Kết luận Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Thông qua luận văn một số vấn đề lý luận cơ bản về nguyên vật liệu đã được nêu bật kết hợp với tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu sử d

Kết luận Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật

liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Thời gian cho giai đoạn thực tập đã khép lại với kết quả cụ thể là quyển luận văn về đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự “ mà em đã ghi nhận và đúc kết được trong thời gian thực tập tại công ty

Thông qua luận văn một số vấn đề lý luận cơ bản về nguyên vật liệu đã được nêu bật kết hợp với tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và hiệu quả

sử dụng nguyên vật liệu sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã được trình bày một cách trung thực và bao quát nhất như việc giới thiệu về đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty, cách phân loại và tính giá nhập, xuất nguyên vật liệu, phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp mà công ty hiện đang áp dụng, hệ thống sổ sách mà công ty dùng để ghi chép, phản ánh về nguyên vật liệu, tình hình

dự trữ, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu Từ đó, luận văn cũng nêu lên một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại công ty Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn cộng với trình độ nghiên cứu còn hạn chế, luận văn của em không tránh khỏi một số sai sót hoặc một số cái nhìn phiến diện kính mong nhận được sự đóng góp, bổ xung ý kiến để luận văn được hoàn thiện hơn

Qua đây em cũng xin bày tỏ tấm lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Phạm Bích Chi và các cô chú trong phòng kế toán Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã hết lòng giúp

đỡ và cổ vũ động viên em trong quá trình nghiên cứu đề tài

PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CƠ KHÍ NGÔ GIA TỰ

I.Tổng quan về Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng để giao dịch, thuộc Tổng công ty cơ khí Giao thông vận tải Trụ sở và nơi đặt các phân xưởng sản xuất chính thức của công ty hiện tại ở địa chỉ số 16-18 phố Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, Hà nội Công ty cơ khí Ngô Gia Tự ngày nay được thành lập ngày 13 tháng 7 năm 1968 với cái tên “Nhà máy

ô tô Ngô Gia Tự” (nguyên là một bộ phận của nhà máy ô tô 1-5) theo quyết định số 2018/QĐ-TCCB của Bộ Giao thông vận tải Sau 35 năm xây dựng và trưởng thành, công ty đã 3 lần đổi tên Đến ngày 15/12/1984 theo quyết định số 2836/QĐ-TCCB của Bộ Giao thông vận tải, “Nhà máy ô tô Ngô Gia Tự” được đổi tên thành

“Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự” Sau đó theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước số 598/QĐ-TCCB ngày 5/4/1993 nhà máy lại được mang tên là “Nhà máy Ngô Gia Tự” và giấy phép đăng ký kinh doanh số 108516 ngày 14/6/1993 với các ngành nghề cơ khí sản xuất phụ tùng phụ kiện của ngành giao thông, lắp ráp xe gắn máy Một lần nữa để phù hợp với cơ chế thị trường, tháng 6/1996 Nhà máy đổi tên là “Công ty cơ khí Ngô Gia Tự “ thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải - Bộ Giao thông vận tải Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất phụ tùng phụ kiện cho ngành giao thông vận tải, lắp ráp xe gắn máy, sửa chữa và bảo dưỡng ôtô

2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

2.1 Ngành nghề sản xuất kinh doanh

Trước kia trong thời kỳ bao cấp công ty sản xuất theo kế hoạch của ngành, của Nhà nước giao Tuy nhiên khi nền kinh tế chuyển sang vận hành theo cơ chế thị trường thì công ty không còn được Nhà nước bao cấp và giao kế hoạch sản xuất kinh doanh như trước nữa mà công ty tự tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn do ngân sách Nhà nước cấp và vốn tự có của công ty Công ty tự tìm kiếm và sản xuất theo các đơn đặt hàng, tự tìm kiếm đầu vào cho sản xuất kinh doanh Dù vậy, lĩnh vực hoạt động của công ty không thay đổi vì nó vẫn dựa vào nhà xưởng, máy móc thiết bị để lại từ trước Lĩnh vực hoạt động của công ty hiện nay là sản xuất phụ tùng, phụ kiện cho ngành giao thông, lắp ráp xe gắn máy và sửa chữa, bảo dưỡng ô tô Công việc sửa chữa và bảo đưỡng ô tô cho các cá nhân, đơn vị và tổ chức cũng dần trở nên có uy tín, việc sản xuất phụ tùng theo đơn đặt hàng không chỉ bó hẹp vào một số mặt hàng chủ đạo của công ty mà còn có thể đáp ứng cho nhiều mặt hàng đa dạng thuộc lĩnh vực giao thông vận tải mà công ty

có khả năng sản xuất như bánh răng, dải phân cách đường bộ, bu lông neo cáp làm cầu, puligang

Ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh chính, với mặt bằng rộng để sử

dụng có hiệu quả công ty còn tiến hành một số hoạt động kinh doanh phụ như cho thuê kiốt bán hàng, cho thuê kho, thuê văn phòng làm việc, nhận giữ xe và một số loại hình dịch vụ khác Các loại hình mới này không những tận dụng triệt để những lợi thế về địa điểm, tránh lãng phí sử dụng đất không hết mà còn tạo ra một nguồn thu đáng kể góp phần bổ sung vào thu nhập của công ty, cải thiện đời sống công nhân viên chức trong công ty

