Tình hình thực tế vê việc tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty phát triển tin học công nghệ và môi trờngI.. Công ty phát triển tin học,
Trang 1Tình hình thực tế vê việc tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty phát triển tin học công nghệ và môi trờng
I Đặc điểm tình hình chung của Công ty phát triển tin học công nghệ và môi trờng
1 Quá trình hình thành và phát triển:
- Ngày 30/11/1996, Bộ trởng Bộ công nghiệp ra quyết định số 3630/QĐ
về việc thành lập trung tâm ứng dụng tin học công nghệ cao và môi trờng Quyết
định số 1169/QĐ-HĐQT ngày 01/06/1998 của Hội đồng quản trị Tổng Công tythan Việt Nam về việc đổi tên trung tâm ứng dụng tin học công nghệ cao và môitrờng doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty nghệ vàmôi trờng (tên giao dịch quốc tế là IT & E)
Công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng có trụ sở chính tại số
108 Lê Duẩn, Đống Đa, Hà Nội Với đội ngũ cán bộ công nhân viên công tygồm 72 ngời, 3 tiến sĩ, phó tiến sĩ, 56 đại học, 7 cao đẳng kỹ thuật, 3 trung cấp
kỹ thuật, 3 trung học, trong đó cán bộ quản lý gồm 5 ngời
Công ty luôn đoàn kết vợt qua khó khăn, luôn luôn bổ sung lực lợng độingũ chuyên gia khoa học kỹ thuật, lớp kỹ s trẻ đợc trang bị kiến thức tiên tiếncũng nh những công nhân thành thạo tay nghề Công ty phát triển tin học, côngnghệ và môi trờng có chức năng chủ yếu sau:
- Là cơ quan nghiên cứu, đề xuất các giải pháp công nghệ và quản lý vềcông nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật cao và môi trờng trong các dự án đầu tphát triển và ứng dụng, thực hiện chuyển giao công nghệ tin học và công nghệcao khác trong ngành mỏ theo định hớng và yêu cầu đầu t phát triển và ứngdụng công nghệ trong toàn bộ hệ thống tài chính - kinh tế kế hoạch - KHKT -công nghệ - dịch vụ đào tạo - quản lý trong mọi lĩnh vực hoạt động SXKD đangành của tổng công ty
- Công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng có chức năng thựchiện việc thu thập, lu trữ, xử lý và truyền thông tin trên cơ sở các thiết bị và ph-
ơng pháp công nghệ thông tin hiện đại, các hệ thống truyền tin quốc gia và quốc
Trang 2tế nhằm xây dựng ngân hàng dữ liệu tổng hợp, hệ thống thông tin thích hợp vềquản lý, điều hành, SXKD hàng ngày, tuần, tháng trong phạm vi toàn quốc để
đáp ứng có hiệu quả thiết thực các nhu cầu về thông tin của Tổng công ty mộtcách kịp thời và chuẩn xác Phối hợp và hoà nhập với các hệ thống thông tinquốc gia và quốc tế để đáp ứng có hiệu quả thiết thực các nhu cầu về thông tincủa Tổng công ty một cách kịp thời và chuẩn xác
- Công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng có chức năng xuấtnhập khẩu trực tiếp đối với các thiết bị tin học, môi trờng và công nghệ kỹ thuậtcao, các phần mềm ứng dụng và các sản phẩm công nghệ khác, liên doanh liênkết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc để phát triển công nghệ thông tinphục vụ kinh doanh trong và ngoài ngành than
- Thực hiện mọi đề án ứng dụng CNTT, công nghệ cao và môi trờng trongnghiên cứu khoa học, thiết kế, khảo sát và quy hoạch công nghệ mỏ, xử lý sốliệu, đánh giá và mô hình hoá các thông tin tài nguyên và môi trờng XD các hệthống thông tin thích họp quản lý tài nguyên và môi trờng ngành than
- Tham gia xây dựng và thực hiện các đề án nghiên cứu phát triển và ứngdụng CNTT, công nghệ cao và môi trờng trong các lĩnh vực địa chất, trắc địa,công nghệ khai thác mỏ (lộ thiên - hầm lò), chế biến và sử dụng than, đánh giátác động môi trờng than trong phạm vi hoạt động của Tổng công ty
- Xây dựng đề án, thiết kế và thực hiện xây dựng và bảo trì kỹ thuật hệthống cơ sở dữ liệu và mạng thông tin cục bộ phục vụ công tác quản lý SXKDtại cơ quan Tổng Công ty và hệ thống truyền tin trong nội bộ Tổng công ty.Thực hiện công tác đào tạo và bồi dỡng về CNTT, công nghệ cao và môi trờngcho cán bộ CNV của toàn Tổng công ty
- Thiết kế lắp đặt các công trình cơ điện, thông tin có quy mô vừa và nhỏ,
đờng dây tải điện 35KV
Trong những năm gân đây, tốc đọ phát triển đổi mới công nghệ sản xuấtngày càng tăng và để nhằm thực hiện chủ trơng đờng lối của đảng, Nhà nớc về
đổi mới nền kinh tế, công ty phát triển tin học công nghệ và môi trờng tuy mớithành lập nhng công ty đã từng bớc tổ chức lại sản xuất và bộ máy quản lý đểhoà nhập với cơ chế quản lý chung cũng nh thích nghi dần với cơ chế thị trờng.Qua gần 2 năm công ty đã nghiên cứu ứng dụng vào thực tế thành công rất nhiều
Trang 3đề tài Khoa học trong các lĩnh vực công nghệ, môi trờng của ngành than, triểnkhai thành công chơng trình phát triển CNTT trong ngành than Các công trìnhkhoa học tiêu biểu do Công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng thựchiện thành công : Xây dựng mạng thông tin máy tính điều hành sản xuất củatổng công ty than Việt nam, thiết kế và xây dựng mạng tin học cho xí nghiệptrắc địa Bộ Quốc Phòng, trang bị và lắp đặt mạng cục bộ cho công ty Colencotại Nam Định, sử dụng tin học trong quản trị doanh nghiệp mỏ Đèo Nai; Nghiêncứu bảo vệ môi trờng cho than Việt Nam tại Quảng Ninh; Thiết kế, lắp đặt mạngthông tin cục bộ của Công ty Cảng và kinh doanh than; thiết kế cung cấp lắp đặtmạng thông tin máy tính điều hành SXKD tại trung tâm giao dịch than ViệtNam tại 108 Lê Duẩn - Hà Nội Các cán bộ KHKT của công ty đã thực hiệnnhiều đề tài cấp bộ và Nhà nớc.
Nh vậy, công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng mới thành lập
và đi sâu vào hoạt động đợc gần 2 năm, nhng công ty đã từng bớc ổn định tổchức, xây dựng chiến lợc phát triển kinh doanh trong những điều kiện mới củanền kinh tế thị trờng, từng bớc chứng tỏ sự tồn tại và phát triển bền vững củamình, vừa kinh doanh vừa nghiên cứu khoa học Tổng số vốn của công ty tính
đến hết ngày 30/3/99 là : 5.583.170.370 VNĐ
Tình hình thực hiện KH SXKD năm 99 của Công ty là :
doanh thu : 16.422,1 triệu đồngNộp NSNN : 522,6 triệu đồngTrong đó :
Thuế doanh thu : 261.3 triệu đồngThuế lợi tức : 87.1 triệu đồng
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
Là Doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty ThanViệt nam, Công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng tổ chức bộ máyquản lý theo mô hình trực tuyến đợc khái quát qua sơ đồ sau :
Giám đốc
Trang 4Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty phát triển tin học, công nghệ và môi ờng thực hiện theo nguyên tắc giám đốc là ngời có quyền hành cao nhất trực tiếp
tr-điều hành mọi hoạt đọng của công ty, đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trựctiếp trớc cấp trên và trớc pháp luật về mọi hoạt động SXKD của công ty
Ba phó giám đốc công ty phụ trách 3 lĩnh vực khác nhau và chịu mọi tráchnhiệm trớc giám đốc về nhiệm vụ đợc giám đốc phân công
Trởng phòng các bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp trớc giám đốc
- Phòng tiếp thị và xuất bản quảng cáo: Xây dựng kế hoạch sản xuất,nghiên cứu tìm hiểu thị trờng tiêu thụ sản phẩm Phòng tiếp thị trên cơ sở đặthàng của các đơn vị bạn sẽ khảo sát thị trờng, lên giá đối với đơn vị bạn đồngthời xây dựng kế hoạch sản xuất
- Phòng phát triển phần mềm: Thực hiện việc thu thập, lu trữ và xử lýthông tin trên cơ sở các thiết bị và phơng pháp công nghệ thông tin hiện đạinhằm xây dựng ngân hàng dữ liệu tổng hợp, hệ thống thông tin thích hợp vềquản lý điều hành SXKD hàng ngày, tuần, tháng trong phạm vi toàn quốc để đápứng có hiệu quả thiết thực các nhu cầu về thông tin của Tổng Công ty một cáchkịp thời và chuẩn xác
- Phòng môi trờng: Thực hiện mọi đề án ứng dụng công nghệ thông tin,công nghệ cao và môi trờng trong nghiên cứu, thiết kế khảo sát và quy hoạchcông nghệ mỏ, xử lý số liệu, đánh giá và mô hình hoá các thông tin tài nguyên
và môi trờng, xây dựng các hệ thống thông tin thích hợp quản lý tài nguyên vàmôi trờng ngành than
- Phòng kế toán tài chính thống kê: Thực hiện toàn bộ công tác kế toánthống kê tài chính, hạch toán kinh tế tại công ty Báo cáo tình hình tài chính với
Kế toán trởng
Phó giám đốc
kỹ thuật
Phó giám đốccông nghệ
2 Phòng nghiêncứu phát triển côngnghệ mỏ
3 Phòng tự độnghoá
2 Phòng kế hoạch
đầu t và quan hệquốc tế
3 Tổ chức lao độngtiền lơng
Trang 5các cơ quan chức năng của Nhà nớc, xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty.Xác định nhu cầu về vốn, tinh fhình hiện có và sự biến động các loại tài sản hiện
có của Công ty
Nh vậy, mỗi phòng ban của Công ty có nhiệm vụ chức năng quản lý khácnhau, song chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau và chịu sự quản lý trực tiếpcủa giám đốc nhằm phục vụ cho hoạt động SXKD của Công ty
3 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ:
*Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng là một doanh nghiệpnhà nớc có chức năng: t vấn xây dựng mỏ, ứng dụng tin học công nghệ cao vàmôi trờng trong ngành mỏ và các lĩnh vực có liên quán, kinh doanh máy tính
điện tử, các thiết bị công nghệ cao và vật liệu mới, dịch vụ lắp ráp, bảo hành,bảo dỡng, bảo trì thiết bị tin học điện tử và công nghệ, XNK trực tiếp
Trong những năm gần đây tốc độ phát triển đổi mới công nghệ sản xuấtngày càng tăng Công ty phát triển tin học công nghệ và môi trờng là một đơn vị
đang đợc Tổng Công ty than Việt Nam cho phép u tiên cung cấp lắp đặt thiết bị
điện tử tin học và cung cấp dịch vụ t vấn, bảo hành sửa chữa trong lĩnh vực tinhọc và các thiết bị tự động hoá ứng dụng kỹ thuật công nghệ cao trong khaithác, t vấn, thiết kế và xây dựng mỏ, nghiên cứu ứng dụng khoa học cho các đơn
vị khai thác sản xuất than
Đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất đơn chiếc theo đơn đặt hàngcủa khách hàng và hầu hết các sản phẩm đợc sản xuất có công nghệ kỹ thuật,chu kỳ sản xuất thờng kéo dài từ 6 - 12 tháng
* Quy trình công nghệ:
Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất của công ty phát triển
tin học công nghệ và môi trờng
Đơn đặt hàng
- Khảo sát chu trình mà sản phẩm sẽ tham gia
- Khảo sát thị trờng linh kiện và cấu kiện
- Khảo sát khả năng chế tạo trong nớc
Đơn đặt hàng
- Khảo sát chu trình mà sản phẩm sẽ tham gia
- Khảo sát thị trờng linh kiện và cấu kiện
- Khảo sát khả năng chế tạo trong nớc
Thiết kế hệ thống
Trang 64 Tổ chức công tác kế toán
a Tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng là một đơn vị SXKDvới trình độ sản xuất và trình độ quản lý tơng đối cao Đội ngũ cán bộ kế toáncủa Công ty đều tốt nghiệp đại học, có trình độ nghiệp vụ vững vàng, nhiệt tìnhtrong công tác và có tinh thần trách nhiệm cao
