MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VÀ TĂNG CƯỜNG KHẢ NĂNG THANH TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT XÂY DỰNG ĐIỆN I

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VÀ TĂNG CƯỜNG KHẢ NĂNG THANH TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT XÂY DỰNG ĐIỆN I. I-Yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện: Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán là một trong những vấn đề rất phức tạp, nó vừa có ý nghĩa lý luận, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong tất cả các quan hệ của nền kinh tế. Mặt khác, kế toán là một công cụ quan trọng của Nhà nước để quản lý nền kinh tế quốc dân. Do vậy, vấn đề hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng là một trong những yêu cầu cấp bách hiện nay. Xuất phát từ những yêu cầu trên, đòi hỏi phải đổi mới công tác kế toán nói chung cũng như kế toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng nhằm phục vụ yêu cầu thực tế của doanh nghiệp, đồng thời dựa vào phương hướng đổi mới kế toán- tài chính thì việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán phải dựa trên cơ sở đáp ứng được yêu cầu thống nhất, tập trung. Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán phải đảm bảo sự thống nhất giữa các chỉ tiêu mà kế toán phản ánh, thống nhất về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và các sổ sách, báo cáo kế toán. Khi tổ chức bộ máy kế toán phải dựa vào các chế độ, thể lệ về quản lý tài chính và công tác kế toán. Lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, đồng thời chú ý đến việc trang thiết bị, phương tiện hiện đại. Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, nhằm phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước. Những biện pháp hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Xí nghiệp. Hoàn thiện kế toán phải đảm bảo kết hợp thống nhất giữa kế toán tổng hợp (hệ thống tài khoản) với kế toán chi tiết (hệ thống sổ và bảng chi tiết). Nguyên tắc này thể hiện ở việc sử dụng khoa học hệ thống tài khoản đảm bảo hiệu quả công tác kế toán đồng thời có một hệ thống sổ chi tiết gọn nhẹ, đầy đủ và hiện đại. Hoàn thiện kế toán phải đảm bảo tính hiệu quả, tính kiểm soát, đồng bộ, linh hoạt và thống nhất. 1. Về tổ chức bộ máy kế toán: Toàn thể Xí nghiệp nói chung và bộ máy kế toán nói riêng đã biết đoàn kết giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ mà Nhà nước giao cho. Trong quá trình kinh doanh Xí nghiệp luôn chấp hành nghiêm túc pháp luật kinh doanh của Nhà nước cũng như quy định về chính sách thuế. Với số lượng nhân viên quá đông, do đó kế toán dễ dàng nắm bắt được tình hình tăng giảm về số hiện còn về vốn của Xí nghiệp một cách cụ thể và kịp thời nhất, đảm bảo đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Mặt khác kế toán cung cấp được thông tin kinh tế cần thiết, phản ánh chính xác từng nghiệp vụ kinh doanh, ghi chép chính xác và đúng quy định. Từ đó có thể tham mưu cho lãnh đạo trong các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp cũng như chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước. 2. Về hệ thống chứng từ , báo cáo kế toán: Xí nghiệp thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các chứng từ theo quy định về số lượng cũng như trình tự luân chuyển chứng từ. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tại Xí nghiệp bởi chứng từ là minh chứng pháp lý cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi sổ kế toán. Tuy nhiên trong quan hệ của Xí nghiệp với người mua đôi khi rất phức tạp do vậy mà cuối kỳ kế toán chỉ lập báo cáo chi tiết TK 131, 331 mà không có bảng phân tích tài khoản tức là theo dõi tùng đối tượng theo các hợp đồng của đối tượng đó với Xí nghiệp. Điều này sẽ gây khó khăn khi khách hàng hay nhà cung cấp muốn đối chiếu công nợ với Xí nghiệp. Lúc đó kế toán Xí nghiệp sẽ phải xem lại trên Sổ chi tiết TK 131 hay TK 331. II- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I : 1. Về công tác nhân sự: Đối với đội ngũ cán bộ kinh doanh như hiện nay muốn Xí nghiệp ngày một lớn mạnh, tất yếu đòi hỏi Xí nghiệp có sự tuyển dụng cán bộ có năng lực đảm đương công tác kinh doanh, tổ chức đào tạo nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học cho các cán bộ chuyên môn về nghiệp vụ. Tại Xí nghiệp thu nhập của cán bộ công nhân viên cao hay thấp phụ thuộc vào kết quả kinh doanh trong kỳ của Xí nghiệp như thế nào. Chính vì thế, để đảm bảo tốc độ tăng trưởng ngày càng cao, một mặt hạn chế những lao động dư thừa đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ bằng cách phân công cán bộ kiêm nhiệm đảm bảo không tăng về lượng nhưng phải tăng về chất. Có như vậy kết quả kinh doanh của Xí nghiệp mới phản ánh sự đóng góp của người lao động, từ đó có sự đền bù thoả đáng với năng lực và sự đóng góp của họ với Xí nghiệp. Bên cạnh đó Xí nghiệp nên xây dựng nề nếp trong hoạt động thanh toán và tuyệt đối tuân thủ các quy định này. Tổ chức theo dõi một cách thường xuyên liên tục các khoản nợ phải trả để tiến hành thanh toán kịp thời cũng như tích cực đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ. Định kỳ kế toán tổng hợp tiến hành phân tích báo cáo tài chính để thấy được thực lực của Xí nghiệp, tránh tình trạng không độc lập về tài chính. Cụ thể việc đàm phán, kí kết hợp đồng và thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản ghi trên hợp đồng của các bên chưa thực sự nghiêm túc dẫn đến trong quá trình thực hiện còn nhiều phiền phức. Ví dụ nhân viên theo dõi hợp đồng thanh toán với khách hàng thường mất thời gian trong việc soạn thảo và gửi công văn yêu cầu khách hàng thanh toán các khoản tiền hàng. Như vậy nếu việc thực hiện hợp đồng được các bên tuyệt đối tuân thủ thì sẽ hạn chế được những công việc rườm rà, không cần thiết và qua đó nâng cao được hiệu quả của hoạt động thanh toán. Để làm được điều này ngay từ khâu tìm đối tác, đàm phán, ký kết hợp đồng của Xí nghiệp đối với bạn hàng phải thật sự chặt chẽ. Một thực tế dễ nhận thấy ở Xí nghiệp là các khoản tiền Xí nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện rất nghiêm túc trong khi đó các khoản thu của khách hàng nhiều khi lại quá chậm trễ. Một phần của hiện tượng này là trong quá trình ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, phía bên nhà cung cấp yêu cầu thật chi tiết cụ thể đặc biệt trong phần thanh toán. Trong khi đó các hợp đồng của khách hàng với Xí nghiệp lại không đạt được điều này. Như vậy trong quá trình hoạt động phòng kế toán phải kết hợp chặt chẽ với phòng hành chính tổng hợp và phòng kinh doanh khi ký kết và thực hiện hợp đồng có giá trị lớn cũng như hợp đồng có giá trị nhỏ đặc biệt là việc thương thảo về các vấn đề thanh toán thật chi tiết và cụ thể. Đồng thời trong quá trình thực hiện thanh toán cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để theo dõi tiến trình giao hàng và thanh toán đúng hạn 2. Về công tác hạch toán kế toán và nâng cao khả năng thanh toán Hoàn thiện hệ thống sổ sách và các báo biểu kế toán một cách khoa học là nội dung làm giảm bớt sai sót và các trình tự không cần thiết trong quá trình ghi sổ. Đồng thời nó còn giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu được nhanh chóng, thuận tiện, hạn chế được những sai sót thì việc tìm kiếm, sửa chữa cũng đơn giản hơn nhiều. Tuy nhiên trong hệ thống tài khoản sử dụng: phần chiết khấu được hưởng từ nhà cung cấp, Xí nghiệp nên hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 711 Hạch toán như trên là hợp lý hơn vì thứ nhất là đúng với quy định của Bộ tài chính, thứ hai là đúng với tính chất của chiết khấu tức là khi trả tiền sớm hơn, so với thời hạn quy định thì xem như ta gửi tiền vào ngân hàng và được một khoản tiền lãi Còn trong hệ thống báo cáo: Các báo cáo chi tiết tài khoản 131, 331 được lập để theo dõi từng đối tượng nhưng ta chỉ thấy được số dư của các đối tượng chi tiết mà không thấy được tình hình biến động thanh toán của các đối tượng trong kỳ. Để tiện cho việc theo dõi tổng hợp và chi tiết tình hình thanh toán với các đối tượng kế toán nên có một chút thay đổi trong biểu mẫu này. Ngoài ra Xí nghiệp nên lập bảng phân tích tài khoản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đối chiếu công nợ Phân tích TK 131 Tên khách hàng: Tháng….năm STT Tên hợp đồng Dư nợ Dư có Ghi chú Tổng số dư Nợ-Có Số dư cuối tháng Đối với các nghiệp vụ thanh toán của Xí nghiệp: nhìn chung, công tác kế toán được tổ chức khoa học, mỗi một nghiệp vụ thanh toán trong quá trình kinh doanh được kế toán theo dõi từ khi còn là phương án kinh doanh tới quá trình thanh toán mua- bán hàng hoá kết thúc. Do đó, kế toán nhận biết được kịp thời các sự việc xảy ra và đề đạt các biện pháp xử lý có hiệu quả nhất. Tuy nhiên nên có sự hoán vị công việc của những người trong phòng kế toán. Vì công tác kế toán thanh toán ngoại tệ là công tác thường xuyên liên quan tới ngân hàng và các hợp đồng ngoại sau khi ký kết đều phải trình với ngân hàng để vay tiền kinh doanh và để thanh toán nên gộp công tác kế toán thanh toán ngoại tệ vào kế toán thanh toán ngân hàng do một người đảm nhiệm. Còn công tác ghi chép theo dõi thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản phải thu, phải trả nội bộ, công nợ với khách hàng, kế toán theo dõi xuất nhập vật tư, hàng hoá, thành phẩm, kiểm tra đối chiếu xác nhận công nợ nên giao cho một người khác để công việc này được chuyên sâu, chú trọng hơn. PHẦN KẾT LUẬN Những năm qua, sự phát triển của nền kinh tế đất nước đã làm nảy sinh nhiều mối quan hệ kinh tế phức tạp. Sản xuất với thiết bị hiện đại, công nghệ cao đã cung cấp cho xã hội một khối lượng hàng hoá phong phú, đa dạng cả về số lượng và chất lượng. Có thể nói, lượng hàng cung ứng trên thị trường nước ta gần đây là vô cùng nhiều. Do đó, tình hình diễn biến của mối quan hệ cung cầu trên thị trường là rất phức tạp, từ đó kéo theo nhiều kiểu cách thanh toán giữa các bên mua và bán hàng hoá. Vì vậy, các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh trên thị trường cần phải có cách tổ chức riêng của mình để một mặt quản lý tốt tình hình công nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau gây mất hiệu quả trong kinh doanh, mặt khác đảm bảo uy tín của mình đối với các bạn hàng và các tổ chức khác khi tham gia hoạt động kinh doanh trên thị trường. Một trong những công cụ quản lý đắc lực giúp cho tất cả các doanh nghiệp nắm bắt được tình hình công nợ của đơn vị mình đó là kế toán. Kế toán sinh ra để giúp mỗi cá nhân khi tham gia kinh doanh luôn nắm vững được những gì mình đã có, biết những gì cần phải làm và những gì đã đạt được. Nó đã và đang, sẽ luôn là một công cụ quản lý của tất cả các nhà kinh doanh trong mọi lĩnh vực. Các nghiệp vụ thanh toán cũng vậy, nó cần đến kế toán để quản lý từng nghiệp vụ phát sinh, từng hình thức thanh toán, tình hình sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng vốn . Thông qua xem xét sổ sách kế toán biết được doanh nghiệp hoạt động có thực hiện đúng chế độ, chính sách của Nhà nước quy định hay không. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán một cách khoa học cũng là một biện pháp để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, đem lại lợi nhuận cho chính bản thân doanh nghiệp và lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện I, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình với sự giúp đỡ chu đáo của các cán bộ ở các phòng ban chức năng của Xí nghiệp nói chung và các cán bộ ở phòng tài chính kế toán nói riêng, cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái. Em xin chân thành cảm ơn ! . MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VÀ TĂNG CƯỜNG KHẢ NĂNG THANH TOÁN T I XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT XÂY DỰNG I N I. I- Yêu. kế toán Xí nghiệp sẽ ph i xem l i trên Sổ chi tiết TK 131 hay TK 331. II- Một số gi i pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh