chọn in ấn cho phong bì bạn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 78 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu Bạn có thể sử dụng tài liệu mở, thay đổi cách trình bày tài liệu chọn tài liệu khác Chọn Change document layout, sau đó click vào Envelope options bạn muốn thay đổi kích thước phong bì Chọn Start from existing document bạn có phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, màn hình bạn mở mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay các tài liệu trống đó cho phong bì bạn Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với tài liệu trống i Kết nối đến danh sách người nhận Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn bạn có thể tạo danh sách Trong bước này, bạn kết nối với danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu bạn Bạn có ba lựa chọn: Chọn Use an existing list bạn đã có danh sách người nhận có chứa thông tin bạn muốn hợp nhất, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này Chọn Select from Outlook contacts bạn đã có danh sách liên lạc Outlook Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file Chọn Type a new list bạn chưa có danh sách người nhận Danh sách lưu là sở liệu Access với kiểu file là (.MDB) thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu bạn thư mục lưu vào đó Và bạn có thể tái sử dụng lại cho lần trộn thư sau này Cách tốt là bạn nên lưu các file danh sách là My Data Sources thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge Tuy nhiên, bạn có thể kết nối với danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính bạn từ máy chủ j Chọn danh sách người nhận email bạn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 79 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn tài liệu Sau kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách người bạn muốn gửi thư Bạn hãy làm tất hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này tự động mở sau bạn kết nối tạo danh sách Tất người nhận có dấu chọn gần bên tên họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho người Lọc danh sách người nhận cách click Sort để chọn tên cột mà bạn muốn xem lại và xếp Click Filter để nhập tên trường các giá trị danh sách người nhận mà bạn muốn Click Find duplicates… để chạy báo cáo xem có trùng lặp danh sách danh sách hay không Click Find recipient… để xem thông tin người nhận nào đó Đối với Validate addresses… thì bạn phải có chương trình dò lỗi địa thì thực chức này k Sắp xếp tài liệu chính Có nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 80 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Trong bước bạn xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm: Thông tin còn lại copy đã merge Vị trí định sẵn - Placeholders (fields) cho thông tin người nhận đã trộn Cách nhanh thêm địa là click Address block Wizard Ban đầu nó thêm «AddressBlock» trên lá thư (envelope), bao gồm họ tên, địa chỉ, thành phố, tỉnh thành, mã bưu điện l Xem lại mail merge Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết thực trước hoàn tất việc trộn thư Trong bước này bạn có quyền thay đổi cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin Sau bạn thêm tất nội dung và field tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu trộn trông nào Trong bước này bạn có số chọn lựa: Nếu thứ trông có vẻ không ổn thì click Previous để trở lại bước thứ để bạn có thể thêm, xóa, sửa lại thông tin cho đúng Nếu thứ ổn, click lần vào nút trên đầu cửa sổ Wizard để duyệt trang tiếp hình bên trên Nếu bạn muốn xem tài liệu đã trộn người nhận cụ thể nào đó thì click Find a recipient Khi bạn xem qua tài liệu, bạn có thể bỏ người nhận nào danh sách cách click Exclude this recipient Nếu bạn nhận danh sách có số người nhận mà bạn không muốn có thì hãy click Edit recipient list, hộp thoại Mail Merge Recipients mở để bạn có thể bỏ chọn nhiều người nhận danh sách Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 81 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 m Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge Khi đã hài lòng với tài liệu merge sau xem lại và bạn sẵn sàng in, click Print để mở hộp thoại Merge to Printer, nhập thông tin số trang cần in, sau đó nhấn OK Trong bước thứ này bạn còn hội để thay đổi: Nếu bạn muốn xem lại kết điều chỉnh bao thư (envelopes) cụ thể nào đó, hãy click Edit individual envelopes, thì nó tạo trộn riêng bao gồm tất bao thư tài liệu Word Sauk hi xem lại sửa chữa các bao thư với tài liệu này, bạn có thể in ấn chúng Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và in ấn sau Nếu bạn muốn lại thay đổi bạn đã thực với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắn mình đã lưu trữ tài liệu này File này lưu độc lập với tài liệu chính n Giới thiệu mail merges cách sử dụng Ribbon Các lệnh Tab Mailings luôn sẵn sàng bạn thực các bước trình wizard Ribbon là cách hữu ích để tạo Mail Merge và quá trình xử lý giống với các bước trình Wizard Bằng cách sử dụng Ribbon, bạn có thể truy cập vào nhiều tính hơn, chẳng hạn tự động kiểm tra tìm lỗi trước bạn hoàn tất việc hòa trộn Ngoài còn có yếu tố nâng cao, chẳng hạn sử dụng các trường để thể các thao tác tính toán tài liệu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 82 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings bốn nhóm sau: Start Mail Merge: Đây là điểm nơi bạn chọn loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, chỉnh sửa danh sách người nhận Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể các thao tác tính toán cho tài liệu Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính kiểm tra lỗi cách tự động Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân bạn vào tài liệu toàn diện, hay in chúng gửi thư điện tử Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 83 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN Giới thiệu Ribbon a Thanh Ribbon Office 2007 thiết kế để giúp bạn làm việc tiện lợi và hiệu Trong hệ thống Office 2007 gồm Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Access 2007 và phần Outlook 2007 có tính quan trọng đưa vào đó là Ribbon nằm ngang trên cùng thay hệ thống menu (trình đơn) và toolbar (thanh công cụ) Thanh Ribbon xuất giúp bạn xử lý các tác vụ dễ dàng và nhanh chóng hơn, bao gồm phím tắt Tại phải thay đổi? Nhiều nghiên cứu đã thực để tìm hiểu cách mà người dùng sử dụng Microsoft Office, và họ mong muốn chương trình hoạt động nào Giao diện là kết tất các nghiên cứu đó Lệnh và các chức nhóm lại với theo cách mà người dùng sử dụng chúng Vì đây bạn không phải công tìm kiếm làm việc, thứ nằm tầm tay bạn b Có gì trên Ribbon? Thanh Ribbon có thành phần bản, có ích bạn biết phần gọi là gì và cách sử dụng chúng Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 84 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command có thể là nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Thanh Ribbon tự điều chỉnh dựa trên đối tượng mà bạn làm việc để đưa các lệnh và thao tác phù hợp Ví dụ bạn làm việc với biểu đồ Excel thì Ribbon hiển thị các lệnh liên quan tới biểu đồ Nếu không, các lệnh này ẩn c Có nhiều tính các chương trình sử dụng Ribbon Các chương trình sử dụng Ribbon có tính mới: Nút Microsoft Office the trình đơn File và đó là nơi bạn có thể tìm thấy các lệnh trình đơn File trước đây, bao gồm: Open, Save và Print các cài đặt chương trình, chỉnh sửa các thuộc tính tính, v.v Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 85 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 The sits above the Ribbon and contains the commands that you want to keep near at hand By default, the Quick Access Toolbar contains the Save, Undo, and Repeat (or Redo) commands, but you can customize it with whatever commands you want Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) chứa các lệnh mà bạn muốn xuất thường trực Mặc định, Quick Access Toolbar chứa các lệnh Save, Undo và Repeat (hoặc Redo) Tuy nhiên bạn có thể tùy biến công cụ này để nó chứa lệnh nào mà bạn muốn d Các loại phím tắt Có cách để sử dụng phím tắt Giả sử để in đậm chữ bạn có thể sử dụng: Phím truy cập các Tab và lệnh trên màn hình Tổ hợp phím không nằm trên Ribbon Nhiều người cho kết hợp tồ hợp phím nào dẫn đến việc thực thi lệnh có thể gọi là phím tắt, thì đó là cách nghĩ đúng Nhưng bài này chúng ta có định nghĩa chính xác phím tắt Xác định khác biệt quan trọng vì loạt phím tắt khác có phương thức hoạt động khác Access Keys (phím truy cập) Access Key cho phép bạn truy cập Ribbon, nó liên hệ mật thiết với các Tab, lệnh và thứ mà bạn nhìn thấy trên màn hình Bạn sử dụng Acces Key cách nhấn Alt sau đó nhấn tiếp phím chuỗi các phím Mỗi lệnh trên Ribbon, trình đơn nút Microsoft Office và trên Quick Access Toolbar có phím truy cập riêng, phím truy cập gán Key Tip Key Tip là phiên hệ thống ký tự gạch chân mà bạn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 86 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 quen thuộc các phiên trước muốn truy cập các trình đơn cách sử dụng phím Alt Key combinations (tổ hợp phím) Các tổ hợp phím dùng để thực lệnh nào đó và nó không liên quan tới gì bạn nhìn thấy trên màn hình Các phím phải nhấn cùng lúc để kích hoạt các lệnh, đa số trường hợp, dù không phải tất cả, có liên quan tới phím Ctrl (ví dụ nhấn Ctrl + C để copy) Tổ hợp phím không thay đổi phiên Office 2007, nó hoạt động giống hêt 5cac1 phiên trước Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) Khi bạn muốn dùng bàn phím thay vì các thiết bị trỏ chuột để điều khiển Ribbon và thứ khác trên màn hình, trước tiên bạn phải bật chức nâm điều khiển bàn phím Nói cách khác bạn phải chuyển từ chế độ nhập liệu sang chế độ thực thi lệnh cách nhấn phím Alt Sau đó, bạn có nhiều tùy chọn để duyệt khắp Ribbon a Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges) Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 87 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Ngay bạn nhấn phím Alt, bạn thấy các nhãn nhỏ, khiên nhỏ lên để Key Tip Tab Khi bạn nhấn phím để kích hoạt Tab, các khiên nhỏ hiển thị Key Tip cho lệnh Tab đó Nói cách khác, bạn thấy lần nhóm Key Tip, và bạn phải nhấn lựa chọn nào đó trước thấy nhiều Key Tip là cách tuyệt để sử dụng phím tắt bạn không cần phải ghi nhớ, thứ hiển thị trên màn hình b Tìm hiểu thêm Key Tip Hình bên trái: Trên Tab Insert Key Tip M gán cho nút lệnh SmartArt Hình bên phải: Trên Tab Page Layout Key Tip M gán cho nút lệnh Margins Các Key Tip có thể trùng lặp trên các Tab khác nhau, ví dụ trên M là phím tắt cho SmartArt Tab Insert lại là phím tắt cho Margins Tab Page Layout Bạn có thể thấy và làm việc với Key Tip Tab kích hoạt Nếu bạn lỡ chọn sai Tab thì cần nhấn Esc để hiển thị lại Key Tip cho Tab và chọn lại Tab mà bạn cần Lưu ý: Nếu có hộp thoại mở dùng cùng ký tự Key Tip với Tab lệnh trên Ribbon, thì Key Tip hộp thoại này ưu tiên c Di chuyển phím mũi tên Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 88 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Ngoài Key Tip bạn có thể dùng phím mũi tên để duyệt Ribbon Đầu tiên bạn nhấn phím Alt để chọn Ribbon làm tiêu điểm, sau đó dùng các phím mũi tên để di chuyển: Phím MŨI TÊN TRÁI và MŨI TÊN PHẢI để chuyển qua lại các Tab Phím MŨI TÊN LÊN để chuyển tiêu điểm lên Quick Access Toolbar (từ đây bạn có thể dùng phím MŨI TÊN TRÁI để di chuyển sang nút Microsoft Office) Phím MŨI TÊN XUỐNG chuyển bạn vào Tab kích hoạt và bạn có thể di chuyển tiệp đó cách sử dùng phím mũi tên Một điểm tiến so với phiên trước Microsoft Office là bạn có thể di chuyển lên / xuống thay vì là trái / phải d Phím TAB và Ribbon Bạn có thể dùng phím TAB để di chuyển quanh Ribbon Sau nhấn Alt để chọn Ribbon, bạn hãy nhấn phím TAB liên tục để di chuyển qua các nút lệnh theo nhóm Tab kích hoạt Sau vòng hết các lện Tab tại, tiêu điểm chuyển theo thứ tự nút Help, nút Microsoft Office, Quick Access Toolbar, các Tab và quay trở lại nhóm đầu tiên Tab Nhấn Shift + TAB để di chuyển theo hướng ngược lại Khi đến lệnh mà bạn muốn, hãy nhấn ENTER e Di chuyển phím F6 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 89 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Hình Nhấn F6 Outlook chọn xoay vòng các thư mục danh sách: các thư mục hoạt động, xem trước các bảng, và To Do Bar Hình Đang nhấn F6 Word chọn xoay vòng các tài liệu, mở các bảng, trạng thái cùng cửa sổ, và các giao diện Bạn có thể đến các vùng khác các cửa sổ chương trình cách nhấn F6 Ví dụ Outlook, xem mục Mail, tiêu điểm di chuyển các danh sách thư mục, mở thư mục, xem trước các bảng, và To Do Bar Hình ảnh minh họa trên là hướng di chuyển xung quanh cửa sổ Outlook Trong các giao diện các chương trình sử dụng Ribbon, F6 xoay vòng tất các vùng cửa sổ, bao gồm các bảng mở, trạng thái và Ribbon Ví dụ, muốn để phóng to tài liệu bạn bạn hãy làm sau: Nhấn F6 tiêu điểm hiển thị trên trạng thái Nhấn phím TAB mũi tên qua phải để di chuyển sang nút lệnh hình dấu + Bấm phím ENTER f Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? Nếu bạn làm việc với Mocrosoft Office nhiều năm và là chuyên gia phím tắt, bạn thuộc lòng tất các phím tắt Có thể bạn bối rối tất trình đơn và phím tắt cũ đã biến Thực ra, Ribbon và phím tắt cần có ít thời gian để bạn làm quen đã nắm bắt bạn đánh giá cao nó Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 90 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu bạn không hài lòng và muốn trở lại với các phím tắt cũ thì đây là câu trả lời: hầu hết phím tắt cũ hoạt động Tuy nhiên bạn phải nhớ chính xác vì đây không còn nơi nào trên màn hình nhắc bạn cần phải nhấn phím nào Đây là cách hoạt động: Trong các phiên trước bạn nhấn Alt + E thì trình đơn Edit mở lên và bạn nhấn tiếp các ký tự gạch chân để truy cập các lệnh Trong Office 2007 nhấn tổ hợp Alt + E (hoặc các ký tự tắt khác) không có trình đơn nào mở Thay vào đó, thông điệp hiển thị cho bạn biết bạn dùng hệ thống phím tắt cũ Nếu bạn nhớ tổ hợp phím tắt thì cần nhấn tiếp để thực lệnh Nếu bạn không nhớ, hãy nhấn Esc để hiển thị các Key Tip Hãy chú ý đến máy tính bạn Có thể bạn không nhận máy tính bạn bị đặt tầm ngắm Không phải bạn mà tất máy tính khác Có người cố thâm nhập vào các máy tính nhằm tư lợi mục đích nào đó Bạn cần phải nhận thức các đe dọa để bảo vệ máy tính mình tốt Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 91 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 a Các đe dọa an ninh Có thể số khái niệm đã quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, lừa đảo qua mạng Để bảo vệ máy tính bạn tốt hơn, bạn cần hiểu các mối đe dọa trên là gì Hầu hết các đe dọa an ninh biết đến phần mềm đoạn mã độc hại (malicious software / code), các phần mềm này âm thầm điều khiển máy tính bạn mà bạn không hay biết gì Đa số các phần mềm độ thiết kế để tự nhân và lây nhiễm sang các file các máy tính khác Một các cách lây nhiễm là gửi e-mail có chứa mã độc tên bạn tới các địa liên lạc máy tính bạn Những gì mã độc thực trên máy bạn phụ thuộc vào nó là dạng gì và tính phá hoại Có thể nó tạo các thông điệp gây phiền toái thực gây tổn hại cách xóa các liệu và chương trình bạn Đây là số định nghĩa các phần mêm độc, dựa vào đó bạn biết mình phái đối mặt với cái gì: Virus Phần mềm đoạn mã có khả tự nhân Một virus lây lan cách đính kem nó vào file chương trình khác Worm Phần mềm nhân cách tự gửi nó qua mạng Trojan horse Phần mềm không gây hại nó lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) công máy tính bạn Trojan horse Phần mềm không gây hại nó lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) công máy tính bạn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 92 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân bạn, chúng có thể thay đổi các thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn Thường máy tính bị nhiễm Spyware truy cập các trang web không đáng tin cậy Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường là thông qua email Một số kịch lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính bạn Tin tốt là Outlook 2007 đã tích hợp hệ thống chống Phishing b Nguồn lây nhiễm Các mã độc lây nhiễm vào máy tính bạn cách ẩn mình thứ gì đó có vẻ vô hại Chảng hạn file đính kèm email, phần mềm tải từ Internet, website mà bạn ghé qua, file chia sẻ mạng máy tính, đĩa mềm và chí là tài liệu Office Cơ thì thứ đến từ máy tính khác tiềm ẩn rủi ro Lưu ý Đôi các mã độc không ẩn mình và công cách công khai Ngoài việc cẩn trọng trước các thông tin đến từ máy tính khác, bạn nên cẩn thận ghé thăm các website có yêu cầu thông tin cá nhân, hãy xác định đó có phải trang web giả mạo không trước điền thông tin Ví dụ bạn phải mình trang web chính thức ngân hàng bạn mở tài khoản không phải trang có giao diện giống nó Một lưu ý khác là bạn lướt qua trang web thực tế bạn tải các file từ Server Hãy trang web đó đáng tin cậy c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro Cách để tăng cường an ninh hệ thống là bảo đảm phần mềm tren máy tính bạn luôn cập nhật Microsoft thường xuyên phát hành các cập nhật - Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 93 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 cái mà giới truyền thông hay gọi là vá (patch) - để chiến đấu với các đe dọa xuất Các cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows và Microsoft Office Một cách hay là thường xuyên kiểm tra và cập nhật Windows và office cách ghé qua trang cập nhật Microsoft Ngoài bạn còn có thể thiết lập Microsoft Update tự động tải các cập nhật chúng phát hành Một đã thiết lập xong, chương trình luôn tự động cập nhật d Phần mềm chống Virus Cách phòng vệ quan trọng là sử dụng các chương trình chống Virus Hãy cài đặt và cập nhật thường xuyên Nếu máy tính bạn nằm hệ thống mạng có thể người quản trị mạng thực thay bạn điều đó Các phần mềm chống Virus thiết kế để phát các Virus đã nhận dạng Vì virus không ngừng phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 94 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 thường xuyên Khi virus xuất trên giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus thường tung cập nhật vòng vài sau nhận diện virus e Một số thiết lập an ninh khác Có thể tổng kết các ước bạn cần thự để tăng cường an ninh hệ thống sau: Cài chương trình diệt virus và spyware Sử dụng các mật mã phức tạp (gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt "&" "%" "$" ) Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát các luồng thông tin Thường xuyên lưu liệu quan trọng f An toàn cho email Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus là email và các file đính kèm Đôi cần mở email có thể kích hoạt virus Ngay đã cài đặt chương trình chống virus, virus có thể xuất và nhà sản xuất chưa kịp cập nhật thông tin nó Vì vậy, hãy thận trọng với các file đính kèm đặc biệt là người gửi là hoàn toàn xa lạ (hoặc có thể là tên người quen nội dung không phù hợp), tiêu đề và tên file đính kèm có gì đó bất thường Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 95 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Lưu ý Outlook 2007 có các tính ẩn phòng chống virus file đính kèm Ví dụ các loại file thường dùng để phát tán virus tự động bị chặn Ngoài bạn lo lắng là thông tin bạn nhận có thể chứa virus thì có số cách hiệu ngoài việc dùng phần mềm Chẳng hạn bạn có thể gọi điện cho người gửi để xác nhận xem có đúng họ đã gửi email cho bạn không hay email gửi từ kẻ mạo danh nào đó Lưu ý Đừng mở các email và file đính kèm đáng nghi trước bạn có thể xác minh thông tin người gửi _The end_ Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 96