HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH SX DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH SX DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA 3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY TNHH HOÀNG GIA Sự tăng trưởng của nền kinh tế kéo theo sự tăng trưởng của nhu cầu.Trước đây khi nền kinh tế chưa phát triển thì nhu cầu của con người đối với sản phẩm còn ở mức độ vừa phải ,nhưng ngày nay khi nền kinh tế đã được cải thiện rất nhiều và đang trên đà phát triển mạnh hơn thì nhu cầu của con người về khối lượng sản phẩm ngày càng lớn,do đó khối lượng tiêu hao nguyên vật liệu ngày càng tăng. Hiện hay ở nước ta khối lượng nguyên vật liệu trong nước còn chưa đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại.Do vậy cần phải quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm, sử dụng đúng đối tượng mục đích,hao phí ít nhất,mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Như vậy, việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động là một trong những vấn đề quan trọng mà mỗi doanh nghiệp đang rất quan tâm. Đặc biệt với ban giám đốc của công ty thì đây cũng là vấn đề đưa ra để hình thành chiến lược phát triển lâu dài nhằm làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác trong Xí nghiệp. 3.1.1.Những ưu điểm cơ bản Công ty TNHH Hoàng Gia có một quá trình phát triển khá gian truân. Khi mới thành lập công ty chỉ là một vài phân xưởng nhỏ nhằm phục vụ cho nhu cầu thị trường. Do vậy, các hoạt động diễn ra trong phạm vi rất bó hẹp. Nhưng khi cơ chế thị trường có sự chuyển đổi cùng với sự góp vốn của 1 vài cổ đông mới và sự năng động của phòng kế hoạch, đã từng bước khắc phục những khó khăn,hạn chế để tìm ra cho mình một chỗ đứng vững vàng. Ban giám đốc công ty đã nhận nhận định khó có thể thay đổi bộ mặt của công ty trong chốc lát mà cần phải có thời gian thử thách để tự khẳng định mình. Do vậy ban giám đốc công ty đã chủ trương đưa ra chiến lược phát triển lâu dài trên cơ sở làm đến đâu chắc đến đó.Phần lớn cán bộ,công nhân viên trong công ty được bố trí thời gian học tập nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, chuyên môn, trình độ tay nghề, bậc thợ… Xuất phát từ mục tiêu đưa ra, công ty ngày cành phát triển vững mạnh trên đa nghành nghề, tạo một chỗ đứng ổn định trong cơ chế thị trường, ban giấm đốc công ty đã thực sự biết phát huy và khai thác triệt để những ưu điểm sau: -Việc công ty lựa chọn hình thức “NKC” trong phần hàng kế toán chứng tỏ ban giám đốc công ty đẫ thực sự nắm bắt và đi sâu sát thực tế. Hình thức này phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. - Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là rất phù hợp với đặc trưng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Để mọi hoạt động trong công ty diễn ra một cách nhịp nhàng và hiệu quả thì việc bố trí đội ngũ kế toán như hiện nay là hợp lý. Mặc dù mỗi nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán đều đảm nhiệm hai phần hàng kế toán.Tuy nhiên khối lượng công việc khá lớn, nhưng công tác kế toán vẫn luôn đảm bảo tính hiệu quả đồng thời trong quá trình làm việc của họ luôn có sự trao đổi hướng dẫn giữa các phần hàng kế toán với nhau nên khi kế toán của phần này nghỉ việc thì các phần kế toán khác có thể làm thay,tránh gián đoạn công việc. - Phương pháp tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho(thực tế đích danh), phương pháp kế toán chi tiết vật liệu (thẻ song song) được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán. - Đặc biệt công ty quan tâm đến việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu mua, dự trữ, bảo quản đến việc sử dụng biểu hiện cụ thể: Ở khâu dự trữ, bảo quản: công ty đã xác định lượng dự trữ vật tư tương đối hợp lý vừa đủ đảm bảo cho nhu cầu sản xuất,vừa không gây ứ đọng vốn kinh doanh. Hệ thống kho tàng được bố trí đầy đủ và có phương án bảo vệ nghiêm ngặt,khắc phục tình trạng thất thoát (hao hụt ngoài định mức) vật liệu, công cụ, dụng cụ. Ở khâu sử dụng: Nhu cầu sử dụng vật liệu ở phân xưởng đều được xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất. Như vậy, công ty đã quản lý vật tư dựa vào sản xuất một cách chặt chẽ, tiết kiệm chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm . Tuy nhiên, bên cạnh những điểm hợp lý trên thì việc tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục và hoàn thiện. 