Công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng tổ chức bộ máy kếtoán theo hình thức tập trung dới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trởng
Lập chơng trình
Gia công phần cơ khí
Lắp ráp các bộ phận tạo thành
sản phẩm
Mô phỏng chu trình sản phẩm sẽ tham gia bằng các tín hiệu giả để thử chơng trình hệ thống của sảnphẩm và hiệu chỉnh
Xây dựng hồ sơ sản phẩm
Lắp đặt thiết bị tại hiện trờng
Trang 7- Kế toán trởng: Là ngời điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của đơn vị,
đồng thời làm nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, theo dõi và kiểm tra việc thựchiện kế hoạch tài chính Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc vàcơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính của doanhnghiệp đồng thời là ngời điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của đơn vị, chỉ đạochuyên môn các nhân viên kế toán trong ngày
- Bộ phận kế toán tổng hợp: Theo dõi quản lý các nguồn vốn của công ty
và có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ số liệu từ các phần hành kế toán, phân bổ cácchỉ tiêu về chi phí, lựi tức theo các tiêu thức mà công ty đã quy định và đa ra cácdữ liệu theo yêu cầu của quản lý Kết thúc phần việc đa ra đợc các báo cáo tàichính, báo cáo về kết quả hoạt động SXKD của Công ty
- Bộ phận kế toán lơng, TSCĐ, vật t hàng hoá; theo dõi tình hình biến
động tài sản tại công ty, tình hình nhập, xuất tồn kho vật t hàng hoá, tínhtoán tiền lơng, bảo hiểm đối với các cán bộ công nhân viên trong công ty
- Bộ phận kế toán doanh thu, công nợ và thanh toán với khách hàng: cónhiệm vụ theo dõi và quản lý vốn bằng tiền của công ty thanh toán nội bộ vàngoài công ty, có trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, tìnhhình tiêu thụ sản phẩm
- Kế toán thanh toán:
Kế toán trởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán
Kế toán doanh thu, công
nợ và thanh toán với khách hàng
Kế toán lơng, TSCĐ,
vật t,
hàng hoá
Trang 8Đợc giao nhiệm vụ giữ tiền mặt cho công ty, căn cứ vào các phiếu thu,phiếu chi mà kế toán thanh toán đã viết, thu và chi tiền theo các nghiệp vụ phátsinh trong ngày, cuối ngày đối chiếu và kiểm tra sổ sách với lợng thực tế kịpthời phát hiện sai xót.
b Hình thức sổ kế toán:
Cùng với sự chuyển hớng kịp thời trong công tác quản lý kinh tế, công ty
đã không ngừng củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế doanh nghiệpsản xuất, tăng cờng công tác kế hoạch hoá, công tác kiểm tra phân tích hoạt
động kinh tế, từng bớc cải thiện và hoàn thiện công tác hạch toán Công ty đã ápdụng hình thức nhật ký - chứng từ và hệ thống tài khoản kế toán thống nhất đểphù hợp với yêu cầu quản lý cũng nh phù hợp với điều kiện kế toán của Công ty
và hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Chứng từ kế toán mà Công ty sử dụng là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu đề nghị tạm ứng, phiếu thanh toántạm ứng v.v Hệ thống báo cáo của công ty gồm bảng cân đối kế toán, báo cáokết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lu chuyểntiền tệ Các báo cáo đợc công ty lập vào thời điểm cuối quý và gửi cho cơ quanchức năng là Tổng cục thuế, Cục quản lý vốn và tài sản, thống kê và tổng công
ty từ ngày 01/01/1999 luật thuế giá trị gia tăng có hiệu lực thi hàng, công ty pháttriển tin học, công nghệ và môi trờng đã áp dụng phơng pháp tính thuế GTGTtheo phơng pháp khấu trừ thuế
Trình tự ghi số kế toán theo sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ của
Công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng.
Sổ quỹChứng từ gốc
Sổ chi tiết
Bảng kêBảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Sổ cái
Trang 9II Thực tế kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng.
A Kết toán tập hợp chi phí sản xuất:
1 Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất:
Xác định đúng đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là nhiệm vụ đầu tiên của
kế toán chi phí sản xuất Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất có liên quan trực tiếptới chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, ảnh hởng tới tính chính xác củathông tin kế toán cung cấp từ quá trình tập hợp chi phí sản xuất Vì vậy xác định
đối tợng tập hợp chi phí sản xuất phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí sản xuất
có ý nghĩa quan trọng đối với công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thànhsản phẩm Việc xác định đối tợng tập hợp chi phí sản xuất ở công ty phát triểntin học, công nghệ và môi trờng đợc xác định trên cơ sở tổ chức sản xuất, đặc
điểm sản phẩm và điều kiện hạch toán Do quy trình công nghệ sản xuất sảnphẩm của Công ty là sản xuất đơn chiếc theo đơn đặt hàng, nên đối tợng tập hợpchi phí sản xuất đợc xác định là từng đơn đặt hàng
2 Phơng pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty:
Tại công ty phát triển tin học, công nghệ và môi trờng chi phí sản xuất
đ-ợc hạch toán theo 3 khoản mục nh chế độ kế toán hiện hành là:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Chi phí nhân công trực tiếp
+ Chi phí sản xuất chung
a Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở cấu thành nên thực thể chính của sảnphẩm Nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty có rất nhiều loại, mỗi loại có tínhnăng công dụng khác nhau trong việc sản xuất chế tạo sản phẩm Nguyên vậtliệu của Công ty chủ yếu nhập từ ngoài vào và bao gồm các loại sau:
* Nguyên vật liệu trực tiếp:
Trang 10- Thiết bị điện tử các Modul có chức năng riêng: Bộ cảm biết, bộ đầu cuốiquang điện, khối sửa dạng, khối khuyếch đại, khối xử lý tín hiệu, khối so sánh.
* Vật liệu phụ:
Êbôxy, keo, băng dính những vật liệu này không tham gia tái tạo nêncấu hình sản phẩm nhng cũng không thể thiếu chúng, chúng làm tăng thêm giátrị của sản phẩm
Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, phòng Marketing dựa trên thiết
kế chi tiết thăm dò nghiên cứu thị trờng vật t Đối với những vật t đặc chủng thì
có dự trữ trong kho của công ty Còn lại vật liệu sẵn có trên thị trờng công ty cửngời đi mua
Tại công ty việc hạch toán nguyên vật liệu xuất dùng, kế toán sử dụng giáthực tế đích danh Căn cứ vào nhu cầu vật t của hợp đồng (đơn đặt hàng) công tymới tổ chức mua vật t, thời điểm giữa nhập và xuất ngắn nên việc sử dụng giáthực tế đích danh sẽ phản ánh đúng, chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giáthành sản phẩm
Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất từ kho của công ty theotrình tự nh sau:
Khi có kế hoạch thông báo thiết kế, lắp đặt OR cung cấp thiết bị tin họccho từng đơn đặt hàng, bộ phận sản xuất căn cứ vào yêu cầu sản xuất và địnhmức vật t phiếu yêu cầu xuất liệu ghi danh mục vật liệu cần lĩnh cụ thể về số l-ợng Sau khi đợc giám đốc ký duyệt, bộ phận sản xuất sẽ chuyển phiếu yêu cầuxuất vật t cho kế toán vật t Căn cứ vào giá thực tế nhập và phiếu yêu cầu xuấtvật t, kế toán lập phiếu xuất kho trên phiếu ghi rõ ngời nhận, thời điểm phát sinh
và mục đích sử dụng Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên:
- Một liên lu ở phòng kế toán để xác định thực tế vật liệu xuất kho
- Một liên chuyển thủ kho để lĩnh vật t
