TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu không ngừng chuyểnhoá, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị: Về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham giamột lần vào chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào quá

Trang 1

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Ở CÔNG TY 20

2.1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có íchcủa con người tác động vò nó là tài sản dự trữ thuộc loại tài sản lưu động

Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất(tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động) là cơ sở vật chất cấu thànhlên thực thể sản phẩm Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu không ngừng chuyểnhoá, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị: Về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham giamột lần vào chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệuđược tiêu dùng toàn bộ và dưới tác động của lao động vật liệu không giữnguyên hình thái ban đầu; Về mặt giá trị, giá trị của nguyên vật liệu đượcchuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra

Xét về mặt vốn: Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn laođộng trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ Do vậy, để nâng cao hiệu quả

sử dụng vốn, cần tăng tốc độ luân chuyển của nguyên vật liệu (cũng chính làtăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động) từ đó tạo ra hiệu quả kinh tế cao

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về nguyên vật liệu thườngchiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm Do vậy nếu có sựbiến động nhỏ về nguyên vật liệu thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm,chi phí về nguyên vật liệu cao hay thấp quyết định trực tiếp đến giá thành sảnphẩm sản xuất ra Vì vậy tiết kiệm và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý

để giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm, cải tiến định mức tiêu hao

và định mức dự trữ vật liệu là một yêu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp sảnxuất

Từ những đặc điểm nêu trên có thể thấy nguyên liệu, vật liệu có vai trò rấtquan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Doanhnghiệp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu

Trang 2

Xuất phát từ vị trí vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lýnguyên vật liệu của doanh nghiệp sản xuất Để đáp ứng được yêu cầu quản lý vềnguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện tốtnhững nhiệm vụ sau:

Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắcyêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

Tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống sổ phù hợp với phươngpháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phản ánhtổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản; tính được giá thực

tế của nguyên vật liệu nhập kho Kiểm tra đôn đốc thực hiện kế hoạch thu muanhằm đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh

Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu từ khâu lậpchứng từ, luân chuyển chứng từ đến mở sổ kế toán chi tiết

Theo dõi chặt chẽ sát sao việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụngnguyên vật liệu Phát hiện ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất mát hoặc vật liệukém phẩm chất, đề xuất các biện pháp xử lý nguyên vật liệu trong trường hợpthừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất… Tính toán đúng số lượng nguyên vật liệu

đã tiêu hao thực tế trong quá trình sản xuất kinh doanh, cuối kỳ tiến hành phân

bổ giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao đúng với đối tượng sử dụng

Định kỳ tham gia kiểm kê và tiến hành đánh giá lại nguyên vật liệu theochế độ quy định, tiến hành lập báo cáo tổng hợp về tình hình thực hiện nguyênvật liệu phục vụ cho công tác lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu saocho có hiệu quả nhất

Sản phẩm chủ yếu của Công ty 20 là các loại quân trang, quân nhu phục

vụ quân đội như các loại quần áo, mũ, tất, phù cấp hiệu… Ngoài ra Công ty cònsản xuất các sản phẩm khác theo hợp đồng như khăn mặt, tất… và gia công xuấtkhẩu Do đặc điểm sản phẩm của Công ty đa dạng phong phú về chủng loại,kích cỡ, quy cách khác nhau như các loại vải (vải phin pêcô, vải mộc, vảikatê…) các loại khuy (khuy 15 ly, khuy 20 ly…)

Trang 3

Trong tổng chi phí sản xuất cấu thành lên giá thánhp của Công ty thì chiphí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn đặc biệt là nguyên vật liệu chính Vìvậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ làm cho tổng chiphí trong giá thành sản xuất có sự biến đổi theo.

Việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty là không nhiều Đây là điều kiệnthuận lợi của Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn, giúp cho việc sử dụngvốn linh hoạt hơn Sở dĩ công ty dự trữ không nhiều nhưng vẫn ổn định đáp ứng

đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, không làm gián đoạn quátrình sản xuất là do Công ty có một số đơn vị được chỉ định cung cấp nguyênvật liệu chủ yếu, thường xuyên ổn định như Công ty 28, dệt Hà Nội, dệt HàNam… Ngoài nhưng đơn vị được chỉ định cung cấp nguyên vật liệu Công tycòn có quan hệ mua bán với một số bạn hàng khác Thông thường những lôhàng lớn thì công ty tổ chức ký kết các hợp đồng kinh tế mua nguyên vật liệuvới các nhà máy Công ty, xí nghiệp hoặc tổ chức thương mại nhập nguyên vậtliệu từ nước ngoài về Còn đối với các lô hàng nhỏ không đòi hỏi chất lượng và

số lượng nguyên vật liệu nhiều mà lại có sẵn trên thị trường thì trước khi tiếnhành sản xuất Công ty sẽ mua ngoài thị trường tự nhiên

Do đặc điểm và tính chất sản xuất mà nguyên vật liệu của Công ty là cácloại vải và các phụ liệu may mặc cho nên không gây khó khăn cho công tác bảoquản nhưng đòi hỏi công tác bảo quản cũng phải tiến hành tốt chẳng hạn vải đểtrong kho phải được giữ ở độ ẩm phù hợp tránh bị ẩm mốc, mục nhủn, mốimọt…

Nhiệm vụ sản xuất của Công ty ngày càng được mở rộng do quy mô sảnxuất của công ty hiện nay đã mở rộng rất nhiều và xu hướng ngày càng mở rộnghơn nữa Ngoài ký kết hợp đồng may quân trang quan nhu với Tổng cục HậuCần - Bộ Quốc phòng, Công ty còn mở rộng ký kết hợp đồng sản xuất trongnước và xuất khẩu Đối với những mặt hàng may hợp đồng với Tổng cục Hậucần - Bộ Quốc phòng và hàng may hợp đồng phục vụ nội địa thì Công ty phải lokhâu đầu vào tính toán lên kế hoạch cung ứng vật tư, mua sắm nguyên vật liệu

Trang 4

theo kế hoạch sản xuất Đối với hàng gia công thì nguyên vật liệu chính do bênyêu cầu gia công cung cấp Công ty chỉ theo dõi phần số lượng và nguyên vậtliệu phụ gia Vì vậy hiện nay Công ty phải mở sổ theo dõi riêng phần vật liệugia công.

2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau vềcông dụng phẩm chất, chất lượng… Để phục vụ có hiệu quả cho yêu cầu quản

lý và hạch toán cũng như hạch toán như nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệutiến hành phân loại nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định Căn cứ vàoyêu cầu quản lý, nội dung kinh tế và công dụng của nguyên vật liệu trong quátrình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty 20 được chia thành các loạisau:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ

sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm bao gồm vải các loại như: Vải mộc,Gabađin rằn ri, katê mộc, katê kẻ… số lượng, chủng loại vải rất phong phú vớicác màu sắc khác nhau

- Vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành lên thực thể sảnphẩm nhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sảnphẩm, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường baogồm: vải lót, khuy, nhãn cỡ số, khoá… vật liệu phụ được kết hợp với vật liệuchính để hoàn thiện sản phẩm

- Phụ tùng thay thế: gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế, sửa chữa như:dây curoa máy khâu, kim máy khâu, mỏ vịt…

- Phế liệu: là các loại vật liệu ra trong quá trình sản xuất sản phẩm phếliệu chủ yếu của Công ty là vải vụn các loại

Trang 5

2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để tính toán xácđịnh giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo tính thốngnhất và trung thực

Để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất, tại Công ty 20 các nghiệp vụ nhập, xuấtnguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, giá của nguyên vật liệu trong mỗi lầnnhập là khác nhau Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng làrất cần thiết Vì vậy Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu

và được tiến hành như sau:

a) Đối với nguyên vật liệu nhập kho: bao gồm cả vật liệu mua ngoài và

vật liệu Công ty tự gia công chế biến

- Với vật liệu mua ngoài: Công ty mua nguyên vật liệu với phương thứcnhận tại kho của Công ty

Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT (giá trị gia tăng)theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty baogồm: giá ghi trên hoá đơn không tính đến thuế GTGT + chi phí thu mua, vậnchuyển, bốc dỡ… từ nơi mua về đến Công ty

Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phươngpháp trực tiếp thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm: Giá muaghi trên hoá đơn có cả thuế GTGT + chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ… từnơi mua về đến Công ty

- Với vật liệu do Công ty tự gia công chế biến thì trị giá thực tế nhập khovật liệu là giá thực tế của hiện vật xuất gia công chế biến + chi phí nhân công vàcác chi phí khác

b) Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do

Giám đốc Công ty quyết định

c) Đối với vật liệu xuất kho: do giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần

nhập có sự thay đổi, để phản ánh theo dõi được chặt chẽ, phù hợp khi xuất khonguyên vật liệu kế toán tính toán thực tế nguyên vật liệu theo phương pháp đơn

Trang 6

giá bình quân gia quyền trước mỗi lần xuất Theo phương pháp này kế toán tiếnhành thực hiện như sau: Trước mỗi lần xuất kế toán tính tổng giá trị nguyên vậtliệu tồn đầu kỳ (nếu có) và tổng giá trị nguyên vật liệu nhập trong kỳ nhưngtrước lần đó rồi chia ra tổng số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và số lượngnguyên vật liệu nhập trong kỳ trước lần xuất đó sẽ được đơn giá bình quân giaquyền Lấy đơn giá bình quân gia quyền nhân với số lượng nguyên vật liệu xuấtkho lần đó sẽ được trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất Nếu lần xuất đókhông xuất hết số lượng tồn đầu kỳ và nhập trước lần xuất đó thì số dư còn lạinhư tồn để thực hiện tính đơn giá xuất cho lần sau Những lần xuất sau tínhtương tự như lần xuất trước.

Việc áp dụng phương pháp này cho phép theo dõi được cả số lượng vàgiá trị nguyên vật liệu ngay sau mỗi lần xuất kho mà không phải đợi đến cuối kỳhạch toán mới tính giá được

Mặc dù công ty tiến hành hạch toán theo tháng nhưng công ty lại tính đơngiá thực tế bình quân gia quyền sau mỗi lần xuất để thuận tiện cho công tác kếtoán nguyên vật liệu Việc tính toán giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đượcthực hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu đối với từng thứ theo chương trình máytính tự động

Theo phương pháp bình quân gia quyền thì giá thực tế vật liệu xuất khođược tính như sau:

= x

Đơn giá thực

tế bình quân =

Trị giá thực tếNVL tồn đầuk ỳ +

Trị giá thực tế NVLtồn trong kỳ

Số lượng NVL tồn đầu kỳ +

Số lượng NVL nhập trong kỳ

Tính giá thực tế xuất kho vải Gabađin len rêu nội - khổ 1,5

Tồn đầu tháng: số lượng 11.778,8m

Ngày 07/06 xuất: số lượng 2000m Tổng tiền 858.507.143

Ngày 08/06 xuất: số lượng 22m

Trang 7

Ngày 10/06 xuất: số lượng 9209,5 m

Ngày 18/06 xuất: số lượng 629,9 m

Ngày 25/06 xuất: số lượng 5000 m

Ngày 27/06 xuất: số lượng 94 m Tổng tiền 6.851.190

Ngày 28/06 xuất: số lượng 1817 m

Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau:

Trị giá nguyên vật liệu xuất kho ngày 06/06

Đơn giá bình quân gia quyền (G)

Trị giá thực tế vải xuất kho 18/06:

Trị giá vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 25/06:

5000 x 72.885,41 = 364.427.050

Trị giá vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 28/06:

Đơn giá bình quân gia quyền:

Trang 8

trên cơ sở giá thị trường Căn cứ vào giá vật liệu đã đánh giá lại để tính giá xuấtkho cho kỳ sau nhưng thường công ty chỉ đánh giá lại vào cuối năm.

2.2 Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

2.2.1 Chứng từ sử dụng:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải đượclập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, thống nhất, chính xác theo đúngchế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được Nhà nước quy định

Theo "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" hướng dẫn về chứng từ kếtoán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BộTài chính quy định việc hạch toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán

Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)

Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)

Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT)

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT)

Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT)

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 08-BH)

Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu số 03-BH)

Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc doanh nghiệp phải lập kịp thời,đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập và cácchứng từ kế toán về kế toán nguyên vật liệu phải được luân chuyển theo trình

tự, thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, người lập chứng từ phải chịutrách nhiệm về các chứng từ đã lập (về tính hợp lý và hợp pháp) đối với cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

2.2.2 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Ở Công ty căn cứ vào định mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, số lượngsản phẩm sản xuất, tình hình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty, phòng

kế hoạch tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế hoặc giao cho bộ phận tiếp liệu

Trang 9

của Công ty đi mua theo kế hoạch đề ra Bên cung cấp sẽ viết hoá đơn và giaomột liên cho Công ty Khi vật liệu về đến kho Công ty, trước khi nhập kho thủkho báo cáo cho ban kiểm nghiệm (gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật) để xácđịnh phẩm chất, chủng loại, quy cách, số lượng vật liệu mua về và lập biên bảnkiểm nghiệm Nếu vật liệu đảm bảo yêu cầu thì thủ kho kiểm tra số lượng vậtliệu mua về và ghi vào hoá đơn thực nhập Căn cứ vào hoá đơn (theo các hợpđồng kinh tế), biên bản kiểm nghiệm vật tư, thống kê phòng kinh doanh tiếnhành lập phiếu báo nhập kho vật liệu thành 2 liên và được người phụ trách kýghi rõ họ tên, trên hai phiếu đều được ghi rõ ngày của hoá đơn, kho nhập vậtliệu, tên vật liệu, quy cách, số lượng thực hiện, ghi ngày tháng nhập kho, thủkho cùng người nhập kí tên vào phiếu Thủ kho gửi một liên cùng biên bảnthừa, thiếu (nếu có) kèm hoá đơn của người cung cấp để làm căn cứ thanh toán.Trường hợp ban kiểm nghiệm số vật liệu mua về không đúng yêu cầu đã thoảthuận thì tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào biên bản kiểm nghiệm Số vật liệunày thủ kho không nhập chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo Công ty.

Trang 10

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL

HQ/01-NLiên 2: giao cho khách hàng

Ngày 10 tháng 6 năm 2006

Đơn vị bán hàng: Công ty 28

Họ tên người mua hàng: Chị Hoà

Đơn vị: Công ty may 20

Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số TK

Đơn giá Thành tiền

1 Vải Gabađin len rêu

Thủ trưởng đơn vị(ký họ tên)

Trang 11

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL

HQ/01-NLiên 2: giao cho khách hàng

Ngày 8 tháng 6 năm 2006

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hữu Nghị

Họ tên người mua hàng: Đ/c Hoà

Đơn vị: Công ty may 20

Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số TK

15.454,515.454,5

139.090.50

0117.454.20

0

Thủ trưởng đơn vị(ký họ tên)

Trang 12

Ngày 10/6/2006 hoá đơn số 047250 của Công ty 28 về ngày 08/6/2006hoá đơn số 46955 của Công ty TNHH Hữu Nghị về khi hàng về phòng KCSnhận được hoá đơn và xuống kho cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm toàn bộnguyên vật liệu mang về theo hoá đơn trên Kết quả kiểm nghiệm sẽ được bankiểm nghiệm ghi vào biên bản kiểm nghiệm.

Công ty 20

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá)Ngày 10 tháng 06 năm 2006

Ban kiểm nghiệm gồm:

1 Hoàng Huy Cải - Phòng kinh doanh

2 Lê Tấn Minh - Phòng kỹ thuật - chất lượng

3 Tô Thị Kim Tuyến - Kế toán nguyên vật liệu

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

SL không quy cách phẩm chất

SL không đúng quy cách

phẩm chất

1 Vải Gabađin len rêu

nội - khổ 1,5

m 9209,5 9209,5

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đủ kiều kiện nhập kho

Đại diện kỹ thuật

(đã ký)

Thủ kho(đã ký)

Trưởng ban(đã ký)

Trang 13