2.2 Thị trường kinh doanh

Với đặc thù kinh doanh là những sản phẩm thuộc nhóm ngành cơ khí chế tạo đáng lẽ ra doanh nghiệp có thể có những khách hàng thường xuyên là các doanh nghiệp sản xuất lắp ráp máy móc thiết bị và phương tiện giao thông Tuy nhiên do tình hình khó khăn về thị trường tiêu thụ đối với những sản phẩm sản xuất lắp ráp trong nước đó nên công việc sản xuất chi tiết phụ tùng phụ kiện, gia công chế biến những sản phẩm đó của công ty cơ khí Ngô Gia Tự cũng trở nên khó khăn và gần

như không có Hiện tại doanh nghiệp chủ yếu đi tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm là những đơn đặt hàng sản xuất phụ kiện cho ngành giao thông vận tải Chẳng hạn như tìm hiểu được thông tin về một con đường mới đang hoặc sắp được xây dựng, công ty sẽ liên hệ với Ban quản lý dự án hoặc đơn vị trúng thầu xây dựng con đường đó để giới thiệu về sản phẩm công ty và xin nhận hoặc đấu thầu công việc sản xuất những thanh tôn sóng (những thanh tôn dùng làm dải phân cách giữa các làn đường, được sử dụng rộng rãi trên các đường quốc lộ, đường cao tốc của ta hiện nay) hay công ty còn liên hệ hoặc cử cán bộ đến tận nơi thi công xây dựng hoặc cải tạo các cây cầu để giới thiệu về sản phẩm neo cáp của công ty, một

bộ phận phục vụ cho xây dựng hoặc sửa chữa cầu Hay bằng uy tín và sự tín nhiệm tên tuổi lâu năm của công ty, một số công ty khác đến yêu cầu đặt hàng tại công ty với yêu cầu cụ thể là sản xuất bánh răng xe máy

Nói tóm lại, thị trường của công ty không bị bó hẹp trong một số khách hàng chủ yếu với những sản phẩm quen thuộc mà nó trải dài trên khắp đất nước Việt nam từ Nam ra Bắc, nơi có những con đường mới mở, những cây cầu đang xây, khách hàng của công ty là Ban quản lý các dự án xây dựng, các Tổng công ty xây dựng trúng thầu các dự án và nói chung họ thường không phải là những khách hàng thường xuyên Chiến lược phân đoạn thị trường sản phẩm ở công ty cũng chưa thực sự được chú trọng nhiều

2.3 Kết quả hoạt động qua các thời kỳ

Để thấy rõ được kết quả hoạt động qua các thời kỳ ta có thể tìm hiểu bảng Báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây như

2000, 2001, 2002 Tuy nhiên do có sự ban hành bốn chuẩn mực kế toán vào tháng 1/2002 và thông tư hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực tháng 10/2002 của

Bộ tài chính nên một số chỉ tiêu trên bảng Báo cáo kết quả kinh doanh ngày 31/12/2002 có sự thay đổi Để tiện việc so sánh kết quả hoạt động em xin điều chỉnh một số chỉ tiêu của các Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2000, 2001 về theo mẫu Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002:

Biểu số 1: Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh đvt :đồng

545.540.531 4.535.421 550.075.952 176.024.304 374.051.648

17.822.763.573

608.366.500 12.015.400 620.381.900 198.522.208 421.859.692

(* * Lợi nhuận thuần từ HĐKD năm 2000, 2001 khác so với trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp do đã qua điều chỉnh bao gồm cả hoạt động tài chính để tiện so sánh).

3 Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh ở công ty

3.1 Đặc điểm lao động của công ty

Do đặc điểm công ty vốn là một doanh nghiệp sản xuất nên cơ cấu lao động

có thể chia theo hai loại cơ bản là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp Lao động trực tiếp là những công nhân hiện đang làm việc tại các phân xưởng của công

ty, họ là những người trực tiếp sản xuất ra sản phẩm Còn lao động gián tiếp là các quản đốc, phó quản đốc phân xưởng, các cán bộ công nhân viên chức làm công tác quản lý và dịch vụ

Trước đây trong thời kỳ bao cấp tỷ trọng công nhân sản xuất trong tổng số lao động của công ty là tương đối cao Tuy nhiên thời gian gần đây do có khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm nên số lượng công nhân trực tiếp sản xuất cũng bị thu hẹp chỉ chiếm khoảng hơn 50% trong tổng số lao động thực tế đang làm việc của công ty Số còn lại chủ yếu chuyển sang phát triển loại hình dịch vụ ở công ty như phát triển phân xưởng sửa chữa, bảo dưỡng ô tô; dịch vụ trông giữ xe máy và nghỉ không lương

3.2 Tổ chức quản lý và sản xuất ở công ty

Công ty thực hiện chế độ quản lý một thủ trưởng và theo cơ cấu trực chức năng Bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc gồm 1 Giám đốc

tuyến-và 2 Phó giám đốc , 9 phòng, ban tuyến-và 6 phân xưởng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được thể hiện qua Sơ đồ số 7 (Phụ lục số 1),

trong đó:

-Giám đốc: Do Tổng giám đốc của Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải

bổ nhiệm sau khi tham khảo ý kiến của Đảng uỷ và lấy ý kiến tín nhiệm của cán bộ công nhân viên Giám đốc là người đứng đầu điều hành mọi hoạt động của công

ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng và bảo toàn vốn nhà nước giao Quản lý vĩ mô các phòng, ban

-Hai Phó Giám đốc: làm tham mưu cho Giám đốc về điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như tư vấn cho giám đốc về các quyết định liên quan đến kỹ thuật Tham gia vào công tác quản lý các phòng ban

-Các phòng ban chức năng là các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ nhất định,

có mối liên quan chặt chẽ với nhau và với các phân xưởng sản xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh Mỗi phòng ban đều có một trưởng phòng và một phó phòng giúp việc Các trưởng phòng trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về hoạt động của phòng mình, đồng thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc Chẳng hạn như:

+Phòng kế hoạch đầu tư có chức năng:

Giúp Giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động đầu tư của công ty Tổ chức thực hiện các hoạt động đầu tư cho công ty, tìm kiếm nguồn vật tư, tiến hành lựa chọn, đàm phán, ký kết các hợp đồng mua vật tư cho công ty đồng thời xem xét và lên kế hoạch đầu tư vào các tài sản khác với sự giúp đỡ của các phòng ban khác có liên quan

