THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU- CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 34 - TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG HÀ NỘI.

Thực trạng về công tác kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34 - Tổng công ty xây dựng Hà Nội.I.. Công ty xây dựng số 34 thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội Bộ xâydựn

Thực trạng về công tác kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34 - Tổng công ty xây dựng Hà Nội.

I Khái quát quá trình phát triển và đặc điểm chung của

doanh nghiệp.

I.1 Lich sử hình thành và quá trình phát triển.

Công ty xây dựng số 34 thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội( Bộ xâydựng ) là một doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập theo quyết định số140A/BXD-TC ngày 26/3/1993 với các chức năng:

- Thi công xây lắp công trình dân dụng, công nghệ giao thông, thuỷ lợi,

b-u điện, đờng dây, trạm biến thế và các công trình hạ tầng trong các khb-u đô thị,khu công nghiệp

- Sản xuất kinh doanh vật t, thiết bị, cấu kiện vật liệu xây dựng

- Lắp đặt các thiết bị điện,nớc, điện lạnh và trang trí nội ngoại thất

Công ty xây dựng số 34 là đơn vị có truyền thống lâu năm, tiền thân củacông ty là một đơn vị chuyên xây dựng và sửa chữa các sứ quán , trụ sở các đoànngoại giao tại Việt nam Do vậy đã tuyển chon đợc một đội ngũ kỹ s, công nhân

kỹ thuật lành nghề giỏi chuyên môn, nhiều kỹ s, công nhân đã từng đợc đào tạo,

tu nghiệp, làm việc ở nớc ngoài Đặc biệt trong lĩnh vực xây lắp và nội thất

- Trong những năm gần đây, với tiềm năng sẵn có và chiến lợc phát triển

đúng đắn giá trị sản xuất kinh doanh của công ty hàng năm tăng lên khôngngừng Công ty xây dựng số 34 đã và đang thi công nhiều công trình dân dụng

và công nghiệp có quy mô lớn, tốc độ thi công nhanh, kết cấu hiện đại nh: Cácliên doanh ô tô VMC, TOYOTA,VIDAMCO, FORD, DAEWOO, HANEL…nhà máy gốm Granit Thạch Bàn, liên doanh sản xuất xe máy HonDa, nhà máy

xi măng Nghi Sơn và trụ sở nhà làm việc UBND HDND các tỉnh Thanh Hoá Vĩnh phúc, trờng Công nhân kỹ thuật Việt nam - Hàn quốc các trờng học vốnADB, ODA, bệnh viện đa khoa Bắc Giang, Tuyên Quang…

Ngoài việc phát triển xây dựng dân dụng và công nghiệp, công ty đã mởrộng và đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh tham gia thi công các công trình hạtầng kỹ thuật, thi công đờng giao thông, xây dựng các kênh mơng thuỷ lợi, kè đêbiển, kinh doanh vật liệu xây dựng,kinh doanh nhà…

- Các công trình đạt huy chơng vàng chất lợng nh:

+ Công trình trung tâm kỹ thuật đa ngành

+Trung tâm bảo hành, giới thiệu xe KIA, MAZDA

+Trụ sở nhà làm việc UBND tỉnh Vĩnh Phúc

+ Nhµ phÔu cña nhµ m¸y xi m¨ng Nghi S¬n.

I.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.

Khâu quan trọng hàng đầu của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm làkhâu chào hàng, giới thiệu khái quát chung về mẫu mã, chất lợng của sản phẩm,tìm nhà đầu t để ký hợp đồng Vì sản phẩm xây lắp là đơn chiếc không sản xuất

đại trà mà chỉ làm theo đơn đặt hàng, khi sản phẩm hoàn thành thì cũng không

có sự giảm giá nên đòi hỏi khâu ký hợp đồng phải chính xác phải có sự thoảthuận giữa hai bên thì mới đi vào sản xuất sản phẩm

Việc lập dự toán chi phí và giá thành sản phẩm theo từng hạng mục côngtrình hay giai đoạn của hạng mục công trình là rât khó đòi hỏi phải có sự tínhtoán chính xác từng chi tiết nhỏ để tập hợp toàn bộ chi phí cho từng công tình

cụ thể Việc tính chi phí sai sẽ làm ảnh hởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp vìchi phí ảnh hởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm dẫn đến ảnh hởng tới doanhthu của doanh nghiệp dẫn đến ảnh hởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp

Công thức: Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí

Vậy giá cả của công trình đợc xác định trớc khi sản phẩm ra đời ngay khitiến hành đấu thầu xây dựng , sản phẩm sản xuất ra phải theo đúng đơn đặt hànggiá cuối cùng của công trình sẽ là giá thoả thuận giữa các bên khi ký hợp đồng

I.3 Tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

- Bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty xây dựng số 34 gồm:Một giám đốc điều hành, 3 phó giám đốc giúp việc: một phó giám đốc kỹ thuật, một phó giám đốc kinh tế và một phó giám đốc kiêm chủ tịch công đoàn; một kế toán trởng, 4 phòng ban: Phòng hành chính quản trị, phòng kỹ thuật, phòng kinh tế kế hoạch và phòng kế toán

Đứng đầu công ty là giám đốc, ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là ngời điều hành quản lý vĩ mô toàncông ty, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế giao nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trình hoàn thành cho bên A, giám đốc công ty còn là ngời chủ tài khoản của doanh nghiệp

- Phó giám đốc công ty là ngời giúp việc cho giám đốc và đợc giám đốc phân công một số việc của giám đốc Phó giám đốc là ngời chịu trách nhiệm tr-

ớc giám đốc về những công việc đã đợc phân công và đồng thời còn có nhiệm vụthay mặt giám đốc giải quyết việc phân công

- Phòng kinh tế kế hoạch và phòng kỹ thuật có trách nhiệm tham gia làm

hồ sơ dự thầu và lập kế hoạch tiến độ thi công trêc cơ sở các hợp đồng đã đợc kýtrớc khi thi công

Giám đốc

Phó GĐ kiêm CT công đoànPhó GĐ kỹ thuật Phó GĐ kinh tế Kế toán tr ởng

Phòng hành chính quản trịPhòng kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạchPhòng kế toán

- Phòng hành chính quản trị có chức năng và nhiệm vụ giúp phó giám đốckiêm chủ tịch công đoàn tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng

nh các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu sản xuất về công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giúp phó giám đốc nắm đợc khả năng trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra chơng trình đào tạo bồi dỡng cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh

- Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm huy động các nguồn vốn và

điều hoà phân phối cho các đội dựa trên cơ sở tiến độ thi công, thờng xuyên kiểm tra giám sát về mặt tài chính đối với các xí nghiệp, các đội xây dựng trực thuộc công ty, đảm bảo chi lơng cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

và kiểm tra chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ

Vì đây là công ty xây dựng nên trong công ty còn phân thành các xínghiệp và đội xây dựng Cụ thể Công ty xây dựng số 34 gồm 4 xí nghiệp: Xínghiệp 1, Xí nghiệp 2, Xí nghiệp 3, Xí nghiệp 4 và 5 đội xây dựng là: đội 1, đội

2, đội 5, đội 8, đội 9 Các xí nghiệp và các đội trong công ty có chức năng vàquyền hạn tơng đơng nhau

Xuất phát t đặc điển sản xuất kinh doanh xây lắp nh tính cá biệt cao, chu

kỳ dài, địa bàn phân tán rộng nên cơ chế của công ty hiện nay là thực hiện cơchế khoán Sau khi trúng thầu, nhận đợc công trình các đội, các xí nghiệp Xínghiệp đồng thời nhận khoán nội bộ với công ty, chủ động mua vật t, thuê nhâncông, máy móc thiết bị để sản xuất, chủ động quan hệ với bên A, chủ đầu tnghiệm thu, thanh toán

* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty xây dựng số 34.

Đội XDsố5

Đội XDsố8

Đội XDsố9

I.4 Tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp.

- Tổ chức bộ máy kế toán là một nội dung rất quan trọng của tổ chức côngtác kế toán Bộ máy kế toán đợc hiểu nh một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toáncùng các phơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin để thu nhận, kiểmtra, xử lý và cung cấp thông tin và các hoạt động của dây chuyền sản xuất thôngtin kế toán để thoả man nhu cầu thông tin của các đối tợng sử dụng thông tin

- Sản xuất thông tin kế toán cũng bao gồm các khâu công việc khác nhau

ở mỗi khâu công việc đợc bố trí những cán bộ nhân viên kế toán cùng các

ph-ơng tiện phù hợp đảm bảo cho hoạt động sản xuất thông tin có hiệu quả tạo rasản phẩm hữu ích

- Bộ máy kế toán của công ty gồm:

Một phòng kế toán chung của công ty, các nhân viên kế toán phụ tráchcác phần hành kế toán nh: kế toán tiền lơng, kế toán nguyên vật liệu , kế toáncông nợ và kế toán công quỹ Bộ phận kế toán tổng hợp,…

ở các xí nghiệp, đội sản xuất có các nhân viên kinh tế: Nhiệm vụ là hớngdẫn hạch toán ban đầu, kiểm tra các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt độngkinh tế tài chính của xí nghiệp, đội Định kỳ, hàng tuần, tháng gửi kịp thời cácchứng từ đã thu nhận và kiểm tra Căn cứ vào các chứng từ này phòng kế toáncông ty hạch toán kế toán Phần việc của từng nhân viên trong phòng kế toán

nh sau:

- Kế toán trởng:

+ Giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tàichính thông tin kế toán trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúngpháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán Nhà nớc và điều lệ kế toántrởng hiện hành

+ Tổ chức bộ máy kế toán đào tạo bồi dỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộtài chính kế toán trong công ty Phổ biến hớng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịpthời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán Nhà nớc, của Bộ xây dựng

và của Tổng công ty

+ Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền l ơng Kế toán NVL Kế toán công nợ Kế toán quỹ

+ Hớng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kếtoán

+ Tổ chức kiểm tra kế toán,

+ Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế

+ Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính

kế toán

- Kế toán tổng hợp:

+ Theo dõi công tác thu vốn các công trình do công ty thi công

+ Lập báo cáo định kỳ về vốn chủ sở hữu của công ty và tổng hợp toàncông ty

+ Tham gia báo cáo kế toán và quyết toán tài chính

+ Lập phiếu thu chi

- Kế toán vật t và kế toán tiền lơng:

+ Có nhiệm vụ báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanhcủa từng tháng

* Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xây dựng số 34

II Thực trạng công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34.

II.1 Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34.

Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhucầu thị trờng công ty phải sử dụng một khối lợng nguyên vật liệu rất lớn baogồm nhiều thứ nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu - công cụ dụng cụ có vaitrò tính năng lý hoá riêng Muốn tổ chức quản lý tốt và hạch toán chính xác vậtliệu - công cụ dụng cụ thì kế toán phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụdụng cụ một cách khoa học hợp lý

Tại Công ty xây dựng số 34 cũng tiến hành phân loại vật liệu - công cụdụng cụ song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theodõi, bảo quản nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ Nhng trong công tác hạch toán

do sử dụng mã vật t nên công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 để phản ánhtừng loại vật liệu - công cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ một mã sốriêng, nh quy định một lần trên bảng mã vật t ở máy vi tính bởi các chữ cái đầucủa vật liệu - công cụ dụng cụ Vì vậy tất cả các lai vật liệu sử dụng đều hạchtoán vào tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”

Trong Công ty xây dựng số 34 kế toán chia nguyên vật liệu - công cụdụng cụ thành:

- Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, nguyênvật liệu phụ mà đợc coi là chung là nguyên vật liệu chính: “là đối tợng lao độngchủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơbản” Nó bao gồm hầu hết các vật liệu mà công ty sử dụng nh: Xi măng, sắtthép, gạch ngói, vôi ve, đá, gỗ…Trong mỗi loại lại đợc chia thành nhiều nhómkhác nhau ví dụ: Xi măng trắng, xi măng P400, xi măng 500, thép  6A1, thép

 10A1, thép  20A2.

- Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lợng cho các loạimáy móc, xe cộ nh : xăng, dầu

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị

mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loaị máy móc: máy cẩu, máytrộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô: Săm lốp ô tô…

- Phế liệu thu hồi: gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng đợcnữa và các vỏ bao xi măng Nhng hiện nay công ty không thực hiện đợc việc thuhồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi

Công ty bảo quản vật liệu - công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi côngtrình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiếnhành thi công xây dựng công trình vì vậy các kho bảo quản phải khô ráo, tránh

ôxy hoá vật liệu - công cụ dụng cụ các kho có thể chứa các chủng loại vật tgiống hoặc là khác nhau Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi đợc đa tới chân côngtrình Công ty xác định mức dự chữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trongquá trình vận chuyển, bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kếhoạch vật t đa ra Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lýnguyên vật liệu - công cụ dụng cụ công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cáchkhoa học Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, cònphải có những hiểu biết nhất định về các loại nguyên vật liệu của ngành xâydựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập xuấtbảo quản nguyên vật liệu trong kho