3.2.1 Những hạn chế cần hoàn thiện 3.1.2.1 Trong công tác quản lý vật liệu a. Về việc sử dụng sổ danh điểm vật tư . Vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhưng công ty lại chưa xây dựng “Sổ danh điểm vật tư “ với quy định của từng loại để tạo điều kiện theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ đồng thời thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán vật liệu sau này. Hơn nữa hiện nay tai công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỷ mỷ khách quan cả về số lượng chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể vật liệu dẫn đến tình trạng vật liệu nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất. b. Về việc quản lý vật liệu xuất kho cho sự sản xuất trực tiếp và bán thành phẩm trong cac phân xưởng. Trong công tác quản lý vật liệu xuất cho sản xuất và bán thành phẩm tại phân xưởng nhìn chung còn lỏng lẻo thiếu khoa học dễ gây hiện tượng mất mát hư Giá thành sản phẩm = Sản phẩm dở dang đầu kỳ + _ Sản phẩm DD CK _ Gía trị phế liệu thu hồi hao, lãng phí trong quá trình sản xuất nói chung và trong các giao đoạn công nghệ nói chung từ đó gây ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 3.1.2.2. Trong công tác kế toán chi tiết vật liệu Hiện nay tại công ty, phế liệu thu hồi bao gồm: vải vụn len vụn, lót vụn … những phế liệu này không được thu hồi nhập kho theo đứng thủ tục chế độ kế toán quy định, không được phản ánh trên sổ sách cả về số lượng và giá trị. Mà những phế liệu này chỉ do thống kê phân xưởng trực tiếp thu gom và bán cho khách hàng có nhu câù mua theo giá thoả thuận được thanh toán ngay bằng tiền mặt. Số tiền thu được do quản đốc phân xưởng giữ và được sử dụng để dung cho các chi phí như: Tiền mua chổi quét vệ sinh hàng ngày và chi phí lặt vặt khác phát sinh tại phân xưởng. Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, thì giá thành sản phẩm được xác định theo công thức : Vì vậy việc hạch toán phế liệu thu hồi, cũng như tận thu phải chế phế liệu sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm . 3.1.2.3 Trong công tác kế toán tổng hợp vật liệu a. Về việc sử dụng sổ chi tiết số 2”Sổ chi tiết thanh toán với người bán” Với hình thức nhật ký chung, xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết số 2. Để hạch toán theo dõi chi tiết tình hình thu mua vật liệu và thanh toán công nợ với người bán. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên kế toán chưa mở những trang sổ riêng cho từng người cung cấp. Như vậy kế toán không theo dõi được một cách chặt chẽ tình hình thanh toán và người bán . b. Về việc phân bổ bảng nguyên vật liệu Chi phí thực tế PS TK Khi xuất dùng nguyên vật liệu, công ty tập hợp chứng từ xuất vào cuối tháng, phân loại vào bảng phân bổ số 2. Theo cách phân loại nguyên vật liệu ở xí nghiệp thì TK 152 được mở chi tiết thành 1521, 1522, 1523. Nhưng khi tập hợp số liệu để vào bảng phân bổ thì kế toán chỉ tập hợp chung cho TK 152 chưa không phân thành 1521, 1522, 1523. Sự phân chia này lại phản ánh ở phần Đối tượng ghi nợ các TK, như vậy sẽ không đúng với mẫu biểu kế toán. 3.1.2.4. Lập dự phòng giảm giá HTK. Công ty TNHH với 1 trong những hình thức tổ chức kinh doanh là sản xuất hàng may mặc. Do vậy số lượng vật liêu dự trữ khá phong phú về chủng loại và mã hiệu trong khi đó thi trường lại biến động dẫn giá cả vật liệu cũng tăng giảm thường xuyên. Để hạn chế bớt rủi ro có thể xảy ra, đông thời xí nghiệp có thể nắm chắc giá thực tế của hàng hoá tồn kho thì công ty lập dự phòng giảm gía hàng tồn kho là điều cần thiết. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH SX&DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA. ý kiến thứ 1 Hoàn thiện sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán Để đảm bảo cho việc cung cấp vật liệu được diễn ra một cách liên tục, tạo điều kiện cho việc sản xuất được thông suốt thì việc theo dõi từng nguồn là cần thiết. Các nguồn cung cấp được theo dõi chi tiết cả về khối lượng cung cấp, từng giá trị trao đổi. Trên cơ sở đó, quản trị công ty có những quyết định phù hợp đối với từng nguồn trong quá trình điều hành sản xuất nhằm thúc đẩy quan hệ trao đổi mua bán, có được những nguồn cung cấp có chi phí thấp nhất. Với mục đích đó sổ chi tiết số 2 được kế toán lập và theo dõi tình hình thanh toán với người bán người cung cấp. Thực tế tại công ty, Sổ chi tiết số 2 được kế toán lập và sử dụng ghi chép cho nhiều người cung cấp trên một trang sổ không phân biệt người cung cấp thường xuyên hay không thường xuyên. Với cách lập và cách ghi sổ như vậy là có sự lộn xộn, thiếu khoa học, không hợp lý. Nhìn vào sổ chi tiết này người ta khó có thể nhận biết được ngay ai là nhà cung cấp thường xuyên và quan trọng nhất của mình với khối lượng cung cấp và tổng giá trị trao đổi chiếm tỷ trọng cao nhất. Đồng thời với cách ghi chép như trên thì việc tổng hợp số liệu, kiểm trâ đối chiếu là rất khó khăn, dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót và cũng có thể dễ ràng dẫn đến việc chiếm dụng vốn của nhau. Do đó cần thiết phải tổ chức lại sổ chi tiết sổ chi tiết thanh toán với người bán: Kết cấu và hình thức Sổ chi tiết số 2 về cơ bản vẫn được lập như trước đây, Sổ chi tiết số 2 được lập cho từng nhà cung cấp thường xuyên trên một trang sổ nhất định và đưa lên đầu sổ, các nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi trên cùng một trang sổ để tiện cho việc ghi sổ và heo dõi thanh toán với nhà cung cấp. Sổ này phải được lập theo từng tháng, kế toán phải tính ra số dư của từng nhà cung cấp trên các trang sổ. Hoặc theo phương pháp khác là sổ chi tiết số 2 được lập cùng cho nhiều nhà cung cấp nhưng với mỗi nhà cung cấp. Kế toán dành riêng theo dõi trên một số dòng sổ nhất định . Kế toán dễ dàng xác định số dòng sổ dành cho các nhà cung cấp. Và cuối mỗi đoạn sổ của từng nhà cung cấp, kế toán dành riêng mốt số dòng để tính số liệu tổng hợp liên quan, với cách lập như vậy kế toán lập sổ chi tiết số 2 cho các nhà cung cấp như sau : VD: Có thể mở trang sổ theo mẫu sau: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK331 - Phải trả cho người bán Đối tượng: Công ty dệt lụa Nam Định Đvt: đồng Chứng từ Diễn giải Đã trả Phải trả Còn phải trả Số Ngày Số dư đầu kỳ 12.850.000 Phát sinh trong kỳ 52 14/2 Mua vải casimia chưa trả tiền 40.265.500 53.115.500 64 21/2 Xí nghiệp thanh toán tiền mua vải ngày 14/2 40.265.500 12.850.000 … ………………. ……. ……. ……… Cộng 40.265.500 40.265.500 Dư cuối kỳ 12.850.000 ý kiến thứ 2 Kiến nghị về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng tồn kho nói chung, cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thừog có biến động theo thời gian. Đặt biệt là một xí nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc để chủ động trong sản xuất kinh doanh thì tại xí nghiệp luôn luôn có một lượng lớn nguyên vật liệu dự trù phụ vụ cho nhu cầu của khách hàng, do vậy sự biến động của giá mua là không tránh khỏi. Mặt khác thị trường Việt Nam hiện nay đang rất phát triển, nhu cầu tiêu dùng những mặt hàng thuộc nghành may mặc với lượng tốt kiểu dáng đẹp ngày càng cao cùng với một số nguyên vật liệu mới có tính năng tốt hơn, hơn nữa để tránh những ảnh hưởng của cuộc khủng khoảng tài chính đến sự tụt giá của đồng tiền Việt Nam với các ngoại tệ mạnh, trong điều kiện mua một số nguyên vật liệu được thanh toán bằng ngoại tệ thì xí nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòngcần lập cho năm N+1 = Số lượng HTK mỗi năm x Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại Mức dự phòng cần lập= 3000 (80.000 - 75.00) = 15 trđ Thực chất của các khoản lập dự phòng là thành lập một quỹ dự phòng để hỗ trợ cho những tài sản dự trữ của xí nghiệp thực sự bị giảm giá trên thị trường. Quá trình lập giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau: Cuối liên độ kế toán căn cứ vào số lượng giá thực tế. Hàng tồn và thông tin cung cấp từ phòng kế hoạch về các loại vật tư trong kỳ tới kế toán tiến hành lập dự phòng hàng tồn kho cho các loại vật liệu có xu hướng giảm giá. Mức dự phòng đước tính như sau: VD: Ngày 31(12) N trong kho XN có 5000 m vải len Liên Xô, đơn giá 80.000đ/m theo dự báo của phòng kế hoạch tại thời điểm đó giá giảm xuống còn 75.000đ/m. Như vậy mức dự phòng cần lập năm N+1 là: Căn cứ vào mức dự phòng cần lập kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426) 15.000.000 Có TK 159 15.000.000 Cuối niên độ kế toán 31/12/N+1 kế toán tiến hành hoạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trước vào thu nhập bất thường. Nợ TK 159 15.000.000 Có TK 721 15.000.000 Theo chế độ kế toán trường hợp số dự phòng đã lập khi hoàn nhập thì TK sử dụng là TK 721 nhưng theo chứng minh trên sử dụng TK 642 vì vậy làm giảm chi phí trong kỳ vừa thuận tiện cho việc theo dõi quản lý. Sau khi hoàn nhập mức dự phòng của liên độ trước đồng thời kế toán tiến hành tính và xác định trích lập dự phòng giảm giá HTK mới phải lập cho liên độ kế toán sau Nợ TK 642 (6426) “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” ý kiến thứ 3 Hoàn thiện việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà hiện nay xí nghiệp đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu được theo dõi riêng cho từng thứ, từng nhóm vật liệu một cách chặt chẽ giúp cho quá trình hạch toán vật liệu tại xí nghiệp đựoc dễ dàng. Nhưng thực tế sổ này không được sử dụng để vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu, mặt khác số lượng vật liệu phát sinh nhiều mà không được theo dõi thường xuyên trên Sổ danh điểm nên ó lượng, chủng loại vật liệu mới không được bổ sung kịp thời. Như vậy, để thuận tiện hơn cho quá trình ghi chép, công ty có thể sử dụng mẫu Sổ danh điểm vật liệu như sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm VL Danh điểm 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521.01 Vải Len 1521.01.01 Len tím than 1521.01.02 Len An ninh ……. ………… 1521.02 Vải bay 1521.02.01 Bay viện kiểm sát 1521.02.02 Bay quản lý thị trường ……… ……………. 1522 Nguyên liệu, vật liệu phụ 1522.01 Cúc 1522.01.01 Cúc An ninh [...]... vịt Chân vịt Sài Gòn Chân vịt Trung Quốc …………… KẾT LUẬN Qua hai tháng thực tập tại công ty TNHH Hoàng Gia ,em đã được tìm hiểu,nghiên cứu về công tác kế toán NVL và CCDC Qua đó ,phần nào em có thể áp dụng những kiến thức đã học với thực tế trong công tác kế toán NVL ở công ty nhưng đẻ làm được điều đó, phải kể đến sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo công ty, các phòng ban và đặc biệt là các anh chị phòng... Hà nội, ngày Đơn vị thực tập tháng Phòng kế toán năm 2002 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình kế toán doanh nghiệp sản xuất dùng cho các trường có đào tạo bậc trung học về kinh tế tài chính của Bộ Tài Chính - Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp của trường Đại học kinh tế quốc dân - Kế toán hạch toán Nguyên Vật Liệu áp dụng tại các Xí nghiệp Nhà nước bộ tài chính ban hành ... của công tác KT NVL của công ty, và do thời gian hạn hẹp ,trình độ có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Trong đề án này em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến chủ quan của mình với mong muốn đi sâu và trang bị kiến thức cho bản thân, cũng như trong công tác chuyên môn sau này Chính vì vậy em rất mong NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP nhận được những lời góp ý của các Thầy cô giáo và của công. .. giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo công ty, các phòng ban và đặc biệt là các anh chị phòng tài vụ,cung cô giáo Ngân Qua đây ,em cũng học đươc rất nhiều điều bổ ích về công việc kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng Va cũng thây được rằng kế toán NVL có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý kinh tế Nó giúp cho các đơn vị sản xuất có thể theo dõi chính xác, kịp thời, tình hình nhập ,xuất, tồn kho... THỰC TẬP nhận được những lời góp ý của các Thầy cô giáo và của công ty để chuyên đề được hoàn thiện hơn và cũng để cho em có một bài học kinh nghiệm quý báu Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty , các anh chị phòng tài vụ và cô giáo Ngân Trường TH Kinh Tế Hà Nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này . HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH SX DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA 3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY TNHH HOÀNG GIA Sự. chức công tác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục và hoàn thiện. 3.2.1 Những hạn chế cần hoàn thiện 3.1.2.1 Trong công tác quản