+Phòng tài chính kế toán có chức năng:

Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công

ty và tổ chức hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước Theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên, từ đó lập các Báo cáo tài chính, các bảng thống kê hàng quý, hàng năm và các Báo cáo quản trị đột xuất theo yêu cầu của Ban giám đốc và của Tổng công ty

+Phòng khoa học công nghệ có chức năng:

Nghiên cứu việc áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất của các phân xưởng Giúp Ban giám đốc quản lý các phân xưởng về mặt kỹ thuật, hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng về kỹ thuật sản xuất trong gia công chế tạo sản phẩm Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm trước khi nhập kho

-Các phân xưởng sản xuất là các bộ phận trực tiếp sản xuất của công ty, chịu

sự quản lý của Giám đốc về mọi mặt, sự quản lý của Phó giám đốc và các phòng ban chức năng theo các chức năng cụ thể Mỗi phân xưởng đều có một Quản đốc phân xưởng quản lý và tổ chức thực hiện mọi công việc của phân xưởng, một Phó quản đốc phân xưởng giúp việc cho quản đốc phân xưởng và một kế toán thống kê phân xưởng làm nhiệm vụ chấm công, quyết toán vật tư và các chi phí khác của phân xưởng theo từng tháng Ngoài ra ở mỗi phân xưởng còn có từ 1-2 nhân viên

kỹ thuật phục vụ, hỗ trợ cho quá trình sản xuất ở phân xưởng

Ngoài ra, công ty còn có các tổ chức công đoàn bảo vệ quyền lợi cho người lao động, Đảng uỷ công ty, phòng y tế hỗ trợ về mặt vật chất và tinh thần cho người lao động đồng thời giúp bộ máy của công ty hoạt động hiệu quả hơn

3.3 Quy trình công nghệ sản xuất ở công ty

Do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty không chỉ sản xuất sản phẩm cơ khí mà còn có phân xưởng sửa chữa bảo dưỡng ô tô hoạt động rất hiệu quả nên xin đưa ra hai quy trình tiêu biểu

Quy trình 1: quy trình sản xuất thanh tôn sóng (một mặt hàng chính của công ty, dùng làm dải phân cách đường, thường được sử dụng nhiều trên các con đường cao tốc)

Thanh tôn sóng gồm 3 phần chính hợp thành là:

Kết hợp Thanh + Cột + Bu lông, đai ốc = Sản phẩm thanh tôn sóng hoàn chỉnh.

Quy trình 2: Sửa chữa, bảo dưỡng ô tô: Sơ đồ số 8 (Phụ lục số 2)

4.Bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán ở Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Phòng kế toán của công ty trước đây có tới 12 cán bộ công nhân viên nhưng

từ năm 1994 trở lại đây do tổ chức sản xuất lại, tinh giản biên chế nên phòng chỉ còn lại 6 nhân viên trong đó bao gồm 1 kế toán trưởng và 5 kế toán viên Theo đánh giá ban đầu của em trong quá trình thực tập thì đây đây đều là những nhân viên có trình độ kế toán tương đối cao và đồng đều, có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề Dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, các nhân viên trong phòng luôn nhanh chóng học hỏi, tiếp thu những quy định sửa đổi và bổ sung mới mà Bộ tài chính ban hành để áp dụng vào công tác kế toán của công ty một cách sớm nhất

Biểu số 2: Cơ cấu lao động kế toán của công ty

Với số lượng nhân viên kế toán là 6 người bao gồm cả một kế toán trưởng, công

tác tổ chức bộ máy kế toán được khái quát qua Sơ đồ số 9:

Kế toán trưởngPhó phòng kiêm kế toán tổng hợp + kế toán giá thành

Kế toánthanh toán kiêmphân bổlương vàBHXH

Kế toánvật liệu+ Kế toántiêu thụ

Kế toán lương kiêm tài sản cố định

Kế toánngân hàng kiêm thủ quỹ

6 nhân viên thống kê phân xưởng

Sơ đồ số 9: Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự

trong đó :

-Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn toàn bộ công tác

kế toán và công tác tài chính ở công ty, chỉ đạo công việc chung ở phòng kế toán

Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về tình hình chấp hành các chế độ, chính sách về quản lý tài chính của Nhà nước

- Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp + kế toán tính giá thành

+ Là người giúp đỡ trưởng phòng và điều hành công việc của phòng

kế toán khi trưởng phòng đi vắng

+ Tập hợp chi phí và tính giá thành

+ Phụ trách công tác kế toán tổng hợp, lập các Báo cáo tài chính quý, năm

- Kế toán thanh toán kiêm phân bổ lương và Bảo hiểm xã hội (BHXH):Theo dõi tình hình thanh toán thu chi tiền mặt trên sổ sách và làm công tác phân bổ lương và BHXH để phục vụ cho công tác tính giá thành

- Kế toán vật liệu + Kế toán tiêu thụ:

+ Theo dõi và quản lý tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu trên hệ thống sổ sách

kế toán, đối chiếu tình hình theo dõi vật liệu với thẻ kho, theo dõi tình hình công

nợ với người bán;

+ Theo dõi tình hình tiêu thụ, công nợ với khách hàng, các khoản doanh thu, chiết khấu , giảm giá , hàng bán bị trả lại;

+ Tình hình thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra, khấu trừ thuế

- Kế toán lương kiêm tài sản cố định (TSCĐ):

+ Kết hợp với các nhân viên thống kê phân xưởng để tính ra tiền lương, thưởng cụ thể cho từng cán bộ công nhân viên ở các phân xưởng, phòng,ban ;

+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, định kỳ trích khấu hao

- Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ:

+ Giao dịch với ngân hàng, theo dõi công nợ và thanh toán qua ngân hàng;+ Bảo quản và giữ gìn tiền mặt, kiểm tra chứng từ hợp lệ trước khi thu hoặc chi Thực hiện vào Sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu hàng ngày với kế toán tiền mặt.