Đối với công cụ dụng cụ cũng đợc chia thành:

- Công cụ dụng cụ: Dàn giáo, cuốc xẻng, xô…

- Bao bì luân chuyển: Vỏ bao xi măng

- Đồ dùng cho thuê: Các loại máy mọc phục vụ thi công…

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theonhững nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhậpxuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ công ty phản ánh trên giá thực tế Nguồnvật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty xây dựng số 34nói riêng là rất lớn, công ty cha đảm nhiệm đợc việc chế biến và sản xuất ra vậtliệu - công cụ dụng cụ mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số vật liệu

- công cụ dụng cụ đợc các xí nghiệp trực thuộc công ty sản xuất nh: Bê tông, cửa

sổ và các loại cấu kiện vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng Giáthực tế vật liệu nhập do mua ngoài đợc đánh giá nh sau:

- Trờng hợp bên bán vận chuyển vật t cho công ty thì giá thực tế nhập khochính là giá mua ghi trên hoá đơn

- Trờng hợp vật t do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực

tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển

- Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công đợc tính theo phơng phápnhập trớc xuất trớc

- Đối với việc nhập xuất vật liệu - công cụ dụng cụ ở các đơn vị trựcthuộc thì giá thực tế của vật liệu nhập, xuất kho đợc tính theo giá thực tế

Đó là cách đánh giá đối với nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ nhập khocòn đối với nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mua về và xuất thẳng cho sảnxuất thì gía thực tế vật liệu đợc tính theo phơng pháp đích danh.

II.2 Hình thức sổ kế toán sử dụng.

Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nớc đang phát triển, thuận lợicho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hệ thốngtài khoản kế toán mới ra ngày 01/10/1994 trên máy vi tính theo hình thức kếtoán Nhật ký chung và sử dụng gần hết Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tàichính ban hành

Niên độ kế toán đợc công ty áp dụng từ 31/12 năm nay đến 01/01 nămsau và kỳ kế toán của Công ty xây dựng số 34 làm theo một năm 4 quý

Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký chung

Báo cáo kế toán Bảng cân đối phát sinh

Bảng tổng hợp số chi tiết

Sổ cái tài khoản

* Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

(2) (1) (3)

(1) (4)

(6)

(5)

(7)

Trình tự ghi sổ:

(1) Hàng tháng căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian rồi từ sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái tài khoản liên quan

(2) Tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái

(3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết

(4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết

(5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh tài khoản

(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu ở sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết (7) Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán

II.3 Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty xây dựng số 34.

* Trờng hợp nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mua về nhập kho thì trình tự hạch toán đợc tiến hành nh sau:

- Thủ tục nhập kho:

+ Trờng hợp nhập vật liệu - công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài

Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ về

đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho Khi vật liệu

VL - CCDC

Phòng kế toánBan kiểm nghiệm P kỹ thuật vật t Nhập kho

- công cụ dụng cụ đợc chuyển đến công ty, ngời đi nhận hàng phải mang hoá

đơn của bên bán vật liệu - công cụ dụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, tronghoá đơn ghi rõ các chỉ tiêu nh: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lợng vật liệu,

đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán

Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch xem xét tính hợp lýcủa hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúngchủng loại, đủ số lợng, chất lợng đảm bảo thì đồng ý nhập kho số vật t đó đồngthời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho

Ngời lập phiếu nhập kho phải đánh số liệu phiếu nhập kho và vào thẻ kho rồigiao cả 2 liên cho ngời nhận hàng Ngời nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếuxuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng Thủ kho tiến hành kiểmnhận số lợng và chất lợng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhậpkho sau đó vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu mộtphiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập( kèm theo hoá đơn kiêm phiếuxuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán Đồng thời kế toánvật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trờng hợpthủ kho còn thiếu phiếu nhập kho cha vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chamang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ Kế toán theo dõi công nợ phải thờngxuyên theo dõi thông báo số nợ của từng ngời và có biện pháp thanh toán dứt

điểm tránh nợ dây da

Thủ tục nhập kho đợc biểu diễn theo sơ đồ sau: