THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ 3-2

1 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ 3-2 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán . Tổ chức hoạt động của phòng kế toán theo quy định 55-05 ban hành lần 01 ngày ban hành 30/04/02 quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên của phòng kế toán. Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1.Trưởng phòng kế toán. 1.1. Chức năng: quản lý và điều hành công việc của phòng kế toán để hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ của phòng, tham mưu với lãnh đạo công ty trong lĩnh vực tài chính đồng thời kiêm luon công việc của kế toán tổng hợp. 1.2. Nhiệm vụ: Tổ chức điều hành công việc của phòng kế toán để hoàn thành các công việc được giao Tham mưu với lãnh đạo công ty trong công tác quản lý tài chính Tham mưu với giám đốc công ty về các biện pháp khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh của công ty. Trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Kế toán thanh toán với công nhân viên chức Kế toán vật liệu,tài sản cố định và công cụ, dụng cụ Kế toán thanh toán- chi phí sản xuất- tiêu thụ 1 2 Kiểm tra toàn bộ công tác kế toán nội bộ trong công ty tham gia quản lý chặt chẽ mọi chỉ tiêu tài chính của công ty theo chế độ kế toán tài chính của nhà nước quy định Tập hợp toàn bộ các số liệu kế toán từ các kế toán viên, thủ quỹ lên số liệu kế toán tổng hợp hàng tháng, quý, năm của công ty. Lập báo cáo tài chính quý,năm theo chế dộ quy định của nhà nước Lập kế hoạch tài chính năm, kế hoạch tín dụng quý, năm 2.1.2. Kế toán theo dõi tài sản cố định, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. 2.1. Chức năng: Theo dõi tình hình biến động tài sản cố định, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. 2.2. Nhiệm vụ: Ghi chép,theo dõi, phản ánh tổng hợp về số lượng và giá trị TSCĐ hiện có của công ty, tình hình tăng, giảm TSCĐ, lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng theo chế độ quy định. Ghi chép, theo dõi, phản ánh tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ, cụng cụ và lập bảng phân bổ nguyên liệu, công cụ, dụng cụ hàng tháng cho các đối tượng sử dụng. Tham gia kiểm kê vật tư, TSCĐ định kỳ hàng năm Báo cáo với trưởng phòng về công việc được giao 2.1.3. Kế toán thanh toán với công nhân viên chức. 3.1. Chức năng: Là nhân viên kế toán thanh toán với công nhân viên chức 3.2. Nhiệm vụ: 2 3 Lập sổ thanh toán tiền lương hàng tháng cho Cán bộ công nhân viên khối văn phòng Thanh toán bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên toàn công ty, quyết toán BHXH với nhà nước. Theo dõi việc thanh toán tiền lương và các khoản của các phân xưởng trong công ty Theo dõi cho trích các khoản tạm ứng cho CNVC, các khoản phải thu phải trả. Báo cáo với trưởng phòng các công việc được giao. 2.1.4. Kế toán thanh toán, chi phí sản xuất , tiêu thụ sản phẩm 4.1. Chức năng: Là nhân viên kế toán thanh toán, chi phí sản xuất , tiêu thụ sản phẩm 4.2. Nhiệm vụ: Theo dõi chi tiết các khoản tiền gửi, tiền vay ngân hang . viết séc,uỷ nhiệm chi thanh toán với ngân hang, với ngân sách, với khách hàng. Mở sổ sách tập hợp chi phí sản xuất,chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu nhập xuất tồn thành phẩm hàng gửi đi bán, tổng hợp hoá đơn tiêu thụ sản phẩm, xác định lỗ, lãi về tiêu thụ sản phẩm. Tham gia kiểm kê thành phẩm hàng hoá gửi đi bán. 2.1.5. Thủ quỹ 5.1. Chức năng: Theo dõi thu, chi tiền mặt của công ty 5.2. Nhiệm vụ 3 4 Thu tiền mặt từ các khoản bán hàng, tiền gửi ngân hang, và các khoả phải thu khác của công ty. Chi tiền mặt: trả lương, BHXH cho CBCNV và các khoản phải trả, phải nộp khác của công ty. Mở sổ theo dõi thu, chi tiền mặt. lập báo coá thu chi quỹ tiền mặt hàng tháng. Báo cáo với trưởng phòng về công việc được giao. 2.2. Hình thức tố chức sổ kế toán. Công ty sử dụng các chứng từ, tài khoản kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/BTC/CĐKT ngày 1/11/1995của Bộ tài chính. Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kế khai thường xuyên. Có thể khái quát trình tự ghi sổ của công ty như sau:(sơ đồ số 4) 2.3. Đặc điểm của các phần hành kế toán tại Công ty Cơ khí ô tô 3-2 2.3.1. Kế toán thanh toán với công nhân viên chức: Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm tác động, biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm đáp ứng cho nhu cầu sinh hoạt của con người. Trong mọi chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động. Lao động là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người, là yếu tố cơ bản, quyết định nhất trong quá trình sản xuất. Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất, kinh doanh ở doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên, liên tục thì một vấn đề tất yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để 4 5 tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đồi hỏi doanh nghiệp phải trả thù lao cho họ. Tiền lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để tạo để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. nói cách khác tiền lương chính là một yếu tố thúc đẩy năng xuất lao động 2.3.1.1. Các hình thức trả lương tại Công ty Cơ khí ô tô 3-2 Công ty có 2 hình thức trả lương: trả lương theo thời gian và trả lương khoán sản phẩm. Sơ đồ số 04: TRÌNH TỰ GHI SỔ CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ 3/2 chứng từ gốc và các bản phân bổ Báo cáo tài chính bảng tổng hợp chi tiết sổ cái sổ kế toán chi tiếtnhật ký chứng từbảng kê Ghi chú: : ghi hàng ngay :cuối tháng 5 6 u Để trả lương cho Cán bộ công nhân viên khối văn phòng công ty xây dựng đơn giá tiền lương bình quân ngày (là tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào mức lương ngày và số ngày làm việc trong tháng của người lao động). Căn cứ vào định mức tiền lương bình quân ngày công ty cũng xây dụng đơn giá tiền lương bình quân giờ (= lương bình quân ngày : 8) là căn cứ để tính ra tiền lương làm thêm giờ của công nhân viên khối văn phòng. Tiền lương bình quân ngày được xây dựng trên cơ sở bậc lương, hệ số lương và được quy định trên bảng đơn giá tiền lương áp dụng cho toàn doanh nghiệp Ví dụ: Bà Phạm Kim Lý ( nhân viên phòng kế toán) có : hệ số lương là 3.23 sẽ có:+ lương một ngày công là: (3.23*290000):26=36026 đ . + Tiền lương một giờ làm thêm : (36026: 8)=4503đ Để tính số giờ làm thêm quy đổi làm cơ sơ để tính tiền lương của CBCNV doanh nghiệp có quy định cụ thể như sau: +Ngày thường: Số giờ làm thêm thực tế * 1.5 +Chủ nhật : số giờ làm thêm thực tế * 2 + Ngày lễ : số giờ làm thêm thực tế *3 Giả sử trong tháng 1/2004 Bà Lý có 27 ngày công và 8 giờ làm thêm( ngày thường), 4 giờ làm thêm (ngày chủ nhật) , 4giờ làm thêm (vào ngày lễ) èTiền lương chính của Bà Lý: = 27*36026+ (8*1.5+4*2+4*3)*4503=1.256.391đ uĐối với công nhân trực tiếp sản xuất: Để trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất công ty xây dựng: mức lương khoán cho một sản phẩm và tiền lương bình quân ngày như sau: Lương công nhân trực tiếp sản xuất = lương khoán + lương thời gian 6 7 Lương khoán được xác định trên cơ sơ mức khoán sản phẩm cho từng tổ, từng phân xưởng và tổng số công của cả tổ , cả phân xưởng. Giả sử tại tổ 1thuộc phân xưởng cơ khí I: tháng 01/2003 hoàn thiện được 20 khung xe máy, đơn giá khoán mỗi khung là 600000đ với tổng số công là 162 công(ngày) èmức lương khoán tính cho một công : (20*600000): 162=74074đ Lương thời gian trả cho công nhân trực tiếp sản xuất trong trường hợp: công nhân đi hội họp, đi học, nghỉ phép… căn cứ vào cấp bậc của công nhân sản xuất và được tính tương tự như lương thời gian của CBCNV khối văn phòng. Ví dụ: anh Nguyễn Văn Tài thuộc tổ 1, phân xưởng cơ khí I, công nhân bậc 7/7, có hệ số lương 3.73 trong tháng 01/2003 làm được 26 công trong đó 25 công lao động theo lương khoán, 1 ngày công lao động theo lương thời gian, như vậy: Lương khoán: = 25*74074=1851850đ Lương thời gian: = 1* = 41603đ èNhư vậy lương chính của anh Tài: = 1851850+41603 = 1893453đ uĐối với nhân viên quản lý phân xưởng: Lương NVQLPX = lương thời gian theo cấp bậc công việc + lương sản phẩm quản lý. Với: Lương sản phẩm quản lý = 290*hệ số bậc lương* quỹ lương khoán sp toàn quỹ lương cơ bản của px Với : quỹ lương cơ bản = tổng hệ số lương của cả px* 290000 Ngoài tiền lương chính công nhân viên toàn công ty còn được nhận thêm tiền ăn ca mỗi ngày 7000đ. 2.3.1.2. Hạch toán lao động về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động. 290000*3.73 26 7 8 Để quản lý lao động về mặt số lượng, công ty đã sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng nhân chính lập( lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong công ty. Bên cạnh đó công ty còn căn cứ vào sổ lao động để quản lý nhân sự cả về số lượng, chất lượng lao động từ đó mà có biện pháp sử dụng lao động cho hợp lý và hiệu quả. Nhằm mục đích quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, công ty đã sử dụng Bảng chấm công để hạch toán việc sử dụng thời gian lao động. Bảng này được lập riêng cho từng phòng ban, phân xưởng, tổ sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng(tại các phân xưởng sản xuất) hoặc trưởng các phòng ban ghi và để ở nơi công khai để CNVC giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phân trong công ty. Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ như: phiếu khoán , phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành. Chứng từ hạch toán lao động do tổ trưởng các tổ sản xuất lập và ký, cán bộ phòng KT- KCS kiểm tra kỹ thuật xác nhận, quản đốc phân xưởng duyệt. Sau đó chuyển cho phòng Nhân chính xác nhận. Cuối cùng chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ tính lương, thưởng và tính các khoản trích theo lương. 2.3.1.3. Quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả người lao động đang làm việc tại công ty. Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như : tiền lương theo đơn giá khoán, theo lương cấp bậc, 8 9 chức vụ; các khoản phụ cấp và chế độ khác không tính vào đơn giá; tiền thưởng các loại ; tiền lương làm thêm giờ. Ngoài tiền lương công nhân viên chức còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội như: trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tê. Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách trích 20% trên tiền lương cơ bản(290000đ/1hệ số) của công nhân viên chức trong đó 15% do công ty nộp và tính vào chi phí còn 5% do người lao động chịu và trừ vào lương tháng. Quỹ bảo hiểm y tế được hình thành bằng cách trích 3% trên tiền lương cơ bản của công nhân viên chức trong đó 2% do công ty nộp và tính vào chi phí, 1% do người lao động chịu và trừ vào lương tháng. Kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích 2% trên tổng quỹ tiền lương thực tế phải trả cho người lao động của công ty và được tinh hết vào chi phí của công ty. 2.3.1.4. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. u Quá trình hạch toán tiền lương của công ty được thực hiện như sau: Bước 1: Tại các phân xưởng,phòng ban đều có bảng chấm công theo dõi thời gian làm việc theo lương sản phẩm và theo lương thời gian, thời gian nghỉ việc của mỗi người lao động, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người… đây là căn cứ để tính,trả lương, BHXH trả thay lương và tạo điều kiện cho các phòng ban quản lý lao động của mình. Bước 2: hàng tháng, tại phòng nhân chính sẽ căn cứ vào bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành của các bộ phận chuyển đến để tính toán và lập bản thanh toán tiền lương. Căn cứ vào các phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội định kỳ(3 tháng) phòng nhân chính sẽ lập danh sách người lao động được hưởng 9 10 bảo hiểm xã hội sau đó gửi cho kế toán thanh toán với công nhân viên chức kèm theo phiếu nghỉ hưởng BHXH. Bước 3: cuối tháng, sau khi có chứng từ do phòng nhân chính chuyển sang kế toán tiền lương sẽ tiến hành trích lập các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định và vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và BHXH. Đối với khoản BHXH thanh toán cho người lao động kế toán sẽ tiến hành tính toán các thông tin còn lại trên phiếu nghỉ hưởng BHXH và trên “bảng danh sách người lao động được hưởng BHXH “ sau đó sẽ tổng hợp lên “ Bảng thanh toán Bảo hiểm xã hội của toàn doanh nghiệp” và sau khi được kế toán trưởng,chủ tịch công đoàn và giám đốc công ty kí duyệt sẽ được chuyển cho cơ quan BHXH duyệt, thanh toán. u Tài khoản sử dụng:Về mặt hạch toán, để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng tài khoản 334 “ phải trả công nhân viên “ và tài khoản 338 “ phải trả phải nộp khác”. Tài khoản 334 gồm các khoản sau: lương chính, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền lương làm thêm giờ, tiền ăn ca, bảo hiểm xã hội trả thay lương. Còn tài khoản 338 kế toán sử dụng các tài khoản cấp 2 sau: - TK 3382: KPCĐ - TK 3383: BHXH - TK 3384: BHYT -TK 3388: phải trả khác Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán như: 111, 112, 141… u Trình tự ghi sổ kế toán lao động và tiền lương theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty Cơ khí ô tô 3-2 :(sơ đồ 05) 10 [...]... giá NVL xuất trong kỳ 2.3.3.3 Kế toán chi tiết NVL Để hạch toán chi tiết NVL Công ty Cơ khí ô tô 3-2 sử dụng phương pháp “ sổ số dư” Quy trình thực hiện phương pháp này như sau: Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL tại Công ty Cơ khí ô tô 3-2 Phiếu nhập kho Ghi chú: Thẻ kho Sổ số dư : ghi trong tháng Phiếu xuất kho Sổ tổng hợp : ghi cuối tháng : đối chiếu Sổ số dư được kế toán mở cho từng danh điểm... Đ chuyể g n giảm 19 19 2.3.2.4 Hạch toán khấu hao tại Công ty Cơ khí ô tô 3-2 Khấu hao là một biện pháp chủ quan trong quản lý để thu hồi lại giá trị đã hao mòn của TSCĐ Do đó để tái đầu tư các doanh nghiệp không thể không trích khấu hao Phương pháp khấu hao mà công ty áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng đầu năm căn cứ vào những tài sản hiện có của công ty kế toán tiến hành trích khấu hao cho... kế toán sẽ tổng hợp và tính ra giá trị thực tế của vật liệu xuất kho.quá trình theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu được thực hiện trên bảng kê số 3 Tại công ty, đối với công cụ, dụng cụ sản xuất có giá trị lớn khi xuất dùng kế toán không hạch toán qua tài khoản 142 “ chi phí trả trước” mà hạch toán luôn vào đối tượng sử dụng 29 29 Căn cứ vào bảng kế số 3 kế toán sẽ tính ra được số NVL và công. .. được giá thực tế của nó .Cơ sở để chọn giá hạch toán là căn cứ vào nguồn nguyên vật liệu mà công ty nhập kho Công ty có 2 nguồn nhập kho NVL chính là mua ngoài và tự sản xuất Với nguyên vật liệu mua ngoài kế toán sẽ chọn giá mua nguyên vật liệu tại một thời điểm nào đó (đầu năm) làm giá hạch toán Còn đối với NVL dưới dạng bán thành phẩm nhập kho, công ty sẽ căn cứ vào giá thành sản xuất thực tế của nó... nhân giảm công ty lập chứng từ ”biên bản thanh lý TSCĐ“ đồng thời kế toán ghi giảm TSCĐ trên sổ TSCĐ Khái quát quy trình luân chuyển chứng từ thông qua sơ đồ: Sơ đồ số 06: quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ tại Công ty Cơ khí ô tô 3-2 Giám đốc phó giám đốc hội đồng k toán kỹ thuật giao nhận TSCĐ duyệt kí hợp đồng biên bản ghi sổ yêu cầu mua tài sản giao nhận Yêu cầu mua mua 2.3.2.2 Hạch toán chi... kho vật tư Các phân Kế toán Nghiệp vụ xưởng Thủ kho Kế toán VT trưởng xuất kho vật tư Lập phiếu Ký duyệt Xuất hàng Ghi sổ xuất vật tư 2.3.3.2.Tính giá nguyên vật liệu tại công ty uHiện nay công ty hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tính giá vật liệu theo phương pháp giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định để hạch toán nhập, xuất, tồn... thì công ty thực hiện việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ trong tháng tiếp theo Công việc này sẽ được tiến hành thông qua việc lập bảng tính và phân bổ khấu hao hàng tháng Căn cứ vào bảng tính khấu hao kế toán ghi vào các tài khoản 214,009,627,641.642,811 và ghi vào bảng kê số 4,5,7 cuối tháng tổng hợp và ghi vào sổ cái tài khoản 214 2.3.3 Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và thanh toán. .. của nó để làm giá hạch toán , như vậy trong trường hợp nguyên vật liệu do công ty tự sản xuất thì giá hạch toán chính là giá thực tế( hệ số giá của nó bằng 1) u Để tính giá nguyên vật liệu thực tế nhập kho Đối với nguyên vật liệu nhập mua trong nước thì giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hoá đơn( không bao gồm VAT) công( +) các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, công tác phí cho nhân... và công cụ dụng cụ Tại Công ty Cơ khí ô tô 3-2, thường kỳ phòng kế hoạch sản xuất căn cứ vào nhu cầu sản xuất để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật tư về, phòng KT- KCS sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hóa đơn mua hàng Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trưởng phòng kế toán. .. cụ” dùng để phản ánh theo giá hiện có, tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ theo giá thực tế tài khoản này không được mở chi tiết Cùng với hạch toán chi tiết NVL thì kế toán cũng tiến hành hạch toán tổng hợp NVL Hạch toán tổng hợp NVL được ghi theo trình tự sau: 2.3.4 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua . 1 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ 3-2 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán . Tổ chức hoạt động của phòng kế toán theo quy. sổ của công ty như sau:(sơ đồ số 4) 2.3. Đặc điểm của các phần hành kế toán tại Công ty Cơ khí ô tô 3-2 2.3.1. Kế toán thanh toán với công nhân viên chức: