MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần may Thăng Long 3.1 Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty. Trong nền kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt nh hiện nay, xét cho cùng thì mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp đều hớng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt đợc mục tiêu này, mỗi doanh nghiệp đều có cách thức và hớng đi khác nhau. Song một trong những biện pháp cơ bản đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó là việc áp dụng những biện pháp quản lý mới vào trong quá trình sản xuất cũng nh điều hành công ty cũng đợc coi trọng. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cờng quản lý vật t và hoàn thiện công tác kế toán Vật liệu là một trong những vấn đề trọng tâm hàng đầu. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đã đạt đợc những thành tựu đáng kể. 3.1.1 u điểm của công tác kế toán vật liệu tại công ty. - Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty đợc xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của công ty. Các phòng ban, phân xởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo thực hiện tốt công tác hạch toán, nhất là về NVL diễn ra đều đặn, nhịp nhàng. - Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán: công ty đã xây dựng theo mẫu biểu đã ban hành. Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp. Kế toán chi tiết áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán đảm bảo thống nhất đợc về phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan. Ngoài ra, công ty cũng đã xây dựng hệ thống báo cáo phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của mình, đáp ứng tốt yêu cầu hạch toán tổng hợp NVL. Vậy, việc tổ chức hạch toán ở công ty là hoàn toàn hợp lý. 11 - Về tổ chức dự trữ và bảo quản: Công ty đã xác định đợc mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc thực hiện liện tục, tránh tình trạng lãng phí vốn lu động nằm ở số hàng tồn kho không cần thiết. Công tác bảo quản vật liệu cũng đợc quan tâm đúng mức, đảm bảo tốt chất lợng vật liệu khi xuất kho để sản xuất. Hệ thống kho tàng đợc tổ chức hợp lý, khoa học. Công ty tổ chức riêng một hệ thống kho để dự trữ, bảo quản vật liệu gia công. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán đảm bảo thống nhất đợc về phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan. - Về khâu sử dụng vật liệu: vật liệu xuất dùng đợc căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao đã đợc xây dựng trớc. Điều này, đảm bảo việc vật liệu xuất kho đợc sử dụng đúng mục đích, đúng khối lợng, tránh hiện t- ợng lãng phí trong sản xuất. Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần may Thăng Long đợc thực hiện khá hiệu quả, đúng chế độ quy định, đảm bảo theo dõi sát sao tình hình vật liệu trong quá trình sản xuất và gia công. Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm trên vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần đợc khắc phục, hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu. 1.3.2 Những hạn chế trong công tác kế toán vật liệu tại Công ty cổ phần may Thăng Long. Một là: Về công tác tổ chức kế toán. Hiện nay, ở Công ty vẫn đang tổ chức công tác kế toán theo phơng pháp thủ công. Điều này làm cho khối lợng công việc kế toán phải giải quyết trong kỳ lớn, tốn nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi phải phòng kế toán phải có một số lợng lớn nhân viên kế toán. Đây cũng là một bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp nhất là khi phần lớn các doanh nghiệp trong nớc đang áp dụng kế toán máy để thực hiện công tác kế toán của mình. Hai là: Về công tác quản lý vật liệu. Vật liệu của công ty bao gồm rất nhiều loại với quy cách khác nhau. Vì vậy để quản lý chúng một cách chặt chẽ đòi hỏi kế toán vật liệu phải có cách tổ chức khoa học. Một trong những việc làm đó là phải phân loại vật 22 liệu một cách hợp lý và lập bảng danh điểm NVL và đợc sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cha xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu cho mình. Ba là: Về quy định chế độ, thủ tục kiểm nghiệm vật t và quá trình giao nhận chứng từ. Trong việc giao nhận vật t, công ty cha thành lập ban kiểm nghiệm vật t nên NVL mua về không đợc kiểm tra tỉ mỉ, khách quan về cả số lợng và chất lợng. Điều này làm cho kế toán thiếu đi một chứng từ ban đầu cần thiết ( Biên bản kiểm nghiệm vật t ) trong bộ chứng từ kế toán vật t. Và trong trờng hợp vật t nhập kho không đúng yêu cầu sẽ ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm. Trong quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất kho NVL, kế toán và thủ kho không lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật liệu dẫn đến việc không chặt chẽ trong công tác hạch toán. Bốn là: Về sổ chi tiết TK 331 - Phải trả cho ngời bán. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty có mối quan hệ mua bán với rất nhiều công ty khác nhau. Và trong quan hệ thanh toán với ngời bán, tất cả các đơn vị đều đợc ghi chung vào một sổ, mỗi đơn vị đợc theo dõi trên mốt số trang sổ nhất định. Theo cách ghi này sẽ có thể xảy ra việc thiếu dòng khi mà số lợng nghiệp vụ mua bán phát sinh với một công ty mua lớn. Sau đó kế toán lại ghi thêm vào dòng khác ở các trang sau làm cho việc tổng hợp, theo dõi rất khó khăn và không hệ thống. Điều này làm cho việc ghi NKCT số 5 mất thời gian, rất vất vả cho kế toán khi tra tìm, cộng dồn các chứng từ của từng ngời bán để có số tổng hợp ghi vào NKCT số 5. Năm là: Về bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. Công ty cha thực hiện lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ mà cuối kỳ chỉ chuyển báo cáo chế biến cho bộ phận tính giá thành. Vì vậy đã không tập hợp cụ thể đợc các chi phí NVL để phục vụ công tác tập hợp chi phí. 3.2 Một số đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty cổ phần may Thăng Long. Một là: Về công tác tổ chức kế toán tại công ty. 33 Việc áp dụng kế toán máy vào công ty là một việc làm hết sức cần thiết. Để việc quản lý sản xuất và hạch toán kế toán đợc thực hiện tốt hơn, công ty nên xem xét và thuê các chuyên gia về cài đặt phần mềm kế toán và xây dựng hệ thống sổ kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của công ty. Việc này đòi hỏi một kinh phí ban đầu đáng kể nhng phần mềm kế toán sẽ đợc áp dụng trong một thời gian dài, giảm bớt đợc khối lợng công việc cho phòng kế toán và mang lại hiệu quả kinh tế cao. Hai là: Về công tác quản lý vật liêu. Để đảm bảo cho vật t phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách thờng xuyên liên tục và quản lý chúng một cách chặt chẽ thông qua việc phân loại hàng hoá, doanh nghiệp nên xây dựng và lập bảng danh điểm vật t. Trong đó, vật t đợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ và đợc ký hiệu riêng thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu, quy cách và đ- ợc sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại, ta đánh 1521: NVL chính 1522: NVL phụ Cách đánh này giúp ta dễ nhận ra từng loại vật liệu đồng thời tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại vật liệu, ta đánh sô 01, 02 .cho từng nhóm vật liệu. Trong từng nhóm vật liệu, ta lại tiếp tục đánh số 01, 02, 03 .cho từng thứ vật liệu. 44 Bảng danh điểm vật liệu có thể lập theo mẫu sau: Công ty cổ phần may Thăng Long. Bảng danh điểm vật liệu Loại NVL chính - TK 1521 Ký hiệu Tên vật liệu Quy cách Đơn vị tính Nhóm Danh điểm vật liệu 1521.01 1521.02 1521.03 1521.01.01 1521.01.02 1521.02.01 1521.02.02 1521.03.01 . Vải Vải dệt kim Vải kaki Mex Mex dựng Mex TQ Bông Bông trần m m m m kg Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phục vụ yêu cầu quản lý chung của công ty. Ba là: Về quy định chế độ, thủ tục kiểm nghiệm vật t và quá trình giao nhận chứng từ. Vật t mua về nhập kho phải đợc kiểm nhận về số lợng và đánh giá về chất lợng, quy cách. Do vậy, Công ty có thể lập một ban kiểm nghiệm vật t bao gồm những ngời chịu trách nhiệm về vật t trong công ty và ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung cấp. Trong quá trình kiểm nhận nếu có sự sai sót giữa hoá đơn và thực nhập về số lợng, chất lợng, quy cách .thì phải lập biên bản xác định nguyên nhân để sau này xử lý. Nế đúng thì ban kiểm nghiêm lập biên bản kiểm nghiệm vật t theo mẫu sau: 55 Biên bản kiểm nghiệm vật liệu Căn cứ vào hoá đơn mua ngày 29/01/2005 Ban kiểm nghiệm vật liệu bao gồm 01.Đ/c Phan Chi Mai - Phòng KHXNK 02.Đ/c Ngô Thị Thanh Loan - Phòng Tài vụ 03.Đ/c Vũ Huy Bình - Thủ kho Đã kiểm nghiệm số vật t nhập kho dới đây: STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật t Mã số ĐV tính Số l- ợng Kết quả kiểm nghiệm SL thực tế Số lợng đúng quy cách SL sai quy các h 1 2 Vải ngoài Vải lót M M 4500 2300 4500 2300 4500 2300 0 0 Kết luận: Có đảm bảo yêu cầu chất lợng. Đề nghị công ty cho phép nhập kho. Đồng thời, trong công tác hạch toán vật liệu, khi bàn giao các chứng từ nhập xuất kho vật liệu thì thủ kho và kế toán vật liệu phải lập phiếu giao nhận chứng từ theo mẫu sau: Phòng Kế toán - tài vụ ( ký, họ tên ) Thủ kho ( Ký, họ tên ) Phòng KHXNK ( Ký, họ tên ) 66 Phiếu giao nhận chứng từ nhập Từ số 01/1 đến số 10/1 Nhóm vật liệu Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1521.01.01 1521.01.03 01 01 . 03 08 . 57.365.000 . 672.000 . Phiếu giao nhận chứng từ xuất Từ số 01/1 đến số 12/1 Nhóm vật liệu Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1521.02.01 01 10 1.119.000 Bốn là: Về sổ chi tiết 331 - Phải trả cho ngời bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi và tổng hợp số liệu, sổ chi tiết TK 331 có thể đợc mở nh sau: Đối vơi những đơn vị có quan hệ mua bán không th- ờng xuyên, số nghiệp vụ phát sinh không nhiều có thể theo dõi chung trên một quyển. Mỗi đơn vị đợc theo dõi trên một số trang sổ nhất định. Đối với Ngày tháng .năm Chữ ký thủ kho Chữ ký kế toán Ngày tháng .năm Chữ ký thủ kho Chữ ký kế toán 77 những đơn vị mà Công ty có quan hệ mua bán thờng xuyên, số lợng lớn có thì nên theo dõi trên một quyển sổ riêng cho công ty đó. Có thể mở sổ theo mẫu biểu số 19. Năm là: Về bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng phân bổ NVL dùng để tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tợng theo giá thực tế, làm cơ sở tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy, để phục vụ tốt công tác tính giá thành, Công ty nên lập bảng phân NVL theo mẫu biểu số 20. 88 Biểu số19 Sổ chi tiết Tk 331: " phải trả cho ngời bán " Đơn vị bán: Công ty dệt 8/3 Tháng 1 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Số d đầu kỳ Ghi có TK 331, Nợ các TK Phần theo dõi thanh toán Nợ TK 331 Số d cuối kỳ S N Nợ Có 1521 1522 1331 111 112 311 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Cộng Kế toán trởng ( Ký, họ tên ) Ngời ghi sổ ( Ký, họ tên ) 99 Biểu số 20 Bảng phân bổ NVL - CCDC Tháng 1 năm 2005 STT Ghi có các TK Đối tợng sử dụng TK 152 153 1521 1522 TK 621- CPNVLTT - Xí nghiệp I - Xí nghiệp II - Xí nghiệp III - Xí nghiệp Nam Hải - Xí nghiệp Hải phòng TK 641 - CPBH - Xí nghiệp I Cộng Kế toán trởng ( Ký, họ tên ) Ngời lập bảng ( Ký, họ tên ) 1010 . Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần may Thăng Long 3.1 Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu. vụ công tác tập hợp chi phí. 3.2 Một số đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty cổ phần may Thăng Long. Một là: Về công