-Nhân viên thống kê phân xưởng: Ghi chép, thu thập, kiểm tra chứng

từ ban đầu có liên quan đến hoạt động của phân xưởng mình từ đó hạch toán theo mẫu sổ do kế toán trưởng quy định Hàng ngày chấm công cho cán bộ công nhân viên trong phân xưởng Định kỳ chuyển chứng từ, sổ sách về phòng tài chính kế toán, cuối tháng nộp báo cáo sản lượng kèm phiếu nhập kho, báo cáo kiểm kê sản phẩm dở dang, quyết toán vật tư, quyết toán tổng chi phí trong tháng của phân xưởng, bảng chấm công Dựa trên những chứng từ sổ sách đó, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp số liệu và lưu trữ, bảo quản

II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty và tình hình cung ứng nguyên vật liệu

Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là một đơn vị sản xuất có quy mô vừa nhưng sản phẩm do công ty sản xuất ra lại tương đối đa dạng và mang tính chất đặc thù do chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng Chính vì vậy mà nguồn nguyên vật liệu phục

vụ cho quá trình sản xuất tuy không nằm ngoài những loại nguyên vật liệu chung của ngành cơ khí như sắt, thép, tôn, phôi đồng, bulông, ê cu nhưng do yêu cầu sản xuất của từng đơn hàng nên các nguyên vật liệu trên lại được phân ra thành nhiều chủng loại khác nhau, khiến nguồn nguyên vật liệu của công ty trở nên tương đối đa dạng và phức tạp

Với nguồn vốn kinh doanh còn nhiều eo hẹp cộng với phương thức kinh doanh sản xuất theo đơn đặt hàng là chủ yếu nên việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty chỉ vừa đủ để duy trì hoạt động sản xuất đối với đơn hàng đã nhận và để sản xuất một số mặt hàng theo kế hoạch đã định trước Tuy nhiên hiện nay trong kho của công ty vẫn còn tồn tại một số mặt hàng tồn đọng đã lâu do những nguyên liệu này được mua để sản xuất những mặt hàng đặc chủng, ít nơi nhận đặt hàng

tiếp sau hoặc có thể do nhu cầu của công ty về nguyên vật liệu đó ít nhưng đây lại

là nguyên liệu ít có trên thị trường, người bán lại ép mua với khối lượng nhiều, sản xuất không hết dẫn tới tình trạng thừa đọng trong kho hoặc là những bộ quần áo bảo hộ lao động trước đây mua về với số lượng nhiều nhưng nay không hợp quy cách, không đảm bảo chất lượng Tuy vậy số nguyên vật liệu này có giá trị không cao lắm nên doanh nghiệp vẫn cho phép để tồn trong kho mà không có quyết định

xử lý gì Tính về lâu dài nếu không có quyết định xử lý thì số nguyên vật liệu này

sẽ có thể bị hư hỏng, kém phẩm chất do tác động của môi trường bên ngoài

Xét về khía cạnh nhà cung cấp thì công ty thường tín nhiệm hai nhà cung cấp chính là Công ty Nam Vang và Công ty điện tử tin học hoá chất Đây là hai nhà cung cấp chính có quan hệ làm ăn lâu năm với công ty và hai bên cũng đã có sự tin tưởng, hợp tác với nhau trong kinh doanh qua chất lượng nguyên vật liệu, cung cách làm việc, thời gian giao hàng và thanh toán tiền hàng Ngoài ra công ty cũng

có mối quan hệ với một số nhà cung cấp khác nữa trong lĩnh vực thu mua vật liệu

Với đặc điểm nguyên vật liệu như trên của công ty cùng với việc mua bán nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, nguyên vật liệu dùng để sản xuất cho đơn hàng sau có thể về nhập kho trước và ngược lại đòi hỏi công tác kế toán nguyên vật liệu phải được thực hiện tốt, công tác quản lý, bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu phải được thực hiện một cách chặt chẽ và chu đáo tránh tình trạng chồng chất, lẫn lộn, nhầm lẫn các loại nguyên vật liệu cho các đơn hàng khác nhau, từ đó có thể sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu, tránh lãng phí, thất thoát gây tổn thất cho doanh nghiệp và ảnh hưởng đến sự cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường

2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự

2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Với khối lượng và chủng loại nguyên vật liệu tương đối đa dạng và phức tạp như đã nói ở trên, công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã lựa chọn hình thức phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của chúng Dựa trên tác dụng của từng

loại nguyên vật liệu trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, chúng được xếp thành các loại riêng, cụ thể như sau:

-Nguyên vật liệu chính: là loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm Những nguyên vật liệu được công ty xếp vào loại chính bao gồm: thép các loại, bu lông, ê cu, tôn, phôi đồng

-Vật liệu phụ: là loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó

kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình thức bề ngoài, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường Những loại nguyên liệu được xếp vào nhóm này bao gồm: dầu bóng, sơn các loại, phớt cao su, que hàn, van, dây hàn, khí ôxy, cácbonic, dầu,giẻ lau đế máy,

ắc qui, quả táo,chân máy, tiếp điểm, cudoa, má phanh, bóng đèn,bơm dầu, bàn áp, săm lốp, bi, moayơ, xu páp, quạt gió, ống xả

-Vật liệu thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản: bao gồm những loại thiết bị vật liệu, vật kết cấu dùng trong xây dựng cơ bản loại này gồm có: xi măng, cát vàng, sỏi, gạch, phụ tùng mắc nước

-Vật liệu khác: bao gồm các loại phế liệu thu hồi trong sản xuất như sắt, thép vụn, đồng phế liệu

Danh mục một số vật tư sử dụng ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự (Biểu số

3-Phụ lục số 3)

2.2 Tính giá nguyên vật liệu

2.2.1 Tính giá nhập nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu sử dụng ở công ty có được chủ yếu do mua ngoài Vì vậy, giá nhập vật liệu được công ty tính như sau:

Giá vật liệu = Giá mua trên + Chi phí - Chiết khấu thương mại,

nhập kho hoá đơn thu mua giảm giá hàng mua

Do công ty áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên Giá mua trên hoá đơn là giá chưa tính thuế giá trị gia tăng Chi phí thu mua thường là chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng từ nơi mua về kho công ty (nếu có) Tuy nhiên hiện nay chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng về kho công ty thường do bên bán chịu, công ty chỉ có trách nhiệm nghiệm thu hàng tại công ty trước khi đồng ý nhập kho Các khoản Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được tính toán dựa trên từng đơn mua hàng cụ thể và với số lượng và phương thức thanh toán riêng theo hợp đồng (ít thấy)

Ví dụ về việc tính giá nhập vật liệu ở công ty: Dựa theo hoá đơn số 087586 ngày 15 tháng 3 năm 2003 của Công ty điện tử tin học hoá chất về giá trị lô hàng

mà doanh nghiệp mua bao gồm: Cột˚100x100x390x5 (1157c x 6,2 kg/c), Đệm C trên + C dưới U 126x55x150x3 (2400c x 0,8 kg/c), tổng cộng là 9.093 kg, đơn giá 1.238,09 đồng/kg (giá chưa thuế) Kế toán vật liệu tính giá nhập như sau:

Giá trị nguyên vật liệu nhập kho (theo hoá đơn số 087586) = 9.093kg * 1.238,09 =11.257.900 đồng (kết quả lấy theo con số làm tròn trên hoá đơn)

Qua ví dụ trên cho thấy kế toán doanh nghiệp đã không tính giá trị nhập cho từng mặt hàng mà gộp luôn để tính giá trị nhập của cả hai mặt hàng, tuy nhiên có thể chấp nhận được do trường hợp nguyên vật liệu nhập kho sau đó xuất thẳng luôn tất cả giá trị cho các phân xưởng để thực hiện việc sản xuất đơn đặt hàng đã định trước

2.2.2 Tính giá xuất nguyên vật liệu

Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh Theo đó tất cả các chi phí liên quan tới loại nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất cho đơn đặt hàng đó sẽ được tập hợp lại và tính vào giá xuất Cách tính này của doanh nghiệp có ưu điểm là giá trị vật liệu xuất kho tương đối chính xác cho từng đơn đặt hàng,không phụ thuộc vào thời gian xuất nguyên vật liệu là vào thời điểm nào, tuy nhiên nó lại có nhược điểm là không

phản ánh được giá trị thực tế thị trường tại thời điểm nguyên vật liệu được xuất dùng, thêm vào đó việc tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh trong điều kiện số lượng nguyên vật liệu của doanh nghiệp phong phú và đa dạng như vậy gây nhiều vất vả cho kế toán nguyên vật liệu.

Ví dụ về việc tính giá xuất vật liệu ở công ty: Ngày 3/3/2003 công ty xuất kho 2.565,6kg tôn + thép cho Ban Neo để thực hiện việc gia công bản đệm, đơn giá nhập kho đối với số nguyên liệu này là 5.350,795đồng/kg

Giá trị nguyên vật liệu xuất kho = 2.565,6 kg * 5.350,795 =13.728.000 đồng

3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự

3.1.Thủ tục và chứng từ sử dụng

Đối với nghiệp vụ nhập kho:

Việc thu mua vật tư ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự do phòng Kế hoạch đầu tư đảm nhiệm Khi cán bộ tiếp liệu thực hiện xong nhiệm vụ thu mua vật liệu, vật liệu được chở về đến kho thì xin làm thủ tục nhập kho Căn cứ vào Hoá đơn của người

bán (Biểu số 4) hay Giấy báo nhận hàng hoặc Hợp đồng mua bán làm cơ sở, phòng

Kế hoạch đầu tư lập Phiếu nhập kho vật tư

Dựa vào phiếu nhập kho nhận được của phòng Kế hoạch đầu tư lập, thủ kho cùng cán bộ phòng Khoa học công nghệ tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, cán

bộ phòng Khoa học công nghệ thường phụ trách việc kiểm tra chất lượng, quy cách vật liệu còn thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập của từng mặt hàng đã được kiểm định chất lượng và ghi số lượng thực tế vào cột thực nhập trong Phiếu nhập kho

(Biểu số 5)

Một phiếu nhập kho của doanh nghiệp thường được chấp nhận nếu có đầy

đủ chữ ký của người phụ trách cung tiêu, người giao hàng và thủ kho Ngoài ra mặc dù trong doanh nghiệp có bộ phận kiểm tra chất lượng, quy cách nguyên liệu nhập kho nhưng bộ phận này lại không lập biên bản kiểm nhận vật tư, sản phẩm, hàng hoá mà ký thẳng trực tiếp vào phiếu nhập kho, những phiếu nhập kho nào có thêm chữ ký của cán bộ đại diện phòng Khoa học công nghệ ở bên dưới được xem như đã được kiểm tra quy cách, chất lượng sản phẩm và được coi là hợp lệ

Trường hợp kiểm nhận vật liệu nhập kho thừa hay thiếu, sai phẩm chất, quy cách, thủ kho cùng cán bộ kiểm nhận phải báo ngay cho phòng Kế hoạch vật tư để

xử lý kịp thời đồng thời cùng với người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ

Phiếu nhập kho thường được lập thành 3 liên: một liên gửi kèm biên bản thừa, thiếu vật tư (nếu có) về phòng Kế hoạch vật tư, một liên có kèm chứng từ gốc (Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn giá trị gia tăng) gửi cho kế toán thanh toán làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán; một liên giữ lại để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật liệu để ghi sổ ở phòng kế toán.Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác liên quan, kế toán tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập:

Thành tiền = Số lượng x Đơn giá

Đối với nghiệp vụ xuất kho:

Là một doanh nghiệp sản xuất nên vật liệu xuất kho trong công ty chủ yếu được sử dụng với mục đích sản xuất Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, các bộ phận lên phòng Kế hoạch đầu tư xin xuất vật liệu (không lập Phiếu xin lĩnh vật tư), tuỳ theo sản lượng sản xuất và định mức tiêu hao vật tư phòng Kế hoạch đầu tư ra lệnh

xuất vật tư đồng thời lập Phiếu xuất kho (Biểu số 6) Phiếu xuất kho được lập

thành 3 liên đặt giấy than viết một lần: một liên phòng Kế hoạch vật tư giữ, một liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư và một liên giao cho thủ kho để thực hiện lệnh xuất

3.2.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: (Sơ đồ số 10)

Do đặc điểm nguyên vật liệu ở doanh nghiệp tương đối phong phú, đa dạng

về chủng loại và số lần nhập, xuất nên để đơn giản và phù hợp với điều kiện doanh nghiệp, kế toán đã sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

-Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, xuất vật liệu để thực hiện công việc nhập, xuất Sau đó, thủ kho vào thẻ kho nguyên vật liệu để theo dõi

về số lượng tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Định kỳ 5-7 ngày, thủ kho

giao toàn bộ chứng từ nhập, xuất và Thẻ kho (Biểu số 7-Phụ lục số 4) lên cho kế

toán vật liệu để đối chiếu và ghi sổ kế toán

-Ở phòng kế toán: Định kỳ 5-7 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và nhận chứng từ nhập, xuất về để ghi sổ Trước khi mang chứng từ về phòng, kế toán ký xác nhận về số chứng từ đã mang về vào một quyển sổ riêng do thủ kho lập mà không lập trực tiếp phiếu giao nhận chứng từ

Căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất, kế toán vào Sổ chi tiết vật liệu theo dõi trên các trang đối với từng chủng loại vật liệu như vật liệu chính (1521), vật

liệu phụ (1522), (Biểu số 8) Kế toán doanh nghiệp đã cải tiến Sổ chi tiết vật liệu

bằng cách thêm cột ghi chú cuối cùng của trang sổ để tiện việc theo dõi chi tiết việc xuất dùng vật liệu theo đối tượng sử dụng Từ đó để việc phân bổ nguyên vật liệu theo đối tượng sử dụng được dễ dàng hơn vào cuối tháng Tuy nhiên có điều cột Lượng nhập, xuất trong Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ chưa được kế toán doanh nghiệp quan tâm theo dõi một cách đầy đủ và chi tiết Điều này sẽ không phát huy được tác dụng hỗ trợ quá trình đối chiếu với Lượng tồn cuối tháng do thủ kho theo dõi

Cuối kỳ, kế toán tính ra tổng số trên từng trang sổ chi tiết, sau đó vào Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu Đối với vật liệu tồn kho, do số lượng tồn kho ít nên

kế toán vật liệu không theo dõi số tồn trên Sổ chi tiết vật liệu mà phó mặc cho thủ kho theo dõi trên Thẻ kho Cách làm này của kế toán chưa phát huy được hết tác dụng của Sổ chi tiết vật liệu bởi vì đã là Sổ chi tiết thì phải theo dõi được toàn bộ tình hình nhập, xuất, tồn từng loại vật tư tại mọi thời điểm Đồng thời nếu không theo dõi giá trị tồn trên sổ sách thì kế toán vật liệu cũng không có cơ sở để đối chiếu với giá trị tồn trên Sổ số dư vào cuối tháng cho từng loại nguyên vật liệu

Cuối kỳ, kế toán dựa vào số tồn trên thẻ kho để vào Sổ số dư vật liệu (Biểu

số 9), rồi tính ra số tồn cuối tháng theo giá trị Dựa vào Sổ chi tiết vật liệu, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu trong tháng (Biểu số 10) trong đó theo dõi

giá trị vật liệu nhập kho theo các tài khoản đối ứng là 111 và 331 (Công ty thực hiện mua hàng chủ yếu theo phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc nợ nhà

cung cấp hoặc vay ngắn hạn để trả tiền mua nguyên vật liệu); phần giá trị vật liệu xuất được theo dõi chi tiết theo đối tượng xuất dùng-phần này có tác dụng tương tự Bảng phân bổ số 2 và được Công ty sử dụng thay thế Bảng phân bổ số 2 khi vào các Nhật ký chứng từ có liên quan vào cuối tháng.

31.590 5.100 4.100 5.100 5.100 5.100

1400 42,7 479,1 69 1909,5 42,3

44.226.000 217.770 1.964.310 351.900 9.738.450 215.730 112.788.875

vẫn còn tồn kho nhiều từ đó có kế hoạch thu mua hợp lý hoặc dự trữ thêm đối với những nguyên vật liệu thiết yếu đang có xu hướng tăng giá trên thị trường.

4.2.Hệ thống sổ sách sử dụng trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty

Nói chung kế toán công ty hiện nay đang sử dụng những mẫu sổ in sẵn do

Bộ tài chính ban hành cho hình thức Nhật ký chứng từ Phần hành kế toán nguyên vật liệu với vai trò là một bộ phận nằm trong công tác kế toán công ty nên cũng không có gì ngoại lệ Để hiểu rõ thêm về quy trình vào sổ sách đối với kế toán

nguyên vật liệu tại công ty ta có thể theo dõi trên Sơ đồ số 11.

4.2.1.Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu

a.Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu doanh nghiệp chủ yếu sử dụng tài khoản 152 (Ghi Nợ-chi tiết: 1521,1522,1523,1524,1525,1528) và một số tài khoản khác phản ánh tình hình thanh toán, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

-TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu “: doanh nghiệp sử dụng tài khoản này để phản ánh tình hình biến động nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo giá thực tế

Tài khoản này có kết cấu như sau:

Bên Nợ: dùng để phản ánh giá trị vật liệu tăng trong kỳ (chủ yếu tăng do doanh nghiệp thực hiện mua ngoài)

Bên Có: dùng để phản ánh giá trị vật liệu giảm trong kỳ (chủ yếu do xuất dùng phục vụ sản xuất, một phần xuất bán trực tiếp hoặc được giảm giá, trả lại hàng cho người bán do phát hiện chất lượng kém)

Dư Nợ: phản ánh giá trị nguyên vật liệu của công ty hiện còn tồn kho cuối kỳ

-Các tài khoản khác: 111,112, 331,311,141,133,515

b.Trình tự hạch toán:

Nguyên vật liệu nhập trong doanh nghiệp chủ yếu do mua ngoài, tuy nhiên theo nhiều phương thức thanh toán Do đó ứng với mỗi hình thức thanh toán khác

nhau, kế toán doanh nghiệp sẽ thực hiện hạch toán tổng hợp nhập vật liệu theo các cách riêng.

-Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt: Đây là một trường hợp tương đối đơn giản và được kế toán thực hiện như sau: Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng, kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền mặt để thủ quỹ có cơ sở thanh toán tiền cho nhà cung cấp và đây cũng chính là một trong những chứng từ được kế toán thanh toán sử dụng để lên bảng kê chi tiền mặt Định

kỳ hoặc cuối tháng, kế toán thanh toán chuyển các bảng kê chi tiền mặt này lên cho

kế toán tổng hợp làm căn cứ để vào Nhật ký chứng từ số 1(Biểu số 11) (Ghi Có TK

111 Cột Tổng cộng Nợ TK 152 trong Nhật ký chứng từ số 1 chính là cơ sở để kế toán tổng hợp vào sổ Cái TK 152

-Trường hợp mua vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: trường hợp này kế toán hạch toán tương tự trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, tức là dựa vào các giấy báo Nợ và các hoá đơn, phiếu nhập kế toán thanh toán vào sổ tiền gửi ngân hàng Trên cơ sở tổng hợp số liệu cuối tháng trên sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán chuyển cho kế toán tổng hợp số liệu để vào Nhật ký chứng từ số 2 Từ nhật ký số 2 (phần Nợ TK 152 đối ứng Có TK 112), kế toán tổng hợp vào Sổ Cái TK 152

-Trường hợp công ty tạm ứng tiền cho cán bộ đi mua nguyên vật liệu: Số tiền tạm ứng cho cán bộ đi mua nguyên vật liệu được công ty theo dõi trên sổ thanh toán tạm ứng và Nhật ký chứng từ số 1 Khi nguyên vật liệu về nhập kho với đầy đủ chứng từ hợp lệ, nhân viên thu mua sẽ viết giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

để kế toán có cơ sở thực hiện thanh toán và ghi vào sổ thanh toán tạm ứng Cuối tháng, dựa trên số liệu của sổ thanh toán tạm ứng, kế toán tổng hợp vào Nhật ký chứng từ số 10 (phần Nợ TK 152 đối ứng với Có TK 141)

-Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán với người bán: Trường hợp này tương đối phổ biến ở công ty Do công ty sản xuất theo đơn đặt hàng nên mỗi khi nhận được đơn hàng mới thì công việc đi mua nguyên vật liệu được quan tâm đầu tiên Nhà cung cấp vật liệu cho công ty thường tương đối cố định và có

mối quan hệ làm ăn lâu dài nên họ sẵn sàng cho công ty mua chịu hàng trong một thời gian ngắn và thực hiện thanh toán nợ gối đầu, chẳng hạn như khi công ty đặt mua nguyên vật liệu cho đơn hàng sau thì có thể thanh toán nốt số tiền còn lại của đơn đặt mua nguyên vật liệu kỳ trước

Căn cứ vào phiếu nhập kho, hợp đồng mua hàng cùng một số chứng từ khác

có liên quan, kế toán vào Sổ chi tiết tài khoản 331 theo dõi tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp Đây là một cuốn sổ bao gồm nhiều trang, mỗi trang (hoặc một

số trang) trong cuốn sổ được dùng để theo dõi tình hình dư Nợ đầu kỳ, tình hình phát sinh Nợ và thanh toán Nợ trong kỳ, dư Nợ cuối kỳ đối với từng nhà cung cấp Đến cuối tháng, kế toán tính ra số tổng cộng tình hình công nợ với từng nhà cung cấp và sử dụng số liệu đó làm cơ sở để vào Nhật ký chứng từ số 5 Số tổng cộng

trên Nhật ký chứng từ số 5 (Biểu số 12) (phần ghi Nợ TK 152 đối ứng Có TK 331)

chính là cơ sở để kế toán tổng hợp vào Sổ cái TK 152

Đối với việc phản ánh số thuế giá trị gia tăng: sau khi tập hợp các hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, cuối tháng kế toán lập Bảng kê vật tư, hàng hoá dịch

vụ mua vào trong tháng (Biểu số13-Phụ lục số 5) làm căn cứ để xác định số thuế

giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ một cách nhanh chóng và thuận lợi

Trên đây là một số bước hạch toán tổng hợp chủ yếu đối với trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài Một số trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do từ nguồn khác chẳng hạn như phế liệu thu hồi từ sản xuất sẽ được phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ số 7 (Phần I) ghi giảm chi phí (Có TK621,627,641 ) và ghi tăng nguyên vật liệu nhập kho (Nợ TK 152) Các trường hợp khác như thừa nguyên vật liệu khi kiểm kê, nguyên vật liệu tự chế ít khi xảy ra

4.2.2.Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu

a.Tài khoản sử dụng:

Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu thì tài khoản sử dụng chủ yếu vẫn là TK 152 ghi giảm nguyên vật liệu (Ghi Có TK 152) Ngoài ra khi xuất nguyên vật liệu , kế toán công ty cũng sử dụng một số tài khoản chi phí khác như

TK 621, 627,641,642 để phản ánh đối tượng phân bổ và sử dụng nguyên vật liệu hay sử dụng tài khoản 632 để phản ánh giá vốn trong trường hợp xuất bán nguyên vật liệu.

b Trình tự hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu

Định kỳ 5-7 ngày nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu vào sổ chi tiết vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu trong tháng, trong sổ chi tiết vật liệu kế toán kẻ thêm cột ghi chú để theo dõi đối tượng phân bổ vật liệu xuất Cuối tháng từ sổ chi tiết vật liệu và các chứng từ nhập, xuất kế toán lập Bảng nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ Bảng này có kết cấu bao gồm phần I thì theo dõi tình hình nhập vật liệu trong tháng còn phần II dùng để theo dõi tình hình xuất và được chi tiết theo đối tượng phân bổ chi phí Doanh nghiệp không lập bảng phân bổ nguyên vật liệu mà sử dụng luôn Bảng nhập xuất vật liệu công cụ

dụng cụ để vào Nhật ký chứng từ số 7 (Biểu số14) (bỏ qua không vào Bảng kê số

4,5,6) Số liệu trên Nhật ký chứng từ số 7 là căn cứ để kế toán vào sổ cái TK 152 Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu để bán, kế toán hạch toán như sau: căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng do doanh nghiệp lập, phiếu thu kế toán vào sổ chi tiết Cuối kỳ kế toán phần hành chuyển số liệu đã được tổng hợp từ sổ chi tiết lên cho kế toán tổng hợp Từ số liệu có liên quan kế toán tổng hợp vào Nhật ký chứng từ số 7 (Nợ TK 632, Có TK 152) phản ánh trị giá của

số vật liệu xuất bán, đồng thời kế toán tổng hợp cũng phản ánh như vậy vào Nhật

ký chứng từ số 8 (Biểu số 15)

Đối với một số trường hợp khác như hàng mua được giảm giá hoặc trả lại hàng cho người bán do nhập kho rồi nhưng phát hiện hàng kém phẩm chất thì kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 111,112,331

Có TK 152 (chi tiết vật liệu)

Có TK 133: Thuế VAT của số hàng giao trả hoặc được giảm giá

Đồng thời dựa vào định khoản như trên, kế toán vào các Nhật ký chứng từ

và các Bảng kê có liên quan Tuy nhiên nghiệp vụ này thường ít khi xảy ra do

trước khi nhập kho nguyên vật liệu đã có sự kiểm tra của cán bộ kỹ thuật phòng Khoa học công nghệ, những nguyên vật liệu nào không đáp ứng đủ quy cách, phẩm chất, chất lượng yêu cầu đều đã không được nhập kho

Cuối tháng, dựa vào Nhật ký chứng từ số 7 (phần tổng cộng Có TK 152 đối ứng

với Nợ các TK khác) để vào Sổ Cái TK 152 (Biểu số 16).

5.Kiểm kê nguyên vật liệu và dự phòng giảm giá nguyên vật liệu ở công ty

Kiểm kê nguyên vật liệu là việc kế toán vật liệu, thủ kho cùng với một số cán

bộ có liên quan theo định kỳ hoặc được chỉ định của giám đốc xuống kho xác định

số lượng và chất lượng thực tế của nguyên vật liệu hiện tồn trong kho ở thời điểm kiểm kê, từ đó đối chiếu tình hình thực tế thu được với sổ sách kế toán, tìm ra sai lệch và có biện pháp xử lý kịp thời Đây là một công việc cần thiết để bảo vệ an toàn cho vật liệu và phát hiện kịp thời những sai sót và vi phạm trong quản lý, sử dụng vật liệu

Ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự, công việc kiểm kê vật tư, hàng hóa tồn kho thường được thực hiện mỗi năm một lần vào cuối năm Tuy nhiên, thời gian kiểm

kê cũng có thể là một thời điểm bất ngờ nào đó trong năm theo yêu cầu của giám đốc.Dựa trên kết quả của cuộc kiểm kê là các Báo cáo kiểm kê, kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ phát sinh và vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan Dưới đây là một số định khoản chính mà kế toán công

ty sử dụng khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thừa thiếu vật tư:

-Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu bị thiếu kế toán phản ánh:

(1)Nếu giá trị thiếu nằm trong định mức hao hụt cho phép thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán định khoản:

Sau đó kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh:

Nợ TK 1388,111,334 : số bắt bồi thường

Nợ TK 632: Phần tính vào giá vốn

Có TK 1381-Tài sản thiếu chờ xử lý

-Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu thừa, kế toán phản ánh:

(1)Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hình thực tế được xác định để ghi:

Trong thực tế ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự, số liệu trên Báo cáo kiểm kê vật

tư, hàng tồn kho thường tương đối khớp so với số liệu trên sổ sách kế toán do những vật liệu này thường vừa mới được mua ở thời điểm cuối năm để phục vụ cho việc sản xuất đơn đặt hàng mới nhận

Báo cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho của doanh nghiệp ở thời điểm 0 giờ

ngày 1/1/2003 (Biểu số 17-Phụ lục số 6):

Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Theo quy định nếu các loại vật liệu chính hiện có vào cuối niên độ kế toán

có khả năng giảm giá ở niên độ sau thì doanh nghiệp được lập khoản dự phòng giảm giá Tuy nhiên ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự nguyên vật liệu chính chủ yếu là sắt, thép các loại, có mức giá tương đối ổn định trên thị trường cộng với việc nguyên vật liệu được đặt mua dựa theo đơn đặt hàng mà doanh nghiệp ký được, giá xuất nguyên vật liệu là giá thực tế đích danh nên doanh nghiệp thường không thực