THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

Trang 1 Báo cáo tổng hợp thực trạng tổ chức hạch toán kế toán Phòng tài chính kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty, các nhân viên kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của kế toán trởng. Nhiệm vụ của phòng là hớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập đầy đủ tất cả các chứng từ của công ty, tổ chức việc ghi chép ban đầu chính xác, trung thực, hợp lý, thống nhất biểu báo tổng hợp chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất phục vụ cho điều hành công ty, quản lý nguồn vốn, tài sản của công ty chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo định kỳ kịp thời và bảo quản lu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo đúng quy định của Nhà nớc. I. Chế độ kế toán áp dụng - Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng VN - Hình thức sổ kế toán: Chứng Từ -Ghi Sổ trên máy vi tính theo chơng trình kế toán máy T.A.S (Thanh An Accounting System). - Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. - Phơng pháp hạch toán giá trị nguyên vật liệu xuất kho: Theo phơng pháp giá thực tế đích danh . - Phơng pháp khấu hao tài sản cố định: Phơng pháp khấu hao bình quân - Phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng : Theo phơng pháp khấu trừ. - Kỳ tính giá và kỳ báo cáo : theo tháng, quý, năm. II. Hình thức tổ chức công tác kế toán Hiện nay, Công ty có các chi nhánh và các xí nghiệp ở các địa bàn cách xa nhau nh đã giới thiệu ở trên, xuất phát từ đặc điểm này và để thuận lợi cho yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin kịp thời về hình tình tài chính và công ty mà công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung ở phòng kế toán của Công ty. Phòng kế toán xử lý và thực hiện các công việc hạch toán kế toán, còn các đơn vị trực thuộc, các xí nghiệp hạch toán nội bộ có tổ chức ban kế toán tài chính, các đội xây lắp chỉ bố trí một hoặc hai nhân viên kế toán hớng dẫn hạch toán ban đầu và định kỳ gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán công ty. Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E Trang 2 Báo cáo tổng hợp ở phòng kế toán Công ty, sau khi nhận đợc chứng từ ban đầu ở các đội, kế toán từng bộ phận tiến hành kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ tổng hợp và chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các đơn vị trực thuộc cũng nh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cơ quan Công ty. Định kỳ số liệu sẽ đợc tổng hợp để lập báo cáo quyết toán toàn công ty. Việc áp dụng hình thức này sẽ đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung cao độ, đối với công tác kế toán, tổng hợp số liệu một cách nhanh chóng đồng thời thuận tiện cho việc áp dụng phơng tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán sẽ gọn nhẹ và tiết kiệm đợc chi phí hạch toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trởng Phó phòng tài chính kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán Vốn bằng tiền Kế toán chi phí- giá thành Kế toán CN, XN Kế toán đội xây lắp Kế toán Vật T Thủ quỹ Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E Trang 3 Báo cáo tổng hợp Trong đó: - Kế toán trởng: Là ngời đứng đầu chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán, là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và Nhà nớc về mặt quản lý tài chính và báo cáo tài chính, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của phòng kế toán, thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế theo đúng điều lệ tổ chức kế toán Nhà nớc quy định và quy chế quản lý tài chính của Tổng công ty, tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó phòng tài chính kế toán (2 ngời): + Giúp kế toán trởng trong công tác lập kế hoạch tài chính, kiểm tra, giám sát các hoạt động trong phòng kế toán, tham gia vào việc lập các báo cáo định kỳ. + Giúp kế toán trởng trong công tác báo cáo kế toán, kiểm toán, đồng thời giám sát, điều chỉnh các hoạt động của Phòng theo đúng quy định của Nhà n- ớc và công ty. - Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến các khoản chi phí do các phần hành kế toán khác chuyển đến, kế toán tổng hợp vào sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan, tổng hợp và tính giá thành cho từng công trình, tính lãi lỗ cho toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị và lập các báo cáo quyết toán tháng, quý, năm gửi cấp trên, cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. - Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động của tiền mặt, các giao dịch với ngân hàng nh tài khoản tiền gửi ngân hàng, vay . - Kế toán thanh toán: Có trách nhiệm theo dõi chi tiết, kế toán thanh toán với cán bộ công nhân viên, các khoản phải trả ngời bán, phải thu của ngời mua. - Kế toán chi phí-giá thành: Có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ chi phí, phân loại và phân bổ chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình để hạch toán tính giá thành của từng công trình, hạng mục công trình. Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E Trang 4 Báo cáo tổng hợp - Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm của tài sản cố định trên 3 mặt: Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại đồng thời kiêm luôn cả việc theo dõi tình hình biến động của vốn kinh doanh. Ngoài phòng kế toán tài chính, ở các đội, xí nghiệp xây lắp còn có các nhân viên kế toán đội có trách nhiệm thu thập và tổng hợp các chứng từ gốc để gửi lên phòng kế toán công ty hạch toán. III. hình thức sổ kế toán Hiện nay công ty ghi chép sổ sách theo hình thức Chứng Từ-Ghi Sổ và trình tự hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ trinh tự hạch toán theo hình thức Chứng Từ-Ghi Sổ Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối Số phát sinh Sổ cái Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Trang 5 Báo cáo tổng hợp : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ hoặc cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra IV. Kế toán theo từng từng phần hành 1.Kế toán Tài Sản Cố Định Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E Trang 6 Báo cáo tổng hợp a) Tài khoản sử dụng: TK 211: TSCĐ hữu hình . b) Chứng từ sử dụng:. Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ . Biên bản thanh lý TSCĐ . Biên bản đánh giá lại TSCĐ . Bảng tính và phân bổ khấu hao. c) Luân chuyển chứng từ: Khi các bộ phận trong công ty hoặc các xí nghiệp xây lắp có nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý TSCĐ, Phụ trách bộ phận hoặc giám đốc các xí nghiệp lập Giấy đề nghị mua sắm hoặc Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ. Giám đốc công ty sẽ kiểm tra, xem xét và ra quyết định mua sắm hoặc thanh lý TSCĐ . Trong trờng hợp tăng TSCĐ : TSCĐ sau khi đợc mua sắm, XDCB hoàn thành nghiệm thu và bàn giao hoặc đợc cấp trên cấp sẽ đợc kiểm duyệt bởi một ban giao nhận TSCĐ . Nội dung giao nhận TSCĐ phụ thuộc đặc điểm từng TSCĐ với đầy đủ các đặc điểm nh tên, ký hiệu, năm đa vào sử dụng, công suất thiết kế, nguyên giá và tỷ lệ khấu hao của tài sản đó. Sau khi bàn giao xong TSCĐ, các thành viên của ban giao nhận ký vào biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản này đợc lập thành 2 bản trong đó một bản đợc giao cho bộ phận kế toán để thực hiện ghi sổ. Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E Trang 7 Báo cáo tổng hợp Trong trờng hợp TSCĐ tăng do sửa chữa lớn, công ty phải lập một ban giao nhận trong đó hai thành viên bắt buộc phải có đó là kế toán trởng và phụ trách bộ phận sử dụng tài sản. Biên bản này đề cập đến tình hình tài sản cũng nh là các bộ phận của tài sản đã đợc sửa chữa và chi phí để sửa chữa. Các TSCĐ mà công ty thờng sửa chữa lớn bao gồm : Nhà cửa, phơng tiện vận tải, máy thi công. Công ty sử dụng 2 mẫu Biên bản giao nhận : Mẫu 04a TSCĐ đợc sử dụng trong trờng hợp giá trị sữa chữa TSCĐ lớn. Khi đó phải lập một hội đồng bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn bao gồm Giám đốc công ty và kế toán trởng cùng bên thực hiện việc sửa chữa. Trong khi đó mẫu số 04b - TSCĐ áp dụng cho trờng hợp giá trị sữa chữa nhỏ, không cần phải lập hội đồng bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn. Để hạch toán TSCĐ phù hợp với chế độ chính sách và những biến đổi của thị tr- ờng, hàng năm công ty thực hiện việc đánh giá lại TSCĐ. Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ , công ty sẽ thành lập hội đồng đánh giá lại TSCĐ . Chủ tịch hội đồng thờng là Giám đốc công ty và các uỷ viên là Kế toán trởng và phụ trách bộ phận sử dụng TSCĐ . Biên bản đánh giá lại TSCĐ đợc lập thành 2 bản, một bản đợc giao cho phòng tài chính kế toán để thực hiện công tác hạch toán kế toán, một bản giao cho bộ phận sử dụng. Trong trờng hợp TSCĐ đã khấu hao hết và không còn khả năng sử dụng, phụ trách các bộ phận sẽ đề nghị công ty cho phép thanh lý TSCĐ . Sau khi có quyết định của ban Giám đốc, tiến hành lập ban thanh lý(ban giao nhận) TSCĐ trong đó trởng ban là giám đốc công ty và các uỷ viên Quy trình luân chuyển chứng từ : Nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ Chủ sở hữu Quyết định tăng,giảm TSCĐ Ban giao nhận Giao nhận TSCĐ và lập CT KT TSCĐ Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E Trang 8 Báo cáo tổng hợp (1) (2) (3) (4) Cụ thể các bớc nh sau : Bớc1 : Chủ sở hữu quyết định nhận bàn giao TSCĐ(tăng hay giảm TSCĐ) Bớc2 : Ban giao nhận lập biên bản giao nhận TSCĐ Bớc3 : KT TSCĐ lập(huỷ) thẻ TSCĐ, lập bảng tính và phân bổ KH, định khoản và ghi sổ. Bớc4 : KT bảo quản, lu trữ CT khi kết thúc niên độ. d) Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ Từ các Chứng từ gốc kế toán TSCĐ tiến hành ghi vào Thẻ TSCĐ, thẻ TSCĐ này đợc lập cho từng loại TSCĐ, từ các thẻ TSCĐ ghi vào Sổ chi tiết TSCĐ, cuối tháng hay định kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ và lập Báo Cáo Tài Chính.Thẻ TSCĐ và Sổ chi tiết TSCĐ có tác dụng theo dõi chi tiết từng loại TSCĐ. e) Tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Cái TK 211, 214, . ở các cột phù hợp : +Cột ghi ngày tháng ghi sổ +Cột số hiệu và ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ +Cột diễn giải nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E Bảo quản, lu trữ Lập thẻ TSCĐ, ghi sổ, Lập bảng tính và phân bổ KH, Huỷ thẻ TSCĐ Trang 9 Báo cáo tổng hợp +Cột ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản vào các cột phù hợp. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên sổ Cái TK 211,214. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái TK211, 214 và Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ : Chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ và các bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ Chứng từ- ghi sổ Sổ cái tài khoản 211,214, . Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Báo cáo tài chính Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E Trang 10 Báo cáo tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra 2. Kế toán vật t. Vật liệu là đối tợng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ. Vũ Cao Nguyên Lớp kế toán 41E [...]... ngoại tệ công ty quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá hạch toán Cuối tháng kế toán thanh toán và kế toán trởng sẽ ký sổ chi tiết TK131,331 Ngoài ra kế toán thanh toán sẽ lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với Nhà cung cấp hoặc Khách hàng Bảng tổng hợp chi tiết đợc sử dụng để so sánh , đối chiếu với sổ cái TK131,331 e) Tổ chức hạch toán tổng hợp Sổ tổng hợp bao gồm : Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng... Báo cáo tổng hợp e) Tổ chức hạch toán chi tiết NVL Sổ chi tiết: Sổ chi tiết cho từng loại vật liệu xây dựng nh Sổ chi tiết Xi măng, sổ chi tiết thép Hạch toán chi tiết: Công ty sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết thẻ song song để hạch toán NVL Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ kế toán Chi tiết Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ tổng hợp Vũ Cao Nguyên kế toán 41E Lớp Trang 15 Báo cáo tổng hợp... Giấy báo nợ để cho kế toán vốn bằng tiền thực hiện công tác hạch toán kế toán Luân chuyển Giấy uỷ nhiệm thu: tơng tự nh luân chuyển Giấy uỷ nhiệm chi Vũ Cao Nguyên kế toán 41E Lớp Trang 24 Báo cáo tổng hợp d) Phân loại sổ sách Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK 111,112,113 e) Tổ chức hạch toán chi tiết Cập nhật... lại cho kế toán tiền mặt để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp và chi tiết Quy trình luân chuyển phiếu chi: Vũ Cao Nguyên kế toán 41E Lớp Trang 21 Báo cáo tổng hợp NVchi Ngời nhận tiền GĐ công ty, KTT Kế toán vốn bằngtiền KTT, GĐ công ty Thủ quỹ Kế toán vốn bằngtiền Bảo quản, lu trữ Đề nghị chi tiền Duyệt chi Lập phiếu chi Ký phiếu chi Xuất quỹ Ghi sổ Vũ Cao Nguyên kế toán 41E Lớp Trang 22 Báo cáo tổng hợp... vào chứng từ nhập xuất tồn kế toán xí nghiệp sẽ phản ánh vào sổ chi tiết Cuối tháng kế toán phải lập các bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn, các bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu vào các công trình bảng kê tổng hợp các chi phí nguyên vật liệu để gửi về phòng tài chính kế toán Kế toán vật t của công ty sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu theo từng xí nghiệp trên, thực hiện tổng hợp chi phí nguyên... ánh tình hình thanh toán trong trờng hợp công ty chấp nhận phơng thức thanh toán chậm Các điều kiện thanh toán chậm đợc phản ánh đầy đủ trong Hoá đơn GTGT , hợp đồng xây dựng Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thanh toán thực hiện phản ánh vào các bảng kê tổng hợp tình hình thanh toán Trong bảng kê này kê toán thanh toán sẽ phản ánh tất cả các nghiệp thanh toán xảy ra trong... của công ty Kế toán nguyên vật liệu trên phòng tài chính -kế toán sẽ lập các bảng kê tổng hợp để tổng hợp chi phí NVL cho từng công trình Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho: Nghiệpvụ nhập kho Ngời có nhu cầu hàng Thủ trởng, kế toán trởng Cán bộ phòng vật t Thủ kho Kế toán vật t Bảo quản lu trữ Lập Chứng từ xin xuất hàng Ký duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ Vũ Cao Nguyên kế toán 41E Lớp... họ tên) Vũ Cao Nguyên kế toán 41E Kế toán trởng (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Lớp Trang 34 Báo cáo tổng hợp Vũ Cao Nguyên kế toán 41E Lớp Trang 35 Báo cáo tổng hợp 5 Kế toán lao động tiền lơng a) Tài khoản sử dụng : TK 334: Phải trả công nhân viên TK 3382: Kinh phí công đoàn Tk 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế b) Chứng từ sử dụng: Chứng từ hạch toán cơ cấu lao động:... 757.232 29/12 424 29/12 Rút TGNH 111 Cộng PS Vũ Cao Nguyên kế toán 41E 100.000 20.183.059 21.444.546 Lớp Trang 28 Báo cáo tổng hợp Số d cuối kỳ 2.449.139 Ngày tháng năm 2002 Ngời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên đóng dấu) 4 .Kế toán các nghiệp vụ thanh toán Vũ Cao Nguyên kế toán 41E Lớp Trang 29 Báo cáo tổng hợp a) Tài khoản : TK 331: Phải trả ngời bán TK 131:... thanh toán với nhà cung cấp hoặc khách hàng, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để Vũ Cao Nguyên kế toán 41E Lớp Trang 32 Báo cáo tổng hợp ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ Cái TK131, 331 Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lạp Chứng từ ghi sổ đợc dùng để vào các sổ kế toán chi tiết thanh toán với ngới mua, ngời bán.Cuối tháng hoặc định kỳ từ các sổ kế toán . chi phí hạch toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trởng Phó phòng tài chính kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán Vốn. cáo tổng hợp thực trạng tổ chức hạch toán kế toán Phòng tài chính kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty, các nhân viên kế toán