Mô hình quản lý lương trong doanh nghiệp

Mô hình quản lý lương trong doanh nghiệp

• Là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức.

• Có thể hiểu HTTT là hệ thống mà mối lien hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thốg khác là sự trao đổi thông tin.

1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

• Khái niệm: là công cụ để mô tả hệ thống qua phân rã có thứ bậc chức năng Cho phép phân rã dần các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng thu được một cây chức năng.

Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra (làm gì chứ không phải làm như thế nào) trong hệ thống.

• Thành phần:

Các chức năng: được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gắn tên nhãn

Kết nối: kết nối giữa những chức năng mang tính phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” tới chức năng “con”.

1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

• Khái niệm: là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giưã các chức năng với môi trường bên ngoài.

Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau.

Biểu đồ mô tả động

Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp 4 hoạt động chính của viên phân tích hệ thống : phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu

• Các thành phần : Chức năng xử lý Luồng dữ liệu Kho dữ liệu

Tác nhân ngoài Tác nhân trong

- Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảohiểm y tế Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản

- Các thông số đầu vào cho các công thức tính lương như: mức lương tối thiểu theo thang bảng lương của nhà nước, tiền ăn trưa, ăn ca, lương hưởng khi tham gia học tập, đào tạo dài ngày, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, các hệ số điều chỉnh lương căn cứ vào kết quả kinh doanh của tháng tính lương sẽ được quản lý tập trung thống nhất cho các khối trả lương Dễ dàng thay đổi, điều chỉnh phù hợp với chính sách quản lý lao động và trả lương của doanh nghiệp theo từng thời kỳ.

2.2 Mô tả chung hệ thống quản lý tiền lương cụ thể

Việc quản lý lương của nhân viên trong công ty được tiến hành thông qua bảng chấm công của ban quản lý lương đối với nhân viên Các nhân viên sẽ thuộc hai loại: Nhân viên hành chính và công nhân, mỗi nhân viên sẽ thuộc một đơn vị quản lý nào đó đồng thời mỗi nhân viên sẽ có một mã số, họ tên,giới tính, ngày sinh và ngày bắt đầu tham gia công tác

Đối với công nhân thì hàng ngày bộ phận quản lý sẽ ghi nhận kết quả làm việc ngày hôm trước do đơn vị sản xuất báo cáo lên.

Đối với nhân viên thì việc tính lương phải căn cứ vào số ngày làm việc trong tháng đó và hệ số lương của nhân viên đó.

Dựa vào các quy định của nhà nước và của lãnh đạo công ty mà hệ thống tiến hành tính lương cho nhân viên hành chính và lương cho công nhân

Đối với nhân viên hành chính thì bảng lương gồm: - Lương căn bản

- Tiền bảo hiểm xã hội- Tiền phụ cấp

2

- Tiền lương làm ngoài giờĐối với công nhân bảng lương gồm:

- Tiền lương

- Tiền làm thêm giờ

2.3 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của một hệ thống quản lý tiền lương cụ thể

2.3.1 Liệt kê các chức năng chính của hệ thống quản lý tiền lương

Chức năng quản lý tiền lương của một công ty sản xuất được liệt kê như sau:

- Truyền thông tin cho các bộ phận có liên quan, bộ phận cần thông tin.- Lưu trữ các thông tin.

Trong đó, phân cấp chức năng ở các mức được thể hiện như sau:

 Cấp cao nhất là: quản lý tiền lương (đối tượng cần nghiên cứu), chức năng quản lý tiền lương cho công ty.

 Cấp tiếp theo (sau cấp quản lý tiền lương) bao gồm 3 chức năng khác nhau: Quản lý lương của công nhân.

 Quản lý lương của nhân viên hành chính. Quản lý thông tin.

 Trong mỗi một cấp lại có nhiều chức năng khác nhau: Quản lý tiền lương:

 Xác định số ngày công lao động của mỗi nhân viên. Quản lý thông tin:

 Thu thập thông tin từ các bộ phận quản lý.

 Truyền thông tin cho các bộ phận có liên quan, bộ phận cần thông tin. Lưu trữ các thông tin.

Từ việc phân tích trên, chúng em rút ra được biểu đồ phân cấp các chức năng quản lý tiền lương như sau:

BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

2.3.2 Mô tả biểu đồ phân cấp chức năng

* Chức năng quản lý lương công nhân

QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

Quản lý lương công nhân

Nhận hợp đồng

Xác định lương

theo hợp đồng

Ghi nhận kết quả

làm việc

Xác định hệ

số lương,

phụ cấp

Xác định số

ngày làm việc

Thu thập thông

Truyền thông

Lưu trữ thông

Quản lý lương nhân viên

- Nhận hợp đồng: hợp đồng sản xuất sau khi được Ban giám đốc ký duyệt sẽ được

chuyển xuống bộ phận quản lý trực tiếp điều hành công nhân thực hiện theo các công đoạn khác nhau

- Xác định lương theo hợp đồng: Dựa vào số lượng các hợp đồng được giao cho

công nhân tiến hành làm việc trực tiếp, xác định cụ thể về mã số hợp đồng, tên hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng, đơn giá của hợp đồng, các công đoạn trong hợp đồng ứng với mỗi công nhân.

- Ghi nhận kết quả làm việc: khi nhận kết quả làm việc ở đây được hiểu là ngày làm

việc trước do đơn vị sản xuất báo cáo lên Ghi nhận kết quả làm việc bao gồm số ca làm việc trong ngày Nếu công nhân làm ca 3 hoặc các ca của ngày chủ nhật thì được hưởng thêm 1 hệ số thu nhập cao hơn so với các ca khác trong ngày làm việc bình thường.

* Chức năng quản lý lương nhân viên hành chính

- Xác định hệ số lương, phụ cấp, bảo hiểm : dựa vào thông tin của từng nhân viên

hành chính, xác định được hệ số lương của nhân viên hành chính thông qua trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, thâm niên công tác do lãnh đạo công ty xem xét và quyết định Phụ cấp được tính cho những người có đảm trách chức vụ Bảo hiểm được tính theo số ngày nghỉ có lý do trong tháng vì có lý do (bệnh đột xuất, thai sản ).

- Xác định số ngày làm việc: chức năng này đảm nhận nhiệm vụ theo dõi các ngày đi

làm của nhân viên, tổng kết số buổi làm thêm ngoài giờ của từng nhân viên trong tháng, số ngày nghỉ trong tháng nếu không có lý do sẽ không được tính lương.

* Chức năng quản lý thông tin

6

- Thu thập thông tin: chức năng này có nhiệm vụ thu thập các dữ liệu về thông tin

của nhân viên hành chính và công nhân (mã số, tên, giới, ngày sinh, ngày bắt đầu tham gia công tác), thông tin về hệ số lương (trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, thâm niên công tác), thông tin về hợp đồng sản phẩm (gồm nhiều công đoạn tuỳ theo từng sản phẩm, đơn giá ứng với từng công đoạn phụ thuộc vào kỹ thuật, thẩm mỹ và môi trường làm việc, tên gọi và số thứ tự tùng công đoạn, số thứ tự, tên hợp đồng, ngày bắt đầu và kêt thúc hợp đồng), thông tin về các quy định của Nhà nước và công ty về việc quản lý tiền lương.

- Truyền tải thông tin: Từ chức năng này mà các tác nhân ngoài có thể trao đổi các

luồng dữ liệu với nhau một cách linh hoạt Ví dụ như đưa các bảng lương từ phòng kế toán tài chính lên ban giám đốc xem xét và ký duyệt và đưa về lại phòng kế toán tài chính để giao cho công nhân và nhân viên hành chính theo dõi

- Lưu trữ thông tin: các thông tin sau khi được truyền tải và xử lý tại đây thì hệ

thống sẽ lưu các thông tin này vào kho dữ liệu.

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

2.4.1 Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu

- Tác nhân ngoài: Công nhân và nhân viên hành chính; Các phòng ban có liên quan.

- Kho dữ liệu: hồ sơ nhân viên, bảng lương, bảng hệ số lương, hợp đồng

2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý tiền lương

Công nhânNhân viên hành chính

Phòng bancó liên quanDữ liệu

Hợp đồng

Thông báo, quyết định

Bảng lương

2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh

2.6.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức chức năng quản lý lương công nhân

Giám đốc

Công nhânPhòng kể

toán tài chính

Nhận hợp đồng

Xác định lương theo

hợp đồng

Ghi nhận kết

quả làm việc

2.6.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức chức năng quản lý lương nhân viên hành chính

Ban Giám Đốc

Xác địnhhệ số lương

P.Kế toán tài HSNV

Quyết

Số ngày làm việc

QT làm

Báo cáo

Báo cáoGhi nhận

Thông tin

2.6.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức chức năng quản lý thông tin

10Công nhân

Nhân viên hành chính

Bảng lương

Bảng lương đã duyệt

Thông tin NVHC

xử lý TT

Hồ sơ NVHC

Truyền tải TTLưu trữ

Phòng kể toán tài chínhBan

Mục lục

12