THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH VĂN TRỌNG

THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH VĂN TRỌNG 1. Đặc điểm chung của Công ty TNHH Văn Trọng 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Văn Trọng được thành lập ngày 1/2/1993. Mặt hàng chủ yếu của Công ty là sản xuất các loại máy hàn từ 150A đến 500A. Tuy là mặt hàng mới sản xuất, nhưng các sản phẩm của Công ty đã được thị trường chấp nhận cả về mặt chất lượng, mẫu mã, giá cả. Sản phẩm của Công ty chủ yếu là cung cấp cho các nhà máy, các công trình xây dựng và các xí nghiệp sản xuất khác. Ngoài ra, Công ty còn sản xuất các thiết bị điện khác phục vụ tiêu dùng như: quạt chống nóng 3 pha, cầu dao các loại, đèn cao áp, đui đèn các loại . Qua gần 10 năm hoạt động, Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thương trường. Sau đây là một số chỉ tiêu hoạt động cuả Công ty trong 2 năm gần đây: Chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001 Tổng sản lượng cái 1.500 1.530 Tổng doanh thu đồng 3.375.000.000 34.875.000.000 Tổng lợi nhuận đồng 22.760.000 23.017.000 Thu nhập bình quân tháng đồng 400.000 420.000 Nộp Ngân sách Nhà nước đồng 23.625.000 24.412.500 1.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất Công ty tổ chức sản xuất thiết bị điện trên diện tích 2000 m 2 nên việc bố trí sắp xếp các khu vực là tương đối thuận lợi cho việc chuyển vật liệu, thành phẩm hay nửa thành phẩm từ kho này sang kho kia. Hay nói cách khác do xắp xếp các khu vực hợp lý khoa học nên việc luân chuyển giữa các bộ phận sản xuất đảm bảo nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. - Về tổ chức sản xuất: Công ty có quy mô vừa nên chỉ thành lập 2 phân xưởng sản xuất. • Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ gia công các loại vật liệu như sắt, tôn . để tạo nên khung máy hàn. • Phân xưởng lắp ráp: Có nhiệm vụ cuốn dây để tạo nên cuộn sơ cấp, cuộn thứ cấp của máy. Đồng thời phân xưởng này tập hợp các chi tiết của máy để tạo nên sản phẩm hoàn chỉnh. Quy trình sản xuất sản phẩm máy hàn như sau: Tôn Lắp sun từ Quấn Tẩm Lắp Thử điện Th nh ruà ột máy Sơn vân búa KCS Nhập kho Đồng sơ cấp Sắt góc các loại Cắt Uốn Khoan H nà Sơn chống gỉ Khung Lấy dấu Đục lỗ Tôn các loại Cắt Dập Uốn Sơn chống gỉ Lắp Về trang bị kỹ thuật: Hầu hết máy móc của Công ty là máy cũ được trang bị từ khi mới thành lập như máy tiện, máy cán dây, máy cắt cán . Gần đây do yêu cầu đổi mới công nghệ chế tạo, Công ty đã mua thêm một số máy mới, đồng thời cải tiến sửa chữa những máy cũ, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng năng suất lao động cuả Công ty. 1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý xí nghiệp Toàn bộ hoạt động của Công ty đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc. Công ty có tất cả 4 phòng nghiệp vụ. Cụ thể như sau: - Phòng kế hoạch vật tư: 3 người . 1 cán bộ khai thác vật tư . 1 cán bộ thống kê . 1 thủ kho - Phòng tài chính-kế toán: có nhiệm vụ quản lý vật tư, tiền vốn, tài sản của xí nghiệp. - Phân xưởng sản xuất: Nơi diễn ra hoạt động sản xuất chính của doanh nghiệp - Ban bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH VĂN TRỌNG Giám đốc Phòng T i chínhà Kế toán Phòng kế hoạch vật tư Ban bảo vệ Phân xưởng sản xuất Kho TP, h ng hoáà Kho vật tư 1.4.Tổ chức phòng tài chính-kế toán Phòng kế toán của Công ty thực hiện công việc kế toán của đơn vị, không tổ chức bộ phận kế toán riêng ở từng phân xưởng mà bố trí nhân viên thông kế làm nghiệp vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập các chứng từ, ghi chép sổ sách các thông tin kinh tế một cách giản đơn sau đó chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán hạch toán. Là đơn vị độc lập, kế toán Công ty có nhiệm vụ tập hợp, tính toán đến kết quả cuối cùng của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm mở sổ sách và áp dụng đúng chế độ hoá đơn chứng từ hàng hoá. Cụ thể là Công ty áp dụng hình thức hạch toán kế toán Nhật ký chứng từ và theo phương pháp kế toán thường xuyên. Kế toán Công ty đã xây dựng một nguyên tắc rất chặt chẽ đó là kết hợp giữa kế toán chi tiết nhằm đảm bảo công việc kế toán được tiến hành song song và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Vì vậy tạo điều kiện thúc đẩy công tác kế toán tiến hành kịp thời, phục vụ tốt yêu cầu quản lý đảm bảo số liệu chính xác, tiến độ công việc được thực hiện đều đặn trong tất cả các phần hành của kế toán. Bộ phận kế toán của Công ty có nhiệm vụ sau: - Đôn đốc, kiểm tra, thu thập đầy đủ , kịp thời các thông tin kinh tế của Công ty. - Giúp giám đốc, hướng dẫn các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu phục vụ việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động của Công ty. - Tham gia tổ chức công tác kiểm kê tài sản cố định, tài sản vốn, vật tư ., tổ chức quản lý vốn, hồ sơ theo qui định. - Giúp giám đốc Công ty trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh như sử dụng vốn đúng mục tiêu, đúng chế độ. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty bố trí phòng kế toán như sau: - Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm chung về chỉ đạo hạch toán của Công ty, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận nghiệp vụ hạch toán kế toán. Lập báo cáo tài chính hàng tháng của Công ty. - 1 kế toán vật liệu, chi phí và giá thành kiêm thủ quĩ - 1 kế toán tiền lương, công nợ, tài sản cố định kiêm kế toán thành phẩm, tiêu thụ 2.Tổ chức kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng 2.1. Đặc điểm vật liệu của Công ty Công ty sử dụng 43 loại vật liệu vừa phải nhập ngoại vừa mua trong nước. Các vật liệu phải nhập bao gồm: dây đồng bọc thuỷ tinh, dây đồng dẹt, tôn silic . Những vật liệu mà Công ty mua của các doanh nghiệp trong nước là sơn các loại, thanh nhôm, đế nhôm . Việc theo dõi từng thứ vật liệu rất phức tạp, do Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu từ các nguồn khác nhau. Ngoài ra việc sắp xếp bảo quản vật liệu sao cho phù hợp với đặc tính lý hoá của từng loại vật liệu, đòi hỏi Công ty phải bố trí cán bộ, kho tàng một cách khoa học. 2.2.Phân loại vật liệu Căn cứ vào đặc điểm vật liệu ở Công ty, các loại vật liệu được phân ra như sau: - Vật liệu chính: bao gồm các loại đồng, tôn, sợi kẽm . Những loại vật liệu này chiếm 60-75% tổng giá trị vật liệu - Vật liệu phụ: bao gồm các loại sơn, thanh cách điện, đế nhôm . chiếm 25- 40% tổng chi phí vật liệu. - Nhiên liệu: dầu, xăng - Phụ tùng thay thế, sữa chữa cho máy móc như vòng bi, dây cu roa, chi tiết khác Đánh giá vật liệu Đánh gía vật liệu là việc sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Việc đánh giá vật liệu có thể sử dụng giá thực tế hoặc giá hạch toán. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty TNHH Văn Trọng, kế toán chỉ sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu. - Đối với vật liệu nhập kho: Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho được tính bằng giá mua chưa có thuế GTGT ghi trên hoá đơn của đơn vị bán (không tính các khoản chi phí thu mua). Nếu thu mua không có hoá đơn GTGT, trị giá thực tế của vật liệu là tổng giá thanh toán cho đơn vị bán (không có chi phí thu mua). Các chi phí thu mua vật liệu hạch toán vào tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung” để phân bổ trực tiếp vào giá thành. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 018324 ngày 17/7/02, mua 376 kg đồng bọc tuỷ tinh của Công ty cơ điện Trần phú, đơn giá: 3500đ/kg, giá mua chưa có thuế là 13.160.000 đ, thuế GTGT là 1.316.000đ, Chi phí vân chuyển 100.000đ. Khi nhập kho, kế toán ghi: giá thực tế của dây đồng là 13.160.000đ, phần thuế GTGT ghi nợ TK 133, chi phí vân chuyển ghi nợ TK 627. Giá thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công bằng giá thực tế xuất kho cộng chi phí thuê gia công. - Đối với vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, Công ty căn cứ vào lượng vật liệu xuất ra theo thời gian để tính giá xuất thực tế theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo lần nhập sau. Cuối tháng tính ra đơn giá thực tế của vật liệu tồn kho (làm căn cứ cho lần xuất tháng sau). Ví dụ: Giá thực tế đồng bọc thuỷ tinh cuối tháng 6/02 (đầu tháng 7/02) là: Số dư đầu tháng 130 kg, giá thực tế: 35.500 đ/kg 1. Ngày 5/7 nhập kho 420 kg, đơn giá 35.200 đ/kg (chưa có thuế GTGT), giá mua thực tế là 420×35.200 = 14.784.000 đ 2. Ngày 6/7 xuất kho 325 kg đồng 3. Ngày 17/7 nhập kho 376 kg, đơn giá 35.000 đ/kg (chưa có thuế GTGT), giá mua thực tế là 376×35.000 = 13.160.000 đ 4. Ngày 18/7, xuất kho 475 kg đồng 5. Ngày 20/7, nhập kho 400 kg, đơn giá 34.800 đ/kg (chưa có thuế GTGT), giá mua thực tế là 400×34.800 = 13.920.000 đ Giá thực tế đồng xuất trong tháng được tính như sau: • Giá thực tế xuất 325 kg ngày 6/7: 130 kg, đơn giá đầu tháng: 130×35.500 = 4.615.000 đ 195 kg, đơn giá nhập 5/7 195×35.200 = 6.864.000 đ 11.479.000 đ • Giá thực tế xuất 475 kg ngày 18/7: 225 kg, đơn giá nhập 5/7: 225×35.200 = 7.920.000 đ 250 kg, đơn giá nhập 17/7 250×35.000 = 8.750.000 đ 16.670.000 đ Đơn giá thực tế tồn cuối tháng là: 126 kg, đơn giá nhập 17/7: 126×35.000 = 4.410.000 đ 400 kg, đơn giá nhập 22/7 400×34.800 = 13.920.000 đ 18.330.000 đ 2.4. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty TNHH Văn Trọng Chứng từ kế toán để hạch toán chi tiết vật liệu được sử dụng tại Công ty bao gồm: Phiếu nhập vật tư Mẫu số 01-VT Phiếu xuất vật tư Mẫu số 02-VT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 08-VT Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Mẫu số 02-BH Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán như sau: - Thủ tục nhập kho: Khi vật liệu đến kho, thủ kho kiểm tra chất lượng, qui cách, số lượng, giá cả lô hàng (Phụ lục, biểu số 1) Sau đó, cán bộ phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán (Phụ lục, biểu số 2) và biên bản kiểm nghiệm vật tư để làm phiếu nhập kho (Phụ lục, biểu số 3). Phiếu nhập kho được làm thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhâp, phụ trách cung tiêu, người kiểm tra kỹ thuật. Một liên lưu ở phòng vật tư, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển phòng kế toán, một liên giao cho khách hàng. - Thủ tục xuất kho: Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để lập kế hoạch xuất vật tư. Bộ phận kế hoạch cung tiêu sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại vật liệu tương ứng (Phụ lục, biểu số 4). Mỗi phiếu được lập thành 3 liên: một lưu ở phòng vật tư, một cho thủ kho vật liệu sau chuyển lên phòng kế toán, một cho người nhận vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song (như đã trình bày ở phần trên). Cuối tháng, kế toán căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi số tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu (Phụ lục, biểu số 7) để tính ra số vật liệu tồn cuối tháng và đối chiếu với số liệu ở sổ tổng hợp. [...]... 3.514.051 Chi phí VL phụ Cộng Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH VĂN TRỌNG 1 .Công tác phân loại vật liệu Như đã phân tích ở trên, thực tế Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu với khối lượng lớn phục vụ sản xuất Công ty đã dựa vào nội dung kinh tế của vật liệu để phân chia thành vật liệu chính, phụ, phụ tùng thay... 2.5.2 .Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để phán ánh kịp thời và tính toán phân bổ chính xác chi phí vật liệu, kế toán tổng hợp vật liệu tiên hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu: phiếu xuất kho vật tư, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Căn cứ vào các chứng từ, kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất vật liệu theo từng nhóm, thứ vật liệu đối với từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí Công ty. .. chặt chẽ và thống nhất trong công tác hạch toán và quản lý Công ty 2 .Công tác đánh giá vật liệu Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế, tuy nhiên khi hạch toan vật liệu nhập kho các chi phí thu mua như vận chuyển, bốc được hạch toán trựch tiếp vào TK 627 “chi phí sản xuất chung” Thực trạng đó đã không phản ánh đúng giá thực tế của vật liệu nhập kho Ngoài ra, Công ty sử dụng giá nhập trước xuất... trong công tác kế toán và quản lý do Công ty sử dụng nhiều chủng loại vật liệu với khối lượng lớn Đồng thời phương pháp này không phản ánh được thời giá hiện tại của vật liệu Để tính đúng giá thực tế vật liệu nhập kho, thiết nghĩ, Công ty nên hạch toán chi phí thu mua vào TK 152 “nguyên vật liệu theo như qui định Giá vật liệu xuất kho nên sử dụng giá bình quân gia quyền trong kỳ 3.Hạch toán vật liệu. .. giá thực tế) tương đương với các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu, công cụ 6 Áp dụng tin học trong công tác kế toán Thực tế việc trang bị máy vi tính cho các phòng ban nói chung, phòng kế toán nói riêng còn chưa được thực hiện Công việc kế toán hoàn toàn làm bằng tay Thiết nghĩ, việc trang bị máy tính cùng các phần mềm kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán. .. hạch toán kế toán của Công ty, giảm nhân công lao động KẾT LUẬN Vật liệu là một trong 3 yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy công tác tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh tế Quản lý tốt vật liệu, sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm... chi tiết vật liệu để thực hiện công việc này Sổ chi tiết vật liêu bao gồm các cột thứ tự, dòng tên, qui cách, nhãn hiệu, cột ghi Nợ các TK của các đối tượng sử dụng Sổ được lập riêng cho từng loại vật liệu Cách ghi: Cuối tháng , kế toán tổng hợp xuất vật liệu căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu vào thẻ kế toán chi tiết và tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất kho, các chứng từ này làm cơ sở cho tập... gia công Thực tế, khi xuất vật liệu thuê ngoài gia công, căn cứ hoá đơn xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 138 Có TK 152 (chi tiết liên quan) Chi phí thuê gia công, ghi: Nợ TK 138 Có TK 111 Khi nhập vật tư thuê ngoàI, căn cứ chứng từ nhập, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 138 Việc hạch toán như trên là không đúng với qui định hiện hành của chế độ hạch toán vật liệu Vì thế, hạch toán vật liệu thuê ngoài gia công. .. cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Văn Trọng MS: 01-001-06634-1 Địa chỉ: Thị trấn Gia Lâm CT S 18038 N 5/7 18324 Tên người, đơn vị bán Thuế GTGT Ghi chú Công ty cơ điện Trần phú 1.478.400 17/7 Công ty cơ điện Trần phú 1.316.000 18512 22/7 Công ty cơ điện Trần phú 1.392.000 15157 12/7 Công ty Hải Vân 300.300 15174 19/7 Công ty Hải Vân 1.816.100 05820 12/7 Công ty kim khí Hà nọi 496.036 28440 15/7 Công ty. .. tượng kế toán theo có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát TK kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu là: TK 152, 331, 133, 111, 141, 138 2.5.1 .Kế toán tổng hợp nhập vật liệu 2.5.1.1.Nguồn mua ngoài - Trường hợp trả bằng tiền mặt: kế toán lên nhật ký chứng từ số 1 Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 111 Ví dụ: Ngày 12/7/02, Công ty mua 210 kg tôn silic của Công ty TNHH Hải vân, thành tiền 3.003.000 đ, thuế . THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH VĂN TRỌNG 1. Đặc điểm chung của Công ty TNHH Văn Trọng 1.1. Quá trình hình. phẩm, tiêu thụ 2 .Tổ chức kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng 2.1. Đặc điểm vật liệu của Công ty Công ty sử dụng 43 loại vật liệu vừa phải nhập ngoại