IV. Một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia
BẢNG TÍNH GIÁ THỰC TẾ VẬT LIỆU THEO HỆ SỐ GIÁ
Tháng 3 năm.2003 đvt: đồng Chỉ tiêu
Bulông Vật liệu ...
Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT I. Tồn đầu kỳ II. Nhập trong kỳ III. Cộng tồn và nhập IV. Hệ số giá (K) V. Xuất trong kỳ VI. Tồn cuối kỳ 58.954.646 41.831.019,4 100.785.665,4 60.454.504 40.331.161,4 58.954.646 39.402.242 98.356.888 0,976 59.003.595,9 39.353.292,1
-Ý kiến 3:Hoàn thiện thủ tục đối với vật tư nhập, xuất kho
Hiện nay công tác thu mua vật tư trong doanh nghiệp chủ yếu do bộ phận cung tiêu thuộc phòng Kế hoạch đầu tư đảm nhiệm. Đối với những đơn mua hàng có giá trị cao thường có bộ phận kiểm nhận thuộc phòng Khoa học công nghệ đứng ra chịu trách nhiệm kiểm nghiệm chất lượng, quy cách vật liệu trước khi vào nhập kho. Tuy nhiên sau khi kiểm tra chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu bộ phận này chỉ ký xác nhận lên Phiếu nhập kho mà không lập Biên bản kiểm nghiệm (Biểu số 21). Thiết nghĩ Biên bản kiểm nghiệm là bằng chứng pháp lý để quy kết trách nhiệm đối với công tác thanh toán và bảo quản vật tư đồng thời cũng phản ánh trách nhiệm của người đứng ra kiểm nghiệm vật tư đối với tình trạng thực tế của vật liệu khi được nhập kho. Do vậy đây có thể coi là một chứng từ quan trọng và doanh nghiệp nên lập chứng từ này sau khi hoàn thành kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
Ngoài ra để quản lý việc sử dụng vật tư theo định mức tiêu hao cho những sản phẩm truyền thống được giao kế hoạch sản xuất tới các phân xưởng, doanh nghiệp nên lập Phiếu xuất kho theo hạn mức (Biểu số 22). Phiếu này được lập một lần khi doanh nghiệp bắt đầu giao kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng. Các
phân xưởng dựa vào phiếu đó có thể xin xuất vật tư thành nhiều lần tuỳ theo tiến độ sản xuất của phân xưởng mình. Ưu điểm của Phiếu xuất vật tư theo hạn mức là có thể quản lý được đối với trường hợp phân xưởng xin xuất vượt quá định mức cho phép.
-Ý kiến 4: Hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Định kỳ các chứng từ nhập, xuất vật liệu được chuyển lên cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ, thế nhưng việc ghi chép trên sổ chi tiết vật liệu mặc dù có ưu điểm là đã lập thêm cột ghi chú theo dõi việc phân bổ vật xuất kho theo đối tượng sử dụng nhưng số thứ tự chứng từ và trật tự ngày tháng của chứng từ chưa được sắp xếp để ghi sổ một cách hợp lý. Nếu kế toán vật liệu chú ý hơn tới việc sắp xếp chứng từ theo số thứ tự và trật tự ngày tháng thì công tác kế toán sẽ dễ dàng đối chiếu hơn, tránh tình trạng bỏ sót chứng từ chưa ghi sổ.
Bên cạnh đó, khi có sự chuyển giao chứng từ nhập, xuất giữa kế toán vật liệu và thủ kho thì hai bên chỉ tiến hành ký nhận số lượng chứng từ vào một quyển sổ do thủ kho tự thiết kế. Điều này chưa thực sự hợp lý vì chỉ có Phiếu giao nhận chứng từ mới thực sự có giá trị khi quy kết trách nhiệm có liên quan trong trường hợp chứng từ bị rách, hỏng hoặc mất. Ngoài ra mẫu Phiếu giao nhận chứng từ (Biểu số 23) cũng tương đối đơn giản, không gây khó khăn gì cho doanh nghiệp, do đó doanh nghệp nên lập phiếu này để hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Biểu số 23: Mẫu PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ.
Từ ngày...đến ngày... Nhóm vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Ghi chú ... Tổng cộng Ngày... tháng.... năm 200... Người nhận chứng từ Người giao chứng từ
Điều cuối cùng trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đó là việc lập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư (Biểu số 24). Thông thường có thể là vào cuối tháng kế toán vật liệu sẽ tổng hợp các số liệu theo chỉ tiêu giá trị nhập, xuất trong tháng kết hợp với số dư giá trị vật tư tồn đầu kỳ của từng loại vật tư để làm cơ sở lập bảng này. ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự việc lập bảng này chưa được thực hiện. Thiết nghĩ đây là một quyển sổ do kế toán lập dùng để theo dõi giá trị nhập xuất tồn theo tiêu thức giá trị độc lập với công việc theo dõi số lượng tồn của thủ kho vào cuối kỳ nên mang tính khách quan cao. Đồng thời vào cuối kỳ bảng này sẽ có tác dụng dùng để đối chiếu giá trị tồn do kế toán tính và giá trị tồn dựa trên lượng vật liệu thực tế tồn kho mà thủ kho theo dõi để từ đó nhanh chóng tìm ra nguyên nhân sai sót trong trường hợp kế toán vào sổ thiếu chứng từ nhập, xuất hay thủ kho phản ánh chưa chính xác số lượng tồn của một loại vật tư nào đó...
Biểu số 24: Mẫu BẢNG LUỸ KẾ NHẬP, XUẤT, TỒN VẬT TƯ
Tháng 3 năm 2003 đvt:đồng Danh điểm vật tư Chỉ tiêu Loại kho vật tư Giá trị vật tư tồn đầu kỳ Giá trị vật tư nhập trong kỳ Giá trị vật tư xuất trong kỳ Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 1 2 3 4 5 6
1521trong đó: trong đó: -Bulông -... 1522 trong đó: -... 1523 trong đó: -... 1524 -... ... 1528 -.... Kho Công ty nt nt nt nt nt 132.633.985 58.954.646 ... 19.271.351 .. 37.550 ... 0 ... ... 0 ... 712.430.053 39402.242 ... 10.773.978 ... 2.619.740 ... 110.464.490 ... ... 0 ... 732.275.163 59.003.596 ... 11.472.554 ... 2.619.740 ... 110.464.490 ... ... 0 ... 112.788.875 39.353.292 ... 18.572.775 ... 37.550 ... 0 ... ... 0 ... Cộng 151.942.886 836.288.261 856.831.947 131.399.200
(** Trường hợp công ty áp dụng kế toán máy hoặc có Sổ danh điểm vật liệu thì cột (1) sẽ chỉ phải nhập dữ liệu là mã danh điểm của từng vật tư)
-Ý kiến 5: Hoàn thiện sổ sách hạch toán nguyên vật liệu
-Lập thêm sổ chi tiết thanh toán với người bán:
Theo quy định hiện hành, sổ chi tiết thanh toán được mở để theo dõi riêng đối với từng nhà cung cấp thường xuyên và các nhà cung cấp không thường xuyên thì thì được theo dõi chung trên một cuốn sổ. Tuy nhiên trong doanh nghiệp tất cả tình hình thanh toán với người bán cho dù thường xuyên hay không thường xuyên đều được theo dõi trên cùng một cuốn sổ chi tiết của tài khoản 331. Việc theo dõi như vậy chưa phản ánh được thông tin kịp thời về tình hình công nợ với những nhà cung cấp thường xuyên. Nếu có yêu cầu cung cấp thông tin về tình hình công nợ với một nhà cung cấp thường xuyên nào đó thì kế toán lại phải qua công đoạn gạn
lọc, tra cứu, tính toán số liệu về nhà cung cấp đó trên sổ chi tiết tài khoản 331 tương đối vất vả. Do vậy để dễ dàng trong theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, doanh nghiệp nên mở thêm sổ theo dõi chi tiết thanh toán với người bán đối với các nhà cung cấp thường xuyên.
-Lập Bảng kê số 4,5:
Kế toán doanh nghiệp thường bỏ qua công đoạn vào Bảng kê số 4 (Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng dùng cho các TK 154,621,622,627) và Bảng kê số 5 (Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). Theo cách làm này thì nội dung phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 7 không ảnh hưởng gì cả nhưng nếu xét về tính dễ đối chiếu và kiểm tra của kế toán thì chưa thực sự đạt kết quả cao bởi vì mỗi khi muốn đối chiếu các thông tin tổng hợp trên Nhật ký chứng từ số 7 ngược trở lại với từng nội dung chi tiết thì sẽ phải tốn nhiều công sức hơn để đối chiếu trên Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Nếu doanh nghiệp lập Bảng kê số 4,5 thì công việc đối chiếu sẽ đỡ vất vả hơn đồng thời có thể nắm rõ tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất và tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu dùng cho mục đích ngoài sản xuất trong tổng chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Từ đó có kế hoạch quản lý để sử dụng tiết kiệm, cắt bỏ chi phí nguyên vật liệu ở những khâu không cần thiết ngoài sản xuất.
-Ý kiến 6: Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu
Cùng với nhiều biện pháp khác, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu là một biện pháp để giảm chi phi sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
-Đối với khâu dự trữ và bảo quản:
Tình hình dự trữ nguyên vật liệu theo kiểu dự trữ dựa trên đơn đặt hàng ký được ở doanh nghiệp là tương đối phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí về vốn lưu động đối với hàng tồn kho. Tuy nhiên trong kho của doanh nghiệp hiện nay vẫn còn tồn đọng một số nguyên vật liệu ít sử dụng đến qua nhiều kỳ, số nguyên vật liệu này cần phải có quyết định xử lý sớm để tránh tình trạng để lâu trong kho sẽ gây giảm sút về chất lượng dẫn đến giảm giá trị không thể bán được ra bên ngoài. Thêm vào đó việc có quyết định giải quyết sớm
đối với số hàng này sẽ giảm bớt công sức bảo quản, làm rộng kho để dành chỗ cho việc chứa các nguyên vật liệu khác thiết yếu hơn.
Ngoài ra công ty cũng nên lập định mức hao hụt vật tư để nâng cao trách nhiệm của thủ kho với công tác bảo quản vật tư đặc biệt là những vật tư hay bị giảm chất lượng do điều kiện môi trường chẳng hạn như sơn, dầu bóng...Đồng thời công ty nên tiến hành kiểm kê vật tư thường xuyên hơn có thể là hàng tháng hoặc theo quý chứ không nên theo năm như hiện tại để có được những thông tin thường xuyên về tình hình và chất lượng nguyên vật liệu tồn kho.
-Đối với việc thu mua vật tư:
Vật tư được giao trách nhiệm cho bộ phận cung tiêu thuộc phòng Kế hoạch đầu tư đi mua. Công ty cũng đã có quy định về mức giá chung đối với từng mặt hàng được mua. Việc lập ra quy định này thực chất chỉ là việc khống chế mức giá trần đối với vật liệu được mua mà chưa thực sự khuyến khích các cán bộ thu mua tìm kiếm những nguồn nguyên liệu rẻ hơn từ các nhà cung cấp khác nhau mà vẫn đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Nên chăng doanh nghiệp có thể đưa ra thêm quy định thưởng phần trăm hoa hồng đối với những ai trong công ty tìm được nguồn hàng đảm bảo chất lượng mà có giá thấp hơn giá doanh nghiệp đang mua hiện tại. Điều này sẽ có tác dụng khuyến khích nhân viên công ty tìm kiếm các nguồn hàng có đơn giá và chất lượng hấp dẫn hơn đồng thời cũng tạo ra sự cạnh tranh đối với các nhân viên thu mua và kết quả là công ty mua được nguyên liệu với giá thấp nhất mà vật tư vẫn đảm bảo chất lượng. Hay như đối với những đơn đặt hàng lớn cần sử dụng một khối lượng vật tư nhiều thì doanh nghiệp có thể mở hình thức đấu thầu để tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu có thể đưa ra mức giá tối ưu nhất.
Song song với hình thức thưởng theo hoa hồng, doanh nghiệp cũng nên đưa ra chế độ xử phạt đối với những nhân viên thu mua không hoàn thành nhiệm vụ, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình sản xuất và gây tổn thất cho doanh nghiệp, thực hiện phương châm luôn luôn gắn quyền lợi và trách nhiệm đi cùng nhau.
-Đối với công tác sử dụng nguyên vật liệu:
Để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu thì phải luôn gắn chặt ba khâu chính là thu mua; dự trữ, bảo quản và sử dụng. Một kế hoạch về thu mua, dự trữ nguyên vật liệu dù có hoàn hảo đến đâu cũng không thể đạt kết quả trọn vẹn nếu không gắn với công tác sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm. Việc sản xuất các sản phẩm truyền thống trong doanh nghiệp hiện nay đều được dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhờ đó công tác quản lý nguyên vật liệu xuất cơ bản được kiểm soát. Thế nhưng định mức nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thường được lập ngay từ giai đoạn đầu bắt đầu sản xuất sản phẩm và được sử dụng luôn cho tới này mà hầu như không có sự điều chỉnh định mức mới. Việc này là một kẽ hở trong công tác quản lý vật liệu bởi vì trải qua thời gian sản xuất lâu các công nhân có điều kiện tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao tay nghề đồng thời cũng có thể tìm ra được những cách thức sử dụng vật liệu để sản xuất một cách tiết kiệm hơn. Do vậy doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao hơn tình hình thực hiện sản xuất theo định mức và kịp thời điều chỉnh định mức cho phù hợp tránh tình trạng định mức đề ra quá cao không khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Thời gian cho giai đoạn thực tập đã khép lại với kết quả cụ thể là quyển luận văn về đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử
dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự “ mà em đã ghi nhận và đúc
kết được trong thời gian thực tập tại công ty.
Thông qua luận văn một số vấn đề lý luận cơ bản về nguyên vật liệu đã được nêu bật kết hợp với tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã được trình bày một cách trung thực và bao quát nhất như việc giới thiệu về đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty, cách phân loại và tính giá nhập, xuất nguyên vật liệu, phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp mà công ty hiện đang áp dụng, hệ thống sổ sách mà công ty dùng để ghi chép, phản ánh về nguyên vật liệu, tình hình dự trữ, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó, luận văn cũng nêu lên một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại công ty. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn cộng với trình độ nghiên cứu còn hạn chế, luận văn của em không tránh khỏi một số sai sót hoặc một số cái nhìn phiến diện kính mong nhận được sự đóng góp, bổ xung ý kiến để luận văn được hoàn thiện hơn.
Qua đây em cũng xin bày tỏ tấm lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Phạm Bích Chi và các cô chú trong phòng kế toán Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã hết lòng giúp đỡ và cổ vũ động viên em trong quá trình nghiên cứu đề tài.